TUGAS AKHIR PELAKSANAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN …

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN

HUKUM DAN HAM SUMATERA UTARA

OLEH:

DESI NOVIANTI SAMOSIR

142103014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2017


i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan

karunia-Nya yang begitu besar sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas

Akhir ini yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara. Tugas Akhir ini berjudul “PELAKSANAAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN PADA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM

DAN HAK ASASI MANUSIA (KEMENKUMHAM) SUMATERA UTARA”.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak pihak yang berperan

membantu memberikan bimbingan dan pengarahan dalam pembuatan Tugas

Akhir ini dengan baik. Menyadari akan hal tersebut, maka pada kesempatan ini

dengan segala ketulusan dan kerendahan hati peneliti mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH., M.Hum selaku Rektor Universitas

Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Ramli,SE,MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Marhayanie,SE,Msi, selaku Ketua Program Studi D-III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

yang telah banyak memberikan masukan dan saran-saran serta petunjuk

maupun bimbingan kepada peneliti.


ii

4. Ibu Inneke Qamariah Lubis,SE,M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-

III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara.

5. Ibu Frida Ramadini Harahap,SE, MM, selaku Dosen Pembimbing yang

banyak meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan arahan

kepada peneliti selama menyelesaikan Tugas Akhir.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

7. Kedua Orangtua tercinta, Ayahanda Kristofel Samosir Dan Ibunda Adelina

Silalahi, serta Abangda Enrico Samosir dan Toni Samosir beserta Kakanda

Paskarina Samosir yang tak henti-henti mendoakan dan selalu memberikan

dukungan.

8. Teman dekat yang selalu memberi semangat dan dukungan yang terus-

menerus yang terkhusus untuk Ranapan Alex Sihombing.

9. Terima kasih juga untuk keluarga kedua, Kos “Optimus Prime” ,Yenny

selaku kakak Terfavorit yang selalu bahagia tak kenal sedih, Lestari kakak

yang selalu berperan layaknya sebagai ibu, Berliana, Maritha, Agastha,

dan Eka kakak yg selalu memberikan tantangan pendirian, beserta Agnes,

Vita, Fenny dan Dwi teman yang seperjuangan .

10. Kepada teman-teman penulis di D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi

dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terkhusus buat team (Ines, Deby,

Hana, Indri, Esra, Grasella, Kiki). Terimkasih juga buat waktu dan

masukannya selama ini atas persahabatan yang telah diberikan. Peneliti

bangga bisa menjadi salah satu dari teman baik mereka.


iii

11. Semua pihak yang membantu penulis dalam penyusunan Tugas akhir ini.

Besar Harapan peneliti ini dapat berguna untuk membantu menambah

wawasan pembaca. Sebagai calon peneliti pemula, peneliti sangat menyadari

bahwa masih jauh dari kesempurnaan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Untuk itu, peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari

berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Medan, Juni 2017

Penulis

Desi Novianti Samosir

(142103014)


iv

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR ........................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................... iv

DAFTAR TABEL ................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................. vii

BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................... 1

A. Latar Belakang ...................................................................... 1

B. Perumusan Masalah .............................................................. 5

C. Tujuan Penelitian .................................................................. 5

D. Manfaat Penelitian ................................................................ 6

E. Jadwal Kegiatan .................................................................... 6

F. Sistematika Penulisan ........................................................... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ................................................................ 10

A. Sejarah Kementerian Hukum dan HAM ............................... 10

B. Visi dan Misi Kementerian Hukum dan HAM ..................... 16

C. Logo Kementerian Hukum dan HAM .................................. 20

D. Struktur Organisasi ............................................................... 22

E. Susunan Organisasi Kantor Wilayah .................................... 23

F. Job Description ..................................................................... 23

BAB III PEMBAHASAN ..................................................................... 28

A. Pengertian Administrasi ........................................................ 28

B. Pengertian Tentang Perkantoran ........................................... 29

C. Pengertian Administrasi Kantor ............................................ 31

D. Fungsi Administrasi Kantor .................................................. 32

E. Tujuan Administrasi Kantor .................................................. 35

F. Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Kementerian

Hukum dan HAM .................................................................. 37


v

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................... 48

A. Kesimpulan ........................................................................... 48

B. Saran ...................................................................................... 49

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 51


vi

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ......................................................... 7


vii

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo Kementerian Hukum dan HAM Sumut ............ 20

