KKP PERPUSTAKAANANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA
PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA
LAPORANKULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program DiplomaTiga (D.III)
ALI AKBAR 12117583
MOCHAMAD RIFKI 12117758 SYAHRIL ULUM
12118607
Jurusan Manajemen InformatikaAkademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
InformatikaFatmawati
2013
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJAPRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan sertadiizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademi 2013/2014di Semester Lima.
DOSEN PENASEHAT AKADEMIKelas xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai padatanggal..................................................
PENILAI
(..........................................................)
Saran – saran dari penilai :....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
.................................................................
.................................................................
.......
.................................................................
.................................................................
.......
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yangtelah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnyapenulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini denganbaik. Adapun judul penulisan KKP yang penulis ambil adalahsebagai berikut : “ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIANBUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA”. Tujuan Penulis KKP ini dibuat untuk memenuhi matakuliah KKP pada program Diploma Tiga (D.III) Akademi ManajemenInformatika dan Komputer Bina Sarana Informatika dan pada matakuliah di semester 5 (lima). Penulis menyadari bahwa tanpa
bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Kuliah KerjaPraktek (KKP) ini tidak akan lancar. Oleh karena itu padakesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan dan rasa terimakasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan danKomputer Bina Sarana Informatika.
2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Bina SaranaInformatika.
3. Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikanbimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan
ini.4. Guru dan Karyawan SMK Borobudur 2 Jakarta.
5. Petugas Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta.6. Ayah dan Ibu yang telah memberikan dukungan moral dan
spiritual.7. Teman-teman kami yang selalu memberi dukungan dalam
menyelesaikan laporan KKP ini.
Serta semua pihak yang telah membantu terwujudnyalaporan ini. Akhir kata penulis mengharapkan saran dan kritiknyauntuk menyempurnakan penulisan laporan yang akan datang.
Jakarta, 23 Desember 2013
Penulis
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum
Perpustakaan pada hakekatnya merupakan hasil budidaya manusia berupa
lembaga untuk mengumpulkan, merawat, mengatur dan melestarikan bahan-bahan
yang merupakan rekaman hasil pemikiran penemuan untuk didayagunakan sebagai
informasi bagi masyarakat.
Agar perpustakaan berfungsi sebagai sarana hasil budaya bangsa dan
sebagai sumber informasi bagi keperluan pendidikan, perorangan, penelitian,
pengembangan dan teknologi perlu dibina dalam keseluruhan aspeknya. Peranan
perpustakaan dalam upaya menunjang pembangunan nasional yaitu meningkatkan
taraf kecerdasan anak bangsa, disamping perpustakaan mempunyai peranan penting
dalam pelestarian pengembangan kebudayaan dan koleksi bahan pustaka yang ada,
supaya generasi mendatang dapat mengetahui adat dan budaya terdahulu.
Sejalan dengan perkembangan zaman dan globalisasi ini teknologi
komputer adalah alternatif yang baik harus diterapkan di perpustakaan.
Komputer membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada dan menciptakan suatu
inovasi baru di perpustakaan.
Dalam hal ini penulis mengambil pembahasan mengenai
sistem perpustakaan ditempat penulis mengadakan penelitian, yaitu
pada SMK Borobudur 2 Jakarta. Dimana ketika melakukan penelitian sistem yang
ada masih bersifat manual.
Berdaskan hal tersebut penulis mengambil pokok masalah untuk dijadikan
bahan penulisan KKP ini dengan judul : “ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN
PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan KKP ini adalah :
a. Penulisan ini untuk mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang
penulis terima selama belajar di bangku kuliah pada akademi Manajemen
Informatika, dengan melakukan riset pada perputstakaan SMK Borobudur
2 Jakarta.
b. Memberikan sumbangan pikiran dalam rangka memperbaharui sistem yang lama
menjadi sistem yang baru yang lebih baik dengan menggunakan sumberdaya yang
ada.
c. Untuk menghasilkan sistem baru yang diharapkan mampu membantu mempermudah
dan memperlancar proses informasi pelayanan pada perpustakaan SMK Borobudur
2 Jakarta agar semakin baik dan efektif, dimana penulis mengharapkan dengan
sistem yang baru ini perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta dapat semakin
berkembang dan maju sebagaimana mestinya.
