1er Panorama de las Comunicaciones Internas Digitales en Chile, Colabra

Encuesta sobre el uso de los canales digitales de comunicación en lasempresas, para el conocimiento y registro de la tendencia nacional.

Desarrollada por el área de investigación de Colabra, durante el II semestre 2014.

QUÉ NOS MOTIVÓQUÉ CONSEGUIRCÓMO INVITAMOSLA ENCUESTAFOCUS GROUP HALLAZGOS RELEVANTES ALGUNAS INTERVENCIONESQUIÉNES PARTICIPARONENTREGA DE RESULTADOSTENDENCIASCASOS DESTACADOS DCV-DEPÓSITO CENTRAL DE VALORES FALABELLA METROGASHACIA DÓNDE VAMOS

123456789

272930333741

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ÍNDICE

“El desafío de conocer lo que pasa, el orgullo de serlos primeros en registrarlo”.

Ser partícipes de los cambios que la comunicación provoca nos ha marcado en nuestros años de experiencia. Del trabajo en conjunto con empresas de diversos tamaños y rubros, hemos sido testigos de cómo las áreas de comunicaciones internas han tomado protagonismo y hoy se han establecido como el gran transmisor de la estrategia y objetivos del negocio. A lo que se debe agregar el impacto que cada una de sus acciones comunicacionales genera en los colaboradores, en el clima laboral. Reconocer el interés por dirigir una comunicación clara y oportuna a nivel interno, nos desafía a iniciar un primer registro en Chile: saber cómo se utilizan las actuales herramientas para conducir esa comunicación. Es por esto que nos enfocamos en los canales digitales, uno de los engranajes que compone el proceso de comunicar. Sobre la tendencia en relación a sus responsables, cuáles son los más usados, los más efectivos, los que se desean, su retroalimentación y más, es lo que concentra este 1er Panorama.

QUÉ NOS MOTIVÓ

1

123456789

272930333741

“Necesitábamos conocer”

A través de este sondeo, perseguimos conocer la tendencia en digital presente en las organizaciones en Chile sobre los canales transmisores de la comunicación interna. Específicamente nos enfocamos en saber respecto a:

CANALES EXISTENTES Y DESEABLES POR INDUSTRIA

GOBIERNO Y GESTIÓN DE CANALES

MÉTRICAS EN COMUNICACIÓN INTERNA DIGITAL.

CASOS DESTACADOS

QUÉ CONSEGUIR

2

“Buscamos el interés de las empresas”

La promoción de esta idea se realizó a través del sitio Web de Colabra y una red social, en donde existe un importante flujo de antecedentes sobre comunicación interna.

La invitación llamaba a ser parte de este primer estudio, el que fue identificado con la siguiente marca:

Junto a la entrega de los detalles de la investigación, la información del Panorama gatillaba responder una encuesta, instrumento base de análisis. La invitación a participar se activó durante el mes de junio de 2014. El periodo principal de respuestas se concentró en los meses de julio y agosto del mismo año. Durante la aplicación de este instrumento se organizaron Focus Group. En cada sesión se reunieron representantes de las áreas de comunicaciones para compartir sus experiencias en torno a la gestión de canales digitales en sus empresas. Cabe destacar que sus declaraciones ratificaron las conclusiones resultantes de esta investigación.

CÓMO INVITAMOS

3

LA ENCUESTA “Respuestas importantes”

Informarse sobre el tema captó el interés de las empresas para participar de la encuesta. Instrumento base del análisis que mediante cada pregunta planteaba los siguientes objetivos:

IDENTIFICAR EL / LAS ÁREAS ENCARGADAS DE COMUNICACIONES INTERNAS

INDAGAR CUÁLES SON LOS CANALES DIGITALES MÁS UTILIZADOS

EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CANALES DIGITALES UTILIZADOS

DETALLAR CUÁLES SON EL / LOS CANALES PENDIENTES Y/O DESEABLES

ESTABLECER LA EXISTENCIA DE MÉTRICAS EN LOS CANALES DIGITALES UTILIZADOS

DETERMINAR LAS ACCIONES EJECUTADAS POR LA EMPRESA CON LAS OPINIONES RECIBIDAS DEL PERSONAL

IDENTIFICAR EL NÚMERO DE COLABORADORES QUE NO POSEEN ACCESO A PC EN LAS EMPRESAS

CONOCER LAS HERRAMIENTAS DIGITALES UTILIZADAS COMO MEDIO CONTACTO CON LOS COLABORADORES SIN ACCESO A PC

4

FOCUS GROUP“Conversar, descubrir, empatizar”

Cómo activación comunicacional, de refuerzo a la encuesta base del estudio,se realizaron 2 Focus Group.

