PEMBANGUNAN INTRANET

14.2C - Program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIKNusa Mandiri

1

PEMBANGUNAN INTRANET

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mata kuliah Project Management

Magister Ilmu Komputer (M.Kom)

Irsyad Purbha (14000772)

Ampari J Ansanay (14000784)

Marianus Lase (14000906)

Yohanis A Ansanay (14000785)

Satria Putra Utama (????)

PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER ILMU KOMPUTER


2

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER NUSA

MANDIRI

JAKARTA

2013

A. Pendahuluan

Setiap beberapa tahun teknologi baru selalu datang

ke dunia sistem informasi. Teknologi terbaru

membutuhkan investasi waktu, uang dan usaha yang cukup

besar bagi suatu organisasi. Kini teknologi Intranet

telah datang dan mulai dan makin populer.

Hal yang mendorong penggunaan Intranet adalah

kebutuhan akan informasi. Berdasarkan survei yang

dilakukan terhadap 103 eksekutive sistem informasi yang

memiliki 500 pegawai. Mereka memprioritaskan penggunaan

Intranet untuk menyebarkan manual, katalog, daftar

barang, menyediakan human relation, dan informasi

pekerjaan, menawarkan jasa email, dan mengadakan suatu

revisi dokumen secara bersama-sama.

Alasan tersebut ditambah beberapa alasan antara lain :

1) Komunikasi yang lebih baik antar pegawai

2) Biaya pengembangan dan perawatan yang lebih murah

dibanding teknologi client server biasa.


3

3) Keinginan untuk menaikkan rasa kepemilikian data,

dan tanggungjawab pengguna.

4) Keinginan untuk menggunakan protokol yang terbuka.

5) Mudah digunakan dan sederhana

6) Mudah mendistribusikan program aplikasi ke user.

7) Menaikkan akses dan distribusi informasi ke

pengguna.

Sebetulnya teknologi Intranet datang bersama dengan

teknologi Internet. Pada dasarnya Intranet menggunakan

teknologi Internet. Perbedaannya hanyalah penggunaan

firewall, suatu server yang digunakan untuk melindungi

aset sistem informasi dari serangan pihak luar. Hal ini

menjadikan Intranet benar-benar dapat berfungsi secara

independen dari Internet. Hal lain yang membedakan

Intranet dan Internet adalah dari sisi penggunanya.

Intranet ditujukan bagi kalangan dalam (organisasi itu

sendiri). Sedangkan situs Internet ditujukan bagi pihak

luar organisasi tersebut.

Pada saat ini teknologi Intranet, telah mengalahkan

popularitas teknologi client-server tradisional. Setiap

orang dan perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan

teknologi ini. Hingga sebagian besar melupakan satu hal

yang paling penting dalam era client-server, yaitu :

pengembangan sistem tanpa disain yang baik akan mengakibatkan pada

suatu sistem yang kurang bermanfaat..


4

B. Jenis pemanfaatan Intranet

Penggunaan Intranet sebetulnya tergantung dari

bentuk organisasi penggunanya. Apakah suatu toko,

multinasional, atau departemen lainnya, dengan memahami

kerja organisasi tersebut dahulu, akan membantu

mendisain Intranet yang akan digunakan. Beberapa contoh

penggunaan Intranet adalah organisasi yang terlibat

dalam :

a. Human resource personal services

Pada model organisasi ini Intranet dapat digunakan

untuk menyajikan informasi-informasi :

1) Manual pekerja, misal tata-tertib, informasi

asuransi, liburan, dan prosedur pembelian dan

reimbursement.

2) Bulletin board perusahaan, misal pengumuman

kebijaksanaan, pengumuman pekejraan, jadwal kerja,

pelatihan, menu kafetaria, jadwal kegiatan extra.

3) Record pekerja, misal waktu kerja dan kehadiran,

informasi seperti status perkawinan, alamat rumah

dan lain lain. Dapat juga misal ulasan unjuk kerja

pekerja yang bersangkutan

4) Newsletter untuk pekerja.

5) Informasi-informasi yang berkaitan dengan human

resource department, misal informasi yang digunakan


5

untuk menyewa, memecatm memindahkan, mempromosikan,

melatih dan lain lain.

b. Material and logistic services, seperti penyedia ruangan, barang dan

sebagainya.

Organisasi kerja seperti ini dapat berupa toko,

cleaning services, dan lain lain. Informasi yang dapat

diletakkan di Intranet misal :

1) Listing peralatan atau services yang disediakan

2) Image yang dapat diclick, yang menerangkan gambaran

fasilitas, ruangan pada suatu kantor.

3) Image map yang dapat menerangkan buku telfon suatu

perusahaan.

4) Suatu form yang dapat diisi yang digunakan untuk

mencari informasi mengenai, order, katalog dan lain

lainnya

Dengan memanfaatkan CGI akan dapat disusun aplikasi

Intranet yang mendukung kerja organisasi dalam bidang

ini. Misal untuk ordering ataupun yang lain-lain

c. Information system services,

Pada model organisasi ini Intranet dapat digunakan

untuk menyediakan informasi seperti :

a. Informasi mengenai komputer-komputer para staff.


6

b. Informasi yang dapat digunakan para user yang

berkaitan dengan pengatahuan umum, dan manual

operasi program di lingkungan organisasi tersebut.

c. Web base database

d. Word processing, spread sheet, graphic, dapat

digunakan bersama-sama dengan memanfaatkan web

server. Sehingga dapat berupa suatu perpustakaan

elektronis.

e. Applikasi khusus dapat disusun dengan memanfaatkan

Web sebagai client.

