ANÁLISIS Y DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

 Herramientas para determinar requerimientos de sistemas

 La determinación de requerimientos es el estudio de un sistemapara conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras,dando como resultado una evaluación de la forma como trabajan losmétodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en unnuevo sistema. Esta puede ser la inclusión de determinada formapara capturar o procesar datos, producir información, controlaruna actividad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Esasí como la determinación de requerimientos vincula el estudio deun sistema existente con la recopilación de detalles relacionadoscon él.

 Actividades de la determinación de requerimientos

Es útil ver la determinación de requerimientos a través de tresgrandes actividades:

Anticipación de requerimientos: La experiencia de los analistasles permite anticipar ciertos problemas o características yrequerimientos para un nuevo sistema.

Por un lado, la experiencia de estudios previos puede conducir ala investigación de áreas que no consideraría un analista novato.Tener las bases necesarias para saber que preguntar o que aspectosinvestigar puede ser de beneficio substancial para laorganización.

Por otra parte, si se introducen sesgos o atajos al conducir lainvestigación entonces es muy probable que la anticipación derequerimientos se convierta en un problema. Por lo tanto, siempredeben darse lineamientos para estructurar una investigaciónalrededor de cuestiones básicas con la finalidad de evitarconsecuencias indeseables de la anticipación de requerimientos.

 Investigación de requerimientos: Es la más importante delanálisis de sistemas. Los analistas estudian el sistema actual conla ayuda de varias herramientas y habilidades, y documentancaracterísticas para, mas adelante, emprender el análisis.

La investigación de requerimientos depende de las técnicas paraencontrar datos, que serán explicadas mas adelante, e incluyen losmétodos para documentar y describir las características de lsistema.

 Especificaciones de requerimientos: Los datos obtenidos durantela recopilación de hechos se analizan para determinar lasespecificaciones de los requerimientos, es decir, la descripciónde las características del nuevo sistema. Esta actividad tienetres partes relacionadas entre sí: 

Análisis de datos basados en hechos reales: Se examinan losdatos recopilados durante el estudio, incluidos en ladocumentación de flujo de datos y análisis de decisiones, paraexaminar el grado de desempeño del sistema y si cumple con lasdemandas de la organización.

Identificación de requerimientos esenciales: Característicasque deben incluirse en el nuevo sistema y que van desdedetalles e operación hasta criterios de desempeño.

Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos:Métodos que serán utilizados para alcanzar los requerimientosestablecidos  seleccionados. Estos forman la base para eldiseño de sistemas, los cuales deben cumplir con laespecificación de requerimientos.

 La especificación de requerimientos implica gran responsabilidadpara los analistas de sistemas, ya que la calidad de trabajorealizado en esta etapa se vera reflejada mas adelante en lascaracterísticas del nuevo sistema.

 Requerimientos básicos

Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas alas siguientes cuatro importantes preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?¿Qué datos utiliza o produce esta empresa?¿Cuáles son los limites impuestos por el tiempo y la carga detrabajo?¿Qué controles de desempeño utiliza?

 Comprensión del proceso

Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben la respuesta,proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentalesrelacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Lassiguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensiónnecesaria: 

¿Cual es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa? ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?

¿Dónde se realizan estos pasos?

¿Quiénes lo realizan?

¿Cuánto tiempo tardan n efectuarlos?

¿Con cuanta frecuencia lo hacen?

¿Quiénes emplean la información resultante?

 Identificación de los datos empleados e información generada

El siguiente paso es detectar que datos se utilizan para llevar acabo cada actividad. Por ejemplo, para reabastecer el inventario,el comprador requiere datos que describan para cada articulo lacantidad existente, la demanda esperada, el nombre del proveedor yel costo. Para saber cuando hacer cada pedido, el comprador debeconsiderar el tiempo de entrega de la mercancía.

Por otra parte, muchas transacciones comerciales produceninformación útil para los gerentes cuando estos evalúan eldesempeño de empleados, negocios y sistemas; esta informacióntambién puede ser de utilidad, en otro contexto, para los gerentesy analistas. Por ejemplo, los analistas curiosos encuentran quelos datos relacionados con e abasto del inventario y almacenajetambién proporcionan información con respecto a demandas delalmacén, practicas de compras, ventas y flujo de efectivo.

 Frecuencia y volumen del proceso

La frecuencia con la que se presentan actividades en una empresacambia mucho. Por ejemplo, algunas como el pago de impuestossuceden pocas veces al año mientras que el pago de la nomina deempleados es algo que ocurre cada semana. Por consiguiente, losanalistas deben investigar con cuanta frecuencia se repite unaactividad. Conocer esta información puede llevar al analista a

considerar mas preguntas importantes para determinar la razón deesta frecuencia y su efecto sobre las actividades de la empresa.

 Muchas veces la forma más fácil de obtener esta información esidentificar el objetivo de la actividad: ¿Cuál es la causa de laactividad? En ocasiones los analistas se refieren a la causadirecta como la función de iniciación. Las actividades pueden seriniciadas por los clientes por sucesos y por el paso del tiempo.Los analistas corren el riesgo de no comprender adecuadamente larazón de una actividad y darle mayor o menos importancia de la quetiene en el sistema, a menos que conozcan que es lo que inicia laactividad.

 Identificación de controles

En situaciones donde se  ejerce buen control ya sea por parte dela gerencia o por el seguimiento del proceso, quizás no seaproblema determinar si una actividad se ha llevado a cabo en formaadecuada. Aun así, los analistas deben examinar los métodos decontrol durante la etapa de análisis: ¿existen estándaresespecíficos de desempeño?, ¿quién se encarga de comparar eldesempeño contra los estándares?, ¿cómo se detectan los errores?,¿cómo se corrigen los errores?, ¿se cometen demasiados errores?.La falta o debilidad de los controles es un descubrimientoimportante en cualquier investigación de sistemas.

 Requerimientos de las transacciones de los usuarios

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan yalmacenan datos por alguna razón. Por ejemplo, en un sistema depedidos, los pedidos de los clientes son procesados de forma talquesea posible enviar los artículos indicados. Este proceso seaplica a todos los pedidos que se reciben.

Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema deprocesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con laforma en que se procesan estas transacciones. Para entender losrequerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar adudas formularan preguntas como las siguientes: 

¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendoprocesada?

¿Qué es lo que inicia la transacción?

¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?

¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?

¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?

¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la formaen que se procesan los pedidos?

¿Que detalles son necesarios para procesar la transacción?

¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?

 Requerimientos de decisión de los usuarios

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadascon decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinasno son muy claras y es posible que los controles sean vagos. Lasdecisiones se toman  al integrar la información en forma tal quelos gerentes puedan saber que acciones emprender. Es probable quelos sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, el presentey el futuro. Algunos brindan soporte para decisiones recurrentesmientras que otros son únicos y no recurrentes.

Los analistas que investigan sistemas para el soporte dedecisiones, deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia yvolumen mencionadas anteriormente, pero también deben hacer otraspara determinar los requerimientos de las decisiones: 

1-     ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?2-     ¿Cuál es la fuente de información? ¿Qué sistemas de

transacciones producen los datos en el proceso de decisión?¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener delprocesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan enfuentes externas a la organización?

3-     ¿Cómo se deben procesar los datos para producir lainformación necesaria?

4-     ¿Cómo debe plantearse la información?

 Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas detransacciones y los de decisiones. Información muy valiosa puedeperderse si los sistemas de transacciones no capturan y guardanlos datos necesarios para las decisiones. Los sistemas deinventario capturan información relacionada con los continuospedidos, recepciones,  ventas y envió de artículos. Los datos que

estos sistemas almacenan son procesados nuevamente para generarinformación de manera periódica para analizar ventas, determinarpolíticas de procesos  o decidir planes de mercadotecnia paralíneas de productos.