EN LA SESIÓN 1: SE REUNIERON LOS REPRESENTANTES DE LAS SIGUIENTES EMPRESAS:

1. Codelco2. Claro3. Laboratorio Pfizer

1. Laboratorio Bagó2. Consalud3. Page Group

1. Valoración de la Comunicación Interna en sus respectivas organizaciones2. Alcances y desafíos de sus objetivos estratégicos: los mensajes3. Evaluación general de sus actuales canales digitales internos4. Expectativas sobre el funcionamiento de los canales digitales

LA SEGUNDA SESIÓN REUNIÓ A:

LA PAUTA DE CONVERSACIÓN ABORDÓ LOS SIGUIENTES TEMAS:

........................................................................................................................

5

HALLAZGOS RELEVANTES:

Se declara que no existe exclusividad para el desarrollo de las tareas en canales digitales; el responsable también debe desempeñar otras laborales del ámbito de comunicaciones internas o recursos humanos de la empresa.

Se expresa la falta de dedicación para actualizar los canales digitales de la organización.

Se manifiesta escases de ideas para atraer la atención de los usuarios hacia estos canales.

Se señala que, pese a conocer algunas métricas de sus medios digitales, la gestión de Feedback es baja o inexistente.

De las sesiones se desprende:

Se indica que las visitas tienden a la baja como resultado de la irregular o escasa renovación de contenidos

Se concuerda que la participación de los usuarios es difícil de conquistar y mucho más esquiva a la hora de no mantener la atención de ellos en los canales digitales.

EN RELACIÓN A QUIENES ADMINISTRAN LAS COMUNICACIONES:

EN RELACIÓN A QUIENES RECIBEN LA COMUNICACIÓN: LOSCOLABORADORES

6

ALGUNAS INTERVENCIONES:

Como área de comunicaciones reconocemos que para levantar una propuesta de comunicación es elemental contar con una base técnica sólida. Es lo que empuja o limita la entrega y calidad del mensaje.El core de la comunicación en nuestra empresa es la Intranet, todo pasa ahí, está ahí... le podemos sacar más provecho si lo técnico va de la mano

Geográficamente estamos distribuidos a nivel nacional... debemos trabajar en la pertenencia... para esto tenemos que desarrollar un plan motivacional para acercarnos ¿cómo hacemos para acercarnos? ahí pensamos en llegar a ellos con todos los dispositivos, usar todos los canales posibles...

Las Comunicaciones Internas eran el pariente pobre en las empresas... y hoy en día las organizaciones ya están alertando “¡Oh! trabajamos con gente”... y han descubierto que esto tiene una importancia y agrega valor. Hoy ese escenario está cambiando... y establecer una buena relación comunicacional es vital, llegar a todos los colaboradores es muy importante y contar con canales eficientes es clave.

CODELCO:

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........................................................................................................................

........................................................................................................................

CLARO:

BAGÓ:

CONSALUD

7

Comunicaciones internas no había sido muy gestionado, somos el mismo equipo que nos dedicamos a comunicaciones externas e internas... En el último tiempo, por el proceso que está avanzando Codelco,... la empresa va a tener que hacer un cambio fuerte en Comunicaciones Internas, porque va a tener que gestionar un cambio de proporciones grandes en la masa laboral y eso implica gestionar de otra manera los canales... En estos momentos estamos revisando todos los canales de comunicaciones internas, porque estamos comenzando recién a hacer una detección de brecha para el trabajo que viene de renovación, de integración, de internalización de nuevos mensajes, de la nueva misión que va a tener la empresa con los medios que tenemos.

“Empresas con ganas de saber”

La activación de la encuesta y su promoción a través de estos 2 medios (sitio Web y red social) generó una lista de 102 empresas participantes.De este total se identificaron y catalogaron como sigue:

• Gobierno • Farmacéutica • Automotriz • Educación • ONG • Servicios Financieros • Salud

• Tipo A: hasta 200 colaboradores• Tipo B: 200 a 500 colaboradores• Tipo C: 500 a 1000 colaboradores• Tipo D: Más de 1000 colaboradores

QUIÉNES PARTICIPARON

SEGÚN EL NÚMERO DE COLABORADORES QUE LA COMPONEN, SE CLASIFICARON:

Debido a los términos comunicacionales en los que se plantea este 1er Panorama, la medida se concentró en el número de colaboradores, identificados a nivel de receptores (masa comunicacional). De ahí que la clasificación no se enfoca en el volumen de facturación anual de las empresas u otro criterio de negocio.

