PROIECT AUDIT INTERN

Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă EduardProf. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard

T â r g o v i ṣ t e 2 0 1 3

2013

MISIUNE DE AUDIT INTERN

GESTIONAREA RESURSELOR UMANE

Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard

UNIVERSITATEA VALAHIA TÂRGOVIŞTEFACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAŢILOR PUBLICE ŞI PRIVATEPROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I

Semestrul I, Forma de înv. - ZI

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

CUPRINS

PREZENTARE GENERALĂ

PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE

Procedura-P01:ORDINUL DE SERVICIU

Procedura-P02:DECLARAŢIA DE INDEPENDENTĂ

Procedura-P03:NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT

Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

PRELIMINARE

Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR

Procedura-P06:ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Procedura-P08:COLECTAREA DOVEZILOR

Procedura-P10:REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Procedura-P11:ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Procedura-P12:ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

PUBLIC INTERN

Procedura-P14:REUNIUNEA DE CONCILIERE

Procedura-P17:URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Procedura-P18:SUPERVIZARE


PREZENTARE GENERALĂ

Într-o instituție publică, gestionarea resurselor umaneocupă o funcţie suport importantă, este un domeniu de preferinţă alactivităţii auditorului intern care se justificată în mare măsurăprin multitudinea de procese derulate şi în mod implicit de riscurilecare le însoţesc.

Un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit îlreprezintă Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane,care arată fiecare pas important al derulării misiunii, în detaliu,situațiile concret analizate fiind comentate pentru înţelegere în modexplicit, pe înțelesul tuturor.

Scopul de a da asigurări managementului asupra modului deorganizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrulentităţii auditate, a funcţionalităţii sistemului acesteia de controlintern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ îlare misiunea de audit intern.

Acestea sunt structurate pe următoarele domenii auditabile: organizarea recrutării personalului; stabilirea drepturilor salariale cuvenite

personalului; evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor pregătirea profesională continuă a personalului gestionarea dosarelor profesionale evoluţia carierei personalului funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru

gestiunea resurselor umane arhivarea documentelor

Ghidului privind gestiunea resurselor umane s-a elaboratastfel încât sa cuprindă procedurile şi documentele specificestructurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.

În etapa de pregătire a misiunii de audit intern s-auîntocmit documentele standard şi s-au adus anumite clarificări cuprivire la modul de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor,succesiunea documentelor, structura acestora şi modul în care au fostcompletate, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari,medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în

Tîrgoviṣte 2013 Page 3

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinereaTematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se vaconcentra munca pe teren.

În etapa de intervenţie la faţa locului a fost realizatătestarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în primaetapă, utilizându-se unele tehnici diferite de eşantionare, teste decontrol, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru,elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şianaliză a problemelor şi a formularelor de constatare şi raportare aneregulilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fosturmărită redactarea raportului într-un format standard prinprezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematicaîn detaliu a misiunii de audit şi analiza constatărilor,consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberateîn etapa anterioară.În etapa de urmărire a recomandărilor care ca fi realizată înperioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoareamisiune planificată vor fi propuse unele modele de documente necesareevaluarii interne şi externe a activităţii de audit intern. Rolul Ghidului practic privind gestiunea resurselorumane este acela de a aduce anumite contribuţii la teoria şi practicadesfăşurării misiunilor de audit intern, acesta fiind un modelgeneral şi totodată o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa,atât de către responsabilii ghidului, cât şi de practicienii dindomeniul auditului.

Forma juridica : Instituṭie bugetară

Data constituirii: 02.11.1990 prin HG nr. 1176/1990.

CIF : 326318

Durata societatii : nelimitată

Obiect activitate : coordonează activitatea din domeniul

protecţiei drepturilor copilului şi ale persoanelor adulte

Telefon : 0245-217686, 0245-614615, 0245-617024;

Fax : 0245-614623


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Capitaluri propii :

Cifra de afaceri ( fara tva ) :



Structura organizatorica

Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa are următoarea structura organizatorică:

1. Serviciul evaluare complexă a copilului2. Serviciul adopţii 3. Secretariatul Comisiei pentru Protecţia Copilului4. Serviciul management de caz pentru copii 5. Serviciul management de caz pentru asistenţii maternali

profesionişti 6. Serviciul managementul calităţii serviciilor sociale7. Centrul pentru prevenirea abuzului, neglijării şi exploatării 8. Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat, exploatat

– Telefonul copilului9. Centrul de consiliere pentru parinţi şi copiii care beneficiază

de o masură de protecţie specială10. Centrul de recuperare pentru copii cu handicap – Echipa

mobilă11. Complexul de Servicii Sociale Targoviste:

- Centrul de orientare, supraveghere şi sprijin a reintegrării copilului care a săvârşit o faptă penala şi nu răspunde penal- Centrul rezidenţial de reabilitare comportamentală- Centrul de consiliere pentru familie şi copilul care a săvârşit o faptă penală şi nu răspunde penal

12. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Casa Soarelui”- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul abuzat,neglijat şi exploatat Târgovişte - Centrul maternal - Serviciul de integrare şi reintegrare a copiilor de la AMP în familie

13. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Floare de Colţ”:- Centrul rezidenţial pentru copii cu dizabilităţi: apartamente,case, module de tip familial- Centrul rezidenţial pentru copii: apartamente, case, module detip familial- Centrul de tranzit pentru tineri - Centrul de plasament de tip familial (respiro)

14. Complexul de Servicii Sociale Găeşti:- Centrul de plasament pentru copii cu dizabilităţi


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - Centrul de zi pentru copii cu dizabilităţi- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul cu handicap sever

15. Centrul de informare şi consiliere pentru persoane adulte în dificultate

16. Centrul de orientare şi formare profesionala şi de pregătire pentru viaţă independentă

17. Centrul de Servicii Comunitare „Floarea Sperantei” Pucioasa:- Centrul de criza pentru adulţi- Serviciul Locuinte protejate- Centrul de zi

18. Centrul de îngrijire şi asistenţă Pucioasa- Compartimentul medico-sanitar şi auxiliar- Compartimentul administrativ

19. Centrul de Servicii Comunitare „Sfantul Andrei” Gura-Ocnitei:- Serviciul Locuinte protejate- Centrul de zi „Anca”

20. Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanelor cu Handicap

21. Serviciul Evaluare complexa a persoanelor adulte22. Biroul prestaţii sociale pentru persoanele cu handicap23. Serviciul Financiar - Salarizare24. Serviciul Buget - Contabilitate25. Biroul Achiziţii publice26. Compartimentul Informatică27. Biroul strategii, programe, proiecte28. Serviciul Resurse Umane29. Biroul Juridic – Contencios30. Compartimentul monitorizare şi relaţii publice31. Compartimentul de Audit Public Intern 32. Biroul patrimoniu, sănătatea şi securitatea muncii, PSI şi

protecţie civilă 33. Centrul de recuperare pentru victimele violenţei în familie

Sistemul relaţional între compartimente, între acestea şi conducerea Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa, precum şi între direcţie şi Consiliul Judeţean Dâmboviţa este reprezentat în organigrama instituţiei.



» Functii si atributii

Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi ProtecţiaCopilului Dâmboviţa îndeplineşte, conform legislaţiei în vigoare, următoarele funcţii:- de strategie, prin care se asigură elaborarea strategiei deasistenţă socială, a planului de asistenţă socială pentru prevenireaşi combaterea marginalizării sociale, precum şi a programelor deacţiune antisărăcie, pe care le supune spre aprobare consiliuluijudeţean;- de coordonare a activităţilor de asistenţă socială şi protecţie acopilului la nivelul judeţului;- de administrare a fondurilor pe care le are la dispoziţie;- de colaborare cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelorşi instituţiilor care au responsabilităţi în domeniul asistenţeisociale, cu serviciile publice locale de asistenţă socială, precum şicu reprezentanţii societăţii civile care desfăsoară activităţi îndomeniu;- de executie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale şifinanciare necesare pentru implementarea strategiilor cu privire laactiunile antisărăcie, prevenirea şi combaterea marginalizăriisociale, precum şi pentru soluţionarea urgenţelor sociale individualeşi colective la nivelul judeţului;- de reprezentare a consiliului judeţean, pe plan intern şi extern, în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului.Art. 7 Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia CopiluluiDâmboviţa îndeplineşte următoarele atribuţii principale:1. In domeniul protecţiei drepturilor copilului:

întocmeşte raportul de evaluare initială a copilului şi afamiliei acestuia şi propune stabilirea unei măsuri de protecţiespeciale;

monitorizează trimestrial activităţile de aplicare a hotărârilorde instituire a măsurilor de protecţie specială a copilului;

identifică şi evaluează familiile sau persoanele care pot lua înplasament copilul;

monitorizează familiile şi persoanele care au primit înplasament copii, pe toata durata acestei măsuri;

identifică, evaluează şi pregăteste persoane care pot deveniasistenţi maternali profesionişti, în condiţiile legii; încheie


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA contracte individuale de munca şi asigură formarea continuă aasistenţilor maternali profesionişti atestaţi; evaluează şimonitorizează activitatea acestora;

acordă asistenţă şi sprijin părintilor copilului separat defamilie în vederea reintegrării în mediul său familial;

reevaluează, cel putin o data la 3 luni şi ori de câte ori estecazul, împrejurările care au stat la baza stabilirii măsurilorde protecţie specială şi propune, dupa caz, menţinerea,modificarea sau încetarea acestora;

îndeplineşte demersurile vizând deschiderea procedurii adopţieiinterne pentru copiii aflaţi în evidenţa sa;

identifică familiile sau persoanele cu domiciliul în Româniacare doresc sa adopte copii; evaluează condiţiile materiale şigaranţiile morale pe care acestea le prezintă şi elibereazăatestatul de familie sau de persoană aptă să adopte copii;

monitorizează evoluţia copiilor adoptaţi, precum şi a relaţiilordintre aceştia şi părinţii adoptivi; sprijină părinţii adoptiviai copilului în îndeplinirea obligaţiei de a-l informa pe acestacă este adoptat, de îndată ce vârsta şi gradul de maturitate alcopilului o permit;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.2. In domeniul protecţiei persoanei adulte

completează evaluarea situaţiei socio-economice a persoaneiadulte aflate în nevoie, a nevoilor şi resurselor acesteia.Asigură furnizarea de informaţii şi servicii adecvate în vederearefacerii şi dezvoltării capacităţilor individuale şi ale celorfamiliale necesare pentru a depăşi cu forte proprii situaţiilede dificultate, dupa epuizarea măsurilor prevazute în planulindividualizat privind măsurile de asistenţă socială;

acordă persoanei adulte asistenţă şi sprijin pentru exercitareadreptului său la exprimarea liberă a opiniei;

depune diligenţe pentru clarificarea situaţiei juridice apersoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv pentru înregistrareatardivă a naşterii acesteia;

verifică şi reevaluează trimestrial şi ori de cate ori estecazul modul de îngrijire a persoanei adulte aflate în nevoiepentru care s-a instituit o măsură de asistenţă socială într-oinstituţie, în vederea mentinerii, modificării sau revocăriimăsurii stabilite;

asigură măsurile necesare pentru protecţia în regim de urgenţă a


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv prin organizarea şiasigurarea funcţionarii în structura proprie a unor centrespecializate;

depune diligenţele necesare pentru reabilitarea persoanei adulteconform planului individualizat privind măsurile de asistenţăsocială;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.3. Alte atribuţii:

coordonează şi sprijină activitatea autorităţilor administraţieipublice locale din judeţ în domeniul asistenţei sociale şiprotecţiei copilului;

coordonează metodologic activitatea de prevenire a separăriicopilului de părintii săi, precum şi cea de admitere a adultuluiîn instiţutii sau servicii, desfăsurate la nivelul serviciilorpublice de asistenţă socială;

acordă asistenţă tehnica necesară pentru crearea şi formareastructurilor comunitare consultative ca formă de sprijin înactivitatea de asistenţă sociala şi protecţia copilului;

evaluează şi pregăteşte persoane, identificate de serviciulpublic local de asistenţă socială, care pot deveni asistenţipersonali ai persoanei cu handicap şi supraveghează activitateaacestor asistenţi;

colaborează cu organizaţiile neguvernamentale care desfasoarăactivităţi în domeniul asistenţei sociale şi protecţieicopilului sau cu agenţi economici prin încheierea de convenţiide colaborare cu aceştia;

dezvoltă parteneriate şi colaborează cu organizaţiineguvernamentale şi cu alţi reprezentanţi ai societăţii civileîn vederea acordării şi diversificării serviciilor sociale şi aserviciilor pentru protecţia copilului, în funcţie de nevoilecomunităţii locale;

colaborează pe baza de protocoale sau convenţii cu celelaltedirecţii generale, precum şi cu alte instituţii publice dinunitatea administrativ-teritorială, în vederea îndepliniriiatribuţiilor ce îi revin, conform legii;

asigură, la cerere, consultanţă de specialitate gratuită privindacordarea serviciilor, măsurilor şi prestaţiilor de asistenţăsocială şi protecţia copilului; colaborează cu alte instituţiiresponsabile pentru a facilita accesul persoanelor la acestedrepturi;


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA propune consiliului judeţean înfiinţarea, finanţarea, respectiv

cofinanţarea instituţiilor publice de asistenţă socială, precumşi a serviciilor pentru protecţia copilului;

prezintă anual sau la solicitarea consiliului judeţean rapoartede evaluare a activităţilor desfăşurate;

asigură acordarea şi plata drepturilor cuvenite, potrivit legii,persoanelor cu handicap;

sprijină şi dezvoltă un sistem de informare şi de consultanţăaccesibil persoanelor singure, persoanelor vârstnice,persoanelor cu handicap şi oricaror persoane aflate în nevoie,precum şi familiilor acestora, în vederea exercitării tuturordrepturilor prevazute de actele normative în vigoare;

acţionează pentru promovarea alternativelor de tip familial laprotecţia instituţionalizată a persoanelor aflate în nevoie,inclusiv îngrijirea la domiciliu;

organizează activitatea de selectare şi angajare a personaluluidin aparatul propriu şi instituţiile/serviciile din subordine,de evaluare periodică şi de formare continuă a acestuia;

asigură serviciile administrative şi de secretariat ale comisieipentru protecţia copilului, respectiv ale comisiei de expertizămedicală a persoanelor adulte cu handicap;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute în acte normativesau stabilite prin hotărâri ale consiliului judeţean.



Procedura-P01: INIŢIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privindauditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelormetodologice generale privind exercitarea activităţii de auditintern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern încadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul2012, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia ResurselorUmane în perioada 01.04.2012 - 15.05.2012.

Scopul misiunii de audit este de a asigura managementul decorectitudinea modului de organizare a activităţii de gestiune aresurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrullegislativ şi normativ aplicabil.

Domeniile auditabile sunt: Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

-Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice,anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;-organizarea concursurilor;-susţinerea concursurilor;-emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personaluluicuprinzând:

- stabilirea elementelor de naturăsalarială; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programulnormal de lucru. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru

gestiunea resurselor umane cuprinde:- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al moduluide organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane dinentitatea publică .

Echipa de auditori interni este formată din următorii:1. Florea Maria Magdalena2. Băcioiu Carmen Mihaela3. Pașol Ana Gabriela4. Sălăvăstru Cristina5. Uță Eduard6. Voicilă Bianca



Procedura-P02:INIṬIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume și prenume: Florea Maria Magdalena

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2005


Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

IDa

> NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea săvă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi,să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea săvă influenţeze în misiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

- X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale

- X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

-

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru

-X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

- XAveţi vreun interes direct sau unul de fond

financiar indirect la entitatea/structura ce va fi - XDacă în timpul misiunii de audit, apare orice

incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului

X -


Șef serviciu și auditor intern, Florea Maria Magdalena Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE

INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Băcioiu Carmen Mihaela

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umaneData:15.03.2012



IDa

> NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară saupersonală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura încare puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau săconstataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri,organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în - X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă)în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea - X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şiproiectelor privind gestiunea resurselor umane? - X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementareasistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a - X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul alpatrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce vafi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

- X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezultadintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreungrup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

- X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alteinstrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fiauditată?

- X

Aţi ţinut anterior contabilitatea laentitatea/structura ce va fi auditată? - X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiarindirect la entitatea/structura ce va fi auditată? - X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare oriceincompatibilitate personală, externă sau organizaţionalăcare ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi aface rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şefulServiciului Audit Public Intern de urgenţă?

X -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Auditor, Șef serviciu,Băcioiu Carmen Mihaela Florea Maria Magdalena


DECLARAŢIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume şi prenume: Pașol Ana Gabriela




Auditor, Șef serviciu,Pașol Ana Gabriela Florea Maria Magdalena


DECLARAŢIA DE

INDEPENDENŢĂ



IDa

> NNu


- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri,organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze înmisiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă)în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitateaentităţii/structurii ce va fi auditată?

- X


Aţi fost implicat în elaborarea şi implementareasistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează afi auditată?