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian

Hukum dan HAM Sumut............................................ 22

Gambar 3.1 Prosedur Surat Masuk ................................................. 43

Gambar 3.3 Prosedur Surat Keluar ................................................. 46


1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era globalisasi ini, kemajuan teknologi sangat pesat terutama dibidang

informasi dan komunikasi terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin

meningkat dan semakin berat, serta sangat berpengaruh terhadap perkembangan

kegiatan-kegiatan organisasi. Semua itu tidak terlepas dari jasa informasi dan

komunikasi yang dapat membantu manusia dalam menyelesaikan masalah

informasi.

Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat serta praktis dengan

memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, disamping dengan

menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi,

organisasi dan manajemen yang modern. Administrasi, organisasi dan manjemen

yang modern itu hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanaannya

berpikiran modern dan maju dimana mereka yang sadar dan berusaha

meningkatkan mutu hidupnya.

Manajemen perkantoran adalah sebagai salah satu cabang ilmu manajemen

yang menfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan mengalisis

informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna

mangamankan asset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu

sendiri untuk mencapai tujuan organisasi (Anonymous, 2002).


2

Sedangkan ilmu manajemen kantor merupakan ilmu yang sangat penting

dipelajari dan dipahami yang memiliki manfaat yang sangat besar terutama bagi

pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti yang kita ketahui kantor

merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan suatu berbagai

kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting

bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya

kegiatan kantor.

Sebab semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian system dan

prosedur, penggunaan computer serta penggunaan peralatan modern lainnya

dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar

pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh pemimpin. Ruang lingkup

pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan adanya sekolompok staf untuk

penyelesaiannya. Dengan hal itu maka terdapat sekelompok staf yang melakukan

kegiatan bantuan atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok

dalam satuan organisasi yang dinamakan Sekretariat.

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni

menunjukkan tata kerja atau proses kerja yang bersifat aktif dan dinamis dalam

kegiatan jasa perkantoran, terutama sangat berkaitan dengan proses administrasi

yang dimana keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih melalui

cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Adanya kerja

sama antara dua atau lebih mempunyai arti suatu proses, itulah yang dinamakan

sebagai administrasi dalam sebuah organisasi (Saiman, 2002).

Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan,

tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari


3

administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanaan

kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukan administrasi perkantoran.

Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran atau fungsi manajemen dalam

kantor yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan,

dan pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini

berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan

pengarsipan.

Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah

memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya

pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan

perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang

sudah ditetapkan sebelumnya.

Semua perusahaan mempunyai administrasi kantor, tapi setiap perusahaan

mempunyai tata cara pelaksanaan administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap

perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur

dan tata cara administrasi. Adminitrasi kantor merupakan suatu yang sangat vital

bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan

salah satunya dapat dilihat melalui administrasi kantor.

Adapun pelaksanaan kantor bersifat pelayanan dimana memuaskan

masyarakat dalam pelayanan administrasi perkantoran. Administrasi Perkantoran

mempunyai fungsi yang sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai

alat mencapai tujuan organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan

didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut


4

Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang

dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau

perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasa

dilakukan administrasi perkantoraan adalah mengurus dan melaksanakan

administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan data dan infromasi yang dibutuhkan

oleh kantor tersebut.

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Sumatera

Utara (Kanwil Kemenkumham Sumut) merupakan kementerian dalam Pemerintah

Indonesia yang membidangi urusan hukum dan hak asasi manusia.Instansi

pemerintah yang tidak berorientasi pada keuntungan melainkan lebih berorientasi

kepada masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsi, kanwil

Kemenkumham memerlukan data dan informasi tersebut baik dalam surat maupun

arsip. Karena dengan adanya surat maupun arsip adalah bukti dan rekaman dari

kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan

keputusan. Sebab didalam terlaksananya kegiatan administrasi kantor maka

pelayanan informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik dan akurat