 Todo esto significa que: 1) los analistas que investigan sistemaspara el soporte de decisiones deben considerar los sistemas deprocesamiento de transacciones y 2) que los sistemas eficaces parael soporte de decisiones requieren primero de procedimientosadecuados para el procesamiento de transacciones.

 Requerimientos de toda organización

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros parabrindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes.Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al delos otros. Cuando los analistas estudian sistemas para undepartamento también deben evaluar las implicaciones para losdemás departamentos con los que interactúa el sistema bajoinvestigación. Es responsabilidad del analista identificar lasdependencias entre departamentos y determinar como los afecta unproyecto de sistemas.

En muchas ocasiones, cuando trabajan con usuarios, los analistasescuchan como deberían manejarse las excepciones. Claro esta queuna aplicación debe diseñarse para dar cabida a los eventosrutinarios. Pero los analistas deben abordar lo que esta fuera dela rutina ya que estos sucesos son una prueba de fuego para elsistema. Deben asegurarse de hacer preguntas a los usuarios quesaquen a luz los casos excepcionales: ¿El procedimiento que empleael usuario siempre trabaja? ¿Con cuanta frecuencia es necesariohacer una excepción al procedimiento? ¿Todos los empleados siguenel mismo procedimiento?

 TÉCNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS

 Los analistas utilizan métodos específicos, denominados técnicaspara encontrar hechos, con el objeto de reunir datos relacionadoscon los requerimientos. Entre estos se incluyen la entrevista, elcuestionario, la revisión de los registros  y la observación. Engeneral, los analistas emplean mas de una de estas técnicas parallevar a cabo una investigación amplia y exacta.

 Entrevistas:

Los analistas emplean la entrevista para reunir informaciónproveniente de personas o de grupos. Por lo común, losentrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuariosen potencia del sistema propuesto. En algunos casos, losentrevistados son gerentes o empleados que proporcionan datos parael sistema propuesto o que serán afectados por el. Aunque algunosanalistas prefieren la entrevista sobre otras técnicas, esta nosiempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicación. Dado quela entrevista lleva tiempo, es necesario utilizar otros métodospara obtener la información necesaria para conducir unainvestigación.

Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o noestructuradas. Las entrevistas no estructuradas utilizan unformato pregunta-respuesta y son apropiadas cuando el analistadesea adquirir información general del sistema. Este formato animaa los entrevistados a compartir sus sentimientos, ideas ycreencias. Por otro lado, las entrevistas estructuradas utilizanpreguntas estándar en un formato de respuesta abierta o cerrada.El primero permite que el entrevistado de respuesta a laspreguntas con sus propias palabras; el segundo utiliza un conjuntoanticipado de respuestas. Cada enfoque tiene sus ventajas ydesventajas.

 Cuestionarios:

El uso de los cuestionarios permite a los analistas reunirinformación proveniente relacionada con varios aspectos de unsistema de un grupo grande de personas. El empleo de formatosestandarizados para las preguntas puede proporcionar datos masconfiables que otras técnicas; por otra parte, su ampliadistribución asegura el anonimato de los encuestados, situaciónque puede conducir a respuestas mas honestas. Sin embargo, estemétodo permite al analista observar las excepciones o reaccionesde los encuestados. Asimismo, la respuesta puede ser limitada yaque es posible que no tenga mucha importancia para los encuestadosllenar el cuestionario.

Con frecuencia los analistas utilizan cuestionarios abiertos paradescubrir sentimientos, opiniones y experiencias generales o paraexplotar un proceso o problema. Los cuestionarios cerrados

controlan el marco de referencia al presentar a los encuestadosrespuestas especificas para escoger.

 Revisión de los registros

Varios tipos de registros y reportes pueden proporcionar alanalista información valiosa con respecto a las organizaciones y asus operaciones. Al revisar los registros, el analista examina lainformación asentada en ellos relacionada con el sistema y losusuarios. La revisión de los registros puede efectuarse alcomienzo del estudio, como introducción, o también después, ysirve de base para completar las operaciones actuales. Por lotanto los registros pueden indicar que esta sucediendo.

Los registros incluyen manuales de políticas, reglamentos yprocedimientos estándares de operación utilizados por la mayorparte de las organizaciones como guías para los gerentes yempleados. Estos registros no indican la forma en la que sedesarrollan las actividades en realidad, donde se encuentra todoel poder de la toma de decisiones, o como se realizan todas lastareas. Sin embargo, pueden ser de gran ayuda para el analista ensu afán de comprender el sistema al familiarizarlo con aquellasoperaciones que necesitan apoyo con las relaciones formales dentrode la organización.

 Observación

La observación permite al analista ganar información que no sepuede obtener por otras técnicas. Por medio de la observación elanalista obtiene información de primera mano sobre la forma en quese efectúan las actividades. El método es mas útil cuando elanalista necesita observas, por un lado, la forma en que semanejan los documentos y se llevan a cabo los procesos y, porotro, si se siguen todos los pasos especificados. Los observadoresexperimentados saben que buscar y como evaluar la significancia delo que observan.

 HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS Y DECISIONES

Seguir procedimientos y tomar decisiones son aspectos importantesde cualquier empresa. Las decisiones y procedimientos son deimportancia para el analista cuando este conduce una investigaciónde sistemas dentro de la empresa.

Las herramientas ayudan al analista a integrar los datosrecopilados por los diversos métodos estudiados anteriormente.Pero, como sucede con todas las herramientas, la que emplea elanalista para documentar procedimientos y decisiones debenutilizarse adecuadamente.

Se presentan tres herramientas para documentar procedimientos:árboles de decisión, tablas de decisión y español estructurado.

 Conceptos básicos sobre decisiones

Cuando se analizan procedimientos y decisiones el primer paso esidentificar condiciones y acciones, conceptos comunes a todas lasactividades.

 Condiciones y variables de decisión

Cuando se observa un sistema y se pregunta ¿cuáles son lasposibilidades? O ¿qué puede suceder?, en realidad se estapreguntando por las condiciones, que son los posibles estados deuna entidad. Las condiciones cambian, y es por eso que el analistase refiere a ellas como variables de decisión.

Al documentar la decisión de cómo procesar un procedimiento, elinvestigador debe identificar tanto las condiciones permisiblescomo las relevantes que pueden presentarse en determinadasituación. Solo deben incluirse en el estudio aquellas condicionesque son relevantes. El hecho de que una factura este firmada o noes una variable relevante. Sin embargo, el tamaño de la hija depapel sobre la que esta impresa probablemente no lo sea.

 Acciones

Cuando se conocen todas las posibles condiciones, el siguientepaso del analista es determinar que hacer cuando se presentanalgunas de estas. Las acciones son opciones, que comprenden pasos,actividades o requerimientos, que puede elegir una persona cuandose enfrenta ante un conjunto de condiciones.

En muchos procedimientos el analista debe considerar combinacionesde condiciones y acciones. Como ayuda para comprender y adaptarestas combinaciones, emplean árboles de decisión, tablas dedecisión y el español estructurado.

 Árboles de decisión

Las personas pueden tener diferentes formas de decir lo mismo.Tener diferentes formas e decir la misma cosa pueden creardificultades de comunicación durante los estudios de sistemas. Porconsiguiente, el analista busca evitar las malas interpretaciones.Asimismo, el analista necesita organizar la información recopiladacon respecto a la toma de decisiones.

 Características de los árboles de decisión

El árbol de decisión es un diagrama que representa en formasecuencial condiciones y acciones; muestra que condiciones seconsideran en primer lugar, cuales en segundo y así sucesivamente.Este método también permite mostrar la relación que existe entrecada condición y el grupo de acciones permisibles asociado conella.

