Gestión de Riesgos en los Proyectos

Gestión de Riesgos en los Proyectos

Ing. Mario Pippolo

Es muy difícil hacer predicciones

especialmente sobre el futuro

Niels Bohr

Proyectos

Un proyecto es un emprendimiento temporal para crear un producto, servicio o resultado único.

Fuente: PMBOK Guide, PMI

Alcance

Tiempo Costo

Objetivos de un proyecto

Chaos Report del Standish Group

No hay visión corporativa de la Gestión de Proyectos

No existen procesos formales y estándares de gestión de proyectos

Falta de capitalización de la experiencia (lecciones aprendidas)

Inadecuada gestión del portafolio de proyectos

Inadecuada gestión de los riesgos

Porqué fracasan los proyectos?

La Gestión de Riesgos no es Sexy

Riesgo

• Evento o condición que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI

Gestión de riesgos

Objetivo

Maximizar las probabilidades y consecuencias

de eventos positivos.

Minimizar las probabilidades y consecuencias

de eventos negativos

Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI

Solución! Requerimientos! Plazos!

Costos!

Recursos!

Performance!

Tecnología!

Porqué tenemos riesgos?

Diferencias

Margen

Costos

Satisfaccion del cliente

Cronogramas

Performance

Calidad

Incertidumbre Estimaciones

Como nos afectan los riesgos?

Resolución de Problemas Vs Gestión de Riesgos!

• Existe un problema hoy!

• Un riesgo es una hipótesis sobre un problema futuro!

La solución de problemas es

una practiva reactiva y la

Gestión de Riesgos es

proactiva.

Hacer algo con los riesgos

antes de que los mismos

se presenten

Gestión de Problemas vs. Gestión de Riesgos

• Gestión de Problemas (Reactivo)

– Ante una persona que me está apuntando con un arma,

• como esquivar el disparo

• desviar la bala

• reparar los daños

• Gestión de riesgos (Proactivo)

– Evitar confrontarse con el agresor.

Riesgo

Un riesgo tiene una o más causas

y si se produce tiene uno o más impactos

Como responder a los riesgos

• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente.

• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad.

• Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.

Gestión de riesgos

• Proceso formal de identificar y analizar los riesgos y la consecuente gestión para eliminar, reducir o abordar dichos riesgos.

Identificar

Analizar

Cuantificar Responder

Planificar

Monitorear y controlar

Inputs

Necesitamos un proceso

Si empieza uno con certezas acabará con dudas; pero si se conforma en comenzar con dudas, conseguirá terminar con certezas.

Francis Bacon

Planificación de la gestión de riesgos

• Crear el plan de gestión de riesgos para un proyecto en particular

• Adaptar las políticas y procedimientos de gestión de riesgos de la organización a los requerimientos de este proyecto en particular.

• Algunas cosas a tomar en cuenta: – Naturaleza del proyecto: Llave en mano o tiempo y material. – Experiencia del equipo de proyecto. – Criticidad: por los montos, plazos, impactos, etc. – Stakeholders: críticos, difíciles, externos, desconocidos, etc. – Tecnología: estable, nueva, conocida por el equipo, etc.

Identificación de los riesgos

• Brainstorming

• Entrevistas

• Checklists y Cuestionarios

• “Templates” y portafolios de riesgos de proyectos anteriores

• Diagramas de Ishikawa (espina de pescado)

• Análisis FODA

• Consulta a expertos

Lo más temprano posible

F O

A D

Identificación de los riesgos

Inicio Planificación Ejecución Fin

Posibilidad de mitigar el riesgo

Checklist SubContrato

• Existen requerimientos formales? Están claros? • El éxito del proyecto depende del resultado de otros proyectos? • Los subcontratistas tienen a su vez subcontratistas? • El proyecto es sensible a eventos políticos? • Hay soporte local para los productos tecnológicos? • Existen ítems inaceptables en el pliego de condiciones? • La estructura de los subcontratistas es compatible con los compromisos asumidos por estos? • Tenemos información del contexto en el cual trabajan nuestros subcontratistas? • Está la propuesta de los sucontratistas clara? • Necesitamos traducir la solución? Fue presupuestado? • Hay referencias mencionadas en su propuesas? Conocemos dichas referencias? Fueron visitadas? • Están definidos los hitos, puntos de decisión, etc.? • Se definieron las condiciones del mantenimiento/garantía? • Existe una infraestructura adecuada para la ejecución del proyecto? • Es adecuado el cronograma? • Cuan dependientes somos de nuestros contratistas para la ejecución del proyecto?

Checklist Técnica

• Los componentes de la solución fueron probados y están funcionando? • Existe migración de datos? Hay un responsable asignado para esta? • Hay muchas interfaces con sistemas legados? • Se necesita desarrollo o customización de software? • Se han hecho demostraciones de la solución? • Existe un plan de ejecución definido? Es viable? Tiene criterios de aceptación claros? • Es necesario alta disponibilidad? Plan de contingencia? • Fue analizado el impacto organizacional/cultural de la solución? • Los integrantes del proyecto conocen la solución? • Existe un responsable de la carga de datos? • Se hizo un sizing adecuado? • Existe plan de capacitación? Es adecuado? • Están las especificaciones funcionales?