guna memecahkan masalah administrasi pada umumnya.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi

perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama baik dalam

pelaksanaan maupun peranan di suatu organisasi dimana keberhasilan dalam

pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik,

aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal diatas, peneliti

terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta pelaksanaan


5

administrasi perkantoran dalam mendukung keberhasilan pencapaian tujuan yang

diharapkan pada kementerian badan hukum dan hak asasi manusia

(kemenkumham), sehingga peneliti tertarik memilih judul penelitian ini yaitu

“Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Kantor Wilayah Kementerian

Hukum Dan Ham Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Secara umum kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan

meliputi beberapa bidang seperti kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat

dan semuanya tidak terlepas dari kegiatan pelaksanaan administrasi. Untuk

mengetahui keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang

baik. Oleh karena itu pasti kegiatan setiap perusahaan menempatkan kandidat

terbaik dalam administrasi kantor mereka.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah

dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Pelaksanaan Administrasi Perkantoran

pada Kantor Wilayah Kementerian Badan Hukum dan HAM Sumatera Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah untuk

mengetahui pelaksanaan administrasi perkantoran pada Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan HAM Sumut.


6

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian pada tugas akhir ini adalah:

1. Bagi Instansi

Sebagai masukan positif berupa saran yang dapat diperhatikan dalam

pelaksanaan administrasi kantor.

2. Bagi Peneliti

Peneliti dapat menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan di

bidang administrasi perkantoran dan sebagai bahan masukan yang

memberikan pemahaman tentang Pelaksanaan administrasi perkantoran

pada Kementerian Hukum dan HAM Sumut.

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lainnya yang tertarik pada

objek yang sama

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan pada Bagian Administrasi di Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Sumatera Utara yang berlokasi pada

Jalan Putri Hijau No.4 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat

pada tabel 1.1


7

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

Sumber: Peneliti (2017)

Kegiatan Maret April Mei Juni

Mencari dan

menentukan

tempat penelitian

Mengajukan judul

tugas akhir

Pengajuan surat

izin

Magang sekaligus

penelitian dari

fakultas

Kepada perusahaan

Pengajuan surat

permohonan dosen

pembimbing

Magang sekaligus

melakukan

penelitian pada

instansi

Proses penyusunan

tugas akhir dan

konsultasi kepada

dosen

pembimbing.


8

F. Sistematika Penulisan

Agar Pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan

terarah maka peneliti membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam 4 (empat)

bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap

penting dan relevan dengan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis,

adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat dan rencana yang terdiri dari jadwal servey/observasi dan

sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Ringkas Instansi, Visi dan

Misi, Logo Instansi, Struktur Organisasi, Susunan Organisasi Kantor Wilayah

dan Job Description.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang

berhubungan dengan tugas akhir penulis yang membahas mengenai Pengertian

Administrasi, Pengertian tentang Perkantoran, Pengertian Administrasi

Perkantoran, Fungsi Administrasi Kantor, Tujuan Administrasi Kantor, dan

Pelaksanaan Administrasi Kantor di Kementerian Badan Hukum dan HAM

Medan.


9

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini peneliti akan memberikan kesimpulan berdasarkan terdahulu dan

memberikan saran-saran yang terdiri dari pengumpulan data dan pembahasan

yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang

bermanfaat untuk Kantor Kementerian Badan Hukum dan HAM dimasa yang

akan datang.


10

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pertama kali dibentuk pada

tanggal 19 Agustus 1945 dengan nama Departemen Kehakiman. Menteri

Kehakiman yang pertaama menjabat adalah Soepomo.Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia pada zaman pemerintahan Belanda disebut Departemen Van

Justitie yaitu berdasarkan peraturan Herdeland Yudie Staatblad No.576.

Dalam sidang PPKI tahun 1945 menetapkan mengenai Departemen

Kehakiman dalam struktur Negara menurut UUD.Dalam UUD tadi disebutkan

departemen termasuk Departemen Kehakiman yang mengurus tentang pengadilan,

penjara, kejaksaan dan sebagainya.Dalam sidang PPKI tersebut dibuat pula

penetapan tentang tugas pokok masalah ruang lingkup tugas Departemen

Kehakiman walaupun secara singkat masih mengacu kepada peraturan Herdeland

Yudie Staatblad No.576.