- X


- X


- X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alteinstrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi - X




X -


Nume şi prenume: Sălăvăstru Cristina


Auditor, Șef serviciu,Sălăvăstru Cristina Florea Maria Magdalena




IDa

> NNu


- X






- X


- X


- X




X -


DECLARAŢIA DE

INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Uță Eduard


Auditor, Șef serviciu,Uță Eduard Florea Maria Magdalena



IDa

> NNu


- X






- X


- X


- X




X -



DECLARAŢIA DE

INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Voicilă Bianca




IDa

> NNu


- X






- X


- X


- XAţi ţinut anterior contabilitatea la

entitatea/structura ce va fi auditată? - XAveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar

indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? - XDacă în timpul misiunii de audit, apare orice

incompatibilitate personală, externă sau organizaţionalăcare ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi aface rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şefulServiciului Audit Public Intern de urgenţă?

X -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Auditor, Șef serviciu,Voicilă Bianca Florea Maria Magdalena

Procedura-P03:INIṬIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDITPUBLIC INTERN

Către: Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern “Modul deorganizare a activităţii de gestiune a resurselor umane ”

Stimate domnule Popescu Dumitru, În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012urmează ca în perioada 01.04.2012-15.05.2012 vom efectua o misiunede audit intern, având ca obiectiv principal Gestiunea resurselor umane.

Vă aducem la cunoștință că veți fi contactați ulterior,pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere, în cadrulcăreia se vor discuta aspectele ale misiunii de audit, cuprinzând:- prezentarea auditorilor;- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de auditintern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte.

Pentru a putea înţelegere mai bine activitateadumneavoastră, venim cu rugămintea de a ne pune la dispoziţiedocumentaţia necesară privind activitatea de gestiune a resurselorumane, si anume: legile şi reglementările care sunt aplicabile înactivitățile dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră,Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor,


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pelinia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor deactivitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referăla aceast obiectiv. Pentru întrebări referitoare la desfăşurarea misiunii,vă rugăm să contactaţi pe doamnul Uță Eduard - auditor,coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern,doamna Florea Maria Magdalena.

Cu stimă,

Data: 15.03.2012

Şef Serviciu Audit Public Intern

FloreaMaria Magdalena



Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILORDirecția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANE DA

NU Observaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

X — -

Obţinerea organigramei X -

Obţinerea Regulamentului deorganizare şi funcţionare X - Obţinerea fişelor posturilor

X- - -

Obţinerea procedurilor scrise- X

Există doarparţial

Identificarea personaluluiresponsabil X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Obţinerea exemplarului de Raport deaudit intern anterior

- X

Anterior nu aufost realizatemisiuni deaudit intern



Procedura-P05:ANALIZA RISCURILORDirecția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

Obs

I. Organizarearecrutăriipersonalului

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor4. Constituirea comisiilor de concurs5. Anunţul de concurs6. Publicarea anunţului de concurs7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor



Nr.crt

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Obs.

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Susţinereaconcursurilor

10. Stabilirea subiectelor

11. Susţinerea probei scrise

12. Susţinerea probei interviu

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

14.

Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

15. Comunicarea rezultatelor

16.

Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile denumire

17. Emiterea deciziei de numire

18. Comunicarea deciziei de numire

II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

c

Stabilireaelementelor de naturăsalarială

19.

Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază

21. Indemnizaţii de conducere

22.

Sporul pentru orele lucrate petimp de noapte



Nr.crt

DOMENIULOBIECTE AUDITABILE

Obs.

Modificarea drepturilor salariale

23.Decizia de modificare a drepturilor salariale

24.Comunicarea deciziei de modificare adrepturilor salariale

Salarizarea munciipeste programulnormal delucru

25. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

26.Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

27.Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

28. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III. Evidențiereaprezenței,învoirilor,recuperărilor șiconcediilor

29.Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

30.Utilizarea foilor colective de prezenţă

31.Evidenţa concediilor de odihnă

32.Evidenţa concediilor de medicale

33.Evidenţa concediilor de studii

IV. Evoluția cariereipersonalului

34.Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

35.Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şigradaţii

V. Pregătirea profesională continuă

36.Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională37.Planurile individuale de pregătire

profesională


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA a personalului

Realizarea programelor de pregătire profesională




Nr.crt

DOMENIULOBIECTE AUDITABILE

Obs.

38.Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI.Gestionarea dosarelor profesionale

39.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

40.Constituirea dosarelor profesionale

41.Accesarea dosarelor profesionale

42.Actualizarea dosarelor profesionale

VII.

Funcțio – narea sistemului informatic utilizatpentru gestiunea resurselor umane

Evaluarea sistemului informatic

43.Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

44.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

45.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

46.Integrarea subsistemului informaticaferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

47.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul

48.Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operareaîn sistemul informatic

49.Instrucţiunile privind întreţinereaprogramelor informatice

50.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)


Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

Obs.Siguranţa

înexploatare

a51.

Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul

Securitatea bazelorde date

52.Existenţa unui sistem de

prevenire/detectare accesărilor şimodificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe

53. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

54. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

55.Înregistrările intrărilor şi

ieşirilor din sistem a utilizatorilor

VIII.

Arhivareadocumentelor

56. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane57. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

58. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

59. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTĂ:Primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Aceasta cuprinde 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.



Procedura-P05:ANALIZA RISCURILORDirecția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR


Nr. crt.

DOMENIUL OBIECTEAUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Obs

I. Organizarearecrutării personalu-lui

Proiectul Planului deocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional deocupare a funcţiilor publice

1.Fundamentarea proiectuluiPlanului deocupare afuncţiilorpublice

Schimbarea structuriiobiectivelorentităţii publiceprin preluarea şi printransferul de obiectivela şi de la alte Utilizarea personalului neadecvat activităţiide elaborare a Utilizarea unorproceduri neadecvate

Organizareaconcursurilor

4. Statul defuncţii Statul de funcţii nu

este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de 5.

Corespondenţapentru solicitarea organizării concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de Bibliografiaincompletă/neactualizat


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Avizul ANFP nu a fost

solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării

Nr.crt.

DOMENIULOBIECTE

AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

14. Contestații privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestațiilor spre analiză și soluționare fără ca acestea să fie depuseîn termen de către candidați

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestațiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afișate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de Susținer

ea 9concursurilor


Stabilirea unor subiecte din afara tematicii și bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau conțin erori

16. Susținerea probei scrise

Procesul verbal privind probascrisa nu îndeplinește condițiile de conformitate

17. Susținerea probei interviu

Procesul verbal privind probainterviu nu îndeplinește condițiile de conformitate Interviul nu este susținut întermen de 5 zile lucrătoare de la data susținerii probei scrise întrebările și răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

19. Verificarea și notarea lucrărilor și

Diferențe semnificative intrecalitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spațiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei


Nr.crt


RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.

6. Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

8. Anunţul de concurs

Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

10. Publicarea anunţului de concurs

Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficialal României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat11.

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea

13. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei


interviului

Declararea ca „promovat” a unor candidați care nu au obținut un punctaj final de cel puțin 100 de puncte cumulat și cel puțin 50 de puncte la fiecare probă



Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

21. Procesul verbal privindrezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcția Resurse Umane

15. Comunicarea rezultatelor

Anunțarea candidaților asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenulde trei zile lucrătoare de la data susținerii 16.

Contestații privitoare la rezultatele

Acceptarea contestațiilor spre analiză și soluționare fără ca acestea să fie depuse în termen de Candidații nu au fost anunțați in termen despre rezultatul contestațieiDeciziile

de numire 17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare și a sporurilor de care

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare dela data admiterii 18.

Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei denumire

II. STABILIREADREPTURILOR

Stabilireaelementelor denaturăsalarială

19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor

Existența unor procedurineactualizate privind acordarea drepturilor salariale

SALARIALECUVENITEPERSONALULUI

20. Salariul debază

Stabilirea eronată a salariului de bază

21. Indemnizațiide conducere

Acordarea unor indemnizații de conducere necuvenite



Nr.cr

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

25. Sporul pentru orele lucrate pe

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de

Modificareadrepturilorsalariale

28. Decizia demodificare a drepturilor

Decizia de modificare adrepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a

salariale Decizia de modificare adrepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă șidosarul profesional după soluționarea

Salarizareamuncii peste programul normal de

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul

Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de

Efectuarea muncii pesteprogramul normal de lucru nu a fost autorizata de șeful structurii32. Evidența

timpului lucrat peste programul

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este



Nr.crt DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.33. Salarizarea timpului lucrat peste

Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal

III.

EVIDENŢIEREA PREZENTEI, RECUPERĂRILOR ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR

34. Norme și proceduri referitoare lamodul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor

Inexistența procedurilor referitoare la modul deevidență a prezenței,

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la modul deevidență a prezenței,

35. Utilizareafoilor colective de

Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de

36. Evidența concediilor deodihnă

Evidenta concediilor deodihna nu se încadreazăin principiile de

37. Evidența concediilor demedicale

Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de

38. Evidența concediilor destudii

Evidenta concediilor destudii nu se încadreazăin principiile de

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI9

39. Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personalului

Politica prezenta și deperspectivă a entitățiinu a fost corelata cu dezvoltarea cunoștințelor

Structura funcțiilor publice de execuție (superior, principal, asistent și debutant)

41. Promovareaîn cadrul funcției pe categorii,

Perioada de stagiu nu afost respectata

Vechimea minima în muncă nu a fost respectata


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA clase și gradații

Calificativele anuale acordate nu au fost



Nr.crt DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.V. PREGĂTIREA

PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

44. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planuluistrategic privind recrutarea, formarea șiperfecționarea

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea șiperfecționarea profesională a

46. Planurile individuale depregătire profesională

Planurile de pregătirenu au fost adaptate la cerințele individuale ale fiecărui salariat

47. Realizareaprogramelor depregătire profesională

Persoanele responsabilede realizarea programelor de pregătire profesională

48. Sistemul indicatorilor de performanțăprivind

Sistemul indicatorilor de performanță nu caracterizează activitatea de

Persoanele responsabilepentru urmărirea realizării indicatorilor de

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

50. Norme și proceduri referitoare lagestionarea

Insuficiența procedurilor și normelor referitoare lagestionarea dosarelor

dosarelor profesionale

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 51. Constituirea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale pentru fiecare salariatnu au fost constituite



Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTEAUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

52. Accesarea dosarelor profesionale

Accesarea de către persoane neautorizate adosarelor profesionale

53. Actualizarea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale nu au fost actualizate

VII.

FUNCŢIONALITA-TEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluareasistemuluiinformatic

53. Manuale deoperare si utilizare a sistemului informatic

Insuficienta manualelorde operare și utilizarea sistemului informatic

Manualele de operare șiutilizare a sistemuluiinformatic nu au fost

actualizate54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor

Utilizarea într-o maremăsura a procedurilor

manualeComunicare insuficienta intreutilizatori si

informaticieni/proiectanții sistemului

informatic55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte

Insuficiența sistemuluiprivind prelucrarea

numai a tranzacțiilorcorecte și autorizate



Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTEAUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

56. Integrareasubsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul

Interfața între subsistemele informatice nu este adecvată

57. Desemnareapersonalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în

Delegarea atribuțiilor și competențelor pentrupersonalul implicat în utilizarea aplicațiilorși operarea în cadrul bazelor de date nu estecompletă58. Sistemul

de pregătire profesională apersonalului implicat în operarea în sistemul informatic

Discontinuitate in pregătirea personaluluiimplicat în operarea siutilizarea sistemului

Informarea personaluluiimplicat în operarea siutilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este 60.

Instrucțiunileprivind întreținerea

Instrucțiunile privind întreținerea programelor informaticenu se aplica

Siguranța în exploatare a sistemului informatic

61. Utilizareaechipamentelorde prevenire afluctuațiilor sau întreruperilorcurentului electric (UPS,modulatoare de

Echipamentele de prevenire a fluctuațiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare detensiune ș.a.) nu sunt utilizate



Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Obs

62. Integrareasubsistemului informatic aferent gestiunii

Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

63. Desemnareapersonalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor

Nu este completă delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentrupersonalul implicat în utilizarea aplicaţiilorşi operarea în cadrul

64. Sistemul de pregătire profesională apersonalului implicat în operarea în sistemul informatic

Insuficiența informăriipersonalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic Insuficiența informăriipersonalului implicat în operarea și utilizarea sistemului informatic asupra

65. Instrucţiunileprivind întreţinerea programelor

Neaplicarea instrucțiunilor privindîntreținerea programelor informatice

Siguranţa în exploatare a sistemului informa

66. Utilizareaechipamentelorde prevenire afluctuaţiilor sau întreruperilorcurentului electric (UPS,

Nu sunt utilizate Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare detensiune )



Nr.crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.

67. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate

Existența

disfuncţionalitățiiîn instruirea

utilizatorilor sauSecuritateasistemuluiinformatic

68. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare aaccesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date

Insuficiențasistemului de

prevenire/detectarea accesărilor şimodificărilor

neautorizate alebazelor de date

69.Nerespectarea calendarului privind modificarea periodicăa parolelor de acces

Calendarul privindmodificareaperiodica a

parolelor de acces Personalul pentru

verificarea şimodificareaperiodică a

70. Actualizareaprogramelor..antivirus, antispyware, firewall

Actualizareaprogramelorantivirus,

antispyware,firewall nu se

71. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Lipsa verificăriirapoartelor/listelor

privindînregistrărileintrărilor şi

VIII 72. Norme şi proceduri privind

îndosariereadocumentelor nu esteinclusa in cadrul

normelor şi


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Arhivarea documentelor

arhivarea documentelorrezultate din activitatea de

întocmirea OPIS-uluidosarelor nu esteinclusa in cadrul

normelor şiprocedurilor



Nr.crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE Obs. Modul de constituire aldosarelor arhivate nu esteinclus in cadrul normelor şi

72. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea

Atribuţiile şi competenţeleprivind arhivarea dosareloractivităţii de gestiune aresurselor umane nu au fost

73. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei Existenţa unei umidităţi

ridicate Protecţie insuficientă adocumentelor faţă de sursele

de căldură


Dosarele nu sunt predate laarhiva instituţiei la termenele legale

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte

condiţiile de conformitate

NOTĂ: Al doilea document care se elaborează în cadrulprocedurii Analiza riscurilor este Identificarea riscurilor. Acestapresupune asocierea riscurilor semnificative stabilite în Listacentralizatoare a obiectelor auditabile. Auditorii interni potdetermina din documentele colectate sau din riscurile practice,întalnite pe parcursul practicării meseriei, unul sau mai multeriscuri care se pot asocia.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA O analiză a riscurilor, pentru fiecare risc în parte saupe total operație/obiect auditabil, se realizează atunci când laoperațiile auditabile există mai multe riscuri.



Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ŞI APRECIEREANIVELURILOR RISCURILOR


NOTĂ:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de

risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.


Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor derisc

Nivelul de apreciere al riscului

N i N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 - 50%Există proceduri şise aplică

Există proceduri, sunt

Nu există proceduri

ApreciereacantitativăF2 P2 - 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

ApreciereacalitativăF3 P3 - 20%

Vulnerabilitatemică

Vulnerabilitatemedie

Vulnerabilitatemare

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Cei trei factori de risc sunt stabiliți prin normelegenerale și sunt acoperitori pentru entitate. Când se doreșteevidențierea și a altor factori de risc, cu nivelurile de aprecierecorespunzătoare, trebuie să se țină cont ca suma ponderilor factorilorde risc să fie 100.



Nr. Crt.

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analizaa riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern

Apreciereacantitativă(F2)

Apreciereacalitativă(F3)

Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

I.