C. Komponen Pembentuk Intranet

Komponen pembentuk Intranet pada dasarnya sama

dengan komponen pembentuk Internet :

1) Browser

2) Server

3) Aplikasi

4) Protokol

5) Bahasa pemrograman

6) Client

7) Perangkat bantu pengembang (development tool) Yang

menjadi tambahan pada Intranet adalah penggunaan

firewall tersebut.


7

D. Model Intranet

Sebelum memulai proyek Intranet sering kali

dihadapkan pada pertimbangan seperti :

1) Apakah Intranet tersebut memiliki suatu organisasi

dan tampilan yang seragam.

2) Apakah tiap orang dapat meletakkan informasi

sesukanya, ataukah harus diperiksa terlebih dahulu.

3) Bila orang bebas meletakkan informasi sesukanya,

bagaimana bila ada yang meletakkan informasi tak

sesuai dengan organisasi tersebut.

4) Bagaimana menghadapi perkembagan Intranet tersebut.

Model organisasi suatu Intranet dapat dibedakan

menjadi :

a) Model tersentralisasi, pada model yang bersifat top

down ini, hanya ada satu Web Server yang dikelola

secara khusus oleh unit khusus di organisasi

tersebut. Seluruh web page (dokumen, form dan lain

lain)d disain secara terpusat. Sehingga perubahan

dokumen harus dimintakan kepada unit pengelola.

Model ini memiliki alasan yang baik, yaitu bentuk

dokumen yang koheren, dan standard. Juga hal ini

memudahkan dalam melakukan administrasi sistem.

Hanya ada satu komputer yang berfungsi sebagai

server. Kekurangannya adalah sistem ini kurang


8

terdistribusi, jadi tak ubahnya seperti system

sentralisasi tradisional. Juga terkadang

pengembangan secara sentraliasasi ini akan lambat

dilaksanakan karena faktor birokratis. Permasalahan

lain adalah bila, komputer server tersebut mengalami

kegagalan, maka seluruh dokumen dan sistem menjadi

tak dapat bekerja.

b) Model desentralisasi, setiap anggota organisasi

boleh mensetup Web Server dan meletakkan informasi.

Pada model ini pemasangan web server bisa dilakukan

pada berbagai jenis mesin, baik PC, Mac maupun UNIX.

Alasan yang mendukung model ini adalah, user yang

mensetup mesin tersebut adalah orang yang paling

mengetahui tentang informasi di bidangnya. Pada

model sentral, user tersebut harus menyesuaikan

dengan standard yang ada pada team pengelola pusat.

Kelebihan lainnya adalah, orang yang memiliki

informasi dengan cepat dapat menyumbangkan informasi

tersebut. Kelemahan dari model ini adalah karena

terlalu mudah diinstall, maka cenderung menjadi tak

terorganisir dengan baik.

c) Model campuran, gabungan dari model sentralisasi dan

desentralisasi.

Pola organisasi pengguna Intranet lah yang akan

menentukan model manakah yang paling cocok.


9

E. Proyek Intranet sebagai suatu Business Process Reengineering

Suatu proses bisnis (dalam hal ini bisnis bukan

hanya perdagangan saja, melainkan suatu proses pada

pelaksanaan manajemen) penting untuk implementasi suatu

program atau sistem. Bahaya yang dihadapi oleh proyek

Intranet dan Internet adalah kecepatan yang harus

digunakan pada saat implementasi. Pemendekan siklus

pengembangan untuk suatu proyek Intranet bukanlah

merupakan suatu alasan yang baik.

Suatu bisnis proses meliputi : metodologi, dokumentasi

dan standard pada suatu institusi. Business Process

Reengineering - BPR bukanlah merupakan suatu konsep yang

populer, hal ini disebakkan kesalah pahaman secara

umum. Sebetulnya BPR merupakan suatu kegiatan yang

berkonsep, melakukan pengkajian ulang, penyusunan

strategi ulang, dan pendisainan ulang dari suatu

mekanisme untuk melakukan suatu pekerjaan. Hal ini akan

menjadikan suatu proses dapat dilaksanakan secara lebih

efisien.

Pada suatu bagian sistem informasi, menaikkan

kualitas proses biasanya melibatkan elemen berikut

ini :


10

a. Metodologi.

Suatu cara, metoda, untuk mencapai tujuan. Suatu

metodolog berlaku secara mumu, dengan perencanaan

tingkat tinggi, dan digunakan sebagai landasan

setiap proyek. Ada beberapa metoda khusus untuk

beberapa jenis proyek yang khusus, seperti

metodologi untuk Internet atau Intranet.

b. Dokumentasi.

Dokumen khusus, yang pada awal proyek akan

menerangkan secara garis besar. Yang akan dilengkapi

pada setiap proyek yang dilaksanakan. Contoh

dokumentasi adalah : Functional Specification, Cost-

benefit Analysis, and Return of Investment.

c. Standard.