Diagrama Causa-Efecto

Solución Entregada Tarde

ESTIMACIONES USUARIO

PARTNERS RR.HH PROCESO

Deadline Irreal

Deadline Irreal

Tecnología

Experiencia

Internos

Externos

Baja Productividad

Equipo Desmotivado Pérdida de

Personal Clave

Restructura

Detección tardía

de errores

Cambios sin

control

Gestión pobre de proyectos

Estimaciones Otros

Niveles de Expectativa

Negociación de contrato

Registrar riesgos (Portafolio)

ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto:

Fecha:ID - Identif icador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo

Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente

Calif icación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma

Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planif icada para mitigar el riesgoLoss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgo

ID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach Responsable

Riesgos asociados al desarrollo 0

0

0

0

0

0

Riesgos asociados a la tecnología 0

0

Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0

0

0

0

TOTALES 0

Análisis de Riesgos

• Evaluación “subjetiva” de la probabilidad e impacto de cada riesgo

• Crear una lista corta de riesgos determinando los riesgos más críticos que luego serán cuantificados y planificadas sus respuestas

• Decisión Go/no Go

• Selección de proyectos del portafolio

• Análisis de riesgos no cuantificables

Matriz de probabilidad-impacto

8

7

6

5

4

3

2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pro

bab

ilid

ad

Impacto

Cuantificación de los riesgos

• Probabilidad de la ocurrencia del riesgo

– 0-100% que determina la incertidumbre de ocurrencia del evento

– Cerca de los límites, certidumbre de ocurrencia o no ocurrencia del evento.

• Impacto del riesgo

– Consecuencia cuantificable del riesgo

Estadísticas

La próxima entrega del proyecto depende de 4 tareas, cada una de ellas con un 82% de probabilidad de terminar en tiempo.

¿Cuál es la probabilidad de entregar en plazo?

0,82*0,82*0,82*0,82=0,52 52%

Chance 50/50 de entregar en plazo

Probabilidad

• Herramientas.

– Experiencias anteriores

– Datos estadísticos

– P.E.R.T.

– Delphi

– Simulación

Impacto del riesgo

• Costo asociado al evento: mayores recursos, equipamiento adicional, penalidades, cambio de proveedores, atrasos en acceso al mercado, etc.

• Herramientas: – El costo es preciso

– Árboles de decisión

– P.E.R.T.

– Simulación

– Delphi

– Entrevistas

Árbol de decisión

Decisión de agregar o no recursos al proyecto

Atraso USD 100K

12%

USD 12K

USD 0K

Valor Esperado 1000K+12K=1012K

Valor Esperado 1030K

Costo del impacto del riesgo = $r

Probabilidad del evento = p%

Valor del riesgo = $r x p%

Como cuantificar el riesgo?

Riesgo total = $( (r1 x p1) + (r2 x p2) + .......(rn x pn) )








0

0

0

0

0


0


0

0

0

TOTALES 0

Registrar valor del riesgo

Ranking de riesgos

No presente

70 60 50 40 30 20 90 80

50.000

10.000

1.000

0

100

Impacto

Probabilidad de ocurrencia (%)

10

100.000

Preocupación

Riesgo bajo

Riesgo medio

Riesgo Alto

Riesgo Inaceptable

Presente

Organizar

• Organizar riesgos en grupos. (Risk Breakdown Structure).

– Estratégicos

– Contractuales

– Tecnológicos

– Externos

– Financieros

– Etc.

Asignar responsables

Proyecto

Tecnológicos Externos Estratégicos Contractuales …etc.

Especifica- ciones

Infraestructura

Interfases

Proveedores

Leyes y regulaciones

Mercado

Dependencias

Recursos

Inversión

Penalidades

Compromisos

Limitaciones

..........

..........

..........

Cliente

Estado del Tiempo

Confiabilidad

Calidad

Prioridades








0

0

0

0

0


0


0

0

0

TOTALES 0

Organizar los riesgos

Hacer algo con los

riesgos!


• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente.

• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad.

• Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.


No presente

70 60 50 40 30 20 90 80

50.000

10.000

1.000

0

100

Impacto

Probabilidad de ocurrencia (%)

10

100.000

Preocupación

Riesgo bajo

Riesgo medio

Riesgo Alto

Riesgo Inaceptable

Presente

• Seguros

• Agregar más recursos

• Manejar alternativas (varios proveedores)

• Cambiar tecnología

• Adelantar tareas o hitos

• Cambiar el Gerente de Proyecto

• ¿Tienen a quien echarle la culpa?

