1. Pracovní prostředí MS Excel Cíl: Po prostudování této kapitoly budete umět:

- spustit a ukončit aplikaci MS Excel - orientovat se v prostředí aplikace MS Excel - používat správnou terminologii

Klíčová slova: Aplikační okno, panely nástrojů, buňka, řádek sloupec, adresa buňky, list, sešit, nápověda, pomocník Microsoft Office.

1.1. Spuštění aplikace MS Excel Asi nejčastější a nejrychlejší způsob spuštění aplikace MS Excel je dvojité kliknutí na ikonu zástupce na pracovní ploše, viz. obrázek č. 1-1 Pokud na ploše ikona zástupce není, je nutné kliknout na tlačítko Star t a využít nabídku v levé části zobrazeného okna nebo zobrazit nabídku všech instalovaných programů pomocí tlačítka Všechny programy, viz. obrázek č. 1-2.

Obrázek č. 1-1

Obrázek č. 1-2

Zobrazení všech programů

Spuštění aplikace MS Excel

1

1.2. Aplikační okno Excelu 2003 Po spuštění Excelu se otevře aplikační okno – viz. obrázek č. 1-3

1.2.1. Záhlaví aplikačního okna Záhlavím aplikačního okna rozumíme lištu, která obsahuje vlevo název spuštěného programu – Microsoft Excel a název dokumentu – Sešit1, což je implicitní název dokumentu pro aplikaci Excel. Název dokumentu se mění – podrobněji viz. kapitola 3. Práce s dokumenty. Vpravo v záhlaví jsou tlačítka pro práci s oknem aplikace. Význam tlačítek:

Tlačítko pro minimalizaci okna -

Tlačítko pro zvětšení okna na celou obrazovku -

Tlačítko pro uzavření aplikace -

Záhlaví aplikačního okna Hlavní menu Tlačítka pro práci s oknem aplikace

Tlačítka pro práci s oknem sešitu

Aktivní buňka

Čísla řádků

Označení sloupců

Řádek vzorců

Panel nástrojů „standard“

Panel nástrojů „ formát“

Stavový řádek Tlačítka pro pohyb mezi listy

Záložky listů

Obrázek č. 1-3

2

• Tlačítko pro minimalizaci okna způsobí zmenšení okna do ikony, která se objeví na hlavním panelu (poslední řádek na obrazovce - začíná tlačítkem Start). Použitím tohoto tlačítka nedošlo k ukončení práce s aplikací, jen se uvolnilo místo na obrazovce, aplikace „běží“ a kliknutím na ikonu na hlavním panelu dojde k zobrazení pracovního okna Excelu na obrazovku.

• Tlačítko pro zvětšení okna na celou obrazovku umožňuje tzv. funkci ZOOM, což je možnost přepínání velikosti okna mezi celou obrazovkou a menší velikosti okna, kterou si upravíme pomocí úchytek pro změnu velikosti oken.

• Tlačítko pro uzavření aplikace k rychlému ukončení práce s aplikací.

1.2.2. Panely nástrojů Panely nástrojů jsou již naprosto běžnou součástí aplikačních programů. Slouží k urychlení práce. Na panelech nástrojů jsou především tlačítka s obrázky, které symbolizují akci, která se vykoná pro stisku tlačítka. Jsou zde ale i jiné ovládací prvky, například rozevírací seznamy. Standardně se zobrazují dva panely nástrojů. Horní panel s názvem Standardní obsahuje funkce, které jsou nejpoužívanější při práci s dokumentem. Dolní panel se jmenuje Formát a jsou na něm umístěny nástroje, které slouží k úpravě vzhledu tabulek. Kromě uvedených panelů nástrojů obsahuje EXCEL mnoho dalších panelů nástrojů, které mohou být otevřeny podle potřeby. Pro zobrazení dalších panelů lze zadat příkaz Zobrazit → Panely nástrojů. Výsledek vidíte na obrázku č. 1-4. Poněkud kratší způsob zobrazení panelů nástrojů je kliknutí pravým tlačítkem myší kdekoliv v prostoru zobrazených panelů nástrojů.

Tlačítko před názvem panelu nástrojů znamená, že tento panel je na pracovní

ploše zobrazen. Kliknutím na název panelu, před kterým není doposud tlačítko , dojde k jeho zobrazení na pracovní ploše. Panel nástrojů je obvykle zobrazen v samostatném okně, které lze posunout a které je možné uzavřít pomocí ikony pro

uzavření okna .

Okno, ve kterém se zobrazují panely nástrojů, obsahuje v pravém horním rohu tato 2

tlačítka: . Jak bylo již zmíněno, slouží tlačítko s křížkem k uzavření okna. Tlačítko s šipkou dolů, slouží k úpravě daného panelu nástrojů v tom smyslu, že můžete přidat nebo ubrat ikony na panelu. Tuto činnost bych vám doporučila vyzkoušet až po získání určité představy o možnostech aplikace Excel. Upozornění: Panel nástrojů Kreslení se po otevření neumístí do samostatného okně, ale zobrazí se jako řádek pod pracovní plochou. Takový panel pak lze odstranit tak, že si zobrazíme všechny panely nástrojů jedním z možných způsobů (příkaz Zobrazit → Panely nástrojů nebo kliknutí pravým tlačítkem myší kdekoliv v prostoru zobrazených panelů nástrojů) a pak klikneme na název panelu Kreslení.

Poznámka:

3

Panelů nástrojů je velké množství, činnosti na nich jsou tématicky rozdělené. Je třeba si ale uvědomit, že každý další panel nástrojů zabírá místo. Proto si otevíráme jen ty panely, které právě potřebujeme. Pokud panel již nepotřebujeme, uzavřeme jej. Samostatný úkol: Zobrazte si postupně na pracovní ploše tyto panely nástrojů: Graf, Obrázek a Ohraničení. Každý nově otevřený panel se zobrazil v samostatném okně. Nyní si zobrazte panel nástrojů Kreslení. Podívejte se na pracovní plochu a najděte, kde se tento panel nástrojů zobrazil ! Nyní postupně zavřete všechny nově otevřené panely nástrojů.

Obrázek č. 1-4

Poznámka:

4

Upozornění: Panel nástrojů Kreslení uzavřete pouze tak, že na libovolný panel nástrojů kliknete pravým tlačítkem myší a pak kliknete levým tlačítkem myší na název Kreslení.

1.2.3. Stavový řádek Na stavovém řádku se nacházejí informace o režimu, ve kterém Excel právě pracuje.

1.3. Pracovní plocha - terminologie Dokument se vytváří v tzv. dokumentovém okně, viz. obrázek č. 1-5. Excel umožňuje otevřít několik dokumentových oken najednou. Pracovní plocha je rozdělena mřížkou na řádky a sloupce. Průsečík řádku a sloupce se nazývá buňka. Do buňky se vkládají data (texty, čísla, vzorce). • Buňka je nejmenší možná oblast pro zápis dat.

Buňka, která je tmavě ohraničena, je aktivní. To znamená, že do této buňky lze vkládat data. Na listu je stále alespoň jedna buňka aktivní.

• Sloupce - jsou v záhlaví označeny pomocí písmen A až Z a pak pokračují AA – IV, celkem tedy je k dispozici 256 sloupců

• Řádky - jsou označeny čísly. V rámci jednoho listu je k dispozici 65 536 řádků. • Adresa buňky – každá buňka má svou adresu složenou z označení sloupce a řádku, např. A1, B55 apod. Adresa buňky se obvykle nazývá odkaz na buňku

• List List je tvořen buňkami uspořádanými do řádků a sloupců. Každý list má svůj implicitní název „List“ a pořadové číslo, např. List1.

Pracovní plocha (dokumentové okno)

Aktivní buňka

Adresa aktivní buňky

Obrázek č. 1-5

5

• Sešit Sešit je základním typem dokumentu při práci s aplikací Excel. Sešit je v podstatě soubor, který má své jméno a pracuje se s ním stejně jako s kterýmkoliv jiným souborem pod operačním systémem WINDOWS. Ke jménu souboru se automaticky doplňuje standardní přípona XLS. Excel vkládá implicitně do sešitu tři listy, přičemž jeden sešit může obsahovat až 256 listů. Vložení dalšího listu se provede příkazem Vložit → L ist. K odstranění listu slouží příkaz Úpravy→Odstranit list. Upozornění: termíny sešit, soubor a dokument jsou ekvivalentní.

• Přepínání mezi listy Přepnutí na jiný list se provede pomocí myší klepnutím na záložku listu. Pokud je listů více a nejsou vidět záložky všech listů, slouží k přepínání pole se symboly šipek v řádku vodorovného posuvníku, umístěného vlevo od záložek listů.

Jiný způsob přesunu mezi listy spočívá v tom, že se klepnutím pravým tlačítkem myši na poli se šipkami zobrazí místní nabídka se seznamem všech dostupných listů.

V úvodu kapitoly se uvádí, že okno aplikace Excel má podobnou strukturu jako okno ve Wordu. Struktura je podobná, ale pracovní plocha je hodně odlišná. Musíte si uvědomit, že každý zápis hodnot se vztahuje k aktivní buňce, případně k označené oblasti buněk. Asi největší rozdíl je v tom, že použití klávesy ENTER zde znamená ukončení vstupu hodnoty do buňky (posun na sousední buňku), a ne přechod na nový řádek (začátek dalšího odstavce) jako ve Wordu.

1.4. Nápověda

1.4.1. Okno Nápověda pro Microsoft Excel Excel nabízí obsáhlou nápovědu. Okno Nápověda k aplikaci Excel se zobrazí po stisknutí klávesy F1 nebo výběrem z hlavního menu příkazu Nápověda – Nápověda pro Microsoft Excel. Výsledný stav je vidět na obrázku č. 1-6.

Poznámka:

6

Okno Nápověda k aplikaci Excel obsahuje mnoho různých voleb. Mezi nejdůležitější patří: • vstupní pole s názvem Hledat:, do kterého napíšeme jedno nebo více klíčových

slov a zmáčkneme zelenou šipku nebo zmáčkneme ENTER. Zobrazí se další okno s nalezenými odkazy, zvolíme si podle potřeby některý z odkazů a získáme nápovědu.

• přepínač Obsah, jehož použití způsobí zobrazení hlavních složek, ve kterých jsou tématicky rozděleny informace o aplikaci Excel.

Okno Nápověda k aplikaci Excel zabírá část pracovní plochy, proto je vhodné jej zavřít, pokud jej nepotřebujeme. Okno zavřeme pomocí uzavírací ikony v pravém horním rohu okna. Otevírejte si toto okno jen podle potřeby. Okno obsahuje velké množství informací a velkou variabilitu získání těchto informaci, proto není možné zde provést detailní popis.

Obrázek č. 1-6

Poznámka:

7

1.4.2. Pomocník Office Pomocníka lze zobrazit příkazem Nápověda→Zobrazit pomocníka Office Excel. Výsledek vidíte na obrázku č. 1-7. Prostřednictvím pomocníka je možno se dostat k vlastní nápovědě výběrem z nabízených témat nebo zadáním otázky. Pomocník sám odhaduje témata nápovědy podle toho, jaká činnost je právě vykonávána. Pomocníka lze kdykoliv skrýt zadáním příkazu Nápověda→Skrýt pomocníka Office. Rychlejší způsob skrytí pomocníka ale je kliknutí pravým tlačítkem myši na obrázek pomocníka a z nabídky, která se zobrazí, vybrat příkaz Skrýt, viz. obrázek č. 1-8.

1.5. Ukončení práce s MS Excel Práce s MS Excel se ukončí použitím kteréhokoliv z níže uvedených způsobů: • Z hlavního menu příkaz Soubor → Konec

• Stiskem uzavíracího tlačítka v záhlaví aplikačního okna • Stiskem klávesové zkratky ALT+F4 Ukončování MS Excel některým z uvedených způsobu je nutné, aby nedošlo ke ztrátě dat. Kontrolní otázky: 1. Jak spustíte aplikaci MS Excel ? 2. Co to jsou panely nástrojů ? 3. Které dva panely nástrojů jsou obvykle viditelné po spuštění aplikace ? 4. Jak zobrazíte další panely nástrojů ? 5. Jak odstraníte nepotřebné panely nástrojů ? 6. Co je to buňka a co je to aktivní buňka ? 7. Z čeho se skládá adresa buňky ?

Obrázek č. 1-7

Obrázek č. 1-8

8

8. Co je to list ? 9. Jak si vyvoláte nápovědu k aplikaci MS Excel? 10. Co je to pomocník MS Office ? 11. Jak ukončíte aplikaci MS Excel ?

2. Práce s tabulkou Cíl: Po prostudování této kapitoly budete umět: 1. pohybovat se v tabulce pomocí myší i pomocí klávesnice 2. zapsat do tabulky konstantní údaje 3. zkopírovat a přesunout obsah buněk K líčová slova: Výběr, souvislý a nesouvislý výběr, řádek, sloupec, buňka, list, adresa buňky, kopírování, přesun, zrušení obsahu, číslo, text, vzorec, operátory, zalomení textu, řádek vzorců

2.1. Možnosti pohybu po tabulce

Možnosti pohybu v jednom listě a mezi listy:

a) pomocí klávesnice Kurzorové šipky → ← ↓ ↑ Přesun na sousední buňku v naznačeném směru <PgDn>, <PgUp> Pohyb o výšku okna nahoru či dolů

<CTRL +Home> Přesun na začátek listu (levý horní roh – buňka A1)

<CTRL +End> Přesun na poslední buňku tabulky <CTRL + ↓ > Přesun na poslední řádek listu <CTRL + → > Přesun na poslední sloupec listu <CTRL + PgDn> pro přesun na další list <CTRL + PgUp> pro přesun na předchozí list <Home> Přesun na první buňku v témže řádku

b) pomocí myší Použitím vertikálního a horizontálního posuvníku dojde k pohybu v rámci jednoho listu. Pro zobrazení jiného listu slouží záložky listů a tlačítka pro pohyb mezi listy (jsou vlevo od záložek listů).