Pada tanggal 1 Oktober 1945 kewenangan Departemen Kehakiman

diperluas yakni Kejaksaan berdasarkan Maklumat Pemerintah tahun 1945 tanggal

1 Oktober 1945 dan Jawatan Topografi berdasarkan penetapan pemerintah tahun

1945 Nomor 1/S.D.

Ketika Departemen Agama dibentuk pada tanggal 3 Januari 1946,

Mahkamah Islam Tinggi dikeluarkan dari Departemen Kehakiman Republik

Indonesia berdasarkan penetapan penetapan pemerintah tahun 1964 Nomor 5/S.D.


11

Pada 22 Juli 1960 rapat kabinet memutuskan bahwa kejaksaan menjadi

departemen dan keputusan tersebut dituangkan dalam Keputusan Presiden RI

Nomor 204/1960 tertanggal 1 Agustus 1960 yang berlaku sejak 22 Juli 1960.

Sejak itu pula, Kejaksaan RI dipisahkan dari Departemen Kehakiman.Pemisahan

tersebut dilatarbelakangi rencana kejaksaan mengusut kasus yang melibatkan

Menteri Kehakiman pada saat itu.

Pengalihan Peradilan Umum dan Peradilan Tata Usaha Negara dari

Kementerian Hukum dan Haak Asasi Manusia ke Mahkamah Agunf berawal dari

Undang-Undang No. 35 Tahun 1999 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kekuasaan Kehakiman yang kemudian dijabarkan dalam Undang-Undang No. 4

Tahun 2004 tentang Kekuasaan Kehakiman dan Undang-Undang No. 5 Tahun

2004 tentang Perubahan atas Undang-Undang No. 14 Tahun 1985 tentang

Mahkamah Agung. Pada tanggal 23 Maret 2004 Presiden Megawati

mengeluarkan Keputusan Presiden RI No. 21 Tahun 2004 tentang pengalihan

organisasi, administrasi dann finansial dan lingkungan Peradilan Umum dan Tata

Usaha Negara, Pengadilan Agama ke Mahkamah Agung yang kemudian

ditindaklanjuti dengan serah terima pengalihan organisasi, administrasi dan

finansial di lingkungan Peradilan Umum dan Peradilan Tata Usaha Negara ke

Mahkamah Agung pada tanggal 31 Maret 2004.

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, disingkat dengan nama

Kemenkumham, dahulu bernama “ Departemen Kehakiman” (1945-1999),

Departemen Hukum dan “Perundang-Undangan” (1999-2001). “ Departemen

Kehakiman dan Hak Asasi Manusia” (2014-2009), adalah kementerian dalam

pemerintah Indonesia yang membidangi urusan Hukum dan Hak Asasi Manusia.


12

Kementerian. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dipimpin oleh seorang

menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia (Menkumham) yang sejak tanggal 19

Oktober 2011 dijabat oleh Amir Syamsudin.

Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 1945 tentang pembentukan

Departemen-Departemen di Republik Indonesia.Pengumuman Pemerintah tanggal

19 Agustus tentang Pembentukan kabet I, untuk Departemen kehakiman Republik

Indonesia diangkat Prof.DR.MR. Supomo sebagai menteri Kehakiman Republik

Indonesia pertama kemudian pada tanggal 1 Oktober 1945 Departemen

Kehakiman diperluas:

1) Kejaksaan berdasarkan Maklumat Pemerintah tahun 1945 No. 1/S.D.

2) Mahkamah Islam Tinggi dikeluarkan dari Departemen Kehakiman

Republik Indonesia dan masuk ke dalam Departemen Pertahanan

berdasarkan Penetapan Pemerintah Tahun 1946 No. 8/S.D

3) Pada tanggal 5 Juli 1959 keluar Dekrit Presiden untuk kembali ke

Undang Undang Dasar 1945. Kemudian dibentuk Lembaga Pembinaan

Hukum (LPHN) berdasarkan Keputusan Presiden No 194 Tahun 1961

kedudukan LPHN dipindahkan dari perdana ke Departemen

Kehakiman Republik Indonesia.

