Artikel Metode Fact Finding & Requirement

1

METODE-METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

Oleh :

Syafrudin (12650039)

Vion Age (12650074)

Agus Minanur Rohman (12650118)

1. Latar Belakang

Untuk mempelajari sistem analis perlu melakukanmengumpulkan fakta-fakta dan semua informasi yang relevan.fakta jika dinyatakan dalam bentuk data kuantitatif disebutsebagai data. Keberhasilan proyek apapun tergantung padakeakuratan data yang tersedia. Informasi yang akurat dapatdikumpulkan dengan bantuan metode / teknik tertentu. Metode-metode tertentu untuk mencari informasi dari sistem yangdisebut teknik menemukan fakta (Fact Finding Technique).Teknik menemukan fakta ini terdiri dari Wawancara,Kuesioner, Rekam View dan Observasi.

2. Apa itu Fact Finding?

Fact-Finding Adalah sebuah proses untuk mengenali danmendefinisikan masalah yang dihadapi oleh organisasisebagai dasar acuan untuk penyusunan langkah selanjutnyabagi PR sebagai masukan kebijakan bagi pihak manajemen. Hal

Analisis dan Perancangan Sistem

2

lazim yang dilakukan dalam tahap fact finding adalahkegiatan research.

Fact – Finding adalah mencari/ mengumpulkan fakta-fakta/data sebelum seseorang melakukan suatu kegiatan atautindakan. Misalnya seorang PRO dari sebuah perusahaan,sebelum ia melaksanakan tugas–tugasnya, harus mengetahuiterlebih dahulu tentang :

• Apa yang diperlukan publik • Siapakah yang termasuk ke dalam publik ini • Bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai segi • Mengapa publik bersikap masa-bodo, menentang dsb.

3. Jenis-jenis Teknik Fact Finding


3

Gambar 1. Jenis – jenis Teknik FactFinding

3.1 Background Reading

Bila seorang baru ingin mempelajari sebuah sistemmaka salah satu cara yang disarankan adalah Background

Reading dengan membaca Laporan Perusahaan, StrukturOrganisasi, Manual Kebijakan, Rincian pekerjaan, danDokumentasi yang ada.


Background reading

Kuesioner

Prototyping

Docoment Sampling

Interview

Observation

4

Keuntungan : Kerugian :

• Membantu analis memahamiperusahaan sebelum bertemudengan karyawan dariperusahaan tersebut.

• Analis dapat menyiapkanteknik fact finding yanglain terkait dengan tujuanperusahaan

• Dokumen yang ada dapatmenyediakan informasi yangsudah ditentukan untuksistem yang ada

• Dokumen tertulis kadangtidak sesuai dengan reality

3.2 Interview / Wawancara Sistem analis interview adalah suatu percakapan

langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakanformat tanya jawab. Dalam wawancara, anda inginmendapatkan pendapat orang yang diwawancarai sertaperasaannya tentang kondisi sistem yang ada saat itu,ujuan-tujuan pribadi dan dan organisasional, sertaprosedur-prosedur informal.

Merencanakan Wawancara


5

Terdapat lima langkah untuk mempersiapkan suatuwawancara, mencakup serangkaian kegiatan mulai daripengumpulan materi latar belakang yang mendasar samapaimemutuskan siapa yang akan diwawancarai.

Langkah-langkah merencanakanwawancara

1. Membaca materi latar belakang

2. Menetapkan tujuan-tujuan wawancara

3. Memutuskan siapa yang diwawancarai

4. Menyiapkan orang yang diwawancarai

5. Memutuskan jenis dan strukturpertanyaan

Jenis-jenis Pertanyaan

Dalam wawancara dikenal ada dua jenis pertanyaan yaitupertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup.

Pertanyaan terbuka bersifat “terbuka”menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untukmerespon. Mereka terbuka, respons bisa berupa dua kataatau dua paragraf.


