program studi administrasi negara departemen ilmu ...

i

SKRIPSI

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI DINAS KESEHATAN

PROVINSI SULAWESI SELATAN

NURUL AMALIA NURHAKIM

E211 13 721

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS HASANUDDIN

2018

ii



ABSTRAK

Nurul Amalia Nurhakim (E21113721), Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, xv + 131 Halaman + 2 image + 2 Tabel + 23 Pustaka (1971-2016)

Tujuan Penelitian ini untuk mendeskripsikan kegiatan pengelolaan arsip

Dinamis di Dinas kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. Tipe penelitian yang

digunakan adalah penelitian kualitatif deskriptif yaitu suatu metode yang

menggambarkan tentang keadaan sebenarnya dari objek yang diteliti. Jenis data

yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Metode pengumpulan

data meliputi observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data

dimulai dari pengumpulan informasi dari berbagai sumber, pemilahan informasi,

penyajian data hingga penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum berjalan dengan baik, hal ini

dikarenakan minim belum adanya tenaga kerja arsiparis, dan tidak tersedianya

sarana dan prasarana yang memadai dalam pengelolaan arsip dinamis sehingga

arsip-arsip yang ada pada di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi selatan tidak di

kelola dengan baik. Adapun upaya yang akan dilakukan di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan dalam meminimalisir pengelolaan arsip yakni dengan

akan mengadakan aplikasi berbasis elekrtonik untuk memudahkan dalam

pengelolaan arsip.

Kata Kunci : Arsip, Pengelolaan Arsip Dinamis

iii



ABSTRACT

Nurul Amalia Nurhakim (E21113721), Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, xv + 131 Halaman + 2 image + 2 Tabel + 23 Pustaka (1971-2016)

The purpose of this research is to describe Dynamic records management

activities at South Sulawesi Provincial Health Office. The type of research used is

descriptive qualitative research is a method that describes the true state of the

object under study. The type of data used is primary data and secondary data.

Methods of data collection include observation, interview and documentation.

Data analysis techniques start from the collection of information from various

sources, sorting information, presenting the data until the conclusion.

The results showed that the management of the archives in the Health

Office of South Sulawesi Province has not run well, this is because there is no

manpower archivist, and unavailability of facilities and infrastructure in the

management of archive so that archives archive in the Provincial Health Office

South Sulawesi is not well managed. The efforts will be made in South Sulawesi

Provincial Health Office in minimizing the management of archives that will be

held based on electronic applications to facilitate the management of the archive.

Keywords: Archive, Dynamic Archive Management

iv



LEMBAR PENYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Nurul Amalia Nurhakim

NIM : E211 13 721

Program Studi : Administrasi Negara, Konsentrasi Manjemen Kearsipan

Menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas

Kesehatan Profinsi Sulawsi Selatan” benar merupakan hasil karya pribadi dan

seluruh sumber yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Makassar, 25 januari 2018

Yang Membuat Pernyataan,

Nurul Amalia Nurhakim

E211 13 721

v



LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI


NIM : E211 13 721

Program Studi : Administrasi Negara, Konsentrasi Manajemen Kearsipan

Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan

Telah diperiksa oleh Pembimbing I dan Pembimbing II, dan dinyatakan telah

sesuai dengan saran tim penguji skripsi, Departemen Ilmu Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.

Makassar, 2 Januari 2018

Menyetujui :

Pembimbing l, Pembimbing ll,

Prof. Dr. Sulaiman Asang, MS. Dr. Badu Achmad, M.Si.

NIP 19610108 198702 1 001 NIP 19621231 198903 1 028

Mengetahui:

Ketua Departemen Ilmu Administrasi,

Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si.

NIP 19680101 199702 2 001

v

vi



LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI


NIM : E211 13 721

Program Studi : Administrasi Negara, Konsentrasi Manajemen Kearsipan

Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan

Telah diperiksa oleh Pembimbing I dan Pembimbing II, dan dinyatakan telah

sesuai dengan saran tim penguji skripsi, Departemen Ilmu Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, pada hari kamis, 25 Januari

2018.

Panitia Penguji Skripsi

Ketua : Prof. Dr. Sulaiman Asang, MS. (…………………………)

Sekretaris : Dr. Badu Achmad, M.Si. (…………………………)

Anggota : 1. Drs. Nurdin Nara, M.Si. (…………………………)

2. Dr. Gita Susanti, M.Si. (…………………………)

3. Adnan Nasution, S.Sos, M.Si. (…………………………)

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuhu

Puji dan syukur Kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat,

karunia, dan hidayah yang diberikan kepada penulis sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan” yang merupakan salah satu syarat dalam

penyelesaian studi pada program studi Administrasi Negara, Departemen Ilmu

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.

Nikmat waktu, pikiran, dan tenaga yang tiada terukur diberikan oleh Allah

SWT sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan sebagaimana mestinya.

Sholawat dan Salam kepada junjungan kita Nabiullah Rasulullah Muhammad

SAW yang menjadi suri teladan kita, penghulu dari semua mahluk yang

senantiasa selalu ikhlas dan sabar dalam menuntun ummatnya kearah yang

lebih baik. Kepada keluarga, para sahabat dan segenap umat yang tetap

istiqamah di atas ajaran Islam hingga akhir zaman.

Banyak kekurangan dan hambatan yang dihadapi oleh penulis selama

menyusun skripsi ini. Penulis hanyalah seorang manusia biasa yang punya

banyak keterbatasan sehingga dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kata

sempurna. Namun dengan bantuan dari berbagai pihak akhirnya skripsi ini dapat

terselesaikan dengan sebagaimana mestinya. Dan pada kesempatan ini dengan

segala kerendahan hati, penulis juga menyampaikan terima kasih yang sebesar-

besarnya dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :

viii

1. Ibu Prof. Dr. Dwia Aries Tina Pulubuhu, M.A selaku Rektor Universitas

Hasanuddin dan para wakil Rektor Universitas Hasanuddin beserta

jajarannya.

2. Bapak Prof. Dr. Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik beserta jajarannya.

3. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si dan Bapak Drs. Nelman Edy, M.Si selaku Ketua

dan Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi, FISIP Universitas Hasanuddin.

4. Bapak Dr. Badu Achmad, M.Si selaku Penasehat Akademik dan sekaligus

menjadi pembimbing yang telah memberikan dukungan, masukan, motivasi

dan meluangkan waktu dalam membimbing penulis dalam menyelesaian

skripsi ini.

5. Bapak Prof. Dr. Sulaiman Asang, MS. selaku pembimbing yang telah

memberikan dukungan, masukan, motivasi dan meluangkan waktu dalam

membimbing penulis dalam menyelesaian skripsi ini.

6. Bapak Drs. Nurdin Nara, M.Si, Dr. Gita Susanti, M.Si, dan Adnan Nasution,

S.Sos, M.Si, selaku penguji yang telah memberikan saran, dukungan dan

motivasi dalam penyusunan skripsi ini.

7. Seluruh dosen dilingkungan Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas

Hasanuddin atas bimbingan, didikan, arahan, dan motivasi yang diberikan

selama perkuliahan dan staf (Kak Aci, Pak Lili, Pak Andi Revi, Ibu Ros, ibu

Ina dan ibu Anni) yang telah banyak membantu penulis selama menuntut

ilmu di Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin.

8. Seluruh dosen dan staf dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Sulawesi Selatan atas bimbingannya selama ini.

ix

9. Seluruh pihak Arsip Nasional Republik Indonesia yang telah mendukung dan

mengijinkan kami belajar memperoleh ilmu kearsipan selama kami berada di

Arsip Nasional Republik Indonesia.

10. Seluruh Pegawai dan Staf Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang

telah meluangkan waktunya dan banyak membantu dalam proses penelitian.

11. Untuk saudaraku Ria, Sri, Dian, Tini, Ilha dan Time yang selalu menemani

dan memberikan semangat, motivasi serta doanya. Terima kasih untuk kalian

semoga allah senantiasa memberikan kebahagiaan.

12. Teman-teman seperjuangan penulis Alam, Gina, Linda, Gita, Wiwi, Wana dan

semua teman-teman seangkatan Manajemen Kearsipan 2013 dan juga

senior Manajemen Kearsipan 2012 yang senantiasa membantu dan

memberikan motivasi dalam menyelesaikan skripsi ini.

13. Teman-teman Karate-do Gojukai Fisip Unhas, Kerukunan Keluarga

Mahasiswa Dedekan (KKMD), dan Himpunan Pelajar Mahasiswa

Massenrempulu (HPMM), Terima kasih atas doa dan semangat yang kalian

berikan kepada penulis.

14. Teman KKN Gel. 96 Kec. Duampanua Kab. Pinrang, terima kasih atas

kebersamaannya.

15. Teman-teman Aliansi Edha, Alya, Wiwin, Tami, Biba, Fira, Toban, Akbar, Kak

Eko, Kak Fikar, Widy, Sahnur dan Sabry yang telah berbagi suka dan duka

serta menjadi keluarga baru bagi penulis. Terima kasih atas semangat dan

doa yang kalian berikan kepada penulis, semoga kesuksesan dan

kebahagiaan selalu diberikan allah kepada kalian.

x

16. Untuk kedua orang tua saya, ayahanda dan ibunda tercinta, kakak dan adik

beserta keluarga besar penulis terima kasih atas motivasi dan dukungannya

selama ini yang tiada terkira.

17. Dan untuk semua pihak yang sangat mendukung dan membantu penulis

dalam menyelesaikan skripsi ini, semoga bantuan bernilai pahala disisi Allah

SWT. Aamiin...

Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua,

aamiin...

Makassar, 25 Januari 2018

Penulis

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ................................................................................. i

ABSTRAK ................................................................................................... ii

ABSTRACT ................................................................................................. iii

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ....................................................... iv

LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI ........................................................ v

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ......................................................... vi

KATA PENGENTAR ................................................................................. vii

DAFTAR ISI ............................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xiv

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xv

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang .................................................................................... 1

I.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 7

I.3 Tujuan Penelitian ................................................................................ 7

I.4 Manfaat Penelitian .............................................................................. 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1 Landasan Teori ................................................................................. 8

II.1.1 Efektifitas ................................................................................ 8

II.1.1.1 Pengertian Efektifitas ................................................. 8

II.1.1.2 Kriteria Efektifitas ......................................................... 9

II.1.2 Pengertian Manajemen .................................................................... 12

II.1.3 Pengertian Arsip ............................................................................. 13

II.1.4 Arsip Dinamis ............................................................................. 15

II.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis .............................................................. 16

xii

II.1.5.1 Penciptaan Arsip ........................................................ 23

II.1.5.2 Penggunaan Arsip ...................................................... 28

II.1.5.3 Pemeliharaan Arsip ..................................................... 31

II.1.5.4 Penyusutan Arsip ....................................................... 33

II.2 Kerangka Pikir................................................................................... 40

BAB III METODE PENELITIAN

III.1 Pendekatan Penelitian ....................................................................... 42

III.2 Lokasi Penelitian ............................................................................. 42

III.3 Tipe dan Dasar Penelitian ................................................................. 42

III.4 Informan Penelitian ............................................................................ 43

III.5 Jenis dan Sumber Data.................................................................. 43

III.6 Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 43

III.7 Fokus Penelitian ............................................................................. 44

III.8 Teknik Analisa Data ........................................................................... 45

BAB IV GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

IV.1 Sejarah Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan...................... 47

IV.2 Visi dan Misi Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan............... 48

IV.3 Tugas Pokok dan Fungsi ................................................................... 49

BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

V.1 Penciptaan Arsip ............................................................................. 110

V.2 Penggunaan Arsip ............................................................................. 114

V.3 Pemeliharaan Arsip ........................................................................... 119

V.4 Penyusutan Arsip ............................................................................. 124

BAB VI PENUTUP

VI.1 Kesimpulan....................................................................................... . 128

VI.2 Saran................................. .................................................................. 129

xiii

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 130

LAMPIRAN ................................................................................................ 132

xiv

DAFTAR GAMBAR

Foto wawancara .......................................................................................... 133

xv

DAFTAR TABEL

Kerangka Fikir ............................................................................................. 40

Gambaran Efektifitas.................................................................................... 127

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip mempunyai peran yang sangat penting dalam kehidupan manusia.

Bahkan manusia sejak lahir hingga mati tak bisa lepasdari arsip sebagai catatan

dan dokumentasi suatu peristiwa yang terjadi dan pernah dialami. Arsip sebagai

salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk

menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi.

Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan

terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin

kompleksnya fungsi dan organisasi. Arsip cenderung diabaikan oleh

pengelolanya, karena dipandang tidak perlu disimpan didalam suatu sistem.

Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan

pelaksanaan tugas ataupun pengembilan keputusan, jadi sulit atau memerlukan

waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagai salah satu

sumber informasi membutuhkan suatu pengelolaan yang tepat sehigga dapat

menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi (Ahmad

saransi, 2014:40).

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.

Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat

memberikan pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam

pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap

kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip

dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu

suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem

2

kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai

tujuannya.

Arsip memiliki fungsi yang cukup penting sebagai sumber informasi bagi

organisasi khususnya organisasi pemerintah, disamping itu arsip juga merupakan

sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Karena fungsinya

yang cukup penting bagi suatu organisasi, maka arsip harus dikelolah secara

baik dan benar dengan system yang baik dan benar pula agar informasi yang

terkandung didalamnya tetap terjaga keasliannya seperti yang terkandung dalam

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab 1 pasal 3 di jelaskan bahwa Kearsipan

bertujuan untuk Menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional

tentang perencanaan, pelaksanaan dan peyelenggaraan kehidupan kebangsaan

serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan

Pemerintahan.

Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan

ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk

membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.

Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti yang dikemukaan di

atas maka untuk melaksanakan tugas pemerintah dan tugas pembangunan

dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan

secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat

guna (Basir Bartos, 2007:3)

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang

dimilik oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan

3

mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang

bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi

yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi,

mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisien kerja.

Maksud dari arsip dikatakan merupakan sumber ingatan bagi suatu

organisasi, adalah karena arsip menampung beranaka ragam bahan informasi

yang berguna. Bahan informasi yang penting harus diingat, dan bila diperlukan

harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat, dalam ragka membantu

memperlancar pengambilan keputusan (Sedarmayanti, 2015:38).

Administrasi kearsipan memegang peranan penting dalam suatu

organisasi, manajemen dan administrasi, arsip merupakan suatu ingatan dalam

setip kegiatan, tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen

catatan yang begitu kompleks. Oleh sebab itu, pengelolaan kearsipan selalu

dikaitkan dengan surat, wakat, record, dan dokumen lainya. Demi kelancaran

administrasi baik di perusahaan, swasta yang besar atau yang kecil diperlukan

administrasi arsip yang menyeluruh dan teratur. Kearsipan yang teratur adalah

sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintah

dan swasta dalam melancarkan kegiatan.

Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip kantor berupa dilakukannya

pengelolaan yang baik, sehingga dengan sistem pengelolaan yang baik sistem

tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan

informasi. Dengan demikian, dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem

penganan arsip atau pengelolaan arsip yang baik dan benar agar arsip kantor

dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan (Agus Sugiarto & Teguh

Wahyono; 2015:11).

4

Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting di dalam administrasi,

tetapi ironisnya masih banyak kantor (pemerintah atau swasta) yang tidak

melaksanakan pengelolaan arsip dengan sebaik-baiknya. Masih banyak dijumpai

arsip-arsip yang hanya ditumpuk didalam gudang, sehingga arsip mudah dan

cepat rusak, serta sulit untuk ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

diperlukan.

Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak

melakukan pengelolaan arsip sebagaimana mestinya antara lain karena kurang

adanya kesadaran para pegawai khususnya pimpinan kantor sendiri, akan

pentingnya arsip di dalam administrasi. Kemungkinan yang lain adalah tidak

tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan (Ig

Wursanto,1991:5)

Pengelolaan arsip dalam manajemen akses informasi yang tepat

sekaligus menjadi wujud dalam pengembangan budaya keterbukaan informasi

yang diamanatkan melalui Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang ini mengikat badan-badan publik

untuk menyediakan layanan informasi mengenai aktivitas kelembagaannya

secara transparan dan akuntabel bagi masyarakat. Dalam kewajiban sekaligus

kewenangan ini tentunya merupakan hasil yang mendalam mengingat

pentingnya arsip-arsip bernilai guna tinggi khususnya di bidang dalam Unit Kerja

yang harus dilestarikan untuk dimanfaatkan secara lebih luas.

Efektivitas adalah kemampuan suatu organisasi didalam mencapai

sasaran-sasaran atau hasil akhir yang telah ditetapkan secara tepat (Siagan,

1998). Dengan adanya efektivitas pengelolaan arsip, maka suatu organisasi

mempunyai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi yang akan melancarkan

5

kehidupan dan perkembangan organisasi. Semua prosedur bertujuan agar

kegiatan kearsipan berjalan sebagaimana mestinya, karena prosedur bertujuan

agar kegiatan kearsipan berjalan sebagaimana mestinya, karena prosedur yang

baik selain berjalan secara teratur juga harus efektif. Pengelolaan arsip yang

efektif akan menjamin terlaksananya program kegiatan yang telah ditentukan.

Arsip dinamis begitu penting dalam setiap aktifitas yang dilakukan

manusia, terlebih pada orang-orang yang berkecimpung dalam keorganisasian.

Pengelolaan arsip dinamis terdiri atas beberapa fase yaitu penciptaan,

penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Arsip dinamis merupakan

sebuah repretensi sebuah sejarah dan kehadirannya menjadi urgenitas bagi

lembaga, instansi, atau organisasi yang bersangkutan . Maka dari itu semua

organisasi dituntut agar dapat melakukan pengelolaan arsip yang baik agar dapat

memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Keberadaan arsip

dalam organisasi menjadi salah satu factor yang sangat berperan penting dan

juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas organisasi khususnya

dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan

langsung kepada masyarakat luas (Ahmad Saransi, 2014:34).

Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan merupakan salah satu dinas

pemerintahan yang melayani kepentingan umum yang tidak akan lepas dari

kegiatan kearsipan. Setiap harinya menangani Arsip Dinamis seperti surat

masuk, surat keluar dan surat lainnya membuat tempat tersebut memiliki

berbagai macam arsip. Keberhasilan dalam pengelolaan arsip ditentukan oleh

banyak hal. Faktor-faktor kearsipan seperti sistem penyimpanan, pegawai

kearsipan, peralatan kearsipan, dan tentunya dengan lingkungan kerja.

6

Pengelolaan arsip yang dilakukan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

sangat berpengaruh terhadap berhasil tidaknya dalam penemuan kembali arsip.

Observasi yang dilakukan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

menunjukkan bahwa dalam melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis tersebut

masih belum sepenuhnya melaksanakan pengelolaan arsip secara maksimal

karena disebabkan oleh beberapa faktor. Faktor-faktor itu antara lain

keterbatasan biaya untuk pengadaan fasilitas pengelolaan arsip. Arsip Dinamis

masih dalam keadaan kurang tertata karena kurangnya peralatan/fasilitas untuk

pengelolaan arsip. Kurang tenaga arsiparis yang menangani arsip juga

menghambat pengelolaan arsip.

Arsip Dinamis yang ada di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

semakin hari semakin bertambah volumenya, arsip tersebut merupakan bukti

pertanggung jawaban kegiatan oleh karena itu perlu diadakan pengelolaan

secara baik dan benar, sehingga tidak terjadi penumpukan arsip yang dapat

menghambat kegiatan administrasi dan tugas para pegawai. Arsip mempunyai

nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain media informasi juga

merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi manapun untuk kegiatannya

sehari-hari yang melandasi pengambilan tindakan, melakukan kegiatan sehari-

hari, dan memori organisasi. Selain itu juga merupakan bahan bukti peradilan

yang sah, dan penyelenggaraan administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola

dengan baik pentingnya arsip.

Berdasarkan uraian tentang masalah-masalah Pengelolaan Arsip Dinamis

diatas, mendorong penulis untuk melakukan penelitian terhadap Pengelolaan

7

Arsip Dinamis dengan mengangkat judul “Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan”.

1.2 Rumusan Masalah

Kurangnya perhatian terhadap pengelolaan arsip, dengan belum atau

kurang dipahaminya tentang pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip

sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di

bidang kearsipan dipandang rendah.

Selain arsip yang menumpuk di dalam tempat penyimpanan arsip yang

ada di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan juga sering rusak karena

dimakan oleh rayap. Hai ini disebabkan karena pemeliharaan arsip yang kurang

baik. Maka rumusan masalah yang akan dibahas berdasarkan latar belakang di

atas adalah Bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk

Mengetahui Bagaimana Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini bisa menambah ilmu pengetahuan, wawasan dan

pengalaman penelitian khususnya di bidang kearsipan.

2. Bagi Instansi Terkait

Memberikan informasi sebagai masukan untuk lebih meningkatkan dan

memperhatikan tentang pengelolaan arsip.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Il.1 LANDASAN TEORI

ll.1.1 Efektivitas

ll.1.1.1 Pengertian Efektivitas

Efektivitas merupakan salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh

sebuah organisasi. Untuk memperoleh teori efektivitas peneliti dapat

menggunakan konsep-konsep dalam teori manajemen dan organisasi khususnya

yang berkaitan dengan teori efektivitas. Menurut Kamus Besar Bahasa

Indonesia, kata efektif mempunyai arti efek, pengaruh, akibat atau dapat

membawa hasil. Jadi, efektivitas adalah keaktifan, daya guna, adanya

kesesuaian dalam suatu kegiatan orang yang melaksanakan tugas dengan

sasaran yang dituju. Efektivitas pada dasarnya menunjukkan pada taraf

tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien,

meskipun sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektivitas

menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada

bagaiman cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara

input dan outputnya menurut Siagaan (2001) dalam artikel Muksan (2007).

Menurut Sondang (2008), efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya,

sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan

sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang

dijalankannya. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya

sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran,

berarti makin tinggi efektivitasnya

http://literaturbook.blogspot.com/2014/12/pengertian-efektivitas-dan-landasan.html

9

Abdurahmat (2008), efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya,

sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan

sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya.

Dapat disimpulkan bahwa efektivitas berkaitan dengan terlaksananya semua

tugas pokok, tercapainya tujuan, ketepatan waktu, dan partisipasi aktif dari

anggota serta merupakan keterkaitan antara tujuan dan hasil yang dinyatakan,

dan menunjukan derajat kesesuaian antara tujuan yang dinyatakan dengan hasil

yang dicapai.

Sementara itu, Sharma (2005:64) dalam jurnal Muksan (2007) ukuran

efektivitas organisasi yang menyangkut faktor internal organisasi dan faktor

eksternal organisasi antara lain:

1. Produktivitas organisasi atau output;

2. Efektivitas organisasi dalam bentuk keberhasilannya menyesuaikan diri

dengan perubahan-perubahan di dalam dan di luar organisasi;

3. Tidak adanya ketegangan di dalam organisasi atau hambatan-hambatan

konflik diantara bagian-bagian organisasi.

ll.1.1.2 Kriteria Efektivitas

Sebagaimana kita telah sebutkan diatas bahwa salah satu kriteria dari

administrasi sebagai suatu ilmu pengetahuan adalah efektivitas yang sebenarnya

tidak dapat dipisahkan dengan kriteria lainnya, yaitu rasionalitas dan efisiensi.

Ketiga kriteria ini merupakan suatu kesatuan yang saling melengkapi dalam

rangka keberhasilan dari segi pemerintahan maupun dalam dunia bisnis

(Makmur, 2011:7). Dari segi kriteria efektivitas, unsur unsurnya antara lain:

1. Ketepatan penentuan waktu. Sebagaimana kita maklumi bahwa waktu

adalah sesuatu yang dapat menentukan keberhasilan sesuatu kegiatan

10

yang dilakukan dalam sebuah organisasi. Demikian pula hanya akan

sangat berakibat terhadap kegagalan suatu aktivitas organisasi,

penggunaan waktu yang tetap akanmenciptakan efektivitas pencapaian

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Janganlah kita menyia-nyiakan

waktu krena apabila kita tidak menggunakan dengan cepat berarti kita akan

mengalami kerugian karena waktu yang berlalu itu tidak akan kembali dan

pergi selamanya.

2. Ketetapan perhitungan biaya. Setiap pelaksanaan suatu kegiatan baik yang

melekat pada individu, kegiatan yang melekat kepada organisasi maupun

kegiatan yang melekat kepad negara yang bersangkutan. Ketetapan dalam

pemenfaatan biaya terhadap sesuatu kegiatan itu dapat diselesaikan.

Demikian pula sebaliknya tidak mengalami kelebihan pembiayaan sampai

kegiatan tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan hasilnya

memuaskan semua pihak yang terlibat pada kegiatan tersebut. Ketetapan

dalam menetapkan suatu satuan biaya merupakan bagian dari efektivitas.

3. Ketetapan dalam pengukuran. Kita telah menyadari bahwa setiap kegiatan

yang dilakukan senantiasa mempunyai ukuran keberhasilan tertentu.

Ketetapan ukuran yang digunakan dalam melaksanakan suatu kegiatan

atau tugas yang dipercayakan kepada kita adalah merupakan bagian dari

keefektivitasan. Hampir semua kegiatan dimana dalam pelaksanaannya

tidak sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan

ketepatan ukuran sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya

sebenarnya merupakan gambaran dari pada efektivitas kegiatan yang

menjadi tanggungjawab setiap manusia dalam sebuah organisasi.

11

4. Ketetapan dalam menentukan pilihan. Kesalahan dalam memilih suatu

pekerjaan, metode, benda, sahabat, pasangan dan lain sebagainya berarti

tindakan yang dilakukan itu gambaran ketidakefektivan serta kemungkinan

menciptakan penyesalan dikemudian hari. Sebaliknya bahwa ketepatan

memilih suatu kebutuhan atau keinginan akan memberikan kebahagiaan

bagi manusia yang bersangkutan dalam perjalanan kehidupannya.

5. Ketepatan berfikir. Memang kita tidak dapat menyangkal tentang pemikiran

Descartes yang mengungkapkan aku ada karena aku berfikir.

Dengandemikian bahwa kelebihan manusia yang satu dengan manusia

lainnya sangat beruntung ketepatan berfiirnya,karena ketepatan berfikir

dari segi aspek kehidupan baik yang berkaitan dengan dirinya sendiri

maupun pada alam semesta yang senantiasa memberikan pengaruh yang

sifatnya positif maupun negatif.

6. Ketepatan dalam melakukan perintah. Keberhasilan aktivitas suatu

organisasi sangat banyak dipengaruhi oleh kemampuan memberikan

perintah yang jelas dan mudah dipahami oleh bawahan. Jika perintah yang

diberikan kepada bawahan yang tidak dapat dimengerti atau dipahami,

maka pelaksanaan perintah tersebut dapat dipastikan akan mengalami

kesulitan dan bahkan kegagalan dalam pelaksanaannya serta akhirnya

akan merugikan organisasi yang bersangkutan.

7. Ketepatan dalam menentukan tujuan. Organisasi apapun yang bentuknya

akan selalu berusaha untuk mencapai tujuan yang telah mereka sepakati

sebelumnya dan biasanya senantias dituangkan dalam sebuah dokumen

secara tertulis yang sifatnya lebih stratejik, sehingga menjadi pedoman

atau sebagai rujukan dari pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi yang

12

dimiliki oleh masyarakat tertentu. Tujuan yang ditetapkan secara tepat akan

sangat menunjang efektivitas pelaksanaan kegiatan terutama yang

beriorentasi kepada jangka panjang.

8. Ketepatan sasaran. Sejalan dengan apa yang kita sebutkan diatas, bahwa

tujuan lebih beriorentasi kepada jangka panjang dan sifatnya stratejik,

sedangkan sasaran lebih berorientasi kepada jangka pendek dan lebih

bersifat operasional, penentuan sasaran yang tepat baik yang ditetapkan

secara individu maupun sasaran yang ditetapkan baik yang ditetapkan

secara individu maupun sasaran yang ditetapkan organisasi sesungguhnya

sangat menentukan keberhasilan aktivitas ornanisasi.

ll.1.2 Pengertian Manajemen

Secara etimologi, manajemen berasal dari kata manus (tangan) dan

agree (melakukan), yang setelah digabung menjadi kata manage ( bahasa

Inggris ) berarti mengurus atau managiere (bahasa latin) yang berarti melatih.

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur.

Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-

fungsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk

mewujudkan tujuan yang diinginkan. (Hasibuan;2009) Menurut Millet dalam

(siswanto, 2005;48) manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian

fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk

mencapai tujuan. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para angota organisasi dan

penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi

yang telah ditetapkan.

13

Dari pengertian diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa

manajemen adalah suatu proses pemanfaatan sumber daya yang meluli

tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan.

ll.1.3 Pengertian Arsip

Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang artinya

tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah bahasa

Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat , pada pokoknya dapat

diberikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar

ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek

(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang unttuk (Basir Barthos,

2007:1).

Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja,

tetapi dapat berarti naskah, buku, foto film, mikro film, rekaman suara, gambar

peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk

dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaanya, dan

yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari

tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya

atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Sedarmayanti;

2015:32).

Menurut Zulkifli Amsyah (1998), mengartikan arsip sebagai : Setiap

catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk, huruf,

angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan

komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu atau formulir), kertas

14

film (slide, mikro film), meda komputer (pita tape, piringan rekaman, disket)

kertas fotokopi ( jurnal Alesia; 2015).

Menurut NARA (National Archives and Records Administration), arsip

adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau materi

dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristiknya, dibuat

atau diterima oleh agensi Amerika Serikat dibawah hukum federal atau

hubungannya dengan transaksi kepentingan publik dan dipreservasi oleh agensi

tersebut sebagai bukti organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur,

operasi, atau aktivitas lain pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di

dalamnya

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip

adalah kumpulan warkat baik gambar ataupun tulisan yang disimpan secara

sistematis dan apabila suatu saat diperlukan dapat ditemukan secara cepat tepat

dan lengkap yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dan sumber

dokumentasi.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

dijelaskan bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara”.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi

pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu

untuk dapat mengejikan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap,

15

haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan

arsip. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan

berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus,

sehingga keberadaan arsip dikantor benar-benar menujukan peran yang sesuai

dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personal

dalam organisasi (Agus Sugiarto & Teguh wahyono: 2015:11)

ll.1.4 Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka tertentu karena masih

memiliki nilai guna primer (UU No. 43 tahun 2009).

Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan

bahwa arsip dinamis dikatakan sebagai arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Dengan kata lain, arsip dinamis adalah

milik organisasi pemerintah dan/atau swasta yang masih dipergunakan dalam

rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan organisasi tersebut (Sambas Ali

Muhidin & Hendri Winata; 2016:33).

Undang-Undang Nomor 7 tahun 1991 tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan memberikan rumusan sebagai berikut: Arsip dinamis adalah

arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Rumusan tersebut

memberikan suatu pengertian bahwa arsip dinamis adalah arsip yang senantiasa

masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Arsip merupakan sesuatu

16

yang hidup, tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan

masyarakat maupun tata pemerintahan (Ig. Wursanto; 1991:101).

Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan

bahwa Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi atas :

Arsip Aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan

dari suatu organisasi.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

dan tidak digunakan terus menerus atau hanya sibagai referensi saja.

Menurut Yayan Daryan (2015), arsip dinamis adalah arsip yang memiliki

ciri-ciri sebagai berikut (Sambas Ali Muhidin & Hendri Winata; 2016:34) :

1. Masih aktual dan berlaku secara langsung serta diperlakukan dan

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2. Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

3. Pada dasarnya bersifat tertutup sehingga pengelolaan dan perlakuannya

harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

ll.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif dan sistematis meliputi (Ahmad Saransi; 2014:63):

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. pemeliharaan

4. Penyusutan arsip

Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah,

swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakansecara

17

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnyaarsip dinamis

perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar arsip dinamis, yaitu:

1. Sebagai bukti (evidence).

2. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi untuk

fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.

3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan

retensi arsip.

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan BAB lV Pasal 40 disebutkan bahwa:

1. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan

arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas

kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi

persyaratan:

Andal

Sistematis

Utuh

Menyeluruh

Sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria

2. Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam pasal 9 ayat 2

meliputi:

Pencipta arsip

Penggunaan dan pemeliharaan

Penyusutan

18

3. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah,

perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam

suatu sistem kearsipan nasional

4. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien

pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi

arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

5. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip

dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan

keselamatan arsip yang dikelolanya

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan asrip. Pengelolaan arsip dinamis merupakan

kegiatan mengolah dan menata informasi dan fisik arsip melalui proses

identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema

pengaturan arsip, pemberkasan / pengelompokkan arsip dan pembuatan jalan

masuk, sehingga arsip mudah ditemukan. (Ahmad Saransi ; 2014:8).

Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin

ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas

kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan:

sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria.

Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.

Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan

melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan

penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga

mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila

19

kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi

lancar.

Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh

setiap kantor, antara lain adalah (Serdamayanti, 2015:47) :

1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau

kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan

berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan

ahirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.

2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan

dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab

mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan,

bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi pegawai yang

berpendidikan rendah. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang

terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi

perkembangan dalam pengarsipan dokumen aset.

3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat

dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.

4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara

baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas

melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan

yang jelas.

5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara

peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai

meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.

20

6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oelh pihak lainnya yang

membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadanng-

kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga

membutuhkan arsip termaksud.

7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat

bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum

sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum/kurang terampil.

8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan

arsip di unit operasional, maupun dikantor secara menyeluruh,

mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat

tertampung lagi.

9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari

pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat

berfungsi sebagaimana mestinya). Hal tersebut disebabkan karena para

pejabat dan pelaksana tidak mempedulikan fungsi unit pengawas

termaksud.

Adapun beberapa upaya untuk menanggulangi masalah pengelolaan

kearsipan yang dihadapi, antara lain adalah (Serdamayanti, 2015:49) :

1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantor/ organisasi untuk

memberikan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya

bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan

secara terus-menerus dan berkesinambungan. Hal tersebut merupakan

salah satu faktor yang akan menjamin dan menunjang berhasilnya usaha

perbaikan dan penyempurnaan dibidang kearsipan.

21

2. Dalam rangka menambah kecakapan/keterampilan pegawai kearsipan,

maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi

segala aspek kearsipan bagi parapejabat dan pelaksana secara terarah,

agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat

kualifikasi tertentu.

3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat

penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip

cepat meningkat. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentangadanya anggaran

belanja yang jelas khususnya untuk pengelolaan arsip, agar dapat

memungkinkan pelaksanaan pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya.

4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman Tata kerja Kearsipan di suatu

kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan

pekerjaan bagi para petugas pelaksana. Hal tersebut akan menimbulkan

atau menambah gairah kerja dari pejabat pelaksana dalam rangka

memperlancar pekerjaan.

5. Perlu dibakukan atau dibudayakan pedoman tentang tata cara peminjaman

arsip ditiap kantor. Hal tersebut erat kaitannya dengan disiplin kerja yang

merupakan suatu sikap yang perlu dipelihara dan dibina secara terus

menerus.meskipun para pejabat pelaksana telah memiliki pengetahuan

yang cukup untuk bekal melaksanakan tugasnya, akan tetapi bila tidak

ditunjang dengan adanya disiplin untuk melaksanakan ketentuan yang

sudah ditetapkan, maka akibatnyapun akan sia-sia belaka.

6. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi

antar unit dalam suatu kantor. Hal tersebut turut mempengaruhi faktor

22

disiplin, mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari

faktor hubungan kerja dengan unit-unit atau pihak lainnya.