9

2.2. Možnosti označování výběru Výběr se definuje jako oblast buněk určený ke zvláštním operacím, které se zbývajících částí listu netýkají. Často se místo výběr používá označení blok. Výběr se obvykle provede pomocí myší takto: Označení buňky Klepnutí myší na buňku

Označení oblasti Tažení myší napříč z levého horního rohu do pravého dolního rohu oblasti

Označení celého sloupce Klepnutí na záhlaví sloupce Označení více sloupců vedle sebe Tažení myší přes záhlaví sloupců Označení celého řádku Klepnutí na záhlaví řádku Označení více řádků vedle sebe Tažení myší přes záhlaví řádků Označení všech buněk listu Klepnutí na políčko vlevo od záhlaví sloupců Označení více listů Klávesa CTRL a klepnutí na záložku dalšího

listu Označení nesouvislého výběru Označit první část výběru myší, stisknout

klávesu <CTRL > a označit další část výběru myší

2.3. Zadávání dat do tabulky

2.3.1. Zápis, oprava a zrušení dat

Data zapisujeme přímo do buňky, ale současně se data zobrazují v řádku vzorců. Buňka může být prázdná nebo může obsahovat tato data: • Číslo • Text • Datum • Čas • Vzorec • Tabulkovou funkci Zápis dat do buňky ukončíme: • klávesou ENTER – kurzor se posune směrem dolů • stiskem kurzorové klávesy – kurzor se posune ve směru šipky • klepnutím kurzorem myši na jinou buňku Opravy dat – máme několik možností:

• Úplný přepis obsahu buňky - klikneme na buňku a začneme psát stejně jako v případě zadávání dat. Tím úplně přepíšeme obsah buňky.

• Oprava některých znaků pomocí myši – provedeme dvojklik levým tlačítkem myši na buňku, kterou chceme opravit – přímo na místo opravy a údaj opravíme. Opravu ukončíme klávesou ENTER. (kurzorové klávesy se zde nedají použít pro ukončení)

• Oprava některých znaků pomocí klávesnice – klikneme na buňku, kterou opravujeme a zmáčkneme klávesu F2. Pomocí kurzorových šipek nastavíme kurzor na chybné místo a po opravě ukončíme editaci klávesou ENTER.

10

• Rušíme právě zadávána data – zmáčkneme klávesu ESC a v buňce zůstane původní obsah.

Rušení (mazání) dat: • klávesou DELETE – smažeme celý obsah buňky.

2.3.2. Vložení textu do buňky

Text vložený do buňky „přeteče“ do sousedních buněk. Sousední buňky jsou však i nadále prázdné. Pokud sousední buňkách již bude nějaký text vložen, dojde k překrytí textu. Text lze při vkládání zalomit do více řádků stiskem ALT+ENTER. Text je automaticky zarovnáván na levý okraj buňky, viz. obrázek č.2-1.

2.3.3. Vložení čísla do buňky

Do buňky můžeme zadat celé číslo nebo číslo s desetinnou částí. Pro zadání čísla je možno použít tyto znaky: • číslice 0 – 9 • znaménka + a – • čárku pro oddělení desetinné části čísla • symbol měny, který ale musí být v souladu s nastavením ve WINDOWS.

Obvykle se jedná o symbol Kč • symbol % Čísla jsou automaticky zarovnána doprava. Pokud dojde k zarovnání doleva, je v zápisu čísla chyba a vstupní hodnota je chápána jako text. Nuly před číslem a za významovými číslicemi za desetinnou tečkou jsou automaticky vynechány. Nemůže-li se číslo zobrazit v buňce celé, dojde k uřezání desetinných míst. U velkého čísla dojde k převodu na exponenciální formu, případně se místo čísla zobrazí znaky ######. Tyto znaky upozorňují, že musíme zvětšit šířku sloupce.

Obrázek č. 2-1

11

Vždy, když se vám objeví v buňce nějaká jiná hodnota, než jste očekávali, vraťte kurzor na naplněnou buňku a podívejte se na vstupní řádek. Tam uvidíte, co jste do buňky zapsali. Na obrázku č. 2-2 jsou v aktivní buňce znaky ###### a ve vstupním řádku vidíte číslo, které bylo zadáno. Toto číslo je příliš dlouhé, má tolik cifer, že nestačí šířka sloupce. Řešením je rozšíření sloupce. Na obrázku č. 2-3 je jiná situace. V aktivní buňce je číslo, které je tak veliké, že Excel jej umí zobrazit jen v exponenciální formě. Ve vstupním řádku vidíte číslo, které bylo zadáno. Rozšíření sloupce tady nemá žádný vliv.

2.3.4. Vložení datumu a času

Pro zadání datumu slouží v Excelu jako oddělovač tečka, pomlčka nebo lomítko. Pro zadání času slouží jako oddělovač dvojtečka. Datum i čas se automaticky zarovnávají vlevo. Datum a čas lze zapsat do jedné buňky, pro oddělení těchto části použijeme mezeru. Excel uchovává datum jako pořadové číslo od počátku interního kalendáře, tím je 1.1.1900. Čas se uchovává jako zlomek dne v intervalu 0 až 1.

Obrázek č. 2-2 Obrázek č. 2-3

Poznámka:

12

Každý vstup do buňky ukončujeme klávesou ENTER. U zápisu data vás může překvapit to, že když ukončíte vstup, zobrazí se datum jinak, než jste jej napsali. Je to způsobeno tím, že dojde k přeformátování podle obecného formátu. Toto lze dodatečně změnit ! S formátováním budete seznámení v kapitole 5. Formátování dat a tabulky. Příklad č. 2-1: Otevřete si aplikaci Excel a na pracovní ploše vyhotovte tabulku podle vzoru na obrázku č. 2-4. Postup: Do buňky A2 vložte nadpis: Přehled prodeje. Tento text přetéká do sousední buňky B2. Buňka B2 zůstává prázdná. Do buňky A3 vložte text: Vyhotoveno dne: Tento text přetéká do buňky B3. Do buňky C3 vložte datum 31.3.2006. Další textové údaje jsou vloženy do buněk B5, C5, A6, A7, A8. Tyto textové údaje jsou krátké a vejdou se vždy do buňky, ve které začínají. Ostatní vyplněné buňky obsahují číselné údaje – jsou vložená čísla celá i čísla s desetinnou částí

Zvládli jste první kroky se zadáváním dat do tabulky v aplikaci Excel. Cílem tohoto kratičkého příkladu je uvědomit si, že zápis dat se realizuje vždy v aktuální buňce (je to ta buňka, která je tučně orámována) a že zápis dat se ukončuje klávesou ENTER. Prozatím nic dalšího ještě neumíte, ale tuto tabulku by bylo dobré si uložit pro další výuku. Dá se předpokládat, že ukládání dokumentů znáte z jiných aplikací, ale pro úplnost je v textu vložena kapitola „3. Práce s dokumenty“ , která tuto problematiku vysvětluje.

Implicitní název dokumentu

Obrázek č. 2-4

Poznámka:

Poznámka:

13

2.4. Vložení komentáře K libovolné buňce můžeme vložit vysvětlující komentář pomocí příkazu Vložit-Komentář. Po zadání tohoto příkazu se zobrazí vedle buňky okno, do kterého můžeme zapsat vysvětlující komentář, a v pravém horním rohu buňky se zobrazí červený trojúhelníček – indikátor toho, že k buňce je vložen komentář, viz. obrázek č. 2-5 . Komentář se zobrazí, když posuneme kurzor myši na buňku.

Když na buňce s komentářem stiskneme pravé tlačítko myši, zobrazí se nabídka (viz. obrázek č.2-6), ve které jsou vidět příkazy pro práci s komentářem: • Upravit komentář – dovoluje

editovat existující komentář • Odstranit komentář – dovoluje

odstranit komentář aktivní buňky • Zobrazit-Skrýt komentář – způsobí

to, že bude komentář viditelný pořád (kurzor myši nemusí na buňku ukazovat) a také to, že lze komentář přesunout na jiné místo. Po zadání tohoto příkazu se v nabídce tento příkaz změní na příkaz Skrýt komentář.

Obrázek č. 2-5

Obrázek č. 2-6

14

2.5. Kopírování a přesun buněk

Pro kopírování nebo přesouvání obsahu buněk platí stejný postup jako pro kopírování nebo přesun textu ve Wordu. Postup při kopírování nebo přesunu dat: • Vybrat oblast, která se bude kopírovat nebo přesouvat – v Excelu bude obvykle

jako oblast jedna buňka nebo označená oblast buněk • Vložit data do schránky • Najít místo (levý horní roh oblasti), kam se mají data zkopírovat nebo přesunout • Vložit data ze schránky Kopírování a přesun obsahu buněk lze provádět: • v rámci jednoho listu • v rámci celého sešitu (tzn. mezi listy navzájem) • do jiného sešitu Pro uvedené operace lze použít příkazy z nabídky Úpravy nebo ikony na panelu nástrojů Standardní nebo klávesové zkratky. Příkazy z nabídky Úpravy , viz obrázek č. 2-7.

Obrázek č. 2-7

Poznámka:

15

Ikony na panelu nástrojů Standardní:

Slouží k vyjmutí (vystřižení) dat a uložení do schránky

Slouží ke kopírování dat a uložení do schránky

Slouží ke vložení dat ze schránky na nové místo

K lávesové zkratky: CTRL + X Slouží k vyjmutí (vystřižení) dat a uložení do schránky CTRL + C Slouží ke kopírování dat a uložení do schránky CTRL + V Slouží ke vložení dat ze schránky na nové místo Příklad 2-2: V tabulce z příkladu 2-1 jsou v řádku 3 vyplněny 2 buňky – A3 obsahuje text a C3 obsahuje datum. Přesuňte údaj z buňky A3 do buňky A10 a pak údaj z C3 do C10. Postup: • Označíme oblast buněk A3:C3

• klikneme na tlačítko (nebo vybereme příkaz Úpravy – Vyjmout nebo použijeme klávesovou zkratku CTRL + X )

• klikneme do buňky A10

• klikneme na tlačítko (nebo vybere příkaz Úpravy – Vložit nebo použijeme klávesovou zkratku CTRL + V)

Tímto postupem dojed k přesunu obsahu buněk na nové místo. Samostatný úkol: Přesuňte obsah buněk A10 a C10 zpět do buněk A3 a C3.

2.6. Vložení nového řádku (sloupce) Nový řádek nebo sloupec vložíme tak, že klikneme myší na číslo řádku nebo označení sloupce a vybereme příkaz Vložit – Řádek nebo Vložit – Sloupec. Dojde ke vložení nového prázdného řádku nebo sloupce. Pokud bychom označili více řádků (sloupců) a pak vybrali příkaz Vložit – Řádek Sloupec), dojde ke vložení tolika nových řádků (sloupců), kolik jich máme označených.

Vkládání celých nových řádků a sloupců využijete v případě, že máte již tabulku naplněnou daty a potřebujete například nad tabulku vložit nadpis, nebo potřebujete očíslovat řádky a nenechali jste si volný sloupec. Samozřejmě je možné vkládat nové řádky nebo sloupce také dovnitř tabulky. Vkládání celých řádků (sloupců) lze použít pouze tehdy, pokud máte pouze jednu tabulku na listě a máte tedy „kolem“ tabulky prázdné buňky. V případě, že kolem tabulky nejsou volné buňky, je třeba postupovat jinak. Jak pak postupovat se dovíte v následující kapitole 4.8. Vložení buněk.

Poznámka:

16

2.7. Vložení buněk Postup při vkládání nových prázdných buněk je podobný jako při vkládání nových řádků (sloupců). Označíme tolik buněk, kolik chceme vložit a vybereme příkaz Vložit – Buňky. Zobrazí se okno (viz. obrázek č. 2-8), ve které pak zvolíme směr, kterým se posunou sousední buňky. Na obrázku je vidět, že touto cestou lze taktéž vložit celý řádek nebo celý sloupce.

2.8. Řazení údajů v tabulce

2.8.1. Rychlé řazení.

Údaje v tabulce je možno seřadit podle hodnot určitého sloupce. Pokud chceme seřadit všechny řádky v tabulce a tabulka tvoří souvislou oblast (nejsou tam prázdné řádky nebo sloupce), stačí umístit kurzor do sloupce, podle kterého se mají údaje seřadit, a pak použít tlačítka na panelu nástrojů Standardní:

Seřadit vzestupně

Seřadit sestupně Výsledkem pak je seřazení řádků tabulky podle hodnot v daném sloupci. Pokud sloupec obsahoval textový údaj, dojde k seřazení podle abecedy, pokud obsahoval číselný údaj, dojde k seřazení podle velikosti a pokud obsahoval datum, seřadí se řádky chronologicky. Pokud potřebujeme seřadit jen část tabulky (nebo tabulka není souvislá oblast), musíme nejdříve vybrat myší tu část tabulky, která se má seřadit a pak teprve umístit kurzor do sloupce, podle kterého chceme řadit. Pro umístění kurzoru v tomto případě musíme zmáčknout a držet klávesu CTRL a kliknout do požadovaného sloupce. Kdybychom nezmáčkli CTRL, zrušil by se výběr oblasti.

Obrázek č. 2-8

17

2.8.2. Řazení pomocí příkazu Data - Seřadit.