La raíz del árbol es el punto donde comienza la secuencia dedecisión. La rama a seguir depende de las condiciones existentes yde la decisión que debe tomarse. Al avanzar de izquierda a derechapor una rama en particular, se obtiene una serie de toma dedecisiones. Después de cada punto de decisión, se encuentra elsiguiente conjunto de decisiones a considerar. De esta forma, losnodos del árbol representan condiciones y señalan la necesidad detomar una determinación relacionada con la existencia de alguna deestas, antes de seleccionar la siguiente trayectoria. La parte quese encuentra a la derecha del árbol indica las acciones que debenrealizarse, las que a su vez dependen de la secuencia decondiciones que las proceden.

 Uso de árboles de decisión

El desarrollo de árboles de decisión beneficia al analista en dosformas. Primero que todo, la necesidad de describir condiciones yacciones llevan a los analistas a identificar de manera formal lasdecisiones que actualmente deben tomarse. De esta forma, esdifícil para ellos pasar por alto cualquier etapa del proceso dedecisión, sin importar que este dependa de variables cualitativaso cuantitativas.

Los árboles de decisión también obligan a los analistas aconsiderar la secuencia de las decisiones.

 Identificación de los requerimientos de datos

Los árboles de decisión también son útiles para identificar losrequerimientos de datos críticos que rodean al proceso dedecisión; es decir, los árboles indican los conjuntos de datos quela gerencia requiere para formular decisiones o tomar acciones.

Los árboles de decisiones se construyen después de completar elanálisis de flujo de datos, entonces es posible que los datoscríticos se encuentren ya definidos en el diccionario de datos. Siúnicamente se utilizan árboles de decisión, entonces el analistadebe tener la certeza de identificar con precisión cada datonecesario para tomar la decisión.

Los analistas necesitan describir y definir todos los datosutilizados en la toma de decisiones para que sea posible diseñarel sistema de forma tal que los genere apropiadamente.

 Como evitar los problemas que se generan al utilizar árboles dedecisión

Los árboles de decisión no siempre son la mejor herramienta parael análisis de decisiones. El árbol de decisión de un sistemacomplejo con muchas secuencias de pasos y combinaciones decondiciones puede tener un tamaño considerable. El gran numero deramas que pertenecen a varias trayectorias constituye mas unproblema que una ayuda para el análisis. En estos casos elanalista corre el riesgo de no determinar que políticas oestrategias de la empresa son la guía para la toma de decisionesespecificas.

 Tablas de decisión

La tabla de decisión es una matriz de renglones y columnas queindican condiciones y acciones. Las reglas de decisión, incluidasen una tabla de decisión, establecen el procedimiento a seguircuando existen ciertas condiciones.

 Características de las tablas de decisión

La taba de decisión esta integrada por cuatro secciones:identificación de condiciones, entradas de condiciones,identificación de acciones y entradas de acciones.  La

identificación de condiciones señala aquellas que son relevantes.Las entradas de condiciones indican que valor, si es que lo hay,se debe asociar para una determinada condición. La identificaciónde acciones enlista el conjunto de todos los pasos que se debenseguir cuando se presenta cierta condición. Las entradas deacciones muestran las acciones especificas del conjunto que debenemprenderse cuando ciertas condiciones o combinaciones de estasson verdaderas. En ocasiones se añaden notas en la parte inferiorde la tabla para indicar cuando utilizar la tabla o paradiferenciarla de otras tablas de decisión.

Las columnas del lado derecho de la tabla enlazan condiciones yacciones, forman reglas de decisión que establecen condiciones quedeben satisfacerse para emprender un determinado conjunto deacciones. La regla de decisión incorpora todas las condiciones quedeben ser ciertas y no solo una a la vez.

 Como construir tablas de decisión

Para desarrollar tablas de decisión, los analistas deben emprenderlos siguientes pasos: 

1-     Determinar los factores determinados como más relevantesen la toma de decisiones. Esto permite identificar lascondiciones en la decisión. Cada condición seleccionada debetener la característica de ocurrir o no ocurrir; en este casono es posible la ocurrencia parcial.

2-     Determinar los pasos o actividades más factibles bajocondiciones que cambian. Esto permite identificar lasacciones.

3-     Estudiar las diferentes posibilidades de combinaciones decondiciones. Para cualquier numero n de condiciones, existen2 a la n combinaciones a considerar.

4-     Llenar la tabla con las reglas de decisión. Existen dosformas para hacerlo.

La primera, y más larga, es llenar los renglones de condición convalores si o no para cada combinación posible de condiciones. Estoes, llenar la primera mitad del renglón con Si y la segunda conNo. El siguiente renglón se llena alternando con  S y N cada 25%

del renglón; es decir, 25% Si, 25% No, 25% Si y 25% No. Se repitede nuevo este proceso: se llena ada renglón faltante en formaalterna con S y con N, dividiendo cada vez por potencias sucesivasde 2.

El otro método para llenar la tabla considera una condición a lavez y, por cada condición adicional le añade una tabla pero sinconsiderar las combinaciones de condiciones y acciones duplicadas.

 Verificación de tablas de decisión

Después de construir una tabla, los analistas verifican que seacorrecta y completa con la finalidad de asegurar que la tablaincluye todas las condiciones junto con las reglas de decisión quelas relacionan con las acciones. Asimismo, los analistas tambiéndeben examinar la tabla para encontrar redundancias ycontradicciones.

Eliminación de la redundancia: Las tablas de decisión pueden volverse muygrandes y difíciles de manejar si se permite que crezcan sinningún control. Remover las entradas redundantes puede ser deayuda para manejar el tamaño de la tabla. La redundancia sepresenta cuando las siguientes condiciones son verdaderas al mismotiempo: 1) dos reglas de decisión son idénticas salvo para unacondición del renglón y 2) las acciones para las dos reglas sonidénticas.

Supresión de contradicciones: las reglas de decisión son contradictoriasentre si cuando dos o más reglas tienen el mismo conjunto decontradicciones pero sus acciones  son diferentes.

Las contradicciones indican que la información que tiene elanalista es incorrecta o bien existe un error  en la construcciónde la tabla. Sin embargo, muchas veces la contradicción esresultado de las dependencias en la información que recibe elanalista de diferentes personas con respecto a la forma en queestas toman decisiones. Se puede tomar una decisión especificautilizando diferentes reglas. Encontrar tales discrepancias puedeser de gran utilidad para el analista que trabaja con la finalidadde mejorar una situación de decisión.

 Tipos de entradas en una tabla

Forma de entrada limitada: La estructura básica de la tabla consistentesen S y N y entradas en blanco,  es la forma de entrada limitada.Este es uno de los formatos mas comunes. Existen otros dos quetambién se emplean de manera amplia.

Forma de entrada extendida: Esta forma reemplaza las S y las N conacciones que le indican al lector como decidir. En este formato,los identificadores de condición y acción no están completos y esla razón por la que las entradas contienen mas detalles que una Sy N. 

Forma de entrada mixta: En ocasiones los analistas prefieren combinaren la misma tabla las características de los dos métodosanteriores. En general, debe utilizarse solo una forma en cadasección de la tabla, pero entre las secciones de condiciones yacciones se puede utilizar cualquier forma.

 Forma ELSE: Esta es otra variante de las tablas de decisión quetiene como finalidad omitir la repetición por medio de reglas ELSE. Para construir una tabla de decisión en la forma ELSE, seespecifican las reglas, junto con las entradas de condiciones, quecubren todo el conjunto de acciones con excepción de una que seconvierte en la regla a seguir cando ninguna de las demáscondiciones explicitas es verdadera. Esta regla e encuentra en lacolumna final del margen derecho, que es la columna ELSE. Sininguna de las otras condiciones es valida, entonces se sigue laregla de decisión ELSE. Esta regla elimina la necesidad de repetircondiciones que conducen a las mismas acciones.