6

Gambar 2: Pertanyaan wawancara terbuka

Pertanyaan tertutup membatasi respon orang yang diwawancarai, pertanyaan tertutup seperti soal-soal pilihan ganda saat ujian, anda di beri suatu dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan untuk menulis tanggapan anda sendiri. Kelebihan menggunakan pertanyaan tertutup mencakup hal-hal sebagai berikut:

Menghemat waktu Langsung kesasaran Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai Tetap dapat mengontrol wawancara Membongkar banyak hal dengan cepat Mendapatkan data-data yang relevan

Kekurangan penggunaan pertanyaan tertutup bersifat substansial, yakni:

Membosankan orang yang diwawancarai Dapat mendapatkan banyak detail (karena penanya menyediakan

batasan pilihan kepada orang yang diwawancarai). Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya. Gagal membangun hhubungan antara penanya dengan orang yang

diwawancarai.


7

Gambar 3 : Pertanyaan wawancara tertutup

Gambar 4 : Atribut-atribut pertanyaan terbuka dan pertanyaantertutup


8

Laporan hasil wawancara sangat diperlukan karena kita perlu menyimpan data-data hasil wawancara. Pewawancara perlu menangkap esensi wawancara lewat laporan tertulis. Seperti pada gambar 5 dibawah ini menunjukan sebuah sampel formulir laporan wawancara yang akan membantu untuk menangkap esensi wawancara.

Gambar 5: Laporan Hasil Wawancara

Sifat pertanyaan dalam wawancara : • Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas, jaga

penampilan • Jangan memasukan pendapat pribadi • Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit • Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan


9

• Hindari pertanyaan yang mengkritik • Jangan menggunakan kata „anda‟, „kamu‟ dsb, dan carilah

kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group

Keuntungan : Kerugian : Contact secara personel

memungkinkan analisi untuklebih respon danmendapatkan apa yang userkatakan. Karena ituinformasi yang didapatkanadalah informasi yangberkualitas tinggi.

Analis dapat menelusurilebih dalam mengenaipekerjaan user.

Jika orang yangdiinterview tidakmempunyai informasi lagi,maka interview dapatdihentikan.

Interview membutuhkanbanyak waktu

Analisis harus bekerja lagiuntuk merapikan informasiyang didapat

Hasil interview bisa tidakvalid, jika orang yangdiinterview mempunyaipikiran tertutup mengenaipermasalahan tersebut

Jika ada hasil interviewyang berbeda sama sekali,maka sulit untukdiselesaikan.

3.3 Observasi

Observasi adalah cara Fact Finding denganmemperhatikan bagaimana orang melakukan pekerjaanmereka. Dalam observasi, analis juga dapat mengetahui


10

informasi apa yang dibutuhkan bagi user untuk melakukanpekerjaannya

Ciri-Ciri Teknik Observasi:

• Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yangtinggi (ada validitas)

• Melihat langsung kehidupan (fakta) • Dapat menggambarkan lingkungan fisik • Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi) • Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman • Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili

tingkat kesulitan tertentu) • Mengganggu aktifitas kehidupan • Orang yang diamati cenderung berlaku baik


11

Berikut adalah keuntungan dan kerugian menggunakan metodeObservasi :

Keuntungan : Kerugian : • Observasi pada orang yang

bekerja memberikan informasibagaimana sistem dijalankan

• Data yang dikumpulkan dalamrealtime mempunyai nilaivaliditas yang tinggi.

• Observasi dapat digunakanuntuk verifikasi informasidari sumber lain atau melihatpengecualian dari standardprosedur yang ada

• Data dasar mengenai kinerjadari sistem yang ada dapatdikumpulkan

• Banyak orang yang tidak sukadi observasi.

• Observasi membutuhkan orangyang sudah ditraining danahli dalam melakukanobservasi

• Ada banyak masalah logicalbagi analis.

• Akan ada pula masalah etikkerja

3.4 Document Sampling Semua kegiatan investigasi, wawancara dan obseravasi

dalam metode pengumpulan data merupakan keputusan-keputusanpenting karena berkaitan dengan apa yang diamati dan siapa yangditanya atau diobservasi. Penganalisis sitem membuat keputusan-keputusan ini berdasarkan atas suatu pendekatan terstruktur yangdisebut Sampling.


