LAPORAN BASIS DATA

“ Database Microsoft Access ”

Oleh :

Nina Iswati

093224020

Jurusan Fisika

Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam

Universitas Negeri Surabaya

2012

MICROSOFT ACCESS

1. Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access (Microsoft Office Access) adalah sebuah program

aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan

dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari

beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft

Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data

Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang

intuitif sehingga memudahkan pengguna.

2. Tampilan Microsoft Access

Gambar 2.1 Tampilan Microsoft Access 2010

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 1

Gambar 2.2 Komponen utama pada Microsoft access

Komponen Utama (Object)

1. Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk

menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.

Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan

data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

a. DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau

mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi

antar tabel dan sebagainya.

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 2

1 2 3 4

b. DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi

database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta

mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),

menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan

mencetak data secara efektif.

3. Membuka Microsoft Access dan membuat New Project

1. Klik Start All Program Microsoft Office Microsoft Access 2010.

Seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access lalu Klik Blank

Database dan Create

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 3

3. Database siap digunakan.

4. Pengertian Tabel, Field dan Record

Database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi

menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari

beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Ilustrasi table database nilai

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimilki oleh suatu table.

Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh table.

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 4

Membuat Tabel

Setelah berhasil membuat database, maka langkah selanjutnya adalah

membuat table. Sebagai contoh akan dibuat table seperti pada gambar di bawah

ini :

Gambar 4.2 Ilustrasi table database

Langkah-langkah untuk membuat table adalah sebagai berikut :

1. Setelah membuat databases, maka akan tampil dialog box databases yang

baru saja dibuat. Pada bagian object pilih tables

2. Setelah mengklik tables, pada kolom sebelah kanan, terdapat beberapa

pilihan untuk membuat table seperti pada gambar dibawah ini :

3. Pilih Create table in design view, kemudian akan tampil dialog untuk

mengisi data table yang akan dibuat.

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 5

4. Pada field name, isikan field dari table yang akan dibuat, pada data type

isikan tipe data yang sesuai ( diisi number jika data table nantinya berisi

angka, diisi teks jika data table berisi karakter atau kalimat)

5. Setelah semua selesai, klik tanda silang pojok kanan atas untuk

mengakhiri pembuatan table.

6. Kemudian akan muncul dialog untuk menyimpan table tersebut, klik yes

pada dialog tersebut

7. Muncul dialog untuk menyimpan, pada field name isikan dengan nama

data siswa, kemudian klik save.

8. Jika pembuatan table sudah berhasil, maka anda akan berada pada lembar

kerja Ms.Acces dan nama table akan ditampilkan

Mengisi data table

1. Klik menu file – open

2. Klik nama databases yang telah disimpan, kemudian klik open

3. Setelah terbuka klik 2x pada table yang telah dibuat sebelumnya

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 6

4. Kemudian akan ditampilkan sebuah table dengan field sesuai yang telah

dibuat

5. Isikan data table tersebut seperti pada gambar di bawah, untuk kolom/field

ID dikosongkan, maka secara otomatis akan diisi oleh computer. Untuk

berpindah baris/kolom tekan tombol Tab pada keyboard

6. Setelah selesai, klik tombol silang pada pojok kanan atas

Merubah struktur table

Tabel yang telah dibuat, dapat diedit/rubah sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat

merubah struktur table seperti : mengganti nama field/kolom, menghapus field,

menambah field dan merubah type data.

Merubah nama field/kolom

Untuk merubah nama field dari table yang telah dibuat dapat dilakukan dengan

cara sebagai berikut :

1. Buka databases yang berisi table tersebut (data siswa)

2. Klik satu kali pada nama table (data siswa)

3. Klik design

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 7

4. Ms.Acces akan menampilkan form seperti ketika pertama kali membuat

table

5. Rubah field alamat dengan nama telepon

6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas

Menyisipi field

1. Lakukan langkah-langkah seperti diatas sampai point 3

2. Kemudian blok field nama, dengan cara letakkan kursor pada sebelah kiri

field nama sampai kursor membentuk anakan panah kekanan, kemudian

klik satu kali

3. Klik menu insert – rows

4. Isikan nama field dengan nama Tgl_lahir

5. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas

Menghapus field

Untuk menghapus field dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 8

2. Kemudian blok field kelas, dengan cara seperti diatas

3. Klik menu edit-delete, jika ada konfirmasi klik yes

4. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas

Merubah nama field/kolom

Berbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut :

1. Text : Merupakan tipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan

Numeric). Panjang maksimumnya 255.

2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.

3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang

maksimumnya 8 karakter.

4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.

5. Currency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.

6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang

muncul secara otomatis dan ni lainya t idak dapat diubah.

7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .

8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara,

dan sebagainya.

9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam

bentuk Text . Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.

10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box

atau Combo Box.

