KKP PERPUSTAKAAN

KKP PERPUSTAKAANANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA

PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA

LAPORANKULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program DiplomaTiga (D.III)

ALI AKBAR 12117583

MOCHAMAD RIFKI 12117758 SYAHRIL ULUM

12118607

Jurusan Manajemen InformatikaAkademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

InformatikaFatmawati

2013

http://2.bp.blogspot.com/-WqsrcaCi-sM/U2WxEbiXB_I/AAAAAAAAAJI/vySPRwx2qj8/s1600/bsi.jpg

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJAPRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan sertadiizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademi 2013/2014di Semester Lima.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIKelas xxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxx

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai padatanggal..................................................

PENILAI

(..........................................................)

Saran – saran dari penilai :....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................

.................................................................

.......

.................................................................

.................................................................

.......

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yangtelah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnyapenulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini denganbaik. Adapun judul penulisan KKP yang penulis ambil adalahsebagai berikut : “ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIANBUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA”. Tujuan Penulis KKP ini dibuat untuk memenuhi matakuliah KKP pada program Diploma Tiga (D.III) Akademi ManajemenInformatika dan Komputer Bina Sarana Informatika dan pada matakuliah di semester 5 (lima). Penulis menyadari bahwa tanpa

bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Kuliah KerjaPraktek (KKP) ini tidak akan lancar. Oleh karena itu padakesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan dan rasa terimakasih kepada:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan danKomputer Bina Sarana Informatika.

2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Bina SaranaInformatika.

3. Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikanbimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan

ini.4. Guru dan Karyawan SMK Borobudur 2 Jakarta.

5. Petugas Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta.6. Ayah dan Ibu yang telah memberikan dukungan moral dan

spiritual.7. Teman-teman kami yang selalu memberi dukungan dalam

menyelesaikan laporan KKP ini.

Serta semua pihak yang telah membantu terwujudnyalaporan ini. Akhir kata penulis mengharapkan saran dan kritiknyauntuk menyempurnakan penulisan laporan yang akan datang.

Jakarta, 23 Desember 2013

Penulis

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum

Perpustakaan pada hakekatnya merupakan hasil budidaya manusia berupa

lembaga untuk mengumpulkan, merawat, mengatur dan melestarikan bahan-bahan

yang merupakan rekaman hasil pemikiran penemuan untuk didayagunakan sebagai

informasi bagi masyarakat.

Agar perpustakaan berfungsi sebagai sarana hasil budaya bangsa dan

sebagai sumber informasi bagi keperluan pendidikan, perorangan, penelitian,

pengembangan dan teknologi perlu dibina dalam keseluruhan aspeknya. Peranan

perpustakaan dalam upaya menunjang pembangunan nasional yaitu meningkatkan

taraf kecerdasan anak bangsa, disamping perpustakaan mempunyai peranan penting

dalam pelestarian pengembangan kebudayaan dan koleksi bahan pustaka yang ada,

supaya generasi mendatang dapat mengetahui adat dan budaya terdahulu.

Sejalan dengan perkembangan zaman dan globalisasi ini teknologi

komputer adalah alternatif yang baik harus diterapkan di perpustakaan.

Komputer membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada dan menciptakan suatu

inovasi baru di perpustakaan.

Dalam hal ini penulis mengambil pembahasan mengenai

sistem perpustakaan ditempat penulis mengadakan penelitian, yaitu

pada SMK Borobudur 2 Jakarta. Dimana ketika melakukan penelitian sistem yang

ada masih bersifat manual.