Tujuan dari penulisan laporan KKP ini, bagi mahasiswa adalah untuk
memenuhi salah satu matakuliah yang ada di semester lima program Diploma Tiga
(D.III) jurusan Manajemen Informatika pada AMIK BSI.
1.3. Metode Penelitian
Untuk memperoleh bahan keterangan sebagai acuan dalam analisa sistem
tersebut, maka penulis melakukan beberapa cara untuk mendapatkannya yaitu
dengan cara:
a. Observasi
Penulis mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dengan melakukan pengamatan
secara langsung mengenai tata cara pelayanan perpustakaan SMK Borobudur 2
Jakarta.
b. Wawancara
Pengumpulan data-data dilakukan dengan cara tanya jawab dan bertatap muka
langsung dengan Kepala Sekolah, Guru dan pengurus perpustakaan.
c. Studi Pustaka
Penulis mempergunakan buku-buku sebagai acuan dan referensi yang berhubungan
dengan kajian penulis dan untuk menyempurnaan KKP ini.
1.4. Ruang Lingkup
Batasan ruang lingkup yang akan dibahas dalam KKP ini meliputi proses
pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku sampai pada pembuatan
laporan data buku pada setiap tahun kepada kepala sekolah SMK Borobudur 2
Jakarta.
1.5. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan KKP ini, penulis membagi penyajiannya dalam empat bab.
Setiap bagian memberikan penjelasan dan gambaran yang nantinya masing-masing
dapat menjelaskan laporan KKP ini secara menyeluruh. Berikut sistematika
penulisannya :BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang hal umum mengenai penggunaan
komputer pada teknologi informasi, maksud dan tujuan dari analisa sistem yang
dibuat oleh penulis, metode penelitian yang digunakan oleh penulis untuk
mengumpulkan data, ruang lingkup untuk membatasi permasalahan agar tidak
menyimpang dari permasalahan yang dipilih serta sistematika penulisan Kuliah
Kerja Praktek.
BAB II Landasan Teori
Dalam bab ini akan menjelaskan konsep dasar sistem yang dibahas dalam
ruang lingkup penulisan KKP dan memberikan peralatan pendukung (Tools System).
BAB III Analisa Sistem Berjalan
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang umum, tinjauan organisasi,
sejarah organisasi dan tugas serta fungsi organisasi, prosedur sistem
berjalan, diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,
spesifikasi sistem berjalan, yang meliputi spesifikasi dokumen masukan dan
dokumen keluaran, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV Penutup
Pada bab akhir ini penulis menguraikan kesimpulan dan saran-saran
penulis yang berhubungan permasalahan pada penulisan tugas Kuliah Kerja
Praktek ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Teori Sistem melahirkan konsep-konsep futuristik seperti
sibernetika (Cybernetics), konsep yang berkaitan dengan upaya-upaya untuk
menerapkan berbagai disiplin ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur-
unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah
masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu suatu
sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan
balik (feek back) dapat berasal dari output atau dari lingkungan sistem yang
dimaksud.
1. Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya.
Menurut Jogianto (2005:1). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur di definisikan sebagai berikut “Suatu sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya didefinisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di
dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu
sistem.
Sedangkan menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua
atau
lebih komponen-komponen yang saling berhubungan,yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan”.
Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23) mengungkapkan bahwa “informasi
adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang
berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki
arti kepenerima”.
Sistem juga dijelaskan Winarno (2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan komponen
yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.masing-masing komponen
memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi tetap dapat bekerja sama”.
Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik
sistem sebagai berikut :
1. Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10). Modal utama sebuah sistem adalah input,
proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana,
sebab sebuah sistem dapat bekerja bila ada masukan dan keluaran selain itu
pula sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya
adalah :
a. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolahan Sistem (Objective)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem
dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogianto (2005:6). Sistem merupakan suatu bentuk integrasi
antara satu komponen dengan komponen lainya, karena sistem memiliki sasaran
yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.
Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan
yaitu :
a. Sistem abstrak (abstract system) dan Sistem fisik (Physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan Sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi, sedangkan sistem tak tentu merupakan sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung sistem
probabilitas.
d. Sistem tertutup (closed system) dan Sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem lainya.
2. Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem
yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya
berakhir, sehingga informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem.
Menurut Jogianto (2005:8). Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya”.