Panduan yang disusun dan digunakan pada suatu

institusi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Contoh standard ini adalah : kesepakatan penamaan

untuk berbagai macam kode, kesepakatan layar GUI,

kesepakatan data modeling

F. Reusable Proses

Hal penting dari suatu BPR adalah mengoptimasi

metoda untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang dapat

dipakai ulang untuk proyek mendatang. Setelah suatu

metodologi ditentukan, akan lebih mudah untuk para

manager memamahi pola antar proyek dan menentukan mana


11

yang bekerja dan mana yang tidak. Akan lebih mudah

mengetahui mengapa suatu proyek menjadi gagal, dan

mengetahui titik penting yang mengakibatkan kesuksesan

suatu proyek. Kesuksesan inilah yang sering disebut

dengan best practices. Bila hal ini telah didefinisikan

maka dapat digunakan berulan ulang sehingga dikenal

dengan istilah reusable processs. Untuk kesuksesan suatu

proyek, disain dan implementasi harus dilakukan dengan

sama baiknya. Pada suatu BPR, problem sering kali

didiefinisikan oleh manager tingkat tinggi, yang tak

mengetahui bagaimana pekerja sebenarnya mengerjakan hal

tersebut. Pada kasus lain, seringkalio konsultan

melakukan proses BPR tanpa memahami dengan benar

bagaimana proses tersebut dilaksanakan.

Solusi dari permasalahan ini adalah kesepakatan

penggunaan BPR dan keterlibatan setiap personal. Proses

harus dievaluasi oleh developer, analis, arsitek

sistem, manager, dan juga oleh pengguna. Pendekatan ini

lebih kepada pendekatan bottom up daripada top down. BPR

membutuhkan sejumlah konsensus yang harus disepakati

untuk dilaksanakan secara bersama-sama.

G. Proses pada Intranet

Sekarang apa yang membedakan pengembangan suatu

Intranet dibandingkan sistem client server biasa. Suatu

intranet membutuhkan perhatian yang lebih besar


12

terhadap bisnis proses, sebab teknologi

Intranet/Internet inilah yang akan berubah dengan cepat

pada tahun tahun mendatang. Teknologi Intranet

membutuhkan suatu dasar pengembangan yang baik sebagai

dasar memahami berbagai teknologi baru yang ada, serta

keinginan user yang bertambah banyak. Hal ini makin

menguatkan pandangan bahwa latihan mendisain suatu

ssistem yang baik sangat dibutuhkan dalam pengembangan

suatu proyek Intranet. Hal yang paling susah adalah

meyakinkan untuk mekalukan disain secara lebih detail,

dan siklus pengembangan akan menjadi lebih singkat,

bila proses disain dilakukan dengan benar dan baik.

H. Jenis Implementasi proyek Intranet

Ada berbagai cara untuk memudahkan suatu proses.

Termasuk menggunakan program jadi, menyewa kontraktor

tenaga ahli, atau menyusun team sendiri.

a. Menggunakan Paket software : Beberapa perusahaan

menggunakan program jadi. Biasanya ini dilakukan

bila proyek tidak terlalu kompleks. Sebagian besar

proses disain ditentukan oleh user.


13

b. Menggunakan Jasa Konsultan : Kontraktor dan

konsultan luar dapat dilibatkan dalam riset, disain

dan implementasi. Memang bukanlah keputusan yang

baik untuk menyerahkan seluruh proyek pada pihak

luar. Harus ada kerja sama yang baik dengan pihak

pemakai sistem, sehingga sistem benar-benar akan

terpakai nantinya.

c. In-Hose Solution : Hal ini dilakukan dengan

membentuk team pengembang sendiri dalam lingkungan

institusi pengguna Intranet tersebut.

I. Metodologi

Metodologi merupakan element yang paling mendasar

dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu

metodologi yang lazim digunakan untuk membangun suatu

Intranet. Daftar ini hanya merupakan bagian Disain,

sedangkan bagian yang lainnya adalah Perencanaan,

Prototype, dan Implementasi.

1) Difinisi kebutuhan system Intranet : Harus

ditentukan fungsi yang penting dari sistem ini.

Serta ditentukan pula fungsi tambahan yang

diharapkan. Sistem yang dibuat akan diukur

kesuksesannya dnengan membandingkan spesifikasi pada

bagian ini.

2) Identifikasi kebutuhan koneksi ke Internet :

Pertimbangkan keuntungan dan kerugian dengan adanya


14

koneksi langsung dari jaringan di organisasi

tersebut ke Internet. Beberapa dampak baik dampak

teknologi, ekonomi maupun sosial harus

dipertimbangkan dengan seksama.

3) Identifikasi kebutuhan kehadiran di Internet :

Pertimbankan apakah ada pengguna yang diharapkan

yang berjumlah besar dari web site yang akan disusun

tersebut. Memang telah dibuktikan bahwa hal ini

telah menjadi kepentingan bisnis dan telah berfungsi

sebagai perangkat bantu pemasaran yang efektif.

4) Evaluasi standard industri untuk sistem

Intranet/Internet : Karena Intranet berbasiskan

Internet, maka merupakan suatu hal yang baik untuk

mengevaluasi site Internet selama proses perencanaan

untuk menambah pengetahuan dalam proses

mereview.Suatu team dapat dibentuk untuk melakukan

evaluasi terhadap site Internet yang baik dan

populer. Kelebihan dari tiap site dianalisis, misal

penggunaan grafik yang baik, struktur navigasi menu

yang baik. Permasalahan terhadap tiap site Internet

tersebut juga dianalisis, misal penyajian informasi

yang tak terorganisis, waktu download yang lama

untuk tiap halaman informasi. Kerangka dasar untuk

web site di Intranet yang akan dibangun disusun

berdasarkan hasil analisis ini.