Berdaskan hal tersebut penulis mengambil pokok masalah untuk dijadikan

bahan penulisan KKP ini dengan judul : “ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan KKP ini adalah :

a. Penulisan ini untuk mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang

penulis terima selama belajar di bangku kuliah pada akademi Manajemen

Informatika, dengan melakukan riset pada perputstakaan SMK Borobudur

2 Jakarta.

b. Memberikan sumbangan pikiran dalam rangka memperbaharui sistem yang lama

menjadi sistem yang baru yang lebih baik dengan menggunakan sumberdaya yang

ada.

c. Untuk menghasilkan sistem baru yang diharapkan mampu membantu mempermudah

dan memperlancar proses informasi pelayanan pada perpustakaan SMK Borobudur

2 Jakarta agar semakin baik dan efektif, dimana penulis mengharapkan dengan

sistem yang baru ini perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta dapat semakin

berkembang dan maju sebagaimana mestinya.

Tujuan dari penulisan laporan KKP ini, bagi mahasiswa adalah untuk

memenuhi salah satu matakuliah yang ada di semester lima program Diploma Tiga

(D.III) jurusan Manajemen Informatika pada AMIK BSI.

1.3. Metode Penelitian

Untuk memperoleh bahan keterangan sebagai acuan dalam analisa sistem

tersebut, maka penulis melakukan beberapa cara untuk mendapatkannya yaitu

dengan cara:

a. Observasi

Penulis mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dengan melakukan pengamatan

secara langsung mengenai tata cara pelayanan perpustakaan SMK Borobudur 2

Jakarta.

b. Wawancara

Pengumpulan data-data dilakukan dengan cara tanya jawab dan bertatap muka

langsung dengan Kepala Sekolah, Guru dan pengurus perpustakaan.

c. Studi Pustaka

Penulis mempergunakan buku-buku sebagai acuan dan referensi yang berhubungan

dengan kajian penulis dan untuk menyempurnaan KKP ini.

1.4. Ruang Lingkup

Batasan ruang lingkup yang akan dibahas dalam KKP ini meliputi proses

pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku sampai pada pembuatan

laporan data buku pada setiap tahun kepada kepala sekolah SMK Borobudur 2

Jakarta.

1.5. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan KKP ini, penulis membagi penyajiannya dalam empat bab.

Setiap bagian memberikan penjelasan dan gambaran yang nantinya masing-masing

dapat menjelaskan laporan KKP ini secara menyeluruh. Berikut sistematika

penulisannya :BAB I Pendahuluan

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang hal umum mengenai penggunaan

komputer pada teknologi informasi, maksud dan tujuan dari analisa sistem yang

dibuat oleh penulis, metode penelitian yang digunakan oleh penulis untuk

mengumpulkan data, ruang lingkup untuk membatasi permasalahan agar tidak

menyimpang dari permasalahan yang dipilih serta sistematika penulisan Kuliah

Kerja Praktek.

BAB II Landasan Teori

Dalam bab ini akan menjelaskan konsep dasar sistem yang dibahas dalam

ruang lingkup penulisan KKP dan memberikan peralatan pendukung (Tools System).

BAB III Analisa Sistem Berjalan

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang umum, tinjauan organisasi,

sejarah organisasi dan tugas serta fungsi organisasi, prosedur sistem

berjalan, diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,

spesifikasi sistem berjalan, yang meliputi spesifikasi dokumen masukan dan

dokumen keluaran, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV Penutup

Pada bab akhir ini penulis menguraikan kesimpulan dan saran-saran

penulis yang berhubungan permasalahan pada penulisan tugas Kuliah Kerja

Praktek ini.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Teori Sistem melahirkan konsep-konsep futuristik seperti

sibernetika (Cybernetics), konsep yang berkaitan dengan upaya-upaya untuk

menerapkan berbagai disiplin ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur-

unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah

masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu suatu

sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan

balik (feek back) dapat berasal dari output atau dari lingkungan sistem yang

dimaksud.

1. Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya.

Menurut Jogianto (2005:1). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada

prosedur di definisikan sebagai berikut “Suatu sistem adalah suatu jaringan

kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang

tertentu”.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya didefinisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah kumpulan dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di

dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu

sistem.

Sedangkan menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua

atau

lebih komponen-komponen yang saling berhubungan,yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan”.

Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23) mengungkapkan bahwa “informasi

adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang

berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki

arti kepenerima”.

Sistem juga dijelaskan Winarno (2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan komponen

yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.masing-masing komponen

memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi tetap dapat bekerja sama”.

Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik

sistem sebagai berikut :

1. Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008:10). Modal utama sebuah sistem adalah input,

proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana,

sebab sebuah sistem dapat bekerja bila ada masukan dan keluaran selain itu

pula sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya

adalah :

a. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya

atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengruhi operasi sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem berupa masukan perawatan

(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

f. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem

yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolahan Sistem (Objective)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.

2. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogianto (2005:6). Sistem merupakan suatu bentuk integrasi

antara satu komponen dengan komponen lainya, karena sistem memiliki sasaran

yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.

Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan

yaitu :

a. Sistem abstrak (abstract system) dan Sistem fisik (Physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara

fisik.

b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

c. Sistem tertentu (deterministic system) dan Sistem tak tentu (probabilistic

system)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang

sudah dapat diprediksi, sedangkan sistem tak tentu merupakan sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung sistem

probabilitas.

d. Sistem tertutup (closed system) dan Sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur

tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, menerima masukan dan

menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem lainya.

2. Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem

yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya

berakhir, sehingga informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem.

Menurut Jogianto (2005:8). Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya”.

Sistem Informasi adalah suatu system didalam satu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajemen dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang

menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.

1. Kualitas Informasi

Menurut Jogianto (2005:10). Kualitas dari suatu informasi (quality of

information) tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu:

Akurat (Accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

Tepat pada waktunya (Timeliness)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terhambat. Informasi

yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan

landasan didalam pengambilan keputusan.

(Relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2. Nilai Informasi

Menurut Jogianto (2005:11). Nilai dari informasi (value of information)

ditentukan dari 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya, suatu

informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan

biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang

digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa

kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu

bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk

memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh

suatu pihak didalam suatu perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi

tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi

dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya

dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

3. Sistem Informasi

Informasi itu berasal dari sistem informasi (Informations Systems) atau

disebut juga dengan processing system atau information processing system.

Menurut Jogianto (2005:12). Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai

berikut “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

1. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogianto (2005:13). Komponen sistem informasi terdiri dari :

a. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, dimana data yang

masuk dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technologi Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem keseluruhan.

e. Blok Basis Data (Database Block)

Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan

diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

f. Blok Kendali (Control Block)

Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka penting

digunakan pengendalian-pengendalian di dalamnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Model dari sistem logik dibuat dengan menggunakan

peralatan sistem, sehingga dapat menginterpretasikan peralatan sistem yang

digunakan untuk perancangan sistem.

1. Diagram Alir Data (DAD)

Menurut Jogianto (2005:701). DAD ialah diagram yang menggunakan notasi-

notasi (symbol-symbol) yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem

dan untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.

Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan

(misalnya harddisk, disket).

Keuntungan dari DAD adalah untuk mengambarkan sistem dari level yang

paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang paling rendah,

sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan

(Lopping), proses keputusan dan proses perhitungannya.

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau sistem

lainnya, yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External

Entity disimbolkan dengan kotak bujur sangkar.

2. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus

diberi penjelasan yang meliputi identifikasi proses, nama proses dan

pemrosesan. Proses dilambangkan dengan bentuk lingkaran.

3. Arus Data (Data Flow)

Arus Data mengalir diantara proses (process), simpanan data (Data Store) dan kesatuan

luar (external entity). Arus data di Diagram Alir Data yang dapat berupa masukan

untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

4. Simpanan Data (Data Store)

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau yang

mengambil data yang diperlukan.

Menurut Jogianto (2005:703). Ketentuan didalam menggambar Diagram Alir Data

yaitu:

a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu

dengan yang lainnya secara langsung.

c. Didalam diagram alir data tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang

keluar.