Sistem Informasi adalah suatu system didalam satu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajemen dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang
menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
1. Kualitas Informasi
Menurut Jogianto (2005:10). Kualitas dari suatu informasi (quality of
information) tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu:
Akurat (Accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Tepat pada waktunya (Timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terhambat. Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan
landasan didalam pengambilan keputusan.
(Relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2. Nilai Informasi
Menurut Jogianto (2005:11). Nilai dari informasi (value of information)
ditentukan dari 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya, suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang
digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa
kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk
memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh
suatu pihak didalam suatu perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi
tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi
dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
3. Sistem Informasi
Informasi itu berasal dari sistem informasi (Informations Systems) atau
disebut juga dengan processing system atau information processing system.
Menurut Jogianto (2005:12). Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai
berikut “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
1. Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogianto (2005:13). Komponen sistem informasi terdiri dari :
a. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, dimana data yang
masuk dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technologi Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan
diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Control Block)
Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka penting
digunakan pengendalian-pengendalian di dalamnya.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Model dari sistem logik dibuat dengan menggunakan
peralatan sistem, sehingga dapat menginterpretasikan peralatan sistem yang
digunakan untuk perancangan sistem.
1. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Jogianto (2005:701). DAD ialah diagram yang menggunakan notasi-
notasi (symbol-symbol) yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem
dan untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.
Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan
(misalnya harddisk, disket).
Keuntungan dari DAD adalah untuk mengambarkan sistem dari level yang
paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang paling rendah,
sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan
(Lopping), proses keputusan dan proses perhitungannya.
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau sistem
lainnya, yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External
Entity disimbolkan dengan kotak bujur sangkar.
2. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus
diberi penjelasan yang meliputi identifikasi proses, nama proses dan
pemrosesan. Proses dilambangkan dengan bentuk lingkaran.
3. Arus Data (Data Flow)
Arus Data mengalir diantara proses (process), simpanan data (Data Store) dan kesatuan
luar (external entity). Arus data di Diagram Alir Data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol yang digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau yang
mengambil data yang diperlukan.
Menurut Jogianto (2005:703). Ketentuan didalam menggambar Diagram Alir Data
yaitu:
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan yang lainnya secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
Menurut Jogianto (2005:704). Tahapan-tahapan yang di dalam Diagram Alir Data
ialah :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem
secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram
konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
2. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah
katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Menurut
Jogiyanto (2005:725), Kamus Data atau data dictionary adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang
mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi
tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.
Jadi fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang
menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data
store. Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus yang mengalir pada DAD, maka nama
dari arus data dicatat pada kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada, data perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai data yang berbeda untuk orang maupun
yang lainnya.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses
yang lain. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen
hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat
berupa dokumen dasar atau fomulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan
tercetak, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk
data seperti ini perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya mudah mencari arus
data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan arus
data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi
kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata
arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat dikamus data terdiri dari
item-item elemen data.
3. Notasi Kamus Data
Selain hal-hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk
untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut
notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu
sebagai berikut:
A. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkansebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisahribuan
, Koma, sebagai pemisahpecahan
- Hypen, sebagai tandapenghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber : Jogiyanto (2005:734)
B. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
NOTASI KETERANGAN
= Terbentuk dari (IS
COMPOSED) atau terdiridari (CONSIST OF) atau samadengan (EQUIVALENT OF)
+ Dan (AND)
[ ] Salah satu dari (Memilihsatu elemen datadidalam bracket ini)
|| Sama dengan simbol [ ] ataupemisah pada bentuk [ ]
N { } M Interasi (elemen datadidalam kurung) beriterasimulai minimum N kali danmaksimum M kali.
{} Optimal (elemen datadidalam kurung parantheissifatnya optimal, dapat adadan tidak ada)
* Keterangan setelah tandaini adalah computer
@ Identifier Data Store
Alias Nama lain untuk data
Sumber: Jogiyanto (2005:730)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perpustakaan adalah kumpulan informasi yang terdiri dari buku-buku yang
disusun dengan sistem tertentu untuk diambil manfaat dan pengertiannya.
Perpustakaan sekolah merupakan sarana yang sangat penting untuk memupuk dan
mengembangkan minat siswa untuk belajar.