Organizarea recrutării personalului

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă

1.Fundamentarea proiectuluiPlanului deocupare a funcţiilor publice

• Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi

0,5

3

0,3 2

0,2

2 2,5

• Utilizarea personalului neadecvat

0,5

2

0,3 2

0,2

2 2,0

• Utilizarea unor proceduri neadecvate

0,5

2

0,3 2

0,2 3 2,0

Organizareaconcursurilor

4. Statul de funcţii

• Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie derezultatele procesului de

0,5

2

0,3 2

0,21 1,8

5.Corespondenţa pentrusolicitareaorganizăriiconcursuril

• Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de

0,5

2

0,31

0,21 1,5



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAU AUDITABILE

RISCURISEMNIFICATIVE

Criterii de analiza ariscurilor

Punctajtotal

Aprecierea control

Apreciereacantita

Apreciereacalitat

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• Bibliografia incompletă 0,5 2 0,3 0,2 2,0• Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte

0,5 2 0,3 1 0,2 1

1,5

6. Constituirea comisiilorde concurs

• • Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Incompatibilitatea 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

7. Anunţulde concurs

• Anunţul de concurs nu îndeplineşte

0,5 1 0,3 2

0,2 1 1,3

• Anunţul de concurs nu cuprindecondiţiile de

0,5 2

0,3 1 0,2 2

1,7

• Anunţul de concurs nu cuprindecondiţiile de

0,5 1 0,3 2

0,2 2

1,5

8. Publicareaanunţului de concurs

• Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea

0,5 2

0,3 1 0,2 2

1,7



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE RISCURI

SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză ariscurilor

Punctaj

total

Aprecierea control

Aprecierea

Apreciereacalitat

P150%

Ni P230%

Ni P3 20%

Ni

• Anunţul de concursnu este afişat la sediul entităţii saupe pagina de

0,5

2

0,3 1

0,2 2

1,7

• Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concursstabilit de comisie

0,5

2

0,3 1 0,2 2

1,7

9. oDosarelecandidaţilor pentru ocuparea posturilor

• Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de

0,5

3

0,3 2 0,2 2

2,5

• Acceptarea unor dosare incomplete

0,5

3

0,3 2 0,2 1 2,3

• Refuzul nejustificat al acceptării dosarelorcandidaţilor pentru

0,5

2

0,3 1 0,2 2

1,7

11. Procesul verbal privind analiza dosarelor

• Lipsa acordului membrilor comisiei

0,5 2

0,3 1 0,2

2

1,7

• • Rezultatele selectării dosarelorde înscriere nu au fost afişate la

0,5

1 0,3 1 0,2

2

1,2

12. Contestaţii privind respingere

• Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie

0,5

2

0,3 1 0,2

1 1,5


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA a dosarelor

• Respingerea nejustificată a contestaţiilor

0,5

1 0,3 2

0,2 2

1,5



Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAU AUDITABILE


Criterii de Punctaj total

Aprecierea control

Aprecierea

Aprecierea

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• R Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în

0,5

1 0,3 2

0,2 1 1,3

Susţinereaconcursurilor


• Stabilirea unorsubiecte din afaratematicii şi bibliografiei de

0,5

3

0,3 3

0,2 2

2,8

• Subiectele sunt neclar formulate sau

0,5

3

0,3 2

0,2

2

2,514. Susţinerea probei scrise

• Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte

0,5

3

0,3 2

0,2 3

2,7

15. Susţinerea probei interviu

• P Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte

0,5

3

0,3 2

0,2 2

2,5

• I Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la

0,5

2

0,3 2

0,2 2

2,0

• Î Întrebările şirăspunsurile la interviu nu au fost consemnate în

0,5

2

0,3 2

0,2 2

2,0

18. Verificarea şi notarea lucrărilor şi

• Diferenţe semnificative Între calitatea tratării subiectelor şi

0,5

2 0,3 1 0,2 2

1,7



Aprecierea controlului intern

Aprecierea cantitativă

Aprecierea calitativăP1

50%Ni P2

30%Ni P3

20%Ni

• S Spaţiile libere din lucrărinu au fost barate

0,5 2

0,3 1

0,2 1 1,5

• Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinutun punctaj final de cel puţin 100

0,5 2

0,3 1 0,2 2

1,7

20. Procesulverbal privind rezultatele

• Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse

0,5 1 0,3 2 0,2

2

1,5

21.Comunicarea rezultatelor

• Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei

0,5 1 0,3 1 0,2

2

1,2

22. Contestaţii privitoare larezultatele concursului

• Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie

0,5 2

0,3 1 0,2

2

1,7

• Candidaţiinu au fost anunţaţi în termendespre rezultatul contestaţiei

0,5 2

0,3 1 0,2

1

1,5


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Deciziile de numire

23. Emitereadeciziei de numire

• Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a

0,5

2 0,3

2

0,2

3

2,2



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE RISCURI

SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză ariscurilor

Punctajtotal

Aprecierea controlului

Aprecierea cantita

Aprecierea calitat

Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• D Decizia denumire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoarede la data admiterii

0,5

2

0,3 1 0,2

2 1,7

24. Comunicarea decizieide numire

• Comunicarea cu întârziere adeciziei de numire

0,5

2

0,3 2

0,2

1 1,8

II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Stabilirea elementelor denatură salarială

25. Procedurile scrise privind acordarea

• Existenţa unor proceduri neactualizate privind..acordarea drepturilor

0,5

3

0,3 2

0,2

2 2,5

26. Salariul de bază

• Stabilireaeronată a salariului de

0,5

3

0,3 2

0,2

2 2,5

27. Indemnizaţii de conducere

• Acordarea unor indemnizaţii deconducere

0,5

3

0,3 2

0,2

2 2,5

31. Sporulpentru orele lucrate petimp de noapte

• Stabilirea eronată a sporului pentruorele lucrate pe timp de noapte

0,5

2

0,3 2

0,2

1 1,8

32. Salariul de merit

• Acordarea de salarii de merit

0,5

2

0,3 1 0,2

3 1,9



Nrcrt DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILERISCURI

SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a Punc

tajtotal

Aprecierea control

Apreciereacantita

Aprecierea

Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

Modificareadrepturilorsalariale

34. Deciziade modificare a drepturilorsalariale

• Decizia de modificare a drepturilor

0,5

3 0,3 2

2 2 2,5

• Modificarea neargumentată a drepturilor

0,5

2 0,3 2

0,2

2 2,0

35. Comunicareadeciziei demodificare a drepturilorsalariale

• Salariatului nui s-acomunicat deciziade modificare a

0,5

2 0,3 1 0,2

2 1,7

• Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a

0,5

2 0,3 1 0,2

1 1,5

• Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncăşi dosarul

0,5

2 0,3 2

0,2

1 1,8

Salarizarea muncii peste programul normalde lucru

36.Fundamentarea timpului lucrat peste

• Efectuarea fărăjustificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5

2 0,3 2

0,2

2 2,0

37. Aprobarea efectuării muncii peste

• Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată

0,5

2 0,3 1 0,2

2 1,7


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 38. Evidenţa timpului lucrat peste programul

• Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este

0,5

3 0,3 2

0,2

2 2,5

Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE

R RICURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Pun

ctaj total


Aprecierea cantita

Aprecierea calitat

P150%

Ni

P230%

Ni

P320%

Ni

39. Salarizarea timpuluilucrat peste

• Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

IIII.

Evidențierea prezenței,învoirilor, concediilor

40. Norme şi proceduri referitoare la modulde evidenţă aprezenţei,învoirilorşi

• In Existenţa procedurilorreferitoare la modul de evidenţă

0,5

2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă

0,5

2 0,3 2 0,2 3 2,2

41. Utilizareafoilor colective

• Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de

0,5

3 0,3 2 0,2 2 2,5

42. Evidenţa concediilor de

• Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în

0,5

2 0,3 2 0,2 2 2,0

43. Evidenţa concediilor de

• Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în

0,5

2 0,3 2

0,2 1 1,8


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 44. Evidenţa concediilor de

• Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8




AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a riscurilor

Punctajtotal


Aprecierea cantita

Aprecierea calitatP1

50%Ni P2

30%Ni P3

20%Ni

IV. Evoluția carierei personalului

45.Concordanţaobiectivelor entităţiicu evoluţiacarierei personalului

• Politica prezenta şi deperspectivă a entităţii nu a fost corelata cu

0,5

3 0,3 2

0,2 3

2,7

• Structura funcţiilor publicede execuţie (superior, principal, asistent şi

0,5

2 0,3 1 0,2 2

1,7

47. Promovarea în cadrul funcţiei pecategorii, clase şi gradaţii

• Perioada de stagiu nu a fost respectată

0,5

3 0,3 2

0,2 2

2,5

• Vechimea minimă în muncă nu a fostrespectată

0,5

2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Calificativele anuale acordate nuau fost respectate

0,5

1 0,3 2

0,2 2

1,5

V. Pregătirea profesională continuă a personalului

50. Planurile strategice şi anuale de pregătire

• Fundamentarea insuficienta a Planului strategicprivind recrutarea, formarea şi perfecţionarea

0,5

2 0,3 2

0,2 1 1,8


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA profesională

• Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a

0,5

1 0,3 2

0,2 2

1,5



Nrcrt



Criterii de analiză Punctajtotal

Aprecierea

Aprecierea

Apreciereacalitat

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni52. Planurile individuale de pregătireprofesională

• Planurile de pregătire nu au fost adaptate lacerinţele individuale ale

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

53. Realizarea programelor de pregătireprofesională

• Persoanele responsabile de realizarea programelor de

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

54. Sistemulindicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

• Sistemul indicatorilor deperformanţă nu caracterizează activitatea de pregătire

0,5

2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Persoaneleresponsabile pentru urmărirearealizării indicatorilor de

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

VI. Gestionarea dosarelor profesionale

56. Norme şiproceduri referitoare la gestionarea

• Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA dosarelor profesionale

• Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7



Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE


Criterii de analizăa riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern (F1)

Aprecierea cantitativă(F2)

Aprecierea calitativă(F3)

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

57. Constituireadosarelor profesionale

• Dosarele profesionale pentrufiecare salariat nuau fost constituite

0,5

1 0,3

2 0,2 2 1,5


• Accesarea decătre persoane neautorizate a dosarelor profesionale

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

59. Actualizareadosarelor profesionale

• Dosarele profesionale nu au fost actualizate

0,5

2 0,3 2 0,2 3 2,2



Nrcrt DOMENIUL

OB OBIECTEAU AUDITABILE


Criterii de analizĂ Punctaj total

Aprecierea control

Aprecierea

Aprecierea

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

VII

Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane


53. Manuale deoperare.şiutilizareasistemuluiinformatic

• Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a

0,5

2

0,3 2

0,2 1 1,8

• Manualele de operare şi utilizare a sistemului

0,5

2

0,3 2

0,2 1 1,8

54.Adaptabilitatea sistemuluiinformaticla cerinţele utilizatorilor

• Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor

0,5

2

0,3 2

0,2 2 2,0

• Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii

0,5

2

0,3 3

0,2 2 2,3

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor

• • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

0,5

2

0,3 2

0,2 2 2,0


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 5 Integrareasubsistemului informaticaferent gestiunii resurselorumane.în sistemul

• Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

0,5

2

0,3 1

0,2 2 1,7




AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE


Punctaj total


Aprecierea cantita

Aprecierea calitat

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea

• Delegarea atribuţiilor şicompetenţelor pentru personalulimplicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

• Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

0,5

2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

• Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu seaplică

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8



Nrcrt




Punctajtotal


Aprecierea cantita

Aprecierea calitatP1

50%Ni P2

30%Ni P3

20%Ni

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

60. Utilizareaechipamentelor de prevenire a fluctuaţiilorsau întreruperilor curentului electric

• Echipamentele defluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor

• Disfuncţionalitate în instruireautilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


62. Existenţaunui sistem deprevenire/detectare a accesărilor şi modificărilorneautorizate ale bazelor

• Insuficienta sistemului deprevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate alebazelor de date (parole, programe

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 63. Sistemul modificării periodice a parolelor de

• Calendarulprivind modificarea periodica a

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE



Punctajtotal


Apreciereacantitativă

Apreciereacalitativă

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• Personalul pentru verificareaşi modificarea periodică a

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

64.Actualizarea programelor antivirus

• A Actualizarea programelorantivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

65Înregistrărileintrărilor şi ieşirilordin

• R Rapoartele/listeleprivindînregistrările intrărilor şi ieşirilor din

0,5

2 0,3 2 0,2 2 2,0

VIII.

Arhivarea documentelor

66. Normeşi proceduriprivind arhivareadocumentelor rezultatedin

• Indosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şiprocedurilor

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

• Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA • Modul de constituire al dosarelor arhivatenu este inclus în

0,5

1 0,3 2 0,2 2 1,5



Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctajtotal

Aprecierea control

Aprecierea

Apreciereacalitat

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

67.Desemnarea personalului responsabil privind

• Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a

0,5

2 0,3 3 0,2 2 2,3

68. Stabilirealocaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente

• Alocarea unui spaţiu insuficientarhivării documentaţiei

0,5

2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Existenţa unei umidităţi ridicate

0,52 0,3 1 0,2 2 1,7

• Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de

0,5

2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Dosarele nu sunt predatela arhiva instituţiei la

0,5

2 0,3 2 0,2 1 1,8

• Procesul verbal de predare- primire nu îndeplineşte

0,5

2 0,3 2 0,2 3 2,2

NOTĂ:

Documentul din procedura Analiza riscurilor, în care auditorul evaluează riscurile, pe baza actelor în posesia cărora a intrat, este Stabilirea nivelului riscului și a puntajului total al riscului.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Pentru fiecare risc identificat, pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate misiunii, auditoriiinterni au stabilit punctajul total, împarțind riscurile în 3 categorii: - riscuri mici : 1,0 - 1,7 - riscuri medii: 1,8 - 2,2

- riscuri mari : 2,3 - 3,0

Procedura-P05: Analiza riscurilorDirecṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Voicilă BiancaAvizat: Florea Maria MagdalenaNr. crit



PUNCTAJTOTAL

CLASARE

OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocuparea funcţiilor publice, anexăla Planul naţional de ocuparea

1.Fundamentarea proiectului Planul de ocupare a funcţiilor publice

-elaborarea Planul de ocupare a funcţiilor publice

2,5 Mare

-utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

2,0 Mediu

-utilizarea unor proceduri neadecvate siincomlete

2,0 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA funcţiilor publiceOrganizarea concurs-rilor

4.Ştatul de funcţii careprevede posturile ceurmeaza a seocupa prin concurs

-ştatul de functii care prevede nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului derecrutare

1,8 Mediu

5.Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

-adresele pentru solicitarea organizării concursurilornu îndeplinesc condiţiile deconformitate

1,5 Mic Nu

-bibliografiaincompletă/neactualizată

2,0 Mediu Nu

-avizul ANFP nu a fost solicitată cu45 de zile înainte de data organizării concursului

1,5 Mic Nu

6.Constituirea comisiilor de concurs

-ordinele de constituire ale comisiilor deconcurs şi de

1,5 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA soluţionare acontestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor-incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

1,5 Mic Nu

7.Anunţul deconcurs

-anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

1,3 Mic Nu

-anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile dedesfăşurare aconcursului

1,7 Mic Nu

-anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile departicipare la concurs

1,5 Mic Nu

8.Publicareaanunţului deconcurs

-anunţul de concurs nu este publicatîn Monitorul Oficial al României, Partea a III-

1,7 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

-anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii saupe pagina de Internet

1,7 Mic Nu

-neconcordanţaîntre conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

1,7 Mic Nu

9.Dosarele candidaţilorpentru ocuparea posturilor

-dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nuîndeplinesc condiţiile deconformitate

2,5 Mare

-acceptarea unor dosare incomplete

2,3 Mare

- refuzul nejustificat al acceptăriidosarelor candidaţilor pentru

1,7 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA ocuparea posturilor

11.Procesul verbal privind analiza dosarelor

-lipsa acordului membrilor comisiei

1,7 Mic Nu

-rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

1,2 Mic Nu

12.Contestaţii privind respingerea dosarelor

-acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse întermen de către candidaţi

1,5 Mic Nu

-respingerea nejustificatăa contestaţiilor

1,5 Mic Nu

-rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de

1,3 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA la data expirării perioadei de înscriere

Susţinerea concursurilor

13.Stabilirea subiectelor de către comisie

-stabilirea unor subiectedin afara tematicii şi bibliografieide concurs

2,8 Mare

-subiectele sunt neclar formulate sauconţin erori

2,5 Mare

14.Susţinerea probei scrise

-procesul verbal privind probascrisă nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

2,7 Mare

15.Susţinerea probei interviu

• -procesul verbal privind probainterviu nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

2,5 Mare

-interviul nueste susţinutîn termen de 5 zile lucrătoare dela data susţinerii probei scrise

2,0 Mediu

-întrebările şi răspunsurile

2,0 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA la interviu nu au fost consemnate înanexa la procesul verbal

18.Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

•---diferenţesemnificativeintre calitateatratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

1,7 Mic Nu

-spaţiile libere din lucrări nu aufost barate de membrii comisiei

1,5 Mic Nu

•---declararea ca„promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj finalde cel puţin 100 de punctecumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

1,7 Mic Nu

20.Procesul verbal

-procesul verbal nu s-a

1,2 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA privind rezultatele concursurilor

transmis la Direcţia Resurse Umane

15.Comunicarea rezultatelor

-anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termen de trei zile lucrătoare dela data susţinerii ultimei probe

1,5 Mic Nu

16.Contestaţiile cu privire la rezultatele concursului

-acceptarea contestaţiilor spre analiză si soluţionare fără ca acestea să fie depuse întermen

1,7 Mic Nu

-candidaţii nu au fost anunţaţi in termen desprerezultatul contestaţiei

1,5 Mic Nu

Deciziile de numire

17.Emiterea deciziei de numire

-datele de identificare ale candidatului admis, a salariatului de încadrare

2,2 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA şi a sporurilor decare beneficiază nu au fost stabilite corect-decizia de numire nu a fost emisa intermen de 15 zile lucrătoare dela data admiterii candidatului

1,7 Mic Nu

19.Comunicarea deciziei de numire

-comunicarea deciziei de numire s-a facut cu întârziere

1,8 Mediu

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elemente-lor de natură salarială

20.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

-existenṭa unor procedure neactualizateprivind acordarea drepturilor salariale

2,5 Mare

21.Salariul de bază

-stabilirea eronată a salariului debază

2,5 Mare

22.Indemnizaţii de conducere

-acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

2,5 Mare


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 26.Sporul pentru orelelucrate de noapte

-stabilirea eronată a sporului pentru orele de noapte lucrate

1,8 Mediu

Modificarea drepturi-lor salariale

29.Decizia de modificare adrepturilor salariale

-modificarea salariului s-a facut fara a fi intocmită decizia de modificare a drepturilor salariale

2,5 Mare

-modificarea salrială s-a facut inafaralegii

2,0 Mediu

30.Comunicarea deciziei de modificare adrepturilor salariale

-modificarea salarială s-afacut fara a fi comunicatăangajatului

1,7 Mic Nu

-modificarea salarială nu a fost comunicata Serviciului Financiar

1,5 Mic Nu

Operarea modificării drepturilor salariale în dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilo

1,8 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA r

Evidenṭa muncii peste progra-mul normal de lucru

31. Fundamentarea timpului lucrat pesteprogramul normal de lucru

-efectuarea fără justificare aorelor peste programul normal de lucru

2,0 Mediu

32. Aprobarea efectuării muncii pesteprogramul normal de lucru

-efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata deşeful structurii

1,7 Mic Nu

33.Evidenţa timpului lucrat pesteprogramul normal de lucru şi recuperarea acestuia

-sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu esteformalizat

2,5 Mare

III.

SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR

35. Norme şiproceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperărilorşi concediilor

-inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperări-lor şi concediilor

2,0 Mediu

-responsabiliipentru

2,2 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, recuperărilorşi concediilor nu au fost desemnaţi

36. Utilizarea foilor colective deprezenţă

-evidenţa prezentei nu se încadreazăîn principiile de conformitate

2,5 Mare

37. Evidenţaconcediilor de odihnă

-evidenţa concediilor de odihna nu se încadreazăîn principiile de conformitate

2,0 Mediu

38. Evidenţaconcediilor de medicale

-evidenţa concediilor medicale nu se încadreazăîn principiile de conformitate

1,8 Mediu

39. Evidenţaconcediilor de studii

-evidenţa concediilor de studii nu

1,8 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA se încadreazăîn principiile de conformitate

IV EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

40.Concordanţa obiectivelorentităţii cuevoluţia carierei personalului

-politica prezenta şi de perspectivă aentităţii nu a fost corelata cu dez.cunoştinţelor profesionale ale personalului

2,7 Mare

-structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu estecorelata

1,7 Mic Nu

42. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

-perioada de stagiu nu a fost respectată

2,5 Mare

-vechimea minimă în muncă nu a fost respectată

1,5 Mic Nu

-calificativele anuale

1,5 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA acordate nu au fost respectate

V. PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI SALARIAT

45.Planurilestrategice şi anuale depregătire profesională

-fundamentareainsuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

1,8 Mediu

-planul anualşi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

1,5 Mic Nu

47.Planurileindividuale de pregătireprofesională

-planurile depregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

1,7 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 48.Realizarea programelor de pregătireprofesională

-persoanele responsabile de realizareaprogramelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

1,7 Mic Nu

49.Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

-sistemul indicatorilorde performanţă nu caracterizează activitateade pregătire profesională

1,5 Mic Nu

-persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilorde performanţă nu au fost stabilite

1,7 Mic Nu

VI DOSARELE PROFESIONALE 51.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

-insuficienţaprocedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor

1,8 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA profesionale-responsabiliipentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi

1,7 Mic Nu

52. Constituireadosarelor profesionale

-dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

1,5 Mic Nu


-accesarea decătre persoane neautorizate a dosarelor profesionale

1,7 Mic Nu

54. Actualizareadosarelor profesionale

-dosarele profesionale nu au fost actualizate

2,2 Mediu

-modificari de salari

1.9 Mediu

VII

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT

Evaluareasistemuluiinforma

53. Manuale de operare şi utilizarea sistemuluiinformatic

-insuficienţamanualelor deoperare şi utilizare a sistemului

1,8 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

tic informatic-manualele deoperare şi utilizare a sistemului informatic nuau fost actualizate

1,8 Mediu

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţeleutilizatorilor

-utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

2,0 Mediu

-comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/pro- iectanţii si stemului informatic

2,3 Mare

70. Sistemulde asigurarepentru prelucrarea tranzacţiilor autorizateşi corecte

-insuficienţasistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilorcorecte şi autorizate

2,0 Mediu

71. Integrarea subsistemului informaticaferent gestiunii resurselor umane în

-interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

1,7 Mic Nu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA sistemul informatic general al instituţiei72. Desemnarea personaluluicu atribuţiiprivind utilizarea aplicaţiilorşi operarea în cadrul bazelor de date

-delegarea atribuţiilor şi competenţelorpentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă

1,8 Mediu

73. Sistemulde pregătireprofesionalăa personaluluiimplicat în operarea în sistemul informatic

•- -discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

2,0 Mediu

-informarea personalului implicat înoperarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificăriloraduse acestuia este

1,8 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA insuficienta

75. Instrucţiunile privind întreţinereaprogramelor informatice

-instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

1,8 Mediu

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

76. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

-echipamentelede prevenire a fluctuaţiilorsau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiuneş.a.) nu se utilizează

2,0 Mediu

77. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate însistemul informatic

-disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificativeîn sistemul informatic

2,0 Mediu


78. Existenţa unui sistem de

-insuficientasistemului deprevenire/ detectare a

2,5 Mare


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizateale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

accesărilor şi modificărilorneautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus )

79. Sistemulmodificării periodice a parolelor deacces

-calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

2,0 Mediu

-personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

1,8 Mediu

80. Actualizareaprogramelor antivirus, antispyware,firewall

-actualizareaprogramelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueazăzilnic

1,8 Mediu

81. Înregistrările

-rapoartele/listele privind

2,0 Mediu


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA intrărilor şi ieşirilordin sistem autilizatorilor

înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

VIII

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

82. Norme şiproceduri privind arhivarea documentelorrezultate din activitatea de gestiune a resurselorumane

-îndosariereadocumentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

1,8 Mediu

-întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

1,7 Mic Nu

-modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

1,5 Mic Nu

83. Desemnarea personaluluiresponsabil privind arhivarea documentelor

-atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune aresurselor umane nu au

2,3 Mare


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA fost nominalizate

84. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionaleşi celelaltedocumente arhivate

-alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

1,7 Mic Nu

-existenţa unei umidităţi ridicate

1,7 Mic Nu

-protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură

2,0 Mediu

85. Predareadosarelor laarhiva instituţiei

-dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

1,8 Mediu

-procesul verbal de predare- primire nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

2,2 Mediu

Nota: Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 60 de obiecte

auditabile şi 101 riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, mediişi mic).


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA In continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.



Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABEMisiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit: Băcioiu CarmenAvizat: Florea Maria Magdalena

Nr.crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintelefuncţionării/

nefuncţionăriicontrolului

intern

Grad deîncredere al

Auditorului încontrolul

intern

Obs.

I. ORGANIZAREARECRUTĂRIIPERSONALULUI

Proiectul Planuluide ocupare a funcțiilor publice, anexă la Planul național deocupare a funcțiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcțiilor publice

Elaborarea Planul deocupare a funcţiilor publice

S Scăzut

Utilizarea personalului neadecvat

S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate

S Scăzut

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Organizareaconcursurilor

2. Statul de funcții care prevede posturilece urmează a se ocupa prin

Statul de funcții nueste actualizatpermanent funcție derezultatele procesuluide recrutare

S Mediu

3. Corespondența pentru solicitarea organizării

Bibliografiaincompletă/neactualizată

S Mediu

Nr.crt.



Consecintelefuncţionării/nefuncţionăriicontroluluiintern


auditorului încontrolulintern

Obs.

7. Dosarele candidaților pentru ocupareaposturilor

Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condițiile

S Scăzut

Acceptarea unor dosareincomplete

S ScăzutSusținereaconcursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii și bibliografiei de

T Existăsistem decontroleficient

Ridicat NU

Subiectele sunt neclar formulate sau conțin erori


Ridicat

11. Susținerea probei scrise

Procesul verbal privindproba scrisă nu îndeplinește condițiilede conformitate

S Scăzut

12. Susținerea probei interviu

Procesul verbal privindproba interviu nu îndeplinește condițiilede conformitate

S Scăzut


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Interviul nu este susținut în termen de 5zile lucrătoare de la data susținerii probei

S Scăzut

Întrebările și răspunsurile la interviu nu au fost

S Scăzut

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis,funcției, drepturilor salariale la încadrare și a sporurilor de carebeneficiază nu au fost

S Scăzut

Nr.crt.



Consecintelefuncţionării/nefuncţionăriicontroluluiintern


auditorului încontrolulintern

Obs.

18. Comunicareadeciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

S Scăzut

II.

STABILIREADREPTURILORSALARIALECUVENITEPERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurilescrise privid acordarea drepturilor salariale

Existența unor procedurineactualizate privind acordarea drepturilor salariale

S Scăzut

20. Salariul debază

Stabilirea eronată a salariului de bază

S Scăzut


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 21. Indemnizații deconducere

Acordarea unor indemnizații de conducere necuvenite

S Mediu

25. Sporul pentru orele lucrate pe timpde noapte

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

S Mediu

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

S Scăzut

Nr.crt.





intern


auditorului încontrolul

intern

Obs.

Modificareadrepturilor

29. Comunicareadeciziei de modificare a drepturilor salariale

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

S Scăzut

salariale Operarea modificării drepturilor salariale în dosarul profesionaldupă soluționarea

S Scăzut

Evidenṭa muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucratpeste programulnormal de lucru

Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normalde lucru

S Scăzut


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 32. Evidențatimpului lucratpeste programulnormal de lucruși recuperarea

Sistemul de evidență atimpului lucrat pesteprogramul normal delucru nu esteformalizat

S Scăzut

III.

SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR

34. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor,recuperărilor și concediilor

Inexistența procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței,

S Scăzut

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor,recuperăril

S Mediu

35. Utilizarea foilor

Evidența prezentei nu se încadrează în principiile de

S Scăzut

36. Evidența concediilor de odihnă

Evidența concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de

S Scăzut

Nr.crt.





intern



intern

Obs.

37. Evidenţa concediilor de medicale

Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în

S Scăzut

38. Evidenţa concediilor de studii

Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de

S Scăzut


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA IV. EVOLUŢIA CARIEREI

PERSONALULUI39. Concordanţaobiectivelor entităţii cu evoluţia carierei

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea

S Scăzut

40. Promovareaîn cadrulfuncţiei pecategorii, claseşi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectată


Ridicat NU

V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUĂ A PERSONALULUI

41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea

S Scăzut

VI. DOSARELOR PROFESIONALE 45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor

Insuficienţa procedurilor şinormelor referitoarela gestionareadosarelor profesionale

S Scăzut

48. Actualizarea dosarelor

Dosarele profesionale nu au fost actualizate

S Scăzut

Modificari de salariineoperate

S S

Scăzut

Nr.crt.





intern

Grad deîncredere

alauditorul

ui încontrolul

Obs.

VII FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT

Evaluareasistemul

53. Manuale de operare şi utIlizare a

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

S Scăzut



uiinformatic

sistemului informatic

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

S Scăzut

54. Adaptabilitateasistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o maremăsură a procedurilor manuale

S Scăzut

Comunicare insuficientă între utilizatori şiinformati ci eni/ proiectanţii sistemului

S Scăzut

55. Sistemul deasigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor

• Insuficienţasistemului privindprelucrarea numai atranzacţiilor corecteşi autorizate

S Scăzut

57. Desemnarea personalului cuatribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şioperarea în

Delegarea atribuţiilorşicompetenţelor pentru personalul implicat înutilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul

S Scăzut

58. Sistemul depregătire profesională a personalului

Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului

S Scăzut

Nr.crt.





intern



intern

Obs.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA implicat în operarea în sistemul informatic

Informarea personaluluiimplicat în operarea șiutilizarea sistemului informatic asupra

T Există sistem de control eficient

Ridicat

59. Instrucțiunile privind

Instrucțiunile privind întreținerea programelor informatice

S Scăzut

Siguranța în exploatarea sistemuluiinformatic

60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau

Echipamentele de prevenire a fluctuațiilor sau a întreruperilor curentului electric

S Scăzut

61. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică

Disfuncționalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc

S Scăzut

Securitatea bazelor de date

62. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor

Insuficienta sistemuluideprevenire/ detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale

S Scăzut

63. Sistemul modificării periodice a

Calendarul privind modificarea periodică aparolelor de acces nu

S Scăzut


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Nr.crt.





intern



intern

Obs.

Personalul pentru verificarea și modificarea periodică a

S Scăzut

64. Actualizarea programelor

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu

S Scăzut

65. înregistrărileintrărilor și ieșirilor din

Rapoartele/listele privindînregistrările intrărilor și ieșirilor

S Scăzut

VIII

ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme și proceduri privind arhivarea

îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor și procedurilor

S Scăzut

67. Desemnareapersonalului responsabil privind

Atribuțiile și competențele privind arhivarea dosarelor activității de gestiune

S Scăzut

68. Stabilirealocației pentru

Protecție insuficientă adocumentelor față de

T Există sistem de control

Ridicat NU

69. Predarea dosarelor la arhiva instituției

Dosarele nu sunt predate la arhiva

S Scăzut

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplinește condițiile

S Scăzut



Procedura-P05: Analiza riscurilor

Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILEMisiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Avizat:

Data: 20.03.2012Nr.crt.


I. ORGANIZAREARECRUTĂRIIPERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice


Organizarea concursurilor 2. Statul de funcții prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor4. Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor

Susţinerea concursurilor 5. Susținerea probei scrise6. Susținerea probei interviu

Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire8. Comunicarea deciziei de numire


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA II. STABILIREA

DREPTURILORSALARIALECUVENITEPERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale10. Salariul de bază11. Indemnizații de conducere12. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Nr.crt.


13. Sistemul de premiereModificarea drepturilor salariale

14. Decizia de modificare a drepturilor salariale15. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salarialeSalarizarea muncii

peste programul normal de lucru

16. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal17. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuiaIII. EVIDENȚIEREA PREZENTEI,

ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR

18. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor19. Utilizarea foilor colective de prezență20. Evidența concediilor de odihnă21. Evidența concediilor de medicale22. Evidența concediilor de studii

IV. EVOLUȚIA CARIEREI PERSONALULUI5

23. Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personaluluiV. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A

PERSONALULUI24. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

VI. DOSARELE PROFESIONALE 25. Norme și proceduri referitoare la gestionarea 26. Actualizarea dosarelor profesionale

VII. UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMULUI DE SALARIZARE

27. Norme și proceduri privind utilizarea programului 28. Actualizarea salariilor


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA VIII FUNCȚIONALITATEA

SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


29. Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic30. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele 31. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea 32. Desemnarea personalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de33. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic34. Instrucțiunile privind întreținerea/mentenanța programelor informatice

Nr.crt.


Siguranța în exploatare a sistemului informatic

35. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric 36. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Securitatea bazelor de date

37. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale bazelor de38. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces39. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, 40. înregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 41. Norme și proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane42. Desemnarea personalului responsabil privind 43. Predarea dosarelor la arhiva instituției



Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern

Departamentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Paṣol GabrielaAvizat:Florea Maria MagdalenaData: 15.03.2012

Data: 20.02.2012

ETAPELEMISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂȚI9

DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCULDESFĂŞURĂRII

Tema Gestiunea 5441. 130MISIUNII DE 1. Tipărirea și procesarea Ordinului de 2 Bacioiu DAPIAUDIT 2. Tiparirea și procesarea Declarației de 2 Pașol DAPI


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 3. Pregătirea și transmiterea Notificăriiprivind declanșarea misiunii de auditintern către părțile interesate

2 SălăvăstruCristina DAPI

4. Colectarea și prelucrareainformațiilor

40 VoicilăBiancaSălavăstruCristina

DAPI AUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de controlintern

8 PașolGabriela

DAPI6. Întocmirea Listelor centralizatoare aobiectelor auditabile

40 BăcioiuCarmenPașolGabriela

DAPI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari șipuncte slabe

16 VoicilăBianca DAPI

8.Întocmirea Programului de audit intern 4 PașolGabriela DAPI

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


9.Intocmirea Notei și a Programuluipreliminar al intervenției la fața

4 Băcioiu Carmen

DAPI

10. Obținerea aprobării Notei și aanexelor acesteia: Colectarea șiprelucrarea datelor, Tabelul puncte tariși puncte slabe și Programul intervenției

4 Băcioiu Carmen

DAPI

11. Planificarea și organizarea Ședințeide deschidere cu Direcția Resurse Umane

4 Băcioiu Carmen

DAPI AUDITAT

12. Redactarea Minutei ședinței dedeschidere. Obținerea numelui persoanelorde contact și stabilirea unui loc pentrudesfășurarea activității de audit.

