ANALISIS PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NOMENSEN

PEMATANG SIANTARProposal

OLEH

NAMA : MARTUA DANIEL RUMAHORBO

NIM : 120709031

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN

INFORMASI S-1

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur ke hadirat Allah SWT, Alhamdulillah, karena

hanya dengan ridho, rahmat, petunjuk, dam bimbingan-Nya penulis dapat

menyelesaikan proposal tugas analisis perancangan dan perkembangan sistem ini.

Selama penyusunan proposal dan laporan ini, penulis banyak menemukan

kesulitan – kesulitan yang merupakan hal yang wajar dalam setiap tugas yang

diberikan.

Semoga segala kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis

mendapat berkah dan balasan dari Tuhan.

Penulis menyadari bahwa proposal dan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan,

sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi

kesempurnaan proposal dan laporan ini.

Akhir kata penulis mengucapkan banyak terima kasih.

Medan, 17 April 2015

Penulis,

Martua Daniel

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi menjadi salah satu pemicu

terjadinya perubahan terhadap kebutuhan suatu sistem informasi yang efisien

dan efektif. Hal ini tidak lepas dari tempat penyimpanan data – data yang

digunakan untuk keperluan manajemen maupun yang berhubungan dengan

transaksi sehingga mudah dalam pengelolaannya. Setiap bentuk sistem

pengembangan memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing, hal ini

tidak lepas dari proses analisis dan perancangan sistem informasi yang baik.

Pada perancangan sistem dan pengembangannya terdapat beberapa model

yang dapat digunakan salah satu model pengembangan sistem adalah

Waterfall.

Perpustakaan merupakan salah satu tempat yang paling sering

dikunjungi karena banyaknya sumber ilmu yang melimpah yang terdapat di

dalamnya. Perpustakaan Nomensen Pematangsiantar adalah salah satu

perpustakaan khusus yang ada di Indonesia yang melakukan pelayanan

informasi baik melalui koleksi, kegiatan dan juga pengenalan kebudayaannya

kepada penggunanya.

1.2. Rumusan Masalah

Permasalahan dalam proposal ini dirumuskan “ bagaimana

menganalisis, merancancang, dan mengembangkan sistem perpustakaan pada

perpustakaan Konsulat Jendral Jepang, Medan menggunakan sistem

pengembangan Waterfall? “

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah antara lain :

1.Rancangan dan pengembangan sistem menggunakan model waterfall.

2.Data yang digunakan hanya meliputi proses pelayanan yang diberikan di

perpustakaan Universitas Nomensen Pematangsiantar.

1.3. Tujuan

Tujuan dari analisis perancangan dan pengembangan sistem pada

perpustakaan Konsulat Jendral Jepang ini adalah :

1. Mengetahui proses pemodelan pengembangan sistem Waterfall.

2. Membuat rancangan sistem perpustakaan agar dapat dimanfaatkan untuk

proses pembuatan sistem perpustakaan.

3. Dapat mengembangkan hasil analisis dan perancangan sistem

menggunakan model pengembangan Waterfall.

Analisa Penyebab dan Pengaruh Tujuan Peningkatan Sistem

Masalah Penyebab dan

Pengaruh

Tujuan Sistem Batasan Sistem

sistem layanan

yang masih

manual

• Penggunan

mencari

koleksi secara

manual

• Pengguna

hanya

membaca

mana yang

dekat

– Menjadikan

sistem

pelayanan

perpustakaan

menjadi

otomasi.

Pelayanan dan pencarian

dengannya

BAB II

TINJAUAN TEORI

2.1. Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan –

permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi

dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan – perbaikannya. Analisi sistem ditujukan untuk menemukan

kelemahan – kelemahan sebuah sistem sehingga dapat mengusulkan

perbaikannya (Jogiyanto, 1999:129). Tujuan utamanya adalah untuk

memahami sistem dan masalah yang ada, untuk menguraikan kebutuhan

informasi dan untuk menetapkan prioritas pekerjaan sistem selanjutnya.

Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem :

1. Survei sistem berjalan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai.

3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan

informasi pemakai.

4. Penyajian laporan analisis sistem.

Dalam memahami kerja dari sistem yang ada dari beberapa tugas

yang perlu dilakukan, sebagai berikut :

a. Menentukan Jenis Penelitian

b. Merencanakan Jadwal Penelitian

c. Membuat Penugasan Penelitian

d. Membuat Agenda Wawancara

e. Mengumpulkan Hasil Penelitian

2.2. Peran Analisis Sistem

Peran penganalisis sistem :

1. Sebagai seorang konsultan

2. Sebagai ahli pendukung

3. Sebagai agen perubahan

Analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data

atau aliran data secara sistematis memproses atau mentransformasi data,

menyimpan data, dan menghasilkan output informasi. Selanjutnya analisis

digunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan

peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan

sistem informasi terkomputerisasi.

2.3. Strategi – Strategi untuk Menganalisis Sistem

Terdapat beberapa strategi atau teknik untuk melakukan analisis

sistem:

– Analisis terstruktur Modern (Modern Structured Analysis)

– Perekayasaan Informasi (Information Engineering)

– Pembuatan Prototipe (Prototyping)

– Pengembangan aplikasi Bersama( Joint Application Development)

– Perancangan Ulang Proses Bisnis( Business Process Redisign)

– Analisis Berorientasi Obyek (Object- Oriented Analysis)

2.4. Langkah – Langkah Analisis Sistem

Langkah – langkah dalam menganalisis sistem yaitu :

1. Identify (identifikasi masalah)

2.Understand (memahami kerja dari sistem yang ada)

3.Analyze (menganalisa sistem)

4.Report (membuat laporan hasil analisis)

2.5. Perancangan Sistem

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what?

Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain

berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan

pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1.Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man,

machines, material, money dan methods.

2.Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai

selama fase analisis sistem.

3.Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4.Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card,

atau computer base.

5.Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,

arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6.Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1.Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya

berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi

dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2.Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model),

berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan

fungsional sebagai unit sistem.

3.Menerapkan kendala – kendala organisasi (applying organizational

contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem

yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan

fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost,

instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life

expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah

model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi

sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan

total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

4.Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing

activities). 

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output.

Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb: 

a. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan

sistem (system’s goal)

b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan

output tersebut

c. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun

field informasi yang diperlukan.

d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk

mengolah input menjadi output yang diperlukan.

e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang

disimpan selama pemrosesan input menjadi output.

f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan

diperoleh.

g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk

memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung,

estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang

ekstrim

i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan

data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.

j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5.Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk

manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.

Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:

a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk

tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan

desain sistem.

b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang

akan diajukan.

c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk

mengimplementasikan dan merawat sistem.d. Mengidentifikasi asumsi kritis

dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap

desain sistem akhir.

2.6. Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, antara lain :

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource

mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif

terutama dalam cost.

2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang

memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional)

yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain

per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem

fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage,

data retrival, information report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem

informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem

informasi.

2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk

me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit

langkah semakin akurat.

3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak

dimasukkan lagi ke sistem.

4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil

dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari

kebutuhan informasi.

7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di

kumpulkan.

8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses

selanjutnya.

9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah

aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali

ada kendala sistem.

11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk

keperluan audit.

13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke

basis data.

14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara

periodik.

16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan

terakhir.

2.7. Waterfall

Waterfall adalah suatu metodologi pengembangan perangkat lunak

yang mengusulkan pendekatan kepada perangakt lunak sistematik dan

sekuensial yang mulai pada tingkat kemajuan system pada seluruh analisis,

design, kode , pengujian dan pemeliharaan.

Kunci agar model waterfall ini berhasil dengan baik adalah dengan

mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan

pengembang harus setuju bahwa waterfall dibangun untuk mendefinisikan

kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat

lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah

ditentukan.