Adapun sarana perpustakaan sekolah selama ini agar terbinanya siswa
menjadi gemar membaca, serta meningkatkan kemampuan untuk belajar mandiri
menuju tercapainya cita-cita pendidikan nasional. Perpustakaan di SMK
Borobudur 2 Jakarta, selama ini perannya sangat diperlukan untuk membantu
siswa mencari pengetahuan umum dan membantu para guru dalam proses belajar
mengajar. Untuk meningkatkan perpustakaan di SMK Borobudur 2 Jakarta perlu
ditingkatkan dari pelayanannya sampai fasilitas yang ada sekarang ini, agar
siswa dapat termotivasi untuk mengunjunginya.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan penulis, penulis melakukan
penilitian ke sekolah SMK Borobudur 2 Jakarta yang beralamatkan pada jalan
Raya Cilandak KKO Pasar Minggu Jakarta selatan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
A. Sejarah Singkat Berdirinya SMK Borobudur 2 Jakarta
SMK Borobudur didirikan pada tahun 1984 dibawah naungan Yayasan
Pendidikan Kartini yang tujuan utamanya adalah turut serta bersama pemerintah
mencerdaskan kehidupan bangsa.
VISI:
1. Menjadi lembaga Diklat yang menghasilkan Sumber Daya Manusia yang
professional yang mampu berkompetensi di tingkat Nasional maupun
Internasional.
2. Terwujudnya Sumber Daya Manusia yang beriman dan bertaqwa, berdaya nalar,
berbudaya, terampil dan berbudi luhur melalui wahana pendidikan yang
professional dan proposional.
MISI:
1. Melaksanakan pembelajaran yang berwawasan keunggulan.
2. Meningkatkan mutu Sumber Daya Manusia Indonesia yang cerdas, terampil,
kreatif dan mandiri.
3. Meningkatkan mutu pendidikan untuk menghasilkan tamatan siap kerja.
4. Meningkatkan professional dan kesejahteraan tenaga pendidikan.
5. Meningkatkan disiplin siswa, guru dan karyawan di lingkungan sekolah.
6. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana pendidikan.
B. Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta
Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta didirikan pada Juli 1986.
Perpustakaan tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam meningkatkan
minat baca serta wawasan bagi para siswa-siswinya dan sebagai tempat untuk
mengisi waktu luang dengan membaca buku, baik buku-buku pelajaran maupun jenis
buku umum lainnya yang telah disediakan.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN
SMK BOROBUDUR 2 JAKARTA
Sumber : Bagian Pelayanan Koperasi SMKBorobudur 2 Jakarta
Gambar III.1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta
Struktur organisasi perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta tergolong
sangat sederhana. Adapun rincian tugas dan fungsi pada masing-masing bagian
adalah sebagai berikut :
1. Kepala Sekolah
Tugas dan fungsi kepala sekolah adalah mengkoordinasi dan
mengawasi secara umum kegiatan perpustakaan.
2. Pembimbing Perpustakaan
Tugas dan fungsinya :
a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perpustakaan
b. Menentukan kebijakan yang diperlukan untuk perpustakaan
c. Membina, membimbing, mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan harian dalam
menjalankan tugas.
3. Bagian Teknisi
Tugas dan fungsinya :
a. Melakukan pengadaan buku perpustakaan
b. Melakukan pemeriksaan buku pustaka
c. Menstempel buku-buku perpustakaan
d. Memasukan buku pada buku induk
e. Mengklasifikasikan buku
f. Melakukan penyusunan koleksi dan kartu catalog
4. Bagian Pelayanan
Tugas dan fungsinya :
a. Melayani pinjaman
b. Melayani pengembalian
c. Pelayanan referensi sesuai dengan jam perpustakaan
d. Pengontrolan administrasi pinjaman
5. Bagian Pemeliharaan
a. Menyampul buku
b. Mengadakan perbaikan-perbaikan buku yang rusak seperti : pengeleman dan
penjilidan
c. Pemeliharaan buku yang disebabkan oleh : alam, binatang, dan lain-lainnya.
d. Penyusunan buku.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem perpustakaan yang dianalisa penulis mempunyai tahapan-
tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Tahapan-tahapan tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Peminjaman Buku
Dalam peminjaman buku anggota yang akan meminjam buku tersebut,
mencari buku yang ingin di pinjam kemudian menyerahkan kartu anggota dan buku
yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Setelah itu petugas
perpustakaan akan mencatat buku apa yang akan dipinjam diarsip peminjaman dan
pengembalian dan kartu pinjaman, setelah itu buku tersebut diserahkan kepada
peminjam beserta kartu pinjaman.