LAS EMPRESAS PARTICIPANTES PERTENECEN A LOS SIGUIENTES RUBROS:

8

1. Actualmente, los responsables de Comunicaciones Internas se concentran en un 82%, en las áreas de Comunicaciones y RRHH. En tu empresa ¿Se mantiene este escenario? ¿Quiénes se encargan?:

RESULTADOS PANORAMA ENTREGA DE RESULTADOS:

COMUNICACIONES

MARKETING

NO HAY RESPONSABLES

RRHH

ADMINISTRATIVO

EXTERNO

COMUNICACIONES

MARKETING

NO HAY RESPONSABLES

RRHH

ADMINISTRATIVO

EXTERNO

49%

57% 35% 4% 4% 0% 0%

22% 13% 13% 3% 0%

9

Sin importar el tamaño de la empresa, las organizaciones ya asumen incluir la función de un responsable para sus Comunicaciones Internas. Se consolida el área de las CI como parte de la estructura organizacional.

Pese a la notoria presencia de esta área, aún RRHH es muy protagonista.

COMUNICACIONES

MARKETING

NO HAY RESPONSABLES

RRHH

ADMINISTRATIVO

EXTERNO

COMUNICACIONES

MARKETING

NO HAY RESPONSABLES

RRHH

ADMINISTRATIVO

EXTERNO

51%

56% 33% 11% 0% 0% 0%

42% 7% 0% 0% 0%

10

2. La tendencia y el desarrollo de las nuevas tecnologías han potenciado el uso de canales digitales para la transmisión de mensajes internos. Presentamos los más utilizados en los últimos 5 años en nuestro país. Cuéntanos ¿Cuál o cuáles es/son los que utilizan para informar?:

INTRANET BLOG INTERNO

REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

7%

14%

11%

27%

2%

2%9%

5%

12%

21%

9%

42%

37%

2%

11

Claramente, en todas las categorías se ratifica el uso de Intranet y Newsletter como medios digitales internos. Estos canales conviven en relación al ciclo informativo. Intranet aloja las informaciones y Newsletter impulsa su difusión.En este estudio, con baja presencia se mostró Extranet.


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

17%

16%

28%

3%13%

6%

8%

26%15%

29%

39%

12

0%

0%

0%

3. De los medios digitales disponibles en las empresas líderes, el 74% categoriza a Intranet como el canal más eficiente ¿Cuál es la evaluación de cada uno de los medios digitales que tu empresa posee en cuanto a la efectividad? :

MUY BUENOBUENOREGULARMALOMUY MALONO EXISTE

20%27%

13%7%

3%7%

3%0%3%

23%33%

3%10%

3%27%

23%27%

17%3%3%

27%

10%7%

17%3%

0%63%

3%10%

7%0%0%

80%

0%17%

7%3%3%

70%

83%

3%30%

13

INTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

BLOG INTERNO

REVISTA DIGITAL

EXTRANET


11%37%37%

0%5%

11%

0%16%

5%0%0%

0%42%

26%11%

0%21%

5%16%16%

5%0%

0%0%

11%0%0%

0%16%

5%5%

0%

0%11%

0%5%

0%84%

74%

90%

58%

79%

14

INTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

BLOG INTERNO

REVISTA DIGITAL

EXTRANET


15

INTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

BLOG INTERNO

REVISTA DIGITAL

EXTRANET

0%

13%13%

13%13%

0%

13%50%

38%0%0%0%

13%38%

13%0%0%

0%0%

13%0%

13%75%

13%13%

38%0%0%

38%

0%13%

0%0%0%

88%

38%

0%0%0%0%

100%

50%

Se ratifica que Intranet se posiciona en los niveles de evaluación positiva, en todas las categorías. Se desmarca en la categoría de las grandes empresas con evaluación Muy Bueno.No se clasifican en el ámbito negativo ningún canal en particular para ninguna de las categorías. Si la inexistencia de algunos como Extranet y Blog para todas las categorías.


16

INTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

BLOG INTERNO

REVISTA DIGITAL

EXTRANET

36%22%22%

3%3%

14%

6%19%19%

6%3%

47%

25%36%

14%3%

0%22%

8%11%

6%0%3%

3%14%

6%0%

3%75%

8%11%

19%0%

3%58%

3%6%

8%6%

3%75%

72%

4. Las redes sociales orientadas a la Comunicación Interna mantiene el primer lugar de los canales deseables a incorporar, según lo manifestado por diversas empresas. En tu caso, y de acuerdo a la cultura organizacional ¿cuáles están pendientes?