Keunggulan dan Kelemahan Waterfall

Keunggulan waterfall adalah:

1. kualitas dari system yang dihasilkan akan baik. Ini dikarenakan oleh

pelaksanaannya secara bertahap. Sehinggat tidak terfokus pada tahapan tertentu.

2. dokumen pengembangan system sangat terorganisir, karena setiap fase harus

terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya. Jadi setiap fase

atau tahapan akan memiliki dokumen tertentu.

3. metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong kuno,

daripada menggunakan pemdekatan asal-asalan. Selain itu , metode ini juga masih

masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.

Kelemahan waterfall adalah :

1. diperluakan manajemen yang baik, karena proses pengembangan tidak dapat

dilakukan secara berulang sebelum terjadinya suatu produk.

2. kesalahan kecil akan menjadi masalah besar jika diketahui sejak awal

pengembangan yang berakibat pada tahapan selanjutnya.

3. pelangan sulit menyatakan kebutuhan secara ekspilsit sehingga tidak dapat

mengakomodasi ketidak pastian pada saat awal pengembangan

4. pada kenyataannya, jarang mengikuti urutan sekuensial seperti pada teori.

Iterasi sering terjadi meyebabkan masalah baru

Salah satu sumber belajar yang paling penting adalah Pepustakaan . Mulai daritenaga kependidikan, peserta didik maupun staff peyelenggara perpustakaanmemperoleh kesempatan seluas-luas nya untuk memperdalam pengetahuandengan memanfaatkan bahan perpustakaan yang diperlukan baik yang berkaitandengan ilmu pengetahuan maupun untuk hiburan.Sebagai sumber informasi, perpustakaan perpustakaan perguruan tinggimemerlukan koleksi untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.

Koleksi pada perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi dianalogikan sebagaibahan bakar kendaraan agar dapat beroperasi mencapai tujuannya. Kurikulumyang dinamis, serta proses belajar yang berdasarkan integrasi dan koordinasimemerlukan sumber sumber pengetahuan yang luas dan beraneka seperti : bukupelajaran berkala, pamphlet, gambar, peta, klipping dan bahan bahan audio visualyang seluruhnya dapat dapat diperoleh di perpustakaan.Oleh karena itu, keberadaan dan ketersediaan koleksi pada perpustakaanmerupakan hal yang pokok karena tanpa koleksi, kegiatan di perpustakaan tidakdapat berjalan.

Salah satu jenis koleksi di perpustakaan adalah koleksi buku. Pada mayoritasperpustakaan sekolah, koleksi buku merupakan koleksi yang paling seringdijumpai diantara koleksi-koleksi lainnya. Tidak dapat dipungkiri bahwakeberadaan koleksi buku belum dapat ditinggalkan oleh perpustakaan perguruantinggi maupun koleksi elektronik pada masa kini sudah menjadi alternative barumengingat keberadaan nya tidak begitu memakan tempat. Satu alas an lagidiantara banyak alas an mengapa koleksi buku mendominasi koleksi perpustakaanperguruan tinggi disebabkan system pembelajaran disekolah masih menggunakanbuku buku teks dan pendukung yang masih banyak diterbitkan oleh penerbit.Agar dapat dimanfaatkan dengan baik,jam buka Perpustakaan universitas HKBP Nomensen pematangsiantar dimualaipada pukul 08:00 WIB sampai dengan pukul 15:30 WIB dari hari senin sampaisabtu dan melayani 5.0000 mahasiswa.