2. Pengembalian Buku
Setelah batas waktu peminjaman buku telah habis, maka anggota
wajib mengembalikan buku beserta kartu pinjaman yang akan dicek kedalam arsip
peminjaman, kemudian petugas mencatat kedalam arsip peminjaman dan
pengembalian.
3. Laporan
Semua kegiatan yang terjadi di perpustakaan, meliputi peminjaman
buku maupun pengembalian buku yang telah dicatat dalam arsip peminjaman dan
pengembalian buku oleh petugas perpustakaan akan diserahkan kepada kepala
sekolah setiap tahunnya.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman dan
pengembalian buku pada perpustakaan di SMK Borobudur 2 Jakarta dapat
digambarkan dengan Diagram Alir Data (DAD). Pada bagian ini penulis membagi
dalam tiga bagian.
Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu network yang menggambarkan
suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari
keduanya yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya.
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
1. Dokumen Masukan
Adapun dokumen masukan yang menghasilkan adalah sebagai berikut :
A. Nama arus data : Kartu Anggota
Alias : –
Bentuk data : Cetakan manual
Arus data : Anggota – Proses 1.0
Proses 1.0 –
Arsip Peminjaman Pengembalian
Arsip Peminjaman
Pengembalian – Proses 2.0
Proses 2.0 –
Anggota
Penjelasan : Dari anggota
menyerahkan kartu anggota
untuk melakukan
peminjaman dan
pengembalian
buku
Periode : Setiap kali
peminjaman buku.
Volume : Rata-rata 1 perhari
Struktur data = Header + Isi
Header = Judul + Nama_sekolah +
Alamat +
Telp
Isi = Nama + NIS +
Kelas + Alamat + Nomor +
Foto
B. Nama arus data : Data Buku
Alias : Daftar Buku
Bentuk data : Manual
Arus data : Arsip Buku – Proses 1.0
Proses 2.0 –
Anggota
Penjelasan : Untuk mengetahui buku
yang ingin di pinjam
Periode : Setiap kali
peminjaman buku
Volume : Rata-rata 7 perhari
Struktur data : Isi
Isi = 1{Tanggal + No + Nama_pengarang +
Nama_Buku +
Thn_Terbit + Nama_penerbit +
Harga + Sumber
+ Keterangan}37
C. Nama arus data : Data Anggota
Alias : Daftar siswa
Bentuk data : Cetakan manual
Arus data : Arsip Anggota – Proses
1.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data anggota saat akan
meminjam buku
Periode : Setiap kali
peminjaman buku.
Volume : Rata-rata 1 perhari
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Nama_sekolah + NNS
+ NPSN +
No_Telepon +
Alamat_Sekolah + Kecamatan
+ Kota_Administrasi +
Bidang_Studi_Keahlian
+
Program_Studi_Keahlian +
Kompotisi_Keahlian + Kelas
Isi = 1{Nomor + Urut +
NIS + NISN +
Nama_Peserta_Didik + L/P + TTL + Agama
+
Nama_Orang_Tua/Wali +
Alamat_Orang_Tua/Wali + No.Ijazah_SLTP
+ Tahun}24
Footer = Jakarta_01_Agustus_2013 +
Mengetahui +
Pengawas +
Kepala_Sekolah +
TTD_Pengawas +
TTD_Kepala_Sekolah
2. Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
A. Nama arus data : Kartu Peminjaman
Alias : –
Bentuk data : Cetak manual
Arus data : Proses 1.0 – Anggota
Anggota – Proses
2.0
Proses 2.0 –
Arsip Buku
Penjelasan : Tanda bukti peminjaman buku dan
pengembalian buku
Periode : Setiap kali
Peminjaman buku
Volume : Rata-rata 1 perhari
Struktur data = Header + Isi
Header = No_Induk_Buku +
Pengarang + Judul
Isi = 1{No_Anggota +
Nama_Peminjam +
Tgl_Kembali}55
B. Nama Arus data : Data peminjaman dan pengembalian
Alias : Daftar Peminjaman dan
Pengembalian
Bentuk data : Manual
Arus data : Proses 1.0 – Arsip
Peminjaman Pengembalian
Arsip Peminjaman
Pengembalian – Proses 2.0
Proses 2.0 –
Arsip Peminjaman Pengembalian
Arsip Peminjaman
Pengembalian – Proses 3.0
Penjelasan : Untuk mencatat
peminjaman dan
pengembalian buku perpustakaan
Periode : Setiap kali
Peminjaman buku
Volume : Rata-rata 7 perhari
Struktur data : Isi
Isi = 1{Tanggal + Nama_siswa_siswi +
Buku_Yang_Dipinjam + TTD_Peminjam +
TTD_Petugas}39
C. Nama arus data : Laporan peminjaman dan
pengembalian buku
Alias : –
Bentuk data : Cetak Manual
Arus data : Proses 3.0 – Kepala
Sekolah