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

18%9%

16%

24%

12%

12%

8%14%

14%

15%

15%

16%

20% 7%

17

En las empresas que se agrupan en las tres categorías, sobre los 200 colaboradores, la respuesta de sus canales pendientes con respecto a la evaluación de los actuales canales, es coherente. Los señalados como pendientes fueron catalogados como inexistentes en la pregunta 3. Para las empresas de menos de 200 colaboradores los medios son evaluados positivamente, pero señalados en esta pregunta como pendientes. Se interpreta como potenciar más estos canales.


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL


REVISTA DIGITAL

EXTRANET

TV CORPORATIVA

NEWSLETTER

RED SOCIAL

11%

21%

16%

11%

14%

4%

36%

16%

12%

7%

5% 5%

5%

37%

18

5. En Comunicaciones Internas, los medios digitales toman gran relevancia cuando se trata de conocer los efectos del mensaje, esto debido a la capacidad de entregar datos cuantitativos respecto de la interacción de los usuarios. En tu empresa ¿Dispones de métricas para conocer el uso de los canales digitales?:

NO SI

NO SI

37%

37%

63%

63%

19

En este estudio se refleja que las empresas entre -200 colaboradores y +1000 si tienen instrumentos que miden sus canales digitales.Las 2 categorías intermedias entre +200 y -1000 colaboradores señalan no tener métricas.

NO SI

NO SI

37%63%

39% 61%

20

6. Motivar y estimular son los valores esenciales en los que se enfoca la Comunicación Interna, el sentido de pertenencia toma importancia y sentirse escuchado es clave para consolidarlo ¿Qué acción se ejecuta con las opiniones recibidas?:

SE APLICAN EN ACCIONES DE COMUNICACIÓN POSTERIORES

SE ANALIZAN Y SE ESTUDIAN LAS FACTIBLES

LOS RESULTADOS SON PRESENTADOS A GERENCIA O INSTANCIA SUPERIOR

SON DIFÍCILES DE IMPLEMENTAR POR DIVERSOS FACTORES

OTRO





OTRO

37%

37% 32% 21% 10% 0%

30% 20% 10% 3%

21

Solo las empresas en categoría entre 200 y 500 colaboradores declaran que las opiniones que reciben son difíciles de implementar por diversos factores.Las 3 categorías restantes dicen analizar y estudiar las factibles.Es coherente que las empresas de este estudio, clasificadas como más pequeñas y grandes trabajen con el feedback que reciben de los usuarios, en vista de que según la respuesta anterior cuentan con instrumentos de medición de sus canales digitales; métricas que pueden orientar mejor estas manifestaciones.





OTRO





OTRO

39%

50% 25% 12% 13% 0%

28% 19% 11% 3%

22

7. En Chile, cerca del 50% de las empresas tienen usuarios que no acceden a canales digitales. En el caso de tu organización ¿Cuántos usuarios no disponen de un Computador?:

MENOS DEL 30% SOBRE UN 80%

NO CONTESTABORDEA UN 50%



7%7%

3%

83%

11%

89%

23

0%

0%

Las respuestas de todas las categorías indican que menos de un 30% de los colaboradores no accede a un PC - la opción más baja-. En relación al porcentaje, este disminuye en las empresas de mayor tamaño. Se interpreta que en este rango se encuentran empresas con colaboradores en terreno.





19%

22%

3%

62%

25%

13%

56%

24

0%

8. De cada 10 empresas con planta de producción, 8 tienen a más del 40% de su personal trabajando en terreno ¿Cuál/es es/son su canal(es) de contacto para los colaboradores que no están permanentemente en oficina?:

REVISTA IMPRESA

NO CUENTA

OTRO

BOLETÍN O FOLLETO

TÓTEM O KIOSKO

VÍA SMARTPHONE PERSONAL

EXTRANET EN CASA

REVISTA IMPRESA

NO CUENTA

OTRO

BOLETÍN O FOLLETO

TÓTEM O KIOSKO


EXTRANET EN CASA

31%

28% 20% 12% 12% 12% 8% 8%

28% 19% 14% 5% 3% 0%

25

Las empresas hasta 500 colaboradores no cuentan con canales digitales para esta audiencia.Sobre 500, kiosko/ Tótem y la opción de impresos.