Eliminar o disminuir la probabilidad

Disminuir el impacto

• Seguros parciales

• Generar planes de contingencia

• Compartir el riesgo (tercerizar una parte)

• Manejar alternativas (varios proveedores)

Plan de gestión del impacto

• Ejecutar contingencia

• Presupuesto de riesgos

• Aplicar recursos alternativos

• Contratar proveedor alternativo

• Aceptación

• Costo residual de mitigación = $m • Costo residual del impacto = $r • Probabilidad del riesgo mitigado = p%

• Valor del riesgo mitigado (mrv) = ($r x p%) + $m

• Presupuesto de riesgos = mrv1 + mrv2 + .......mrvn • Costo proyecto = presupuesto original+ presupuesto riesgo • Costo proyecto = presupuesto original+ ∑$m + ∑($r x p%)

Fijo Variable

Presupuesto de riesgos

Reserva de gestión

• Reserva de Gestión (management reserve) – Monto asignado al proyecto para gestionar los

riesgos o eventos no previstos que se presenten en ejecución y no estén en el Portafolio de Riesgos.

– Gestión de “Unknown Unknowns”

• Costo Total = Costo del Proyecto + Reserva de Gestión

Presupuesto de Riesgos

• Presupuesto de riesgos < 15%

• Si el presupuesto de riesgos es mayor a 15%

– Re-planificar generando acciones pro-activas dentro del plan para disminuir el riesgo

– Recolectar mayor información

– ¿Vale la pena?








0

0

0

0

0


0


0

0

0

TOTALES 0

Respuestas a los riesgos

Gestión de riesgos

• Monitorear y Controlar

• Comunicar

• Retornar a Identificación y Análisis

Periódicamente

Gestión de riesgos

• Monitorear y registrar impactos de riesgos presentes

• Implementar el plan de respuesta a los riesgos

• «Cerrar» riesgos cuyo evento ya no puede ocurrir o ya ha sucedido

• Revisar la probabilidad e impacto para cada riesgo

• Identificar, invocar y controlar acciones de mitigación

Monitoreo y control de riesgos

Monitoreo y control de riesgos

• Gestionar el presupuesto de riesgos

• Identificar nuevos riesgos

• Actualizar el portafolio de riesgos

• Refinar y actualizar el plan de respuesta a los riesgos

• Mantener a los involucrados informados

• Lecciones aprendidas

Esta etapa es sencilla…..

siempre y cuando las anteriores se hayan

realizado correctamente.

Indicador de estado del proyecto

+3 Valor actual de riesgos < 50% del presupuesto de riesgos

+2 Valor actual de riesgos < 75% del presupuesto de riesgos

+1 Valor actual de riesgos < presupuesto de riesgos

0 Valor actual de riesgos = presupuesto de riesgos

-1 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos

-2 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 15%

-3 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 30%

Valor actual de los riesgos

Presupuesto de Riesgos

$ $

Conclusiones

• Siempre estamos afrontando estimaciones • Proceso de Análisis y Gestión de Riesgos debe

ser aplicado a todos los proyectos grandes y chicos

• Para cada proyecto debe ser definido un nivel de riesgo razonable y aceptable

• Focalizar en los riesgos mayores (top 10) • Diferenciación entre mala suerte/gestión y

buena suerte/gestión • Analizar lecciones aprendidas.

Conclusiones

El riesgo de un proyecto es producto de su

grado de innovación, su complejidad,

viabilidad de los plazos exigidos y en que

medida el producto cambiará el negocio

• Una persona ilustrada no debe buscar más precisión que la que permita la naturaleza misma del objeto de estudio. Aristóteles

• El futuro tiene muchos nombres; para los débiles

es lo inalcanzable, para los temerosos es lo desconocido y para los valientes es la oportunidad. Victor Hugo

Nos enfocamos en proveer capacitación y entrenamiento de alto nivel académico y contenido práctico, eficiente e innovador, que constituya una vivencia integral y no sólo la trasmisión del conocimiento

Nuestros Cursos/Workshops

• Curso de Preparación Intensiva Examen PMP /

CAPM

4 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs.

36 horas

• Workshop - Earned Value como medio de

Proyectos Exitosos


9 horas (incl. pausas) / 7 PDUs

• Workshop - Cómo crear una Oficina de Proyectos

Instructor = Alfonso Bucero, PMP


1 y 2 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs

• Gestión de los Requisitos

Instructor = Alfonso Bucero, PMP


3 y 4 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs

• Programa de Gestión y Liderazgo (PGL©)

Instructor = Enrique Cappella, PMP y asociados

11 a 13 Julio 2011 // 8 a 10 Agosto 2011 // 5 a 7 Setiembre 2011

• Evaluación Financiera de Proyectos Nivel = Avanzado

Workshop - Gestión Eficiente de Riesgo Nivel = Medio

Instructor = Ing. Mario Pippolo, PMP

• Introducción a la dirección de proyectos Dictado en conjunto con IAAP

[email protected]

www.orbipm.com

mailto:[email protected]

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