V některých případech potřebujeme seřadit údaje podle více kritérií. Pak je třeba zadat příkaz Data→Seřadit…, který způsobí otevření okna Seřadit, viz. obrázek č. 2-9. V tomto okně je možno zadat až tři kritéria pro řazení. Přepínač Oblast dat nabízí dvě možnosti. Přepnutí do polohy Bez záhlaví znamená, že i první řádek tabulky bude zatříděn. Ve většině případů ale první řádek má zůstat na svém místě, proto je nutné přepnout přepínač do polohy Se záhlavím. Pokud výsledek řazení údajů v tabulce je jiný, než očekávaný, pak je nejlepší použít tlačítko

Zpět z panelu nástrojů Standardní, které vrátí tabulku do původního stavu. Kontrolní otázky: 1. Jak se pomocí klávesnice přesunete nejrychleji na první a na poslední buňku

tabulky ? 2. Jak se pomocí klávesnice nejrychleji přesunete na poslední řádek a na poslední

sloupec listu ? 3. Jak označíte souvislou oblast buněk ? 4. Jak označíte nesouvislou oblast buněk ? 5. Které typy dat můžete zapsat do buňky ? 6. Jak opravíte obsah buňky ? 7. Jak zrušíte obsah buňky ? 8. Které znaky můžete použít pro zápis čísla ? 9. Který znak slouží jako oddělovač desetinné části čísla ? 10. Co to znamená, když se po ukončení vstupu hodnoty objeví v buňce tyto

###### ? 11. Jak zajistíte zalomení textu na více řádků v jedné buňce ? 12. Které znaky slouží jako oddělovač při zápisu data a času ? 13. Jak poznáte, že k buňce je vložen komentář ? 14. Jak vložíte, změníte a odstraníte komentář ? 15. Jak zkopírujete a jak přesunete obsah jedné nebo více buněk pomocí klávesnice? 16. Jak zkopírujete a jak přesunete obsah jedné nebo více buněk pomocí ikon

z panelu nástrojů Formát? 17. Jak vložíte nový řádek (sloupec) ? 18. Jak vložíte nové buňky ? 19. Jak seřadíte data v tabulce ?

Obrázek č. 2-9

18

3. Práce s dokumenty Cíl: Po prostudování této kapitoly budete umět: - ukládat a pojmenovávat nové i existující dokumenty - otevřít nové i existující dokumenty

Klíčová slova: Dokument, název dokumentu, přípona dokumentu, sešit, složka, složka Dokumenty, uložení dokumentu, otevření dokumentu.

Kapitola, kterou právě začínáte studovat, bude pro mnohé z vás pouze opakováním činností, které běžně používáte. Principy ukládání, pojmenování a otevírání dokumentů (existujících i nových) jsou v aplikaci MS Excel stejné, jako v ostatních aplikacích MS Office. Vzhledem k tomu, že studijní text je určen pro začátečníky, je těmto základním činnostem věnována celá kapitola. Také bych vás chtěla upozornit na určitou nesrovnalost v terminologii. Jedná se o termíny „dokument“ a „soubor“ - tyto dva termíny jsou rovnocenné. V současné době se již častěji používá termín „dokument“ , ale v některých dialogových oknech ještě přetrvává termín „soubor“ .

3.1. Co je dokument v MS Excel Dokument v Excelu se nazývá sešit, implicitní název dokumentu je Sešit1, Sešit 2, atd. Tento implicitní název můžeme při ukládání dokumentu změnit. Každý dokument vytvořený v prostředí MS Excel má příponu XLS. Pokud dvakrát klikneme myší na dokument s příponou XLS, otevře se tento dokument v prostředí aplikace MS Excel.

3.2. Uložení dokumentu

3.2.1. Možnosti jak uložit dokument

Dokument lze uložit několika způsoby. Reakce Excelu se liší podle toho, zda se ukládá dokument nový (první uložení) nebo dokument, který již byl alespoň jednou uložen na disk.

• Příkaz Soubor → Uložit… (Uložit jako…)

• Tlačítko Uložit na panelu nástrojů Standardní • Klávesové zkratky CTRL+S, funkční klíč F12.

Pokud se jedná o uložení opravovaného souboru (na disku již existuje dokument stejného jména), dojde k přepsání původní verze dokumentu verzí novou. Pokud se jedná o uložení nového dokumentu, otevře se dialogové okno Uložit jako, v němž je

Poznámka:

19

možné zadat jméno ukládaného dokumentu a je možné zvolit umístění dokumentu, viz. obrázek č. 3-1.

Při zadání jména souboru není nutné psát příponu, protože dokumenty vytvořené v Excelu mají standardní příponu XLS.

3.2.2. Uložení nového dokumentu do složky Dokumenty

Standardně se nabízí pro uložení souboru složka Dokumenty. Pokud má být dokument uložen do této složky, stačí po zadání jména zmáčknout tlačítko Uložit. Pokud nenapíšeme nové jméno a potvrdíme klávesou Enter, dojde k uložení dokumentu pod implicitním názvem Sešit1.xls. Příklad č. 3-1: Tabulku z příkladu č. 2-1 potřebujeme uložit do složky Dokumenty s názvem Přehled prodeje. Postup: Tento dokument ještě nebyl uložen, jedná se tedy o ukládání nového dokumentu. Pro

uložení můžeme kliknout myší na tlačítko Uložit na panelu nástrojů Standardní nebo zadat z hlavního menu příkaz Soubor → Uložit… (Uložit jako…). V obou případech se zobrazí dialogové okno Uložit jako:, viz. obr. č. 3-2.

Zde je možné zadat nové jméno ukládaného souboru

Zde je možné změnit místo pro uložení souboru

Ikona pro vytvoření nové složky

Zde je možné vybrat příponu

Obrázek 3-1

20

V dialogovém okně je v řádku Název souboru: uvedené implicitní jméno Sešit1.xls. Toto jméno přepíšeme na požadovaný název: Přehled prodeje. Příponu xls není nutné psát, protože přípona se doplní automaticky. Po napsání nového jména zmáčkneme ENTER nebo klikneme na tlačítko Uložit. Dialogové okno se pak automaticky uzavře, dojde k návratu do Excelu. Jediná změna v tabulce spočívá v tom, že na prvním řádku již není implicitní název Sešit1, ale je tam nový název Přehled prodeje.xls (viz. obrázek č. 3-3)

Nový název dokumentu

V tomto řádku napíšeme Přehled prodeje místo Sešit1. Příponu xls není nutné psát, automaticky se doplní !

Tlačítko pro uložení dokumentu

Obrázek č. 3-2

Obrázek č. 3-3

21

Ukládání dokumentů je velmi jednoduchá záležitost. Implicitně se vám pro uložení vždy nabídne složka s názvem Dokumenty a v ní vidíte již vytvořené složky a pak jen dokumenty, které mají příponu xls. Orientace je tedy docela snadná, ale jen do okamžiku, kdy využíváte počítač pouze vy sami. Pak všechny dokumenty jsou vámi vytvořené a asi se v názvech budete dobře orientovat. Jestli ale počítač slouží více uživatelům, může velmi snadno dojít ke kolizím při pojmenování dokumentů (v jedné složce nemohou být dva dokumenty stejného jména) a také odhalení, který dokument jste vytvořili vy a který vaši kolegové může zabrat až nepříjemně hodně času. Je proto vhodné si ve složce Dokumenty vytvořit svou vlastní složku – pojmenovanou například svým příjmením, a do této složky pak ukládat své dokumenty. Postup při ukládání je vysvětlen v dalším odstavci.

3.2.3. Uložení dokumentu do složky vytvořené ve složce Dokumenty

Pokud bychom potřebovali v rámci složky Dokumenty vytvořit novou složku, učiníme tak pomocí tlačítka Vytvořit novou složku v horní části dialogového okna, viz. obr. č. 3-4. Zobrazí se okno se vstupním řádkem, ve kterém zapíšeme název nové složky a potvrdíme ENTER. Dojde k vytvoření takto pojmenované složky a k přesunu do této nové složky.

Ikona pro vytvoření nové složky

Obrázek č. 3-4

Poznámka:

22

Vámi vytvořena složka se bude zobrazovat v okně Dokumenty a vždy při ukládání dokumentu nejdříve kliknete na ikonu s názvem své složky a pak budete postupovat stejným způsobem jako při ukládání dokumentu do složky Dokumenty – tento postup je popsán v kapitole 3.2.2. Příklad č. 3 – 2: Vytvořte ve složce Dokumenty složku s názvem Dvořák. Do této složky pak uložte dokument s tabulkou z příkladu č. 2-1 s názvem Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006. Postup: Vzhledem k tomu, že dokument jsme již jednou uložili do složky Dokumenty s názvem Přehled prodeje (postup viz. příklad č. 3-1), musíme nyní pro uložení dokumentu na jiné místo použít příkaz z hlavního menu Soubor – Uložit jako … Jedině tímto způsobem zajistíme otevření dialogového okna Uložit jako:, viz. obrázek č. 3-2. V tomto okně pomocí ikony pro vytvoření nové složky vytvoříme složku s názvem Dvořák, potvrdíme ENTER a v řádku Název souboru: napíšeme nový název dokumentu podle zadání: Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006, potvrdíme ENTER. Nyní máme dokument s tabulkou uložen ve složce Dvořák s názvem Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006.

3.2.4. Uložení dokumentu mimo složku Dokumenty

Pro uložení dokumentu mimo složku dokumenty můžeme postupovat různými způsoby: • Použijeme ikony v levé části dialogového okna pro přesun na jiné místo, viz.

obrázek č. 3-5. Tím dojde k přesunu na jiné místo a pak je postup stejný, jako při ukládání do složky Dokumenty.

Zde je možné změnit místo pro uložení souboru

Obrázek 3-5

Poznámka:

23

• Použijeme rozevírací tlačítko v dialogovém okně Uložit do: zobrazí seznam

dostupných disků, viz. obrázek č. 3-6. Po výběru disku je pak možno vybrat správnou složku a dokument uložit tlačítkem Uložit.

3.2.5. Uložení dokumentu při zavření sešitu

Pokud dojde k uzavření sešitu a Excel zaznamená rozdíl mezi skutečným stavem dokumentu v operační paměti a dokumentem uloženým na disku, objeví se dialogové okno s dotazem, zda se mají provedené změny uložit, viz. obrázek č. 3-7.

• Tlačítko Ano znamená, že dokumentové okno se uzavře a změny budou

uloženy • Tlačítko Ne také způsobí uzavření dokumentového okna, ale změny se

neuloží (dokument na disku zůstane beze změny) • Tlačítko Storno způsobí, že změny se neuloží, dokumentové okno zůstane

otevřeno a je možno pokračovat v práci.

Rozevírací tlačítko pro zobrazení dostupných disků

Obrázek 3-6

Obrázek č. 3-7

24

3.3. Otevření dokumentu Pod pojmem otevření dokumentu rozumíme otevření nějakého dokumentu, který již existuje a potřebujeme si jej prohlednout nebo opravit, nebo otevíráme úplně nový čistý dokument. Podle toho se pak liší postup práce.

3.3.1. Otevření nového dokumentu

Nový dokument můžeme otevřít několika způsoby. Reakce aplikace MS Excel se ale poněkud liší, když výsledkem je vždy nový čistý dokument. Můžeme tedy použít: • příkaz Soubor → Nový. Výsledkem tohoto postupu není přímo otevření nového dokumentu! Nejdříve se otevře dialogové okno v pravé části obrazovky, viz. obrázek č. 3-8. V tomto dialogovém okně klikneme na příkaz Prázdný sešit a teprve pak se otevře nový sešit, který bude mít implicitní jméno Sešit1 (číslo za názvem Sešit se bude lišit v závislosti, kolikátý nový sešit otevíráme).

• Tlačítko Nový na panelu nástrojů Standardní nebo klávesovou zkratkou CTRL + N

Při použití obou těchto možností dojde ihned k otevření nového dokumentu s implicitním pojmenováním Sešit1 (číslo za názvem Sešit se bude lišit v závislosti, kolikátý nový sešit otevíráme).

3.3.2. Otevření již uloženého dokumentu

• Příkazem Soubor → Otevřít… • Klávesovou zkratkou CTRL+O

• Tlačítkem Otevřít na panelu nástrojů Standardní Po zvolení některé z uvedených možností pro otevření existujícího souboru se zobrazí dialogové okno Otevřít, viz. obrázek č. 3-9. Toto dialogové okno je strukturou stejné jako dialogové okno Uložit. Opět se implicitně nabízí obsah složky Dokumenty.

Obrázek 3-8

25

Pokud název dokumentu, který chceme otevřít, vidíme, pak dvakrát klikneme levým tlačítkem myši na název, dialogové okno se uzavře a v prostředí Excelu nyní máme požadovaný dokument. Pokud název souboru nevidíme, znamená to, že je dokument uložený buď v některé podsložce složky Dokumenty, nebo je mimo složku Dokumenty. Pro otevření dokumentu, který je mimo složku Dokumenty postupujeme stejným způsobem, jako při ukládání dokumentu mimo složku Dokumenty (viz. podkapitola 3.2.4.).

Příklad č. 3-3: Pokud máte otevřenou aplikace MS Excel, tak proveďte její uzavření. Nyní opět aplikaci MS Excel spusťte (použijte ikonu na ploše, případně vyhledejte v nabídce Start). Implicitně se vám otevřel nový sešit s názvem Sešit1. My ale potřebujeme otevřít již existující dokument s názvem Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006.xls. Postup: Zobrazíme dialogové okno Otevřít jednou z těchto možností: • Příkazem Soubor → Otevřít… • Klávesovou zkratkou CTRL+O

• Tlačítkem Otevřít na panelu nástrojů Standardní Nyní se zobrazilo dialogové okno Otevřít, které zobrazuje stav složky Dokumenty. Pokud vidíte dokument s názvem Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006.xls přímo v této složce, proveďte jeho otevření dvojitým kliknutím levým tlačítkem myší. Pokud dokument s tímto názvem nevidíte, musíte jej najít. My jsme v příkladu č. 3-2 vytvořili složku s názvem Dvořák a do té jsme dokument uložili. Proto nyní musíte kliknout na složku Dvořák, zobrazí se její obsah, prozatím tam je pouze náš hledaný dokument s názvem Přehled prodeje-1.čtvrtletí 2006.xls. Dvakrát na tento název klikneme levým tlačítkem myší a dokument se otevře v prostředí Excelu.

