TALLER DE CONTPAQ

TALLER DE CONTPAQ

INTRODUCCIÓN

Contpaq es el sistema contable financiero y fiscal, que da a

los empresarios y contadores una visión completa de los resultados

del negocio.

Está diseñado para facilitar el trabajo y mejorar la toma de

decisiones dentro de las compañías, en el ámbito directivo y

gerencial, de manera rápida y oportuna.

Ofrece información fiscal, contable y un control de activos fijos

para un mejor manejo de las pólizas de depreciación.

Contpaq ofrece a los usuarios las siguientes ventajas:

Manejo simultáneo de varias empresas.

Mostrar en pantalla varios procesos a la vez.

Navegación por el sistema a través del ratón.

Realiza la reexpresión de los estados financieros (Boletín

B10).

Calcula los pagos provisionales y declaraciones anuales de

ISR, IVA e IMPAC.

Contpaq es versatilidad y flexibilidad, al definir su catálogo de

cuentas es posible tener hasta 999 niveles de cuentas y sub

2

TALLER DE CONTPAQcuentas con una estructura completamente definida por el usuario.

Además, tiene la facilidad de definir un código de cuenta

alfanumérico de hasta 20 dígitos.

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1 Acceso a Contpaq

2 Instalación de empresas

2.1 Activar una empresa

2.2 Borrar una empresa

2.3 Redefinición de empresa

3 Barra de Herramientas

4 Catálogo de cuentas

4.1 Como dar de alta una nueva cuenta

4.2 Como eliminar una cuenta

4.3 Desplegar el catálogo de cuentas

5 Prepólizas

5.1 Importe base

5.2 Modificar prepólizas

5.3 Eliminar prepólizas

6 Pólizas

6.1 Partes de la ventana

6.2 Modificar movimientos

6.3 Eliminar movimientos

6.4 Buscar pólizas

6.5 Cuadrar pólizas manualmente

6.6 Borrar pólizas

6.7 Imprimir pólizas

7 Como generar reportes

7.1 Balance general

7.2 Estado de resultados

8 Cierre de periodos / Cierre de Ejercicio

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TALLER DE CONTPAQ7.1 Balance general

7.2 Estado de resultados

5

TALLER DE CONTPAQ1 ACCESO A CONTPAQ

Para ingresar al sistema se cuentan con 2

opciones:

1.- Dar clic sobre el icono de Contpaq, que se

encuentra en el escritorio.

2.- Ir Inicio/ Programas/ Compac – Contpaq 2003 (local)/ Contpaq

2003.

Al entrar al programa el sistema pedirá un nombre de usuario y una

clave de acceso. Contpaq cuenta, inicialmente con una cuenta de

acceso, la cual no tiene una clave; la cuenta se llama Cuenta de

SUPERVISOR.

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Después de dar clic en aceptar, aparecerá el siguiente cuadro

de diálogo, el cual muestra algunos tips, día con día.

2 INSTALACIÓN DE EMPRESAS

La instalación de una empresa dentro del sistema ContPAQ, es uno

de los procedimientos de mayor trascendencia, ya que en él, se

especifican los parámetros de configuración con los que trabajará

7

TALLER DE CONTPAQel sistema; como lo es la estructura que tendrá el catálogo de

cuentas. Para ello se tendrán que seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú Archivo/ Empresas.

2.- Dar clic en el icono Empresas ubicado en la barra de

herramientas.

3.- Presionar simultáneamente las teclas Ctrl. + E.

A continuación aparecerá la siguiente ventana; se da un clic en el

botón Instalar, para comenzar a dar de alta la empresa.

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Se desplegará el siguiente cuadro, el cual pide los datos

generales de la empresa, como lo son el nombre de la empresa, aquí

mismo se elige la estructura del catálogo de cuentas, si va a

utilizar un valor numérico o alfanumérico, así como el ejercicio

del que se trata, entre otras cuestiones.

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1.- Datos generales: pide el nombre de la empresa a instalar.

2.- Catálogo de cuentas: contiene formatos de catálogos que

servirán para diseñar el de la empresa que se va a instalar.

Catálogo general: se auto instalan 112 cuentas, desde el

primer nivel, hasta las cuentas más comunes de mayor.

Empresa de servicio: se instala un catálogo con 115 de las

cuentas más comunes para este tipo de empresa.