 Tablas múltiples

La forma ELSE es una alternativa para controlar el tamaño de lastablas de decisión. Otra manera de hacer esto es enlazando variastablas de decisión. De acuerdo con las acciones seleccionadas enla primera tabla, otras se explican en una o más tablasadicionales; cada tabla proporciona mayores detalles relacionadoscon las acciones a emprender. Por otra parte, las tablas múltiplespermiten al analista establecer las acciones repetitivas que debenrealizarse después de tomar las decisiones y que continúan hastaque se alcanza determinada condición.

Para utilizar este método los analistas construyen, por separado,tablas de decisión que satisfacen todos los requerimientos

normales y que están relacionadas con una decisión especifica. Lastablas de enlazan en forma jerárquica: Una tabla de nivel-altocontiene las condiciones principales que, cuando sonseleccionadas, determinan las tablas y acciones adicionales dondese encuentran otros detalles. Existen dos tipos de transferencia:directa y temporal.

 Transferencia directa: La transferencia directa se emplea una sola vez;la tabla que es seleccionada de esta manera no vuelve a referirsea la tabla original. La proposición “GO TO (nombre de la tabla)”indica cual es la siguiente tabla que se va a examinar.

Transferencia temporal: En contraste con la tabla anterior, la tabla 1se enlaza con la proposición “PERFORM tabla 2”. Al final de latabla 2 la proposición RETURN regresa de nuevo el control a laproposición que sigue al GO TO en la tabla 1.

 Procesadores de tablas de decisión

Las tablas de decisión han sido parcialmente automatizadas. Losprocesadores de tablas de decisión son programas para computadoraque manejan la formulación actual de una tabla con base en lainformación de entrada proporcionada por el analista. Estosprocesadores también emprenden todas las verificaciones necesariaspara detectar inconsistencias y redundancias.

La utilidad de los procesadores de tablas de decisión radica en elahorro de tiempo de programación y detección de errores.

 Español estructurado

El español estructurado es otro método para evitar los problemasde ambigüedad del lenguaje al establecer condiciones y acciones,tanto en procedimientos como en decisiones. Este método no haceuso de árboles o tablas; en su lugar utiliza declaraciones paradescribir el proceso. El proceso no muestra reglas de decisión;las declara.

Aun con esta característica, las especificaciones en españolestructurado requieren que el analista primero identifique lascondiciones que se presentan en un proceso y las decisiones que sedeben tomar cuando esto sucede, junto con las accionescorrespondientes. Sin embargo, el método también permite hacer una

lista de todos los pasos en el orden que se llevan a cabo. Paraello no se utilizan símbolos y formatos especiales,características de los árboles y las tablas de decisión que paralgunos resultan incómodos. Además, es posible describir conrapidez los procedimientos en su totalidad ya que para ello deemplean declaraciones muy similares al español.

La terminología utilizada en la descripción estructurada de unaaplicación consiste, en gran medida, en nombres de datos para loselementos que están definidos en el diccionario de datosdesarrollado para el proyecto.

 Desarrollo de declaraciones estructuradas

El español estructurado emplea tres tipos básicos de declaracionespara describir un proceso: estructuras de secuencia, estructurasde decisión y estructuras de iteración.

Estructuras de secuencia: Una estructura de secuencia es un solo paso oacción incluido en un proceso. Este no depende de la existencia deninguna condición y, cuando se encuentra, siempre se lleva a cabo.En general, se emplean varias instrucciones en secuencia paradescribir un proceso.

Estructuras de decisión: El español estructurado es otro camino paramostrar el análisis de decisión. Por tanto, a menudo se incluyenlas secuencias de acciones dentro de estructuras de decisión quesirven para identificar condiciones. Es así como las estructurasde decisión aparecen cuando se pueden emprender dos o másacciones, lo que depende del valor de una condición especifica.Para esto primero se evalúa la condición y después se toma ladecisión de emprender las acciones o el grupo de accionesasociados con esta condición. Una vez determinada la condición lasacciones son incondicionales.

Estructuras de iteración: En las actividades rutinarias de operación, escomún encontrar que algunas de ellas se repiten mientras existenciertas condiciones o hasta que estas se presentan. Lasinstrucciones de iteración permiten al analista describir estoscasos.

 Beneficios del español estructurado

Como puede observarse, el español estructurado puede ser deutilidad para describir con claridad condiciones y acciones.Cuando se examina el ambiente de una empresa, los analistas puedenusar el español estructurado para declarar las reglas de decisiónque se aplican en este medio. Si los analistas no pueden declararque acción emprender cuando se toma una decisión, entoncesnecesitan adquirir mayor información para descubrir la situación.Por otro lado, después de describir las actividades en formaestructurada, los analistas pueden pedir a otras personas querevisen la descripción y determinen con rapidez los errores uomisiones cometidos al establecer los procesos de decisión.

 ANÁLISIS ESTRUCTURADO

Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto desistemas de información, a profundo tienden a profundizar en unárea de la organización con la que tienen poca familiaridad. Apesar de esto, deben desarrollar un sistema que ayude a losgerentes y personal –los futuros usuarios- de esta área. Cualquiernuevo sistema o conjunto de recomendaciones para cambios en elsistema existente, ya sea este manual o automatizado, debeconducir hacia la mejora. Para alcanzar este resultado, se esperaque los analistas de sistemas hagan lo siguiente: 

Aprendan los detalles y procedimientos del sistema en uso Obtengan una idea de las demandas futuras de la organización

como resultado del crecimiento, del aumento de la competenciaen el mercado, de los cambios en las necesidades de losconsumidores, de la evolución de las estructuras financieras,de la introducción de la nueva tecnología y cambios en laspolíticas del gobierno entre otros.

Documentar detalles del sistema actual para su revisión ydiscusión por otros.

Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y susprocedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre lasdemandas anticipadas para el futuro.

Recomendar todas las revisiones y ampliaciones del sistemaactual, señalando su justificación. Si es apropiado, quizá lapropuesta de un nuevo sistema completo.

Documentar las características del nuevo sistema con un nivelde detalle que permita comprender a otros sus componentes, yde una manera que permita manejar el desarrollo del nuevosistema.

Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo elproceso, tanto para aprovechar su experiencia y conocimientodel sistema actual, como para conocer sus ideas, sentimientosy opiniones relacionadas con los requerimientos de un nuevosistema o de los cambios para el actual.

 Para tener éxito, los buenos analistas de sistemas estructuran elproceso que siguen para el desarrollo de un nuevo sistema. Aunquecada lugar donde trabaja l analista es diferente, las tareas quellevan a cabo son similares y existe un conjunto común depreguntas por contestar cuando las emprenden.

 El análisis estructurado es un método para el análisis desistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo deespecificaciones para sistemas nuevos o para efectuarmodificaciones a los ya existentes. Cuando los analistas desistemas abordan una situación poco familiar, siempre existe unapregunta sobre donde comenzar el análisis. Una situación dinámicasiempre puede ser vista como abrumadora debido a que muchas de lasactividades se llevan a cabo constantemente. El análisisestructurado permite al analista conocer un sistema o proceso enforma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la basepara asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.

 ¿Qué es lo que se desea estructurar? ¿Qué significa “estructura”?El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar lastareas asociadas con la determinación de requerimientos paraobtener comprensión completa y exacta de una situación dada.

En el análisis estructurado, la palabra estructura significa que:1) el método intenta estructurar el proceso de determinación delos requerimientos comenzando con la documentación del sistemaexistente; 2) el proceso esta organizado de tal forma que intentaincluir todos los detalles relevantes que describen el sistema enuso; 3) es fácil verificar cuando se han omitido detallesrelevantes; 4) la identificación de los requerimientos serásimilar entre varios analistas e incluirá mejores soluciones yestrategias para las oportunidades de desarrollo de sistemas; y 5)

los documentos de trabajo generados para documentar los sistemasexistente y propuesto son dispositivos de documentación eficiente.

 Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes: 

1-     Símbolos gráficos: iconos y convenciones para identificar ydescribir los componentes de un sistema junto con lasrelaciones entre estos componentes.

2-     Diccionario de datos: descripciones de todos los datosutilizados en el sistema. Puede ser manual o automatizado.

3-  Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales queemplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistasdescribir actividades importantes que forman parte delsistema.

4-     Reglas: estándares para describir y documentar el sistemaen forma correcta y completa.

 Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntasespecificas: ¿qué procesos integran el sistema?, ¿qué datos empleacada proceso?, ¿qué datos son almacenados? y ¿qué datos ingresan yabandonan el sistema?.

Los datos son la guía de actividades de la empresa. Ellos puedeniniciar eventos y ser procesados para dar información útil alpersonal que desean saber que tan bien se han manejado loseventos. Seguir el flujo de datos por todos los procesos de laempresa les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan losobjetivos de la organización. El análisis de flujo de datosestudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta loshallazgos con diagramas de flujo de datos que muestran en formagrafica la relación entre procesos y datos, y en los diccionariosde datos que describen de manera formal los datos del sistema ylos sitios donde son utilizados.

 CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS DE FLUJO DE DATOS

El análisis de flujo de datos analiza el empleo de los datos parallevar acabo procesos específicos  de la empresa dentro del ámbitode una investigación de sistemas. El análisis puede pensarse de

tal manera que se estudien las actividades del sistema desde elpunto de vista de los datos: donde se originan, donde se utilizano cambian, hacia donde van, incluyendo las paradas a lo largo delcamino que siguen desde su origen hasta su destino.

Herramientas de la estrategia de flujo de datos

La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos enforma grafica. Las herramientas utilizadas al seguir estaestrategia muestran todas las características esenciales delsistema y la forma en que se ajustan entre si.

 El análisis de flujo de datos utiliza las siguientesherramientas:

1-     Diagrama de flujo de datos: una herramienta grafica se empleapara describir y analizar el movimiento de datos a través deun sistema, ya sea que este fuera manual o automatizado,incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasosen el sistema. Los diagramas de flujo de datos son laherramienta mas importante y la base sobre la cual sedesarrollan otros componentes. La transformación de datos deentrada en salida por medio de procesos puede describirse enforma lógica e independiente de los componentes físicosasociados con el sistema. Estos diagramas reciben el nombrede diagramas lógicos de flujos de datos.

2-     Diccionario de datos: el diccionario contiene lascaracterísticas lógicas de los sitios donde se almacenan losdatos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias,contenido y organización. también identifica los procesosdonde se emplean los datos y los sitios donde se necesita elacceso inmediato a la información.

3-     Diagrama de estructura de datos: es una descripción de larelación entre las entidades de un sistema y el conjunto deinformación relacionado con la entidad. No considera elalmacenamiento físico de los datos.

4-     Grafica de estructura: herramienta de diseño que muestra consímbolos la relación entre los módulos de procesamiento y elsoftware de la computadora. Describen la jerarquía de losmódulos componentes y los datos que serán transmitidos entre

ellos. Incluye el análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de transacciones.

 Ventajas del análisis de flujo de datos

El análisis de flujo de datos permite a los analistas aislar áreasde interés en la organización y estudiarlas al examinar los datosque están en el proceso, de tal manera que puedan observar lamanera en que cambian cuando lo abandonan. A medida que losanalistas reúnen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso;esto los conduce a formular preguntas relacionadas con aspectosespecíficos del mismo y los lleva a una investigación adicional.

 DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Para que sean de utilidad y proporcionen información, losdiagramas de flujo de datos deben dibujarse de forma adecuada.

Proceso de desarrollo

Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, estoes, las actividades y procesos que ocurren en el presente. En laterminología del análisis estructurado, este es el estudio delsistema físico. El sistema físico se transada en una descripciónlógica que se centra en datos y procesos.

Durante el análisis de flujo de datos se evalúan todos losdetalles en términos de los componentes lógicos de flujos dedatos, procesos, almacenes de datos, orígenes y destinos.

En todas las etapas de diseño que siguen, los requerimientos delsistema se trasladan en detalles de diseño lógico. En las fases deconstrucción, como la programación del software para computadora,las especificaciones lógicas son trasladadas en característicasfísicas y en un sistemas de información que trabaja. 

Diagramas físicos de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:

Diagramas físicos de flujo de datos: proporcionan un panorama del sistema enuso, que es dependiente de la implantación, que muestra que tareasse llevan a cabo y como. Las características físicas incluyen:

Nombre de personas Nombres o números de formatos y documentos

Nombres de departamentos

Archivos maestros de transacciones

Equipo y dispositivos utilizados

Ubicaciones

Nombres de procedimientos

 

 Diagramas lógicos de flujos de datos: proporcionan un panorama del sistemaindependiente de la implantación, que se centra en el flujo dedatos entre los procesos sin considerar los dispositivosespecíficos y la localización de almacenes de datos o personas enel sistema. En este tipo de diagramas no se indican lascaracterísticas físicas.

 Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo dedatos 

1-     Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debeestar basado en los datos que entran al proceso.

2-     Todos los flujos de datos reciben un nombre, el nombrerefleja los datos que influyen entre procesos, almacenes dedatos, fuentes o destinos.

3-     Solo deben entrar al proceso los datos necesarios parallevarlo a cabo.

4-     Un proceso no debe ser nada de ningún otro sistema, esdecir, debe ser independiente; la única dependencia que debeexistir es aquella que esta basada en sus propios datos deentrada y salida.

5-     Los procesos siempre están en continua ejecución; no seindican ni tampoco de detienen. Los analistas deben suponerque un proceso siempre esta listo para funcionar o realizar etrabajo necesario.

6-     La salida de los procesos puede tomar las siguientesformas:

a-     Flujo de datos con información añadida por elproceso.

b-     Una respuesta o cambio en la forma de los datos.c-     Un cambio de decisión.d-     Un cambio de contenido.e-     Cambios en la organización.

Seguir convenciones de nivelación significativa

 Nivelación es un termino que se refiere al manejo de archivoslocales. Los detalles relacionados con un solo proceso en undeterminado nivel, deben permanecer dentro del proceso. Losalmacenes y flujos de datos que son relevantes únicamente para elinterior del proceso, son ocultados hasta que el proceso seextiende con mayor detalle.

 Asignar etiquetas significativas

 Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesosdeben decirle al lector que esta ocurriendo. Todos los flujos dedatos deben tener un nombre que refleje con exactitud sucontenido.

 Asignación de nombre al flujo de datos: los nombres dados a losflujos de datos deben reflejar los datos de interés para losanalistas, no los documentos o el lugar donde residen.

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Porconsiguiente, el flujo de datos de salida tiene un nombrediferente al de entrada.

 

Asignación de nombre a los procesos: se deben asignar nombres atodos los procesos que les digan a los usuarios algo especificocon respecto a la naturaleza de las actividades del proceso.

Los siguientes lineamientos tienen como finalidad servir de ayudapara identificar los procesos de forma tal que sean útiles a lasactividades subsecuentes de análisis y diseño: 

1-     Seleccionar nombres que indiquen la acción que se lleva acabo.

2-     Asegurar que el nombre describa completamente al proceso.3-     Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el

enlace entre los flujos de entrada y los de salida.4-     Evitar nombres vagos para los procesos.5-     Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que

estos son mas específicos y descriptivos que los asociadoscon los procesos de alto nivel.

6-     Asignar nombres a los procesos que sean únicos para laactividad que ellos describen.

 Evaluación del flujo de datos para verificar que es correcto

 Las siguientes preguntas son de utilidad para evaluar losdiagramas de flujo de datos: 

1-     ¿Existen en el diagrama de flujo de datos componentes queno tienen nombre?