4 Băcioiu Carmen

AUDITAT

II. INTERVENŢIA LA FAŢA

326OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA

1.1. Efectuarea testărilor,detaliate Programul intervenției lafața locului

16 Pașol Gabriela

AUDITAT


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA LOCULUI RECRUTĂRII

PERSONALULUI1.2. Discutarea constatărilor cușeful de serviciu

2 Pașol DAPI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol DAPI1.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol AUDITAT1.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 Pașol GabrielaBăcioiu

AUDITAT

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

2.1. Efectuarea testărilor,detaliate Programul intervenției la

16 Sălăvăstru Cristina

AUDITAT

2.2. Discutarea constatărilor cușeful de departament


DAPI2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Voicilă DAPI2.4. Colectarea dovezilor 2 Sălăvăstru AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

1 Sălăvăstru CristinaVoicilă

AUDITAT

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENŢIERE A PREZENTEI,ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ȘI A CONCEDIILOR


10 Uță EduardVoicilă Bianca

AUDITAT


2 Uță Eduard DAPI3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Sălăvăstru

Cristina DAPI3.4. Colectarea dovezilor 4 Uță Eduard AUDITAT

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


3.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

2 Florea MariaMagdalena

AUDITAT

OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA CARIEREIPERSONALULUI


8 Pașol Gabriela

AUDITAT


2 Bădicioiu Carmen

DAPI

4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Pașol Gabriela

DAPI4.4. Colectarea dovezilor 4 Bădicioiu

CarmenAUDITAT


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 4.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 Pașol Gabriela

AUDITAT

OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA PROFE-SIONALA CONTINUA A PERSONALULUI


8 Uță Eduard AUDITAT


2 Uță Eduard DAPI5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Uță Eduard DAPI5.4. Colectarea dovezilor 16 Uță Eduard AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 Uță Eduard AUDITAT

OBIECTIVUL 6. DOSARELOR PROFESIONALE


8 Bădicioiu Carmen

AUDITATDAPI

6.2. Discutarea constatărilor cușeful dedepartament

2 Bădicioiu DAPI6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Bădicioiu AUDITAT6.4. Colectarea dovezilor 8 Bădicioiu AUDITAT6.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 Bădicioiu Carmen

AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 7. UTILIZAREA CORECTĂ APROGRAMULUI DE SALARIZARE


10 Voicilă Bianca

AUDITATDAPI


2 Voicilă Bianca

DAPI7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Voicilă AUDITAT7.4. Colectarea dovezilor 8 Voicilă

BiancaAUDITAT

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


7.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT



AUDITATDAPI


2 Sălăvăstru DAPI8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Sălăvăstru

Cristina AUDITAT



8.4. Colectarea dovezilor 8 Sălăvăstru AUDITAT8.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a


AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 9.ARHIVAREADOCUMENTELOR


4 Pașol Gabriela

AUDITATDAPI

9.2. Discutarea constatărilor cușeful de serviciu

2 Pașol DAPI9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol AUDITAT9.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol AUDITAT9.5. Revizuirea documentelor delucru din punct de vedere alconținutului și al formei șiîntocmirea Notei centralizatoare a

8 Pașol Gabriela

AUDITATDAPI

13. Planificarea și organizareaȘedinței de închidere

16 Pașol AUDITAT14. Discutarea constatărilor custructura auditată

8 Pașol AUDITAT15. Concluzii 8 Pașol DAPI

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 8416. Redactarea proiectului deRaport de audit intern

32 Florea Maria DAPI17. Revizuirea proiectului deRaport de audit intern


DAPI18. Obținerea aprobăriiproiectului de Raport de auditintern de conducerea Serviciului


DAPI

19. Transmiterea proiectului deRaport de audit intern la auditatși solicitarea răspunsului asupraconținutului în 15 zile


DAPI

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


20. Planificarea și organizareaReuniunii de conciliere, dacă

8 Pașol Gabriela

AUDITAT

21. Includerea în Raportul deaudit intern a aspectelor

8 Pașol Gabriela

DAPI

22. Finalizarea Raportului deaudit intern

8 Pașol Gabriela

DAPI


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 23. Obținerea Raportului deaudit intern aprobat deconducerea instituției

8 Pașol Gabriela

DAPI

24. Transmiterea recomandăriloraprobate către auditat

2 Pașol AUDITATIV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 4

25. Inițierea procesului deurmărire

4 Pașol DAPI



Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN LA FAŢA LOCULUIMisiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena

Data: 02.04.2012

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata

(h)

Nr.test Nr.

lista verificare

Auditori


- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

DRU 8 T 1 LV 1

2. Statul de funcții prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;

- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

- Eșantionul va ficonstituit din dosarele

DRU 4 T 2 LV 2

3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor4. Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 5. Susținerea probei scrise - Examinarea

Proceselor verbale privind susținerea probei scrise

DRU 2 T 3 LV 3

6. Susținerea probei interviu - ExaminareaProceselor verbale privindsusținerea probei interviu

- Eșantionul va ficonstituit din dosarelecelor 6 concursuriorganizate în 2004

7. Emiterea deciziei de numire - Verificareadeciziilor de numire

- Eșantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaților admiși în anul2004

DRU 2 T 4 LV 4

8. Comunicarea deciziei de numire

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nrcrt.


Durata

(h)

Nr.test

Listaverificare

9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

- Chestionareamanagementului -CCI

DRU 2


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 10 Salariul de bază - Verificarea

stabilirii drepturilorsalariale înscrise încarnetul de muncă, dosareleprofesionale și statele deplată

DRU 10 T 5 LV 5

11 Indemnizații de conducere

12 Sporul pentru orele lucratepe timp de noapte

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nrcrt.


Durata

(h)

Nr.test

Listaverificare

Auditori

anul 2004 Sǎlǎvǎstru Cristina13 Decizia de modificare a

drepturilor salariale-Analiza diminuărilorsalariale-Verificarea operării în sistemul informatic a diminuărilor salariale ca urmare a sancțiunilor-Eșantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariați sancționați în anul 2004

DRU 2 T 6 LV 6 VoicilǎBianca

14 Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 15 Fundamentarea timpului

lucrat peste programul normal de lucru

-Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru-Existența Registruluispecial de evidență atimpului prestat pesteprogramul normal de lucru-Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru-Eșantionul va fi constituit din informațiilepe lunile aprilie și decembrie pentru 4 direcții

DRU 2 T 7 LV 7 Uțǎ Eduard

16 Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuia

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR

Nrcrt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata(h)

Nr.test

Listaverific

are

Auditori

17Norme și procedurireferitoare la modul deevidență a prezenței,învoirilor,recuperărilor șiconcediilor

- Examinarea procedurilor scrise privind completarea și transmiterea foilor de prezență colectivă

DRU 1 - - SǎlǎvǎstruCristina


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 17Utilizarea foilor colective

de prezență - Eșantionul va fi constituit din informațiile pe lunile aprilie și decembrie pentru 4 direcții din cele 10 ale entității, respectiv 40%-Verificarea modului de evidențiere al prezenței în foile colective

DRU 8 T 8 LV 8 Florea MariaMagdalena

19Evidența concediilor deodihnă - Verificarea modului de

evidențiere al concediilor de odihnă

SǎlǎvǎstruCristina

20Evidența concediilor medicale - Verificarea modului de evidențiere al concediilor medicale

21Evidența concediilor destudii - Verificarea modului de

evidențiere al concediilor de studii

DRU 1 Florea MariaMagdalena

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

NrCrt


Durata

(h)

Nr.test

Listaverificare

Auditori


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 22 Concordanța obiectivelor

entității cu evoluția carierei personalului

- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectiveleentității

- Analiza concordanțeidocumentelor (programe, decizii, dispoziții) cu atribuțiile din fișele posturilor- Eșntionul va fi constituit dintr-un procentde 3% din totalul dosarelorprofesionale din entitate

DRU 8 T 9 LV 9SǎlǎvǎstruCristina

Obiectivul V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI

NrCrt.


Durata

(h)

Nr. test

Listaverificare

Auditori

23 Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

- Evaluarea atribuțiilor din fișele posturilor-Verificarea fundamentării planurilor profesionale de pregătire-Interviu adresat șefuluiServiciului RU

DRU 8 T 10

LV 10 SǎlǎvǎstruCristina

Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALENrCrt.


Durata

(h)

Nr. test

Listaverificare

Auditori


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 24. Norme și proceduri

referitoare la gestionareadosarelor profesionale

-Verificarea conținutuluidosarelor profesionale-Eșantionul va fi realizatdintr-un procent de 10% dintotalul dosarelorprofesionale

DRU 8 T 11

LV 11 FloreaMagdalenaBǎcioiuCarmen25

.Actualizarea dosarelorprofesionale

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENrcrt.


Durata

(h)

Nr.test

Listaverificare

Auditori

26.

Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic

- Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic- Analiza instrucțiunilorde utilizare a sistemului informatic- Examinarea adaptării sistemului informatic la necesitățile utilizatorilor-Verificarea existenței unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse în sistemul informatic- Eșantionul va fi constituit din informațiileprivind 3 salariați din

PaṣolGabriela

27 Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor

DRU 8 T 13

LV 13 Florea Maria Magdalena

28. Sistemul de asigurare

pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate șicorecte

Paṣol Gabriela

29 Desemnarea personalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date

- Verificarea fișelor de post și deciziile de numireale personalului responsabil cu utilizarea aplicațiilor și operarea în

DRU 2 - - BăcioiuCarmen


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 30. Sistemul de pregătire

profesională a personaluluiimplicat în operarea în sistemul informatic

- Analiza documentelor privind programele de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul

DRU 2 - - BăcioiuCarmen

31. Instrucțiunile privind

întreținerea programelor informatice

- Examinarea procedurilor privind întreținerea programelor informatice

DAI 2 - - PaṣolGabriela

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.cr


Durata

(h)

Nr.test

Listaverificare

Auditori

32Utilizarea echipamentelor deprevenire a fluctuațiilorsau întreruperilorcurentului electric (UPS,modulatoare de tensiunes.a.)

-Analiza instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor pentru realizarea exploatării în siguranță a sistemului informatic-Inspecția fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune)

DRU 4 T 14 LV 14 SǎlǎvǎstruCristina

33. Instruirea utilizatorilor

și informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul

Analiza sistemului de instruire și informare sistematică asupra modifi-cărilor operate în sistemul

DRU 2 - -

34. Existența unui sistem de

prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale bazelor de date

-Verificarea sistemului și a procedurilor pentru asigurarea securității bazelor de date

DRU 8 T 15 LV 15 VoicilăBianca


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA -Analiza sistemului de parole de acces în sistemulinformatic- Observarea fizică asistemului de prevenire și

35 Sistemul modificării periodice a parolelor de

36. Actualizarea programelor

antivirus, antispyware, firewallObiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nrcrt.


Durata(h)

Nr. test

Listaverificare

Auditori

40.

Înregistrările intrărilor șiieșirilor din sistem autilizatorilor

transmiterilor neautorizateale bazelor de date

- Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall- Eșantionul se va constituidin administrator și utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare-Intervievarea salariaților

Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELORNrcrt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata(h)

Nr. test

Listaverificare

Auditori

41.

Norme și proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor

- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea dearhivare-Intervievarea directoruluiDRU privind respectareacadrului normativ referitor

DRU 4 T 16 LV 16 Voicilă Bianca

42. Desemnarea personalului

responsabil privind 43.

Predarea dosarelor la arhiva instituției



Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

MINUTA ŞEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Paṣol Gabriela, Băcioiu Carmen, Sălăvăstru Cristina

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:-Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze

misiunea de audit;- Prezentarea funcției de audit intern de către șeful ServiciuluiAudit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale audituluiintern, semnificația auditului intern;

-Prezentarea Programului intervenției la fața locului,

Avizat: Florea Maria Magdalena Data:27.03.2005A. Lista participanţilor ________________________________________________________________________

Numele Funcţia 9

Direcţia/9Serviciul

Nr.telefon

E-mail Semnătura

Florea Maria Magdalena

Auditor

Șef DAPI 074321033Bădicioiu Carmen Audito

rDAPI 076125936

9Paṣol Gabriela Auditor

DAPI 074465978Sălăvăstru Cristina

Auditor

DAPI 072196314Voicilă Bianca Audito

r DAPI 0735258741Uṭă Eduard Audito

r DAPI 0768789654Ghigheci Claudia Direct

or DepartamentulResurse Umane

0731123789Ruset Claudia Inspec

tor DepartamentulResurse Umane

0734654987Crăcea Bianca Inspec


0735012457Negoita Ion Inspec


0769852074

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate,după analizele de risc efectuate.

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:- Activitatea privind activitatea Departamentului ResurseUmane reprezintă o zonă cu risc;- Complexitatea activității Departamentul Resurse Umane șineatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personaluluispecializat;- Fluctuația mare a personalului implicat în activitatea degestiune a resurselor umane;- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce adus la supraîncărcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vedereacolectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor șipentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesarpentru realizarea acestor proceduri-condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederearealizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare,posibilitate de editare etc.)- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințeintermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupraconstatărilor;- data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cuiva fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelordisfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate custructura auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendaruluiimplementării și persoanelor răspunzătoare cu implementarearecomandărilor.

Auditori Florea Maria MagdalenaBăcioiu CarmenPaṣol GabrielaSălăvăstru CristinaVoicilă BiancaUṭă Eduard

AuditaṭiGhigheci ClaudiaRuset ClaudiaCrăcea BiancaNegoita Ion



Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

LISTA DE VERIFICARE NR 1

Misiunea de audit : Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011Intocmit de :Sălăvăstru CristinaAvizat: Florea Magdalena

Data:27.03.2012Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi deperspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi unexemplar.

X Fundamentareaproiectului

- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privindexperienţa şi pregătirea profesională necesarepostului?

X Atribuţiilepostului

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelorautorizate?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi unexemplar.

X Nu existălistaactivităţilor- realizarea operaţiunilor de control intern -

- operaţiunile de control intern sunt însoţitede liste de verificare (check-list), sunt întocmitecu respectarea prevederilor legale, iarcontroalele efectuate au fost formalizate prinacte de control, datate şi semnate

-

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - operaţiunile de control intern sunt însoţitede liste de verificare (check-list), suntîntocmite cu respectarea prevederilor legale,dar controalele efectuate nu sunt formalizateprin acte de control, datate şi semnate

-




- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitateprevederile legale şi

-

- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa

-

-se realizează operaţiuni de control intern X Nu se - examinarea procedurilor:- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi -- există proceduri de lucru scrise, aprobate şiactualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şiactualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu suntaprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X Nu există

proceduriOrganizarea concursurilor- există un sistem procedural privind X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privindorganizarea concursurilor?

X Există, dar nu sunt

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu - procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu - procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şisepararea sarcinilor, dar corespund cu

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şisepararea sarcinilor şi nici nu corespund cu - există proceduri?/ (nu există proceduri?)- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa X Fişa postului

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare

X

- persoanele responsabile au experienţa şi X- statul de funcţii este actualizat în funcţie X



ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.de recrutare?- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de X Statul de - există lista activităţilor pentru realizarea X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un X Lista Susţinerea concursurilor- există un sistem privind susţinerea X Există, dar - există lista activităţilor pentru realizarea X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un XDeciziile de numire- aveţi proceduri scrise şi formalizate privindemiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un X Listă Obiectivul II.STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE Stabilirea elementelor de natura salarială- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură salarială?

X Există dar nusunt

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un X- există stabilită persoană responsabilă pentruelaborarea şi actualizarea procedurilor?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind modificarea şi comunicarea

X Există, dar nu este

- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

- există responsabil cu actualizarea X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa X Fişa postului

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru



Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

TESTUL NR 1

Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011

OBIECTL TESTULUIFundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publiceOBIECTIVELE TESTULUIAnaliza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice transmise de structurile subordonate entităţiiDESCRIEREA TESTULUIEşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi amunicipiului Bucureşti, astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire lamodelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.;- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurstoate posturile vacante;- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizatePentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.CONSTATARIDin analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal.CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

Data :15.03.2012 Auditor intern,

Oprea Gabriela


FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 1

Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011

PROBLEMANestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

CONSTATAREDin analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legeanr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).CAUZE- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice;- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;CONSECINŢE

- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ;-Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.

RECOMANDĂRI- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a FuncţionarilorPublici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Oprea Gabriela Florea Magdalena Salavastru Cristina





Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nr.crt

Activitatea de audit DA NU OBS.

1 Organizarea concursurilor

1.1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor candidaţilor pentru ocuparea 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor necesare organizării a) aprobarea procedurii de către persoanele - -b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -c) precizarea modalităţilor de completare a - -d) oferirea unor exemple în acest sens; - -e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor;

- -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a - -g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a - -h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a - -1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectivverificarea statului de funcţii, constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs, constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor şi

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile

- -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -

Nr.crt.

Activitatea de auditDA NU OBS.