Penjelasan : Untuk mencatat
peminjaman dan
pengembalian buku perpustakaan
Periode : Setiap kali
Peminjaman buku
Volume : 1 pertahun
Struktur data = Header + Is i + Footer
Header = Judul + Nama_Sekolah +
Tahun_Ajaran
Isi = 1{No + Bulan +
Jumlah_Peminjaman_Buku +
Buku_Baru + Buku_Rusak
+ Buku_Hilang +
Jumlah}12
Footer = Mengetahui + TTD_kepala_Sekolah
+
TTD_kepala_Perpustakaan
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah merupakan rangkaian yang
tersaji pada sistem berjalan yang dibuat dimana memerlukan berbagai dokumen
baik itu dokumen masukan ataupun dokumen keluaran. Adapun sistem spesifikasi
berjalan yang penulis uraikan yaitu sistem peminjaman dan pengembalian buku
pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta.
3.6.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau masukan adalah segala bentuk masukan yang
berupa dokumen dan diolah dalam proses agar dapat menghasilkan keluaran yang
diinginkan. Adapun dokumen masukan yang dimasukkan pada sistem peminjaman dan
pengembalian buku dapat dilihat sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Anggota
Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Fungsi : Sebagai tanda
pengenal untuk meminjam dan mengembalikan buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A1
2. Nama dokumen : Data Buku
Sumber : Arsip Buku
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Fungsi : Untuk mengetahui buku yang
ingin di pinjam
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A2
3. Nama dokumen : Data Anggota
Sumber : Arsip anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Fungsi : Untuk mengetahui data
anggota saat akan
meminjam buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A3
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala dokumen dari proses pengelolaan
dokumen masukan perpustakaan berupa dokumen-dokmen yang akan mendukung segala
kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen
keluaran yang dipergunakan pada system peminjaman dan pengembalian buku
perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta, yaitu sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Pinjaman Buku
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Anggota
Fungsi : Sebagai bukti peminjaman dan
pengembalian buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B1
2. Nama dokumen : Daftar Peminjaman
Sumber : Arsip peminjaman dan pengembalian buku
Tujuan : Petugas perpustakaan
Fungsi : Untuk mencatat peminjaman dan
pengembalian buku perpustakaan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B2
3. Nama dokumen : Laporan peminjaman dan
pengembalian
buku
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Sekolah
Fungsi : Sebagai laporan peminjaman buku,
yang terjadi dan jumlah buku yang baru, rusak
dan hilang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B3
3.7 Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul dalam sistem pendaftaran, peminjaman dan
pengembalian buku pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta adalah masih
menggunakan cara-cara manual, sehingga terjadi hambatan-hambatan dalam proses
pelaksanaannya.
Hambatan-hambatan tersebut antara lain :
1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup lama
mengingat banyak data yang akan diproses.
2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan mengulang
lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan proses yang masih
manual.
3. penyimpanan data yang kurang baik akan menimbulkan masalah pada saat akan
melaporankan arsip kepada kepala sekolah, dikarenakan arsip-arsip bias hilang
atau rusak karena penyimpanan yang tidak baik.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan masalah yang ada pada perpustakaan SMK Borobudur 2
Jakarta cukup sulit jika ditanggulangi secara dini untuk memecahkan masalah
yang akan dihadapi, penulis mencoba mengusulkan pemecahan masalah dengan
komputerisasi sistem.