Obrázek č. 3-9

26

4. Vložení vzorce Cíl: Po prostudování této kapitoly budete schopni: - Vložit do buňky vzorec - Použít automatický součet autosum - Kopírovat vzorce do dalších buněk Klíčová slova: Vzorec, matematické operátory, konstanta, odkaz na buňku, automatický součet, kopírování vzorců. Vzorce vykonávají v tabulce veškeré výpočty. Aby Excel poznal, že se do buňky vkládá vzorec, je nutné zapsat do buňky jako první symbol = (rovnítko).

V předchozím textu jste vždy do buněk vkládali konstantní hodnoty. Kdyby Excel uměl jen tyto činnosti, nemuseli byste tuto aplikaci snad ani spouštět. Vystačili byste s tvorbou tabulek v aplikaci Word. Do buněk můžete vkládat kromě konstantních hodnot také vzorce, což je předpis pro výpočet. Excel může nahradit kalkulačku. To znamená, že je možné do buňky napsat aritmetický výraz složený z konstantních hodnot, použít dovolené aritmetické operátory, na začátek zápisu vložit znak rovnítko (=) a zápis ukončit ENTER. V buňce se pak zobrazí výsledek výpočtu. K tomuto účelu se ale Excel příliš nevyužívá. Přednost Excelu je v tom, že v předpisu pro výpočet (ve vzorci) nemusí být pouze konstanty, ale mohou se tam vkládat adresy buněk, ve kterých máme uložena data. V této kapitole najdete ukázku práce kdy Excel „supluje“ kalkulačku a taktéž ukázku sestavení vzorce s využitím adres buněk.

4.1. Matematické operátory Pro výpočty používá Excel tyto matematické operátory: + pro sčítání - pro odčítání * pro násobení / pro dělení ^ pro mocninu Výraz se vyhodnocuje zleva doprava, platí stejná priorita (pořadí vyhodnocení) operátorů jako v matematice. Priorita se dá změnit pomocí kulatých závorek.

Poznámka:

27

4.2. Vzorec s konstantami (Excel „ supluje“ kalkulačku) Do buňky C2 nejdříve napíšeme symbol = a předpis pro výpočet obvodu čtverce o straně 15. Po zadání celého vzorce zmáčkneme klávesu ENTER. V buňce C2 se objeví číslo 60. Pokud vrátíme kurzor do buňky A2, uvidíme v řádku vzorců použitý vzorec =4*15, viz. obrázek č. 4-1.

4.3. Vzorec s odkazem na buňku Jen velmi zřídka budeme sestavovat vzorce, ve kterých by byly jen konstanty. Mnohem častěji jsou použity odkazy (adresy) na buňky, což způsobí, že výpočet se provede s hodnotami vloženými do buněk, na které je odkaz. Odkazy (adresy) buněk můžeme napsat ručně přímo do vzorce. Obvykle to ale neděláme, pro vložení adresy použijeme myš. Na obrázku č. 4-1 je pomocí odkazu na buňku sestaven vzorec v buňce C6.

Pokud máte vzorce sestavené pomocí odkazů na jiné buňky, dojde automaticky k přepočtení výsledků vzorců, pokud dojde ke změně obsahu buňky, na kterou vzorec odkazuje. Toto je velmi výhodné, protože nemusíte při změně například nějakého koeficientu dohledávat, kde všude (ve kterých vzorcích) byl koeficient při výpočtu použitý. Příklad 4-1:: V tabulce na obrázku č. 4-2 jsou zadány hodnoty proměnné A a proměnné B. Do buněk B5 až B9 jsou postupně vloženy vzorce pro výpočet základních matematických operací. Vzorce jsou sestaveny pomocí odkazů na buňky B2 a B3, ve kterých jsou hodnoty proměnných. V buňkách D5 až D9 jsou pro názornost vloženy vzorce pro výpočet. Řešení: • Napište textové údaje do sloupce A podle obrázku č. 4-2 • Vložte hodnoty do buněk B2 a B3 • Umístěte kurzor do buňky B5, napište symbol = • Klepněte na buňku B2

Obrázek č. 4-1

Poznámka:

28

• Zapište operátor pro sčítání + • Klepněte na buňku B3 a stiskněte ENTER • Tímto postupem je vzorec vložen. • V buňce B5 je vidět výsledek a v řádku vzorců je vidět použitý vzorec,

viz. obrázek č. 4-2 • Pro ostatní výpočty postupujte stejným způsobem, jen použijte správný

matematický operátor.

Samostatný úkol: Po vyhotovení tabulky z příkladu č. 4-1 proveďte uložení dokumentu s touto tabulkou pod názvem Základní výpočty do složky s názvem Dvořák. Postup naleznete v odstavci 3.2.3. Pak změňte libovolně hodnoty proměnných A a B a zkontrolujte, zda došlo ke změnách ve výpočtech v závislosti na nových hodnotách proměnných. Tuto novou verzi tabulky uložte pod stejným názvem – přepište původní uloženou verzi. Doporučení: nejrychlejší způsob pro uložení nové verze dokumentu pod stejným

názvem je kliknutí na ikonu Uložit z panelu nástrojů Standardní.

4.4. Automatický součet Mezi nejčastěji používané výpočty v tabulkách patří sčítání. Budeme často provádět součty jednotlivých řádků, sloupců a součty označených oblastí. Pokud máme udělat součet maximálně tří čísel, je ještě únosné sestavit vzorec s použitím operátoru + (plus). Pro sečtení většího množství čísel ale využijeme tlačítko s názvem AutoSum

umístěné na panelu nástrojů Standardní. Toto tlačítko umožní jednoduchým způsobem vložit do výsledné buňky funkci SUMA, která provede součet hodnot v označené oblasti. Příklad 4-2:

Obrázek č. 4-2

Řádek vzorců

29

V buňkách jsou vložena data viz.obrázek č. 4-3. Do buňky B7 vložte součet hodnot z oblasti buněk B2:B6. 1. způsob řešení: • vybereme oblast, ze které mají být data sečtena • Stiskněte tlačítko AutoSum z panelu nástrojů Standardní • Excel vloží do prázdné buňky B7 součet hodnot z označené oblasti. Součet je

výsledkem vzorce =SUMA(B2:B6), který můžeme vidět v řádku vzorců. (vzorec bude vidět, pokud nastavíme kurzor do buňky B7).

2. způsob řešení: (viz. obrázek č. 4-4) • Umístěte kurzor do buňky B7

• Stiskněte tlačítko AutoSum z panelu nástrojů Standardní • Excel do buňky B7 vloží hotový vzorec. Automaticky Excel do vzorce vloží

adresu souvislé vyplněné oblasti, která sousedí s buňkou, do které vkládáme součet. Pokud nabízená oblast je ta, kterou potřebujeme sečíst, tak stačí jen zmáčknou klávesu ENTER a součet je vložen. Pokud Excel nabídl jinou oblast, je třeba před potvrzením vzorce vybrat správnou oblast myší.

Tlačítko AutoSum

Obrázek č. 4 -4

Obrázek č. 4-3

30

Upozornění: Při prvním způsobu řešení se výsledek výpočtu vloží vždy do první volné buňky pod označenou oblast. Při druhém způsobu řešení se výsledek vloží do buňky, ve které byl kurzor před začátkem označování oblasti, tzn. můžeme si sami vybrat libovolnou buňku pro vložení výsledku. Samostatný úkol: Do tabulky na obrázku č. 4-4 doplňte výpočty do zbývajících sloupců a řádků.

4.5. Kopírování vzorců V rozsáhlejších tabulkách bývá vloženo mnoho vzorců. Vzorce se od sebe obvykle liší pouze tím, že odkazují na jiné buňky v jiných řádcích nebo v jiných sloupcích. Proto je výhodné vzorce kopírovat. Při kopírování vzorců se mění postupně i adresování. Existuje více způsobů, jak vzorec zkopírovat. Jednotlivé způsoby budou v další části text vysvětleny na příkladu. Příklad 4-3: Do tabulky na obrázku č. 4-5 sestavte do buňky F3 vzorec pro součet poplatků za měsíc leden. Pro získání součtů za ostatní měsíce vložte vzorce pomocí kopírování vzorce z buňky F3. Kopírování vzorců pomocí schránky • Do buňky F3 sestavte vzorec pro součet s využitím tlačítka AutoSum a potvrďte

klávesou ENTER, viz. obrázek č. 4-5 • Kurzor nastavte zpět do buňky F3 • Zkopírujte obsah buňky F3 do schránky, např. pomocí klávesové zkratky

CTRL+C • Označte oblast F4:F9 (do těchto buněk potřebujeme vložit vzorec) • Zmáčkněte klávesovou zkratku CTRL+V. Tím dojde k vložení vzorce do

označených buněk. V buňkách ale bude číslo (součet).

31

Kopírování vzorců volbou Vyplnit • Do buňky F3 sestavte vzorec pro součet s využitím tlačítka AutoSum a potvrďte

klávesou ENTER • Vyberte oblast F3:F9. Upozornění: je důležité, abyste do výběru zahrnuli i

buňku, která obsahuje vzorec, v našem příkladu je to buňka F3 !! • Zadejte příkaz Úpravy - Vyplnit - Dolů (nebo CTRL+D) • Kopírování vzorců pomocí myší • Do buňky F3 sestavte vzorec pro součet s využitím tlačítka AutoSum a potvrďte

klávesou ENTER • Nastavte kurzor na buňku F3 • Uchopte levým tlačítkem myší vyplňovací úchyt v pravém dolním rohu buňky se

vzorcem (F3) a táhněte dolů, až do buňky F9 • Uvolněte stisk myši, viz. obrázek č. 4-6 Tento způsob kopírování vzorců je nejvýhodnější !!!

Obrázek č. 4-5

Vyplňovací úchyt

Obrázek č. 4-6

32

4.6. Vložení řady hodnot pomocí myši Velmi často potřebujeme v různých tabulkách očíslovat řádky nebo sloupce. V Excelu je to velmi jednoduchá záležitost. Do buňky napíšeme pořadové číslo 1. a pomocí pravého dolního rohu této buňky (vyplňovacího úchytu) provedeme vložení dalších pořadových čísel. Kromě pořadového čísla můžeme do buněk tímto způsobem vložit např. názvy měsíců, názvy dnů v týdnu, římské číslice, ale i textové nebo číselné konstanty. Řadu hodnot tedy vložíme tažením pravého dolního rohu buňky nebo oblasti buněk při držení levého tlačítka myši. Vložené hodnoty (řady hodnot) závisí na hodnotě v první buňce. Na obrázku č.4-7 vidíme některé možnosti řad: • Sloupec A: v první buňce je pořadové číslo 1., výsledkem jsou pořadová číslo 1.

až 10. • Sloupec B: v první buňce je celé číslo (jednička bez tečky), výsledkem je

vyplnění označené oblasti stejným číslem • Sloupec C: v první buňce je celé číslo 1, ale v ostatních buňkách je vzestupná řada čísel – je to způsobeno tím, že po uchopení pravého dolního rohu levým tlačítkem myší stiskneme ještě klávesu CTRL

• Sloupec D: v první buňce je římská jednička, výsledkem je pak řada římských číslic

• Sloupec E: v první buňce je text „ leden“ , výsledkem je vložení názvů dalších měsíců

• Sloupec F: v první buňce je text „pondělí“ , výsledkem je vložení názvů dalších dnů v týdnu. Po vyčerpání všech dnů v týdnu se začíná řada znovu od „pondělí“

• Sloupec G: v první buňce je text „ahoj“ , výsledkem je vložení textové konstanty „ahoj“ i do ostatních buněk. Text „ahoj“ totiž není začátkem žádné řady

Sloupce E aF mají v první buňce hodnotu, která je členem seznamu na kartě „Seznamy“ (Nástroje-Možnosti), proto dojde k vložení dalších členů seznamu

Obrázek č. 4-7

33

Samostatný úkol: Otevřete si v Excelu dokument s názvem Přehled prodej-1. čtvrtletí 2006.xls. Proveďte tyto činnosti: • Doplňte do tabulky měsíce duben, květen a červen až prosinec – použijte

možnost vložení řady • Doplňte sloupec Tržba – hodnoty v buňkách D6 až D17 získáte jako výsledek

vynásobení počtu kusů a ceny za kus. Sestavte vzorec do buňky D6 (viz. obrázek č. 4-7) a do ostatních buněk vzorec zkopírujte některým z popsaných způsobů kopírování vzorců, viz.odstavec 4.5.

• Doplňte řádek s názvem Celkem, do kterého pomocí Autosum doplňte součty do buněk B19 a D19.

Vaše tabulka se bude shodovat s tabulkou na obrázku č. 4-8. Takto upravenou tabulku uložte pod názvem Přehled prodeje-2006.xls do složky Dvořák.

4.7. Relativní a absolutní odkazy na buňky Relativní odkaz (adresa) má tvar: A1 nebo B3 nebo C10 atd. Absolutní odkaz (adresa) tvar: $A$1 nebo $B$3 nebo $C$10 atd.

Obrázek č. 4-8

34

Význam absolutního odkazu se projeví pouze při kopírování vzorců. Pokud totiž zkopírujeme obsah buňky se vzorcem s relativními odkazy na jiné místo, dojde k přeadresování. V mnoha případech to bude v pořádku. Existují ale situace, kdy není vhodné, aby se při kopírování vzorců provádělo přeadresování všech adres. V následujícím příkladu je význam absolutní adresy vysvětlen. Příklad 4_4: Vyhotovte tabulku podle obrázku č. 4-9. Doplňte výpočet hodnot do sloupce „poplatek 2004“ tak, že hodnoty ze sloupce „poplatek 2003“ vynásobíte koeficientem zvýšení. Koeficient zvýšení je umístěn nad tabulkou v buňce E2. Využijte znalost kopírování vzorců myší (pomocí pravého dolního rohu buňky).

