Sistem Informasi Pengelolaan Restitusi Pengobatan Karyawan

Berbasis Web pada Yakes Telkom Medan

Ayu Kesuma - 30310072

Komputerisasi Akuntansi – Politeknik Telkom

ayuukesumaa@gmail.com

Abstrak

Restitusi menurut Yayasan Kesehatan Telkom (Yakes Telkom) adalah pemberian atau pergantian biaya berobat atas balas jasa

karyawan tetap yang bekerja di PT Telkom. Berkembangnya teknologi mampu memberi kemudahan dalam pekerjaan manusia,

seperti membantu pengelolaan restitusi pada Yakes Telkom. Proses yang berjalan Yakes Telkom dan Plasa Telkom area mengalami

keterlambatan dalam penyampaian data maupun pertukaran data dan biaya pengeluaran perusahaan menjadi lebih besar karena

pengiriman data via POS dilakukan kurun waktu dekat. Berdasarkan masalah tersebut maka dibangun sebuah sistem informasi

yang dapat menangani pengiriman data, salah satu nya dengan mengunggah bukti kwitansi, pengelolaan data restitusi dengan

proses realtime baik dari Yakes Telkom ke Plasa Telkom Area atau sebaliknya yang nanti nya akan menghasilan laporan keuangan

menurut aturan akuntansi seperti jurnal umum, buku besar,dan detail pengajuan restitusi. Sistem ini dibuat dengan menggunakan

framework CodeIgniter (CI), perancangan aplikasi menggunakan metode Unified Modeling Language (UML) dan perancangan

database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Metode yang digunakan adalah Software Development Life Cycle

(SDLC) dengan pengujian perangkat lunak menggunakan Black-Box Testing yaitu pengujian perangkat lunak dari segi

fungsionalitas. Sehingga sistem informasi ini menghasilkan hasil yang diharapkan.

Kata kunci: Yakes Telkom, Plasa Telkom, Karyawan, Restitusi

Abstract

Restitution according to Health Foundation Telkom (Telkom Yakes) is awarding medical expenses or for services turn permanent

employees working in PT Telkom. Development of technology to provide convenience in human work, such as assisting in the

management of restitution on Yakes Telkom. Running processes Yakes Plasa Telkom and Telkom areas experiencing delays in the

delivery of data and data exchange and corporate expenses becomes greater because the data transmission via POS done the near future.

Based on these problems then built an information sistem that can handle data transfer with one of its upload receipts,

restitution data procces management with realtime from Yakes Plasa Telkom to Telkom Area or otherwise that would result from the

financial statements in accordance with accounting rules such as the general journal, general ledger, and the burden of restitution. The

sistem is built using the framework CodeIgniter (CI), application design using the Unified Modeling Language (UML) anddatabase

design using the Entity Relationship Diagram (ERD). The method using Software Development Life Cycle (SDLC) and software testing

using the Black-Box Testing is testing which the software in terms of functionality. So application take a giving the output accounting

system.

Keywords: Yakes Telkom, Plasa Telkom, employee,

1. Pendahuluan

Naskah Yayasan Kesehatan (Yakes) Telkom adalah

perusahaan yang mengelola restitusi atas pengobatan keluarga PT

Telkom. Keluarga PT Telkom mendapatkan fasilitas penggantian atau restitusi berobat dari Yakes Telkom, yang proses restitusi nya

melalui unit kerja atau Plasa Telkom masing-masing area. Yakes

Telkom Medan ini melakukan pengelolaan di area Sumatera. ADM Support adalah salah satu divisi yang menangani restitusi

pengobatan untuk karyawan yang berada di kantor Plasa Telkom.

Restitusi yang dimaksud adalah pemberian dana natura dan kenikmatan untuk karyawan yang bekerja di perusahaaan.

Selama ini, proses bisnis yang terjadi antara Yakes Telkom

dengan ADM Support mulai dari proses pencatatan penerimaan berkas karyawan, peng-input-an data, pengiriman data, dan

penerimaan data masih menggunakan kertas dan salah satu

teknologi yang dipakai adalah dengan menggunakan layanan

informasi e-mail. Keterlambatan pengiriman data dari bagian ini

tentu menjadi keterlambatan juga mendapatkan informasi bagi

Yakes Telkom, hal ini menjadi hambatan bagi karyawan dalam mengetahui informasi bahwa restitusi yang dia ajukan diterima

atau tidak.

