Modul ke:

Fakultas

Program Studi

AUDIT II

AUDIT OF THE PAYROLL & PERSONAL CYCLE

Afly Yessie, SE, Msi.

07 EKONOMI DAN

BISNIS

AKUNTANSI

MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA

PERSONALIA

Siklus jasa personalia (personnel services cycle) suatu entitas menyangkut peristiwa dan aktivitas yang berhubungan dengan kompensasi eksekutif serta karyawan. Jenis-jenis kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam dan insentif (borongan), komisi, bonus, opsi saham, dan tunjangan karyawan (misalnya asuransi kesehatan dan uang cuti). Kelompok transaksi yang utama dalam siklus ini adalah transaksi penggajian (pay roll transactions). Siklus jasa personalia saling berkaitan dengan dua siklus lainnya. Pembayaran gaji dan upah serta pembayaran pajak gaji dan upah berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Distribusi biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi. Perhatian dalam sisa bagian ini akan difokuskan terutama pada kompensasi per jam kepada para karyawan serta pajak gaji dan upah terkait, serta masalah pengukuran dan pengungkapan penting yang berhubungan dengan opsi saham dan program pensiun.

AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI

PENGGAJIAN

DOKUMEN DAN CATATAN YANG UMUM

• Dokumen dan catatan berikut ini penting dalam melaksanakan serta mencatat transaksi penggajian:

• Otorisasi personalia. Memo yang dikeluarkan oleh departemen personalia yang menunjukkan pengangkatan seorang karyawan dan setiap perubahan selanjutnya atas status karyawan itu untuk tujuan penggajian.

• Kartu absen (clock card). Formulir yang digunakan oleh setiap karyawan untuk mencatat jumlah jam kerja yang dilakukan setiap harinya selama satu periode pembayaran. Kartu ini digunakan dengan jam waktu (time clock) yang mencatat waktu pada kartu tersebut. Formulir ini dan formulir berikutnya dapat digantikan dalam system yang modern dengan tanda pengenal karyawan yang dimasukkan ke dalam suatu terminal yang menghasilkan catatan elektronik mengenai waktu tersebut.

LANJUTAN

• Tiket waktu (time ticket). Formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan atas pekerjaan tertentu. Lama waktu kerja ini seringkali dicetak oleh mesin.

• Register penggajian. Laporan yang menunjukkan nama, penghasilan kotor, potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama satu periode pembayaran. Register ini menyediakan dasar untuk membayar karyawan serta mencatat gaji dan upah.

• Rekening bank untuk penggajian imprest. Rekening yang menampung setoran sebesar total gaji dan upah bersih yang dilakukan selama setiap periode pembayaran, dan dan rekening ini ditarik cek untuk membayar gaji serta upah para karyawan.

• Cek gaji. Perintah penarikan kepada bank untuk membayar karyawan. Cek ini juga disertai dengan sebuah memo yang dapat dilepas yang menunjukkan penghasilan kotor serta potongan gaji dan upah.

LANJUTAN

• lkhtisar distribusi biaya tenaga kerja. Laporan yang menunjukkan klasifikasi akun untuk penghasilan pabrik kotor selama setiap periode pembayaran.

• SPT pajak gaji dan upah. Formulir yang ditetapkan oleh otoritas pajak untuk diserahkan bersama dengan pembayaran pajak yang dipotong dan karyawan serta pajak gaji dan upah pemberi kerja untuk jaminan sosial serta pengangguran federal dan negara bagian.

• File personalia karyawan. File yang memuat data mengenai ikatan kerja setiap karyawan dan memuat semua otorisasi personalia yang dikeluarkan untuk karyawan tersebut, evaluasi kerja, serta tindakan disipliner, jika ada.

• File induk data personalia. File komputer yang benisi data terkini mengenai karyawan yang diperlukan untuk menghitung gaji dan upah seperti klasifikasi pekerjaan, tarif upah, dan potongan.

• File induk penghasilan karyawan. File komputer yang berisi penghasilan kotor, potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama tahun berjalan hingga tanggal pada hari itu menurut periode pembayaran.

FUNGSI – FUNGSI DAN PENGENDALIAN

TERKAIT

Pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut ini:

Memulai transaksi penggajian yang mencakup:

• • Mengangkat karyawan.

• • Mengotorisasi perubahan gaji dan upah.