15

5) Analisis cost-benefit : Dilakukan review terhadap

keuntukngan yang diharapkan bagi organisasi pengguna

Intranet tersebut, juga dibandingkan dengan biaya

yang dikeluarkan untuk menyusun Intranet tersebut.

Termasuk biaya peralatan, pengembangan, dan lain

lain.

6) Tentukan apakah perlu mengintegrasikan jaringan

internal dengan Internet: Menentukan kebutuhan

integrasi ini berguna untuk meyakinkan akan

kemudahan akses jaringan di dalam organisasi ketika

dibutuhkan. Menggabungkan database server internal

ke web server merupakan pekerjaan utama dari

integrasi LNA dan membutuhkan pertimbangan-

pertimbangan sekuriti. Secara umum, dapat dikatakan

lebih baik dihindarikan mengkoneksikan secara

langsung database organiasi ke Internet, kecuali hal

itu memang menjadi pertimbangan penting dalam

koneksi ke Internet.

Harus ditentukan apkah pegawai akan mengakses LAN

internal atau WAN melalui Internet. Disampng juga

membatasi kemungkinan akses pihak luar. Alternatif

lain adalah dengan cara membatasi akses LAN hanya ke

client yang membutuhkan informasi mengenai produk

baru, dan informasi baru penting lainnya. Jika

jaringan internal akan diintegrasikan dengan

Internet, pertimbangan sekuriti tambahan lainnya


16

harus digunakankan, seperti Firewall dan pembatasan akses

direktori .

7) Identifikasikan kebutuhan pengaksesan database:

Perlu didefinisikan data-data yang dapat diaskes

oleh pengguna melalui site Intranet. Format

penyajuian harus didefinisikan. Juga kebutuhan unjuk

kerja dari pengaksesan database ini harus

ditentukan.

8) Identifikasikan kebutuhan keamanan (security) :

Harus didefiniskan batasan pertimbangan keamanan

sistem dan data. Hal ini penting terutama untuk

transaksi yang melewatkan informasi-informasi yang

sensitif. Misal menggunakan nomor kartu kredit, data

harus dienkripisi sebelum dikirim, dan didekripsi

ketika diterima.

9) Definisikan kebutuhan administrasi system: Suatu

rencana untuk pengelolaan harian sistem Intranet

harus ditentukan. Harus diyakinkan bahwa komponen-

komponen berikut dapat dikelola dengan waktu down

yang sedikit. Komponen tersebut adalah :

1) Perangkat keras server.

2) Perangkat lunak server.

3) Koneksi ke ISP (Internet Service Provider)

4) Koneksi ISP ke backbone Internet

Secara jelas ditentukan waktu down maksimum dari

setiap komponen Intranet tersebut. Administrasi


17

sistem termasuk mekanisme back-up dari data,

mengupgrade komponen perangkat lunak baru, misal

sistem operasi, juga mengupdate kandungan informasi

yang baru. Hal ini dilakukan dengan tetap menjaga

bahwa prosedur updating tersebut tetap terawasi dan

tetap memperhatikan integritas database.

10) Definisikan kebutuhan dukungan teknis (technical

support): Seluruh permasalahan dukungan teknis harus

dipertimbangkan dengan seksama. Biasanya user tak

ingin menanti lebih dari satu hari untuk menerima

jawaban dari suatu pertanyaan, komentar atau saran.

Dipastikan bahwa developer bertanggungjawab kepada

kandungan informasi server juga memiliki akses untuk

mendapatkan bantuan teknis.

11) Persiapkan definisi arsitektur sistem Intranet :

Walaupun arsitektur Intranet mirip dengan arsitektur

client-server biasa, tetapi ada beberapa perbedaan

yang harus dipertimbangkan :

1) Arsitektur standard Intranet

2) Penggunaan Java dan JavaScript

12) Penyerahan dokumen: Definisi kebutuhan sistem

untuk pengembangan web site internal harus

didokumentasikan. Juga termnasuk bagian yang

menjustifikasi kebutuhan akan Intranet tersebut,

misal cost-benefit analysis, system requirement,

koneksi Internet, akses databas, dan sekuriti.


18

Dengan melakukan keseluruhan tugas dan

terdokumentasi dengan baik, maka proses ini akan

merupakan langkah awal yang baik dalam mengembangkan

Intranet.

J. Standarisasi

Standar merupakan komponen penting yang lain.

Standard yang biasa digunakan oleh organisasi besar

minimal terdiri dari :

1) Standard kode program : Suatu contoh standard kode

program adalah kesepakatan penamaan. Misal "cmd"

dalam "cmdClose". Standardisasi koding termasuk

standardisasi disain GUI, seperti tombol OK dan

CLOSE harus diletakkan di layar. Standar GUI

biasanya dapat dicontoh dari produk-produk yang

baik. Dalam penyusunan kesepakatan ini, para

programmer dan manajer proyek bersama-sama

menentukan kesepakatan yang akan digunakan.

2) Standard hasil produk : Suatu produk standard misal

didefinisikan sebagai standard protocol, misal

TCP/IP, atau standard perangkat keras, atau juga

standard untuk printer jaringan. Jika organisasi

pengguna Intranet itu besar, terletak lebih dari

satu lokasi, standard produk ini merupakan hal yang


19

penting dalam kesuksesan pengembangan aplikasi

Intranet.