7. Sehubungan dengan sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan

tepat bila diperlukan oleh pihak lain, maka salah satu usaha

penanggulannya adalah perlu diteliti kembali kelemahan sistem penataan

arsip yang digunakan atau prosedur lainnya, untuk kemudian diadakan

perubahan atau penyempurnaan sesuai kebutuhan. Atau mungkin sudah

waktunya untuk melakukan penyederhanaan tata kerja

8. Perlu adanya pemikiran untuk merencanakan pengadaan penyusutan, baik

diunit operasional, maupun dipusat arsip organisasi, supaya dapat lebih

melonggarkan tempat penyimpanan dan akhirnya akan memudahkan

pencarian arsip yang masih aktif.

9. Perlu adanya pengawasan atau unit pengawas dalam rangka

pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik-

baiknya.

Tujuan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu kantor adalah untuk

menciptakan efisiensi kerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan dan penemuan

kembali informasi untuk menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan

operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan, dan kegiatan organisasi.

Termasuk didalam suatu upaya untuk menjamin terpeliharanya legalitas,

propesionalisme, dan pertanggungjawaban organisasi (Sambas Ali Muhidin &

Hendri Winata; 2016:33).

23

ll.1.5.1 Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik

melalui kegiatan merekam informasi dalam media rekam tertentu untuk

dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi

maupun kegiatan yang berhubungan dengan peraturan arsip yang berasal dari

pihak luar. Dengan demikian, penciptaan arsip terjadi atas dasar pembuatan

arsip dan penerimaan arsip yang berasal dari luar organisasi (Sambas Ali

Muhidin & Hendri Winata; 2016:35).

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar,dan rekaman

merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat

surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka

penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat

diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi.

Salah satu arsip yang banyak tercipta di instansi pemerintahan adalah

naskah dinas, penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan

draf/konsep, pengetikan penandatanganan, penomoran sampai naskah tersebut

digunakan. Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas

(Ahmad saransi, 2014:68):

1. Pemilihan jenis kertas dan tinta

2. Bentuk naskah dinas dilihat dari pembagian kewenangan masalah naskah

dinas.

3. Penentuan sifat

4. Penggunaan kop surat

24

5. Tata cara pengetikan

6. Penulisan nomenklatur

7. Penggunaan a,n dan u.b

8. Pembubuhan paraf

9. Penomoran naskah dinas

10. Pengisian tembusan

11. Penyampulan surat/naskah dinas

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip

adalah :

1. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin

rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga

menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya

2. Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam

berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik

dan/atau media lain

3. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas

organisasi

4. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks

arsip

Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat

dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus

memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu :

baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media

meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan

25

dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen

struktur, isi dan konteks arsip.

Penciptaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar untuk

menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa yang terjadi dalam organisasi

sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik ,utuh, dan

terpercaya tersebut, maka penciptaan arsip harus memenuhi komponen arsip

yaitu: struktur, isi, dan konteks. Kegiatan registrasi dalam pembuatan arsip harus

didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah dan unit

kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan dan

penerimaan arsip. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya

berdasarkan tata naskah dinas. Unit pengolah bertanggungjawab terhadap

autentisitas arsip yang diciptakan (Ahmad Saransi; 2014:67).

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan BAB lV Pasal 41 dijelaskan bahwa:

1. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 ayat 2 huruf a

dilaksanakan dengan baik dan benar untuk mejamin rekaman kegiatan

peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang

autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

2. Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilaksanakan

berdasarkan analisis dan tugas organisasi.

3. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks

arsip.

26

4. Untuk memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat 1, ayat 2,

dan ayat 3, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses

pembuatan dan penerimaan arsip secara manual.

Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan

mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan

(perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen

baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan

dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan

rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan

pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada

buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan

lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan

penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar

pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan

menggunakan komputer.

Menurut Yayan Daryan (2015), tanggung jawab pencipta arsip, meliputi

(Sambas Ali Muhidin & Hendri Winata; 2016:21) :

1. Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya

berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009;

2. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;

3. Membentuk unit kearsipan;

4. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip

dinamis;

27

5. Secara khusus melakukan perlindungan dan penyelamatan serta

memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan

dengan kependudukan, kewilayaan, kepulauan, pembatasan, perjanjian

internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis;

6. Melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip apabila terjadi

bencana, serta berkoordinasi dengan ANRI;

7. Membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta

klasifikasi keamanan dan akses arsip;

8. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang

dikelolanya;

9. Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan

arsip;

10. Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak;

11. Membuat daftar arsip dinamis, yaitu arsip terjaga dan arsip umum;

12. Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis terjaga;

13. Menjaga kerahasiaan arsip tertutup;

14. Menentukan prosedur layanan berdasarkan standar;

15. Melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA

16. Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang benar;

17. Menyerahkan arsip statis kepada ANRI atau lembaga kearsipan daerah;

18. Menjamin autentisitas, rehabilitas, dan keutuhan arsip statis yang

diserahkan kepada lembaga kearsipan;

19. Melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh pihak lembaga

yang diberi pekerjaan dengan anggaran negara.

28

ll.1.5.2 Penggunaan Arsip

Penggunaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau pemanfaatan

arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga keautentikan,

keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip (Sambas Ali Muhidin & Hendri

Winata; 2016:35).

Dalam Undang-Undang 43 tahun 2009 Bab lV pasal 42 disebutkan

bahwa:

1. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan

pengguna arsip yang berhak.

2. Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi

negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis

berdasarkan 2 kategori yaitu arsip terjaga, dan arsip umum.

3. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pasal pada ayat 2 wajib menjaga

keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam

kategori arsip terjaga.

4. Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara membuat daftar arsip dinamis,

dan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis

sebagaimana dimaksud pada ayat 2 dan ayat 3 diatur dalam peraturan

kepala ANRI.

Penggunaan arsip merupakan proses menggunakan, pemaikaian arsip

untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah

disimpan pada suatu organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh

atasan dan pegawai dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi.

Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan diketemukan dengan cepat, sehingga

dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penememuan kembali arsip.

29

Berikut ini penjelasan mengenai cara peminjaman arsip dan proses penemuan

kembali arsip:

1) Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip ada prosesnya dan sebaiknya diatur sehingga

arsip tidak tercecer atau hilang dari tempat penyimpanan. Menurut Zulkifli

Amsyah (1995: 202), yang dimaksud dengan “peminjaman adalah

keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasannya sendiri, teman

se unit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit lain dalam organisasi”.

Pencarian arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang

kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena

akan dipergunakan dalam poses penyelenggaraan administrasi. Arsip yang

diperlukan harus diberitahukan oleh yang memerlukan dengan

menggunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam tersebut

dicantumkan keterangan-keterangan yang menyebutkan tentang:

Nama atau subyek

Perihal

Isi surat

Asal surat

Tanggal surat

Nomor surat dan ciri-ciri lain yang dianggap perlu

Dalam peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang

berlaku dimasing-masing instansi atau dengan cara dicatat ke dalam buku

daftar peminjaman arsip dan disertakan kartu pinjam agar dapat diketahui

siapa yang mempergunakan, kapan waktu peminjaman, berapa lama

peminjamannya, dan kapan arsip tersebut akan dikembalikan oleh pihak

30

yang memimjam. Hal ini dilakukan supaya arsip tersebut tidak hilang dan

arsip dapat dikembalikan tepat waktu (Ig wursanto; 1991:187).

2. Penemuan kembali arsip

Proses peminjaman arsip dibutuhkan waktu untuk menemukan

arsip yang diinginkan. Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara

bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan

dalam waktu yang cepat dan tepat. Penemuan kembali dokumen atau arsip

bukan hanya sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat

penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang

terkandung dalam dokumen itu dapat diketemukan guna pengambilan

keputusan dalam suatu permasalahan.

Penemuan kembali arsip dalam filing sistem wilayah, melalui

prosedur sebagai berikut (Ig Wursanto; 1991:195):

a. Memeriksa lembar peminjaman

Tujuan memerikasa lembar peminjaman arsip ialah untuk

menemukan identitas atau keterangan-keterangan tentang arsip yang

akan dipinja.

b. Menemukan kartu indeks

Berdasarkan keterangan-keterangan yang terdapat pada lembar

pinjam arsip selanjutnya dapat ditemukan kartu indeks. Misalnya

surat tentang anggaran, kartu indeksnya dapat ditemukan dalam

urutan abjad “A”. Tujuan menemukan kartu indeks ialah untuk

mengetahui kode arsip yang bersangkutan.

31

c. Mengambil arsip

Dari kartu indeks dapat diketahui kode arsip yang akan dipinjam.

Berdasarkan kode tersebut selanjutnya dapat diketahui tempat arsip

itu disimpan.

ll.1.5.3 Pemeliharaan Arsip

Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan sebagaimana diamaatkan dalam UU 43 tahun 2009

pasal 42 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip.

Pemeliharaan arsip merupakan salah satu hal yang mutlak dilakukan karena

bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa

komponen yang saling kontak antara komponen satu dengan komponan lainnya.

Kontak antara komponen masing-masing mengandung asam yang dapat

mengakibatkan kerusakan pada arsip (Ahmad Saransi; 2014:93).

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tantang ketentuan-

ketentuan pokok Kearsipan antara lain dikatakan bahwa untuk kepentingan

pertanggungjawaban nasional kepada genarasi yang akan datang, perlu

diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai

kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintah

Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa

yang akan datang.

Usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan bukti seperti yang dimaksud

diatas antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Yang dimaksud

dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan arsip dapat

32

disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor dari

dalam (internal) meliputi unsur-unsur kertas yang terdiri dari (bahan baku kertas,

Air, Bahan lapisan kertas), tinta, pasta atau lem. Kemudian kerusakan akibat

serangan dari luar (eksternal) yaitu Kelembaban udara, Udara yang teralu kering,

Sinar matahari, Kotoran udara, Debu, Jamur, rayap dan gegat (Ig Wursanto;

1991:220).

Pemeliharaan arsip menurut Sularso Mulyono (1985: 49) dapat dilakukan

dengan cara sebagai berikut (Artikel Siwi Indarwati; 2014)

a. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu

lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena

sinar matahari secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai

fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air

maupun serangan serangga pemakan kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan

menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (di

lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka

untuk menjaga tingkat kelembapan.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara

preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan.

Baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan-kemungkinan

yang lain.

33

d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap

terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan

sebagainya.

e. Kebersihan

Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga

kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari

segala macam debu. Cara membersihkan ruangan maupun arsip dari debu

sebaiknya dengan menggunakan alat yang cukup memadai.

ll.1.5.4 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip

yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga

kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip

dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan

kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi

tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.

Penyusutan merupakan salah satu hal bagian penting pengelolaan arsip

yang meliputi pemidahan, penyerahan dan pemusnahan. Hal tersebut juga telah

diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 ditegaskan bahwa

34

kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan salah

satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti

resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dan untuk mengatur

dokumen perusahaan yang tidak berguna, mengurangi beban penyimpanan dan

menghemat ruangan. Pada dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka

pengelolaan arsip yang dilakukan dapat lebih efektif (Agus sugiarto & Teguh

wahyono; 2015:85).

Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan (Sedarmayanti;

2015:132):

1. Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip

berkurang .

2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.

3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.

Adapun tujuan penyusutan yaitu untuk menghemat tempat, peralatan, dan

biaya; menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja; memudahkan

pengendalian arsip yang tercipta; mempercepat dalam penemuan kembali;

menyelamatkan arsip bernilai guna permanen yang mempunyai nilai

pertanggungjawaban nasional. Mary Roberk dkk (1987:105) menyebutkan tujuan

penyusutan arsip yaitu (Sambas Ali Muhidin & Hendri Winata; 2016:278):

1. Memusnahkan arsip yang tidak berguna

2. Mempertahankan arsip legal, bisnis, dan bernilai historis

3. Meminimalkan kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan

4. Mengamankan disk dan tape magnetik computer untuk penggunaan

kembali secpat mungkin.

35

Sebelum dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut perlu diadakan

penilaian untuk menggolongkan arsip ke dalam kelas-kelas tertentu menurut

kepentingannya. Penggunaan cara seperti itu untuk pengelolaan arsip dapat

berlangsung secara aman dan efisien. Aman dalam arti bahan penyusutan

dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan dapat dijamin bahwa arsip yang

disingkirkan adalah arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Setiap dilaksanakan

penyusutan arsip selalu adanya Jadwal Retensi Arsip, yaitu jadwal yang memuat

seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Prosedur pemusnahan berdasarkan jadwal retensi arsip yaitu sebagai

berikut:

Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisi nomor urut, jenis arsip,

jangka waktu simpan aktif dan in aktif serta keterangan musnah, permanen

atau dinilai kembali.

Seluruh jenis arsip atau dokumen arsip yang dihasilkan dicantum kedalam

jadwal retensi arsip secara sitematis sesuai dengan tugas dan fungsi unit-

unit organisasi.

Jenis arsip/dokumen tersebut ditentukan jangka simpan dan nilai guna

arsip dengan mempertimbangkan kebutuhan administrasi, manajemen dan

efisiensi serta kesejarahan.

Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan terlebih dahulu melihat apakah

organisasi memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau tidak. Apabila organisasi

memiliki JRA, penyusutan arsip dilakukan dengan tiga cara, yaitu (Sambas Ali

Muhidin & Hendri Winata; 2016:278):

1. Pemindahan arsip inaktif

36

Pemindahan arsip inaktif dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan

penciptaan arsip dilingkungannya. Adapun unit kearsipan adalah satuan

kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab

dalam penyelenggaraan kearsipan. Beberapa hal yang harus diperhatikan

dalam pemindahan arsip dari unit pengolah keunit kearsipan, antara lain:

a. Pemindahan arsip inaktif pada unit pengolah di dalam organisasi

menjadi tanggung jawab kepala unit kerja masing-masing.

b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan

penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang

dipindahkan.

c. Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh kepala

satuan kerja dan kepala unit kearsipan.

d. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan mempertahatikan

bentuk dan median arsip melalui kegiatan: penyeleksian arsip,

pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan dan penataan arsip

yang akan dipindahkan.

e. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun

dilakukan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan, yang memiliki

retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit pengolah atau

unit kerja ke unit kearsipan dilakukan berkoordinasi dengan unit

kearsipan ditingkat lembaga kearsipan.

37

2. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi

arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat

dikenali lagi. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat

tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat

diciptakan atau tercipta lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan

ketelitian yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.

Terkait dengan resiko yang sangat tinggi, maka kegiatan pemusnahan

arsip harus berdasarkan prosedur yang tepat.

a. Pembentukan panitia penilai arsip

Pembentukan panitia penilai arsip dalam rangka kegiatan pemusnahan

arsp ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia penilai ini

sebaiknya terdiri dari pimpinan unit kearsipan sebagai ketua

merangkap anggota, pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan

dimusnahkan sebagai anggota, arsiparis sebagai anggota.

b. Penyeleksian arsip

Penyeleksian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali arsip akan

dimusnahkan. Penyeleksian dilaksanakan untuk mengetahui apakah

arsiparsip tersebut benar-benar telah memasuki masa inaktif atau

memang telah habis jangka simpannya.penyeleksian ini dilaksanakan

beredoman kepada jadwal retensi arsip. Jika suatu arsip telah

dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa

tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan

keterkaitan dengan arsip lain. Setelah selesai proses penyeleksian

maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.

38

c. Pembuatan daftar arsip usul musnah

Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus

dibuat daftarnya.Sehingga dari daftar ini dapat diketahui secara jelas

informasi mengenai arsip yang akan dimusnahkan.

d. Penilaian oleh panitia penilai arsip

Arsip yang telah diseleksi dan dibuat daftar arsip usul musnah,

selanjutnya akan dinilai (verifikasi) oleh panitia penilai arsip. Dalam

tahap ini dilakukan pemeriksaan apakah arsip usul musnah tersebut

memang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan

tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, serta tidak

berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

e. Permintaan persetujuan

Setelah melewati proses penilaian, maka arsip usul musnah tersebut

selanjutnya diajukan oleh pimpinan pencipta arsip untuk mendapat

persetujuan dari kepala ANRI/pimpinan daerah sesuai dengan jenjang

tingkat lembaga tersebut.

f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan

Penetapan arsip yang akan dimusnahkan dilakukan setelah diajukan

permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip dan dilakukan

berjenjang sesuai dengan tingkatan kelembagaan di Indonesia. Pada

tingkatan lembaga Negara (pemerintah pusat) maka pemusnahan

arsip di tetapkan oleh pimpinan lembaga Negara yang bersangkutan

setelah mendapat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan

persetujuan tertulis dan kepala ANRI.

39

3. Penyerahan arsip statis

Penyerahan arsip statis dilakukan oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan. Penyerahan tersebut merupakan tanggungjawab pimpinan

pencipta arsip. Kriteria arsip yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan adalah memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

retensinya, dan/atau berketerangan dipermanenkan pencipta arsip sesuai

JRA. Apapun yang menimbulkan terjadinya penyerahan arsip,secara

umum perlu melalui prosedur seperti berikut:

a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di

unit kearsipan.

b. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah.

c. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta

arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah

kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta

arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan

dapat digunakan.

d. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai

wilayah kewenangannya.

e. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip.

f. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip

kepada kepala lembaga kearsipan disertai berita acara dan daftar

arsip yang akan diserahkan.

40

ll.2 Kerangka Pikir

Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta

alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka

melakasanakan berbagai kegiatan. Mengingat peranan arsip yang begitu penting

bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan

perhatian khusus sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan

peran yang sesuai.. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila

diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif, Kearsipan

sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan

pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Oleh karena itu suatu

kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan

yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh

organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi

perkantoran, Pengelolaan arsip akan di rasakan bermanfaat oleh organisasi.