12

Sampling adalah proses menyeleksi unsur-unsur yangmewakili suatu populasi secara sistematis. Bila unsur-unsur yangmewakili diamati dengan seksama, diasumsikan penganalisis akanmendapat informasi yang bermanfaat tentang populasi secarakeseluruhan.

Kebutuhan Akan Sampling

Ada beberapa alasan bagi penganalisis sistem memilihmenyeleksi sampel data yang representatif untuk diperiksa ataumenyeleksi orang-orang tertentu untuk diwawancarai, diberipertanyaan, atau diobservasi. Alasan-alasan tersebut antara lain:

1. Menekan biaya2. Mempercepat pengumpulan data3. Meningkatkan keefektifan4. Mengurangi kecurigaan

Perancangan SamplingSeorang penganalisis sistem harus mengikuti empat tahapan

untuk merancang Sampel yang baik:1. Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan2. Menentukan populasi yang dijadikan sampel3. Memilih jenis-jenis sampel4. Memutuskan ukuran sampe

Keuntungan Kerugian

• Dapat digunakan untukmengumpulkan dataqualitative

• Dapat digunakan untukmenemukan tingkat kesalahanpada dokumen kertas

•Jika sistem berubah dratis,maka dokumen yang ada tidakdapat menggambarkan keadaanyang akan datang

3.5 Kuisioner


13

Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yangmemungkinkan pengaalisis sistem mempelajari sikap-sikap,keyakinan, karakteristik, dan perilaku beberapa orang utama dalamorganisasi yang bisa berpengaruh oleh sistem yang diajukan atauoleh sistem yang sudah ada. Dengan menggunakan kuesioner,penganalisis berupaya mengukur apa yang ditemukan dalamwawancara. Selain itu, kuesioner juga bisa digunakan digunakanuntuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yangdiekspresikan dalam suatu wawancara.

Teknik Kuisioner: • Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar • Responden tidak terganggu • Hasilnya biasanya lebih objektif • Responden merasa dibatasi • Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan

situasinya • Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat


14

Petunjuk :

• Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan• Tentukan pertanyaan yang cocok • Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus

jelas/sederhana • Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada

kesulitan segera perbaiki

Keuntungan : Kerugian :

• Cara yang murah untukmendapatkan data dari banyakorang

• Jika kuesioner didesaindengan baik, maka hasil yangdidapatkan dapat secaramudah dianalisa.

• Kuesioner yang baik sulituntuk dibuat

• Tidak ada mekanisme yangsecara otomatis dapatmenelusuri masalah lebihdalam

• Kuesioner yang dikirimkammelalui pos, mempunyaitingkat respon yang rendah

3.6 PROTOTYPING


15

Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangansystem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatuprogram dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapatdievaluasi oleh pemakai. Hal ini berbeda dengan SDLCtradisional (konvensional) yang lebih banyak menghabiskanwaktu untuk menghasilkan spesifikasi yang sangat rinci sebelumpemakai dapat mengevaluasi system.

Prototype adalah suatu teknik pengumpulan data yangsangat berguna melengkapi siklus hidup pembangunan sistemtradisional. Saat penganalisis sistem menganalisis prototypingmereka berusaha mencari reaksi, saran-saran, inovasi, rencanarevisi pengguna untuk membuat peningkatan terhadap prototypesekaligus modifikasi rencana sistem dengan biaya dan ganggguanmaksimum. Sistem-sistem yang yang mendukung pembuatankeputusan semi terstruktur (seperti yang dilakukan padapendukung keputusan) adalah contoh utama prototyping.

KELEBIHAN PROTOTYPE KELEMAHAN PROTOTYPE


M ende ng arka n P elan gg an Mem bang u n, mem perb a iki

pro toty p eP elan gg an men guji c oba p roto ty pe

16

Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena ketrlibatan pemakai yang lebih intensif.

Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi resiko pemakai tidak menggunakan system mengingat keterlibatan mereka yang sangat tinggi sehingga system memenuhi kebutuhan mereka dengan sangat baik.