REVISTA IMPRESA

NO CUENTA

OTROBOLETÍN O FOLLETO

TÓTEM O KIOSKO VÍA SMARTPHONE PERSONAL

EXTRANET EN CASA

REVISTA IMPRESA

NO CUENTA

OTROBOLETÍN O FOLLETO

TÓTEM O KIOSKO


EXTRANET EN CASA

30%

29% 29% 19% 12% 7% 4% 0%

20% 20% 10% 10% 10% 0%

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Este 1er Panorama de las Comunicaciones Internas Digitales en Chile, revela las siguientes tendencias:

TENDENCIAS

LOS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA DEDICADOS A LOS CANALES DIGITALES PROVIENEN DE LAS ÁREAS DE COMUNICACIONES Y RRHH. VAN DE SALIDA LAS ÁREAS DE MARKETING A CARGO DE ESTE NIVEL DE COMUNICACIÓN. INTRANET Y NEWSLETTER SON LOS CANALES DIGITALES MÁS UTILIZADOS PARA TRANSMITIR MENSAJES. LOS CANALES CON MENOR USO O INEXISTENCIA SON: EXTRANET, REDES SOCIALES Y BLOG INTERNO. LOS CANALES DIGITALES MÁS VALORADOS EN COMUNICACIÓN INTERNA SON: NEWSLETTER E INTRANET. LOS CANALES DIGITALES CON MENOR EFECTIVIDAD SON: EXTRANET, REDES SOCIALES Y TV CORPORATIVA. LOS CANALES DIGITALES PENDIENTES SEGÚN LA INTERACCIÓN DE LOS COLABORADORES SON: REDES SOCIALES Y BLOG INTERNO.

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LOS CANALES DIGITALES PENDIENTES EN RELACIÓN A LA ENTREGA INFORMATIVA SON: REVISTA DIGITAL Y TV CORPORATIVA.

RESPECTO DE LA DISPOSICIÓN DE MÉTRICAS PARA REVISAR LOS CANALES DIGITALES, LAS EMPRESAS ENCUESTADAS NO CUENTAN CON ESTE TIPO DE MEDICIONES. EL FEEDBACK QUE SE CONOCE DE LOS COLABORADORES, ES ANALIZADO Y ESTUDIADO PARA UNA POSIBLE INCLUSIÓN O IMPLEMENTACIÓN EN EL ÁREA EN EL QUE SE MANIFIESTE. LA MAYORÍA DE LOS COLABORADORES DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES TIENEN ACCESO A PC SE MANIFIESTA ESCASES DE CANALES DIGITALES UTILIZADOS PARA LLEGAR A LOS USUARIOS NO PERMANENTES EN OFICINA.

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CASOS DESTACADOSLa Comunicación Interna es clave dentro de las organizaciones. Su papel transmisor de los grandes objetivos, estrategias, cultura y principalmente en su constante desafío de acercarse a las personas, brinda a esta área una responsabilidad permanente en la evaluación de los mensajes, su efectiva difusión, cómo son recepcionados y el efecto que provocan en el público al que se dirige. La evolución tecnológica ha permitido obtener mejor desarrollo de ideas en respaldo de las comunicaciones. Un claro ejemplo evolutivo es la flexibilidad de los soportes: la inmediatez de información a la que se puede acceder, el alcance de la audiencia y el feedback cuantitativo que retorna. Todos estos factores son evidentes incrementos en la gestión de los actuales escenarios comunicacionales corporativos. La experiencia de uso de los medios virtuales de información en la vida diaria, sumado a las inquietudes de los colaboradores en estos temas, fuerzan a estar en la tendencia y contar con proyectos en esa línea. Las experiencias digitales implementadas en las empresas han impulsado el interés sobre las Comunicaciones Internas cooperando en potenciar su valor dentro de la organización. A continuación, algunos proyectos que ha desarrollado Colabra, en la expresión de sus clientes.

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HABLAMOS CON…

Erika BarriosComunicaciones Internas y BeneficiosLíder proyecto nueva Intranet

EL VALOR DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS:

Comunicaciones internas está considerada como estratégica dentro del DCV... aquí todo se comunica y la gente espera una empresa activa comunicacionalmente... es un valor para el DCV; es parte de la cultura corporativa.

DCV - DEPÓSITO CENTRAL DE VALORES

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LOS MEDIOS CON LOS QUE CONTABAN:

Tenemos varios medios internos, el que daba mejor resultado era el e-mail, con todos los defectos que tiene el mail: son estáticos, unoa uno, se pierden, no genera interacción, etc. La Intranet que teníamos en ese tiempo, era poco visitada, más bien cumplía el rol de ser nuestro repositorio oficial de información... pero no era más que eso, información estática. LA EXPERIENCIA DE OTROS CANALES DE COMUNICACIÓN DE DCV:

Pasamos de los diarios murales estáticos -a los que les cambiábamos la hojita- a diarios murales electrónicos, fue bien innovador. Cada vez es un desafío mantenerlos día a día arriba. Nos sirve para generar cultura. Presentamos ahí información continua, transversal: los valores, las políticas corporativas, ese tipo de contenidos, en el que es importante generar recordación. Y así cada uno de nuestros canales tiene un objetivo claro y dedicado a alcanzarlo.