4) Undang Undang Pedoman 19 Tahun 1964 tentang ketentuan pokok-

pokok kekuasaan Kehakiman, berlaku tanggal 31 Oktober 1964, maka

peradilan Negara Republik Indonesia menjalankan dan melaksanakan

hukum yang mempunyai pengayoman yang dilaksanakan dalam

lingkungan:


13

a. Peradilan Umum

b. Peradilan Agama

c. Peradilan Tata Usaha Negara

1. Pada lingkungan Peradilan Umum berdasarkan Undang-Undang Nomor

13 Tahun 1965. Lembaran Negara Nomor 70 Tahun 1965 menegaskan

bahwa Kekuasaan Kehakiman dalam Lingkungan Peradilan Umum

dilaksanakan oleh:

a. Mahkamah Agung

b. Pengadilan Tinggi

c. Pengadilan Negeri

2. Undang Undang Nomor 19 Tahun 1964, Lembaran Negara Nomor 107

Tahun 1964 tentang pokook-pokok kekuasaann kehakiman dianggap tidak

sesuai lagi dengan keadaan, maka dikeluarkan Undang-Undang Nomor 14

Tahun 1970 yang menegaskan kekuasaan kehakiman adalah kekuasaan

yang merdeka, dilaksanakan oleh:

a. Peradilan Hukum

b. Peradilan Agama

c. Peradilan Militer

d. Peradilan Tata Usaha Negara

3. Keputusan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 1974 tentang pokok-

pokok Organisasi Departemen, diatur tentang:

a. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Departemen

b. Susunan Organisasi Departemen Tugas dan Fungsi


14

4. Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jederal, Direktorat Jenderal, staf ahli dan

unit-unit Vertikal Daerah. Untuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Kehakiman Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 1974,

lampiran 3 Keputusan Menteri Kehakiman RI No. J.S.4/3/7 Tahun 1975

tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kehakiman

Republik Indonesia.

5. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Tanggal 23 September

1985 Nomor M.06-UM.01.06 Tahun 1985 tentang penetapan tanggal 30

Oktober sebagai Hari Kehakiman Republik Indonesia. Pada pasal 2 Hari

Kehakiman disebut dengan hari DHARMA KARYADHIKA”

Sistem Holding Company ke sistem Integrated dilinngkungan Departemen

Kehakiman Republik Indonesia dengan surat Persetujuan MENPAN Nomor

B477/MENPAN/7/84 Tanggal 6 Juli 1984 KEPRES R.I Nomor 10 Tahun 1984

dan KEPMENKEH R.I Nomor M.05-PR.07.Nomor 10 Tahun 1984 tentang

Orgnisasi dan tata kerja Dept. Kehakiman RI. Akibat reformasi dikeluarkan

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 135 Tahun1999 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan, Organisasi dan Tata Kerja Departemen.

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2000 tentang

Perubahan atas Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1970 tentang ketentuan-

ketentuan pokok Kekuasaan Kehakiman bahwa pada menegaskan untuk

dilingkungan peradilan umum dikeluarkan dari Departemen Kehakiman Republik

Indonesia ke Mahkamah Agung Republik Indonesia dengan masa transisi paling

lama 5 tahun. Berdasarkan Surat Persetujuan Menteri Negara Pendayaan Aparatur


15

Nomor 24/M.PAN/1/2000.Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen

Hukum dan Prundang-undangan Republik Indonesia.

Setelah sidang tahunan Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia pada

tanggal 7 Agustus 2000 sampai dengan 14 Agustus 2000, Presiden Republik

Indonesia KH. Abdurrahman Wahid merampingkan kabinet kesatuan dengan

mengeluarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 23/M Tahun 2000

tentang Pengangkatan Menteri Kehakiman san Hak Asasi Manusia Prof.DR.