Proses bisnis di perusahaan ini mulai dari laporan karyawan yang memberikan kwitansi, kemudian bagian ini mencatat data

karyawan via Microsoft Excel dan melakukan scan kwitansi. Tahap ini dilakukan bertujuan untuk penyimpanan data sementara

saja. Setelah itu data dikirim via e-mail ke Yakes Telkom,

sementara hardcopy dari kwitansi-kwitansi dikirim kembali via POS ke Yakes Telkom sebagai bukti pengajuan restitusi

pengobatan karyawan.

Namun pengiriman berkas kwitansi ini mengalami waiting-list, karena pengiriman kwitansi minimal seminggu sekali

via POS ke Yakes Telkom. Hal ini dimaksudkan untuk

mengurangi pengeluaran. Keterlambatan data yang dikirim dan

diterima oleh pihak yang bersangkutan menjadi hambatan dalam mengetahui informasi pencairan dana yang dibutuhkan oleh

karyawan.

Banyak karyawan khususnya karyawan yang berstatus pensiun tidak mengetahui batasan biaya restitusi yang di

milikinya. Restitusi karyawan ditentukan oleh masing-masing

band dan golongan yang miliki oleh karyawan. Akibatnya banyak karyawan yang mengajukan restitusi ditolak oleh Yakes Telkom.

Divisi ini menerima laporan anggaran untuk restitusi pengobatan

dari Yakes Telkom dalam jangka waktu setahun sekali. Tentu bagian ini memiliki kesulitan tiap kali melakukan update data

karena banyaknya pengajuan restitusi yang diterima, jadi bagian

ini menyerahkan keputusan restitusi pengobatan langsung ke Yakes Telkom. Akibatnya keterlambatan penyampaian informasi

menjadi kendala karyawan untuk cepat dalam menerima informasi

hasil restitusi yang diajukan dibagian ini.

Dengan memperhatikan masalah yang dihadapi divisi ini,

maka disusun proyek akhir ini dengan judul Sistem Informasi

Pengelolaan Restitusi Pengobatan Karyawan dengan studi kasus

pada Yayasan Kesehatan Telkom Medan.

2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan maka rumusan masalah adalah sebagai berikut.

a. Bagaimana Yakes Telkom dapat menginformasikan data

restitusi kepada ADM Support dan Yakes Telkom dapat mengirimkan permintaan data restitusi?

b. Bagaimana Yakes Telkom menginformasikan dana restitusi

untuk setiap band dan golongan untuk setiap karyawan pada

ADM Support?

c. Bagaimana menghasilkan laporan karyawan dari hasil

restitusi pengobatan sesuai dengan kaidah akuntansi?

3. Tujuan

Adapun tujuan dari usulan proyek akhir ini adalah membangun sistem informasi yang dapat, berfungsi untuk hal-hal

berikut ini. a. Mengirimkan data restitusi pengobatan yang dapat

menginformasikan data restitusi antara ADM Support dan

Yakes Telkom.

b. Menghitung dana restitusi sesuai dengan band dan golongan untuk dapat menghasilkan informasi dana

restitusi untuk setiap karyawan.

c. Menampilkan output berupa laporan karyawan dalam pemakaian dana restitusi sesuai dengan kaidah akuntansi,

seperti jurnal umum, buku besar, dan detail pengajuan

dana restitusi.

4. Metode Pengerjaan

a. Requirements Definition

Tahap ini adalah analisi yang bertujuan untuk memperoleh cakupan dari proyek yang akan dikerjakan dengan mengumpulkan

data melalui wawancara. Data yang diperlukan pada tahap ini

antara lain mengenai:

1) Mewawancarai ibu Nurmala selaku salah satu

karyawan Yakes Telkom Medan via telepon.

2) Mewawancarai ibu Vera dan bapak Moch. Irfan selaku

karyawan divisi ADM Support di Plasa Telkom Lhokseumawe, yang menangani restitusi pengobatan

via telepon, dan e-mail.

3) Proses restitusi pengobatan yang berjalan.

4) Dokumen yang terkait dengan restitusi pengobatan.

5) Kesulitan yang ditemukan dalam proses restitusi pengobatan.

b. Sistem and Software Design Berikut ini persiapan yang dilakukan pada tahap desain.

1) Membuat gambaran umum proses bisnis.

2) Mendefinisikan arsitektur tabel-tabel yang akan

dibangun.