LA DEMANDA:

Teníamos la necesidad de tener esta misma información formal, pero que fuera atractiva; y otro canal de comunicación que nos sirviera para recepcionar, porque la única forma que teníamos para comunicarnos era a través de encuestas, desayunos o Focus Group, pero no teníamos otro tipo de acercamiento en donde la comunicación fuera ascendente. LOS OBJETIVOS PARA LA INTRANET:

Los objetivos para nuestra Intranet era presentar la información de manera más lúdica, participativa, que además nos sirviera para acercar a la estrategia del negocio, y finalmente, que sirviera como una herramienta de trabajo. Así, si la usas como herramienta de trabajo aprovechas de pasar por ahí y te informas; y al revés.

31

RESPONSABLES:

Esta es una iniciativa del área de Gestión de Personas, de donde depende comunicaciones internas.Comunicaciones Internas está consolidada en DCV hace 6 años. Trabajo junto a un diseñador. Somos 2 personas. EL LOGRO:

La recepción del proyecto ha sido muy buena, efectivamente el salto es notable... yo creo que superó las expectativas. EL FUTURO:

El desafío en la Intranet es que las áreas de la empresa estén representadas, se sientan parte y dueños de este canal.Nuestro sueño es que se logren estadísticas de alta participación, donde la gente se atreva a conversar más...avanzar a disponerla en mobile, para que todos estemos conectados, esa sería la próxima meta.

32

LA NECESIDAD DEL PROYECTO:

La primera Intranet se lanzó en 2011 y al principio funcionó súper bien, pero los cambios de tecnología son rápidos, entonces ya el 2013 veíamos que estábamos atrasados en cuanto a gráfica, a algunos contenidos y funcionalidades que podíamos darle al sitio.

FALABELLA - PORTAL RRHH

HABLAMOS CON…

María Jesús RodríguezComunicaciones Internas y Responsabilidad SocialCoordinadora proyecto Renovación Portal F

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LA INTRANET HOY ES...

Siempre hemos querido que sea bien participativa, nos encanta que nos pongan me gusta, hacemos concursos a través del Portal F, pueden hacer todo tipo de comentarios, no borramos no editamos nada. Es súper abierta. No es una red social ni mucho menos porque el contenido es unidireccional, pero si existen los espacios para, a través del portal, mandar correos con sugerencias y todo tipo de comentarios No filtramos nada LA MEDIDA DEL ÉXITO

Tenemos un record de visitas de 900 visitas, esto lo medimos a través de IP únicos. Vamos a medir los me gusta. Con el cambio de look, queremos aumentar en un 5% las visitas anuales, que han subido del 2011 al 2012, en un 20% aproximadamente, y del 2012 al 2013 en un 15%. Hemos aumentado el promedio de visitas. Todos los años sube y sube, nos preocupamos que esté siempre actualizado, siempre renovado, todos los datos al día. No estamos desfasados. La clave es mantenerlo siempre fresco. Falabella es tendencia, no podemos quedarnos atrás, queríamos hacer participar más a la gente y estar en sintonía

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EL OBJETIVO DEL CAMBIO:

El objetivo era darle una renovación gráfica porque sentíamos que estaba media añeja. Nos dimos cuenta que habían muchos ítems que no se estaban revisando o actualizando por tiempo o que a la gente no le interesaba y otros que si les interesaba mucho, que valía la pena que invirtiéramos el orden, enfocados en nuestro principal objetivo que es mantener a la gente bien informada para que tome las mejores decisiones en el negocio. A corto plazo, deseamos que aumenten las visitas en el portal, ese es el objetivo de la renovación, así la gente está más informada de lo que pasa en la empresa… Es un portal que transmite los valores de la empresa, que transmite cultura, ayuda en el clima... LOS OTROS MEDIOS:

Tenemos varios medios de comunicación: en las oficinas centrales es Portal F; en tiendas es TVF que es nuestro canal de televisión; otro es el Clipping de Prensa que llega a 3500 personas, y muchas veces cuando se trata de una noticia importante la insertamos en este Clipping de Prensa y aumentan las visitas. Tenemos Comunicados para informar cuando alguien se queda o se va y los E-mailing que los utilizamos para promocionar campañas, además de Fondos de Escritorio, Reuniones Informativas Mensuales, las Campañas en sí, hacemos Merchandising, organizamos las Fiestas y Eventos Internos... En fin, hacemos sinergia con los medios. Se complementan muchísimo

RESPONSABLES:

Todo está a cargo de Comunicaciones Internas, dependiente de la Gerencia de Recursos Humanos. Trabajamos de la mano de 2 agencias y Colabra que nos da el soporte.