• Penerimaan jasa, mencakup:

• • Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu.

• Pencatatan transaksi penggajian, yang mencakup:

• • Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah.

• Pembayaran gaji dan upah, yang mencakup:

• • Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil.

• • Menyerahkan SPT pajak gaji dan upah.

PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO GAJI

DAN UPAH

Pengujian substantif atas saldo gaji dan upah biasanya dilaksanakan pada atau menjelang tanggal neraca. Saldo-saldo tersebut mencakup kewajiban akrual untuk gaji, upah, komisi, bonus, tunjangan karyawan, dan pajak gaji dan upah, serta akun-akun beban yang terkait.

MENENTUKAN RISIKO DETEKSI

Pengujian susbtantif atas saldo-saldo gaji dan upah seringkali dibatasi pada penerapan prosedur analitis atas akun-akun beban dan pos-pos akrual yang terkait, serta pengujian rincian yang terbatas. Jika prosedur analitis tersebut mengungkapkan fluktuasi yang tidak diduga, maka akan diperlukan pengujian rincian yang lebih ekstensif.

MERANCANG PENGUJIAN SUBSTANTIF

• Auditor sudah memperoleh bukti yang mendukung tujuan audit yang berkaitan dengan asersi eksistensi / keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, serta penilaian atau alokasi. Penjelasan kami tentang pengujian substantif yang spesifik atas saldo-saldo gaji dan upah dibatasi pada prosedur-prosedur berikut ini:

• Menghitung kembali jumlah-jumlah akrual

• Mengaudit tunjangan karyawan dan program pension

• Mengaudit opsi saham dan hak apresiasi saham

• Memverifikasi kompensasi pejabat

Menghitung Kembali kewajiban Gaji dan Upah Akrual

• Bagi banyak perusahaan perlu dibuat berbagai macam akun akrual pada tanggal neraca sebesar jumlah yang terutang kepada pejabat dan karyawan untuk gaji dan upah, komisi, bonus, uang cuti, dan sebagainya, serta sebesar jumlah yang terutang kepada badan-badan pemerintah untuk pajak-pajak gaji dan upah. Walaupun perhatian utama auditor mengenai beban gaji dan upah untuk tahun berjalan tertuju pada lebih saji, namun untuk akun-akun akrual akhir tahun perhatian utamanya adalah pada rendah saji. Hal yang juga harus diperhatikan adalah konsistensi metode untuk menghitung akrual dan periode ke periode.

• Dalam memperoleh bukti mengenai kewajaran jumlah-jumlah akrual manajemen, auditor harus mereview perhitungan manajemen atau melakukan perhitungan sendiri. jumlah-jumlah akrual untuk pajak gaji dan upah harus dibandingkan dengan jumlah yang diperlihatkan dalam laporan pajak gaji dan upah. Selain itu, bukti tambahan juga dapat diperoleh dengan memeriksa pembayaran sesudahnya atas jumlah akrual itu sebelum pekerjaan Iapangan berakhir. Bukti yang diperoleh dan pengujian ini terutama menyangkut tujuan yang berhubungan dengan asersi penilaian atau alokasi.

Mengaudit Tunjangan Karyawan dan Program Pensiun

• Banyak perusahaan menawarkan tunjangan pensiun dan pascapensiun yang signifikan kepada para karyawan. Sejumlah perusahaan pabrikasi telah memiliki program pensiun dengan tunjangan pasti yang menghadirkan masalah yang signifikan dalam hal pengukuran beban pensiun, serta pengungkapan pensiun. Di sini risiko yang paling signifikan berhubungan dengan salah saji dalam asersi penilaian atau alokasi (menentukan beban pensiun), serta asersi penyajian dan pengungkapan (menulis catatan kaki tentang pensiun). Program pensiun dengan

• tunjangan pasti biasanya terkena persyaratan yang dikeluarkan Employee Retirement Income Security Act (ERISA) tahun 1974, yang biasanya mensyaratkan audit terpisah atas program pensiun. Auditor yang mengaudit laporan keuangan biasanya dapat mengacu pada hasil audit ERISA ketika mengaudit beban dan pengungkapan pensiun. Pada saat menyelesaikan audit ERISA, auditor biasanya akan menggunakan pakar dan luar untuk mengaudit asumsi-asumsi aktuarial yang penting yang diperlukan untuk menentukan beban pensiun dan proyeksi kewajiban tunjangan. Auditor juga harus mengevaluasi kewajaran estimasi akuntansi utama, yaitu tingkat pengembalian yang digunakan untuk menentukan proyeksi kewajiban tunjangan, pada saat mengaudit beban pensiun. Hal ini biasanya melibatkan audit atas tingkat pengembalian jangka panjang perusahaan yang diperoleh oleh aktiva program (bukan hanya pengembalian jangka pendek yang terakhir), serta mengevaluasi tingkat pengembalian jangka panjang yang dilaporkan oleh perusahaan lainnya di dalam industri tersebut.

