Post on 28-Feb-2023
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang
begitu pesat dengan datangnya berbagai alat telekomunikasi atau alat penghubung
yang canggih seperti telepon, telepon pintar (smartphone), televisi, radio, surat
elektronik (e-mail), internet dan sebagainya. Sedangkan kedudukan surat atau
komunikasi tertulis masih memegang peranan penting di dalam kehidupan
masyarakat yang tidak dapat dilupakan keberadaannya.
Surat masih digunakan hingga saat ini karena masih memiliki kelebihan
dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya, yaitu surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga sebagai pengingat,
bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, jaminan
keamanan dan alat promosi. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan
disampaikan kepada seseorang maupun organisasi sesuai dengan sumber aslinya,
sehingga informasi di dalam surat bersifat jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat
menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Prosedur penanganan surat yang berkaitan dan berhubungan dengan aktivitas
organisasi atau lembaga baik pemerintah maupun swasta tentu tidak lepas dari
aktivitas surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Prosedur penanganan
surat masuk meliputi aktivitas penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan
2
surat, pendisposisian surat, pemberian rekomendasi kepala kantor, pendistribusian
surat sampai dengan penyimpanan surat. Sedangkan prosedur penanganan surat
keluar meliputi aktivitas pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat,
pengetikan surat, pemberian nomor surat, pengagendaan surat sampai dengan
pengiriman surat.
Berdasarkan penjabaran diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan
surat menyurat dalam suatu organisasi atau instansi serta cara penanganannya, maka
penulis tertarik mengambil judul untuk penulisan Tugas Akhir ini yaitu “Prosedur
Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Sumber Daya
Manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka perumusan masalah dalam
penelitian ini, adalah:
1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?
2. Bagaimana prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?
3. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat masuk
dan surat keluar pada Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Jakarta Selatan 12000?
3
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan Tugas Akhir
ini, adalah:
1. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
2. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat
masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Sedangkan manfaat dari penyusunan dan penulisan tugas akhir ini, adalah:.
1. Bagi penulis
Untuk meningkatkan pemahaman penulis tentang prosedur penanganan surat
masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
2. Bagi perusahaan
Dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi perusahaan dan bahan
pertimbangan dalam prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada
bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta
Selatan 12000.
4
3. Bagi pembaca
Untuk memberikan pengetahuan sebagai bahan tambahan informasi tentang
penanganan surat dan referensi bacaan khususnya bagi mahasiswa yang akan
menyusun tugas akhir.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode
pengumpulan data, diantaranya:
1. Metode Observasi
Dalam tahap observasi ini penulis melakukan pengamatan pada bagian Sumber
Daya Manusia (SDM) PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan
12000 mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar. Sehingga penulis
mengetahui dengan jelas bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat
keluar pada bagian sumber daya manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos
Jakarta Selatan 12000.
2. Metode Wawancara
Selain mengamati langsung, penulis juga dapat bertanya kepada karyawan divisi
Sumber Daya Manusia (SDM) mengenai prosedur penanganan surat masuk dan
surat keluar yang sudah ada di perusahaan tersebut. Serta bagaimana cara
perusahaan mencatat, mendistribusikan, menyimpan, dan mengirim surat sehingga
sesuai dengan prosedur yang sudah berlaku. Penulis melakukan wawancara sesuai
dengan kebutuhan data yang penulis inginkan.
5
3. Metode Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang
berupa catatan, gambar, tabel, agenda, dan sebagainya. Dalam hal ini dokumen
yang digunakan berasal dari dokumen instansi terkait yaitu berupa catatan,
gambar, tabel, agenda dan struktur organisasi perusahaan.
4. Metode Studi Pustaka
Metode Studi Pustaka dilakukan berdasarkan teknik pengumpulan data-data
dengan cara mencari referensi buku-buku ilmiah yang berkaitan dengan
penyelesaian penulisan laporan Tugas Akhir ini.
1.5. Ruang Lingkup
Dalam ruang lingkup penulisan laporan Tugas Akhir ini membahas tentang
prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya
manusia PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 yang
meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan atau mengagendakan
surat, pendisposisian surat, pendistribusian surat dan penyimpanan surat. Serta
prosedur penanganan surat keluar meliputi pembuatan konsep surat, pengetikan
surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan surat dan
pengiriman surat. Kegiatan penelitian dilakukan pada periode 1 Mei 2016 sampai
dengan 31 Mei 2016, sedangkan data yang diperoleh adalah data pada periode tiga
bulan terakhir yaitu Maret 2016 sampai dengan Mei 2016.
6
1.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini
terdiri dari beberapa bab dan sub bab, adalah:
Bab I PENDAHULUAN
Pada bab ini terdiri dari latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat, metode pengumpulan data, ruang lingkup, dan sistematika
penulisan.
Bab II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan tentang pengertian prosedur, pengertian
penanganan surat, pengertian surat, fungsi surat, tujuan surat, macam
surat, bahasa surat, bentuk tubuh surat dan fungsi bentuk tubuh surat.
Bab III PEMBAHASAN
Pada bab ini membahas tentang tinjauan umum organisasi yang terdiri
dari sejarah dan perkembangan organisasi, visi dan misi organisasi,
struktur dan tata kerja organisasi dan hasil penelitian.
Bab IV PENUTUP
Pada bab ini penulis membahas mengenai kesimpulan dari
pembahasan hasil penelitian laporan Tugas Akhir dan saran-saran yang
bermanfaat.