Suatu organisasi dapat diukur tingkat keberhasilannya dengan mengamati efektif

atau tidaknya organisasi tersebut dalam menjalankan tugasnya. Maka dari itu

semua organisasi di tuntut agar dapat melakukan pengelolaan arsip yang baik

dan efektif. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif dan sistematis meliputi (Ahmad Saransi; 2014:63):

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. pemeliharaan

4. Penyusutan arsip

41

Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan Arsip Dinamis

Menurut

Ahmad Saransi (2014) meliputi:

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan

4. Penyusutan

Efektivitas Pengelolaan Arsip Dinamis

Gambar Kerangka Pikir

42

BAB lll

METODE PENELITIAN

lll.1 Pendekatan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan

pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang

menggambarkan keadaan subjek atau objek penelitian. berdasarkan fakta-fakta

yang tampak atau sebagaimana adanya. Penelitian ini dimaksudkan untuk

memberikan gambaran Efektivitas Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.

Ill.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

yang berada di Jln. Perintis Kemerdekaan Km.11 No.128 Kecamatan

Tamalanrea, Kota Makassar, Sulawesi Selatan 90245.

Ill.3 Tipe dan Dasar Penelitian

Tipe penelitian yang dipakai adalah penelitian deskriptif. Penelitian

deskriptif dipilih karena peneliti bermaksud menyajikan data secara sistematis,

faktual dan akurat mengenai fakta-fakta Pengelolaan arsip dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.

Dasar penelitian yang peneiliti gunakan adalah pengamatan secara serta

mewawancara secara langsung informan mengenai Bagaimana pengelolaan

arsip dinamis.

43

Ill.4 Informan Penelitian

Informan adalah orang-orang yang dapat memberikan informasi secara

akurat. Informan dalam penelitian ini adalah:

1. Kepala Sub Bagian Program, Sub Bagian Umum & Kepegawaian Dan Sub

Bagian Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.

2. Staf pegawai yang mengelola arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan.

Ill.5 Jenis dan Sumber Data

1. Data Primer

Data primer adalah data yang di peroleh secara langsung. Data tersebut

berupa jawaban atas pertanyaan yang diajukan melalui wawancara

langsung oleh peneliti dengan informan di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan.

2. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung untuk

mendukung penulisan pada penelitian ini melalui buku atau catatan yang

ada serta tulisan-tulisan karya ilmiah dari berbagai media, literatur-literatur,

arsip-arsip resmi yang dapat mendukung kelengkapan data primer.

Ill.6 Teknik Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data merupakan suatu proses pengadaan data

untuk keperluan penelitian, karena dari sinilah teori sebagai hasil penelitian akan

disusun dalam penelitian data.

44

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

1. Observasi

Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu

penelitian. Peneliti terlibat langsung dengan kegiatan sehari-hari orang

yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data

penelitian (Sugiarto;2012:166). Peneliti mengadakan pengamatan secara

langsung pada subjek penelitian di lokasi.

2. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang sering digunakan

dalam penelitian kualitatif. Melaksanakan wawancara berarti melakukan

interaksi komunikasi atau percakapan antara pewawancara dan

terwawancara untuk memperoleh informasi yang mendalam tentang

pengelolaan arsip dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.

3. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan cara yang digunakan untuk mencari data

mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat

kabar, majalah, agenda dan lain sebagainya, cara ini digunakan untuk

memperoleh data tertulis.

Ill.7 Fokus Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis akan membahas mengenai kegiatan

pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas beberapa fase yaitu sebagai berikut;

Penciptaan yaitu pengurusan surat. Penggunaan yaitu peminjaman dan

penemuan kembali arsip. Pemeliharaan yaitu menjaga keamanan, keslamatan

arsip. Penyusutan yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip

45

Ill.8 Teknik Analisa Data

Teknik analisis data yang dipergunakan adalah metode analisis data

deskriptif yaitu metode yang menganalisis data atau informasi yang telah

terkumpul untuk menggambarkan pengelolaan arsip dinamis di di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. analisa data pada dasarnya adalah upaya

untuk mengklarifikasikan dan menata data secara sistematis yang merupakan

hasil observasi, wawancara dan dokumentasi. Proses analisis data dapat

dilaksanakan melalui beberapa tahap, yaitu :

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan suatu bentuk analisis yang menajamkan,

menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu,

mengorganisasi data sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan.

Langkah ini bertujuan untuk memilih informasi mana yang sesuai dan tidak

sesuai dengan masalah penelitian.

2. Penyajian Data

Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan

kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

Penyajian data perlu disusun secara sederhana dari informasi yang

kompleks ke dalam bentuk analisis yang mudah dipahami. Pada langkah

ini, peneliti berusaha menyusun data yang relevan sehingga menjadi

informasi yang dapat disimpulkan dan memiliki makna tertentu.

Setelah melalui tahap diatas maka langkah akhir adalah melakukan

pengambilan kesimpulan. Data yang telah disusun dihubungkan dan

dibandingkan antara yang satu dengan yang lain sehingga mudah untuk ditarik

kesimpulan sebagai jawaban dari setiap permasalahan yang ada. Setelah

46

kesimpulan diambil maka dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai

pengelolaan arsip dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan.

47

BAB IV

GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN

IV.1 Sejarah Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

Lokasi gedung Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan terletak di

kecamatan Tamalanrea Jalan Perintis Kemerdekaan km. 11 Makassar 90245.

Telp./Fax (0411) 580502. E-mail : [email protected]. Sekitar tahun

1980-an dibentuk Dinas Kesehatan Provinsi yang sebelumnya bergabung

dengan Kantor Wilayah (Kanwil) dengan dua perwakilan yaitu sebagai Kepala

dinas kesehatan dan Kepala Kantor Wilayah Provinsi Sulawesi Selatan,

Kemudian sekitar tahun 90-an Dinas kesehatan Provinsi kembali berpisah dari

Kantor Wilayah dan berdiri sendiri dimana lokasi gedung Dinas Kesehatan

berada di Jalan Perintis Kemerdekaan km.17 Makassar. Provinsi Sulawesi

Selatan yang beribukota di Makassar terletak antara 0012’ – 80 Lintang Selatan

dan 116048’ – 122036’ Bujur Timur, yang berbatasan dengan provinsi Sulawesi

Barat di sebelah Utara teluk Bone dan Sulawesi Tenggara di sebelah barat timur

masing-masing adalah selat Makassar dan Laut Flores.

Wilayah kerja Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan adalah seluruh

wilayah kerja provinsi Sulawesi Selatan dengan batas-batas sebagai berikut :

Sebelah Utara : Teluk Timur

Sebelah Timur : Teluk Bone

Sebelah Selatan : Laut Flores

Sebelah Barat : Selat Makassar

48

IV.2 Visi dan Misi Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

VISI

“Dinas Kesehatan Provinsi Menjadi Terkemuka dalam Menerapkan

Pelayanan Prima Menuju Provinsi Sulawesi Sehat”.

Terkemuka adalah sejajar dengan institusi di Propinsi Sulawesi Selatan

yang telah maju dan provinsi-provinsi lainnya yang telah maju di Indonesia.

Menerapkan dalam hal ini adalah menerapkan peran dan fungsi

kepemerintahan di bidang kesehatan yakni membimbing, mengawasi,

mengendalikan, membina dan melaksanakan.

Pelayanan prima adalah jasa dan program yang sesuai standar

pelayanan, kepuasan konsumen serta aparatur yang professional untuk

mewujudkan pengelolaan kepemerintahan yang baik.

MISI

1. Menata sistem kesehatan daerah yang sesuai dengan kondisi daerah.

2. Meningkatkan dan memantapkan pelayanan prima menuju Provinsi Sulawesi

Selatan Sehat.

3. Mendorong pemberdayaan, kemandirian masyarakat dan swasta dalam

pembangunan kesehatan.

4. Memberikan pembinaan, pengawasan dan pengendalian dalam

pembangunan.

49

IV.3 Tugas Pokok dan Fungsi

Berdasarkan pada Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 71

Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta

Tata Kerja Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. Berikut susunan

organisasi Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Dinas Kesehatan Provensi Sulawesi

Selatan:

Susunan Organisasi Dinas

1. Kepala Dinas;

2. Sekertariat, meliputi:

1) Sub Bagain Program;

2) Sub Bagian Umum Kepegawaian dan Hukum;

3) Sub Bagian Keuangan.

3. Bidang Kesehatan Masyarakat, meliputi:

1) Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi;

2) Seksi Promosi dan Pemberdayaan Masyarakat;

3) Seksi Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olah Raga.

4. Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit, meliputi:

1) Seksi Survailans dan Imunisasi;

2) Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Manular;

3) Seksi Pencegahan dan Pengendalian PTM dan Kesehatan Jiwa.

5. Bidang Pelayanan Kesehatan, meliputi:

1) Seksi Pelayanan Kesehatan Primer ;

2) Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan;

3) Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional.

50

6. Bidang Sumber Daya Kesehatan, meliputi:

1) Seksi Kefarmasian;

2) Seksi Alat Kesehatan;

3) Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan.

7. Jabatan Fungsional.

Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas

1. Kepala Dinas

(1) Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Gubernur

menyelenggarakan Urusan Pemerintahan di Bidang Kesehatan yang

menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan

kepada Pemerintah Daerah.

(2) Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi:

a. Perumusan kebijakan urusan pemerintahan Bidang Kesehatan;

b. Pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan Bidang Kesehatan;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan pemerintahan Bidang

Kesehatan;

d. Pelaksanaan administrasi Dinas; dan

e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan ole Gubernur terkait tugas

dan fungsinya.

(3) Uraian tugas Kepala Dinas, meliputi:

a. Menyusun rencana kegiatan Dinas sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas;

b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas;

51

c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas

dalam lingkungan Dinas untuk mengetahui perkembangan

pelaksanaan tugas;

d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau

menandatangani naskah dinas;

e. Mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;

f. Merencanakan dan merumuskan kebijakan teknis bidang kesehatan

masyarakat, pencegahan dan pengendalian penyakit, pelayanan

kesehatan, sumber daya kesehatan;

g. Mengoordinasikan dan menyelenggarakan kebijakan teknis bidang

kesehatan masyarakat, pencegahan dan pengendalian penyakit,

pelayanan kesehatan, sumber daya kesehatan;

h. Menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan umum dibidang

kesehatan;

i. Menyelenggarakan dan memberikan dukungan fasilitas pelayanan

perizinan dalam bentuk penerbitan pertimbangan teknis berkaitan

izin bidang kesehatan berdasarkan kewenangan pemerintah daerah

provinsi;

j. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan izin

bidang kesehatan berdasarkan kewenangan pemerintah daerah

provinsi;

k. Menyelenggarakan perencanaan kebijakan teknis, program,

kegiatan, keuangan, umum, perlengkapan dan kepegawaian dalam

lingkungan Dinas;

52

l. Menyelenggarakan pembinaan umum pembangunan kesehatan,

meliputi tugas kewenangan desentralisasi dan dekonsentrasi serta

tugas pembantuan di bidang kesehatan sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku;

m. Menyelenggarakan pembinaan teknis, pengawasan teknis

administratif, pembinaan operasional pembangunan kesehatan

yang meliputi perumusan dan pelaksanaan serta tim kerja upaya

kebijakan pembangunan kesehatan berdasarkan kebijakan yang

ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia dan

kebijakan Gubernur;

n. Menyelenggarakan pengelolaan pembinaan dan pengawasan

pelayanan kesehatan haji di embarkasi dan debarkasi serta

menetapkan tim kesehatan haji tingkat Provinsi;

o. Mengoordinasikan dan menyelenggarakan monitoring, evaluasi,

dan pengawasan penyelenggaraan kebijakan teknis bidang

kesehatan masyarakat, pencegahan dan pengendalian penyakit,

pelayanan kesehatan, sumber daya kesehatan;

p. Menyelenggarakan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga

pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan urusan kesehatan;

q. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan;

r. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Dinas dan

memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan

perumusan kebijakan; dan

53

s. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan

sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Sekretariat

(1) Sekretariat dipimpin oleh sekretaris yang mempunyai tugas membantu

Kepala Dinas dalam mengoordinasikan kegiatan, memberikan

pelayanan teknis dan administrasi penyusunan program, pelaporan,

umum, kepegawaian, hokum, dan keuangan dalam lingkungan Dinas

Kesehatan.

(2) Sekertaris mempunya fungsi:

a. Perngoordinasian dan pelaksanaan tugas dalam lingkungan Dinas;

b. Perngoordinasian penyusunan program dan pelaporan;

c. Perngoordinasian urusan umum, kepegawaian, dan hokum;

d. Perngoordinasian pengelolaan administrasi keuangan; dan

e. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai bidang tugasnya.

(3) Uraian tugas Sekertaris:

a. Menyusun rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas;

b. Mendistribusikan dan memberi pentunjuk pelaksanaan tugas;

c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas

dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan

pelaksanaan tugas;




54

f. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan Dinas

sehingga terwujud koordinasi, sinkronisasi dan integrasi

pelaksanaan kegiatan;

g. Mengoordinasikan dan melaksanakan penyusunan perencanaan,

pengendalian, dan evaluasi serta pelaoran kinerja dan pelaporan

keuangan Dinas;

h. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelaksanaan pembiayaan

dan jaminan kesehatan;

i. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan administrasi

umum dan kepegawaian;

j. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan administrasi,

pengkajian, dan penyusunan produk hukum yang dilaksanakan oleh

masing-masing bidang atau yang dilaksanakan dalam lingkup Dinas

sesuai kebutuhan pelaksanaan tugas;

k. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan ketatausahaan;

l. Mengoordinasikan dan melaksanakan urusan rumah tangga Dinas;

m. Melaksanakan dan mengoordinasikan pelayanan administrasi

keuangan;

n. Melaksnakan dan mengoordinasikan administrasi pengadaan,

pemeliharaan, dan penghapusan barang;

o. Mengoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan organisasi dan

tatalaksana;

p. Mengoordinasikan dan melaksanakan pengelolaan kearsipan;

q. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan kehumasan dan

keprotokolan;

55

r. Mengoordinasikan dan melaksanakan pengumpulan, pengolahan,

penyajian data dan informasi serta fasilitasi pelayanan informasi;

s. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga

pemerintah dan lembaga nonpemerintah dalam rangka mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas;

t. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan


u. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Sekertaris dan

memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan


v. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


a) Subbagian Program

Subbagian program dipimpin oeh Kepala Subbagian yang

mempunyai tuga membantu Sekertaris dalam mengumpulkan

bahan dan mengelola penyusunan program, penyajian data

dan informasi, administrasi pembiayaan dan jaminan kesehatan

serta penyusunan laporan.

Uraian tugas , meliputi:

Menyusun rencana kegiatan Subbagian Program sebagai

pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Mendistribusikan dan member petunjuk pelaksanaan tugas;

Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan

tugas dalam lingkungan Subbagian Program untuk

mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas;

56

Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf fan/atau


Mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;

Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melakukan

penyusunan perencanaan program, kegiatan dan

anggaran;

Menghimpun, mengolah dan menyajikan data dan

informasi program dan kegiatan Dinas dan mengelola

system informasi kesehatan;

Menyiapkan bahan dan melakukan pemantauan dan

evaluasi kinerja;

Melakukan koordinasi, sosialisasi, monitoring, evaluasi dan

pelaporan pembiayaan dan jaminan kesehatan;

Mengoordinasikan dan mengumpulkan bahan penyusunan

laporan kinerja Dinas;

Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga

pemerintah atau lembaga nonpemerintah dalam rangka

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas;

Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala

Subbagian Program dan memberikan saran pertimbangan

kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan

Melakukan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


57

b) Subbagian Umum, Kepegawaiam dan Hukum

Subbagian Umum, Kepegawaian, dan Hukum dipimpin oleh

kepala Subbagian yang mempunyai tugas membantu

Sekretaris dalam mengumpulkan bahan dan melakukan urusan

ketatausahaan, administrasi pengadaan, pemeliharaan dan

penghapusan barang, urusan rumah tangga serta mengelola

administrasi kepegawaian dan hukum.

Uraian tugas, meliputi:

Menyusun rencana kegiatan Subbagian Umum,

Kepegawaian, Dan Hukum sebagai pedoman dalam

Pelaksanaan tugas;

Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan

tugas;


tugas dalam lingkungan Subbagian Umum, Kepegawaian,

Dan Hukum untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan

tugas;

Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau



Melakukan pengklasifikasian surat menurut jenisnya;

Melakukan administrasi dan pendistribusian naskah dinas

masuk dan keluar;

Melakukan pengelolaan arsip naskah dinas;

58

Menyiapkan bahan dan menyusun rencana kebutuhan,

pemeliharaan dan penghapusan barang;

Menyiapkan bahan dan menyusun administrasi

pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, inventarisasi

dan penghapusan barang;

Menyiapkan bahan dan menyusun daftar inventarisasi

barang serta menyusun laporan barang inventars;

Melakukan, menyiapkan, dan mengoordinasikan

pengelolaan urusan rumah tangga Dinas;

Mengoordinasikan dan melakukan pengumpulan,

pengolahan, penyajian data dan informasi, serta fasilitasi

pelayanan informasi;

Mempersiapkan dan mengoordinasikan pelaksanaan rapat

Dinas, upacara, kehumasan dan keprotokolan;

Menyiapkan bahan, menghimpun, dan mengelola data

kehadiran pegawai;

Mengoordinasikan dan memfasilitasi administrasi surat

tugas dan perjalanan dinas pegawai;

Menyiapkan bahan, mengoordinasikan dan memfasilitasi

kegiatan organisasi dan tatalaksana;

Menyiapkan bahan dan mengelola administrasi

kepegawaian;

Menyusun rencana kebutuhan pengembangan sumber

daya manusia di lingkungan Dinas;

59

Menyiapkan bahan perumusan kebijakan pembinaan,

peningkatan kompetensi, disiplin, dan kesejahteraan

pegawai Aparatur Sipil Negara;

Menyiapkan bahan. Menghimpun, dan mengelola sistem

informasi kepegawaian;

Melakukan koordinasi administrasi terhadap pengkajian

dan penyusunan produk hukum yang dilaksanakan oleh

masing-masing atau yang dilaksanakan dalam lingkup

Dinas sesuai kebutuhan pelaksanaan tugas;

Mengumpulkan bahan dan mengoordinasikan penyusunan

laporan hasil pemeriksaan;

Mengoordinasikan dan melakukan koordinasi dan

konsultasi dengan lembaga pemerintah atau lembaga

nonpemerintah dalam rangka mendukung pelaksanaan

tugas dan fungsi Dinas;


ketentuan peraturan perundang-undangan;


Subbagian Umum, Kepegawaian, Dan Hukum dan

memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai

bahan perumusan kebijakan;



60

c) Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Subbagian yang

mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam mengumpulkan

bahan dan melakukan pengelolaan administrasi dan pelaporan

keuangan.