10

TALLER DE CONTPAQEmpresa comercial: se instala un catálogo con 114 cuentas que

aplican para estas empresas.

Estructura de cuenta: contiene la estructura del código de las

cuentas en el formato de segmentos y dígitos. Para asignar un

número de cuenta, es necesario definir su estructura.

XXX – XXX – XXX

DÍGITOS NIVELES

Valor: contiene el valor que tendrá el código de las cuentas,

si tendrá letras y números (alfa numérico) o si estará formado

sólo por números (numérico).

Cada segmento es un nivel: contiene el tipo de codificación que

se utilizará en el catálogo de la empresa.

3.- Ejercicio: Lista los ejercicios de la empresa. El sistema

presenta el ejercicio vigente.

4.- Período, solicita los siguientes campos:

Tipo: contiene el tipo de periodo que se manejará, puede ser

mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y

especial.

11

TALLER DE CONTPAQVigente: contiene el periodo en el cual se comenzará a

capturar los datos una vez instalada la empresa.

Periodos del ejercicio: contiene el número de períodos totales

del ejercicio en base al tipo de periodos seleccionados.

Inicio: contiene la fecha de inicio del periodo vigente.

Periodos abiertos: contiene el manejo de los periodos dentro

del sistema.

5.- Ubicación de archivos: solicita el nombre de la carpeta que

contendrá los datos de la empresa.

Una vez dados de alta todos estos datos se da clic en aceptar, e

inmediatamente se comienza a crear en el sistema la nueva empresa.

2.1 ACTIVAR UNA EMPRESA

Cada vez que se necesite ingresar a una empresa para capturar

u obtener información de la misma, se deberán seguir los

siguientes pasos:

1.- Presione el botón Empresas en la barra de herramientas.

2.- De un clic con el botón izquierdo sobre la empresa que desee

trabajar.

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TALLER DE CONTPAQ3.- Presione el botón aceptar.

2.2 BORRAR UNA EMPRESA

Cuando se desee eliminar alguna de las empresas que se tienen

dadas de alta, ya sea por que ya no se necesite, por que se haya

instalado alguna empresa y se arrepienta de esto, o por alguna

otra circunstancia, deberá seguir los siguientes pasos:

1.- Ingrese al menú Empresas.

13

TALLER DE CONTPAQ2.- De clic izquierdo sobre la empresa que desea borrar.

3.- Presione el botón eliminar. Aparecerá el siguiente cuadro, de

clic en aceptar.

2.3 REDEFINICIÓN DE EMPRESA

Está opción permite adaptar la información a las necesidades

particulares de cada empresa; aquí se pide el nombre del

representan te legal, así como unos datos particulares, además de

los datos de registros de la empresa.

Para ello se deben de seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú Archivo/ Redefinir empresa. Se desplegará la

siguiente ventana.

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2.- Fechas: contiene la información correspondiente a las fechas

del periodo y ejercicio para la empresa seleccionada.

3.- Parámetros: contiene información correspondiente al

funcionamiento operativo de Contpaq, en los módulos de pólizas y

manejo de periodos.

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4.- Cuentas: contiene la información de los parámetros de

funcionamiento que aplican en el catálogo de cuentas de la empresa

en la que se esta trabajando.

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5.- Unidades: esta ventana se utiliza cuando se desea cambiar la

ubicación de los archivos de la empresa o las unidades en donde se

guardarán los respaldos.

6.- Otros parámetros: contiene información de los parámetros

adicionales que serán utilizados en partes específicas del

sistema.

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3 BARRA DE HERRAMIENTAS

Es la que contiene los botones con iconos que representan

algunos de los procesos más utilizados al trabajar con el sistema.

Cada botón ejecuta de manera directa la acción que representa.

Empresas

Pólizas

Respaldar Catálogo

Estado de cuadre Datos fiscales del

catálogo

Cambiar periodo Saldos

Moneda Activos fijos

Desplegar catálogo de cuentas Presupuestos

Reportes Gráficas

Notas Cascada

Calculadora Idioma

Impresora Asesoría en línea

Excel Ayuda

Word Salir

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Manejo de

empresa

s

MódulosEstado del

sistema

Salida

Preferencias

Accesorios

TALLER DE CONTPAQ4 CATÁLOGO DE CUENTAS

Este catálogo contiene toda la información referente a todas y

cada una de las cuentas que forman el catálogo de cuentas para una

empresa determinada.