35

LOS BENEFICIOS:

Una herramienta que ayuda mucho a mejorar el clima laboral, que transmite los valores. Por un lado proyecta el ADN: esto es Falabella, siempre joven, siempre actual, siempre fashion, con noticias que de verdad te interesan saber, que van a aportar para el negocio y por otro lado, la necesidad de mostrar un solo proyecto y la idea es alinear a todos los equipos a través del sitio Intranet. Alinear y comprometer, como lo señala nuestra misión. El objetivo del Portal F es reforzar la cultura interna, posicionando los focos de comunicaciones que suelen generar orgullo y transmitir la esencia de Falabella. PENSANDO EN EL PLANETA:

En nuestro concepto de Responsabilidad Social, el hecho de tener un canal, una Intranet, nos hace imprimir mucho menos, no solo gastar menos en papelería sino que contribuir con el medioambiente en ese sentido. Es el nombre de nuestro departamento: Comunicaciones Internas y Responsabilidad Social. La gente igual tiene nostalgia del papel, le gustaba el mural, la foto impresa, le gustaba la revista, se ha ido adaptando a los cambios...Hay algunas campañas en las que nos apoyamos en el papel, pero mínimo.

36

LEVANTAMIENTO INTRANET.

Existía un espacio documental, que consideraban Intranet, que se mantiene hasta el día de hoy, pero no era informativo. No tenía las características de un sitio Intranet.

METROGAS - INTRANET

HABLAMOS CON…

Rocío AguilarComunicaciones Internas y BeneficiosCoordinadora proyecto nueva Intranet

37

LA HISTORIA

El área nació el 2011, a raíz de un estudio que señalaba la importancia de trabajar las Comunicaciones Internas en una organización. Antes no existía.Las acciones de comunicación se concentraban en una revista y a través del mail. A raíz de un cambio estructural fue necesario modificar la forma de cómo comunicar y acercarse a las personas. Entonces se creó el área y se comenzaron a fortalecer los medios de comunicación de ese entonces: los E-mailing, revista, diarios murales y el desafío de un nuevo proyecto que era convertir la Intranet que existía en un sitio de tendencia que concentrara noticias, beneficios y fuera un portal de consulta de las personas. OBJETIVOS

Los datos de la encuesta de Comunicaciones Internas, que realizamos anualmente para conocer cómo lo estamos haciendo, evaluar los medios de comunicación y los contenidos de esos medios; nos dio luces de que la Intranet, sin haberla trabajado mucho, sin haberle dedicado el tiempo que nosotros queríamos, estaba súper bien evaluada.Entonces si le ponemos más recursos o más energía en darle potencial a este espacio, sabemos que va a hacer exitoso porque la gente con este cambio ya la evalúo bien.

38

OTROS MEDIOS:

Tenemos en digital la Intranet y unos paneles digitales que son unas pantallas -como canal corporativo- que están ubicados en puntos estratégicos de la organización, pero vamos a llevar el contenido de esas pantallas a la Intranet para concentrar todo ahí. La Intranet pasa a ser el único canal digital de las comunicaciones internas. La Intranet tiene que ser el lugar donde esté todo. Todo lo que gente necesita para informarse o revisar, por ejemplo, el pago de remuneraciones o descargar la revista. Todo debe estar en la Intranet, el gran medio de consulta.Creemos que en esta primera etapa a nivel informativo ya estamos cumpliendo. El paso que se viene ahora es llevarla a la interacción. Bueno y contamos con los medios más tradicionales, la revista, los E-mailing, el diario mural, ciertas reuniones que se hacen con los jefes para contar los temas más importantes de la organización, los afiches. Todos los medios están conectados. Relacionamos los otros medios con la Intranet. La Intranet es nuestro esqueleto, de carácter informativo y de consulta. RESPONSABLES:

La necesidad nació del área de RRHH, el área de comunicaciones dependía del área de Desarrollo de Personas y luego se creó Calidad y Vida y Comunicaciones Internas. Nos apoyamos con 2 agencias para contenidos y Colabra que levantó y mantiene la Intranet con nosotros.