2-     ¿Existen almacenes de datos que son entradas y a los quenunca se les hace referencia?

3-     ¿Existen procesos que no reciben entradas?4-     ¿Existen procesos que no generan salidas?5-     ¿Existen procesos que tienen varias finalidades?6-     Existen almacenes de datos a los que nunca se les hace

referencia?7-     ¿Es el flujo de datos que llega a un proceso adecuado

para realizarlo?8-     ¿Existen demasiados datos en el almacén de datos?9-     ¿El flujo de datos que llega a un proceso es demasiado

extenso para la salida que este produce?10- ¿Se introducen alias en la descripción del sistema?

¿Aparecen en el diccionario de datos?11- ¿Los procesos son independientes entre sí? ¿Dependen solo de

los datos que reciben como entrada?

 CARACTERÍSTICAS DE LOS DICCIONARIOS DE DATOS

Los diccionarios de datos son un componente importante delanálisis estructurado ya que por si solos los diagramas de flujode datos no describen el objeto de la investigación. Eldiccionario de datos proporciona mas información relacionada conel sistema.

Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de loselementos en un sistema. Como su nombre lo sugiere, estoselementos se centran alrededor de los datos y la forma en queestán estructurados para satisfacer los requerimientos de losusuarios y las necesidades de la organización. Los elementos masimportantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos.

 Importancia del diccionario

Los analistas utilizan el diccionario de datos por cinco razonesimportantes:

Para manejar los detalles en sistemas grandes. Para comunicar un significado común para todos los elementos

del sistema

Para documentar las características del sistema

Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidadde evaluar las características y determinar donde efectuarcambios en el sistema

Localizar errores y omisiones en el sistema.

 Contenido de un registro del diccionario

Todas las partes de un sistema de información dependen de loasdatos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones paraflujo de datos dentro del sistema: 

Elementos dato: son los bloques básicos para todos los demásdatos del sistema. Por si mismo no conllevan suficientesignificado para ningún usuario. 

Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales queestán relacionados con otros y que en conjunto describen uncomponente del sistema. 

Descripción de los elementos dato

 Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjuntode detalles que describen los datos utilizados o producidos por elsistema. Cada uno esta identificado con un nombre, descripción,

alias y longitud, junto con el intervalo de valores específicospara el dato permitidos por el sistema bajo estudio.

Nombre de los datos: Para distinguir un dato del otro, losanalistas les asignan nombres que sean significativos. Los nombresse emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo elproceso de desarrollo de sistemas.

 Descripción de los datos: La descripción de un dato describe demanera breve lo que este representa en el sistema.

Las descripciones de los datos deben escribirse con la suposiciónde que la persona que las leerá no sabe nada con respecto alsistema.

 Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismosque dependen e quien haga uso del dato. Estos nombres se denominanalias. Un diccionario significativo debe incluir todos los alias.

 Longitud: La longitud identifica el numero de espacios necesariospara cada dato pero sin considerar la forma en que seránalmacenados.

 Valores de los datos: En algunos procesos solo son permitidosvalores muy específicos para los datos. Todos los detalles seránde utilidad a los analistas mas adelante, cuando diseñen loscontroles del sistema.

 Descripción de las estructuras de datos

Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones decomponentes: 

Relación secuencial: define los componentes que siempre seincluyen en una estructura de datos en particular;concatenación de dos o más datos.

Relación de selección: define alternativa para datos o estructurasde datos incluidas en una estructura de datos.

Relación de iteración: define la repetición de un componente cero omás veces.

Relación opcional: caso especial de la iteración; los datos puedenestar o no incluidos, esto es, una o ninguna iteración.

  FINES DE LOS PROTOTIPOS DE APLICACIONES

La finalidad del desarrollo de prototipos se entiende mejor alexaminar las razones para seleccionar esta estrategia y la formaen la que incrementa el nivel de productividad en el desarrollo desistemas. Por otra parte también se explora la naturaleza de lasaplicaciones que son buenos candidatos para desarrollo con elmétodo del prototipo.

 Usos de los prototipos de aplicaciones

El desarrollo de prototipos de aplicación tiene dos usosprincipales. Por un lado, es un medio eficaz para aclarar losrequerimientos de os usuarios. Las especificaciones por escrito secrean, en general, como vehículos para describir lascaracterísticas y requerimientos que debe satisfacer laaplicación.

El segundo uso del prototipo de aplicación es verificar lafactibilidad del diseño de un sistema. Los analistas puedenexperimentar con diferentes características de la aplicación yevaluar la reacción y respuesta por parte del usuario.

 Razones para el empleo de prototipos

Las razones para el uso de prototipos son el resultado directo dela necesidad de diseñar y desarrollar sistemas de información conrapidez, eficiencia y eficacia.

 Aumento de la productividad

La productividad es importante para los analistas de sistemas ypara la organización en la que trabajan. Los analistas de sistemasson más productivos si toman precauciones que: 

Minimicen el tiempo que se pierde debido al desarrolloincorrecto.

Minimicen los errores del diseño.

Garanticen que los esfuerzos realizados por ellos seanfructíferos.

Garanticen que los usuarios reciban la aplicación quenecesitan.

Garanticen que no tendrá que volverse a hacer el trabajo dedesarrollo.

 Al mismo tiempo, los analistas se enfrentan a muchos obstáculospara alcanzar sus objetivos de desarrollo. A continuación semencionan varios hechos que deben considerarse: 

Los usuarios tienen gran dificultad para especificar conanticipación sus necesidades de información, en especialcuando la situación es nueva o cambia con rapidez.

La especificación completa de los requerimientos deinformación depende en particular de la forma en que debeutilizarse la tecnología.

A menudo las descripciones estáticas de sistemas no sonsuficientes para proporcionar detalles sobre situacionesdinámicas.

La mala comunicación, que siempre es una posibilidad, pareceque siempre se presenta en el momento menos oportuno.

 Aplicaciones para candidatos 

Los prototipos son más eficaces en el desarrollo de sistemas deinformación cuando se cumples ciertas condiciones- Cualquiera delas siguientes cinco condiciones sugieren la necesidad de utilizarun prototipo. 

No se conocen los requerimientos: La naturaleza de laaplicación es tal que existe poca información disponible conrespecto a las características que debe tener l sistema parasatisfacer los requerimientos el usuario.

Los requerimientos necesitan evaluarse: Se conocen losrequerimientos aparentes de información, tanto de los usuariosfinales como de la organización, pero es necesarioverificarlos y evaluarlos.

Costos altos: La inversión de recursos financieros y humanosasí como el tiempo necesario para generar la aplicación essustancial. Existen otros proyectos que también compiten porlos mismos recursos.

Alto riesgo: La evaluación inexacta de los requerimientos delsistema o el desarrollo incorrecto de una aplicación ponen en

peligro a la organización, a sus empleados y también a suspropios recursos.

Nueva tecnología: El deseo de instalar nueva tecnología yasea con los campos de la computación, de las comunicaciones dedatos u otras áreas relacionadas, abre nuevas fronteras parala organización. Muchas compañías no tienen experiencia en eluso de cierta tecnología ni tampoco las demás organizacionescon las que se comunican.

 ETAPAS DEL MÉTODO DE PROTOTIPOS 

Identificación de requerimientos conocidos

La determinación de los requerimientos de una aplicación es tanimportante para el método de desarrollo de prototipos como lo espara los métodos del ciclo clásico de desarrollo de sistemas oanálisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear elprototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos paraidentificar los requerimientos conocidos que tienen quesatisfacerse.

 Desarrollo de un modelo de trabajo

La construcción de un prototipo es un proceso iterativo dedesarrollo. Antes de la primera iteración, los analistas desistemas explican el método a los usuarios, las actividades arealizar, la secuencia en la que se llevaran a cabo y tambiéndiscuten las responsabilidades de cada participante. Un cronogramapara el inicio y fin de la primera iteración es de gran ayuda, portanto, debe elaborarse justo antes de iniciar las actividades.