3) Membuat rancangan antarmuka dengan menggunakan metode object oriented untuk desainnya sehingga

penggambaran proses menggunakan Unified Modeling

Language (UML) dan perancangan database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).

c. Implementations and Unit Testing Kode program dibuat berdasarkan desain yang telah

dirancang pada tahap sebelumnya, untuk menghasilkan program

komputer yang sesuai kebutuhan. Pada proyek ini bahasa pemograman yang akan digunakan adalah PHP, HTML dengan

menggunakan framework codeIgnter (CI). Database yang

digunakan adalah database MySQL.

d. Integration and Sistem Testing

Pengujian aplikasi dilakukan dengan pendekatan Black-Box Testing (pengujian kotak hitam) yaitu dengan cara memberikan

kasus uji untuk pengujian aplikasi dari segi fungsional.

Black-Box Testing yaitu menguji perangkat lunak dari segi

fungsional tanpa menguji desain dan kode program. Pengujian

dimaksudkan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan, dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang

dibutuhkan (Rossa & Shalahuddin, 2011, hal. 214).

e. Operation and Maintance

Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di

dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat

tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja

masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut.

5. Batasan Masalah

Berikut ini adalah batasan masalah yang dibahas untuk

mempermudah sistem yang dibangun agar terperinci dan tidak meluas.

a. Sistem ini tidak menangani komplain karyawan dan pensiunan tentang sisa dana yang diperoleh.

b. Perhitungan akuntansi menggunakan metode

pencatatan cash basis. c. Tahapan Sistem Devolepment Life Cycle (SDLC)

sampai pada tahap pengujian.

d. Aplikasi ini hanya digunakan Yakes Telkom Medan

dan divisi ADM Support untuk setiap Plasa Telkom

sumatera, bagi pihak yang mengurus restitusi

pengobatan. e. Untuk sample studi kasus, digunakan data karyawan

pada Plasa Telkom Lhokseumawe untuk area Aceh.

6. Tinjauan Pustaka

a. Akuntansi

Akuntansi merupakan proses yang terdiri dari identifikasi,

pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi, informasi ekonomi dihasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam pengambilan

keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan

(Puspitawati & Anggadini, 2011, hal. 38).

b. Siklus Akuntansi

Siklus akuntansi secara garis besar menggambarkan proses

pengidentifikasian bukti transaksi, pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum (posting ke general ledger), pengelompokan bukti-

bukti transaksi ke dalam bantuk transaksi yang sama ke dalam

buku besar (ledger), meringkas bukti transaksi ke dalam neraca saldo (trial balance) (Puspitawati & Anggadini, 2011, hal. 35).

c. Sistem Informasi Akuntansi

Siklus akuntansi adalah sebuah proses yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat

untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis

(Krismaji, 2010, hal. 4).

d. Jurnal Umum

Jurnal Umum adalah bentuk buku harian 2 kolom yang

digunakan untuk mecatat transaksi ke dalam nama perkiraan/akun dan jumlah yang harus di debit dan di kredit secara kronologis

(Priyati, 2013, hal. 27).

e. Buku Besar

Buku besar adalah buku yang berisikam kumpulan

perkiraan-perkiraan (Priyati, 2013, hal. 35).

f. Beban

Beban adalah arus keluar aktiva atau penggunaan atas aktiva atau terjadinya kewajiban entitas yang disebabkan oleh

pengiriman atau pembuatan barang, pemberian jasa, atau aktivitas

lainnya yang merupakan operasi utama atau operasi sentral perusahaan (Hery, 2011, hal. 145).

g. Pemberian Natura atau Kenikmatan

Penggantian atau imbalan sehubung dengan pekerjaan atau jasa yang diterima atau diperoleh dalam bentuk natura atau

kenikmatan dari wajib pajak maupun pemerintah bukan

merupakan objek pajak (Muljono, 2006, hal. 27). Macam-macam imbalan dalam bentuk natura dan dalam bentuk

kenikmatan antara lain berupa:

a. Beras, gula dan sejenisnya; dan

b. Penggunaan mobil, rumah dinas, fasilitas pengobatan, dan sejenisnya.

7. Analisis Dan Prancangan Sistem

7.1 Gambaran Sistem

a. Gambaran Sistem Saat ini

Proses bisnis Pengajuan restitusi yang sedang berjalan,

yaitu.

Gambar 7.1

Proses Bisnis Pengajuan Restitusi Pengobatan

b. Gambaran Sistem Usulan Input Anggaran untuk

Karyawan

Proses bisnis sistem usulan Input Anggaran untuk

Karyawan, yaitu.