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HALLAZGOS:

El interés de la gente al navegar se concentra en el área de Personas, conocer sus contenidos beneficios, bonos y temas en relación a eventos, revisar sus fotos.Además que esté muy bien evaluado. Se mantiene desde el lanzamiento en agosto de 2013. EL VALOR DE LA COMUNICACIÓN INTERNA:

Hubo un periodo anterior en el que no se trabajaba la comunicación hacia adentro. Al madurar la organización esto fue cambiando notablemente. Las personas están informadas de lo que pasa en la empresa. Todos conocen cuál es nuestra postura, contamos sobre los procesos, entregamos argumentos para que las personas sepan cómo responder ante las dudas fuera de la organización. Y esto lleva a otra línea que es fortalecer valores como el orgullo y la identidad. Contarle de sus beneficios, proyectos, felicitar, hacer que la gente conozca más de la empresa hace fortalecer su vínculo con ella. A nivel tangible es un poco difícil dar a conocer este fortalecimiento, pero de hecho, si revisamos los resultados de las encuestas de evaluación o Great Place to Work está súper bien evaluado y ahí se denota la cercanía y esos valores. Ahí se denota que se sienten parte. Estos temas también son muy relevantes a la hora de retener alguien, por ejemplo, que se sienta cómodo, orgulloso del lugar en el que trabaja. EL FUTURO:

Tratar de llevarla a un espacio más participativo y movilizar la Intranet, que la gente la pueda tener en su celular para ver los contenidos más importantes, los destacados de la semana, tener un canal de consulta que los acompañe.

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HACIA DÓNDE VAMOS...Los actuales canales virtuales internos ya experimentan cambios en torno a lo social: Crear, Compartir, Colaborar son los conceptos que se demandan hoy. En el alcance por establecer estos conceptos es que los profesionales responsables se inquietan en ser seductores con sus contenidos y actualmente, la forma pasa a ser relevante. Es así como quedan atrás extensos artículos explicativos por breves minutos de una animación. Se valoran videos, que además de informar, motivan por su cercanía con los colaboradores. Un "me gusta" o dos que marcan diferencias, y en el caso de quererlo, llevar a la organización conmigo en mi smartphone. En esta evolución, los canales digitales de comunicación interna están permitiendo que cada colaborador esté siempre al día, conectado, informado, involucrado, comprometido. Según el avance tecnológico y la popularidad que alcanzan, los canales van cambiando. Y ante esto, las organizaciones se esfuerzan por desarrollar e implementar medios que capten la atención y levanten el interés sobre el mensaje que transmiten. Disponer de los canales más vanguardistas son una constante preocupación entre quienes dirigen las comunicaciones para poder acercarse a las personas. Sin embargo, la solución está en conocer la esencia de todo: su cultura. Ésta se debe considerar más allá de la organización, se debe advertir de la generación de colaboradores que la conforman. Los X, Y, pero en especial los Z en las empresas, son quienes transformarán efectivamente la comunicación interna del futuro. Para llegar a ese futuro, el desafío en las culturas laborales es contar con protagonistas: cada colaborador construye la comunicación. El escenario es involucrarse. En esto, usar en el trabajo las formas de interactuar que los medios digitales brindan diariamente, dan familiaridad y fluidez a la comunicación dentro de la empresa. Si la inquietud es hacia dónde vamos, la respuesta es simple. La fórmula está en levantar medios que se adapten a las formas de comunicación que experimenta la cultura de sus usuarios. Entender al público que se dirige, el valor de lo que se dice y transmitirlo por el canal más efectivo, seguirá siendo el desafío de los días que vienen.

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Av. Alonso de Córdova 5900, Piso 6, Las Condes / [email protected]

Colabra es una empresa formada en 1997, su giro de negocio se inició en el desarrollo de software, en el trabajo para las áreas de tecnología de importantes empresas. Advirtiendo rápidamente sobre las necesidades de sus proyectos, fue como en los años siguientes amplió sus servicios a un enfoque de Colaboración y Comunicación. La experiencia de años en el mercado y la avidez por descubrir lo qué está pasando, los nuevos escenarios, posicionan a Colabra como una institución destacada en el rubro de la tecnología. Resalta su especialización y el trabajo aplicado en más de 300 organizaciones, con las que mantiene relaciones de largo plazo. Entender la realidad de las áreas de Personas, Comunicaciones y Marketing, de empresas de diversos rubros, tamaños y su evolución en el tiempo, la han potenciado en el conocimiento corporativo: estrategias, gestión y desarrollo de tecnologías a favor de todas las demandas y desafíos, ubican a Colabra como el más importante proveedor de proyectos digitales a nivel nacional. Actualmente, 50 profesionales de las áreas de ingeniería, diseño y comunicaciones forman equipo y colaboran en sus tres líneas de negocio:

Conoce más de Colabra en:

www.colabra.cl y [email protected],

Generación de canales digitales y comunicación organizacional (portales)

Gestión de Innovación y Empresa 2.0 (colaboración)

Gestión de procesos e inteligencia de negocios (procesos).

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1er Panorama de las Comunicaciones Internas Digitales en Chile, Colabra

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