Tugas Matakuliah Basis Data- Nina Iswati
Transcript of Tugas Matakuliah Basis Data- Nina Iswati
LAPORAN BASIS DATA
“ Database Microsoft Access ”
Oleh :
Nina Iswati
093224020
Jurusan Fisika
Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Negeri Surabaya
2012
MICROSOFT ACCESS
1. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access (Microsoft Office Access) adalah sebuah program
aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan
dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data
Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang
intuitif sehingga memudahkan pengguna.
2. Tampilan Microsoft Access
Gambar 2.1 Tampilan Microsoft Access 2010
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 1
Gambar 2.2 Komponen utama pada Microsoft access
Komponen Utama (Object)
1. Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk
menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang
menempati bagian baris.
2. Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.
Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan
data.
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau
mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi
antar tabel dan sebagainya.
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 2
1 2 3 4
b. DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi
database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta
mengambil informasi yang diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),
menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan
mencetak data secara efektif.
3. Membuka Microsoft Access dan membuat New Project
1. Klik Start All Program Microsoft Office Microsoft Access 2010.
Seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access lalu Klik Blank
Database dan Create
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 3
3. Database siap digunakan.
4. Pengertian Tabel, Field dan Record
Database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi
menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari
beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Ilustrasi table database nilai
Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimilki oleh suatu table.
Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh table.
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 4
Membuat Tabel
Setelah berhasil membuat database, maka langkah selanjutnya adalah
membuat table. Sebagai contoh akan dibuat table seperti pada gambar di bawah
ini :
Gambar 4.2 Ilustrasi table database
Langkah-langkah untuk membuat table adalah sebagai berikut :
1. Setelah membuat databases, maka akan tampil dialog box databases yang
baru saja dibuat. Pada bagian object pilih tables
2. Setelah mengklik tables, pada kolom sebelah kanan, terdapat beberapa
pilihan untuk membuat table seperti pada gambar dibawah ini :
3. Pilih Create table in design view, kemudian akan tampil dialog untuk
mengisi data table yang akan dibuat.
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 5
4. Pada field name, isikan field dari table yang akan dibuat, pada data type
isikan tipe data yang sesuai ( diisi number jika data table nantinya berisi
angka, diisi teks jika data table berisi karakter atau kalimat)
5. Setelah semua selesai, klik tanda silang pojok kanan atas untuk
mengakhiri pembuatan table.
6. Kemudian akan muncul dialog untuk menyimpan table tersebut, klik yes
pada dialog tersebut
7. Muncul dialog untuk menyimpan, pada field name isikan dengan nama
data siswa, kemudian klik save.
8. Jika pembuatan table sudah berhasil, maka anda akan berada pada lembar
kerja Ms.Acces dan nama table akan ditampilkan
Mengisi data table
1. Klik menu file – open
2. Klik nama databases yang telah disimpan, kemudian klik open
3. Setelah terbuka klik 2x pada table yang telah dibuat sebelumnya
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 6
4. Kemudian akan ditampilkan sebuah table dengan field sesuai yang telah
dibuat
5. Isikan data table tersebut seperti pada gambar di bawah, untuk kolom/field
ID dikosongkan, maka secara otomatis akan diisi oleh computer. Untuk
berpindah baris/kolom tekan tombol Tab pada keyboard
6. Setelah selesai, klik tombol silang pada pojok kanan atas
Merubah struktur table
Tabel yang telah dibuat, dapat diedit/rubah sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat
merubah struktur table seperti : mengganti nama field/kolom, menghapus field,
menambah field dan merubah type data.
Merubah nama field/kolom
Untuk merubah nama field dari table yang telah dibuat dapat dilakukan dengan
cara sebagai berikut :
1. Buka databases yang berisi table tersebut (data siswa)
2. Klik satu kali pada nama table (data siswa)
3. Klik design
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 7
4. Ms.Acces akan menampilkan form seperti ketika pertama kali membuat
table
5. Rubah field alamat dengan nama telepon
6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
Menyisipi field
1. Lakukan langkah-langkah seperti diatas sampai point 3
2. Kemudian blok field nama, dengan cara letakkan kursor pada sebelah kiri
field nama sampai kursor membentuk anakan panah kekanan, kemudian
klik satu kali
3. Klik menu insert – rows
4. Isikan nama field dengan nama Tgl_lahir
5. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
Menghapus field
Untuk menghapus field dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 8
2. Kemudian blok field kelas, dengan cara seperti diatas
3. Klik menu edit-delete, jika ada konfirmasi klik yes
4. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
Merubah nama field/kolom
Berbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut :
1. Text : Merupakan tipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan
Numeric). Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Currency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang
muncul secara otomatis dan ni lainya t idak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara,
dan sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam
bentuk Text . Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box
atau Combo Box.