K. Dokumentasi

Dokumentasi adalah suatu hal yang pertama-tama harus

ditentukan dan diselesaikan. Hal yang penting agar

dokumentasi dapat disusun dengan sukses adalah,

dilakukan dengan cara mengintegrasikan dokumentasi ini

dengan metodologi, sehingga proses dokumentasi

dilakukan ketika setiap langkah development dilakukan,

daripada melakukannya setelah selesai. Bentuk dasar

dari dokumentasi ini sebaiknya juga dilakukan untuk

proyek-proyek yang lainnya. Suatu dokumentasi

perencanaan intranet dapat berbentuk seperti berikut

ini :

1) Intranet System Justification and Background

a. The need for Intranet connectivity

b. Standard Intranet System

c. Cost-Benefit Analysis

2) System Requirements

a. Internet Connection Requirements

b. Database Access Requirements

c. Security Requirements

d. System Administration Requirements


20

e. Technical Support Requirements

f. Intranet System Architecture Definitions

L. Elemen dasar proyek Intranet

Membangun suatu Intranet memiliki komponen yang

menyebabkan dapat diklasifikasikan sebagai suatu

proyek. Komponen tersebut adalah :

1) Biaya : Menyusun suatu Intranet tetap membutuhkan

suatu biaya, walaupun tetap lebih murah dari

membangun sistem client server tradisional. Biaya

termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan

beberapa biaya tersembunyi termasuk, pelatihan, dan

perawatan kandungan informasi.

2) Kualitas : Menyusun suatu Intranet berkaitan dengan

memenuhi kebutuhan kustomer. dengan kata lain,

membangun suatu sistem yang harus memenuhi suatu

krieteria. Suatu proyek Intranet haruslah menentukan

kriteria kualitas yang harus dipenuhi ini, termasuk

penentuan isi, perawatan, pengelolaan pemrosesan

transaksi, dan sekuriti.

3) Sumber daya manusia : Hal ini disebabkan suatu

Intranet sebagaimana halnya dengan Internet,

membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki

ketrampilan sistem informasi baru. Ketersediaan akan

sumber daya manusia yang memiliki kemampua ini masih

sedikit, misal mereka yang mampu mengerti Common


21

Gateway Interface (CGI), Hypertext Markup Language

(HTML), dan protokol TCP/IP. Beberapa tenaga

dibutuhkan sebagai web master. Ada juga yang menyebut

dirinya document master, yaitu mereka yang mendisain

suatu site Intranet. Juga ada yang disebut dengan

document owner, yaitu mereeka yang mengelola kanduang

informasi dari suatu Intranet. Perbedaan ini terjadi

karena tanggungjawab yang dimiliki berbeda.

4) Jadwal kerja : Menyusun suatu Intranet biasanya

berkejaran dengan waktu. Hal itu membutuhkan

penyelesaian suatu tahap pekerjaan menurut suatu

jadwal. Jika suatu tahapan dilakukan terlalu lama,

maka kompetitor dapat menyelesaikan Intranet mereka,

dan hal ini merugikan. Hal ini menjadikan penyusunan

suatu Intranet biasanya dilakukan dengan sangat

cepat.

M. Proses dasar Proyek Intranet

Pada suatu proyek biasanya terdapat 6 proses yang

saling terkait dan dinamis. Proses ini adalah :

1) Pendefinisian

2) Perencanaan

3) Organisasi

4) Pengawasan

5) Penyelesaian

6) Leading


22

Setiap proses akan memiliki keluaran yang akan

menjadi masukan bagi proses yang lainnya. Proses-proses

ini memberikan beberapa keuntungan termasuk :

1) Mengetahui dampak teknologi dan bisnis dari Intranet

2) Menghitung estimasi biaya sesungguhnya

3) Menentukan tingkat usaha

4) Mencapai suatu penyelesaian yang paling efektif

biayanya.

5) Memilih perangkat bantu dan teknik terbaik

N. Pendefinisian

Dengan mendefinisikan proyek dengan tetap,

diharapkan proyek Intranet dapat mulai dan diakhiri

dengan biaya yang paling efektif. Termasuk menjawab :

who, what, when, where, why and how dari pelaksanaan

proyek tersebut. Perangkat bantu untuk melaksanakan

tugas ini disebut dengan Statement of the Works (SOW).

SOW adalah kesepakatan antar client dan developer

Intranet. Dokumen ini ditulis berdasarkan perspektif

bisnis dan teknis yang berisi topik-topik berikut ini :

1) Pengantar (misal informasi latar belakang)

2) Tujuan dan obyektif (misal cost, jadwal, dan

kualitas)

3) Scope (misal, aplikasi HTML atau VRML)


23

4) Assumsi (misal kemampuan penanganan peningkatan

traffic jaringan)

5) User

6) Sumber daya (misal spesialis jaringan, programmer)

7) Milestone untuk penjadwalan (misal waktu akhir

testing)

8) Pembiayaan (biaya langsung dan overhead)

9) Amandement (definisi ulang dari penyerahan

pekerjaan)

10) Tanda tangan (manajemen senior dan komunitas

pengguna)

SOW memberikan keuntungan ketika digunakan untuk

memulai suatu proyek Intranet. Yaitu :

1) Menjelaskan biaya dan jadwal juga asumsi utama

tentang proyek

2) Menjelaskan peranan dan tanggung jawab.

3) Mengukuhkan definisi hal yang akan dicapai proyek

Intranet tersebut.

4) Mendorong diselesaikannya proyek tersebut, karena

adanya kesepakatan tertulis dalam dokumen tersebut

(tanda tangan).