Pengolahan data dengan komputer diharapkan dapat membantu proses
pencatatan data sehingga penyimpanan datanya akan lebih baik dan bila terjadi
kesalahan cukup dengan mengedit data saja.
BAB IVPENUTUP
4.1 Kesimpulan Dengan selesainya penulisan laporan Kuliah KerjaPraktek (KKP) ini, yang membahas mengenai peminjaman danpengembalian buku pada perpustakaan SMK Borobudur 2 Jakarta,
dalam bab ini penulis akan menyimpulkan tentang apa saja yangtelah uraikan dalam bab-bab sebelumnya. Secara umum dapatdisimpulkan sebagai berikut :
1. Belum adanya komputerisasi sistem pada peminjaman danpengembalian buku.
2. Masih belum tersusun rapi dalam penyimpanan data-data file danlaporan peminjaman dan pengembalian buku.
4.2 Saran Pada akhir penulisan KKP ini, penulis mencobamemberikan beberapa saran pada pembuatan KKP ini sebagaiberikut :
1. Mendorong agar menggunakan sistem komputerisasi untuk membantumenyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan efisien.
2. Memahami arti pentingnya perpustakaan, sehingga dapatmemotivasi siswa untuk berkunjung dan memanfaatkan PerpustakaanSMK Borobudur 2 Jakarta.
3. Banyaknya pesaing perpustakaan dalam mengambil informasiseperti adanya televise, internet dan alat elektronik lainnyamerupakan permasalahan yang menjadi tantangan. Maka dari ituperpustakaan harus lebih memperhatikan tampilan, meningkatkankoleksi buku, fasilitas dan layanan perpustakaan agar dapatmenarik minat siswa untuk mengunjungi Perpustakaan SMK Borobudur2 Jakarta.
DAFTAR PUSTAKAHartono, Jogianto.2005. Analisa dan Desain. Edisi Ketiga.Yogyakarta : Andi Offset.Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi. Jakarta :STMIK
Muhammadiyah JakartaRomney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9.Buku 1.
Jakarta : Salemba EmpatWhitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. EdisiKe-6. Yogyakarta
: AndiWinarno,Wahyu Wing.2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-6.Yogyakarta :
UPP STIM YKPN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 12117583Nama Lengkap : Ali Akbar
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta,15 April 1991Alamat lengkap : Jl. Benda Kemang Rt. 008 Rw.
04 No. 39 Cilandak Timur Jakarta Selatan 12560
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. MI.Darussa’adah Jakarta, lulus tahun 20042. SMPN 124 Jakarta, lulus tahun 2007
3. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 12117758Nama Lengkap : Mochamad Rifki
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta,22 April 1992Alamat lengkap : Jl. Benda Kemang Rt. 008 Rw.
04 No. 5 Cilandak Timur Jakarta Selatan 12560
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal1. SDN Bangka 01 Jakarta, lulus tahun 2004
2. SMPN 56 Jakarta, lulus tahun 20073. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
Jakarta, 23 Desember 2013
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 12118607Nama Lengkap : Syahril Ulum
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 21 Febuari 1992Alamat lengkap : Jl.Puri Sakti 2 Rt.002 Rw.
01 No.47 Cipete Selatan Jakarta Selatan 12410
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal1. SDN 01 Cipete Selatan Jakarta,lulus tahun 20042. SMP Bhayangkari 3 Jakarta, lulus tahun 2007
3. SMK Kemala Bhayangkari Delog Jakarta, lulus tahun 2010
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
Jakarta, 23 Desember 2013
Syahril Ulum
Diposkan oleh Riki Door di 22.04 Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest Label: kkp bsi , kkp mi , kkp perpustakaan
Tidak ada komentar :Poskan Komentar
Posting Lama Beranda
Langganan: Poskan Komentar ( Atom )Daily Calendar
Mengenai Saya
Riki Door mengangkat citra anak jalan , membela IDEOLOGI NEGARA , NKRI HARGA MATI.♡ Eggi Nur Husnawati (ɔˆ ³(ˆ-ˆc) ♡
Lihat profil lengkapkuArsip Blog
Mei 2014 ( 2 ) Feb 2014 ( 6 ) Jan 2014 ( 6 ) Mei 2013 ( 1 ) Nov 2011 ( 1 )
Gambar template oleh latex. Diberdayakan oleh Blogger.