Para ingresar al catálogo de cuentas se debe ir al menú

Catálogo/ Catálogo o

presionar Ctrl. + F3.

Al ingresar al catálogo de cuentas, el sistema despliega la

siguiente ventana:

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1.- Datos generales:

No. de cuenta: contiene el código de la cuenta.

Nombre: contiene el nombre de la cuenta.

Sub cuenta de: contiene el código de la cuenta a la que se

acumula.

Nombre: contiene el nombre de la cuenta a la que se acumula.

2.- Datos de agrupación:

Tipo de la cuenta: contiene el tipo y la naturaleza de la

cuenta.

Centro de costos: contiene el número del centro de costo al

que pertenece la cuenta, si es que pertenece a alguno.

Fecha: contiene la fecha de alta de la cuenta.

Dígito agrupador: contiene el dígito que agrupa a esta cuenta

con otras, si es que aplica.

20

TALLER DE CONTPAQCuenta de mayor: contiene la información de cómo aparecerá la

cuenta en los reportes y auxiliares.

Moneda para capturar: contiene el tipo de moneda con la que

trabajará esta cuenta.

3.- Botones de procedimientos especiales:

Consultar la historia de saldos, cargos y abonos de la

cuenta.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la información

fiscal de la cuenta Datos fiscales.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la información

para el cálculo de depreciaciones de la cuenta de Activos fijos.

Graficar los datos de la cuenta.

4.1 COMO DAR DE ALTA UNA NUEVA CUENTA

Para dar de alta una nueva

cuenta del catálogo se deben

seguir los siguientes pasos:

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1.- Abrir el catálogo de cuentas.

2.- Capturar la información necesaria.

3.- Presione el botón Aceptar.

4.2 COMO ELIMINAR UNA CUENTA

Para poder eliminar una cuenta se debe de tomar en cuenta lo

siguiente:

La cuenta que se desea eliminar debe estar en cero.

No debe de tener movimientos.

No debe de tener sub cuentas que dependan de ella.

Una vez tomados en cuenta los puntos anteriores se siguen los

siguientes pasos:

Se abre el catálogo de cuentas.

Capture el código de la cuenta que desea eliminar.

Oprima la tecla tecla < Tab >.

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TALLER DE CONTPAQ De clic en el botón Eliminar.

Confirme el borrado del registro.

4.3 DESPLEGAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS

La opción de desplegar catálogo es de gran utilidad, ya que

ayuda en cualquier momento en caso de que se haya olvidado el

código de las cuentas. Para desplegar el catálogo se pueden seguir

cualquiera de las siguientes opciones:

1.- Ir al menú Catálogo/ Desplegar catálogo.

2.- Cuando se este capturando alguna póliza, presione la tecla

F3.

23

TALLER DE CONTPAQ3.- Presione el botón ubicado en la barra de

herramientas.

4.- Presione simultáneamente las teclas <Alt + F3>.

Aparecerá la siguiente ventana, en la cual se muestran cada una de

las cuentas con su código y las sub cuentas:

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5 PREPÓLIZAS

Las prepólizas son formatos del sistema, establecidos para

evitar la captura de pólizas que se presentan periódicamente en

las operaciones de la empresa.

Para crear una prepóliza se siguen los siguen los pasos:

1.- Ir al menú pólizas, opción “Prepólizas” o presionando las

teclas <ctrl. + O>.

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Se despliega la siguiente ventana:

26

TALLER DE CONTPAQ5.1 IMPORTE BASE

Cuando diseñamos un formato para generar una póliza, siempre

tendremos que indicarle al sistema el monto a repartir entre los

movimientos del formato. A este importe se le conoce como Importe

Base.

1.- Datos de la prepóliza:

No.: aquí se captura el número correspondiente a la

prepóliza.

Descripción: se coloca el nombre de la póliza.

2.- Datos de la póliza a generar:

Fecha: capture la fecha en la que se generará la póliza una

vez que se activa este formato.

Día: en este campo se captura el día en el que se generará la

póliza.

Tipo: se captura el tipo de póliza a generar, cuando no se

desee hacerlo se debe seleccionar la opción “Por captar”.

Número: se captura el número con el que se creará la póliza

al ejecutar el formato.

27

TALLER DE CONTPAQ3.- Características:

Concepto: capture el concepto que llevará la póliza que se

genere con este formato.