En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientescomponentes: 

El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario yel sistema.

Pantallas y formatos para la entrada de datos.

Módulos esenciales de procesamiento.

Salida del sistema.

 USO DE PROTOTIPOS

Cuando el prototipo esta terminado, el siguiente paso es tomar ladecisión sobre como proceder. Existen cuatro caminos a seguirdespués de evaluar la información obtenida con el desarrollo y usodel prototipo:

Abandono de la aplicación

En algunos casos, la decisión es descartar el prototipo yabandonar el desarrollo de la aplicación. Esta conclusión nosignifica que fuese un error emprender el proceso de desarrollodel prototipo o un desperdicio de recursos. Mas bien, lainformación y experiencia ganada con el desarrollo y empleo delprototipo condujo hacia una decisión de desarrollo. Es probableque los usuarios y analistas hayan aprendido que el sistema erainnecesario o hayan descubierto otra solución durante elproceso.  

Implantación del prototipo

Algunas veces el prototipo se convierte en el sistema que senecesita. En este caso, se implanta sin ninguna modificación y nose emprenden mas esfuerzos de desarrollo. Esta decisión es másprobable tomarse bajo una o más de las siguientes circunstancias: 

La evolución de prototipo condujo a una aplicación que tienelas características, capacidades y desempeño requeridos.

La aplicación será utilizada con poca frecuencia y no esimportante su rapidez o eficiencia operacional.

La aplicación no tiene efecto sobre otras aplicaciones odatos de la organización y tampoco interacciona con ellos;además satisface las necesidades de os usuarios inmediatos.

El medio ambiente de la aplicación se encuentra en un estadode flujo; es difícil determinar necesidades a largo plazo ocondiciones de operación mas estables. En consecuencia no esposible justificar otras actividades de desarrollo. Elprototipo es de utilidad para las condiciones actuales.

 Desarrollo de la aplicación

Cuando un prototipo tiene éxito puede proporcionar información muyamplia con respecto a los requerimientos de la aplicación yconducir a su completo desarrollo. Terminar el prototipo n

significa finalizar el proceso de desarrollo. Mas bien señala elcomienzo de la siguiente actividad: el desarrollo completo de laaplicación.

El desarrollo de una aplicación puede presentarse como parte delmétodo de ciclo de vida de los sistemas de información. Las dosformas más comunes de incorporar la construcción de un prototipopara la aplicación son las siguientes: 

El prototipo se emplea como una opción para la determinaciónde requerimientos; las características del prototipo sonconsideradas como los requerimientos a satisfacer ensubsecuentes actividades de desarrollo.

El prototipo se utiliza como sustituto para el diseño eimplantación de la aplicación, es decir, como un esqueleto apartir del que se construye el resto del sistema. 

Inicio de un nuevo prototipo

Algunas veces la información ganada con el desarrollo y uso delprototipo, sugiere el empleo de un enfoque muy diferente parasatisfacer las necesidades de la organización. En este caso esposible encontrar que las características de la aplicación con muydiferentes si el prototipo  es inadecuado para demostrarlas yevaluarlas.

 HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS

Lenguajes de cuarta generación

Los lenguajes de cuarta generación fueron creados para ayudar asatisfacer la necesidad de desarrollar un software con mayoreficiencia. Los lenguajes de cuarta generación incluyen un amplioespectro de lenguajes de computadora que hacen hincapié sobre loque debe hacerse mas que sobre como realizar la tarea. 

Los lenguajes de cuarta generación se clasifican en trescategorías:

Lenguajes no orientados hacia procedimientos: El lenguaje con el que trabajanlos analistas y usuarios finales no esta orientado haciaprocedimientos. Algunas veces el lenguaje recibe l nombre delenguajes no-procedurales. Un solo mandato lleva a cabo una

función completa. No es raro encontrar que el mandato de unlenguaje no orientado hacia procedimientos remplace al equivalentede mas de cien instrucciones de un lenguaje de tercera generación.

Lenguajes de consulta y recuperación: Estos lenguajes facilitan larecuperación de datos almacenados sin necesidad de escribir muchasinstrucciones orientadas hacia procedimientos, o especificar elformato de los datos. Estos lenguajes permiten a los usuariosformular preguntas en formatos tabulares o parecidos al ingles. 

Generadores de reportes

Los generadores de reportes permiten a los usuarios obtener confacilidad datos de archivos o bases de datos. Se puede obtener elcontenido parcial o total de los registros. En comparación con loslenguajes de consulta y recuperación, los generadores de reportesdan a los usuarios mayor control sobre la apariencia y contenidode la salida. Los resultados se  pueden presentar en un formato dereporte que se establece en forma automática por software, o elusuario también puede proporcionar las especificaciones queinstruyan al sistema para preparar títulos específicos,descripciones de pagina y encabezados de columnas. 

Generadores de aplicaciones

Los generadores de aplicaciones son programas de software quepermiten la especificación de toda una aplicación de un nivel muyalto. Ellos proporcionan las condiciones para desarrollaraplicaciones que acepten datos, efectúen cálculos, sigancomplicadas rutinas de procesamiento lógico y produzcan reportes ysalidas. El generador de aplicaciones produce el código fuente.Algunos producen programas completos. Otros, denominadosgeneradores de programas, reparan el código del programa, comomódulos individuales, y permiten al usuario enlazar otros móduloscon los producidos por el generador. 

Generadores de pantalla

Un generador de pantalla es una herramienta interactiva paradibujar pantallas y efectuar la validación automática de laentrada y procesamiento. Es posible seleccionar con respuestassencillas preferencias sobre el presentar con mayor brillantez la

información más importante, el utilizar determinados colores ohacer uso del video inverso.

Los generadores de pantalla también permiten que los usuariospreparen automáticamente componentes que sean de ayuda en lainteracción usuario-maquina, incluyendo la localización de campospara entrada de datos, campos para presentar datos, encabezados decolumna, etiquetas y mensajes. 

IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Las herramientas son esenciales para el análisis de sistemas.Ellas mejoran la forma en que ocurre el desarrollo y tieneninfluencia sobre la calidad del resultado final. 

Beneficios del empleo de herramientas

Con las herramientas, el analista tiene el potencial de ser másproductivo; se pueden completar las mismas actividades dedesarrollo en un tiempo menor que el que se necesita usando no seutilizan  las herramientas.

Las herramientas sugieren procedimientos que conducen al empleo deprocesos más eficaces. Si la productividad significa realizar latarea correcta, la eficacia significa hacer la tarea en formacorrecta.

Cuando las herramientas mejoran los procesos, por lo generaltambién ocurre lo mismo con los resultados. 

Beneficios de las herramientas asistidas por la computadora

La introducción de herramientas asistidas por la computadora enlos esfuerzos de análisis y desarrollo aumentan los beneficios quese derivan del uso de las herramientas. Las herramientas delanálisis asistido por la computadora mejoran la velocidad ydisminuyen el tiempo necesario para completar la tarea dedesarrollo.

La automatización también se hace cargo de algunas tareas que sonpesadas. El desarrollo de diagramas de flujo de datos es una tareaque puede consumir mucho tiempo. Las herramientas automatizadaspara flujo de datos hacen posible dejar al software de lacomputadora el proceso de dibujo.

Cuando los procedimientos forman parte del software, estos serealizan en forma más consistente. Se convierten en rutinas. Laconsistencia que pueden ofrecer los procedimientos es unaexcelente razón para ampliar el conjunto de herramientas asistidaspor computadora para el desarrollo de sistemas.