Postup: • Do buňky D5 vložíme vzorec =C5*E2 a potvrdíme klávesou ENTER • Zkopírujeme vzorec do buněk D6:D11. Výsledek vidíte na obrázku č.4-10. Je

zřejmé, že někde došlo k chybě, protože v buňkách D6 až D11 jsou nuly! Pokud se podíváme, jak byl vzorec do oblasti zkopírován, zjistíme v čem je chyba. Např. v buňce D6 je vložen vzorec, který se správně odkazuje na poplatek za rok 2003 v měsíci únoru (buňka C6), ale chyba je v odkazu na buňku s koeficientem. Vzorec se odkazuje na buňku E3 a ne na E2, jak je potřeba. Je tomu tak proto, že při tvorbě vzorce jsme použili relativní adresování (E2). Pak při kopírování vzorce směrem dolů se odkazy na řádek zvětší o tolik řádků, o kolik řádků níž vzorec okopírujeme. To je správně pro adresu buňky s poplatkem za rok 2003 (C6), ale není to vhodné pro adresu buňky s koeficientem (E2).

Obrázek č. 4-9

Poznámka:

35

Potřebujeme, aby se při kopírování Excel trvale odkazoval na buňku s koeficientem, tedy na E2. To zajistíme takto: • Otevřeme pro úpravy buňku D5, tzn. nastavíme do buňky kurzor a stiskneme

klávesu F2 (nebo dvakrát klikneme myší na buňku) • Ve vzorci nastavíme kurzor před odkaz na buňku E2 a stiskneme klávesu F4.

Vzorec má nyní tvar = C6*$E$2. Odkaz na buňku E2 (koeficient zvýšení) je doplněn znakem dolaru před názvem sloupce i před číslem řádku. Takovému odkazu se říká absolutní odkaz a takto napsaný odkaz se při kopírování nemění!

• Upraveným vzorcem vyplníme oblast D6:D11 a vše je nyní v pořádku. Viz obrázek č. 4-11.

Obrázek č. 4-11

Obrázek. č. 4-10

36

5. Formátování dat a tabulky Cíl: Po prostudování následujícího textu budete umět: - upravit zobrazení hodnot v buňkách - využit různé možnosti formátování tabulek - zařadit předdefinované formáty Klíčová slova: Formát buněk, automatický formát, barva, zarovnání, ohraničení, vzorky, obecný formát, automatický formát, podmíněný formát.

Formátování, nebo-li grafická úprava tabulky, je důležitou součástí tvorby tabulek. Je důležité, abyste zvolili vhodný způsob zobrazení čísel, zarovnání údajů v buňkách, zakreslení okrajových čar (orámování celé tabulky i jednotlivých buněk), případně barevně oddělili podstatné údaje od méně podstatných. Výsledná tabulka by měla mít vysokou vypovídací schopnost, měla by zaujmout nejen obsahem ale i vzhledem. Pod pojmem formátování dat se rozumí úprava zobrazení údaje v buňce. Upravovat můžeme jednu buňku, označenou oblast (souvislou i nesouvislou), jeden nebo více řádků a jeden nebo více sloupců. U buňky formátujeme typ písma, zobrazení čísel, směr zarovnání údaje, zakreslení čar a barvy pozadí. U řádku formátujeme jeho výšku, u sloupce formátujeme jeho šířku.

5.1. Formát buňky Formátování buňky lze zadat několika způsoby: • Tlačítka na panelu nástrojů „Formát“ • Odpovídající klávesové zkratky • Příkaz Formát-Buňky… • Příkaz Formát-Automatický formát… • Příkaz Formát buněk… z místní nabídky, která se zobrazí po zmáčknutí

pravého tlačítka myši na formátované buňce

V novém sešitu je pro všechny buňky implicitně nastaven formát „Obecný“ , který znamená, že se zapsaný údaj zobrazí podle zvyklostí. Obecný formát způsobí: • Čísla, datum a čas zarovná vpravo

Poznámka:

37

• Text zarovná vlevo • Odstraní nevýznamné nuly v čísle – nula na začátku čísla a nula na konci

desetinné části Dialogové okno Formát buněk (viz. obrázek č. 5-1) obsahuje šest karet, které obsahují možnosti voleb ke konkrétním požadavkům na vzhled buňky. Toto okno se zobrazí po zadání příkazu Formát-Buňky…

5.1.1. Formát čísla Formát čísla se nastavuje v dialogovém okně Formát buněk pomocí první karty s názvem Číslo. V seznamu Druh: je pak možno vybrat potřebný formát, dialogové okno se bude měnit podle možností vybraného formátu. Význam jednotlivých druhů číselných formátů: • Obecný – je to základní formát, který Excel aplikuje na vloženou hodnotu. Číslo

se zarovná na pravý okraj a zobrazí se tak, jak bylo zadáno (nebo tak, jak vyjde výsledek vzorce).

• Číslo – tento typ formátu dovoluje zadat v poli Desetinná místa: počet desetinných míst, která se mají zobrazovat. Tento počet desetinných míst se zobrazí i v případě, je - li vložené číslo celé. Počet desetinných míst daného čísla lze ovlivnit přímo z panelu nástrojů Formát pomocí tlačítek Přidat desetinné

místo nebo Ubrat desetinné místo . Zaškrtnutím políčka Oddělovat

Karty s možnostmi formátování

obrázek č. 5-1

38

1000 ( ) se způsobí, že v zobrazeném čísle bude vždy po třech místech vložena mezera. Umístění těchto tlačítek je vidět na obrázku č. 5-2. V seznamu Záporná čísla: je možno určit způsob zobrazování záporných čísel. V poli Ukázka se průběžně zobrazuje vliv úprav na dané číslo.

• Měna – formát umožňuje navíc doplnit k číslu symbol měny. Symbol měny lze vybrat ze seznamu Symbol.

• Účetnický – umožňuje zvolit počet desetinných míst a symbol měny • Datum – pokud zápis čísla v buňce obsahuje tečku nebo pomlčku, pak je tento

zápis rozpoznán Excelem jako datum a vstupní hodnota je zobrazena ve formě datumu. Toto obecné zobrazení datumu lze podle potřeby změnit výběrem ze seznamu Typ.

• Čas - pokud zápis čísla v buňce obsahuje dvojtečku, pak je tento zápis rozpoznán Excelem jako čas a vstupní hodnota je zobrazena ve formě času. Změnit formát zobrazení lze výběrem ze seznamu Typ.

• Matematický – umožňuje zobrazit číslo v exponenciálním tvaru, např. číslo 1 000 000 zobrazí jako 1E+6.

• Procento – použitím tohoto formátu bude hodnota v buňce vynásobena 100 a doplněna symbolem %.

• Text – pokud je na buňku aplikován formát Text, pak je obsah buňky považován za text, i když obsahuje číslo. Obsah buňky je automaticky zarovnán na levý okraj.

5.1.2. Formát písma Formát písma se nastaví v dialogovém okně Formát buněk na kartě Písmo, viz. obrázek č. 5-3. Jednoduchým způsobem lze zvolit typ, řez a velikost písma. Je možné nastavit barvu písma, podtržení a efekty. V poli Náhled je vidět výsledek jednotlivých voleb.

Formátování písma velmi dobře znáte z Wordu. V Excelu můžete aplikovat formátovací změnu na celou buňku – pak stačí aby buňka byla aktivní (jednou na ní klikneme myší a dojde k tučnému orámování buňky) nebo můžete formátovat jednotlivé znaky textu – pak musíte do buňky dvakrát kliknout myší, v buňce začne blikat kurzor a je možné pak označit jeden nebo skupinu znaků, pro které chceme nastavit požadované formátování.

Přidat desetinné místo Ubrat desetinné místo obrázek č. 5-2

Poznámka:

39

Na kartě písmo není možné změnit barvu pozadí ! Pro změnu barvy se musíte přepnout na kartu „Vzorky“ .

Písmo lze však formátovat i z panelu nástrojů Formát. Pro formátování typu písma slouží rozevírací seznam Písmo. Pro úpravu velikosti písma slouží rozevírací seznam Velikost písma. Pro formátování řezu písma jsou k dispozici další tlačítka, viz. obrázek č. 5-4:

obrázek č. 5-3

Typ písma Velikost písma

tučné kurzíva Podtržené

obrázek č. 5-4

40

5.1.3. Zarovnání V dialogovém okně Formát buněk na kartě Zarovnání se určí, jak bude obsah buňky zarovnán ve vodorovném a svislém směru. Implicitně je text zarovnán vlevo a čísla vpravo ve vodorovném směru. Ve svislém směru je implicitní zarovnání nahoru. Zarovnávat ve svislém směru lze pouze tehdy, jestliže má řádek zvětšenou výšku. Možnosti zarovnání jsou vidět na obrázku č. 5-5.

Většinou je smysl položek na této kartě zcela zřejmý. V poli Zarovnání textu lze určit způsob zarovnání ve vodorovném a ve svislém textu. Zajímavý je příkaz Na střed výběru z rozevíracího seznamu Vodorovně. Umožňuje zarovnat nadpis na střed tabulky. Postup je jednoduchý: • Napsat nadpis do buňky • Označit buňky nad tabulkou počínaje buňkou s vloženým nadpisem

• Vybrat volbu Na střed výběru nebo ikonu z panelu nástrojů Formát V poli Orientace se nastavuje směr textu. Text je možno pootočit s přesností jednoho stupně. Směr textu lze zadat do vstupního pole Stupňů nebo myší uchopit ručičku „hodin“ a posunout ji na potřebné místo. Pole Nastavení textu obsahuje tři zajímavé příkazy, viz. obrázek 5-5: • Přizpůsobit buňce – způsobí, že se text přizpůsobí velikosti buňky • Zalomit text – umožní, aby obsah buňky nepřetékal do sousední buňky (ALT

ENTER)

obrázek č. 5-5

41

• Sloučit buňky – pokud je vybráno několik sousedních buněk a bude zaškrtnuté políčko Sloučit buňky, budou se všechny buňky výběru chovat jako jedna buňka

Výsledek použití těchto příkazů je názorně vidět na obrázku č. 5-6.

Nejrychlejší způsob zarovnání ve vodorovném směru umožňují tato tlačítka na panelu nástrojů Formát, viz. obrázek č. 5-7

5.1.4. Ohraničení buňky K orámování buňky nebo oblasti buněk slouží volby na kartě Ohraničení v dialogovém okně Formát buněk, viz. obrázek č. 5-8

Obrázek č. 5-7

Zarovnání vlevo Zarovnání na střed

Zarovnání vpravo Zarovnání na střed výběru

Obrázek 5-6

42

Postup při ohraničování: • Zvolit styl čáry • V rozevíracím seznamu Barva: můžeme zvolit barvu ohraničení • V poli Předvolené vybrat tlačítko Vněj ší. Vybraným stylem se orámuje vnější

okraj vybrané oblasti. • Zvolit styl čáry pro vnitřní mřížky • V poli Předdefinované vybrat tlačítko Vnitřní. Vybraným stylem se orámují

všechny buňky uvnitř oblasti, kromě vnějšího okraje. Jednotlivé části vybrané oblasti mohou být orámovány různě. Nejrychlejší způsob nastavení takového orámování nabízí náhledové okno Ohraničení, kdy vzhled vybrané oblasti se upravuje pomocí osmi tlačítek se symboly umístění čáry. K ohraničení vybrané oblasti tabulky lze použít také nabídku,

která se zobrazí po stisku tlačítka Ohraničit z panelu nástrojů Formát. Celá nabídka se zobrazí po stisku šipky. 5.1.5. Formát výplně (pozadí) Vzhled a barvu výplně lze nastavit na kartě Vzorky v dialogovém okně Formát buněk, viz. obrázek č. 5-9.

Obrázek č. 5-8

43

Barvu, kterou se má buňka nebo vybraná oblast vybarvit, je třeba vybrat v poli Barva. V rozevíracím seznamu Vzorek je možno vybrat vzorek pro danou oblast. Je třeba zvolit typ výplně - šrafování nebo rastr , je možné také vybrat barvu vzorku.

Barvu plochy buňky je nastavíme také stiskem tlačítka Barva výplně na panelu nástrojů Formát. Celá nabídka se zobrazí po stisku šipky. Po výběru barvy se nám paleta barev automaticky uzavírá. Pokud tedy potřebujeme vybírat barvu výplně častěji, posuneme paletu barev na pracovní plochu. Uchopíme paletu barev levým tlačítkem myši v záhlaví palety, viz. obrázek č. 5-10 a posuneme na pracovní plochu. Paleta se otevře v samostatném okně, viz. obrázek č. 5-11. Toto okno zůstává zobrazené tak dlouho, dokud jej sami nezavřeme pomocí close boxu.

5.2. Formát řádků a sloupců

Obrázek č. 5-9

Záhlaví palety-zde uchopíme myší

Obrázek č. 5-10 Obrázek č. 5-11

44

Výška řádků se automaticky přizpůsobuje výšce písma. Šířka sloupce se automaticky přizpůsobuje jen při zadání čísla nebo datumu. Výšku řádků a šířku sloupců můžeme upravit (formátovat) myší nebo pomocí příkazu Formát-Řádek nebo Formát-Sloupec. Formátování řádku pomocí příkazu Formát-Řádek. Zobrazí se okno se nabídka: • Výška – můžeme zadat výšku řádku v bodech, hodnota se může pohybovat od 0

do 499, přičemž 0 znamená skrytí řádku • Přizpůsobit – výška řádku se přizpůsobí nejvyššímu znaku v řádku • Skrýt – řádek zmizí z obrazovky. To, že je v tabulce skrytý řádek, poznáme

podle číslování řádku. • Zobrazit – dojde k zobrazení skrytého řádku Formátování sloupce pomocí příkazu Formát-Sloupec. Zobrazí se okno se nabídka: • Šířka– můžeme zadat šířku sloupce ve znacích, hodnota se může pohybovat od 0

do 255, přičemž 0 znamená skrytí sloupce • Přizpůsobit – výška řádku se přizpůsobí nejširšímu údaji ve sloupci • Skrýt – sloupec zmizí z obrazovky. To, že je v tabulce skrytý sloupce, poznáme

podle označení sloupců. • Zobrazit – dojde k zobrazení skrytého sloupce • Standardní – můžeme zadat standardní šířku sloupce pro všechny sloupce na

listu, u kterých nebyla šířka upraveny. Sloupce s upravenou šířkou zůstanou v původním stavu, všechny ostatní sloupce v celém listě se nastaví na zadanou šířku.