Menyusun rencana kegiatan Subbagian Keuangan sebagai


Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan

tugas;


tugas dalam lingkungan Subbagian Keuangan untuk




Mengikuti rapat-rapat sesuai dengn bidang tugasnya;

Mengumpulkan bahan, mengoordinasikan, dan menyusun

rencana kebutuhan gaji pegawai;

Mengumpulkan bahan, menyusun dan mengelola

administrasi keuangan Dinas;

Melakukan verifikasi kelengkapan administrasi

penatausahaan keuangan Dinas;

Mengoordinasikan pelaksanaan akuntansi pengeluaran

dan penerimaan keuangan;

Menyiapkan bahan dan menyusun laporan keuangan;

61

Menyusun realisasi perhitungan anggaran;

Mengevaluasi pelaksanaan tugas bendaharawan;

Mengumpulkan bahan dan mengoordinasikan data sebagai

bahan-bahan laporan hasil pemeriksaan keuangan;

Mengoordinasikan dan melakukan koordinasi dan

konsultasi dengan lembaga pemerintah atau lembaga

nonpemerintah dalam rangka mendukung pelaksanaan

tugas dan fungsi Dinas;




Subbagian Keuangan dan memberikan saran

pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan

kebijakan; dan



3. Bidang Kesehatan Masyarakat

(1) Bidang Kesehatan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Bidang yang

memounyai tugas membantu Kepala Dinas dalam mengoordinasikan,

merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis kesehatan masyarakat;

(2) Kepala Bidang Kesehatan Masyarakat mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis Bidang Kesehatan Masyarakat;

b. Pelaksanaan kebijakan teknis Bidang Kesehatan Masyarakat;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Bidang Kesehatan Masyarakat;

d. Pelaksanaan administrasi Bidang Kesehatan Masyarakat;

62


(3) Uraian tugas Kepala Bidang Kesehatan Masyarakat, meliputi:

a. Menyusun rencana kegiatan Bidang Kesehatan Masyarakat sebagai



c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam

lingkungan Bidang Kesehatan Masyarakat untuk mengetahui

perkembangan pelaksanaan tugas;




f. Menyiapkan dan merumuskan kebijakan teknis Bidang Kesehatan

Masyarakat meliputi kesehatan keluarga dan gizi, promosi dan

pemberdayaan masyarakat, kesehatan lingkungan, kesehatan kerja

dan olahraga;

g. Mengoordinasikan dan melaksanakan kebijakan teknis kesehatan

keluarga dan gizi, promosi dan pemberdayaan masyarakat,

kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga;

h. Mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan teknis Bidang

Kesehatan Masyarakat meliputi kesehatan keluarga dan gizi, promosi

dan pemberdayaan masyarakat, kesehatan lingkungan, kesehatan

kerja dan olahraga;

i. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

penyusunan perencanaan program tahunan dan lima tahunan upaya

63

pelayanan kesehatan keluarga dan gizi, promosi dan pemberdayaan

masyarakat, kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga;

j. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pembinaan, bimbingan teknis dan mengendalikan upaya kesehatan

pada daerah perbatasan, terpencil, rawan dan kepulauan;

k. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pengawasan pelayanan kesehatan keluarga dan gizi, promosi

kesehatan dan pemberdayaan masyarakat serta pelayanan


l. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pembinaan teknis dan memfasilitasi penyelenggaraan upaya

kesehatan keluarga dan gizi, promosi dan pemberdayaan


m. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

penyusunan profil upaya pelayanan kesehatan keluarga dan gizi,

promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat serta pelayanan


n. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan pelayanan

administrasi umum dan perlengkapan seksi;

o. Menyiapkan bahan pelaksanaan pembelajaran organisasi, (Learning

Organization) dalam seksinya, baik dalam bentuk rapat-rapat,

bulanan maupun yang bersifat pendidikan dalam jabatan/ on the job

training;

p. Melaksanakan koordinasi lintas program dan sektor termasuk

lembaga internasional sesuai dengan bidang tugasnya;

64

q. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi

pengembangan program upaya pelayanan kesehatan keluarga dan

gizi, promosi dan pemberdayaan masyarakat, kesehatan lingkungan,

kesehatan kerja dan olahraga;

r. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan kemitraan

dalam pembinaan upaya pelayanan kesehatan keluarga dan gizi,

pelaksanaan promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat,

pelayanan kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga;

s. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitas

pelaksnaan pelatihan teknis upaya pelayanan kesehatan keluarga

dan gizi, pelaksanaan promosi kesehatan dan pemberdayaan

masyarakat, pelayanan kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan

olahraga;

t. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan analisa

data dalam rangka pengembangan program upaya pelayanan

kesehatan keluarga dan gizi, pelaksanaan promosi kesehatan dan

pemberdayaan masyarakat, pelayanan kesehatan lingkungan,

kesehatan kerja dan olahraga;

u. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan, pengendalian,

dan evaluasi kebijakan teknis Bidang Kesehatan Masyarakat meliputi

kesehatan keluarga dan gizi, promosi dan pemberdayaan


v. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga

pemerintah dan lembaga nonpemerintah dalam rangka pelaksanaan

tugas dan fungsi;

65

w. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan


x. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Bidang

Kesehatan Masyarakat dan memberikan saran pertimbangan kepada

atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan

y. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


a) Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi

Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi dipimpin oleh Kepala Seksi

yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Kesehatan

Masyarakat dalam melakukan penyiapan bahan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan teknis kesehatan keluarga dan gizi

masyarakat.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Kesehatan Keluarga dan

Gizi sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas;’


tugas dalam lingkungan Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi

untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas;




Menyiapkan bahan dan melakukan perencanaan kebijakan

teknis kesehatan keluarga dan gizi;

66

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis

kesehatan keluarga dan gizi;

Mengoordinasikan dan melakukan pembinaan teknis

kesehatan keluarga dan gizi;

Menyiapkan bahan, mengoordinasikan dan melakukan

analisis pelaksanaan tugas penyusunan bahan teknis

kesehatan keluarga dan gizi masyarakat;


penatausahaan dokumen yang terkait dengan kesehatan

keluarga dan gizi masyarakat, saat pekerjaan lain yang

terkait dengan kesehatan keluarga dan gizi masyarakat;

Menganalisis dan menyusun telaahan bahan pembinaan,

pengembangan dan pengendalian kesehatan keluarga dan

gizi masyarakat baik lingkup Provinsi mauoun kabupaten

dan kota;


penyusunan konsep rencana tahunan dan lima tahunan

upaya pelayanan kesehatan keluarga (ibu, bayi anak balita,

anak sekolah, anak usia sekolah, remaja, anak

khusus/meliputi anak cacat, anak jalanan, anak terlantar dan

penanganan kekerasan terhadap anak dan usia lanjut) dan

gizi masyarakat (pengendalian mutu dan kecukupan gizi,

kewaspadaan gizi, penanggulangan masalah gizi dan

pengelolaan konsumsi gizi);

67


pembinaan teknis dan memfasilitasi upaya kesehatan

reproduksi dan keluarga berencana serta gizi masyarakat;


bimbingan teknis bidang bina kesehatan masyarakat

kabupaten/kota untuk meningkatkan peran serta

pemerintahan daerah yang bersangkutan;


pengendalian pelaksanaan teknis dan administrasi

kesehatan keluarga dan gizi ,asyarakat;

Menyiapkan bahan pelaksanaan pembelajaran organisasi

(Learning organization) dalam seksinya, baik dalam bentuk

raoat-rapat bulanan maupun yang bersifat pendidikan dalam

jabatan/ on the job treaning;


evaluasi pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan

kesehatan keluarga dan gizi masyarakat berdasarkan

program/kegiatan dan realisasinya untuk mengetahui tingkat

pencapaian program dan permasalahan yang dihadapi serta

upaya pemecahan masalah;

Mengoordinasikan dan melakukan pemantauan,

pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis kesehatan

keluarga dan gizi;

68

Melakukan koordinasi dan kunsultasi dengan lembaga

pemerintah dan lembaga nonpemerintah dalam rangka

pelaksanaan tugas dan fungsi;



Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Seksi

Kesehatan Keluarga dan Gizi dan memberikan saran


kebijakan; dan

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan

atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

b) Seksi Promosi dan Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Promosi dan Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh

Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang

Kesehatan Masyarakat dalam melakukan penyiapan bahan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis promosi dan

pemberdayaan masyarakat.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Promosi dan

Pemberdayaan Masyarakat sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas;



tugas dalam lingkungan Seksi Promosi dan Pemberdayaan

69

Masyarakat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan

tugas;





teknis promosi dan pemberdayaan masyarakat;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis promosi

dan pemberdayaan masyarakat;


promosi dan pemberdayaan masyarakat;


penyusunan konsep rencana tahunan dan lima tahunan

upaya promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat;


pembinaan teknis, mengatur dan mengawasi pelaksanaan

upaya promosi kesehatan berdasarkan situasi dan kondisi

social kemasyarakatan yang ada;


pengembangan metode promosi kesehatan dan teknologi

komunikasi, informasi dan edukasi (KIE);


pembinaan teknis dan mengembangkan upaya kesehatan

bersumberdaya masyarakat dan generasi muda (UKS, Pos

UKK, POSYANDU, Pos/Warung Obat Desa, Pos Kesehatan

70

Pesantren, POSKESDES, Karang Taruna, Saka Bakti

Husada, TOGA dan DASIPENA);


advokasi dan kemitraan terhadap organisasi

kemasyarakatan, dunia usaha, lintas sector dan lintas

program dalam upaya promosi kesehatan dan

pemberdayaan masyarakat;


upaya peningkatan potensi sumber daya promosi kesehatan

dan upaya peningkatan pendidikan kesehatan masyarakat

melalui pemberdayaan masyarakat;


pembinaan teknis dan mengembangkan organisasi

kemasyarakatan yang bergerak di bidang kesehatan

masyarakat;


upaya peningkatan pendidikan kesehatan melalui



(Learning Organization) dalam seksinya, baik dalam bentuk

raoat-rapat bulanan maupun yang bersifat pendidikan dalam

jabatan/ on the job treaning;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis promosi dan


71







Promosi dan Pemberdayaan Masyarakat dan memberikan

saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan




c) Seksi Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olahraga

Seksi Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olahraga

Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang

Kesehatan Masyarakat dalam melakukan penyiapan bahan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis kesehatan

lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Kesehatan Lingkungan,

Kesehatan Kerja dan Olahraga sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas;



tugas dalam lingkungan Seksi Kesehatan Lingkungan,

72

Kesehatan Kerja dan Olahraga untuk mengetahui






teknis promosi dan pemberdayaan masyarakat;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan kesehatan

lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga;




pemantauan upaya kesehatan lingkungan, upaya kesehatan

kerja dan olahraga, menyangkut kesehatan air, makanan,

udara, tanah, limbah, penerapan norma, standar, prosedur,

kapasitas kerja, lingkungan kerja, kemitraan kerja dan

kesehatan olahraga;


penyiapan pemberian bimbingan teknis, supervise bidang

kesehatan lingkungan meliputi pembangunan sanitasi,

penyehatan kualitas air, tempat-tempat umum (TTU),

hygiene sanitasi pangan (HSP), radiasi, limbah, sampah,

kesehatan kerja, kapasitas kerja, standar kerja, prosedur

kerja, dan kesehatan olahraga;

73


upaya-upaya kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan

olahraga;


pengawasan kualitas/inspeksi kesehatan lingkungan

terhadap kualitas air, hygiene sanitasi pangan (HSP),

tempat-tempat umum (TTU), udara, lingkungan kerja;


upaya pengembangan kabupaten sehat, kecamatan sehat

dan desa sehat;


baik rapat-rapat, bulanan, triwulan maupun yang bersifat

pendidikan dalam jabatan/ on the job treaning;


pengaturan, pembinaan teknis dan pengawasan

pembangunan sanitasi, pengawasan kualitas air,

perumahan, TTU, HSP, limbah, radiasi, kesehatan kerja,

lingkungan kerja, kapasitas kerja dan olahraga;


analisis data hasil, penyajian data hasil kegiatan kesehatan

lingkungan (ADKL), upaya penyehatan lingkungan (UPL),

upaya kesehatan lingkungan (UKL), dan upaya kesehatan

kerja;

74

Menjalin kemitraan dan peran serta masyarakat dalam

pelaksanaan upaya kesehatan lingkungan, upaya kesehatan

kerja dan olahraga pada institusi dan kelompok masyarakat;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis kesehatan

lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga;







Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olahraga dan


bahan perumusan kebijakan; dan



4. Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit

(1) Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit dipimpin oleh Kepala

Bidang yang memounyai tugas membantu Kepala Dinas dalam

mengoordinasikan, merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis

pencegahan dan pengendalian penyakit;

(2) Kepala Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit mempunyai

fungsi:

75

a. Perumusan kebijakan teknis Bidang Pencegahan dan Pengendalian

Penyakit;

b. Pelaksanaan kebijakan teknis Bidang Pencegahan dan Pengendalian

Penyakit;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Bidang Pencegahan dan

Pengendalian Penyakit;

d. Pelaksanaan administrasi Bidang Pencegahan dan Pengendalian

Penyakit;


(3) Uraian tugas Kepala Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit,

meliputi:

a. Menyusun rencana kegiatan Bidang Pencegahan dan Pengendalian

Penyakit sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;



lingkungan Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit untuk





f. Menyiapkan dan merumuskan kebijakan teknis Bidang Pencegahan

dan Pengendalian Penyakit meliputi surveilans dan imunisasi,

pencegahan dan pengendalian penyakit menular, pencegahan dan

pengendalian penyakit tidak menular dan kesehatan jiwa;

76

g. Mengoordinasikan dan melaksanakan kebijakan teknis Bidang

Pencegahan dan Pengendalian Penyakit meliputi surveilans dan

imunisasi, pencegahan dan pengendalian penyakit menular,

pencegahan dan pengendalian penyakit tidak menular dan kesehatan

jiwa;


Pencegahan dan Pengendalian Penyakit meliputi surveilans dan

imunisasi, pencegahan dan pengendalian penyakit menular,

pencegahan dan pengendalian penyakit tidak menular dan kesehatan

jiwa;

i. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

penyusunan rencana tahunan dan lima tahunan kegiatan

pengendalian penyakit menular, pengamatan penyakit menular dan

tidak menular, imunisasi, kesehatan jiwa dan Napza;


penyusunan surveilans epidemiologi, penyelidikan dan

penaggulangan kejadian luar biasa (KLB) dan wabah;


pengendalian operasional penanggulangan masalah kesehatan

akibat bencana dan situasi khusus;

l. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan program

dalam upaya pencegahan dan pengendalian penyakit, dengan lintas

sector terkait;

m. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan pengendalian,

dan evaluasi kebijakan teknis Bidang Pencegahan dan Pengendalian

77

Penyakit meliputi surveilans dan imunisasi, pencegahan dan

pengendalian penyakit menular, pencegahan dan pengendalian

penyakit tidak menular dan kesehatan jiwa;

n. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga


tugas dan fungsi;

o. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan


p. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Bidang

Pencegahan dan Pengendalian Penyakit dan memberikan saran

pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan;

dan

q. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


a) Seksi Surveilans dan Imunisasi

Seksi Surveilans dan Imunisasi dipimpin oleh Kepala Seksi yang

mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Pencedahan dan

Pengendalian Penyakit dalam melakukan penyiapan bahan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis surveilans dan

imunisasi.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Surveilans dan Imunisasi

sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas;

78


tugas dalam lingkungan Seksi Surveilans dan Imunisasi






teknis surveilans dan imunisasi;


surveilans dan imunisasi;


surveilans dan imunisasi;


pembinaan, pengaturan dan pengawasan, surveilans,

penyakit infeksi emerging, kekarantinaan kesehatan dan

imunisasi;


pembinaan pengaturan dan pengawasan, surveilans

kesehatan haji dan vaksinasi jemaah haji;


penyelidikan dan penanggulangan kejadian luar biasa (KLB)

penyakit serta upaya pemulihan pasca KLB;


penyusunan profil pengamatan penyakit, imunisasi, dan

faktor resiko yang ada;

79

Melakukan layanan administrasi umum dan perlengkapan

seksi;

Menyiapkan bahan penyelenggaraan pembelajaran

organisasi (learning organization) dalam seksinya, baik

dalam bentuk rapat-rapat bulanan maupun yang bersifat

pendidikan dalam jabatan/ on the job training;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis surveilans dan

imunisasi;

Melakukan koordinasi dan konsultasii dengan lembaga






Surveilans dan Imunisasi dan memberikan saran


kebijakan; dan



b) Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Menular

Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Menular dipimpin

oleh Kepala Seksi yang mempunyai tugas membantu Kepala

Bidang Pencedahan dan Pengendalian Penyakit dalam

melakukan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan

80

kebijakan teknis pencegahan dan pengendalian penyakit

menular.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Pencegahan dan

Pengendalian Penyakit Menular sebagai pedoman dalam

pelaksanaan tugas;



tugas dalam lingkungan Seksi Pencegahan dan

Pengendalian Penyakit Menular untuk mengetahui






teknis pencegahan dan pengendalian penyakit menular;


pencegahan dan pengendalian penyakit menular;




penyusunan rencana tahunan dan lima tahunan upaya



pembinaan teknis dan pengawasan pelaksanaan upaya

81

pencegahan dan pengendalian penyakit menular langsung

dan panyakit tular vector dan zoonotik melalui upaya

pencegahan dan pengendalian factor resiko;


pengaturan, membina dan mengawasi tatalaksanan upaya

pengobatan dan perawatan penderita pencegahan dan

pengendalian penyakit menular langsung serta penyakit tular

vector dan zoonotik;


pengadaan, pendistribusian dan pengawasan mutu

pembelakan kesehatan (obat-obatan, reagensia, dan

peralatan lain) dalam rangka upaya pencegahan dan

pengendalian penyakit menular;


penyusunan profil pencegahan dan pengendalian penyakit

menular langsung, penyakit tular vector dan zoonotik serta

faktor resiko yang ada;


monitoring dan evaluasi pelaksanaan upaya pencegahan

dan pengendalian penyakit menular langsung serta penyakit

tular vector dan zoonotik ditingkat kabupaten/kota;