Mempersingkat waktu pengembangan.

Memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap versi prototype, keslahan segera dideteksi oleh pemakai.

Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan-perubahan.

Menghemat biaya (menurut penelitian, biaya pengembangan dapat mencapai10% hingga 20% disbanding kalau menggunakan SLDC tradisional).

Prototype hanya bisaberhasil jika pemakaibersungguh-sungguh dalammenyediakan waktu danpikiran untuk menggarapprototype.

Kemungkinan dokumentasiterabaikan karenapengembang lebihberkonsentrasi padapengujian dan pembuatanprototype.

Mengingat target waktuyang pendek, adakemungkinan system yangdibuat tidak lengkap danbahkan system kurangteruji.

Jika terlalu banyak prosespengulangan dalam membuatprototype, ada kemungkinanpemakai menjadi jenuh danmemberikan reaksi yangnegative.

Apabila tidak terkeloladengan baik, prototypemenjadi tak pernahberakhir. Hal inidisebabkan permintaanterhadap perubahan terlalumudah untuk dipenuhi.

4. Kapan Teknik Fact Finding Digunakan?


17

Penggunaan Fact-finding merupakan bagian dari penerapandatabase lifecycle. Ini secara krusial dibutuhkan sebelummelakukan perencanaan database, mendefinisikan sistem, danpengumpulan dan analisis requirements.

5. Requirement

5.1 Apa itu Requirement? Penemuan Kebutuhan merupakan proses dan teknikyang digunakan oleh penganalisis sistem untukmengidentifikasi atau ekstrak masalah sistem dan solusidari kebutuhan pengguna.

Menurut Ian Sommerville, Requirement adalahspesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan,deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja ataubagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa jugadijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem.

5.2 Macam – Macam Requirement

Menurut Ian Sommerville, ada beberapa macamaRequirement, antara lain sebagai berikut :


18

Gambar 2. Macam - macam Requirements

User Requirement (Kebutuhan Pengguna) Pernyataan tentang layanan yang disediakan sistem

dan tentang batasanbatasan perasionalnya. Pernyataanini dapat dilengkapi dengan gambar/diagram yang dapatdimengerti dengan mudah.

• System Requirement (Kebutuhan Sistem) Sekumpulan layanan/kemampuan sistem dan batasan-

batasannya yang ditulis secara detil. System requirementdocument sering disebut functional specification(spesifikasi fungsional), harus menjelaskan dengan tepat


3 Macam Requireme

nts

User Requiremen

t (Kebutuhan Pengguna)

System Requiremen

t (Kebutuhan Sistem)

Software Design

Spesification

(Spesifikasi Desain

Perangkat Lunak)

19

dan detil. Ini bisa berlaku sebagai kontrak antara kliendan pembangun.

• Software Design Spesification (Spesifikasi Desain

Perangkat Lunak) Gambaran abstrak dari rancangan software yang

menjadi dasar bagi perancangan dan implementasi yanglebih detil. Ketiga jenis requirement tersebutdiperlukan dalam pembangunan software karena masing-masing memberi pengertian ke pihak yang berbedakepentingan.

5.3 Kategori Requirement

Gambar 3. Kategori Requirements

• Functional Requirement


A . k ebut uh an F ungi si ona l

U sabi li ty R equi re men t

B . K ebut uh an N on-F ungi si ona l

20

Menggambarkan apa yang sistem lakukan dan akanlakukan atau menjabarkan fungsi–fungsi yang akandilaksanakan software. Contohnya memformat teks. Kadang –kadang disebut juga sebagai kapabilitas.

• Non Functional Requirement

Menggambarkan aspek dari sistem yang berhubungandengan sebaik apa hal itu memenuhi functionalrequirement. memberikan batasan terhadap solusi yangakan dihasilkan. Disebut juga sebagai qualityrequirement. Requirement jenis ini masih bisa dibagilagi menjadi performance requirements, maintainabilityrequirements, safety requirements, reliabilityrequirements atau salah satu software requirementslainnya.