Menurut Jogianto (2005:704). Tahapan-tahapan yang di dalam Diagram Alir Data

ialah :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram

konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

2. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah

katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Menurut

Jogiyanto (2005:725), Kamus Data atau data dictionary adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang

mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi

tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Jadi fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang

menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data

store. Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus yang mengalir pada DAD, maka nama

dari arus data dicatat pada kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada, data perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai data yang berbeda untuk orang maupun

yang lainnya.

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses

yang lain. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen

hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat

berupa dokumen dasar atau fomulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

tercetak, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk

data seperti ini perlu dicatat dikamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya mudah mencari arus

data ini di DAD.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan arus

data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu

dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi

kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata

arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat dikamus data terdiri dari

item-item elemen data.

3. Notasi Kamus Data

Selain hal-hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk

untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut

notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu

sebagai berikut:

A. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu

data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampilkansebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisahribuan

, Koma, sebagai pemisahpecahan

- Hypen, sebagai tandapenghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

Sumber : Jogiyanto (2005:734)

B. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang

umum digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

= Terbentuk dari (IS

COMPOSED) atau terdiridari (CONSIST OF) atau samadengan (EQUIVALENT OF)

+ Dan (AND)

[ ] Salah satu dari (Memilihsatu elemen datadidalam bracket ini)

|| Sama dengan simbol [ ] ataupemisah pada bentuk [ ]

N { } M Interasi (elemen datadidalam kurung) beriterasimulai minimum N kali danmaksimum M kali.

{} Optimal (elemen datadidalam kurung parantheissifatnya optimal, dapat adadan tidak ada)

* Keterangan setelah tandaini adalah computer

@ Identifier Data Store

Alias Nama lain untuk data

Sumber: Jogiyanto (2005:730)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Perpustakaan adalah kumpulan informasi yang terdiri dari buku-buku yang

disusun dengan sistem tertentu untuk diambil manfaat dan pengertiannya.

Perpustakaan sekolah merupakan sarana yang sangat penting untuk memupuk dan

mengembangkan minat siswa untuk belajar.

Adapun sarana perpustakaan sekolah selama ini agar terbinanya siswa

menjadi gemar membaca, serta meningkatkan kemampuan untuk belajar mandiri

menuju tercapainya cita-cita pendidikan nasional. Perpustakaan di SMK

Borobudur 2 Jakarta, selama ini perannya sangat diperlukan untuk membantu

siswa mencari pengetahuan umum dan membantu para guru dalam proses belajar

mengajar. Untuk meningkatkan perpustakaan di SMK Borobudur 2 Jakarta perlu

ditingkatkan dari pelayanannya sampai fasilitas yang ada sekarang ini, agar

siswa dapat termotivasi untuk mengunjunginya.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan penulis, penulis melakukan

penilitian ke sekolah SMK Borobudur 2 Jakarta yang beralamatkan pada jalan

Raya Cilandak KKO Pasar Minggu Jakarta selatan.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

A. Sejarah Singkat Berdirinya SMK Borobudur 2 Jakarta

SMK Borobudur didirikan pada tahun 1984 dibawah naungan Yayasan

Pendidikan Kartini yang tujuan utamanya adalah turut serta bersama pemerintah

mencerdaskan kehidupan bangsa.

VISI:

1. Menjadi lembaga Diklat yang menghasilkan Sumber Daya Manusia yang

professional yang mampu berkompetensi di tingkat Nasional maupun

Internasional.

2. Terwujudnya Sumber Daya Manusia yang beriman dan bertaqwa, berdaya nalar,

berbudaya, terampil dan berbudi luhur melalui wahana pendidikan yang

professional dan proposional.

MISI:

1. Melaksanakan pembelajaran yang berwawasan keunggulan.

2. Meningkatkan mutu Sumber Daya Manusia Indonesia yang cerdas, terampil,

kreatif dan mandiri.