Menambah Field

1. Buka file Pilih Table

2. Pilih Design View

3. Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field )

4. Klik insert rows

5. Tuliskan fields baru

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 9

6. Kemudian klik close dan Save OK

Menghapus Field

1. Buka file Pilih Table

2. Pilih Design View

3. Blok field yang akan dihapus

4. Klik edit delete

5. Tuliskan fields baru

6. Kemudian klik close dan Save OK

Merubah Field

1. Buka file Pilih Table

2. Pilih Design View

3. Rubah field

4. Kemudian klik close dan Save OK

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY

Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari

field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan

antara record / data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena

didalam data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang

sama maka untuk membedakan diberikan field yang bersifat unik.

Cara membuat primary key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah

berikut ini:

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 10

1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

2. Klik tombol toolbar Design.

3. Pilih dan Klik nama field yang ingin di jadikan primary key

4. Pilih dan klik menu Edit , Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA

Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda

masukan.

2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :

o Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol enter

o Klik Ganda pada nama table

o Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil.

3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil

jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong

4. Anda dapat langsung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah

Anda buat pada jendela desain View.

Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data

Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan

salah satu perintah berikut :

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 11

Pilih perintah Delete dari menu Edit Tekan tombol Delete Record pada

bagian Toolbar atau,

Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang

tampil pilih perintah delete Record.

2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak

Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar -benar ingin menghapus Record dan

tombol No apabi la ingin membatalkan proses penghapusan.

5. QUERIES

Membuat Queries

Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu

maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan

untuk memproses table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan

perintah matematik ( * , / , +, - dl l ). Cara membuat query adalah sebagai

berikut :

1. Pada tab Object, klik queries kemudian klik 2x pada create queries in

design view

2. Kemudian akan muncul dialog box show table, klik table harga, kemudian

klik add

3. Kemudian muncul form seperti berikut :

4. Pada baris field, isikan fieldnya dengan cara klik anak panah kebawah,

kemudian pilih field yang sesuai

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 12

5. Pada field jumlah, tambahan rumus sebagai berikut :

jumlah = ([qty] * [hrg_sat])

6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas

7. Pada field name isikan nama queries dengan nama yang diinginkan

8. Kemudian isikan datanya dengan cara klik 2x pada nama yang sudah

dibuat

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang

pertama yaitu Create query in design view. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Klik Quer ies pada bagian objects

2. Klik 2 x Create query in Design view sama sepert i membuat table.

3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.

4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field

tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.

5. Masukkan rumus pada field yang diinginkan

Contoh Rumus Jml_ni lai :

([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .

6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas

6. FORM

Form adalah suatu interfase / tatap muka yang dapat membantu pengguna

atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang

disediakan oleh microsof t Access adalah Form.

Langkah-langkah pembuatan form sebagai berikut :

1. Pada tab Object, klik form kemudian klik 2x pada create form by using

wizard

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 13

2. Akan tampil menu wizard sebagai berikut

3. Pada table/Queries pilih table harga, kemudian pada selected fields klik

tanda lebih besar ganda (>>), klik next

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 14

4. Setelah muncul form wizard seperti di atas, pilih columnar, kemudian klik

next, akan muncul form seperti berikut :

5. Pilih salah satu pilihan yang ada pada kolom sebelah kanan, sebagai

latihan kita pilih international, kemudian klik next

6. Langkah selanjutnya adalah klik finish

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 15

PEMBUATAN JUDUL PADA FORM

1. Pada object klik form, kemudian klik harga

2. Klik design, kemudian akan tampil seperti pada gabar dibawah ini :

3. Klik kanan pada tulisan form header, kemudian klik form header/footer

4. Perlebar form dengan cara : letakkan kursor pada pojok kanan bawah

sehingga kursor membentuk tanda plus, kemudian tarik untuk

memperlebarnya

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 16

5. Turunkan semua tulisan dengan cara drag (klik tidak dilepas) ke tempat

yang diinginkan

6. Pada tool box klik labe (icon Aa) kemudian klik dimana judul akan di

letakkan

7. Tuliskan judul dan lakukan perubahan/format font sesuai selera

8. Klik tanda silang pada pojok kanan atas untuk menutup, kemudian klik yes

untuk menyimpan perubahan

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 17

9. REPORT / LAPORAN

Report / Laporan

Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang

berupa informasi yang mudah dimengerti oleh orang lain, biasanya laporan

nantinya dicetak dalam bentuk print out ( lembaran kertas)

Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :

1. Klik Report pada Objects

2. Klik 2 x Create report by using wizard akan tampi l form wizard

3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua

field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

4. Kemudian klik next , sampai ada perintah finish

5. Klik finish

Melihat / mencetak hasil laporan

1. Klik report pada object

2. Klik 2 kali pada nama report

3. Akan tampil hasil dari report

4. Klik file print ….

5. Klik OK

Tugas Basis data – Nina Iswati Page 18