Gambar 7.2

Proses Bisnis Usulan Input Anggaran untuk Karyawan

c. Gambaran Sistem Usulan Input Rumah Sakit

Berikut proses usulan peng-input-an rumah sakit bila

digambarkan dalam flowmap.

Gambar 7.3

Proses Bisnis Usulan Input Rumah Sakit Rujukan

d. Gambaran Sistem Usulan Pengajuan Restitusi

Pengobatan

Gambaran proses bisnis usulan pengajuan

restitusipengobatan, yaitu:

Gambar 7.4

Proses Bisnis usulan Pengajuan Restitusi Pengobatan

e. Gambaran Sistem Usulan Laporan Restitusi Pengobatan

Gambaran proses bisnis usulan laporan restitusi engobatan,

yaitu:

Gambar 7.5

Proses Bisnis Usulan Jurnal Umum, Buku Besar dan Detail

restitusi

f. Use Case

Pada perancangan sistem dilakukan beberapa macam

perancangan yaitu usecase Diagram.

Gambar 7.6

Use Case Diagram

g. Skema Relasi

Gambar 7.7 Skema Relasi

h. ER-Diagram

Gambar 7.8

ER-Diagram

i. Sequence Diagram

Berikut diagram sequence untuk menggambarkan aktivitas

ojek pada use case.

1. Use Case: Login

Gambar 7.9

Sequence Diagram Login

2. Use Case: Mencatat data restitusi

Gambar 7.10

Sequence Diagram Mencatat Data Restitusi

j. Pengembangan Sistem

Kebutuhan perangkat lunak dalam mendukung sistem

informasi ini adalah.

Tabel 7.1

Perangkat Lunak

Kebutuhan Client Server

Sistem Operasi Windows

7 32-bit

Windows 8 Enterprise 32-

bit

Web Browser Mozilla

Firefox, Google

Chrome

Mozilla Firefox , Google

Chrome

Database - MySQL

Framework - CodeIgniter

Web Server - Apache

Kebutuhan perangkat keras dalam mendukung

berjalannya sistem informasi ini adalah.

Tabel 7.2

Perangkat Keras

Kebutuhan Client Server

Processor Intel Core i3 Intel Core i3-2350M 2.3Hz

RAM 1 GB 2 GB

Hardisk 220 GB 500 GB

Monitor LCD 14”

(resolusi : 1366 x 768)

LCD 14” (resolusi : 1366 x

768)

Input

Device

Full-size

keyboard, mouse

Full-size keyboard, touch pad

3.2 Implementasi

a. Implementasi Basis Data

Aplikasi dibangun menggunakan DBMS MySQL.

Gambar 7.11

Implementasi Basis Data

b. Implementasi Berkas Aplikasi

Tabel 7.3

Implementasi Berkas Aplikasi

Class

Diagram

File

anggaran restitusi\application\controllers\c_anggaran\anggar

an.php

band restitusi\application\controllers\c_band\band.php

golongan restitusi\application\controllers\c_golongan\golongan.php

jenis

pengobatan

restitusi\application\controllers\c_pengobatan\peng

obatan.php

ruangan restitusi\application\controllers\c_ruanga\ruangan.

php

keluarga restitusi\application\controllers\c_keluarga\keluarga.php

karyawa

n

restitusi\application\controllers\c_karyawan\karya

wan.php

restitusi restitusi\application\controllers\c_restitusi\restitusi.php

rumah

sakit

restitusi\application\controllers\c_rumahsakit\ruma

hsakit.php

tarif restitusi\application\controllers\c_tarisf\tarif.php

user restitusi\application\controllers\c_user\user.php

jurnal restitusi\application\controllers\c_jurnal\jurnal.php

3.3 Implementasi Fungsionalitas Aplikasi

Contoh kasus : Pada tanggal 22 Agustus 2013 karyawan dengan NIK 61258

mengajuakan restitusi atas nama anaknya kepada plasa. Status

karyawan adalah aktif dengan golongan I band I, maka pemotongan restitusi adalah 80%. Karyawan membawa kwitansi

hasil rawat inap dengan hasil kwitansi dari rumah sakit rujukan

Yakes Telkom.

Gambar 7.12

Interface Login

Jika proses login berhasil, maka pengguna akan dialihkan ke halaman yang sesuai dengan hak akses yang telah

ditentukan.

Gambar 7.13

Interface Pengajuan Restitusi

Pada form ini diisikan NIK yang mengajukan restitusi dan meng-klik tombol “Lanjutkan Pengajuan”.