3. Meningkatkan mutu pendidikan untuk menghasilkan tamatan siap kerja.

4. Meningkatkan professional dan kesejahteraan tenaga pendidikan.

5. Meningkatkan disiplin siswa, guru dan karyawan di lingkungan sekolah.

6. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana pendidikan.

B. Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta

Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta didirikan pada Juli 1986.

Perpustakaan tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam meningkatkan

minat baca serta wawasan bagi para siswa-siswinya dan sebagai tempat untuk

mengisi waktu luang dengan membaca buku, baik buku-buku pelajaran maupun jenis

buku umum lainnya yang telah disediakan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN

SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA

http://2.bp.blogspot.com/-5N4wbmCZuWM/U2W3KzEJ7iI/AAAAAAAAAJY/lGwJYvngwiY/s1600/struktur.jpg

Sumber : Bagian Pelayanan Koperasi SMKBorobudur 2 Jakarta

Gambar III.1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta

Struktur organisasi perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta tergolong

sangat sederhana. Adapun rincian tugas dan fungsi pada masing-masing bagian

adalah sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah

Tugas dan fungsi kepala sekolah adalah mengkoordinasi dan

mengawasi secara umum kegiatan perpustakaan.

2. Pembimbing Perpustakaan

Tugas dan fungsinya :

a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perpustakaan

b. Menentukan kebijakan yang diperlukan untuk perpustakaan

c. Membina, membimbing, mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan harian dalam

menjalankan tugas.

3. Bagian Teknisi


a. Melakukan pengadaan buku perpustakaan

b. Melakukan pemeriksaan buku pustaka

c. Menstempel buku-buku perpustakaan

d. Memasukan buku pada buku induk

e. Mengklasifikasikan buku

f. Melakukan penyusunan koleksi dan kartu catalog

4. Bagian Pelayanan


a. Melayani pinjaman

b. Melayani pengembalian

c. Pelayanan referensi sesuai dengan jam perpustakaan

d. Pengontrolan administrasi pinjaman

5. Bagian Pemeliharaan

a. Menyampul buku

b. Mengadakan perbaikan-perbaikan buku yang rusak seperti : pengeleman dan

penjilidan

c. Pemeliharaan buku yang disebabkan oleh : alam, binatang, dan lain-lainnya.

d. Penyusunan buku.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem perpustakaan yang dianalisa penulis mempunyai tahapan-

tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Tahapan-tahapan tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Peminjaman Buku

Dalam peminjaman buku anggota yang akan meminjam buku tersebut,

mencari buku yang ingin di pinjam kemudian menyerahkan kartu anggota dan buku

yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Setelah itu petugas

perpustakaan akan mencatat buku apa yang akan dipinjam diarsip peminjaman dan

pengembalian dan kartu pinjaman, setelah itu buku tersebut diserahkan kepada

peminjam beserta kartu pinjaman.

2. Pengembalian Buku

Setelah batas waktu peminjaman buku telah habis, maka anggota

wajib mengembalikan buku beserta kartu pinjaman yang akan dicek kedalam arsip

peminjaman, kemudian petugas mencatat kedalam arsip peminjaman dan

pengembalian.

3. Laporan

Semua kegiatan yang terjadi di perpustakaan, meliputi peminjaman

buku maupun pengembalian buku yang telah dicatat dalam arsip peminjaman dan

pengembalian buku oleh petugas perpustakaan akan diserahkan kepada kepala

sekolah setiap tahunnya.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman dan

pengembalian buku pada perpustakaan di SMK Borobudur 2 Jakarta dapat

digambarkan dengan Diagram Alir Data (DAD). Pada bagian ini penulis membagi

dalam tiga bagian.

Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu network yang menggambarkan

suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari

keduanya yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya.