Menyiapkan bahan mengoordinasikan dan melakukan upaya

pemberdayaan masyarakat dalam rangka pengendalian

penyakit menular;

82


(learning organization) masing-masing program baik dalam

bentuk rapat-rapat bulanan maupun yang bersifat pendidikan

dalam jabatan/ on the job training;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis pencegahan

dan pengendalian penyakit menular;







Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Menular dan


bahan perumusan kebijakan; dan



c) Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tidak Menular

dan Kesehatan Jiwa

Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tidak Menular

dan Kesehatan Jiwa dipimpin oleh Kepala Seksi yang

mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Pencedahan dan

Pengendalian Penyakit dalam melakukan penyiapan bahan

83

perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis pencegahan dan

pengendalian penyakit tidak menular.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Pencegahan dan

Pengendalian Penyakit Tidak Menular dan Kesehatan Jiwa




tugas dalam lingkungan Seksi Pencegahan dan

Pengendalian Penyakit Tidak Menular dan Kesehatan Jiwa






teknis pencegahan dan pengendalian penyakit tidak

menular;


pencegahan dan pengendalian penyakit tidak menular;


pencegahan dan pengendalian penyakit tidak menular;


perencanaan tahunan dan lima tahunan upaya pengendalian

penyakit tidak menular dan kesehatan jiwa;

84


kegiatan terkair penyakit paru kronik dan gangguan

imunologi, pemyakit jantung dan pembukuh darah, penyakit

kanker dan pembuluh darah, penyakit diabetes mellitus dan

gangguan metabolic, gangguan indera dan pendengaran

dan penyakit tidak menular lainnya;


kegiatan terkait masalah kesehatan jiwa anak, remaja,

dewasa, lanjut usia dan penyalahgunaan napza;


kegiatan posbindu, termasuk posbindu khusus dalam

pembinaan kesehatan jamaah haji;

Menyiapkan bahan, mengoordinasikan dan melakukan profil



pengamatan penyakit di unit pelayanan kesehatan dasar dan

rujukan, baik pemerintah maupun swasta;


pengaturan, membina dan mengawasi kegiatan


Melakukan layanan administrasi umum dan perlengkapan

seksi;

Menyiapkan bahan penyelenggaraan pembelajaran

organisasi (learning organization) dalam seksinya, baik

85

dalam bentuk rapat-rapat bulanan maupun yang bersifat

pendidikan dalam jabatan/ on the job training;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis pencegahan

dan pengendalian penyakit tidak menular;







Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tidak Menular dan

Kesehatan Jiwa dan memberikan saran pertimbangan

kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan



5. Bidang Pelayanan Kesehatan

(1) Bidang Pelayanan Kesehatan dipimpin oleh Kepala Bidang yang

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam mengoordinasikan,

merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis pelayanan kesehatan

primer dan tradisional, pelayanan kesehatan rujukan serta fasilitas

kesehatan dan peningkatan mutu.

(2) Kepala Bidang Pelayanan Kesehatan mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis Bidang Bidang Pelayanan Kesehatan

b. Pelaksanaan kebijakan teknis Bidang Pelayanan Kesehatan;

86

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Bidang Pelayanan Kesehatan;

d. Pelaksanaan administrasi Bidang Pelayanan Kesehatan; dan


(3) Uraian tugas Kepala Bidang Bidang Pelayanan Kesehatan, meliputi:

a. Menyusun rencana kegiatan Bidang Pelayanan Kesehatan sebagai




lingkungan Bidang Pelayanan Kesehatan untuk mengetahui





f. Menyiapkan dan merumuskan kebijakan teknis Bidang Pelayanan

Kesehatan meliputi pelayanan kesehatan primer dan tradisional,

pelayanan kesehatan rujukan, fasilitas layanan kesehatan dan

peningkatan mutu;


Pelayanan Kesehatan meliputi pelayanan kesehatan primer dan

tradisional, pelayanan kesehatan rujukan, fasilitas layanan kesehatan

dan peningkatan mutu;


Pelayanan Kesehatan meliputi pelayanan kesehatan primer dan

tradisional, pelayanan kesehatan rujukan, fasilitas layanan kesehatan

dan peningkatan mutu;

87

i. Mengoordinasikan dan melaksanakan fasilitasi pelayanan perizinan

dalam bentuk penerbitan pertimbangan teknis berkaitan izin bidang

pelayanan kesehatan berdasarkan kewenangan Pemerintah Daerah;

j. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan , pengndalian,

dan evaluasi pelaksanaan izin bidang pelayanan kesehatan

berdasarkan kewenangan Pemerintah Daerah;

k. Mengoordinasikan dan melaksanakan penyusunan norma, standar,

prosedur, dan kriteria pada pelayanan kesehatan primer, pelayanan

kesehatan rujukan termasuk peningkatan mutunya serta pelayanan

kesehatan tradisional;

l. Mengoordinasikan dan melaksanakan bimbingan teknis,

pemantauan, evaluasi dan pelaporan pada pelayanan kesehatan

primer, pelayanan kesehatan rujukan termasuk peningkatan mutunya

serta pelayanan kesehatan tradisional;

m. Menyusun rencana tahunan dan lima tahunan kegiatan pelayanan

kesehatan primer dan tradisional, pelayanan kesehatan rujukan serta

fasilitas kesehatan dan peningkatan mutu;

n. Mengoordinasikan dan melaksanakan bimbingan teknis, pemantauan

dan evaluasi program kendali mutu dan kendali biaya Jaminan

Kesehatan Nasional;

o. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan bimbingan teknis,

pemantauan dan evaluasi dan pelaporan pada pemeriksaan

kesehatan jemaah haji;

p. Menyiapkan bahan penyelenggaraan pembelajaran organisasi

(learning organization) dalam seksinya, baik dalam bentuk rapat-

88

rapat bulanan maupun yang bersifat pendidikan dalam jabatan/ on

the job training;

q. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan, pengendalian,

dan evaluasi kebijakan teknis Bidang Pelayanan Kesehatan meliputi

pelayanan kesehatan primer dan tradisional, pelayanan kesehatan

rujukan, fasilitas layanan kesehatan dan peningkatan mutu;

r. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan lembaga


tugas dan fungsi;

s. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan


t. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Bidang

Pelayanan Kesehatan dan memberikan saran pertimbangan kepada


u. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


a) Seksi Pelayanan Kesehatan Primer

Seksi Pelayanan Kesehatan Primer dipimpin oleh Kepala Seksi

yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Pelayanan

Kesehatan dalam melakukan penyiapan bahan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan teknis pelayanan kesehatan primer dan

tradisional.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Pelayanan Kesehatan

Primer sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

89


Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas

dalam lingkungan Seksi Pelayanan Kesehatan Primer untuk






teknis pelayanan kesehatan primer;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis pelayanan

kesehatan primer;


pelayanan kesehatan primer;

Melakukan penyiapan perumusan kebijakan pelayanan

kesehatan primer yang meliputi pusat kesehatan masyarakat,

klinik, dokter, praktek mandiri, puskesmas, kesehatan gigi dan

mulut serta DTPK;

Melakukan penyiapan pelaksanaan kebijakan pada

pelaksanaan pelayanan kesehatan primer yang meliputi pusat

kesehatan masyarakat, klinik, dokter, praktek mandiri,

puskesmas, kesehatan gigi dan mulut serta DTPK;


penyiapan perumusan kebijakan pelayanan kesehatan primer

termasuk peningkatan mutu yang meliputi pusat kesehatan

masyarakat, klinik, dokter praktek mandiri, dan DPTK;

90


bimbingan teknis, pemantauan dan evaluasi program kendali

mutu dan kendali biaya Jaminan Kesehatan Nasional pada

pusat kesehatan masyarakat, klinik dan dokter praktek

mandiri;


penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria pada

pelayanan kesehatan primer termasuk peningkatan mutu yang

meliputi pusat kesehatan masyarakat, klinik, dan dokter

praktek mandiri;


bimbingan teknis pemantauan dan evaluasi program

pelayanan obstetric-neonatal emergensi dasar (PONED);

Menyiapkan bahan penyelenggaraan pembelajaran organisasi

(learning organization) dalam seksinya, baik dalam bentuk

rapat-rapat bulanan maupun yang bersifat pendidikan dalam

jabatan/ on the job training;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis pelayanan

kesehatan primer dan tradisional;






91


Pelayanan Kesehatan Primer dan Tradisional dan Kesehatan

Jiwa dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan

sebagai bahan perumusan kebijakan; dan



b) Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan

Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan dipimpin oleh Kepala Seksi

yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Pelayanan


pelaksanaan kebijakan teknis pelayanan kesehatan rujukan.



Rujukan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;



dalam lingkungan Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan untuk






teknis pelayanan kesehatan rujukan;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis pelayanan

kesehatan rujukan;

92


pelayanan kesehatan rujukan;

Mengoordinasikan dan melakukan fasilitasi kesehatan

perizinan dalam bentuk penerbitan pertimbangan teknis

berkaitan izin bidang pelayanan kesehatan rujukan


Mengoordinasikan dan melakukan pemantauan, pengendalian


rujukan berdasarkan kewenangan Pemerintah Daerah;


penyiapan perumusan kebijakan pada pelayanan kesehatan

rujukan termasuk peningkatan mutu;


penyiapan pelaksanaan kebijakan pada pelayanan kesehatan

rujukan termasuk peningkatan mutu;


penyusunan norma, standar prosedur dan kriteria pada

pelayanan kesehatan rujukan termasuk peningkatan mutu;


pemberian Surat Penugasan Dokter Spesialis.


bimbingan teknis, pemantauan dan evaluasi program

kegawatdaruratan maternal dan neonatal komprehensif di

rumah sakit;

93


bimbingan teknis pemantauan dan evaluasi di bidang jejaring

Rumah Sakit Pendidikan;






pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis pelayanan

kesehatan rujukan;







Pelayanan Kesehatan Rujukan dan memberikan saran


kebijakan; dan



c) Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional

Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional dipimpin oleh Kepala

Seksi yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang

Pelayanan Kesehatan dalam melakukan penyiapan bahan

94

perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis pelayanan

kesehatan tradisional.



Tradisional sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;



dalam lingkungan Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional






teknis fasilitasi pelayanan kesehatan dan peningkatan mutu;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan fasilitasi

pelayanan kesehatan dan peningkatan mutu;

Mengoordinasikan dan melakukan pembinaan teknis fasilitasi


Mengoordinasikan dan melakukan fasilitasi kesehatan

perizinan dalam bentuk penerbitan pertimbangan teknis

berkaitan izin bidang pelayanan kesehatan rujukan


Mengoordinasikan dan melakukan pemantauan, pengendalian


rujukan berdasarkan kewenangan Pemerintah Daerah;

95


penyiapan perumusan kebijakan pada pelayanan kesehatan

tradisional, perawatan kesehatan masyarakat, pelayanan

kesehatan gigi dan mulut, pelayanan kesehatan laboratorium,

pelayanan kesehatan radiologi, pelayanan darah dan

pelayanan kesehatan haji;


penyiapan kebijakan pada pelayanan kesehatan tradisional,

perawatan kesehatan masyarakat, pelayanan kesehatan gigi

dan mulut, pelayanan kesehatan laboratorium, pelayanan

kesehatan radiologi, pelayanan darah dan pelayanan

kesehatan haji;


penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria

pada pelayanan kesehatan tradisional, perawatan kesehatan

masyarakat, pelayanan kesehatan gigi dan mulut, pelayanan

kesehatan laboratorium, pelayanan kesehatan radiologi,

pelayanan darah dan pelayanan kesehatan haji;


penyiapan pemberian bimbingan teknis dan supervise pada

pelayanan kesehatan tradisional, perawatan kesehatan

masyarakat, pelayanan kesehatan gigi dan mulut, pelayanan

kesehatan laboratorium, pelayanan kesehatan radiologi,

pelayanan darah dan pelayanan kesehatan haji;

96


pemberian rekomendasi izin pada fasilitas pelayanan dan

peningkatan mutu laboratorium;






pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis fasilitasi








Pelayanan Kesehatan Tradisional dan memberikan saran


kebijakan; dan



6. Bidang Sumber Daya Kesehatan

(1) Bidang Sumber Daya Kesehatan dipimpin oleh Kepala Bidang yang

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dan mengoordinasikan,

97

merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis sumber daya

kesehatan.

(2) Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis Bidang Sumber Daya Kesehatan;

b. Pelaksanaan kebijakan teknis Bidang Sumber Daya Kesehatan;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Bidang Sumber Daya

Kesehatan;

d. Pelaksanaan administrasi Bidang Sumber Daya Kesehatan;


(4) Uraian tugas Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan, meliputi:

a. Menyusun rencana kegiatan Bidang Sumber Daya Kesehatan




lingkungan Bidang Sumber Daya Kesehatan untuk mengetahui





f. Menyiapkan dan merumuskan kebijakan teknis Bidang Sumber Daya

Kesehatan meliputi kefarmasian, alat kesehatan, sumber daya

manusia kesehatan;


Sumber Daya Kesehatan meliputi kefarmasian, alat kesehatan,

sumber daya manusia kesehatan;

98


Sumber Daya Kesehatan meliputi kefarmasian, alat kesehatan,

sumber daya manusia kesehatan;

i. Mengoordinasikan dan melaksanakan fasilitasi pelayanan perizinan

dalam bentuk penerbitan pertimbangan teknis berkaian izin Bidang

Sumber Daya Kesehatan berdasarkan kewenangan Pemerintah

Daerah;


penyusunan rencana tahunan dan lima tahunan upaya kefarmasian,

upaya penialaian serta pengawasan alat kesehatan, dan upaya

pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia

kesehatan;


pemantauan, monitoring, dan evaluasi ketersediaan, keterjangkauan

dan pemerataan obat generik dan obat esensial yang bermutu, aman,

dan bermanfaat bagi masyarakat;

l. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

peningkatan pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan

kefarmasian;

m. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan bimbingan

pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan Narkotika,

Psikotropika, Zat adiktif, dan Bahan Berbahaya Lainnya;

n. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitasi

kerjasama dan mengoordinir tenaga kesehatan ke luar negeri;

99

o. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan bimbingan

dan pengendalian pelaksanaan pengembangan tenaga kesehatan

dengan mengacu pada standar/ peraturan perundang-undangan

yang terkait;

p. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pengawasan mutu dan keamanan alat kesehatan dan Perbelakalan

Kesehatan Rumah Tangga (PKRT);

q. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pembinaan dan pengawasan terhadap tenaga kesehatan;

r. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan

pengawasan dan pelaksanaan kebijakan dan standar program

pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan;

s. Mengoordinasikan, menyiapkan bahan dan melaksanakan koordinasi

lintas sektor program dalam pelaksanaan upaya kefarmasian, upaya

pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kesehatan

dan upaya penilaian serta pengawasan alat kesehatan;

t. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan, pengendalian,

dan evaluasi pelaksanaan izin Bidang Sumber Daya Kesehatan


u. Mengoordinasikan dan melaksanakan pemantauan, pengendalian,

dan evaluasi kebijakan teknis Bidang Sumber Daya Kesehatan

meliptu kefarmasian, alat kesehatan, sumber daya manusia

kesehatan;

100

v. Melaksanakan koordiinasi dan konsultasi dengan lembaga


tugas dan fungsi;

w. Menilai kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara sesuai ketentuan


x. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Bidang Sumber

Daya Kesehatan dan memberikan saran pertimbangan kepada


y. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan


a) Seksi Kefarmasian

Seksi Kefarmasian dipimpin oleh Kepala Seksi yang mempunyai

tugas membantu Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan dalam

melakukan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan

kebijakan teknis kefarmasian.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Kefarmasian sebagai




dalam lingkungan Seksi Kefarmasian untuk mengetahui





101


teknis kefarmasian;


kefarmasian;


kefarmasian;


penyusunan konsep dan mengoordinasikan rencana tahunan

dan lima tahunan upaya pelayanan kefarmasian;


peminjaman ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan obat

generik dan obat esensial yang bermutu bagi masyarakat;


perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,

pencatatan dan pelaporan obat dan perbelakan kesehatan;


pemantauan, monitoring dan evaluasi ketersediaan obat dan

perbekalan kesehatan;


bimbingan teknis dan pengendalian produksi dan distribusi

obat, obat tradisional, pangan, kosmetik, untuk melindungi

masyarakat dari peredaran dan penggunaan yang tidak

memenuhi syarat;


pemantauan, monitoring dan evaluasi penggunaan zat warna,

102

pemanis buatan dan bahan berbahaya lainnya di saranan

produksi dan distribusi pangan, kosmetik;

Menerapkan pelayanan kefarmasian yang baik;


pemantauan, monitoring dan evaluasi penggunaan obat

rasional/ obat generik berlogo di sarana pelayanan

kefarmasian dan sarana pelayanan kesehatan;


sosialisasi penggunaan obat rasional terhadap tenaga

kesehatan dan masyarakat;


pemantauan, monitoring dan evaluasi peredaran dan

penggunaan narkotik, psikotoprik dan bahan berbahaya di

perusahaan besar farmasi, apotek dan rumah sakit dan

masyarakat;


pembinaan teknis dalam rangka pemberian izin sarana

pelayanan kefarmasian (obat, obat tradisional, kosmetik,

pangan);


pembinaan teknis dan pengendalian distribusi obat dan obat

tradisional pada pedagang besar farmasi/cabang PBF dan

industry obat tradisional, usaha kecil obat tradisional;

Melakukan layanan administrasi umum perlengkapan dan

kepegawaian seksi;

103






pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis kefarmasian;







Kefarmasian dan memberikan saran pertimbangan kepada




b) Seksi Alat Kesehatan

Seksi Alat Kesehatan dipimpin oleh Kepala Seksi yang

mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Sumber Daya


pelaksanaan kebijakan teknis di bidang alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan rumah tangga.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Alat Kesehatan sebagai


104



dalam lingkungan Seksi Alat Kesehatan untuk mengetahui






teknis alat kesehatan;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis alat

kesehatan;

Mengoordinasikan dan melakukan pembinaan teknis alat

kesehatan;


penyusunan rencana tahunan dan lima tahunan upaya

pelayanan kefarmasian;



pencatatan dan pelaporan di bidang penilaian alat kesehatan

dan perbekalan kesehatan rumah tangga;


pengendalian, dan evaluasi alat kesehatan dan perbekalan

kesehatan rumah tangga;


bimbingan teknis dan pengendalian serta supervise di bidang

105

penilaian alat kesehatan dan perbekalan rumah tangga untuk

melindungi masyarakat dari peredaran dan penggunaan yang

tidak memenuhi syarat;



pencatatan dan pelaporan di bidang pengawasan alat

kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga;


bimbingan teknis dan pengendalian serta supervise di bidang

pengawasan alat kesehatan dan perbekalan rumah tangga

(pembakuan serta sertifikasi produksi dan distribusi alat

kesehatan dan pengawasan sarana produksi, sarana

distribusi) untuk melindungi masyarakat dari peredaran dan

penggunaan yang tidak memenuhi syarat;


pemantauan, monitoring dan evaluasi di bidang pembakuan

dan sertifikasi produksi dan distribusi alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan rumah tangga dan pengawasan sarana

produksi, sarana distribusi dan produk alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan rumah tangga;


pembinaan teknis dalam rangka pemberian izin sarana

pelayanan dan sertifikasi alat kesehatan dan perbekalan

kesehatan rumah tangga;

106


pembinaan teknis dan pengendalian distribusi alat kesehatan

(penyakur dan cabang penyalur alat kesehatan);

Melakukan layanan administrasi umum perlengkapan dan

kepegawaian seksi;






pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis alat kesehatan;

Melakukan koordinasi dan konsultasis dengan lembaga





Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Kepala Seksi Alat

Kesehatan dan memberikan saran pertimbangan kepada




c) Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan

Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan dipimpin oleh Kepala

Seksi yang mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Sumber

Daya Kesehatan dalam melakukan penyiapan bahan perumusan

107

dan pelaksanaan kebijakan teknis sumber daya manusian

kesehatan.