Perpustakaan Universitas HKBP Nomensen dikelola 3 orang staff perpustakaan.Berdasarkan Laporan Akhir Tahun Perpustkaan Perpustakaan HKBP Nomensenpematangsiantar, jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaanadalah sebanyak 9.700 judul dan 7.000 eksemplar.Salah satu pemanfaatan perpustakaan yang paling sering dilakukan oleh penggunaadalah pemanfaatan koleksi buku. Dari seluruh koleksi HKBP Nomensenpematangsiantar, koleksi buku merupakan koleksi yang paling banyak jumlahnya.Oleh karena itu Penulis tertarik untuk meneliti pemanfaatan koleksi bukuperpustakaan oleh siswa SMA 1 Pematang Siantar sehinggan nantinya diketahui

fasilitas di universitas HKBP Nomensen pematangsiantar terdapat 3komputer, meja belajar 10 dan bangku sebanyak 30 bangku. Pengadaan bahanpustaka berasal dari pemberian dan hadiah dari mahasiswa, setiap harinyasebanyak 50-60 pengunjung di perpustakaan HKBP Nomensen pematangsiantar

BAB III

METODE PENGEMBANGAN SISTEM

3.1. Pengenalan Model Pengembangan Sistem

Dalam analisis dan pengembangan sistem ini saya menggunakan

model pengembangan Waterfall. waterfall adalah suatu proses

pengembangan perangkat lunak berurutan, dimana kemajuan dipandang

sebagai terus mengalir kebawah melewati fase fase perencanaan, pemodelan

implementasi dan pengujian.

3.2. Model waterfall

Waterfall adalah suatu metodologi pengembangan perangkat lunak yang

mengusulkan pendekatan kepada perangakt lunak sistematik dan sekuensial yang

mulai pada tingkat kemajuan system pada seluruh analisis, design, kode

pengujian dan pemeliharaan.

3.3. Tujuan Waterfall

Prototyping model sendiri mempunyai tujuan yaitu mengembangkan

model awal software menjadi sebuah sistem yang final dengan penerapan

metode waterfall sebagai acuan kerja divisi teknelogi, maka diperoleh

keuntungan dan kerugian dari waterfall.

3.4. Proses – Proses Pengembangan Waterfall

1. Pengumpulan kebutuhan

developer dan klien akan bertemu terlebih dahulu dan kemudian

menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-

bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.

2. Perancangan

perancangan dilakukan dengan cepat dan rancangan tersebut mewakili

semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar

pembuatan waterfall.

3. Evaluasi Waterfall

klien akan mengevaluasi waterfall yang dibuat dan digunakan untuk

memperjelas kebutuhan software.

3.5. Tahapan – Tahapan dalam Mengerjakan Model Pengembangan waterfall

Dalam pengembangan nya metode waterfall memiliki beberapa

tahapan yaitu : analisis kebutuhan ( requirement ), desain system ( system design),

coding dan testing, penerapan program, pemeliharaan.

1. Analisi kebutuhan (Requirement)

Dalam langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan system,

pengumpulan data dalam tahap ini, bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara

atau study literature. Seseorang system analisis akan menggali informasi sebanyak

banyak nya dari user sehingga akan tercipta sebuah system computer yang bisa

melakukan tugas tugas nya yang diinginkan oleh user. Tahapan ini akan

menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai dat yang

berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan system. Dokumen inilah

yang akan menjadi acuan system analisis untuk menterjemahkan kedalam Bahasa

pemograman.

2. Design system ((Design system)

Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan kesebuah

perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat koding.

Proses ini berfokus pada: struktrur data, arsitektur perangkat lunak, representasi

interfance, algoritma procedural. Tahapan ini akan mengahsilkan dokumen yang

disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer

untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya.

3. Coding dan testing

Proses ini merupakan penerjemahan design dalam Bahasa yang bisa

dikenali oleh computer. Dilakukan oleh progremer yang akan menerjemahkan

transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara

nyata dalam mengerjakan suatu system. Dalam artian penggunaan computer akan

dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan

dilakukan testing terhadap system yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah

menemukan kesalahan-kesalahan terhadap system tersebut dan kemudian bisa

diperbaiki.

4. Penerapan program

Penerapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah system.

Setelah melakukan analisa, design dan pengkodean maka system yang sudah jadi

akan digunakan oleh user.

5. Pemeliharaan

Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan

mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karean mengalami kesalahan

\karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan baru, atau karena

pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.