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

http://4.bp.blogspot.com/-uaJoQ2eUnSI/U2W5Se5oCJI/AAAAAAAAAJk/xJ19VFr3X7k/s1600/diagram+konteks.jpg

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

http://3.bp.blogspot.com/-hbLoBM9maRc/U2W6JNqLRdI/AAAAAAAAAJs/OxD4RrDLXmw/s1600/diagram+nol.jpg

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

1. Dokumen Masukan

Adapun dokumen masukan yang menghasilkan adalah sebagai berikut :

A. Nama arus data : Kartu Anggota

Alias : –

Bentuk data : Cetakan manual

Arus data : Anggota – Proses 1.0

Proses 1.0 –

Arsip Peminjaman Pengembalian

Arsip Peminjaman

Pengembalian – Proses 2.0

http://3.bp.blogspot.com/-0dsK2omCcv4/U2W6_vpij_I/AAAAAAAAAJ0/3ZCTXbVInY8/s1600/diagram+detail1.jpg

Proses 2.0 –

Anggota

Penjelasan : Dari anggota

menyerahkan kartu anggota

untuk melakukan

peminjaman dan

pengembalian

buku

Periode : Setiap kali

peminjaman buku.

Volume : Rata-rata 1 perhari

Struktur data = Header + Isi

Header = Judul + Nama_sekolah +

Alamat +

Telp

Isi = Nama + NIS +

Kelas + Alamat + Nomor +

Foto

B. Nama arus data : Data Buku

Alias : Daftar Buku

Bentuk data : Manual

Arus data : Arsip Buku – Proses 1.0

Proses 2.0 –

Anggota

Penjelasan : Untuk mengetahui buku

yang ingin di pinjam


peminjaman buku


Struktur data : Isi

Isi = 1{Tanggal + No + Nama_pengarang +

Nama_Buku +

Thn_Terbit + Nama_penerbit +

Harga + Sumber

+ Keterangan}37

C. Nama arus data : Data Anggota

Alias : Daftar siswa

Bentuk data : Cetakan manual

Arus data : Arsip Anggota – Proses

1.0

Penjelasan : Untuk mengetahui data anggota saat akan

meminjam buku


peminjaman buku.


Struktur data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Nama_sekolah + NNS

+ NPSN +

No_Telepon +

Alamat_Sekolah + Kecamatan

+ Kota_Administrasi +

Bidang_Studi_Keahlian

+

Program_Studi_Keahlian +

Kompotisi_Keahlian + Kelas

Isi = 1{Nomor + Urut +

NIS + NISN +

Nama_Peserta_Didik + L/P + TTL + Agama

+

Nama_Orang_Tua/Wali +

Alamat_Orang_Tua/Wali + No.Ijazah_SLTP

+ Tahun}24

Footer = Jakarta_01_Agustus_2013 +

Mengetahui +

Pengawas +

Kepala_Sekolah +

TTD_Pengawas +

TTD_Kepala_Sekolah

2. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang dihasilkan adalah sebagai berikut :