1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele posturilor

- -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -c) există propuneri de perfecţionare a - -

1.5 Verificarea existenţei documentelor obligatorii:a) copia actului de identitate - -b) formularul de înscriere - -c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări

- -

d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă şi,

- -

e) cazierul judiciar - -f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de muncă

- -

h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste că nu a desfăşurat

- -

i) completarea formularului de înscriere - -1.6. Verificarea legalizării sau certificării

copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate lapct 1.5.

XTest nr. 2Liste de control Centralizatorul privind modul de organizare al

1.7 Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente,conţinutul acestora, termenele de realizare

X Test nr. 2

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - Liste de controlCentralizatorul privind modul de organizare alconcursurilor

b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor; Xc)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile Xd) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea Xe)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare; Xf) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X

1.8 Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost verificate: X

Nr.crt.

Activitatea de auditDA

NU OBS.

a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare Xb) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare; Xc) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate; X

rk.

d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele cuprinse în Procesul

-

e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în Procesul verbal de selecţie a

- -

1.9 Verificarea contestaţiilor: - - Nua) depunerea în termen de 24 de ore de la - -b) examinarea contestaţiilor; - -c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul instituţiei.

- -

1.10 Analiza modalităţilor de arhivare - -



Data:15.03.2012 Auditor intern,

Bacioiu Carmen


TEST NR 2

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIModul de organizare al concursurilorOBIECTIVUL TESTULUIExaminarea dosarelor candidaţilorDESCRIEREA TESTULUIÎn anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:• Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate lapct. 1.5.;• Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implicăverificarea:


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - existenţei posturilor în statul de funcţii;- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de

susţinere a concursurilor;- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial.cu.cel

puţin30 de zile înaintea,desfăşurării concursurilor;- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;- îndeplinirii condiţiilor de vechime.• Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat în elaborarea Listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care,ulterior au fost preluate într-un Centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele caretrebuie să existe în dosare, prezentate în anexă.CONSTATARIDin verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs alecandidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.CONCLUZIIÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 2

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA PROBLEMAExistenţa copiilor legalizate sau certificate de către

secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor la ocupareafuncţiilor publice

CONSTATARIDosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale

documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificatepentru conformitate de către secretariatul comisiei deconcurs.Cadrul de referinţă prevede ca la înscrierea laconcursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţiitrebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute înart. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare aconcursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizareaşi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţitede documentele originale, care sunt certificate pentruconformitate cu originalul de către secretariatul comisiei deconcurs.

CAUZE- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a

concursurilor de ocupare a funcţiilor publice;- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele

posturilor;- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a

secretariatului acestuia în vederea organizării concursurilor.CONSECINŢE- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care

nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege;- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor,

datorită neconcordanţei între copiile din dosarul de concurs şidocumentele originale;

- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate,implică un efort suplimentar al celorlalţi funcţionari din cadrulacelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturilevacante.

RECOMANDĂRI- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai

comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigurămunca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnateprintr-un proces verbal conform legii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privindorganizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilorpublice, care să conţină activităţile de control şiresponsabilităţile personale.

Întocmit, Supervizat, PentruTîrgoviṣte 2013 Page 143

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA conformitate,

Salavastru Cristina Florea Magdalena Voicila Bianca



Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nr crt ACTIVITATEA DE

AUDITDA NU OBS

1 Susţinerea concursurilor

1.1 Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului deacoperire prin procedură a activităţilor aferente susţinerii concursurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor decompletare a modelelor;

- -

e) oferirea unor exemple în acest sens;

- -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor;

- -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor;

- -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -

1.1.2. înglobarea activităţilorde control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiuluidublei semnături;

- -

1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei scrise, a probei orale, notareaprobelor, anunţarea rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea

- -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA concursurilor

1.4. Aprecierea calităţii proceduriide către responsabilii acestora:

- -

a) consideră procedura corespunzătoare?

- -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: X

TEST NR 3

a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concur

X

Liste de control nr1-6

Centralizatorul privind sustinereaprobelor scrise

b) stabilirea a două variante acâte trei subiecte

X

c) pentru testele grilă numărulsubiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test grilă

X

d) seturile de subiecte au fostsemnate de către toţi membrii comisiei de concurs

X

e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei Xf) lucrările de concurs au fostredactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU

X

g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus

X

h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor

X

i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special

X


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei X

1.6. Analiza susţinerii probelor interviu:

TEST NR 3

a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

XListe de control nr7-12

Centralizatorul privind sustinereaprobelor interviu

b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;

X

d) întocmirea procesului verballa finalizarea probei interviului;

X

e) stabilirea planului interviului;

X

f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. X

1.7. Analiza rezultatelor concursurilor- examinarea proceselor verbaleîntocmite

- -

- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe

- -

- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la punctajul final a cel puţin 100de puncte şi minim 50 de punctela fiecare probă

- -

1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data susţinerii probelor

- -

1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate

- -

1.10.

Analiza modalităţii de arhivarea documentelor

- -



Data: 16.03.2012 Auditor intern, Salavastru Cristina


LISTA DE VERIFICARE NR.4Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nrcrt

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. 1

Deciziile de numire 1.1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi

1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor

- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele - -b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire;

- -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire;

- -g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire.

- -h) existenţa componentei de actualizare a - -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

- -

1.1.3. 1.1.3 Respectarea principiului - -1.1.4. 1.1.4Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare,

- -

1.1.5. 1.1.5Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de

- -

1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu - - 1.3

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea

- -

Aprecierea calităţii procedurii de către a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -c) există propuneri de perfecţionare a - -

1.5.

Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidaţilor admişi în urma 1.5.1. 1.5.1 Decizia de numire are formă scrisă şi conţine:

X TEST NR 4a) denumirea funcţiei de încadrare X - Liste de

controlCentralizatorprivind

b) temeiul legal al numirii Xc) numele funcţionarului public Xd) data de la care urmează să exercite Xe) drepturile salariale X

Nr.crt.


f) locul de desfăşurare a activităţii X emiterea deciziilor de numire

g) semnătura ordonatorului de credite Xh) ştampila instituţiei X1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei de numire

- -

1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei fişei postului, anexă

- -

1.6 Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data la care candidatul

- -

1.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -



Data, Auditor intern,

15.05.2012 Salavastru Cristina


LISTA DE VERIFICARE NR 5Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului



Data: Auditorintern,19.05.2012 Salavastru Cristina


Nr.Crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.Stabilirea elementelor de natura salariala

Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natura salariala1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente stabilirii elementelor de natură salarială:

-- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale;

- -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale;

- -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -1.1.2. înglobarea activităţilor de control

intern în punctele cheie ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături;

- -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind

stabilirea drepturilor salariale în fazele deîntocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în stabilirea

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:

X TEST nr. 5a) salariului de bază X - Liste de

control- Centralizatorprivind sabilirea elementelor denatură salarială

b) indemnizaţiei de conducere Xc) sporului pentru complexitatea în muncă Xd) sporului de vechime în muncă Xe) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

Xf) salariului de merit Xg) sistemului de premiere X

1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

TEST NR 5

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIStabilirea elementelor de natură salarială

OBIETIVELE TESTULUIExaminarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilorsalariale

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi

în anul 2004.Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de

verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum urmează:- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit.

In acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidatadmis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite deauditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.

Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privindstabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă.

CONSTATARIDin testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor

de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială,prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bazăpentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A,clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) dinH.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentrufuncţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, ... este cel prevăzut pentrufuncţia publică de execuţie de categoria A, ..., clasa I, gradul 3.

Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciulsalarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite.Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat deacestea.

CONCLUZIIIn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.

Data, Auditor intern,Supervizor,

19.05.2012 Voicila BiancaFlorea Magdalena


FISA DE INDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 5

Misiunea de audit:Activitatea departamentului Resurse UmanePerioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMAModalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii

declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

CONSTATARINeexercitarea controlului asupra modului de elaborare a

deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrulServiciului financiar-salarizare.

Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire alecandidaţilor declaraţi admişi în urma organizării concursurilor înanul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilireaeronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare aîncadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilorpublici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu celeprevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor denatură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şicompletări prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire laverificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cucele prevăzute de cadrul normativ.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA CONSECINŢE- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;- Inexistenţa unor proceduri adecvate.

RECOMANDĂRI- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat înactivitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrulentităţii şi evaluarea periodică a acestuia;- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţiinou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Internasupra rezultatelor verificării;- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhicpentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şigestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementareaactivităţilor de control şi a responsabilităţilor ce se impun, pentrurealizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizareaşi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

Întocmit, Supervizat, Pentruconformitate,Salavastru Cristina Florea Magdalena Oprea Gabriela


LISTA DE VERIFICARE NR 6Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.crt.


1 Modificarea drepturilor salariale1.1 Examinarea procedurii privind stabilirea

elementelor de natură salarială:1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi comunicării modificărilor a) aprobarea procedurii de către persoanele - -b) precizarea modalităţilor de acordare a - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor - -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a - -1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de controlintern în punctele cheie ale procesului;

- -1.1.3. 1.1.3Respectarea principiului dublei - -1.1.4. 1.1.4 Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi,comunicarea modificărilordrepturilor salariale în fazele de întocmire,

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile

- -

1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării - -1.2 Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu

fişele posturilor- -

1.3Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şicomunicarea modificărilor drepturilor salariale

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5 Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor - -1.6 Recalcularea majorărilor salariale, urmare a

creşterii vechimii în- -

1.7 Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmarea evaluărilor

- -

1.8Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicăriisancţiunilor:

X Test nr. 6a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul entităţii publice; X

- Liste de control

b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină. X

1.9 Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilordin fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională

- -

1.10 Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale X

- Liste de control -Centralizatorprivind

1.11 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor

X


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA diminuareadrepurilorsalariale

1.12 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: Auditor intern,




D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA LISTA DE VERIFICARE NR 7

Obiectivul II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1 Salarizarea muncii peste programul normal de

lucru1.1 Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de lucru;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;

- -

e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;

- -

f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpuluice va fi recuperat;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens. - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -

1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şievidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire,

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele

posturilor- -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentareaşi evidenţierea timpului prestat peste

- -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către

responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

Aprobarea efectuării muncii peste programul X Test nr. 7 1.6

Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin careangajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat

XLista de control

1.7 Verificarea completării sistematice a Registruluispecial de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru

XLista de control

1.8 Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:

XTest nr. 7

a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia

X

b) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

XLista de control

c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază

X

1.9 Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare

- -




Data: Auditor intern,



TEST NR 7Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011OBIECTUL TESTULUIStabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului OBIECTIVELE TESTULUISalarizarea muncii peste programul normal de lucruDESCRIEREA TESTULUIEşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană(DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifrerelative, o pondere de 40,0 %.La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şiinstrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8, pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui sporla salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie maimic de 75% din salariul de bază.Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.CONSTATARIPe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu- se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;CONCLUZIIîn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.

Data: 19.05.2012 Auditor intern, Supervizor, Uta Eduard Florea Magdalena




FOAIE DE LUCRU NR 7

La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:-stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33;-constituim din populatia statistica 465 dosare,esantionul resprezentand un numar de 15 dosare prin aplicarea pasului stabilit ladosarul cu numarul 1,rezultand o serie a dosarelor cu numerele 1,34....463.-esantionul astfel constituit va fi verificat integral;-in urma verificarii efectuate se va intocmi un test.




LISTA DE CONTROLprivind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţiiElementetestateDirecţiile9testate

Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului lucrat.peste programul

Completarea sistematică a Registrului special de evidenţă a timpului lucrat peste programul

Compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în

Compensarea orelor de muncăsuplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu

Acordare a unui spor pentru munca suplimentară,care să nu fie mai mic de 75% din

Martie 2011:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DRU X FIAP FIAP X X X- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP XMai 2011:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DRU X FIAP FIAP X X X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X

Data 20.05.2012 Auditor intern,Uta Eduard




LISTA DE VERIFICARE NR 8OBIECTIVUL III.SITUATIA PREZENTEI,INVOIRILOR,RECUPERARILOR SI

CONCEDIILORNr.crt.


1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor

1.1

Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şievidenţierii prezenţei, învoirilor şi concediilor a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor;

- -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor de odihnă;

- -

e) precizarea modalităţii de recuperare a - -f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii;

- -

g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a drepturilor salariale;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -i) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale

- -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele

posturilor- -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă,

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către a) consideră procedura corespunzătoare?b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării

Nr.crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU

OBS.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?1.5 Verificarea modului de evidenţiere a

prezenţei: X

Test nr.8

a) utilizarea formularelor tipizate XLista de control b) respectarea principiului dublei semnături X

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de prezenţă

X X

1.6 Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor: a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -

b) modul de compensare a învoirilor - -

c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -

d) aprobarea învoirilor - -

1.7 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă:

X Test nr.8

a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X

Lista de control

b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală

X

c) existenţa justificării pentru cererile de X1.8 Verificarea modului de evidenţiere a

concediilor medicale X Test nr.

8a) conformitatea certificatelor medicale X



Lista de control

b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele din foile colective de prezenţă

X

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale

X

1.9 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studiia) existenţa actului adiţional la contractul de muncă

- -

b) respectarea prevederilor contractelor - -1.10 Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa

postului cu cerinţelefuncţiei

- -


Data, Auditor intern,

20.05.2012 Uta Eduard




TEST NR 8

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUI Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor recuperarilor si concediilor .

OBIECTIVELE TESTULUIVerificarea sistemului foilor colective de prezenţă.Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă Verificarea evidenţei concediilor medicale

DESCRIEREA TESTULUI


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o ponderede 40,0 %.La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, comportă următoarele verificări:• evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:- utilizarea formularelor tipizate;- respectarea principiului dublei semnături;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.• evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;- existenţa justificării neconcordanţei.• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:- conformitatea certificatelor medicale;- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.

CONSTATARIÎn urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ;- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE. CONCLUZIIÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8.

Data:21.05.2012 Auditor intern Supervizor Uta Eduard




LISTA DE CONTROLPRIVIND EVIDENTA PREZENTEI,CONCEDIILOR DE ODIHNA SI CONCEDIILOR MEDICALE LA DPA,DA,DRU SI DGIE

ElementetestateStructuritestate

EVIDENŢIEREA PREZENTEI9

CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE

Utilizareaformularelortipizate

Respectareaprincipiuluidubleisemnătur

Datele preluate în statul de plată corespund cucele din

Existenţaplanificariianuale

Concordanţaefectuăriiconcediilor

Existenţajustificăriineconcordanţei

Conformitateacertificatelormedicale

Perioadeledin certificate corespund cu cele

Datele preluate în statul de platăcorespund cu cele Februarie 2011:

- DPA FIAP X X X X X X X X- DA FIAP X X X X - X X X- DRU X X X X X X X X X- DGIE FIAP X X X X - X X XAugust 2011:

- DPA FIAP X X X X X X X X- DA FIAP X X X X - X X X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - DRU X X X X X X X X X- DGIE FIAP X X X X - X X X

Data:21.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard




LISTA DE VERIFICARE NR 9OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Evoluţia carierei personalului1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea

şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prinprocedură a activităţilor aferente evaluării şi promovării în cadrul a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea

- -

c) precizarea modalităţii de evaluare şi promavare în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a

- -

d) oferirea unor exemple în acest sens - -e) existenţa componentei de actualizarea procedurii.

- -

1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură

cu fişele posturilor- -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de

către persoanele cu responsabilităţi înevaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în - -

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.practice?c) există propuneri de perfecţionare a - -

1.5 Analiza respectării criteriilor de a) evaluarea anuală a funcţionarilor - -b) lipsa sancţiunilor pe ultimii 2 ani; - -c) vechimea pe funcţie; - -d) alte criterii stabilite de - -

1.6 Punerea de acord a planurilor de X Test nr. 91.7 Verificarea concordanţei obiectivelor X Test nr. 9

a) existenţa fişelor de evaluare a X Lista de b) completarea fişelor de evaluare a - -c) semnarea fişelor de evaluare, atât - -d) corespondenţa criteriilor de - -e) existenţa fişelor postului la - -f) completarea fişelor postului; - -g) semnarea fişelor postului de X Lista de h) corespondenţa sarcinilor din fişa Xi) actualizarea periodică a fişelor X

1.8 Analiza modalităţii de arhivare a - -




TEST NR 9

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2012-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIEvolutia carierei personalului

OBIECTIVELE TESTULUIEvaluarea concordantei dintre obiectivele entitatii ssi structura fiselor de post ale personalului.

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în fişele posturilor, din dosarele profesionale,va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând 14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de lucru, prezentate în anexă.Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi1.7. selectiv, urmărindu-se:-Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;-Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:- existenţa fişelor de evaluare a personalului;- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA - corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabiliteprin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul;- actualizarea periodică a fişelor postului.Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privindconcordanţa-obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.CONSTATARIDin testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.CONCLUZIIÎn acest caz nu se va elabora FIAP NR 9.