Mengaudit Opsi Saham dan Hak Apresiasi

Saham

• Salah satu bentuk kompensasi karyawan yang umum bagi banyak perusahaan menyangkut

penggunaan opsi saham. Auditor harus menentukan (1) jenis program kompensasi insentif yang digunakan untuk memberikan kompensasi kepada karyawan dan pejabat, (2) bagaimana beban kompensasi ditentukan, dan bagaimana beban kompensasi dialokasikan ke berbagai periode akuntansi, serta (3) kecukupan pengungkapan yang berkaitan dengan program kompensasi insentif.

• Pertama, auditor harus menentukan metode kompensasi insentif yang digunakan oleh klien dan membaca kontrak-kontrak yang mendasari untuk mengidentifikasi istilah-istilah penting yang berhubungan dengan program kompensasi insentif. Metode yang umum digunakan mencakup penggunaan baik opsi saham insentif maupun, dalam beberapa kasus, hak apresiasi saham. Hak apresiasi saham seringkali digunakan untuk memberikan karyawan-karyawan kunci kas yang cukup untuk menggunakan opsi saham dan menyimpan saham itu, bukan menjual saham guna mendapatkan kas yang cukup untuk menggunakan opsi. Dalam hal akuntansi untuk beban kompensasi, sebagian besar perusahaan menyusun program opsi sahamnya untuk memenuhi persyaratan APB No. 25, sehingga mereka dapat menggunakan pendekatan nilai intrinsik dan tidak melaporkan beban kompensasi yang berkaitan dengan penggunaan opsi saham. Namun, hak apresiasi saham mengharuskan diakuinya beban kompensasi, tanpa memperhatikan apakah hak itu digunakan selama periode berjalan atau tidak. Auditor harus dengan cermat mengevaluasi ketepatan penerapan GAAP dalam konteks syarat-syarat kontrak yang berhubungan dengan opsi saham dan hak apresiasi saham.

LANJUTAN

• Masalah paling signifikan menyangkut program kompensasi insentif berhubungan dengan pengungkapan yang memadai dalam laporan keuangan. FASB No. 123 mewajibkan perusahaan untuk mengungkapkan laba bersih dan laba per saham pro forma seperti dalam menggunakan pendekatan nilai wajar. Akibatnya, auditor harus mengaudit model penilaian yang digunakan untuk menentukan riilai wajar opsi saham. Pada saat mengevaluasi kewajaran penyajian dalam laporan keuangan, auditor mengevaluasi asumsi-asumsi yang mencakup suku bunga bebas risiko, perkiraan umur opsi, perkiraan volatilitas harga saham, dan perkiraan dividen.

• Auditor juga harus mengevaluasi kewajaran penyajian pengungkapan termasuk deskripsi program secara umum, serta jumlah dan rata rata tertimbang harga penggunaan opsi yang masth beredar pada awal dan akhir tahun, serta opsi yang diberikan, digutiakan, dibatalkan, atau kadaluwarsa selama tahun berjalan.

Memverifikasi kompensasi Pejabat

Kompensasi pejabat sangat sensitif terhadap audit karena dua alasan: (1) pengungkapan kompensasi pejabat secara terpisah disyaratkan dalam laporan 10-K yang diserahkan perusahaan terbuka kepada SEC, dan (2) para pejabat mungkin bisa menghindari pengendalian dan menerima gaji, bonus, opsi saham, serta bentuk kompensasi lainnya yang melebihi jumlah yang diotorisasi.

Daftar Pustaka

Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Alvin A. Arens, Amir Abadi Jusuf, Jasa Audit da Assuranca (Pendekatan Terpadu Aplikasi Indonesia) Salemba Empat buku 2, 2011 .