Menambah Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field )
4. Klik insert rows
5. Tuliskan fields baru
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 9
6. Kemudian klik close dan Save OK
Menghapus Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Blok field yang akan dihapus
4. Klik edit delete
5. Tuliskan fields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK
Merubah Field
1. Buka file Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Rubah field
4. Kemudian klik close dan Save OK
KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY
Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari
field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan
antara record / data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena
didalam data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang
sama maka untuk membedakan diberikan field yang bersifat unik.
Cara membuat primary key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah
berikut ini:
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 10
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin di jadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit , Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA
Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
o Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol enter
o Klik Ganda pada nama table
o Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil.
3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil
jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4. Anda dapat langsung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah
Anda buat pada jendela desain View.
Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data
Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
salah satu perintah berikut :
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 11
Pilih perintah Delete dari menu Edit Tekan tombol Delete Record pada
bagian Toolbar atau,
Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang
tampil pilih perintah delete Record.
2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar -benar ingin menghapus Record dan
tombol No apabi la ingin membatalkan proses penghapusan.
5. QUERIES
Membuat Queries
Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu
maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan
untuk memproses table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan
perintah matematik ( * , / , +, - dl l ). Cara membuat query adalah sebagai
berikut :
1. Pada tab Object, klik queries kemudian klik 2x pada create queries in
design view
2. Kemudian akan muncul dialog box show table, klik table harga, kemudian
klik add
3. Kemudian muncul form seperti berikut :
4. Pada baris field, isikan fieldnya dengan cara klik anak panah kebawah,
kemudian pilih field yang sesuai
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 12
5. Pada field jumlah, tambahan rumus sebagai berikut :
jumlah = ([qty] * [hrg_sat])
6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
7. Pada field name isikan nama queries dengan nama yang diinginkan
8. Kemudian isikan datanya dengan cara klik 2x pada nama yang sudah
dibuat
Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang
pertama yaitu Create query in design view. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Klik Quer ies pada bagian objects
2. Klik 2 x Create query in Design view sama sepert i membuat table.
3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field
tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.
5. Masukkan rumus pada field yang diinginkan
Contoh Rumus Jml_ni lai :
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas
6. FORM
Form adalah suatu interfase / tatap muka yang dapat membantu pengguna
atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang
disediakan oleh microsof t Access adalah Form.
Langkah-langkah pembuatan form sebagai berikut :
1. Pada tab Object, klik form kemudian klik 2x pada create form by using
wizard
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 13
2. Akan tampil menu wizard sebagai berikut
3. Pada table/Queries pilih table harga, kemudian pada selected fields klik
tanda lebih besar ganda (>>), klik next
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 14
4. Setelah muncul form wizard seperti di atas, pilih columnar, kemudian klik
next, akan muncul form seperti berikut :
5. Pilih salah satu pilihan yang ada pada kolom sebelah kanan, sebagai
latihan kita pilih international, kemudian klik next
6. Langkah selanjutnya adalah klik finish
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 15
PEMBUATAN JUDUL PADA FORM
1. Pada object klik form, kemudian klik harga
2. Klik design, kemudian akan tampil seperti pada gabar dibawah ini :
3. Klik kanan pada tulisan form header, kemudian klik form header/footer
4. Perlebar form dengan cara : letakkan kursor pada pojok kanan bawah
sehingga kursor membentuk tanda plus, kemudian tarik untuk
memperlebarnya
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 16
5. Turunkan semua tulisan dengan cara drag (klik tidak dilepas) ke tempat
yang diinginkan
6. Pada tool box klik labe (icon Aa) kemudian klik dimana judul akan di
letakkan
7. Tuliskan judul dan lakukan perubahan/format font sesuai selera
8. Klik tanda silang pada pojok kanan atas untuk menutup, kemudian klik yes
untuk menyimpan perubahan
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 17
9. REPORT / LAPORAN
Report / Laporan
Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang
berupa informasi yang mudah dimengerti oleh orang lain, biasanya laporan
nantinya dicetak dalam bentuk print out ( lembaran kertas)
Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :
1. Klik Report pada Objects
2. Klik 2 x Create report by using wizard akan tampi l form wizard
3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua
field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian klik next , sampai ada perintah finish
5. Klik finish
Melihat / mencetak hasil laporan
1. Klik report pada object
2. Klik 2 kali pada nama report
3. Akan tampil hasil dari report
4. Klik file print ….
5. Klik OK
Tugas Basis data – Nina Iswati Page 18