Data: 21.05.2012 Auditor intern, Supervizor,

Uta Eduard Florea Magdalena


FOAIA DE LUCRUOBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI

Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii procedurii astfel:• populaţia 90 dosare profesionale;• eşantionul de 5% =dosare• stabilim pasul de selecţie, astfel: 90:5 = 18• eşantionul va cuprinde următoarele 5 dosare profesionale selectate din populaţia totală:18, 36, 54, 72,90.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA • eşantionul constituit va fi verificat integral;• în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, In prezenta,Salavastru Cristina Ghigheci Claudia




LISTA DE CONTROL

PRIVIND CONCORDANTA DINTRE OBIECTIVELE EBTITATII SI STRUCTURA FISELOR DE POST

Elementele testate

Elementeleeşantionului

Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectiveleentităţii

Existenţa fişelor de evaluare a personalului

Semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere

Corespondenţa sarcinilor din fişapostului cu sarcinile stabiliteprin ROF în competenţa structurii din care

Actualizarea periodică a fişelor postului

01 - 18 X X X X X

02 - 36 X X X X X03 - 54 X X X X X

04 - 72 X X X X X05 - 90 X X X X X


Data:21.05.2012 Auditor Intern,

Salavastru Cristina




LISTA DE VERIFICARE NR 10OBIECTIVUL IV.PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI

Nr.crt.


1 Pregătirea profesională continuă a personalului1.1 Examinarea procedurii privind pregătirea

profesională a personalului:1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente pregătirii f) aprobarea procedurii de către persoanele - -g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

h) precizarea modalităţii de pregătire profesională continuă a personalului;

- -

i) oferirea unor exemple în acest sens; - -j) existenţa componentei de actualizare a - -1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.9. Respectarea principiului dublei - -1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a personalului în fazelede întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a

- -

1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării

- -

1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2 Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor X - Interviu1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către

persoanele cu responsabilităţi în pregătirea - -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către d) consideră procedura corespunzătoare? - -e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -f) există propuneri de perfecţionare a - -

1.5 Verificarea fundamentării planurilor de X - Interviu1.6 Verificarea coroborării planurilor de pregătire

profesională cu obiectivele entităţii- -

1.7 Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de pregătire ale fiecărui salariat

- -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.8 Analiza sistemului indicatorilor de performanţă - -

Nr.crt.


1.9 Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de elaborare a sistemului

- -





LISTA DE VERIFICARE NR 11OBIECTIVUL VI.UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMELOR DE SALARIZARE

Nr.crt.

Activitate de audit DA NU Obs.

1. Gestionarea dosarelor profesionale

1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură aa) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) precizarea modalităţii de gestionare a dosarelor profesionale;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilorpentru realizarea

- -

d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse în dosarele profesionale;

- -

e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor

- -

f) precizarea elementelor ce asigură securitatea dosarelor profesionale;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens; - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei - -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA semnături;1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privindgestionarea dosarelor profesionale;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2.

Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

- -

1.3.

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în gestionareadosarelor profesionale

- -

1.4.

Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -


- -

Nr.crt.


1.5.

Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele profesionale

- -

1.6.

Verificarea conţinutului dosarelor profesionale

X Test nr. 11

a) nume şi prenume X

b) data şi locul naşterii X

c) starea civilă X

d) numele copiilor şi data naşterii X

e) siuaţia miliară X

f) pregătirea profesională X



- Listă decontrolprivind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

g) cazierul judiciar X

h) cazierul administrativ X

i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X

j) copii de pe carnetul de muncă X

k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică

X

l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.

X

m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani

X

n) copia de pe cartea de identitate sau buletin

X

o) Decizia de numire X

p) fişa postului X

1.7.

Analiza modalităţii de arhivare - -

Data: 21.05.2012 Auditor intern, Voicila Bianca


TEST NR 11

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA OBIECTUL TESTULUIModul de gestionare a dosarelor profesionale ale functionarilor publici

OBIECTIVELE TESTULUIConstituirea dosarelor profesionale

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, dintotalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate.Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin dateleşi documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume:- nume şi prenume- data şi locul naşterii- starea civilă- numele copiilor şi data naşterii- situaţia militară- pregătirea profesională- cazierul judiciar- cazierul administrativ- funcţia, categoria, clasa, gradaţia- copii de pe carnetul de muncă- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani- copia de pe cartea de identitate sau buletin- decizia de numire- fişa postuluiTestarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.

CONSTATARIIn general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa dosarelor profesionale ale


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici.In urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la uneledosare lipsesc următoarele documente:• Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321şi 431;• Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321;• Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241. CONCLUZIIIn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 11.

Data:21.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard




LISTA DE CONTROLPRIVIND MODUL DE EVIDENTA A DOSARELOR PROFESIONALE

ESANTION

ELEMENTE TESTATE

17 27 37 47 57 67 77 87 97 107 117 127 137 147

157 167

Nume si prenume X X X X X X X X X X X X X X X XData si locul nasterii X X X X X X X X X X X X X X X XStare civila X X X X X X X X X X X X X X X XSituatia militara X X X X X X X X X X X X X X X XPregatire profesionala

X X X X X X X X X X X X X X X X

Cazier judiciar X X X X X X FIAP X X X X X X X X FIAP

Cazier administrativ X X X X X X X X X X X X X X X XDeclaratii de politie politica


Declaratii de avere X X X X X X X X X X X X FIA X FIAP X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA P

Cereri concediu odihna pe ultimii 3 ani


Copii carte de identitate


Decizia de numire X X X X X X X X X X X X X X X XFisa postului X X X X X X X X X X X X X X X X




LISTA DE VERIFICARE NR 12OBIECTIVUL VIII.FUNCTIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATOC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.


1. Evaluarea sistemului informatic1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului X Interviu

1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic în activitatea de

X

a) existenţa manualului de instrucţiuni; X

b) completitudinea manualului de instrucţiuni; X

c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele competente;

X

d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilorde utilizare a sistemului informatic;

X FIAP nr. 13

e) oferirea unor exemple în acest sens. X

1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele cheie ale sistemului informatic

_ -

1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane

- -

1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de operare şi

- -

1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în domeniu

- -

1.1.6. Informarea sistematică a personalului cuatribuţii în domeniu asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a resurselor

- -

1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor - -

1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişeleposturilor

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual de către persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind:

X Interviu



Nr.crt.


a) există un număr suficient de manuale? X FIAP nr. 13

b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare?

X

c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

X

d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii?

X

e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse?

X

1.5. Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de specialitate

- -

1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcţie de nivelul de control

- -

1.7. Verificarea în cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13- existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse;

X

- existenţei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control.

X

1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile

- -

Data:21.05.2012 Auditor intern,

Uta Eduard




TEST NR. 12Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului:Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testuluiAnaliza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselorumane şi a subsistemuluide asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.

Descrierea testuluiAuditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia degestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.Testul s-a efectuat astfel:- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumelesalariatului;- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemulla numere de marcăeronate sau duble.Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de controlprivindcorectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

ConstatăriDin analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu areprevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate,fapt demonstrat de lipsa dereacţie a acestuia la introducerea datelor.



ConcluziiPentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Uṭă Eduard Florea Maria Magdalena

INTERVIUprivind existența unui număr suficient de manuale de instrucțiuni,

actualizarea acestora (1.1) și gradul de adaptabilitate al sistemuluiinformatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)

adresatsalariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public InternMisiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004Nr.crt.

ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII9

1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 12 poz. 1.1.2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X

3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de utilizare

4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcției dumneavoastră se desfășoară pe baza

X

5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesitățile utilizatorilor

X Lista de verificare nr. 12, poz. 1.4. Parțial6. Aplicația pe care o utilizați permite preluarea

și prelucrarea automată a datelor introduse?X Parțial



7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP

8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP

9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001

10. Aveți propuneri de perfecționare a X11. Mai aveți ceva de adăugat referitor la cele de XAuditor Uṭă Eduard Intervievat Bajan Iuliana


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004PROBLEMANeadaptarea sistemului informatic la cerințele utilizatorilorCONSTATAREAExistența unui număr redus de manuale de utilizare a sistemuluiinformatic și acestea nu sunt actualizate;Sistemul informatic nu conține un subsistem de control pentruasigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generareade situații de control ale acestora asupra corectitudinii dateloroperate.CAUZEAdministratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturorutilizatorilor manualul care să prevadă instrucțiunile de acces,achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare adatelor, prevăzute de buna practică în domeniu;Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemulinformatic.CONSECINŢE



Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicației informaticedatorită manualelor insuficiente și neactualizate;Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informații nerealeprivitoare la salariați (încadrare, cuantum, deduceri etc.).RECOMANDĂRIStabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucțiuni;Actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare,prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor;Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toțiutilizatorii;Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserăriiunui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar atranzacțiilor corecte și autorizate;Asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică apersonalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Auditor intern, Supervizor,

Uta Eduard Florea Magdalena


LISTA DE VERIFICARE NR. 13Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.

ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic(Obiecte auditabile 60-61 - LC)

Obiecte auditabile38-39 (TD)

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:



1.1.1. Analiza instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor pentru realizarea exploatării în siguranță a sistemului informatic:

X Interviu

f) precizarea instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor auxiliare sistemului informatic;

X

g) completitudinea instrucțiunilor; Xh) aprobarea instrucțiunilor de către persoanele competente;

Xi) precizarea modalității de actualizare a instrucțiunilor de utilizare a echipamentelor și instalațiilor;

X

j) oferirea unor exemple în acest sens. X1.1.9. Cuprinderea unui program de întreținere ale echipamentelor și instalațiilor auxiliare;

- -

1.1.10. Atribuirea responsabilităților persoanelor care realizează service-ul echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.1.11. Perfecționarea continuă a personalului cu atribuții în asigurarea service-ului echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuții în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.2. Coroborarea atribuțiilor din fișa postului cu competențele pe care trebuie să le dețină personalul care realizează utilizarea în siguranță a sistemului informatic

- -

1.3. Examinarea cunoașterii procedurilor de către persoanele cu responsabilități în realizarea siguranței în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Aprecierea calității procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncționalități în timpul aplicării practice?

- -

Nr.crt.


c) există propuneri de perfecționare a procedurii? - -1.5. Analizarea programelor de pregătire profesională

continuă a personalului de specialitate- -

1.6. Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le asigure stabilitatea în funcționare:

X rL

Test nr. 14 Interviu

- back UPS; X rL



- stabilizatoare de tensiune ș.a. X rL1.7. Verificarea dotării sistemul cu aplicații

informatice pentru asigurarea stabilității în funcționare

- -

1.8. Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privința noilor modificări introduse în sistem și asupra extinderii posibilităților de utilizare a sistemului?

- -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,Băcioiu Carmen


TEST NR. 13

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată:01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testuluiSiguranța în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.Obiectivele testului



Analiza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcționarea sistemului informatic.Descrierea testuluiTestarea s-a realizat prin observarea directă a existenței pe teren, lacele 5 calculatoare din cadrul Direcției Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune ș.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.De asemenea, testarea s-a realizat și printr-un interviu adresat salariaților Direcției Resurse Umane, prezentat în anexă.ConstatăriDin testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcționării optime a sistemului informatic.ConcluziiIn baza acestui test s-a intocmit FIAP

Data 08.05.2012 Auditor Intern Supervizor

Băcioiu Carmen Florea Maria Magdalena




INTERVIU

privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni,actualizarea acestora (1.1) şi gradul de adaptabilitate al sistemuluiinformatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat salariaţilor cu

operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRUMisiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011Nr.crt.


1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 13 poz. 2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X

3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de utilizare

4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza

X

5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor

X Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parţial

6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse?

X Parţial

7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP



8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic?

X FIAP9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 200810. Aveţi propuneri de perfecţionare a X11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de X

Auditor, Băcioiu Carmen

Intervievat, Nichita Marius Supervizor, Florea Magdalena

NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA:Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor.

CONSTATAREA:Existenţa si neactualizarea unui număr redus de manuale de utilizare asistemului informatic;Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentruasigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generareade situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii dateloroperate.

CAUZE:



Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturorutilizatorilor manualul care să prevadă instrucţiunile de acces,achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare adatelor, prevăzute de buna practică în domeniu;Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemulinformatic.

CONSECINŢE:Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informaticedatorită manualelor insuficiente şi neactualizate;Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nerealeprivitoare la salariaţi (încadrare, cuantum, deduceri etc.).

RECOMANDĂRI:Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare,prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor;Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţiutilizatorii;Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserăriiunui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar atranzacţiilor corecte şi autorizate;Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică apersonalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Întocmit, Uţă Eduard

Supervizat,

Paşol Ana Gabriela



GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.crt.




1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic(Obiecte auditabile 60-61 - LC)

Obiecte auditabile38-39 (TD)

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic:

X Interviu

f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare sistemului

X

g) completitudinea instrucţiunilor; Xh) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele Xi) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a echipamentelor şi

X

j) oferirea unor exemple în acest sens. X1.1.2. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare;

- -

1.1.3. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul echipamentelor şi

- -

1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea service-ului echipamentelor

- -

1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.2. Coborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le deţină personalulcare realizează utilizarea în siguranţă a sistemului

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea stabilităţii în

- -

Data: 02.03.2012 Auditor intern, Florea Maria MagdalenaDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

INTERVIU



privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului dedotare cu echipamente auxiliare a calculatoarelor din cadrul DirecţieiResurse Umane adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

Nr.crt.


1. Există un manual de utilizare a sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 14, 2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei

dumneavoastră se desfăşoară pe baza X

3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate prin fişa postului?

X

4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate?

X

5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate X6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice,

echipamente auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare?

X Lista de verificare nr. 14, 8. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de X

Auditor intern, Voicilă Bianca Intervievat, Negoita Ion NOTĂ: În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.




GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.crt.


1. Securitatea sistemului informatic(Obiecte auditabile 62-65 - LC)

Obiecte auditabile 4043 (TD)

1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a resurselor umane:1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date:

X TEST nr. 15 Interviu

a) atribuirea responsabilităţilor persoanelorcare asigură securitatea sistemului informatic

X

b) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne accesarea şi modificarea acestora de către persoane neautorizate prin parole;

X -

d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces;

- X

e) existenţa unui responsabil pentru modificarea parolelor;

X

f) actualizarea programelor care asigură securitatea sistemului informatic;

- -

g) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului informatic de gestiunea resurselor umane;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -i) conţine componenta de actualizare a procedurii.

- -

1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în punctele cheie ale sistemului informatic

- -



1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu atribuţii în domeniu

- -

1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii în domeniul realizării securităţii sistemului

X Interviu

Nr.crt.

AACTIVITATE AUDITABILĂ

DA NU OBS.

1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic

X Test nr. 15

- există un sistem de parole de acces? X- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării sistematice a parolelor

X

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de gestiune

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

- -

a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -c) există propuneri de perfecţionare a - -

1.5. Analiza listelor de control privind prevenireaşi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate

- -

1.6. Observarea fizică a sistemului de prevenire şidetectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. prin programe de audit informatic pentru

X Interviu

1.7. Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall

X Interviu

1.8. Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, antispyware şi firewall

- -

1.9. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor- -

Data: 11.04.2012 Auditor intern, Băcioiu Carmen




TEST NR. 15

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011Obiectul testului:Evaluarea securităţii sistemului informatic.

Obiectivele testului:Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date.

Descrierea testului:Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:*existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic;*realizarea calendarului privind parolele de acces;*existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.

Constatări:Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea directă pe teren, s-a constatat:*inexistenţa unui sistem de parole de acces;



*nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilorÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.

Data: 14.04.2012 Auditor intern, Sălăvăstru Cristina

Supervizor,



INTERVIU privind securitatea sistemului informatic adresat salariaţilor din cadrul DRU

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011Nr.crt.


1. Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a.2. Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate

aprobată de conducere?X Lista de

verificare nr. 15 poz. 1.1.1.

3. Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o parolă de acces?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c.



4. Schimbaţi periodic parola? X FIAP

5. Parola este cunoscută doar de dvs.? X

6. Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de acces?

X FIAP

7. Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4.

8. Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, firewall ş.a.?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. şi

9. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic?

X

10. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

X

Auditor, Paşol Ana Gabriela

Intervievat, Ruset Claudia

NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 14Misiunea de audit: : Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA:Neasigurarea securităţii sistemului informatic.



CONSTATAREA:Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE:Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi verificarea acestora de către o persoană responsabilă;Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINŢE:Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate;Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri informaţionale.

RECOMANDĂRI: - Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces; - Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsapersoanei desemnate; Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor.

Întocmit, Băcioiu Carmen Supervizor, Florea Magdalena




LISTA DE VERIFICARE NR. 15OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr.crt.

Activitate de audit DA NU Obs.1. Arhivarea documentelor

(Obiecte auditabile 66-69 - LC)Obiecte auditabile

1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prinprocedură a activităţii de arhivare:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea

- -

c) stabilirea modelelor deformulare specifice;

- -d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor;

- -e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la arhivă;

- -

f) exemple în acest sens; - -g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhivă;

- -

h) conţine componenta de actualizare a procedurii.