Menyusun rencana kegiatan Seksi Sumber Daya Manusia

Kesehatan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;



dalam lingkungan Seksi Sumber Daya Manusia Kesehatan






teknis sumber daya manusia kesehatan;

Mengoordinasikan dan melakukan kebijakan teknis sumber

daya manusia kesehatan;

Mengoordinasikan dan melakukan pembinaan teknis sumber

daya manusia kesehatan;


fasilitasi kabupaten/kota (dinas kesehatan dan rumah sakit)

untuk menyusun rencana kebutuhan tenaga kesehatan

berdasarkan analisis beban kerja dan berdasarkan standar;


fasilitasi kabupaten/kota untuk menyusun data SDMK dan

profil tenaga kesehatan;

108


bimbingan teknis dan operasional pelaksanaan

pengembangan tenaga kesehatan dengan mengacu pada

standar undang-undang yang berlaku;


kegiatan pembinaan dan pengawasan terhadap tenaga

kesehatan di unit pelayanan kesehata;


pelatihan-pelatihan untuk peningkatan kualitas SDMK yang

bertugas di puskesmas dan rumah sakit;

Melakukakan koordinasi dengan sekolah tenaga kesehatan,

BBPK dan organisasi profesi kesehatan;

Mengumpulkan data dan ketenagaan di unit kesehatan;

Melakukan registrasi bagi tenaga teknis kefarmasian;

Melakukan analisis kom[etensi dan kualifikasi ketenagaan;


pengendalian, dan evaluasi kebijakan teknis sumber daya

manusia kesehata;







Sumber Daya Manusia Kesehatan dan memberikan saran

109


kebijakan; dan



7. Jabatan Fungsional

Pengangkatan Jabatan Fungsional pada Dinas dilaksanakan berdasarkan

hasil analisis kebutuhan dan farmasi, serta sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan.

110

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam penelitian ini, penulis akan membahas mengenai kegiatan

pengelolaan arsip dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan. Data

yang didapat tersebut dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan

berdasarkan hasil wawancara dengan informan. Suatu organisasi dapat diukur

tingkat keberhasilannya dengan mengamati efektif atau tidaknya organisasi

tersebut dalam menjalankan tugasnya. Maka dari itu semua organisasi di tuntut

agar dapat melakukan pengelolaan arsip yang baik dan efektif. Pengelolaan

arsip dinamis meliputi Penciptaan Arsip, Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip

dan Penyusutan Arsip. Untuk lebih memperjelas tentang data yang diperoleh dari

hasil penelitian, akan di kemukakan sebagai berikut;

V.1 Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar,dan rekaman

merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat

surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka

penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat

diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi.

Dalam hal pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan

(perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen

baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan

111

dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan

rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan

pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada

buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan

lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan

penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar

pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan

menggunakan komputer. penciptaan arsip yaitu proses kegiatan sejak

pembuatan draf/konsep, pengetikan penandatanganan, penomoran sampai

naskah tersebut digunakan (Ahmad saransi, 2014:68).

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait kegiatan penciptaan arsip di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan maka penulis melakukan wawancara

terhadap beberapa narasumber atau informan. Berikut hasil wawancara yang

dilakukan penulis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan terhadap

Informan M selaku staf Subag Program di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan terkait dengan Proses penciptaan arsip dan arsip yang telah diciptakan,

dimana beliau mengemukakan bahwa :

“Dokumen itu di print kemudian diberikan nomor surat di bagain Tata

Usaha lalu di tanda tangani, kemudian dokumen itu satunya dikirim

dan satunya di arsipkan, seperti Arsip DPA, surat masuk dan surat

keluar, arsip anggaran baik APBD maupun APBN” (Hasil wawancara

Selasa, 28 November 2017)

Informan HS selaku Kasubag Program di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan juga menambahkan bahwa :

“Proses penciptaan sifatnya rutin dan normal. Arsip yang sudah

tercipta didokumentasikan lalu disimpan dan ada yang dikirim kepada

yang bersangkutan. Mengenai surat itu kita ada aturannya, misalkan

surat pemerintah, menggunakan kertas panjang, terus mengenai tinta

untuk tanda tangan atau paraf itu juga ada tingkatannya, misalkan

112

esolon lll itu menggunkan tinta biru, esolon ll juga menggunakan tinta

biru, sedangkan staf-staf menggunakan tinta hitam Arsip-Arsip yang

pernah dibuat diruangan ini seperti Arsip program, arsip kegiatan

pengadaan, arsip anggaran dan lainnya” (Hasil wawancara Selasa, 28

November 2017)

Kemudian wawancara dilanjutkan di hari berikutnya di Subag Keuangan

di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dengan informan MX selaku

Kasubag Keuangan dimana beliau menjelaskan bahwa :

“Banyak, salah satunya surat masuk dan surat keluar, dokumen

pengelolaan keuangan, arsip anggaran dan masih banyak yang lain.

Kalau surat itu sudah dibuat, dikoreksi lalu di paraf secara struktural

oleh pejabat struktural kemudian dilakukan penomoran dan pencatatan

dibuku agenda oleh petugas Tata Usaha lalu ditanda tangani oleh

kepala dinas. jadi proses penciptaannya itu, suratnya dibuat kemudian

di paraf oleh eselon lV, di berikan nomor surat baru tanda tangan

Kepala Dinas” (Hasil wawancara Kamis, 30 November 2017)

Selanjutnya ibu ST selaku Staf di Subag Umum dan Kepegawaian juga

menjelaskan tentang penciptaan Arsip, dimana beliau mengatakan bahwa :

“Banyak jenis arsip yang sudah kami tangani karena kami adalah

Subag Umum dan kepegawaian. Adapun surat itu kami buat terlebih

dahulu lalu surat itu dibawa ke bagian Tata Usaha diagendakan pada

buku agenda surat keluar dan melakukan penomoran kemudian

diteruskan ke Sekretaris untuk dilanjutkan ke Kepala dinas untuk

disposisi kebagian atau bidang yang akan memproses surat tersebut”

(Hasil wawancara Kamis, 8 Desember 2017)

Dari hasil wawancara diatas yang dilakukan penulis dengan beberapa

informan dapat disimpulkan dalam proses penciptaan arsip sudah efektif. Adapun

arsip yang diciptakan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan seperti surat

masuk dan surat keluar, Arsip anggaran, DPA, APBN, APBD, Dokumen

Keuangan dan lainnya.

113

Berikut adalah alur dari proses penciptaan arsip di Dinas Kesehatan

Provinsi Seulawesi Selatan

Surat Keluar

Surat Masuk

Subag Pencipta

Arsip

Penandatanganan surat oleh pimpinan

Subag.TU (Pecataan agenda

dan penomoran)

Pengiriman Surat

Pembuatan Konsep

Penyimpanan Surat

Surat Masuk Subag. TU Satuan

Pengaman an

Kantor

Pengantaran

Surat ke Unit

tujuan

114

Surat-surat yang sudah tercipta kemudian dilakukan Pencatatan pada

buku agenda dan dilakukan penomoran di bagian Tata Usaha Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan kemudian surat itu ditanda tangani oleh pejabat

berwenang. Surat-surat itu ada yang disimpan sebagai arsip dan ada yang

ditujukan kepada instansi yang bersangkutan. Penciptaan arsip harus dilakukan

dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa yang

terjadi dalam organisasi sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang

autentik ,utuh, dan terpercaya tersebut, maka penciptaan arsip harus memenuhi

komponen arsip yaitu: struktur, isi, dan konteks.

V.2 Penggunaan Arsip

Penggunaan arsip merupakan proses menggunakan, pemaikaian arsip

untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah





Penataan arsip yang baik juga sangat berpengaruh terhadap proses peminjaman

dan penemuan kembali arsip yang cepat dan tepat.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait kegiatan penggunaan arsip di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan maka penulis melakukan wawancara



Informan M selaku staf Subag Program di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan mengenai peminjaman arsip, dimana beliau mengemukakan bahwa :

115

“Jelas sangat dibutuhkan arsip baik untuk orang dalam maupun orang

luar, kalau ada yang butuh pasti kita cari dan memberikannya

sepanjang surat itu jelas tujuannya pasti kita berikan dengan

menggunakan tanda terima karena surat itu penting seperti renja,

renstra nah kalau ada yang mau pinjam harus menggunakan tanda

terima” (Hasil wawancara Selasa, 28 November 2017)

Begitupun Informan HS selaku Kasubag Program di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan juga mengemukakan hal yang sama yakni :

“Tergantung kepentingannya, kalau ada suratnya dan dianggap

penting kita pinjamkan. Dengan catatan menggunakan kartu

peminjaman atau tanda terima terus jelas apa tujuan dari surat itu dan

untuk apa kita berikan, tidak semua kita langsung berikan karena kita

juga punya data yang sifatnya sensitif dan pihak luar tidak boleh

meminjamnya seperti kasus-kasus tertentu HIV-AIDS tidak boleh di

publik” (Hasil wawancara Selasa, 28 November 2017)

Seperti halnya dengan pernyataan yang diberikan oleh informan MX

selaku Kasubag di Keuangan dimana beliau menjelaskan bahwa :

“Tergantung kalau dalam bentung rahasia pasti hanya diperuntukkan

untuk pihak internal saja. Pada saat meminjam arsip harus Memakai

surat peminjaman sebagai bukti bahwa ada arsip yang dipinjam Kalau

ada yang pinjam pasti kita melakukan pencatatan dan ada masa waktu

peminjaman dan harus dikembalikan arsip yang sudah dipinjam” (Hasil

wawancara Kamis, 30 November 2017)

116

Berikut adalah alur dari proses peminjaman arsip di Dinas

Kesehatan Provinsi Seulawesi Selatan

Dari beberapa hasil wawancara yang telah dilakukan, penulis dapat

menarik kesimpulan bahwa Peminjaman Arsip di Dinas Kesehatan Sudah efektif.

Dalam peminjaman arsip sudah seharusnya menggunakan kartu peminjaman

atau surat peminjaman. Dalam peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur

yang berlaku dimasing-masing instansi atau dengan cara dicatat ke dalam buku

daftar peminjaman arsip dan disertakan kartu pinjam agar dapat diketahui siapa

yang mempergunakan, kapan waktu peminjaman, berapa lama peminjamannya,

dan kapan arsip tersebut akan dikembalikan oleh pihak yang memimjam. Hal ini

dilakukan supaya arsip tersebut tidak hilang dan arsip dapat dikembalikan tepat

waktu.

Unit kerja

Registrasi

peminjaman

Peminjaman

menggunakan

Kartu peminjaman

Pencarian arsip

117

Dalam sistem penataan atau penyimpanan, ada beberapa asas

penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip, yaitu;

1. Asas Sentralisasi

Asas ini merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua

arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak

menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi

tersebut memiliki beberapa unit atau bagian.

2. Asas Desentralisasi

Kegiatan menyimpan arsip dengan menggunakan asas desentralisasi

merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam

menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip

organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang

dimiliki organisasi.

3. Asas Kombinasi sentralisasi-desentralisasi

Asas ini adalah asas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara

sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan asas ini dimaksudkan agar

kelemahan dari kedua asas tersebut dapat dihindarkan.

Terkait dengan penataan, proses penemuan kembali arsip menjadi

sangat penting. Berikut hasil wawancara terkait dengan Pencarian dan

penemuan kembali arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang

dilakukan penulis dengan Informan M selaku Staf Subag Program di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dimana beliau mengatakan bahwa :

“Kami disini menyimpan arsip masing-masing tetapi ada juga arsip

yang dikelompokkan dan disimpan bersama-sama dan arsip itu yang

menggunakan daftar agenda. Dalam pencariannya itu kadang cepat

mungkin sekitar 30 menit paling lama. Tetapi arsip yang kami simpan

sendiri kadang langsung ditemukan tetapi juga kadang lama

ditemukan karena biasa ada yang tercecer. Kendalanya itu biasanya

118

arsip yang dipinjam belum dikembalikan dan juga biasa arsip itu sudah

kembali tetapi tidak disimpan ditempat semula jadi terkadang tercecer

dengan surat-surat lainnya” (Hasil wawancara Selasa, 28 November

2017)

Pendapat yang lain disampaikan oleh informan HS selaku Kasubag

Program dimana beliau mengatakan bahwa :

“Kalau langsung ke staf masing-masing yang menyimpan arsip

mungkin cepat di temukan arsip itu dan juga tergantung arsip apa yang

dibutuhkan. Yang menjadi kendala itu ketika staf itu selalu ganti-ganti

sehingga staf yang tadinya menyimpan arsip itu, terus tidak jelas buku

agendanya sehingga petugas baru yang mencarinya yah sulit karena

itu pengarsipan kita lemah dan kadang ada surat yang diagendakan

dan ada yang tidak sehingga kadang sulit di temukan” (Hasil

wawancara Selasa, 28 November 2017)

Selanjutnya hasil wawancara terhadap informan MX selaku Kasubag

Keuangan dimana beliau mengatakan bahwa :

“Paling lama 2 jam waktu yang dibutuhkan dalam mencari arsip.

Karena disini arsip tidak tertata dengan baik dan menumpuk” (Hasil

wawancara Kamis, 30 November 2017)

Kemudian tanggapan staf Keuangan, bapak SH dimana beliau

menjelaskan bahwa :

“Dalam pencarian arsip itu cepat kita temukan karena kita simpan arsip

masing-masing jadi kita tidak membutuhkan waktu yang lama kalau

kita mau cari karena kita sendiri yang simpan jadi letaknya itu kita tau

sendiri. Kendalanya itu kadang arsip menumpuk dan tidak teratur

dengan baik” (Hasil wawancara Kamis, 30 November 2017)

Ibu ST selaku staf di Subag Umum dan Kepegawaian juga

mengemukakan pendapatnya mengenai Pencarian dan penemuan kembali arsip,

dimana beliau mengatakan bahwa :

“Arsip-arsip diruangan ini belum teratur atau tertata dengan baik, arsip

banyak yang tercecer dalam artian arsip disini belum dikelompokkan

berdasarkan jenis masalah dan kepentingannya jadi susah kalau kita

mau mencari arsip yang sudah agak jarang kita gunakan” (Hasil

wawancara Kamis, 8 Desember 2017)

119

Berdasarkan dari beberapa hasil wawancara yang telah penulis lakukan,

maka penulis menarik kesimpulan bahwa kegiatan Pencarian dan penemuan

kembali arsip belum maksimal, hal ini disebabkan karena arsip di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum tertata dengan baik dan arsip

masih menumpuk. Hal itu dapat menyebabkan dalam pencarian arsip

terkendala. Penemuan kembali dokumen atau arsip bukan hanya sekedar

menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang

lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat

diketemukan guna pengambilan keputusan dalam suatu permasalahan.

V.3 Pemeliharaan Arsip

Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor

eksternal. Faktor dari dalam (internal) meliputi unsur-unsur kertas yang terdiri

dari (bahan baku kertas, Air, Bahan lapisan kertas), tinta, pasta atau lem.

Kemudian kerusakan akibat serangan dari luar (eksternal) yaitu Kelembaban

udara, Udara yang teralu kering, Sinar matahari, Kotoran udara, Debu, Jamur,

rayap dan gegat (Ig Wursanto; 1991:220).

Pemeliharaan arsip merupakan salah satu hal yang mutlak dilakukan

karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa

komponen yang saling kontak antara komponen satu dengan komponan lainnya.

Kontak antara komponen masing-masing mengandung asam yang dapat

120

mengakibatkan kerusakan pada arsip. Maka penting bagi Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan untuk melakukan pemelihraan arsip.