Di samping itu SOW ini akan membantu menentukan

tanggung jawab sekuriti pada tingkat tinggi, perawatan

dokumentasi, perangkat lunak, data, perangkat keras,


24

dan pengelolaan sistem. Dengan kata lain akan

mendefinisikan siapa yang berperan sebagai web-masters,

document-master, dan document-owners. SOW juga mencegah

permasalahan yang timbul di tahapan berikutnya dari

pengembangan sistem. Tabel berikut ini menjelaskan

issue yang harus dipertimbangkan ketika mengembangkan

SOW suatu proyek Intranet.

Permasalahan Pertanyaan kunci

SekuritiBagaiamana organisasi tersebut mencegah pengaksesan oleh orang yang tak berhak, dan kebocoran informasi kepada saingan

Kultur

Bagaimana organisasi tersebut menjamin bahwa tidak adanya pemborosan, misal tidak bijaksana dalam menggunakan Intranet

PerawatanSiapa yang akan menjaga kandungan informasi selalu uptodate (kekinian informasi)

Personal Siapa personal yang memiliki kemampuan mengembangkan Intranet

Pengelolaan Bagaimana aliran kerja, penjadwalan, danpengeleloaan sumber daya ditangani, khususnya bila Intranet akan menggantikan sistem workgroup (misal Lotus Note)Bagaimana kenaikan lalu lintas data padajaringan ditangani ?


25

Siapa yang bertanggung-jawab mengawasi data di jaringan ?

Sistem lamaBagaimana Intranet diintegrasikan dengansistem lama yang telah ada dan tetap digunakan ?

Hak ciptaBagaimana permasalahan hak cipta ditangani, misal untuk dokumentasi dan perangkat lunak ?

Perangkat bantu

Bagaimana pemanfaatan teknologi-teknologi baru yang belum lama berkembang (misal Java, ActiveX dll) ?

O. Perencananaan

SOW menjabarkan biaya secara kasar, penjadwalan,

kualitas, dan sumberdaya manusia pada suatu proyek.

Dengan informasi ini perencanaan dilakukan dengan

berdasarkan pada informasi ini. Perencanaan sebagai

langkah berikutnya meliputi 6 tahapan yang dapat

dilaksanakan secara berurutan ataupun paralel :

1) Menyusun Work Breakdown Structure (WBS)

2) Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek

3) Mengalokasikan sumber daya

4) Menghitung pembiayaan

5) Menyusun jadwal kerja


26

6) Pengelolaan resiko

1) Menyusun WBS

Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang

bersifat top down dan secara hirarkis menerakngak

komponen komponen yang harus dibangung, dan

pekerjaan yang berkaitan dengannya. Sebagai contoh

pada tabel di bawah ini

NomorPekerjaan Pekerjaan

1.0 Home Page

1.1 Penentuan isi

1.2 Penentuan format dan layout

1.3 Penyusunan homepage

2.4 Sekuriti

2.5 Otentikasi

2.6 Pembatasan akses

2.7 Firewall

2.8 Event Logging

2.9 Enkripsi

2.10 Kebijaksanaan

3.11 Monitoring


27

3.12 Reporting (pelaporan)

3.1.1 Baseline dan trend analysis

3.2 Metrics

3.2.1 Penentuan metoda untuk menghitung waktu koneksi

3.2.2 Penentuakn metoda untuk menghitung throughput rate

3.2.3 Penentuan metoda untuk menghitung waktu respon

4.4 Server

4.5 Perangkat keras Server

4.1.6 Penentuan kebutuhan perangkat keras server

4.1.7 Pemilihan perangkat keras server

4.1.8 Instalasi perangkat keras server

4.9 Perangkat lunak

4.2.10 Directory listing - struktur

4.2.11 Platform

4.2.12 IP/addres, URL dan nama domain

4.13 Client

4.3.1 Perangkat keras

4.3.1.1 Penentuan kebutuhan perangkat keras


28

client

4.3.1.2 Pemilihan perangkat keras client

4.3.1.3 Instalasi perangkat keras client

4.3.2 Perangkat lunak

4.3.2.3 Instalasi perangkat lunak

4.3.2.1.4 Instalasi FTP

4.3.2.1.5 Instalasi email

4.3.2.1.6 Instalasi telnet

4.3.2.1.7 Instalasi browser

4.3.2.1.8 Instalasi sistem operasi

4.3.2.9 Konfigurasi perangkat lunak

2) Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek

Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS,

dapat dilakukan pekerjaan memperkirakan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerajaan

tersebut. Perkiraan dilakukan dengan beberapa

pertimbangan : ketersediaan sumber daya dan

kompleksitas. Kemudian dijabarkan dalam kalendar

atau flow time. Biasanya optimasi dilakukan secara


29

a) most optimistic. Waktu ideal untuk menyelesaikan

pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan

lancar, dan sempurna.

b) most likely. Waktu yang dibutuhkan pada kondisi

kebanyakan, tipikal dan normal.

c) most pessimistic. Waktu yang dibutuhkan ketika

keadaan paling sulit terjadi.

Estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit

(misal 8 jam hari). Estimasi waktu untuk suatu

proyek Intranet lebih sulit dari proyek pengembangan

aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit

proyek yang dapat digunakan sebagai patokan

menghitung waktu pelaksanaan. Dalam mengestimasi

waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal,

misal pengalaman teknologi server yang digunakan,

keahlian Perl, CGI, Java dan HTML, browser, dan juga

bekerja dalam lingkungan TCP/IP.