- -1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei - -1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilorpe care trebuie să le îndeplinească aceasta;

- -

1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privindarhivareadocumentelor, în fazele de întocmire,

- -

1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi

- -

1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele

cuprinse în fişele posturilor- -



1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în activitatea

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării

- -

Nr.crt.



- -

1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, conţinutul

X Interviu

a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului

X FIAP nr. 16

b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis

X

Data: 05.05.2012 Auditor intern,



Uţă Eduard


INTERVIUprivind respectarea cadrului normativ referitor la arhivareadocumentelor adresat domnei Ghigheci Claudia , director al

Departamentului de Resurse Umane

Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane?Răspuns nr. 1: In cadrul Departamentului de Resurse Umane este prevăzutun post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevăzute prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Departamentului de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privind arhivarea documentelor?Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii dosarelor din cadrul DRU în vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului.

Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?



Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.

Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate?Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului acestora.

Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus?Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei,cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care nu leaparţine.

Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?Răspuns nr. 6: Nu. Director Departament Resurse Umane, Ghigheci Claudia NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilorDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 15Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Departamentului Resurse Umane

CONSTATAREA:



Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fărăverificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără afi numerotate, şnuruite şi opisate.

CAUZE:Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE:- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI:Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei. Întocmit,

Sălăvăstru Cristina Supervizat, Florea Maria Magdalena

Pentru conformitate, Ghigheci Claudia




NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRUEntitatea: Departamentul Resurse UmaneMisiunea de audit intern: Activitatea Departamenului resurse Umane

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTĂ AUDITORIDA NU

1. Nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică,

Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011;Note de fundamentare a planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011.

XX

2. Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nusunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs

Copii documente ale candidaţilor la:Concursul pentru ocuparea postului de consilier la DMRUConcursul pentru ocuparea postului de asistent la DBFCConcursul pentru ocuparea postului de consilier sup. la DBFCConcursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADRConcursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAIConcursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI

XXXXXX

3. Funcţionarea comisiei deconcurs cu nu număr mai micde membri

-Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2011.

X

4. încadrarea eronată a salariaţilor pe alte funcţii decât cele pentru care au fost declaraţi

Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2011;Decizia de numire nr. 1234/2011.

X

5. Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana

Stat salarii lunile august şi septembrie 2011Decizia de numire nr. 1234/2011.

XX



6. Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii

Evidenţa orelor suplimentare pentru lunile aprilie şi decembrie 2004 ale DPA, DGBCF, DRUşi DGIE.;Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul

XX

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTA AUDITORIDA

NU7.Utilizarea a diferite formulare de foi colective de prezenţă, care nu conţinelementele obligatorii prevăzute de lege Inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectăriiplanificării concediilor deodihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană

- Foi colective de prezenţă lunile februarie şi august 2011ale DPA, DA, DRU şi DGIE. X

8.Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate acteleadministrative şi documen-tele de evidenţiere a carierei funcţionarului

- Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

X

9.Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.Nu există un sistem de securitate a sistemului

- Interviuri adresate managementului resurselor umane

X

X



10.Predarea - primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv

- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat doamnei Ghigheci Claudia, Director la Departamentul Resurse Umane.

X

Auditor, Sălăvăstru Cristina




PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Nr.crt.

Recomandarea Plan de acţiune Calendarulimplementarii

Responsabil cuimplementarea

1 Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

-decizia manageruluia unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare

31.12.2012Director

DRU

2. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocuparea funcţiilor publice la nivelul ministerului şi

- Organizarea cursurilor de pregătire pentru personalul responsabil cu

31.12.2012.

DirectorDRU

3. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi în elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a

- Completarea atribuţiilor şi responsabilităţilorîn fişele de post

30.11.2012DirectorDRU

4. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor

- Desemnarea persoanelor responsabile cu elaborareaprocedurilor privind organizareaşi susţinerea


5. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

- Pregătirea membrilor comisilorde concurs şi ai comisiilor de contestaţii pentru cunoaşterea aprofundată a procedurilor privind organizarea



Nr.crt.


Responsabil cuimplementarea6. Reverificarea corectitudinii

deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

-uneicomisii cu atribuţii în verificarea deciziilor de numire emise în

30.09.2012 DirectorDRU

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a

- - -Organizarea unor cursuri de pregătire profesională cu specialişti din domeniul resurselor


8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea


9. Elaborarea procedurilor scriseşi formalizate pentru sistemulde emitere al deciziilor de numire

- Desemnarea de către directorul DRU a persoanelor cu atribuţii în elaborarea şi actualizarea


10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2010 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

-uneicomisii cu atribuţii în verificarea moduluide stabilire a salariilor pentru salariaţii nou



D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA11. VerificarReverificarea

persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2010 pentru a se depista

- C-Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului


Nr.crt.

Recomandarea Plan de acţiune-

Calendarulimplementarii


12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelorobţinute

-comisii cu atribuţii în verificarea sistemului de evidenţă a timpuluisupli-mentar peste programul normal delucru şi modul de compensare al acestuia;-


13. E Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

- -Desemnarea unei comisii privind elaborareaprocedurilor pentrugestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru


14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind



D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA15. Verificarea dosarelor

profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

- Constituirea uneicomisii pentru verificarea dosarelor profesionale necuprinse în analiza echipei de auditori


Nr.crt.



16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor


17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

- Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentrugestionarea dosarelor profesionale


18. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

- Intocmirea unui plan de evaluare sistematică a personalului


19. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

- Desemnarea unei persoane şi completarea prin fişa postului a atribuţiilor privind

30.06.2012DirectorDRU Şef serviciu IT

20. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

- Desemnarea unei persoane responsabile cu verificarea periodică a actualizării

30.09.2012Director DRU Şef serviciu IT


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA21. Stabilirea în responsabilitatea

administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea

- Implementarea unui modul de control suplimentarla sistemul


22. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea

- Organizarea unor aplicaţii practice cu personalul responsabil şi


23. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

- Urmărirea realizării unui calendar de modificare a


Nr.crt.

Recomandarea

Plan de acţiune Calendarulimplementarii

Responsabil cuimplementarea24. Desemnarea unei

persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor

- înscrierea în fişa postului persoanei desemnatea atribuţiilor

30.06.2012Şef serviciu IT

25. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa

- Desemnarea unei persoane care să preia automat atribuţiile


26.

Pregatirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

- Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic privind cele mai noi informaţii în


27. e Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă

- Desemnarea unei persoane cu elaborarea şi actualizarea procedurilor

30.06.2012Director DRU Şef serviciu administrativ


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA28. Desemnarea unui

salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umanecare va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa,

- Elaborarea şi înscrierea atribuţiilor în fişa de post a persoanei


Auditori, Voicilă Bianca Paşol Ana Gabriela

Director DRU, Ghigheci Claudia


Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit: Sălăvăstru CristinaAvizat: Voicilă BiancaData: 21.05.2012

Procedura - P11: Şedinţa de închidere

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A.Lista participantilor


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITANumele Funcţia

9Direcţia/9

Nr.telefon

E-mail Semnătura


Auditor Șef DAI

Bădicioiu Carmen Auditor DAI

Paṣol Gabriela Auditor DAI

Sălăvăstru Cristina Auditor DAI

Voicilă Bianca Auditor DAI

Uṭă Eduard Auditor DAIGhigheci Claudia Directo

rDepartamentulResurse Umane

Ruset Claudia Inspector

DepartamentulResurse Umane

Crăcea Bianca Inspector


Negoita Ion Inspector


B. Concluzii:În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandărilecare urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşiteîn totalitate.În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.Departamentul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN- PROIECT -


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAStructura auditata: Departamentul Resurselor Umane din cadrul Direcţiei Generale de Asistenţă Sociala şi Protecţia Copilului Dâmboviţa Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: Florea Maria Magdalena- Auditor Bădicioiu Carmen- Auditor Paṣol Gabriela- Auditor Voicilă Bianca- Auditor Sălăvăstru Cristina- Auditor Uṭă Eduard- Auditor

din cadrul Departamentului Audit Public Intern al entităţii publice.Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/29.02.2012Baza legală a acţiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor

metodologice de exercitare a auditului public intern; Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul

entităţii publice.Durata acţiunii de auditare: 01.03 - 21.05.2012Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2011Obiectivele misiunii de audit:

Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective: Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la

Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice; organizarea concursurilor; susţinerea concursurilor; deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu

principalele subobiective:


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA stabilirea elementelor de natură salarială; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului; Gestionarea dosarelor profesionale; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea

resurselor umane cu principalele subobiective: evaluarea sistemului informatic; siguranţa în exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.Tehnici utilizate:verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în dosarele profesionale şi în bazele de date;

examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ceau stat la baza justificării înregistrărilor;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost realefectuate.

interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;

eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor; observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind

modul de întocmire şi emitere a documentelor.Instrumente de audit:

chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le

îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAVerificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şicompletate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011:

documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor

publice pe anul 2011, statul de funcţii, procese verbale de selectare adosarelor candidaţilor,

procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.) decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare; foile colective de prezenţă; cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.; Registrul de evidenţă a salariaţilor; alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării: foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ; programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere,

de închidere etc.Organizarea Departamentului Resurse Umane: Departamentul a funcţionat în perioada supusă auditării cuun număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef deserviciu. Organizarea şi funcţionarea departamentului a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.Activităţi desfăşurate în cadrul Departamentului Resurselor Umane:

întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;

răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale îndomeniul salarizării

personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;

fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi

salarizarea muncii peste programul normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu

salariile; verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă

a timpului lucrat şi nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a

personalului întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale; pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a

salariaţilor. Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus.

II. CONSTATARI SI RECOMANDARI1.ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică. În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobareaPlanului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAelaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată. 1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la concurs (2) 1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3) 1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4) În anul 2011, s-au organizat 6 concursuri pentru ocupareaposturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau săprezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cuoriginalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prinG. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.In acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară acelorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAde contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat. 1.3.Susţinerea concursurilor 1.3.1. Susţinerea probei scrise (5) Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă. 1.3.2.Susţinerea probei interviu (6) Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare. 1.4.Deciziile de numire 1.4.1.Emiterea deciziei de numire (7)Intocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2011, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declaratadmis de către comisia de concurs.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA Incadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2010, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi. 1.4.2.Comunicarea deciziei de numire (8)2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale(9)2.1.2. Salariul de bază (10) Salariile de bază pentru candidaţii declaraţiadmişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bazăprevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditorirecomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementareaunui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA2.1.7. Salariul de merit (15)2.1.8. Sistemul de premiere (16)2.2. Modificarea drepturilor salariale2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit încadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2011, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, darnu a fost înregistrat în carnetul de muncă.Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale lapersoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salarialece se vor acorda personalului din sectorul bugetar.Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz.1.3-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi derecuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAscris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost directcompensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată. Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal delucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturorsituaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR3.1.Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21)3.2.Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)In vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2011.In urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITADin analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personaluluicuprinse în fişele posturilor.5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27) Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2011 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor,acordarea salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora. În urma verificării eşantionului pentru realizarea testăriimodului de gestionare a dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit.a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.). Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAvederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici.7.FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE7.1. Evaluarea sistemului informatic7.1.1.Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)

In scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic decătre operatorii autorizaţi, în practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fieactualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manualede utilizare a sistemului informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate. Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei deverificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare. In vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele:

stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;

actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor;

asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;

stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrăriidoar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;

asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

7.1.2.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)7.1.3.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34)


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA7.1.4.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date (35)7.1.5.Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36)7.1.6.Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37)7.2.Siguranţa în exploatare a sistemului informatic7.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)(38)Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.7.2.2.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupramodificărilor operate în sistemul informatic (39)8.2. Securitatea bazelor de date7.2.3.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40)7.2.4.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să includă un sistem de parolede acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea acestui sistem.Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi,în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare sistematică a acestorparole de acces.Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA7.2.5.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)7.2.6.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)8.ARHIVAREA DOCUMENTELOR8.1.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44)8.2.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor(45)8.3.Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)

III.CONCLUZIIEchipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitateaauditată conform grilei:NR.CRT.

OBIECTIVUL APRECIEREFUNCŢIONAL DE

ÎMBUNĂTĂTITCRITIC

1. Organizarea recrutării personalului

X

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite

X

3. Evidenţierea prezenţei,învoirilor şi

X

4. Evoluţia carierei personalului

X

5. Pregătirea profesionalăcontinuă a personalului

X

6. Gestionarea dosarelor profesionale

X

7. Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru

X

8. Arhivarea documentelor X

Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAîntocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii demanagement ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care auavut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţiila aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă Eduard




PROCEDURA P14: FINALIZAREA MISIUNII DEAUDIT PUBLIC INTERN

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului ResurseUmanePerioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011Întocmit: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Uṭă EduardData: 21.05.2012Avizat: Florea Maria Magdalena

Lista participantilorNumele Funcţia

9Direcţia/9

Nr.telefon

E-mail Semnătura

Florea Maria Auditor Șef DAPI 074321033Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 076125936

9Paṣol Gabriela Auditor DAPI 074465978Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 072196314Voicilă Bianca Auditor DAPI 073525874

1Uṭă Eduard Auditor DAPI 0768789654Ghigheci Claudia Directo

rDepartamentulResurse Umane

0731123789

Ruset Claudia Inspector


0734654987

Crăcea Bianca Inspector


0735012457

Negoita Ion Inspector


0769852074


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITAA.Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şirecomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iarreprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemelecu care se confruntă şi anume:

activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonăcu risc;

complexitatea activităţii Departamentului Resurse Umane şineatractivitatea nivelului salariului pentru atragereapersonalului specializat;

fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea degestiune a resurselor umane;

neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dusla supraîncărcarea personalului existent;

Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelorconstatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şicalendarul implementării, prin care s-au stabilit persoaneleresponsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare,înmânând un exemplar şi auditorilor.Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulatobiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele dinactivitatea specifică.Notă:Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şirecomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei deconciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportuluide audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp,şi raport de audit intern final.



Procedura P17: Urmărirea recomandărilorDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului

Departamentul Audit Public Intern

Data:21.05.2012

Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern:Activitatea Departamentului

Raport de audit nr.X/Rec.

Nr.Recomandarea Impleme

ntatPartialimplementat

Neimplementat

Dataimplementării


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA1. Instruirea personalului care se

ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi

X 31.12.2012

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens,

X 30.06.2012

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu

X 31.12.2012

4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării

X 30.06.2012

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadănumirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor

X 30.06.2012

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului

X 30.09.2012

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din

X 31.12.2012

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind

X 30.06.2012

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

X 30.06.2012

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informareaServiciului Audit Public Intern

X 30.09.2012

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2010 pentru a se depista dacă

X 30.09.2012


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA12. Efectuarea unei reverificări

privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de

X 30.09.2012

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat pesteprogramul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul

X 30.06.2012

14. Implementarea unui nivel de controlsuplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării

X 31.12.2012

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază

X 30.09.2012

16. Implementarea unui nivel de controlsuplimentar pe lanţul procedural

X 30.06.2012

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

X 30.06.2012

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea atribuţiilor prin fişele de post

X 30.06.2012

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului

Departamentul Audit Public Intern

Data:21.05.2012

Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern:Activitatea Departamentului

Raport de audit nr.X/

Rec.Nr.

Recomandarea Implementat

Partialimplementat

Neimplementat

Data implementarii


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA19. Realizarea unui sistem de pregatire

profesională a personalului implicat în gestionarea fiselor de

X 12.07.2012

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

X 28.08.2012

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de

X 30.06.2012

24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,

X 30.09.2012

25. Asigurarea unui număr corespunzătorde manuale pentru toţi utilizatorii

X 30.09.2012

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de controlpentru asigurarea prelucrării doar

X 30.06.2012

27. Asigurarea unui sistem de pregătireşi evaluare sistematică a personalului responsabil în

X 31.12.2012

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii

X 30.06.2012

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şicompetenţe în verificarea

X 30.06.2012

30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în

X 30.06.2012

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea

X 31.12.2012

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care săcuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a

X 30.06.2012

33. Desemnarea unui salariat din cadrulDirecţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea

X 30.06.2012

PROCEDURA P18- SUPEVIZAREA


FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERNTîrgoviṣte 2013 Page 244


Misiunea de audit: Activitatea D.R.U.Perioada auditată 01.01.2011-31.12.2011Perioada misiunii 01.03-21.05.2012Auditor evaluat: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă EduardIntocmit: Sălăvăstru CristinaData: 21.05.2012

Bugetul de timp efectiv: 274 ore Bugetul de timp planificat: 2741 2 3 4 5 Observaţii

In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şicontroalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii

XX

-

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X A fost necesar să se lucreze peste orele de program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

X

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X


D.G.A.S.P.C.DAMBOVITANOTA:Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:• 1 pentru nesatisfăcător• 2 pentru slab• 3 pentru satisfăcător• 4 pentru bine• 5 pentru foarte bineÎn practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.


PROIECT AUDIT INTERN

Documents

Transcript of PROIECT AUDIT INTERN