A. Nama arus data : Kartu Peminjaman

Alias : –

Bentuk data : Cetak manual

Arus data : Proses 1.0 – Anggota

Anggota – Proses

2.0

Proses 2.0 –

Arsip Buku

Penjelasan : Tanda bukti peminjaman buku dan

pengembalian buku


Peminjaman buku


Struktur data = Header + Isi

Header = No_Induk_Buku +

Pengarang + Judul

Isi = 1{No_Anggota +

Nama_Peminjam +

Tgl_Kembali}55

B. Nama Arus data : Data peminjaman dan pengembalian

Alias : Daftar Peminjaman dan

Pengembalian

Bentuk data : Manual

Arus data : Proses 1.0 – Arsip

Peminjaman Pengembalian

Arsip Peminjaman


Proses 2.0 –

Arsip Peminjaman Pengembalian

Arsip Peminjaman


Penjelasan : Untuk mencatat

peminjaman dan

pengembalian buku perpustakaan


Peminjaman buku


Struktur data : Isi

Isi = 1{Tanggal + Nama_siswa_siswi +

Buku_Yang_Dipinjam + TTD_Peminjam +

TTD_Petugas}39

C. Nama arus data : Laporan peminjaman dan

pengembalian buku

Alias : –

Bentuk data : Cetak Manual

Arus data : Proses 3.0 – Kepala

Sekolah

Penjelasan : Untuk mencatat

peminjaman dan



Peminjaman buku

Volume : 1 pertahun

Struktur data = Header + Is i + Footer

Header = Judul + Nama_Sekolah +

Tahun_Ajaran

Isi = 1{No + Bulan +

Jumlah_Peminjaman_Buku +

Buku_Baru + Buku_Rusak

+ Buku_Hilang +

Jumlah}12

Footer = Mengetahui + TTD_kepala_Sekolah

+

TTD_kepala_Perpustakaan

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah merupakan rangkaian yang

tersaji pada sistem berjalan yang dibuat dimana memerlukan berbagai dokumen

baik itu dokumen masukan ataupun dokumen keluaran. Adapun sistem spesifikasi

berjalan yang penulis uraikan yaitu sistem peminjaman dan pengembalian buku

pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta.

3.6.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau masukan adalah segala bentuk masukan yang

berupa dokumen dan diolah dalam proses agar dapat menghasilkan keluaran yang

diinginkan. Adapun dokumen masukan yang dimasukkan pada sistem peminjaman dan

pengembalian buku dapat dilihat sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Kartu Anggota

Sumber : Anggota

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Sebagai tanda

pengenal untuk meminjam dan mengembalikan buku

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A1

2. Nama dokumen : Data Buku

Sumber : Arsip Buku


Fungsi : Untuk mengetahui buku yang

ingin di pinjam

Media : Kertas


3. Nama dokumen : Data Anggota

Sumber : Arsip anggota


Fungsi : Untuk mengetahui data

anggota saat akan

meminjam buku

Media : Kertas


3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala dokumen dari proses pengelolaan

dokumen masukan perpustakaan berupa dokumen-dokmen yang akan mendukung segala

kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen

keluaran yang dipergunakan pada system peminjaman dan pengembalian buku

perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta, yaitu sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Kartu Pinjaman Buku

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Anggota

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman dan

pengembalian buku

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B1

2. Nama dokumen : Daftar Peminjaman

Sumber : Arsip peminjaman dan pengembalian buku

Tujuan : Petugas perpustakaan

Fungsi : Untuk mencatat peminjaman dan


Media : Kertas


3. Nama dokumen : Laporan peminjaman dan

pengembalian

buku

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Sebagai laporan peminjaman buku,

yang terjadi dan jumlah buku yang baru, rusak

dan hilang

Media : Kertas


3.7 Permasalahan Pokok

Permasalahan yang timbul dalam sistem pendaftaran, peminjaman dan

pengembalian buku pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta adalah masih

menggunakan cara-cara manual, sehingga terjadi hambatan-hambatan dalam proses

pelaksanaannya.

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup lama

mengingat banyak data yang akan diproses.

2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan mengulang

lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan proses yang masih

manual.

3. penyimpanan data yang kurang baik akan menimbulkan masalah pada saat akan

melaporankan arsip kepada kepala sekolah, dikarenakan arsip-arsip bias hilang

atau rusak karena penyimpanan yang tidak baik.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah yang ada pada perpustakaan SMK Borobudur 2

Jakarta cukup sulit jika ditanggulangi secara dini untuk memecahkan masalah

yang akan dihadapi, penulis mencoba mengusulkan pemecahan masalah dengan

komputerisasi sistem.

Pengolahan data dengan komputer diharapkan dapat membantu proses

pencatatan data sehingga penyimpanan datanya akan lebih baik dan bila terjadi

kesalahan cukup dengan mengedit data saja.