Formátování řádků a sloupců pomocí myší: • Nastavíme kurzor na hranici řádku (sloupce) v oblasti popisu a počkáme až se

kurzor myši změní na oboustrannou šipku. Pak zmáčkneme levé tlačítko myši a posuneme příslušným směrem. Označíme-li několik řádků (sloupců), promítne se úprava do všech vybraných řádků (sloupců).

• Na hranici řádků a sloupců poklepeme dvakrát levým tlačítkem myši. Dojde pak k tomu, že výška řádku se upraví podle nejvyššího znaku a šířka sloupce se upraví podle nejdelší položky ve sloupci. Označíme-li několik řádků (sloupců), promítne se úprava do všech vybraných řádků (sloupců), tzn. každý řádek(sloupec) může mít jinou velikost.

Zobrazení skrytých řádků (sloupců). Označíme oblast se skrytým řádkem (sloupcem) a zadáme příkaz Formát-Řádek-Zobrazit (Formát-Sloupec-Zobrazit).

5.3. Automatický formát Automatický formát umožňuje oblast buněk kompletně zformátovat podle připravených vzorů. Nabídka vzorů se zobrazí po zadání příkazu Formát-Automatický formát…, viz. obrázek č. 5-12

45

V galerií se nabízí 17 předdefinovaných podob tabulek, přičemž sedmnáctý vzor s názvem Žádný je bez úprav a může posloužit ke zrušení formátování. V dolní části okna je šest políček, která jsou viditelná po zmáčknutí tlačítka „Možnosti…“ . Políčka určují, které všechny atributy se zformátují. Pokud odstraníme označení před políčkem, zůstane pro tento atribut původní úprava. Do galerie automatických formátů nelze doplnit vlastní šablonu. Samostatný úkol: Tabulku Přehled prodeje-2006.xls zformátujte postupně alespoň třemi předdefinovanými formáty. Pak pomocí sedmnáctého formátu s názvem Žádný formát odstraňte. Kontrolní otázky: 1. Co chápete pod pojmem formátování ? 2. Jak zobrazíte celou nabídku formátovacích možnosti pro formátování buňky ? 3. Co všechno můžete formátovat pro buňku ? 4. Můžete formátovat více buněk najednou ? 5. Lze formátovat nesouvislá oblast buněk ? 6. Jak můžete formátovat řádek ? 7. Jak můžete formátovat sloupec ? 8. K čemu slouží automatický formát ?

Obrázek č. 5-12

Tato část tabulky se zobrazuje po kliknutí na tlačítko Možnosti…

46

6. Tabulkové funkce

Cíl:

Po prostudování následující kapitoly budete umět: - vložit do buňky tabulkovou funkci - zobrazit si přehled všech dostupných funkci v Excelu - opravit již vyhotovenou funkci

Klíčová slova: Funkce, argument funkce, vložení funkce, výsledek funkce, kategorie funkcí.

V Excelu existuje velké množství funkcí, které umožňují vyřešit jednoduché i velmi složité problémy, od jednoduchého součtu až po složité matematické, finanční a statistické výpočty. Funkce je v Excelu vestavěný vzorec, vkládá se jako každý jiný vzorec do buňky.

47

6.1. Vložení funkce

6.1.1. Co je to tabulková funkce

Funkce je v Excelu vestavěný vzorec, vkládá se jako každý jiný vzorec do buňky. Excelu existuje velké množství funkcí, které umožňují vyřešit jednoduché i velmi složité problémy, od jednoduchého součtu až po složité matematické, finanční a statistické výpočty.

6.1.2. Jak vložit tabulkovou funkci

Funkce začíná znakem rovnítko „=“ , následuje název funkce. Pokud má funkce argumenty, jsou vloženy do kulatých závorek a navzájem jsou oddělené středníkem. Funkce vrátí výsledek do buňky, ve které je umístěna. Celou funkci obvykle nevypisujeme ručně, ale použijeme výběr z nabídky funkci a argumenty zase nejčastěji vložíme pomocí myši. To, jak je funkce sestavena, vidíme v řádku vzorců. Funkce můžeme zapsat několika způsoby: • Přímo zapsat do buňky – takto můžeme vložit často používané funkce • Příkazem Vložit – Funkce …

• Stiskem tlačítka , které je umístěno před řádkem vzorců, viz. obrázek č. 6-1

• Kliknutím levým tlačítkem myší na ikonu Autosum se vloží funkce suma a

kliknutím na šipku vedle tohoto tlačítka se zobrazí nejčastěji používané funkce a příkaz Další funkce … pro zobrazení všech funkcí, viz. obrázek č. 6-2

Použitím příkazu Vložit – Funkci… nebo tlačítka nebo volbou Další funkce… se zobrazí dialogové okno „Vložit funkci“ , viz. obrázek č. 6-3

Obrázek 6-1

Obrázek č. 6-2

48

6.1.3. Jak zobrazit kategorie funkcí

Všechny tabulkové funkce, které jsou v Excelu k dispozici, jsou tématicky rozděleny do kategorii. Seznam těchto kategorii je možné zobrazit kliknutím na šipku vlevo v řádku „Vybrat kategor ii“ . Výsledek vidíme na obrázku č. 6-4. V dolní části okna se pak zobrazuje seznam názvů funkcí vybrané kategorie. Pokud není jasné, do které kategorie hledaná funkce patří, je vhodné vybrat kategorii „Vše“ , která obsahuje abecedně seřazené všechny dostupné funkce.

Obrázek č. 6-3

Obrázek č. 6-4

49

Ke zrychlení vyhledávání funkcí slouží kategorie „Naposledy použité“ , ve které se shromažďují funkce, které byly již jednou použité. Zobrazuje se deset naposled použitých funkcí. Ve spodní části okna je k vybrané funkci zobrazen způsob zápisu a krátká informace o tom, co tato funkce počítá.

Aplikace Excel disponuje opravdu velkým množstvím tabulkových funkcí. Běžný uživatel využije jen malou část nabízených výpočtů. Je to způsobeno tím, že pokud nemáte například odborné znalosti v oblasti statistiky, nebudete umět použít složitější statistické funkce. Excel sice všechny výpočty provádí sám, ale nedokáže vás spolehlivě vést při sestavování vzorce. Totéž pak platí pro skupinu finančních funkcí. Postup při sestavování jednoduchých vzorců si můžete vyzkoušet na příkladu, který následuje. Příklad 6-1: Sestavte tabulku podle obrázku č. 6-5. Hodnoty ve sloupci „poplatek 2004“ jsou konstanty, hodnoty ve sloupci „poplatek 2005“ jsou vypočteny jako součin hodnoty ze sloupce „poplatek 2004“ a koeficientu zvýšení z buňky E2 (vzorec vidíte v řádku vzorců). Do tabulky doplňte výpočet hodnoty do řádku s názvem „průměr “ . V tomto řádku chceme vypočítat průměrný měsíční poplatek. Pro tento výpočet použijeme tabulkovou funkci s názvem Průměr , která počítá aritmetický průměr zadaných hodnot.

Obrázek č. 6-5

Poznámka:

50

Postup řešení: • Umístíme kurzor do buňky C18, kde chceme vložit funkci

• Zobrazíme dialogové okno Vložit funkci pomocí tlačítka viz. obrázek č. 6-2

• Vybereme kategorii s názvem Statistické, případně Naposledy použité a v dolní části najdeme funkci s názvem Průměr

• Stiskneme tlačítko OK a tím se otevře okno Argumenty funkce, viz. obrázek č. 6-6

• Pro vzorec Průměr musíme zadat argumenty, tj. přímo čísla nebo odkazy na buňky, ve kterých jsou číselné hodnoty. V našem příkladě musíme do řádku Číslo 1 vložit odkaz na oblast C5:C16, kde jsou hodnoty, jejichž průměrnou hodnotu chceme vypočítat.

• Stiskneme tlačítko Sbalit dialog v poli Číslo 1. Výsledek vidíme na obrázku č. 6-7

• Okno Argumenty funkce se minimalizuje. Myší pak pohodlně označíme oblast C5:C16

• Po zadání oblasti použijeme tlačítko Rozbalit dialog a jsme zpět v okně vzorce. Do pole označeného Číslo 2 nepíšeme nic. Zmáčkneme tlačítko OK a funkce je vložena

• Další hodnoty do řádku Průměr , tj. do buňky D18, vložíme zkopírováním vzorce z buňky C18.

Tlačítko Sbalit dialog

Obrázek č. 6-6

51

6.2. Oprava funkce Pokud je funkce jednoduchá, je zpravidla nejjednodušší funkci sestavit celou znovu. Je třeba umístit kurzor do buňky obsahující funkci s chybou, zmáčknout klávesu Delete a začít vkládat funkci znovu výše popsaným způsobem. Existují ale možnosti, jak sestavenou funkci opravit: • Klávesou F2 se přepneme do režimu Úpravy a můžeme vzorec editovat

• Stiskneme tlačítko pro úpravu vzorce v řádku vzorců, viz. obrázek č. 6-8 . Otevře se okno Argumenty funkce (viz. obrázek č. 6-6), ve kterém provedeme potřebnou opravu.

Minimalizované okno Argumenty funkce

Tlačítko Rozbalit dialog

Obrázek č. 6-7

Tlačítko pro úpravu vzorce Obrázek č. 6-8

52

6.3. Přepočet hodnot v sešitu Při změně hodnoty nebo zápisu nové hodnoty do buňky dojde k přepočtu všech vzorců, které se na tuto buňku odkazují. U rozsáhlých tabulek může neustálé přepočítávání způsobit zpomalení. Pak je vhodné vypnout automatický přepočet a sešit přepočítat až podle potřeby. Způsob přepočtu lze změnit příkazem Nástroje-Možnosti na kartě „Výpočty“ . Viz. obrázek č. 6-9.

Můžeme vybrat: • Automaticky – přepočet se provádí ihned po změně hodnoty v buňce. Tento

režim je implicitně nastaven. • Automaticky kromě tabulek – přepočítají se všechny závislé vzorce kromě

tabulek dat. Tabulka dat je oblast buněk, které zobrazují, jak změna některých hodnot ve vzorcích ovlivní výsledky vzorců. V tabulkách dat lze snadno vypočítat více verzí v jedné operaci a prohlížet a porovnávat výsledky různých změn v listu najednou.

• Ručně – vzorce se nepřepočítají, dokud nevybereme některou z nabízených možností nebo nepoužijeme klávesové zkratky. Nabízené možnosti jsou: Přepočítat (F9) – pro přepočet všech otevřených sešitů Přepočítat list (SHIFT+F9) – pro přepočet zobrazeného listu

Obecně platí, že úpravy, které udělat pomocí příkazu Nástroje-Možnosti, se ukládají se sešitem. To pak znamená, že pokud si v sešitě nastavíte např. ruční přepočet hodnot a provedete uložení sešitu, při dalším otevření tohoto sešitu bude toto nastavení zachováno. Může se vám proto stát, že budete chtít použít již hotový sešit a najednou zjistíte, že sice měníte obsahy buněk, ale v buňkách se vzorci jsou stále

Obrázek č. 6-9

Poznámka:

53

stejné hodnoty. Pak máte možnost zadat přepočet pomocí klávesy F9, případně opravit nastavení na kartě „Výpočty“ . Příklad 6-2: Do tabulky z příkladu 6-1 doplňte řádek s názvem Nejvyšší poplatek a řádek Nejnižší poplatek. Pomocí tabulkových funkcí Max a Min vložte hodnoty. Postup řešení: • Do tabulky do buňky B19 vložíme text Nejvyšší poplatek a do buňky B20

vložíme text Nejnižší poplatek • Nastavíme kurzor do buňky, kde chceme mít výsledek výpočtu. Nejdříve tedy

umístíme kurzor do buňky C19 a zobrazíme dialogové okno Vložit funkci

pomocí tlačítka • Vybereme kategorii s názvem Statistické, případně Naposledy použité a v dolní části najdeme funkci s názvem Max, stiskneme tlačítko OK a tím se otevře okno Argumenty funkce, viz. obrázek č. 6-6.

• Pro vzorec Max musíme zadat argumenty, tj. přímo čísla nebo odkazy na buňky, ve kterých jsou číselné hodnoty. V našem příkladě musíme do řádku Číslo 1 vložit odkaz na oblast C5:C16, kde jsou hodnoty, mezi kterými bude nalezena hodnota největší.

• Po zadání oblasti použijeme tlačítko Rozbalit dialog a jsme zpět v okně vzorce. Do pole označeného Číslo 2 nepíšeme nic. Zmáčkneme tlačítko OK a funkce je vložena.

• Další hodnoty do řádku Nejvyšší poplatek, tj. do buňky D19, vložíme zkopírováním vzorce z buňky C19.

• Hodnoty do řádku Nejnižší poplatek doplníme stejným postupem, jen z nabídky funkci vybereme funkci Min.

Výsledná tabulka je na obrázku č. 6-10.

Obrázek č. 6-10

54

6.4. Funkce pro zaokrouhlování Zaokrouhlení je často v tabulkách potřebné. K zaokrouhlování dochází automaticky podle počtu zobrazených desetinných míst. Mnohdy nám toto zaokrouhlení stačí, ale máme daleko více možnosti, jak zaokrouhlovat. Na obrázku č. 6-11 je přehled zaokrouhlovacích funkcí.