Clase sin afectar: se selecciona esta opción cuando se desea

que la póliza a generar no afecte los saldos de las cuentas

inmediatamente.

Diario de pólizas: seleccione el diario al que va a

pertenecer la póliza que se genere con este formato.

4.- Movimientos:

Cuenta: se captura el código de la cuenta que intervendrá en

cada movimiento.

Nombre: se despliega el nombre correspondiente al código de

cuenta capturado.

Referencia: se captura el número de algún documento que sirva

como referencia al movimiento.

Concepto: capture el concepto que aplicará para este

movimiento.

Diario: seleccione el diario especial por el cual se agrupará

cada movimiento.

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Nombre: se despliega el nombre del diario capturado.

Cargo/ Abono: capture la cantidad correspondiente al cargo o

al abono al que se refiera el movimiento.

5.2 MODIFICAR PREPÓLIZAS

Para poder modificar una prepóliza realice lo siguiente:

1.- Ir al menú pólizas opción “prepólizas”.

2.- Capture el número de la prepóliza que desea modificar.

3.- Presione la tecla de <TAB>.

4.- Modifique la información que requiera.

5.- De clic en aceptar.

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5.3 ELIMINAR PREPÓLIZAS

Para poder eliminar una prepóliza se realiza lo siguiente:

1.- Ir al menú póliza opción “Prepóliza”.

2.- Capture el número de la prepóliza que desee eliminar.

3.- Presione la tecla <TAB>.

4.- De clic en el botón eliminar.

5.- Confirme la eliminación de la prepóliza.

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6 PÓLIZAS

Las pólizas son los registros contables en los que se

traducen las operaciones comerciales de una compañía. Son la

principal fuente de información para la toma de decisiones.

Para capturar las pólizas se debe de entrar a la ventana de

captura, con cualquiera de las siguientes acciones:

1.- Seleccionar la opción “Pólizas” del menú pólizas.

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2.- Presione simultáneamente las teclas < ctrl. + P >.

3.- En la barra de herramientas de un clic en el botón

.

Aparecerá la siguiente

ventana:

6.1 PARTES DE LA VENTANA

1.- Datos de la prepóliza:

Prepóliza: muestra la lista de prepólizas que el usuario

hubiese definido con anterioridad.

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Base: solicita el importe base que será distribuido entre los

movimientos contables de prepóliza.

2.- Campos no obligados o datos adicionales:

Póliza de ajuste: indica que la póliza a registrar será

considerada como ajuste. Permite ver la póliza de cierre de algún

ejercicio, capturando una fecha de cierre válida.

Clase sin afectar: indica si se desea o no que la póliza a

registrar afecte los saldos de las cuentas inmediatamente.

Diario de pólizas: selecciona el diario especial por el que

se agrupará la póliza a capturar.

3.- Datos de la póliza, los datos que se incluyen en esta

clasificación se consideran obligatorios.

Fecha: que tendrá la póliza a registrar.

Tipo: de póliza a generar, es decir: ingresos, egresos o

diario.

Número: de la póliza a generar.

33

TALLER DE CONTPAQ Concepto: de la póliza a capturar. Presenta la lista de los

conceptos registrados anteriormente, para poder utilizar alguno de

estos, se utilizan las flechas del cursor, y se da <Enter>.

4.- Movimientos. Para moverse entre estos campos presione Enter.

Cuenta: código de la cuenta que intervendrá en cada

movimiento. Para desplegar el catálogo de cuentas presione F3.

Nombre: descripción de la cuenta registrada en el campo

anterior.

Cargo: cantidad correspondiente al cargo.

Abono: cantidad correspondiente al abono.

Concepto: descripción que aplica a cada movimiento.

Diario: especial por el cual se agrupará cada movimiento.

Nombre: del diario capturado.

Totales: suma de los cargos y abonos de la póliza para

verificar que esta cuadre.

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6.2 MODIFICAR MOVIMIENTOS

Para modificar los datos de un movimiento de una póliza que

ya ha sido capturada, se deben de seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú pólizas, opción “Pólizas”.

2.- Capture la fecha, el tipo y número de la póliza que se desea

modificar.

3.- Posiciónese en el campo del movimiento a modificar.

35

TALLER DE CONTPAQ4.- Capture la modificación.

5.- Presione <Enter>.

6.- Presione la tecla . El sistema afectará los

archivos correspondientes con la modificación realizada.