BAB IVPENUTUP

4.1 Kesimpulan Dengan selesainya penulisan laporan Kuliah KerjaPraktek (KKP) ini, yang membahas mengenai peminjaman danpengembalian buku pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta,

dalam bab ini penulis akan menyimpulkan tentang apa saja yangtelah uraikan dalam bab-bab sebelumnya. Secara umum dapatdisimpulkan sebagai berikut :

1. Belum adanya komputerisasi sistem pada peminjaman danpengembalian buku.

2. Masih belum tersusun rapi dalam penyimpanan data-data file danlaporan peminjaman dan pengembalian buku.

4.2 Saran Pada akhir penulisan KKP ini, penulis mencobamemberikan beberapa saran pada pembuatan KKP ini sebagaiberikut :

1. Mendorong agar menggunakan sistem komputerisasi untuk membantumenyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan efisien.

2. Memahami arti pentingnya perpustakaan, sehingga dapatmemotivasi siswa untuk berkunjung dan memanfaatkan PerpustakaanSMK Borobudur 2 Jakarta.

3. Banyaknya pesaing perpustakaan dalam mengambil informasiseperti adanya televise, internet dan alat elektronik lainnyamerupakan permasalahan yang menjadi tantangan. Maka dari ituperpustakaan harus lebih memperhatikan tampilan, meningkatkankoleksi buku, fasilitas dan layanan perpustakaan agar dapatmenarik minat siswa untuk mengunjungi Perpustakaan SMK Borobudur2 Jakarta.

DAFTAR PUSTAKAHartono, Jogianto.2005. Analisa dan Desain. Edisi Ketiga.Yogyakarta : Andi Offset.Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi. Jakarta :STMIK

Muhammadiyah JakartaRomney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9.Buku 1.

Jakarta : Salemba EmpatWhitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. EdisiKe-6. Yogyakarta

: AndiWinarno,Wahyu Wing.2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-6.Yogyakarta :

UPP STIM YKPN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

N.I.M : 12117583Nama Lengkap : Ali Akbar

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta,15 April 1991Alamat lengkap : Jl. Benda Kemang Rt. 008 Rw.

04 No. 39 Cilandak Timur Jakarta Selatan 12560

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. MI.Darussa’adah Jakarta, lulus tahun 20042. SMPN 124 Jakarta, lulus tahun 2007

3. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010

C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan


Ali Akbar



N.I.M : 12117758Nama Lengkap : Mochamad Rifki

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta,22 April 1992Alamat lengkap : Jl. Benda Kemang Rt. 008 Rw.

04 No. 5 Cilandak Timur Jakarta Selatan 12560

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal1. SDN Bangka 01 Jakarta, lulus tahun 2004

2. SMPN 56 Jakarta, lulus tahun 20073. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010



Mochamad Rifki



N.I.M : 12118607Nama Lengkap : Syahril Ulum

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 21 Febuari 1992Alamat lengkap : Jl.Puri Sakti 2 Rt.002 Rw.

01 No.47 Cipete Selatan Jakarta Selatan 12410

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal1. SDN 01 Cipete Selatan Jakarta,lulus tahun 20042. SMP Bhayangkari 3 Jakarta, lulus tahun 2007

3. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010



Syahril Ulum

Diposkan oleh Riki Door di 22.04 Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest Label: kkp bsi , kkp mi , kkp perpustakaan

Tidak ada komentar :Poskan Komentar

Posting Lama Beranda

Langganan: Poskan Komentar ( Atom )Daily Calendar

Mengenai Saya

Riki Door mengangkat citra anak jalan , membela IDEOLOGI NEGARA , NKRI HARGA MATI.♡ Eggi Nur Husnawati (ɔˆ ³(ˆ-ˆc) ♡

Lihat profil lengkapkuArsip Blog

Mei 2014 ( 2 ) Feb 2014 ( 6 ) Jan 2014 ( 6 ) Mei 2013 ( 1 ) Nov 2011 ( 1 )

Gambar template oleh latex. Diberdayakan oleh Blogger.

https://plus.google.com/110403242398599612407

KKP PERPUSTAKAAN

Documents

Transcript of KKP PERPUSTAKAAN