Una ventaja que distingue a muchos sistemas automatizados es lacaptura, almacenamiento, procesamiento y recuperación de losdetalles de un sistema. Una vez en forma procesable por lacomputadora, los detalles del sistema pueden utilizarse paramuchas finalidades.

 

CLASIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS

Herramientas de tipo front-end

Las herramientas de tipo front-end automatizan las primerasactividades del proceso de desarrollo de sistemas.

Entre los muchos aspectos que se toman en cuenta al desarrollarherramientas para esta fase, se hallan técnicas de soporte paraayudar al analista a preparar especificaciones formales quecarezcan de ambigüedades, a validar las descripciones del sistemacon el objeto de determinar su consistencia y completez, y aseguir la evolución de los requerimientos de la aplicación encaracterísticas que formen parte del sistema que finalmente seráimplantado.

 Herramientas de tipo back-end

Las herramientas de tipo back-end tienen como finalidad ayudar alanalista a formular la lógica del programa, los algoritmos deprocesamiento y la descripción física de los datos, también ayudana la interacción con los dispositivos, etc. Estas actividadesconvierten los diseños lógicos del software en un código deprogramación que es el que finalmente da existencia a laaplicación.

 Herramientas integrales

Las actividades de análisis abordan los detalles de alto nivelmientras que las actividades de desarrollo dan mayor importancia a

los detalles de bajo nivel. Las especificaciones de alto niveldescriben los requerimientos del usuario, como entradas, salidas yexpectativas de funcionamiento. Las especificaciones de bajo nivelindican la forma en que serán satisfechos estos requerimientos pormedio de detalles que son específicos de la computadora.

 HERRAMIENTAS ASISTIDAS POR COMPUTADORA PARA LE INGENIERÍA DESISTEMAS (CASE)

Las herramientas de tipo CASE incluyen los siguientes cincocomponentes:

Herramientas para diagramación: Estas herramientas dan soporte alanálisis y documentación de los requerimientos de una aplicación.Por lo general, incluyen facilidades para producir diagramas deflujo de datos.

Las herramientas ofrecen la capacidad de dibujar diagramas ycartas, además de guardar los detalles en forma interna.

Deposito centralizado de información: La captura, análisis, procesamiento ydistribución de todos los sistemas de información es asistida porun deposito de información centralizado o diccionario de datos.

Aunque los diccionarios son diseñados para que el acceso a lainformación sea sencillo, también incluyen controles y medidas deprotección que preservan la exactitud y consistencia de losdetalles del sistema.

Generador de interfaces: Los generadores de interfaces ofrecen lacapacidad para preparar imitaciones y prototipos para lasinterfaces con los usuarios. Por lo general, soportan la rápidacreación de menús de demostración para el sistema, de pantallas depresentación y del formato de los informes.

Generadores de código: Los generadores de código automatizan lapreparación del software. Estos incorporan métodos que permitenconvertir las especificaciones del sistema en código ejecutable.

Herramientas de administración: Algunas herramientas CASE paraadministración permiten que los gerentes de proyecto especifiquenelementos de su propia elección.

Otras permiten definir metodologías de desarrollo propias,incluyendo las reglas de validación y los estándares para datos nombres de procedimientos.

 Integración de la herramientas CASE

La integración de la herramientas ocurre en tres formas:

Interfase uniforme: Significa que todas las herramientas en el sistemaCASE son activadas de la misma manera y desde un lugar común en elsistema.

Facilidad para la transferencia de datos: Significa que los detallesdesarrollados con una herramienta pueden estar disponibles paraotras. El diccionario de datos es el elemento critico que haceposible la transferencia de datos entre herramientas distintas.

Unir de las actividades de desarrollo: La facilidad para transferir datos yla unión de las fases de desarrollo se encuentran relacionadas, yaque se pueden utilizar una y otra vez los datos transferidos entreherramientas a través de todo el proceso de desarrollo.

 USO DE UNA HERRAMIENTA CASE

Operaciones iniciales

Los sistemas CASE almacenan información por proyecto. Cadaaplicación de sistemas de información es considerada como unproyecto.

Antes de iniciar el trabajo, el analista debe proporcionar sunombre y contraseña. Si es correcta, Excelerator presenta sobre lapantalla una lista de todos los proyectos para los que el analistatiene autorizado el acceso.

Menú principal de funciones

El menú principal presenta los nombres de las siete funciones masimportantes d Excelerator: graficas, XLDicionario, pantallas yreportes, documentación, análisis, interfaces y utilerías.

 Dibujo de diagramas de flujo de datos

Cuando se selecciona la función de graficas, aparece otro menú quemuestra las opciones disponibles para l analista. Los diagramas deflujo de datos son uno de los muchos tipos de diagramas y cartasdisponibles en el menú de graficas.

 Diccionario por proyecto

A medida que se formulan las especificaciones y la documentación,toda la información con respecto al proyecto se acumula en eldiccionario de datos que Excelerator mantiene para dicho proyecto.Parte de la información, como el flujo de datos entre procesos, lagraba directamente la persona que hace uso de la herramienta.

 Pantallas e informes

Excelerator, como muchas otras herramientas de tipo CASE,proporciona un método rápido y sencillo para desarrollarprototipos de pantallas para que los usuarios finales trabajen conellas. El analista puede diseñar y ejecutar pantallas y reportescon el apoyo de un menú, e incluso desarrollar el prototipo de unabase de datos.

 Herramientas para el análisis y documentación

Excelerator ofrece características tales como un conjunto dereportes que validan las descripciones del sistema. Los reportesdel análisis contienen una lista de relaciones inconsistentes oilegales entre datos, flujos de datos y procesos, así comoconsistencias al seguir las convenciones para asignar nombres.también es posible detectar y notificar diagramas no balanceados.

 Utilerías

La información utilizada por el sistema Excelerator se encuentradescrita por las funciones de utilería. Existe también una funciónespecial para el manejo de proyectos que los analistas empleanpara dar nombre al proyecto, proporcionar descripciones del mismoy definir la notación que utilizaran para los diagramas de flujode datos.

 Beneficios de CASE

Entre los beneficios ofrecidos por la tecnología CASE seencuentran los siguientes: 

Facilidad para llevar a cabo la tarea de revisión deespecificaciones del sistema así como de representacionesgraficas.

Facilidad para desarrollar prototipos de sistemas paradesarrollar prototipos de sistemas por medio de la capacidadpara cambiar especificaciones y, por otro lado, paradeterminar el efecto que sobre el desempeño del sistematendrán otras alternativas.

Generación de código.

Soporte para mantenimiento como resultado de haber guardadolas especificaciones del sistema en un deposito central deinformación.

Aumentar las posibilidades de satisfacer los requerimientosdel usuario. 

Debilidades de CASE

Entre las debilidades de CASE se encuentran las siguientes:

 

Muchas herramientas CASE están construidas teniendo como baselas metodologías del análisis estructurado y del ciclo de vidade desarrollo de sistemas. Por si sola, esta característicapuede convertirse en la principal limitante ya que no todaslas organizaciones emplean métodos de análisis estructurado.

Falta de niveles estándar para el soporte de tecnología.

Conflictos en el uso de diagramas.

Diagramas no utilizados. En algunos casos las herramientasgraficas automatizadas o manuales no se emplean del todo.

Aunque una herramienta puede apoyar varias fases del ciclo devida de desarrollo de sistemas o adaptarse a diferentesmetodologías de desarrollo, por lo general su enfoque primarioesta dirigido hacia una fase o método especifico.

Aunque muchas herramientas basadas en computadora incluyen lacapacidad de verificar las especificaciones para determinar sucompletez o consistencia, virtualmente no llevan a cabo ningúnanálisis de los requerimientos de la aplicación.

Las tareas humanas siguen siendo criticas. Las herramientasdeben adaptarse a la arquitectura de la información así como alas metodologías de desarrollo utilizadas por la organización.