3) Penentuan Resiko

Prioritas penting ditentukan pada seetiap proyek,

termasuk juga pada proyek Intranet. Sebab seperti

halnya Internet ada beberapa permasalahan sekuriti

(seperti akses tanpa hak), dan karena adanya banyak

komponen pembentuk sistem (misal browser dan server)

yang terlibat, resiko dapat menjadi tinggi.


30

Penentuan resiko akan membantu melakukan

identifikasi resiko yang dihadapi setiap komponen.

Dengan informasi ini seorang manajer proyek dapat

menentukan tingkat kepentingan setiap tugas dan

menentukan estimasi waktu untuk itu. Manajer proyek

dapat berkonsentrasi pada waktu dan sumber daya pada

elemen yang terkritis dari penjadwalan.

4) Menyusun Jadwal Kerja

Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi

penjadwalan :

a. Bar Chart, yang hanya menerangkan flow time dari

setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar

pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan

pada presentasi

b. Network diagram, yang menenjukkan keterkaitan

antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada

jadwal.

Suatu network diagram, merupakan cara terbaik

untuk merencanakan secara detail, dan mengikuti

perkembangan proyek. Diagram ini akan menghubungkan

pekerjaan terkait, dan waktu mulai dan berakhirnya


31

dari pekerjaan tersebut. Mengidentifikasi

keterkaitan pekerjaan pada proyek Intranet adalah

sangat penting sebab komponen-komponen tersebut

saling terkait agar dapat bekerja sesuai dengan

fungsinya

5/1 5/3

5/1 5/6 5/7

5/8

5/5 5/6 5/7

5/8 5/9 5/10

Gambar Work Breakdown Structure dan Jadwal

5) Mengalokasikan Sumber Daya

Pada dasarnya harus dilakukan pengimbangan waktu

setiap pekerjan dan ketersedian dan kemampuan sumber

daya. Harus ditentukan level load dari sumber daya,

agar tak ada personal yang bekerja terlalu berat,

dan ada yan terlalu ringan. Pada proyek Intranet hal

ini sulit, karena tidak tersedianya sumberdaya

manusia yang memiliki keahlian tersebut, oleh sebab


32

4.1.1

4.3.1.1

4.1.2 4.1.3

4.3.1.2

4.3.1.3

itu harus disusun jadwal yang realistis. Dan bahkan

mungkin dilakukan revisi penjadwalan.

6) Menghitung Pembiayaan

Yang menjadi permasalahan, apakah biaya yang akan

dikeluarkan sesua dengan SOW. Jika sesuai, maka

pekerjaan perencanaan selesai, bila tidaak harus

dilakukan revisi. Bila memang sulit harus dilakukan

negosiasi dengan pihak pemberi kerja. Ketika

melakukan perhitungan biaya perlu dipertimbankan

beberapa biaya tersembunyi, misal training,

dokumentasi.

P. Organisasi

Proses ini adalah proses yang melibatkan penyusunan

suatu infrastruktur yang akan memaksimalkan effisiensi

dan efektifitas ketika melaksanakan proyek. Yang harus

dipertimbangkan adalah :

a. Struktur team Ditentukan dengan menjelaskan

1. Penjelasan peranan

2. Tanggung jawab

3. Hubungan pelaporan


33

Pada suatu proyek Intranet pembentukan struktur team

ini penting sekali karena tanggung jawab dari tiap

anggota tidak sama dengan pengembangan sistem

tradisional (misal batasan pengguna dan sistem

informasi), dan adanya peranan baru (misal web master).

Juga beberapa jenis pekerja khusus yang dibutuhkan

untuk proyek Intranet yang besar. Beberapa pekerja yang

dibutuhkan antara lain :

1) Client Server developer

2) Manajer Sistem Informasi

3) Manajer Local Area Network

4) Manajer Network

5) Administrator Sistem

6) System Engineer

7) Manajer Teknis

8) Spesialis User Interface

9) Web master

10) Web planner

SOW sebaiknya menyediakan dasar untuk menjelaskan

peranan utam, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan.

Informasi ini membantu untuk mepersiapkan struktur

team, seperti untuk menghasilkan diagram organisasi dan

matriks tanggung jawab.

b. Dokumentasi


34

Dokumentasi adalah penting sekali, sebab user

memiliki peranan penting dalam membuat dan merawat

kandungan web site. Diagram arsitektur, perangkat bantu

mapping, dan manual on line merupakan perangkat bantu

dokumentasi teknis.

Dokumentasi bisnis seperti laporan status, dan

jadwal juga penting. Kedua dokumentasi baik teknis

maupun bisnis, harus disimpan dalam perpustakaan yang

dapat diakses untuk referensi mendatang.

c. Pertemuan

Terdiri dari 3 jenis :

1. Status review meeting, dilakukan secara regular

untuk mengumpulkan informasi mengenai kondisi dari

pekerjaan individu.

2. Checkpoint review meeting, dilakukan untuk

mencapai milestone besar, seperti mensetup server.

3. Staff meeting, dilakukan untuk bertukari informasi

dan bertukar pengalaman bagi seluruh pihak yang

terlibat

Pihak yang menghadiri pertemuan ini dapat

bervariasi, tapi miimal pihak pengguna harus ada yang

diundang. Ini menyebabkan mereka tidak saja merasa

terlibat tetapi juga memperoleh informasi mengenai


35

sekuriti, hak akses, dan kandungan dokumen. Hal ini

akan mendorong dapat diselesaikannya proyek ini.