Nebudu zde uvádět přesný postup a popis použití všech zaokrouhlovacích funkcí. Pokud budete mít zájem, můžete si pro každou funkci přečíst krátký popis, který se zobrazuje pro vybranou funkci pod oknem s přehledem funkcí a dále se využít nápovědu k funkci. V příkladu 6-3 je ukázka použití funkce Zaokrouhlit Funkce s názvem Zaokrouhlit se nachází ve skupině „Matematické“ . Po výběru této funkce se zobrazí okno pro zadání argumentů, viz. obrázek č. 6-12. Funkce Zaokrouhlit má dva argumenty – první argument je odkaz na buňku s číslem, které chceme zaokrouhlit, druhý argument je počet číslic, na které chceme číslo zaokrouhlit. Pokud uvedeme číslo kladné, znamená to počet desetinných míst, na které se číslo zaokrouhlí. Pokud uvedeme číslo záporné, znamená to počet míst, na které bude číslo zaokrouhleno směrem doleva od desetinné čárky. Pokud uvedeme jako počet míst nulu, dojde k zaokrouhlení na celé číslo.

Obrázek č. 6-11

Poznámka:

55

Příklad 6-3: Tabulku, která je výsledkem příkladu 6-2, doplňte podle obrázku č. 6-13. Hodnoty ve sloupci

Obrázek č. 6-12

Informace o významu druhého argumentu funkce

První argument funkce –odkaz na buňku, jejíž obsah bude zaokrouhlen

Druhý argument funkce

Výsledek zaokrouhlení

Obrázek č. 6-13

56

Kontrolní otázky: 1. Co je to tabulková funkce ? 2. Jak můžete vložit funkci do buňky ? 3. K čemu slouží okno Argumenty funkce ? 4. Co znamená „sbalit dialog“ ? 5. Co znamená „ rozbalit dialog“ ? 6. Jak můžete opravit již sestavenou funkci ? 7. Kde můžete nastavit v prostředí MS Excel způsob přepočtu hodnot ?

7. Tvorba grafů Cíl: Po prostudování této kapitoly budete umět: - Vytvořit graf pomocí Průvodce grafem - Formátovat jednotlivé objekty grafu - Přidat do sestaveného grafu nové objekty Klíčová slova: Graf, průvodce grafem, typ grafu, objekty grafu, formátování objektů, legenda, osa hodnot, osa kategorií, mřížka. Graf je názornější než tabulka, i když není tak přesný. Z grafu lze na první pohled získat přehledné informace o prezentovaných datech. Je vhodnější předložit jeden graf, než několik tabulek.

7.1. Vytvoření grafu Průvodcem grafu Graf lze vytvořit několika způsoby:

• Tlačítkem „Průvodce grafem“ na panelu nástrojů Standardní • Příkazem z hlavní nabídky Vložit-Graf… • Funkční klávesou F11

První dva způsoby vyvolají otevření tzv. Průvodce grafem. Průvodce grafem obsahuje čtyři dialogová okna, pomocí kterých jednoduchým způsobem sestavíme graf. Klávesou F11 se vytvoří graf automaticky na samostatném listu podle předdefinovaného typu grafu. Implicitní předdefinovaný typ je sloupcový graf.

Tvorba grafů se vám bude jevit jako činnost tvůrčí a zábavná. Nabízí se vám velké množství formátovacích prvků. Při tvorbě grafu si je ale nutné uvědomit, že graf musí mít vypovídací schopnost, tzn. musí být přehledný, názorný a srozumitelný. Neměl by data zkreslovat. Až graf vytvoříte, zkuste se na něj znovu podívat a uvědomit si, co vlastně jste vy sami z grafu schopni vyčíst. Podle toho pak můžete graf upravit.

Poznámka:

57

Ke každé tabulce, která obsahuje číselné hodnoty, lze vytvořit velmi jednoduchým způsobem graf. Postup tvorby grafu je v dalším textu vysvětlen na příkladu. Příklad 7-1: Vytvořte tabulku podle obrázku č. 7-1. Pak vytvořte sloupcový graf k tabulce Hospodaření firmy XYZ. V grafu znázorněte velikost příjmů a velikost výdajů v jednotlivých měsících. Graf vložte jako objekt na list s tabulkou.

Postup: • Vybereme v tabulce oblast dat, které se mají v grafu znázornit. Do výběru

zahrneme i názvy sloupců a řádků. Vybraná oblast bude B3:D9. • Spustíme Průvodce grafem některým z uvedených způsobů Průvodce grafem se skládá ze 4 oken, ve kterých postupně graf budeme vytvářet a upřesňovat.

7.1.1. První okno Průvodce grafem

První okno Průvodce grafem (1/4)-typ grafu (viz. obrázek č. 7-2).

Obrázek č. 7-1

Obrázek č. 7-2

58

Postup v prvním okně Průvodce grafem (1/4)-typ grafu: • Zvolíme typ grafu. Nabízí se celkem 14 typů grafů. Zvolíme typ Sloupcový. • V pravé části panelu můžeme vybrat Podtyp grafu. Vpravo dole je k dispozici

stručný popis grafu. Vybereme podtyp Skupinový sloupcový. • Tlačítkem Stisknutím zobrazíte ukázku si můžete zobrazit ukázku grafu • Tlačítko Další vás posune do druhého okna Průvodce grafem – zdrojová data

grafu • Tlačítko Dokončit způsobí vložení grafu do listu s tabulkou, další okna

Průvodce grafem budou vynechána.

7.1.2. Druhé okno Průvodce grafem

Druhé okno Průvodce grafem (2/4) – zdrojová data (viz. obrázek č. 7-3) obsahuje dvě karty. Oblast dat a Řada.

Karta Oblast dat: • V poli Oblast dat se zobrazuje vybraná oblast, z níž je vytvořen graf. Oblast je

zobrazena, pokud jsme ji před spuštěním Průvodce grafem označili. Pokud jsme oblast neoznačili, nebo označili špatně, můžeme zde opravit. Klikneme na tlačítko Sbalit dialog (vpravo u vstupního řádku) a myší označíme v tabulce správnou oblast pro vytvoření grafu.

Tlačítko Sbalit dialog

Obrázek č. 7-3

59

• Přepínač Řady tvoří slouží k určení, která data tvoří řady grafu, zda sloupce či řádky. Změny grafu sledujeme na náhledu

Karta Řada • Karta Řada umožňuje vybrat, která data v grafu chceme znázornit a která ne bez

ohledu na vybranou oblast Ve spodní části okna Průvodce grafem jsou tato tlačítka: • Tlačítkem Zpět se můžeme vrátit k předchozímu oknu. • Tlačítkem Další se přepneme do třetího okna Průvodce grafem – možnosti

grafu. • Tlačítko Dokončit způsobí vložení grafu do listu k tabulce

7.1.3. Třetí okno Průvodce grafem

Třetí okno Průvodce grafem (3/4) – možnosti grafu má šest karet (viz. obrázek č. 7-4)

• Na kartě Názvy vložíme název celého grafu, název pro osu x a název pro osu y

do příslušných vstupních polí • Na kartě Osy můžeme ovlivnit zobrazování popisek obou os. Přepínač

ponecháme v poloze Automaticky. • Na kartě Mřížky určíme, zda se budou v grafu zobrazovat pomocné čáry

usnadňující orientaci grafu

Obrázek č. 7-4

Karty s nabídkou

legenda

60

• Na kartě Legenda určíme, zda se bude legenda zobrazovat – zaškrtneme v poli Zobrazit legendu. Přepínačem Umístění ovlivníme, kde se bude legenda zobrazovat.

• Karta Popisky dat nabízí možnost doplnit jednotlivé sloupce grafu konkrétními popiskami. Vložení popisek ke všem sloupcům působí nepřehledně. Jako vhodné a někdy i nutné se popisky jeví ve výsečových grafech.

• Na kartě Tabulka dat můžeme rozhodnout, zda se pod grafem budou zobrazovat hodnoty.

• Tlačítkem Další se přepneme do čtvrtého okna Průvodce grafem – umístění grafu.

• Tlačítkem Zpět se můžeme vrátit k předchozím oknům. • Tlačítko Dokončit způsobí vložení grafu do listu s tabulkou, poslední okno

Průvodce grafem bude vynecháno.

7.1.4. Čtvrté okno Průvodce grafem

Čtvrté okno Průvodce grafem (4/4) – umístění grafu (viz. obrázek č. 7-5).

Zde můžeme zvolit, kde bude graf umístěn. Můžeme nastavením přepínače do polohy: • Jako objekt do: vybrat vložení grafu do listu s tabulkou nebo do jiného listu,

který vybere z nabídky • Jako nový list: vložit graf na nový list do sešitu. Celý tento list je pak vyhrazen

pro graf. Můžeme také zadat jméno tohoto listu.

V zadání příkladu je uvedeno, aby sloupcový graf byl vložen na list s tabulkou. Proto musíme vybrat přepínač Jako objekt do:

Stisknutím tlačítka Dokončit vložíme hotový graf do sešitu. List s tabulkou pak bude vypadat tak, jak ukazuje obrázek č. 7-6.

Obrázek č. 7-5

61

Kdybychom nastavili přepínač na volbu Jako nový list, pak by byl graf vložen na samostatný list do sešitu. Tento nový list pak má implicitní jméno Graf1 (lze přejmenovat) a celý list je vyhrazen pro graf.

Při tvorbě grafu jste doplnili jen název grafu a názvy os, ostatní formátovací možnosti jste prozatím nevyužili. Přesto vznikl graf srozumitelný, názorný, s dobrou vypovídací schopností. Je to ukázka toho, že průvodce grafem implicitně nabízí ty nejvhodnější volby. Graf jste umístili na list s tabulkou. Graf se chová jako samostatný objekt a tak s ním také můžete zacházet – můžete jej přemístit, změnit mu velikost nebo jej najednou celý odstranit. Sestavený graf můžete libovolně upravovat, můžete formátovat každý objekt grafu. Postup práce při formátování jednotlivých objektů je vysvětlen v podkapitole 7.4. Úprava grafu.

Obrázek č. 7-6

Poznámka:

62

Příklad 7-2: K tabulce, která je výsledkem příkladu 7-1 sestavte výsečový graf, ve kterém znázorněte tržby v jednotlivých měsících. Tento graf vložte na samostatný list sešitu. Postup: • Označíme nesouvislou oblast dat B4:B9 a E4:E9. Oblast takto musíme zadat,

protože kdybychom do oblasti zabrali jen buňky s čísly (E4:E9), graf by se sice zobrazil, ale byla by chyba v legendě.

• Spustíme Průvodce grafem • V prvním okně vybereme typ grafu Výsečový a zmáčkneme tlačítko Další.

Výsledek vidíme na obrázku č. 7-7.

• Ve druhé okně nic neměníme a zmáčkneme tlačítko Další a tím se posuneme do

okna třetího. • Ve třetím okně na kartě Názvy doplníme název grafu Zisk firmy XYZ. • Pak klikneme na kartu Popoisky dat, kde můžeme nastavit přepínače pro

zobrazení Názvu řady, Názvu kategor ie, Hodnot a Procent. Můžeme do grafu nechat zobrazit vše, co se nabízí. V okně máme okamžitou odezvu vybraných voleb a můžeme již zde posoudit, zda je vhodné to či ono nechat zobrazovat.

Obrázek č. 7-7

63

Na obrázku č. 7-8 je třetí okno Průvodce grafem, v grafu jsou zobrazeny Procenta.

• Na kartě Legenda nebudeme nastavovat nic. • Zmáčkneme tlačítko Další a ve čtvrtém okně Průvodce grafem nastavíme

přepínač na volbu Jako nový list. Výsledkem pak je graf vložený na samostatný list sešitu.

Výsečový graf, který jste právě sestavili, je velmi oblíbený, protože jeho vypovídací schopnost je vysoká. Musíte si ale uvědomit, že lze tento graf použít pouze na zobrazení jedné datové řady. V našem příkladu byl datovou řadou sloupec Zisk. I Když zaberete do oblasti více datových řad, v grafu bude zobrazena pouze jedna.

7.2. Vytvoření grafu funkční klávesou F11 Označíme oblast dat v tabulce. Můžeme označit i nesouvislou oblast. Pokud se mají v grafu zobrazit všechna data z tabulky, nemusíme označovat oblast, stačí postavit kurzor na libovolné místo tabulky. Stiskneme klávesu F11 a graf se bez zadání čehokoliv dalšího vytvoří a umístí se na samostatný list. Typ grafu je stanoven podle předdefinovaného typu grafu. Předdefinovaný typ grafu je uveden na prvním okně Průvodce grafem na kartě Vlastní typy ve skupině „Definované uživatelem“ (zobrazí se po označení políčka „Definované uživatelem“) pod názvem „Výchozí“ .

Obrázek č. 7-8

Poznámka:

64

7.3. Odstranění grafu Celý graf odstraníme nejjednodušeji tak, že jej označíme jako objekt a zmáčkneme klávesu Delete. Můžeme také použít příkaz z hlavního menu Úpravy-Vymazat-Vše nebo klávesovou zkratku CTRL + X. Graf na samostatném listě odstraníme příkazem Úpravy-Odstranit list. Tato

operace je nevratná, tzn.nelze pomocí ikony Zpět vrátit odstraněný list do sešitu. Proto se ještě před definitivním odstranění listu zobrazuje dialogové okno (viz. obrázek č. 7-9), ve kterém potvrdíme „úmysl“ list zrušit zmáčknutím tlačítka Odstranit nebo od rušení ustoupíme zmáčknutím tlačítka Storno.