• Usability Requirement

Adalah hal yang akan memampukan kita untuk yakinbahwa sistem yang dibuat dan user yang akan menggunakansistem tersebut dan task yang akan dikerjakan adalahsesuai


21

“Software requirement: What, Why, and Who”

Seperti yang tertera pada gambar 4 di atas dijelaskanbahwa requirement terdiri atas 3 jenis yaitu Business

Requirement, User Requirement, dan Functional Requirements. Business

requirement merepresentasikan tujuan tingkat tinggi costumeryang memesan sistem, User Requirement mendeskripsikan tujuanpengguna atau tugas yang bisa dilakukan oleh pengguna.Functional Requirement merupakan spesifikasi padafungsionalitas software yang harus dikembangkan olehdeveloper. Sedangkan istilah System Requirement


Gambar 4. Detail Macam – macam Requirement menurut buku

22

mendeskripsikan kebutuhan yang paling tinggi untuk produkyang memiliki banyak sub-sistem.


23

Kesimpulan

Setelah apa yang kita sudah bahas pada penjelasan –penjelasan terdahulu, kita bisa menyimpulkan bahwa Teknik Fact

Finding merupakan metode-metode tertentu untuk mencariinformasi dari sistem. Secara garis besar, Teknik FactFinding sendiri dibagi menjadi 6 bagian utama yaituBackground Reading, Interview, Observasi, Document Sampling, Kuisione dan

Prototype.

Sedangkan Requirement merupakan spesifikasi dari apayang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistemharusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalamsistem, bisa juga dijadikan batasan dalam prosespengembangan system. Menurut Ian Sommerville Requirementdibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu User Requirement, System

Requirement dan Software Design Spesification. Sedangkan menurut AllanDennis dalam bukunya System Analysis and Design, Requirementterbagi menjadi 5 bagian utama yaitu, Business Requirement, User

Requirement, System Requirement, Functional Requirement, dan Non Functional

Requirement.


24

Referensi

System Analysis And Design7th Edition,http :// psut.edu.jo/sites/raad/system_notes/Chapter%2003.ppt

Kendall. E. Kenneth and Kendall E. Julie, 2002, System Analysis

and Design, Fifth Edition, Prentice Hall. New Jersy. McGraw-Hill Higher Education, 2007, [Online]

http :// highered.mcgraw-hill.com / sites /0073052337/ student_vie w0 / chapter6 /

Whitten, Bentley: Systems Analysis & Design Methods [Online], Available:

http://www.taleem-e-pakistan.com/a-i-ou/autumn_2010/mba_assignments_aiou/

Sys_Analysis_Design_solved_assignemts/q-5.ppt

University Of Starthclyde, [Online] Available :

http ://www.strath.ac.uk/aer/materials/3datacollection/unit5/whatisobservation /

Jessevim Galeon,http :// jessevimgaleon.blogspot.com/2013/07/fact-finding- methods.html

Umut Yigitoglu, [Online] Available : http :// systemanalyst1.wordpress.com/2010/12/05/system- requirements-2 /

Wikipedia, http :// en.wikipedia.org / wiki / System_requirements


http://en.wikipedia.org/wiki/System_requirements







http://systemanalyst1.wordpress.com/2010/12/05/system-requirements-2/





http://jessevimgaleon.blogspot.com/2013/07/fact-finding-methods.html




http://www.strath.ac.uk/aer/materials/3datacollection/unit5/whatisobservation/



http://www.taleem-e-pakistan.com/a-i-ou/autumn_2010/mba_assignments_aiou/Sys_Analysis_Design_solved_assignemts/q-5.ppt

http://www.taleem-e-pakistan.com/a-i-ou/autumn_2010/mba_assignments_aiou/Sys_Analysis_Design_solved_assignemts/q-5.ppt

http://highered.mcgraw-hill.com/sites/0073052337/student_view0/chapter6/











http://psut.edu.jo/sites/raad/system_notes/Chapter%2003.ppt



Artikel Metode Fact Finding & Requirement

Documents

Transcript of Artikel Metode Fact Finding & Requirement