Q. Pengawasan

Proses ini menjamin bahwa proyek Intranet efektif

pembiayaanya, dan sesuai dengan yang direncanakan.

Proses ini terdiri dari :

1. Status collection and Assesment: Proses ini akan

mengumplulkan data tentang penyelesaian suatu

pekerjaan atau pencapaian suatu milestone. Kemudian

membuat penilaian mengenai perkembangan yang

dilakukan. Proses ini memiliki sisi bisnis dan

teknsi. Sisi teknis melibatkan penilaian kualitas

pekerjaan yang dilakukan misal bagaimana HTML dan

CGI yang disusun. Pada sisi bisnis meliputi pada

tingkatan mana pekerjaan itu dilakukan berdasarkan

waku tertentu.

2. Change control : Proses ini melibatkan pekerjaan

mengevaluasi pelaksanaan teknis dan jadwal. Dalam

pelaksanaan membutuhkan jawaban akan pertanyaan

seperti :

a. Apakah sebenarnya perubahan yang terjadi (misal

arsitektur jaringan)

b. Apa dampaknya bagi finansial, jadwal, dan kualitas

sistem.


36

c. Bagaimana penanganan perubahan tersebut, misal

terhadap user dan komunitas sistem informasi.

d. Bilamana perubahan tersebut akan menyebabkan suatu

efek, misal setelah intranet terpasang dan

berjalan.

3. Corrective action : Langkah ini melakukan revisi

pendekatan yang dilakukan untuk pencapai tujuan

proyek sesuai dengan SOW dan perencanaan. Langkah

ini berkaitan sekali dengan langkah status

collection and assesment, sebab langkah yang

dibutuhkan misal perencanaan ulang, bergantung

apakah corrective action ini perlu dilakukan secara

besar atau cukup sedikit saja.

R. Penyelesaian proyek

Pada proses ini terlibat melakukan pengumpulan dan

analisi data dan melakukan transisi yang baik dari

proses pengembangan ke implementasi. Keluaran utama

dari proses ini adalah hal yang dipelajari selama

pelaksanaan proyek - lesson learned document. Dokumen ini

mengidentifikasi apa yang dilakukan dengan baik, dan

apa yang tak berhasil dilakukan. Hal itu berdasarkan

data yang dikoleksi mengenaik unjuk kerja proyek

melalui kumpulan hasil statistik, wawancara, dan review

setelah implementasi. Dokumen ini berguna bagi


37

organisasi besar yang mungkin akan melakukan pemasangan

site Intranet yang berjumlah banyak. Pengalaman yang

diperoleh dari proyek pertama ini akan memberikan

pandangan bagi manajer proyek untuk proyek mendatang.

Suatu hal yang penting lagi adalah bagaimana hasil

dari proyek ini. Tendensi apakah yang terjadi di antara

personal yang terlibat pada pengembangan proyek pada

saat mendekati akhir proyek. Bila suatu proyek akan

selesai biasanya anggota team menjadi menurun

produktifitasnya. Oleh karena itu, sebaiknya bila

seorang anggota team telah melakukan suatu tugas berat,

sebaiknya segera dibebas tugaskan bila memang telah

tidak ada pekerjaannya lagi. Ini menyebabkan personal

tersebut dapat bertugas di proyek Intranet yang lainnya

lagi

S. Leading

Tahapan ini penting sekali hanya akan terjadi bila

ke lima proses sebelumnya dilakukan dengan bernar. Pada

tahapan ini dibutuhkan pembentukan suatu lingungan

kerja yang mendorong pihak yang terlibat, sehingga

dapat tercapainya tujuan.

Untuk mencapai hal tersebut, manajer proyek haruslah :

a. Membuat visi yang jelas bagi proyek


38

b. Berkomunikasi dengan efektif

c. Menjaga motivasi yang tinggi

d. Menjaga fokus dari visi

e. Menyediakan lingkungan yang mendukung

f. Mendorong penyusunan team.

Bebeberapa langkah tersebut sulit dilaksanakan

karena biasanya manajer proyek tidak terlalu memiliki

kendali dalam penggunaan sumber daya. Hal ini menjadi

lebih rumit untuk proyek intranet yang melibatkan

banyak piha, orang dengan keahlian terbatas, orientasi

fungsi yang tak jelas. Web master dan document owner,

bukanlah nama pekerjaan yang unik tapi juga membutuhkan

keahlian khusus.

T. Kesimpulan

Tak dapat dipungkiri proyek Intranet merupakan masa

depan. Dengan menggunakan ke enam proses tersebut

dengan benar, akan menjadikan pelaksanaan proyek

Intranet yang baik. Suatu proyek Intranet akan dapat

dilakukan dengan baik bila telah dilakukan proses

engineering yang baik. Ini berlaku baik untuk

pengembangan program dengan produk jadi, atau dengan

kontraktor atau juga dengan team sendiri.

Akan lebih baik menghabiskan waktu lebih lama untuk

melakukan disain dan penataan awal yang baik, daripada


39

terburu-buru melakukan implementasi. Sehingga sudah

sewajarnya dilakukan standardisasi, dan penggunaan

dokumentasi yang baik. Biasanya suatu team pengembang

sistem informasi cenderung untukmeninggalkan metodologi

standard dengan alasan keterbatasan waktu. Rapid

Application Development (RAD) bukanlah merupakan suatu

alasan untuk tidak menggunakan teknik-teknik disain

yang baik.


40

PEMBANGUNAN INTRANET

Documents

Transcript of PEMBANGUNAN INTRANET