Berikut adalah cara pemeliharaan arsip :

1. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalulembab),

terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari

secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunya ifentilasi yang memadai,

terhindar dari kemungkinan serangan api,air maupun serangan serangga

perusak kertas.

2. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan

menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (di lemari),

maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka untuk menjaga

tingkat kelembaban.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara preventif,

yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan. Baik mencegah

serangan serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.

4. Kebersihan

Keutuhan arsip salah satu tujuan pemeliharaan dengan cara menjaga

kebersihannya, baik itu ruangan maupun arsip. Hendaknya senantiasa bersih

dari segala macam debu dengan menggunakan alat pembersih yang memadai.

121

Namun yang terjadi di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum

dilakukan pemeliharaan yang baik untuk menjaga keautentikan dan fisik arsip

yang tersimpan.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait kegiatan pemeliharaan arsip di

Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan maka penulis melakukan wawancara



Informan HS selaku Kasubag Program di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan mengenai Pencagahan kerusakan arsip, dimana beliau mengemukakan

bahwa :

“kita tidak ada ruang khusus terkait dengan pengarsipan, kita masing-

masing unit menyimpan arsip kita sendiri jadi kita juga masing-masing

menjaga arsip kita supaya tetap terjaga informasinya dan fisik

kertasnya diupayakan tidak rusak, untuk mencegah arsip itu rusak yah

kami menyimpannya di lemari meskipun belum tertata dengan baik”

(Hasil wawancara Selasa, 28 November 2017)

Informan M selaku staf Program di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan juga mengemukakan pendapatnya mengenai Pencegahan Kerusakan

pada arsip sebagai berikut :

“Terkadang kami memakai anti rayap dan biasa juga

membersihkannya dari debu yang menempel, hanya itu yang bisa

kami lakukan untuk menghindari arsip kami dari kerusakan” (Hasil


Senada dengan hal tersebut Kasubag Keuangan Bapak MX juga

mengemukaka pendapat yang sama yaitu :

“Untuk mencegah kerusakan arsip, arsip disimpan ditempat yang streril

yang jauh dari rayap, disini juga biasa berkala kita programkan

penyuntikan anti rayap sekitar arsip” (Hasil wawancara Kamis, 30

November 2017)

122

Selanjutnya pendapat ibu ST selaku staf di Subag Umum dan

Kepegawaian juga mengemukakan pendapatnya, dimana beliau mengatakan

bahwa :

“Dengan membersikan arsip dari kotoran seperti debu, karena kalau

didiamkan itu bisa-bisa menjadi jamur yang akan merusak isi informasi

dari arsip itu sendiri” (Hasil wawancara Kamis, 8 Desember 2017)

Berdasarkan dari beberapa hasil wawancara yang telah penulis lakukan,

maka penulis menarik kesimpulan bahwa kegiatan Pencegahan kerusakan arsip

belum efektif, hal ini dikarenakan di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

mengenai Pencagahan kerusakan arsip hanya sebatas membersihkan arsip dari

partikel debu dan serangan rayap. Selain itu, tidak adanya penanganan atau

pemeliharaan arsip terhadap faktor-faktor perusak arsip, seperti pengaturan suhu

ruangan/pengaturan kelembaban udara, maupun dari faktor-faktor perusak arsip

lainnya yang dapat mengakibatkan kerusakan pada fisik arsip. Tempat

penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin

keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya.

Ruangan juga harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang

(dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara

langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai,

terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga

pemakan kertas.

Berikut hasil wawancara mengenai Sarana dan prasarana terkait

pemeliharaan arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang

dilakukan penulis dengan Informan M selaku Staf Subag Program di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dimana beliau mengatakan bahwa :

“Arsip disini masih belum teratur dengan baik, karena apa, waktu kita

untuk menata arsip itu tidak ada. Karena banyak pekerjaan yang harus

123

kami kerjakan. Kami akan mengupayakan memperbaiki tempat arsip

bagaimana caranya supaya tempat itu bagus untuk penataan” (Hasil


Dilanjutkan oleh Bapak HS selaku Kasubag Program di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan juga mengemukakan pendapatnya sebagai berikut :

“Untuk sementara ini kita belum ada upaya maksimal kecuali

mempertahankan yang ada, kedepan kita akan membenahi dengan

sistem IT, kita akan menyiapkan 1 aplikasi yaitu sistem pengarsipan

elektronik dimana pengarsipan baik surat menyurat maupun laporan-

laporan kegiatan akan mudah untuk mengelolanya dengan sistem ini”

(Hasil wawancara Selasa, 28 November 2017

Pendapat mengenai Sarana dan prasarana arsip juga dikemukakan oleh

Bapak SH selaku Saf Subag Keuangan, dimana beliau mengatakan bahwa :

“Disini masih minim sarana kearsipan, kami menyimpan arsip di lemari

dan ada juga di filling cabinet itupun ada filling cabinet tidak digunakan

sebagaimana fungsinya” (Hasil wawancara Kamis, 30 November 2017)

Informan MX selaku Kasubag Keuangan di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan juga mengemukakan pendapatnya sebagai berikut :

“kami hanya sebatas menyimpan arsip di dalam lemari ada, dan kami

juga tidak mengatur suhu udara ataupun lainnya, bahkan arsip disini

tidak tertata dengan baik mungkin itu karena kami terlalu sibuk dengan

pekerjaan yang ada” (Hasil wawancara Kamis, 30 November 2017)

Dari beberapa hasil wawancara yang telah dilakukan, maka penulis dapat

menarik kesimpulan bahwa sarana dan prasarana kearsipan di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan masih minim, dimana hanya Lemari yang difungsikan

sebagai tempat menyimpan arsip dan arsip masih menumpuk dan belum tertata

dengan baik, adapun filling cabinet tetapi tidak digunakan sebagaimana

fungsinya. Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan

menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (di

124

lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka untuk

menjaga tingkat kelembapan.

V.4 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip

yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga

kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Adapun tujuan

penyusutan yaitu untuk menghemat tempat, peralatan, dan biaya; menggunakan

arsip dinamis sebagai berkas kerja; memudahkan pengendalian arsip yang

tercipta; mempercepat dalam penemuan kembali; menyelamatkan arsip bernilai

guna permanen yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.

Adapun prosedur pemusnahan arsip yang tepat adalah dalam proses

pemusnahan arsip perlu dibentuknya panitia pemusnahan arsip,penyeleksian

arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai arsip,

permintaan persetujuan,penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan

pelaksanaan pemusnahan. Namun yang terjadi di Lapang adalah proses

pemusnahan arsip tidak dilaksanakan sebagaimana prosedur yang telah

ditentukan oleh Lembaga Kearsipan. Ada beberapa cara memusnahkan arsip:

1. Pembakaran

Metode ini sangat populer pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun

terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga

mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.

2. Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam

bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.

125

Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas

menjadi sampai dengan 2,5cm.

3. Pemusnahan kimiawi

Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke dalam bak penampungan

yang diisi air, kemudian dicacah dan dalirkan melalui saringan. Metode ini

merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.

Setiap dilaksanakan penyusutan arsip selalu adanya Jadwal Retensi

Arsip, yaitu jadwal yang memuat seberapa jauh sekelompok arsip dapat

disimpan atau dimusnahkan. Akan tetapi di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi

Selatan kegiatan penyusutan tidak dilakukan sesuai prosdur dan juga belum

memiliki JRA. Hal ini dapat membuat kerugian tersendiri bagi pihak Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan nantinya jika ada suatu arsip yang kelak

akan dibutuhkan informasi didalamnya namun arsip tersebut telah dimusnahkan

Berikut hasil wawancara terkait dengan Pemusnahan Arsip di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan yang dilakukan penulis dengan Informan M

selaku Staf Subag Program di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

dimana beliau mengatakan bahwa :

“Kalau arsip masing-masing kita musnahkan karena kita urus arsip kita

masing-masing karena kita punya arsip sendiri dan kita disini punya

lemari sendiri. Misalnya ibu H APBDnya itu dia sendiri yang

musnahkan. Kalau arsip anggaran itu tiap 5 tahun dimusnahkan” (Hasil


Informan ST selaku staf subag Umum dan Kepegawaian di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan juga mengemukakan pendapatnya sebagai

berikut :

“Kalau saya sendiri, arsip yang sudah tidak digunakan itu dimusnahkan

dengan dibakar, karena memang sudah tidak digunakan dan untuk

126

apa disimpan lagi, jadi kita juga bisa menghemat tempat” (Hasil

wawancara Kamis, 8 Desember 2017)

Informan SH selaku Staf Subag Keuangan di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan dimana beliau juga mengatakan hal yang sama bahwa :

“Kadang kita bakar supaya informasi arsip tidak bisa terbaca lagi,

misalnya dokumen anggaran itu harus dibakar kalau kertas-kertas

biasa itu kadang dibuang saja, kalau arsip itu sudah lewat dari 5 tahun

yah sudah bisa untuk kita musnahkan” (Hasil wawancara Kamis, 30

November 2017)

Dari hasil wawancara diatas yang dilakukan penulis dengan beberapa

informan dapat disimpulkan bahwa dalam pemusahan arsip yang dilakukan di

Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum efektif dan tidak sesuai

prosedur. adapun prosedur pemusnahan arsip yang tepat adalah dalam proses

pemusnahan arsip perlu dibentuknya panitia pemusnahan arsip, penyeleksian

arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai arsip,

permintaan persetujuan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan

pelaksanaan pemusnahan. Namun yang terjadi di Dinas Kesehatan Provinsi

Sulawesi Selatan pemusnahan hanya dilakukan sekedar membakar arsip saja

dan yang terlibat dalam proses pemusnahan arsip adalah pihak yang memiliki

arsip yang memiliki arsip itu sendiri.

Hasil Pengukuran Evektivitas Penataan Arsip di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa

pengelolaan arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum

sepenuhnya Efektif dilihat dari indikator yang digunakan dalam mengukur

Efektivitas pengelolaan arsip dinamis yaitu penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan penyusutan. Untuk lebih jelasnya penulis akan

127

menggambarkan pengukuran efektifitas pengelolaan arsip dinamis di Dinas

Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan belum sepenuhnya Efektif sebagai berikut:

NO

Sub Bagian

Indikator

Ukuran Efektif

Keterangan Efektif Tidak

1

Sub Bagian

Program

Penciptaan Arsip √ Sudah dilakukan

sesuai prosedur

Penggunaan Arsip √ Belum dilakukan sesuai prosedur

Pemeliharaan Arsip √ Belum dilakukan sesuai prosedur

Penyusutan Arsip √ Belum dilakukan sesuai prosedur

2

Sub Bagian

umum,

kepegawaian

& hukum

Penciptaan Arsip √ Sudah dilakukan sesuai prosedur




3

Sub Bagian

Keuangan

Penciptaan Arsip √ Sudah dilakukan sesuai prosedur




128

BAB Vl

PENUTUP

VI. 1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang penulis jabarkan pada bab

pembahasan, dapat disimpulkan bahwa arsip sangat berperan penting dalam

setiap organisasi atau instansi. Hal ini dapat dilihat dari tahapan pengelolaan

arsip dinamis yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip

sampai dengan kegiatan penyusutan arsip.

Pada tahap penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan

arsip, baik melalui kegiatan merekam informasi dalam media rekam tertentu

untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi

maupun kegiatan yang berhubungan dengan peraturan arsip yang berasal dari

pihak luar. Penggunaan arsip merupakan proses menggunakan, pemaikaian

arsip untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah





Pemeliharaan arsip adalah Usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan bukti

seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan

arsip. Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh beberapa faktor. Penyusutan arsip

adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif

129

dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai

guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Sebelum

dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut perlu diadakan penilaian untuk

menggolongkan arsip ke dalam kelas-kelas tertentu menurut kepentingannya.

Penggunaan cara seperti itu untuk pengelolaan arsip dapat berlangsung secara

aman dan efisien. Aman dalam arti bahan penyusutan dilakukan berdasarkan

penilaian yang tepat dan dapat dijamin bahwa arsip yang disingkirkan adalah

arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.

VI. 2 Saran

Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah penulis lakukan, maka

penulis ingin menyampaikan beberapa saran terkait dengan pengelolaan arsip

dinamis di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan, yakni :

1. Diharapkan di Dinas Kesehatan untuk lebih memperhatikan pengelolaan

arsip. Hal ini dikarenakan pengelolaan arsip yang baik dan benar, akses

temu balik arsip juga akan lebih muda dan cepat apabila arsip itu

dibutuhkan.

2. Kelengkapan sarana dan prasarana yang memadai dan sesuai dengan

kaidah kearsipan juga perlu dipehatikan. Seperti halnya pada penggunaan

lemari arsip yang terbuat dari kayu yang mudah rapuh akan berpengaruh

pada arsip yang disimpan pada lemari tersebut.

3. Perlu diadakannya kegiatan bimbingan seperti Diklat ataupun Bimtek

mengenai kearsipan. Dan perlu adanya pegawai yang jabatan fungsional

arsiparis atau pegawai yang berkompeten dibidang kearsipan agar dalam

pengelolaan arsip dapat menjadi lebih baik lagi.

130

DAFTAR PUSTAKA

Buku:

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Bumi Aksara.

Makmur. 2011. Efektivitas Kebijakan Kelembagaan Pengawasan. Bandung:

PT.Refika Aditama

Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan. Bandung:

CV. Pustaka Setia

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern.

Gava Media

Sugiono. 2012. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabet

Saransi, Ahmad. 2014. Kearsipan Sulawesi Selatan. Makassar: Sawerigading

Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan. Bandung: CV Mandar Maju

Wursanto, ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kansius

Wursanto, ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kansius

Peraturan Undang-undang

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

131

JURNAL:

Alesia, 2015, Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Pelayanan Teknis

Universitas (diakses 07 oktober 2017)

Ermawaty, 2013, Pengelolaan Manajemen Kearsipan Di Perguruan Tinggi, Jurnal

Tabularasa , 10, No. 2 (diakses 15 oktober 2017)

Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan

Staf,Visimedia, Jakarta, Hal.42 (diakses 07 oktober 2017)

Lailatus, Yuni. 2014. Pengelolaan Arsip Pada Unit Tata Usaha Di Sma Al-Islam

Krian, Inspirasi Manajemen Pendidikan , 4 No.4. (diakses 07 oktober

2017)

Muksan, 2007, Efektivitas Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kecamatan

Gunungpati, Semarang Tanjungpura Pontianak, Jurnal Administrasi

Negara (Jpap), 4 No.2. (diakses 15 oktober 2017)

Siwi Indarwati,2014, Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Kecamatan

Gamping Sleman Yogyakarta (diakses 15 oktober 2017)

Wulan Wahyu Anjar Utami, 2003, Pengelolaan Arsip Inaktif Di Kantor Arsip

Daerah Kabupaten Sleman (diakses 15 oktober 2017)

INTERNET:

http://kearsipanmanajemen.blogspot.co.id/

https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pengelolaan-arsip-dinamis.html

https://www.kanalinfo.web.id/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html

https://arsipkotakupang.wordpress.com/pengelolaan-arsip-dinamis/

http://kearsipanmanajemen.blogspot.co.id/

https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pengelolaan-arsip-dinamis.html

https://www.kanalinfo.web.id/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html

https://arsipkotakupang.wordpress.com/pengelolaan-arsip-dinamis/

132

LAMPIRAN

133

PEDOMAN WAWANCARA

Nama Informan :............................................

Jabatan/Seksi :............................................

Hari/Tanggal :............................................

A. Penciptaan Arsip

1. arsip apa sajakah yang telah diciptakan di kantor bapak/ibu dan

Bagaimana proses penciptaan arsip di kantor bapak/ibu?

2. Dalam penciptaan arsip, apakah kantor bapak/ibu sudah mengikuti tata

naskah dinas/pola klasifikasi arsip? Dan Apakah ada ketentuan

mengenai tata cara pengetikan dalam proses penciptaan arsip ?

B. Penggunaan Arsip

1. Apakah Arsip dinamis di kantor bapak/ibu bisa dipinjam oleh pihak

ekstern dan apakah menggunakan surat peminjaman atau kartu

peminjaman ? dan Bagaimanakah proses peminjaman arsip ?

2. Berapa lamakah waktu yang biasanya dibutuhkan dalam proses

pencarian dan penemuan kembali arsip dinamis di kantor bapak/ibu ?

dan Apa yang menjadi kendala saat Proses pencarian atau penemuan

kembali Arsip ?

134

C. Pemeliharaan Arsip

1. Apa yang dilakukan pihak kantor bapak/ibu dalam mencegah terjadinya

kerusakan pada arsip ?

2. Apakah sarana dan prasarana terkait dengan pemeliharaan arsip sudah

terpenuhi ?

D. Penyusutan Arsip

1. Siapa yang terlibat dalam proses pemusnahan arsip di kantor bapak/ibu

dan Bagaimana cara bapak/ibu dalam memusnahkan Arsip ?

135

Foto pada saat wawancara bersama narasumber/informan di Dinas Kesehatan

Provinsi Sulawesi Selatan

137

Dokumentasi terkait Arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan

142

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

NAMA : NURUL AMALIA NURHAKIM

TEMPAT DAN TANGGAL LAHIR : DEDEKAN, 05 JUNI 1996

ALAMAT : PERINTIS KEMERDEKAAN KM.11 NO.77

NOMOR TELEPON : 085299623492

E-MAIL : [email protected]

NAMA ORANG TUA

- AYAH : NURHAKIM

- IBU : SYAMSURIANI

RIWAYAT PENDIDIKAN FORMAL :

- SDN 18 KALOSI (2001-2007)

- SMPN 3 ALLA (2007-2010)

- SMKN 1 ENREKANG (2010-2013)

- UNIVERSITAS HASANUDDIN, FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU

POLITIK, DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI, PROGRAM STUDI

ADMINISTRASI NEGARA, KONSENTRASI MANAJEMEN

KEARSIPAN

mailto:[email protected]

program studi administrasi negara departemen ilmu ...

Documents

Transcript of program studi administrasi negara departemen ilmu ...