Gambar 7.14

Interface detail Karyawan Pengajuan Restitusi

Kemudian pada laman ini melakukan pengisian detail

pengajuan restitusi seperti memilih nama pasien.

Gambar 7.15

Interface Daftar Dengajuan Restitusi

Pada laman ini plasa mengisikan data-data sesuai dengan pengajuannya seperti, jenis pengobatan apa yang di

nikmati, rawat jalan atau rawat inap dan total biaya pengajuannya

serta kwitansi atas jenis pengobatan tersebut.

Gambar 7.16

Interface Notifikasi Pengajuan restitusi

Kemudian pada laman ini muncul pemberitahuan

pengajuan restitusi masuk, notifikasi ini terjadi pada hak akses Yakes.

Gambar 7.17

Interface Detail Restitusi

Laman ini muncul ketika pengguna menekan button “detail”, laman ini berfungsi untuk melihat detai pengajuan dan

meng-approve atau meng-reject pengajuan.

3.4 Pengujuiian Fungsionalitas

Pengujian Fungsionalitas dilakukan dengan metode

black-box.

Tabel 7.4

Scape of Testing

Perangkat Lunak Sistem Informasi Pengelolaan

Restitusi

Deskripsi

Sistem ini menangani dan

mengelola data pengajuan restitusi pada Yakes Telkom

Function

Funct. Ke-1 Funct. Ke-2

Tambah data anggaran Tambah data band

Perangkat Lunak Sistem Informasi Pengelolaan

Restitusi

Funct. Ke-3 Funct. Ke-4

Funct. Ke-5

Funct. Ke-6

Funct. Ke-7

Funct. Ke-8

Funct. Ke-9 Funct. Ke-10

Funct. Ke-11

Tambah data golongan Tambah data jenis ppengobatan

Tambah data ruangan

Tambah data keluarga

Tambah data karyawan

Tambah data restitusi

Tamba data rumah sakit Tambah data tarif

Tambah data user

Aturan

(1) String : a-z, 0-9, special

karakter (2)Number : 0-9

8. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari proyek akhir

ini adalah sistem informasi ini dapat.

a. Mengirimkan data restitusi pengobatan yang dapat

menginformasikan data restitusi antara ADM Support dan Yakes Telkom.

b. Menghitung dana restitusi sesuai dengan band dan golongan

untuk dapat menghasilkan informasi dana restitusi untuk setiap karyawan.

c. Menampilkan output berupa laporan karyawan dalam

pemakaian dana restitusi sesuai dengan kaidah akuntansi,

seperti jurnal umum, buku besar, dan detail pengajuan dana restitusi.

9. Saran

Untuk meningkatkan kinerja dari sistem informasi ini maka disarankan untuk :

a. Sistem informasi ini diharapkan dapat diakses secara online

dengan menambahkan domain dan hosting agar dapat

digunakan dimana saja.

b. Diharapkan kelak dapat dibangun sistem informasi yang

fungsionalitasnya lebih kompleks, sistem yang dapat

mengelola seluruh kegiatan yang dilakukan oleh Yakes

Telkom.

Daftar Pustaka

[1] Arif, R. (2011). Pemograman Web Dinamis Menggunakan

PHP & MySQL. Yogyakarta: Andi.

[2] Bertha, S., & Husni, I. (2008). Dasar Pemograman Web.

Yogyakarta: Andi.

[3] Diana, A., & Setiawati, L. (2011). Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Andi.

[4] Krismaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:

UPP STIM YKPN.

[5] Muljono, D. (2006). Akuntansi Pajak. Yogyakarta: Andi.

[6] Priyati, N. (2013). Pengantar Akuntansi. Jakarta: Indeks.

[7] Puspitawati, l., & Anggadini, s. (2011). Sistem Informasi

Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

[8] Rosa, A., & Shalahuddin, M. (2011). Rekayasa Perangkat

Lunak. Bandung: Modula.

[9] Raharjo, S. (2011). Keamanan Akses ke PostrgreSQL Melalui

PHP (Menggunakan Apache Web Server pada

GNUI/LINUX). Yogyakarta: Andi.

[10] Riyanto. (2011). Membuat Sendiri Aplikasi E-ecommerce

dengan PHP & MySQL Menggunakan CodeIgniter &

JQuery. Yogyakarta: Andi.

[11] Sigit. (2011). App Wed Database dan PHP-MySQL.

Yogyakarta: Andi.

[12] Sommervile. (2004). Software Enginering 9th edition.

Jakarta: Pearson.