7.- Presione el botón Aceptar.

6.3 ELIMINAR MOVIMIENTOS

Para eliminar un movimiento de alguna póliza, se siguen los

siguientes pasos:

1.- Eliminar un movimiento:

Dentro de la póliza que se desee modificar, seleccione el

movimiento y para eliminarlo, tiene 2 opciones:

Oprima la tecla <DEL> o <SUPR>.

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la

opción eliminar este movimiento.

2.- Eliminar varios movimientos:

Seleccione con el ratón los movimientos a eliminar y presione

la tecla <Del> o <Supr>. O con el ratón de clic en el botón

36

TALLER DE CONTPAQderecho y elija la opción Eliminar movimientos seleccionados. Se

desplegará una ventana de advertencia pidiendo la confirmación de

la acción. De clic en Aceptar y el sistema eliminará los

movimientos seleccionados.

6.4 BUSCAR PÓLIZAS

Para poder buscar una póliza, se utilizan los cuatro botones de

búsqueda ubicados en la parte superior de captura de pólizas.

Primera póliza.

Última póliza

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Póliza anterior. Siguiente póliza.

6.5 CUADRAR PÓLIZAS MANUALMENTE

Para cuadrar las pólizas, colóquese en el importe del cargo o

abono y presione las teclas:

<ctrl. + D>

F9

Asterisco (*).

El sistema colocará la diferencia existente entre el total de

cargos y el total de abonos de la póliza como importe del

movimiento.

6.6 BORRAR PÓLIZAS

Los pasos para poder eliminar una póliza son los siguientes:

1.- Ingrese al menú pólizas, opción pólizas.

2.- Capture la fecha, tipo y número de la póliza a eliminar.

3.- Presione el botón Eliminar o simultáneamente las teclas

<Alt+E>. Se desplegará una venta pidiendo la confirmación de la

acción.

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TALLER DE CONTPAQ4.- Presione el botón Aceptar de la ventana de confirmación. El

sistema eliminará la póliza de los archivos correspondientes.

6.7 IMPRIMIR PÓLIZAS

Si se desea imprimir una sola póliza desde la ventana de

captura, sigo los siguientes pasos:

1.- Capture la fecha, tipo y número de la póliza a imprimir.

2.- Presione el botón imprimir o simultáneamente las teclas

<Alt+I>. Se desplegará la ventana de datos generales de impresión.

3.- Seleccione los datos de impresión.

4.- Presione el botón Aceptar. La póliza se imprimirá en la

impresora seleccionada con los parámetros especificados.

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Para imprimir todas las pólizas tanto de diario, ingresos y

egresos, siga los siguientes pasos:

1.- Ir al menú Repotes/ Reportes auxiliares y la opción diarios y

pólizas. Se desplegará la siguiente ventana:

2.- Capture los datos requeridos por el reporte.

3.- Seleccione la salida del reporte haciendo clic sobre la opción

deseada, esta puede ser por

pantalla, impresora o disco.

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Intervalo de pólizas que se desean imprimir.

Período que se desea imprimir.

Como se desean imprimir.

Tipo de impresión.

TALLER DE CONTPAQ

7 COMO GENERAR REPORTES7.1 BALANCE GENERAL

Para generar el estado de posición financiera o balance

general, los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Menú Reportes/ Estados financieros/ Posición financiera,

Balance general.

2.- Se desplegará

una ventana en la cual

se pide el ejercicio y

periodo que se desea

visualizar, entre otros

datos.

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TALLER DE CONTPAQ

3.- En seguida aparecerá una pantalla en donde se pide el lugar

donde se generar el reporte.

Eligiendo la opción en pantalla, el reporte se genera como sigue:

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7.2 ESTADO DE RESULTADOS

Para generar el estado de resultados, los pasos a seguir son

los siguientes:

1.- Menú Reportes/ Estados financieros/ Estado de resultados.

2.- Se desplegará una ventana en la cual se pide el ejercicio y

periodo que se desea visualizar, entre otros datos.

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TALLER DE CONTPAQ

3.- En seguida aparecerá una pantalla en donde se pide el lugar

donde se generar el reporte.

Eligiendo la opción en pantalla, el reporte se genera como sigue:

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TALLER DE CONTPAQ8 CIERRE DE PERIODOS/ CIERRE DE EJERCICIOS

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