7.4. Úprava grafu Každý graf se skládá z mnoha prvků (objektů), každý prvek (objekt) má své pojmenování a každý prvek (objekt) můžeme formátovat. Názvy objektů vidíme: • při přejíždění myší přes objekty se vedle kurzoru myši zobrazují názvy • po kliknutí levým tlačítkem myši na objekt se název objektu objeví v prvním

políčku zleva v řádku vzorců a také na panelu nástrojů „Graf“ v nabídce políčka „Objekty grafu“ , viz. obrázek č. 7-10

Objekt můžeme vybrat (označit): • Kurz myši nastavíme na objekt v grafu a stiskneme levé tlačítko • Z panelu nástrojů Graf vybereme z nabídky v rolovacím seznamu „Objekty

grafů“ příslušný objekt myši. Vybraný objekt se v grafu automaticky označí • Vybereme myší libovolný objekt v grafu a pak použijeme kurzorové klávesy

k přesunu na další objekty.

Obrázek č. 7-9

65

7.5. Formátování objektů Každý označený objekt je možno formátovat. Pro každý objekt existuje nabídka formátovacích možností. Nabídku zobrazíme více způsoby: • Klikneme na označený objekt pravým tlačítkem myší, zobrazí se lokální nabídka,

ze které vybereme příkaz, který začíná slovem Formát – přesné znění příkazu závisí na označení vybraného objektu, např. Formát datové řady, Formát osy, apod.

• Vybereme z hlavní nabídky příkaz Formát a pak příkaz začínající slovem Vybraná – přesné změní opět závisí na označeném objektu v grafu, např. Vybraná oblast grafu, Vybraná datová řada, apod.

Šipka pro rozbalení přehledu všech objektů v grafu na panelu nástrojů Graf

Obrázek č. 7-10

Název vybraného objektu grafu v řádku vzorců

Název vybraného objektu grafu na panelu nástrojů Graf

66

Formátovat jednotlivé vlastnosti vybraného objektu je také možné pomocí tlačítek na panelu nástrojů Formát. Můžeme takto velmi rychlým způsobem zformátovat typ písma, velikost, barvu, řez a zarovnání textu. Pomocí tlačítek na panelu nástrojů nemáme ale možnost využít všechny možnosti formátování pro označený objekt.

7.6. Změna typu grafu Typ grafu můžeme změnit několika způsoby: • Klikneme na tlačítko Průvodce grafem v panelu nástrojů Standardní a hned

v prvním okně máme možnost změnit typ grafu. Pokud nic jiného kromě typu grafu nechceme měnit, použijeme tlačítko Dokončit. Jestliže chceme dělat další změny, projdeme do dalších oken Průvodce grafem.

• Zadáme příkaz z hlavní nabídky Graf-Typ grafu a zobrazí se nám první dialogové okno Průvodce grafem. Při tomto postupu se nám nenabízí možnost projít do dalších okem Průvodce grafem.

• Zobrazíme si panel nástrojů Graf a klikneme na tlačítko Typ grafu. V nabídce jsou jen vybrané typy grafu, viz. obrázek č. 7-11

Kontrolní otázky: 1. Jaké výhody má graf ? 2. Co lze nastavit v prvním okně Průvodce grafem ? 3. Co lze nastavit ve druhém okně Průvodce grafem ? 4. Co lze nastavit ve třetím okně Průvodce grafem ? 5. Co lze nastavit ve čtvrtém okně Průvodce grafem ? 6. Kde najdete přehled názvů všech objektů grafu ? 7. Jak zformátujete objekt grafu ? 8. Jak změníte typ grafu ? 9. Jak změníte umístění grafu ? 10. Jaká omezení má výsečový graf ?

Nabídka typů grafu

Tlačítko Typ grafu na panelu nástrojů Graf

Obrázek č. 7-11

67

8. Tisk tabulek a grafů Cíl: Po prostudování této kapitoly budete umět: - Upravit a prohlédnout si dokument před vytištěním - Vytvořit vlastní záhlaví a zápatí - Spustit tisk dokumentu na tiskárně Klíčová slova: Náhled, záhlaví, zápatí, stránka, vzhled stránky, okraje, lupa, měřítko, tisk. Po vyhotovení tabulky je často nutné tabulku vytisknout na tiskárně. Základním předpokladem úspěšného vytištění tabulky je správně nastavena tiskárna v MS Windows.

8.1. Náhled Před vytištění tabulky na tiskárně je vhodné využít možnost zobrazení Náhled. Náhledem se zobrazí dokument tak, jak bude rozvržen na tiskové stránce. Náhled lze spustit:

• Stiskem tlačítka Náhled na panelu nástrojů Standardní • Zadáním příkazu Soubor→Náhled Po vyvolání zobrazení dokumentu náhledem jsou k dispozici další možnosti, viz. obrázek č. 8-1.

• Ke změně měřítka zobrazení slouží tlačítko Lupa. Měřítko ale lze změnit

pouhým klepnutím myší na plochu stránky v náhledu. Dalším klepnutím dojde k návratu k původnímu měřítku.

• Tlačítka Další a Předchozí se stanou aktivní, pokud bude dokument rozdělen na více stránek. Tato tlačítka slouží k pohybu mezi stránkami.

Obrázek č. 8-1

68

• Po stisknutí tlačítka Okraje se objeví na stránce tenké tečkované čáry, které označují okraje stránky. Tyto čáry mají na okraji stránky značku (čtvereček), kterou je možno uchopit levým tlačítkem myší a posunout ji. Tím dojde k úpravě velikosti okrajů. Tytéž značky jsou umístěny na rozhraní jednotlivých sloupců a slouží ke změně šířky sloupců. Změna šířky sloupce provedena na náhledu ovlivní i šířku sloupce v tabulce. Horní a dolní okraj je vymezen dvěma čarami. Horní čára je skutečný okraj stránky, prostor mezi ní a další vodorovnou čárou je určen pro záhlaví(zápatí). Pokud záhlaví (zápatí) není definováno, prostor je prázdný.

• Tlačítko Zobrazit konce stránek způsobí návrat do listu, ale tabulka je nyní rozdělena pomocí modrých čar na úseky, které odpovídají tiskovým stránkám, tzv. režim zobrazení Konce stránek. Modré čary je možno myší posunovat a tím ovlivnit rozdělení na stránky. Návrat do standardního zobrazení tabulky z režimu zobrazení Konce stránek umožní příkaz Zobrazit - normálně.

• Tlačítko Zavřít způsobuje návrat do listu, ale do standardního zobrazení.

8.2. Vzhled stránky Další potřebné úpravy tabulky před vlastním tiskem nabízí dialogové okno Vzhled stránky, viz. obrázek č. 8-2. Toto dialogové okno je možno zobrazit: • Tlačítkem Vzhled… v zobrazení Náhled • Příkazem Soubor →Vzhled stránky…

Obrázek č. 8-2

69

Dialogové okno Vzhled stránky obsahuje 4 karty – Stránka, Okraje, Záhlaví a zápatí a L ist. Karta Stránka: • V poli Orientace lze nastavit, zda má být dokument tištěn na stránce na výšku

nebo na šířku • V poli Měřítko pomocí vstupního pole Upravit na … % normální velikosti lze

určit, zda má být dokument tištěn v normálním měřítku, příp. zvětšeném nebo zmenšeném. Možný rozsah je 10 až 400 %. Změnou měřítka lze vyřešit problém s tiskem tabulky, která jen o malý kousek přesahuje na následující stránku.

• Přepínač Přizpůsobit na: … stránek vodorovně a … svisle způsobí, že dokument bude upraven přesně na počet stran, který je nastaven v obou číselných vstupních polích.

• Pole Číslo první stránky slouží k zápisu čísla, které bude při tisku uvedeno na první stránce. Pokud zůstane nastavena volba Automaticky, bude prvním číslem jednička

Karta Okraje, viz. obrázek č. 8-3:

Doplněním údajů do číselných polí lze nastavit okraje a velikost záhlaví s přesností na jeden milimetr. Přepínače v poli Vycentrovat na stránce umožňují umístit tabulku na střed ve vodorovném i ve svislém směru.

Obrázek č. 8-3

70

Karta Záhlaví a zápatí, viz. obrázek č. 8-4: • Informace, které se mají zobrazovat v záhlaví a v zápatí, je možno vybrat z již

hotových záhlaví a zápatí. Jejich nabídka je umístěna v rozevíracím seznamech stejných názvů

• Po stisku tlačítka Vlastní záhlaví… (Vlastní zápatí...) lze definovat potřebné údaje pro záhlaví (zápatí), viz. obrázek č.8-5.

Záhlaví se skládá ze tří oddílů. Pokud chceme do záhlaví (zápatí) umístit text, zapíšeme jej přímo do jednotlivých oddílů.

Obrázek č. 8-4

Obrázek č. 8-5

71

Nad oddíly je umístěna sada tlačítek, která umožňují upravit vzhled vloženého textu a vkládat kódy:

Tlačítko Písmo otevře dialogové okno Písmo, kterým je možno upravit typ, velikost, řez a styl písma

Tlačítko Stránka vloží do záhlaví kód & [Stránka]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí číslo stránky

Tlačítko Stran vloží do záhlaví kód & [Stran]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí počet stran dokumentu.

Tlačítko Datum vloží do záhlaví kód & [Datum]. Na stránce se pak místo to hoto kódu zobrazí aktuální datum.

Tlačítko Čas vloží do záhlaví kód & [Čas]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí aktuální čas.

Tlačítko Cesta a soubor vloží kód & [Cesta]& [Soubor ]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí cesta a soubor aktivního souboru.

Tlačítko Soubor vloží do záhlaví kód & [Soubor ]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí název souboru.

Tlačítko List vloží do záhlaví kód & [List]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí název listu.

Tlačítko Vložit obrázek vloží kód & [Obrázek]. Na stránce se pak místo tohoto kódu zobrazí obrázek.

Tlačítko Formát obrázku. Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno Formát obrázku, ve kterém můžeme velikost a měřítko obrázku, otočit obrázek, oříznout jej a upravit. Karta List, viz. obrázek č. 8-6.

Obrázek č. 8-6

72

Pokud je dialogové okno Vzhled stránky otevřeno z náhledu, pak jsou volby Oblast tisku a Tisk názvů potlačeny. Tyto volby jsou přístupné, pokud bylo dialogové okno Vzhled stránky otevřeno příkazem Soubor -Vzhled stránky…. Pole Oblast tisku se definuje tehdy, když se nemá tisknout celá tabulka. Postup: • Stisknout tlačítko Sbalit dialog v poli Oblast tisku:. • V listu označit myší tiskovou oblast • Stisknout tlačítko Rozbalit dialog . Stejného výsledku, tedy zadání jen určité oblasti z tabulky pro tisk dosáhnete pomocí příkazu Soubor-Oblast tisku-Nastavit oblast tisku.

Jestliže využijete možnost zadat Oblast tisku, je třeba vědět, že oblast tisku zůstává nastavena i po vytištění a je nutné zadat příkaz Soubor-Oblast tisku-Vymazat oblast tisku, aby bylo možné tisknout (nebo si jen prohlížet náhledem) i jiné části tabulky. Pole Tisk názvů umožňuje zadat tisk názvů sloupců na další stránce. Postup: • Stisknout tlačítko Sbalit dialog v poli Nahoře opakovat řádky:. • Myší kliknout na řádek, ve kterém jsou umístěné názvy sloupců • Stisknout tlačítko Rozbalit dialog a potvrdit OK Pole Tisk určuje, co se má kromě dat a formátu tabulky ještě vytisknout. Postup: • Zaškrtnuté políčko Mřížka zajistí vytištění mřížky listu • Zaškrtnutí pole Záhlaví řádků a sloupců zajistí tisk záhlaví sloupců a řádků.

Používá se při zkušebním tisku pro lepší orientaci • Pole Černobíle je vhodné zaškrtnout v případě, že barevný dokument se tiskne

na černobílé tiskárně. • Zaškrtnutí pole Koncept zajistí rychlejší tisk Rozevírací seznam Komentáře umožňuje zadat tisk komentářů buněk. Pole Pořadí tisku stránek nabývá na významu tehdy, jestliže dokument nevejde na jednu stránku. Přepínačem se určuje, jak se tabulka bude tisknout. Zde je vhodné se orientovat podle náhledu vlevo od přepínače.

Tisk pouze vybrané části tabulky můžete zadat také tak, že označíte tiskovou část, pak z nabídky soubor vyberete příkaz Tisk…a na okně Tisk (viz. obrázek 8-7) vyberete přepínač Výběr .

Poznámka:

Poznámka:

73

8.3. Spuštění tisku Tisk je možno spustit více způsoby:

• Pomocí tlačítka Tisk .na panelu nástrojů Standardní. V tomto případě se přímo začíná tisknout dokument na tiskárně

• Pomocí tlačítka Tisk… ze zobrazení Náhled. Také v tomto případě se přímo začíná tisknout dokument na tiskárně

• Zadáním příkazu Soubor – Tisk nebo klávesové zkratky CTRL + P • Stiskem tlačítka Tisk v dialogovém okně Vzhled stránky V posledních třech variantách se otevře dialogové okno Tisk,viz.obrázek č. 8-7. • V rozevíracím seznamu Název: je nutné vybrat tiskárnu, na které se bude

tisknout • Tlačítko Vlastnosti… nabízí další podrobnosti způsobu tisku na zvolené tiskárně • Zaškrtnutí políčka Tisk do souboru způsobí vytištění dat do tiskového souboru • Přepínač Tisknout umožňuje zvolit, zda se má tisknout Výběr (bude se tisknout

vybraná oblast listu), nebo Aktivní listy nebo Celý sešit. • Přepínač Rozsah tisku určuje, zda se má tisknout Vše (vše co je vybráno v poli

Tisknout), nebo jen některé stránky. Rozsah tištěných stránek se zadává v číselných vstupních polích od: a do:

• Ve vstupním poli Počet kopií se nastavuje počet tištěných kopií dokumentu • Políčko Kompletovat zajistí, aby kopie z tiskárny vycházely seřazeny podle

stránek • Tlačítko OK spustí tisk dokumentu na tiskárně.

Obrázek č. 8-7

Tlačítko pro zadání tisku označené části tabulky

74