Yusril Ihza Mahendra. Nama Departemen Kehakiman telah beberapa kali berubah

nama karena disesuaikan dengan fungsi dari Departemen Hukum dan Perundang

Undangan dan sekarang menjadi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

a. Sejarah Singkat Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM

Sumatera Utara

Kantor Wilayah (kanwil) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

merupakaan instansi vertikal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang

berkedudukan di setiap provinsi, yang berada dibawah dan bertanggungjawab

kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. Kanwil terdiri atas beberapa

divisi serta sejumlah Unit Pelaksana Teknis (UPT), termasuk Kantor Imigrasi,

Lembaga Pemasyarakatan (Lapas), Lapas Terbuka (Later), Lapas Narkotika,

Rumah Tahanan Negara (Rutan), Cabang Rutan (Carut), Penyimpanan Benda

Sitaan Negara (Rupbasan), Balai Pemasyarakatan (Bapas), Balai Harta

Peninggalan (BHP), serta Rumah Detensi Imigrasi (Rudenim).


16

B. Visi, Misi, Nilai, Tujuan dan Sasaran Kantor Wilayah Kementerian

Hukum dan HAM Sumatera Utara

a. Visi

Visi Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara adalah:

“MASYARAKAT MEMEPEROLEH KEPASTIAN HUKUM”.

b. Misi

Misi Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara adalah:

a. Mewujudkan Peraturan Perundang-Undangsn yang berkualitas;

b. Mewujudkan pelayanan hukum yang berkualitas;

c. Mewujudkan penegakan hukum yang berkualitas;

d. Mewujudkan penghormatan, pemenuhan, dan perlindungan HAM;

e. Mewujudkan layanan manajemen administrasi Kementerian

Hukum dan HAM; serta

f. Mewujudkan aparatur Kementerian Hukum dan HAM yang

profesional dan berintegritas.

c. Nilai

Nilai-Nilai yang dianut oleh Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera

Utara adalah:

a. Profesional

Aparat Kementerian Hukum dan HAM adalah aparat yang bekerja

keras untuk mencapai tujuan organisasi melalui penguasaan bidang

tugasnya, menjunjung tinggi etika dan integritas profesi.


17

b. Akuntabel

Setiap kegiatan dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dapat

dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan

ketentuan atau peraturan yang berlaku.

c. Sinergis

Komitmen untuk membangun dan memastikan hubungan

kerjasama yang produktif serta kemitraan yang harmonis dengan

para pemangku kepentingan untuk menemukan dan melaksanakan

solusi terbaik, bermanfaat dan berkualitas.

d. Trasparan

Kementerian Hukum dan HAM menjamin akses kebebasan bagi

setiap orang untuk memperoleh informasi tentang penyelenggaraan

pemerintahan, yakni informasi tentang kebijakan, proses

pembuatan dan pelaksanaannya, serta hasil-hasil yang dicapai.

e. Inovatif

Kementerian Hukum dan HAM mendukung kreativitas dan

mengembangkan inisiatif untuk selalu melakukan pembaharuan

dalam penyelenggaraan tugas dan fungsinya.

d. Tujuan

Tujuan Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara adalah:

a. Terwujudnya politik legislasi yang berkualitas memalui

pembentukan peraturan perundangan yang terencana;


18

b. Terwujudnya Layanan hukum Kementerian Hukum dan Hak

Asasi Manusia yang cepat dan murah yang sesuai dengan

kebutuhan masyarakat.

c. Terwujudnya penegakan hukum yang berkuualitas di bidang

Keimigrasian, Hak Kekayaan Intelektual, kerjasama timbal

balik dengan Negara lain, Pembinaan Pemasyarakatan serta

efektifitas koordinasi antar instansi penegak hukum;

d. Terwujudnya kebijakan nasional yang mendorong

penghormatan perlindungan dan pemenuhan hak asasi

manusia;

e. Terwujudnya manajemen organisasi yang akuntabel dengan

penyelenggaraan birokrasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia yang profesional;

f. Terwujudnya aparat Kementerian Hukum dan HAM yang

profesional dan berintegritas.

e. Sasaran Strategis

a. Kesesuaian arah politik legislasi dengan arah pembangunan

hukum nasional pada tahap pra legislasi, legislasi dan pasca

legislasi;

b. Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap layanan

administrasi hukum dan layanan jasa hukum Kementerian

Hukum dan Hak Asasi Manusia;

c. Efektifitas penyelenggaraan forum mahkumjakpol baik di

tingkat nasional, provinsi maupun di kabupaten kota;


19

d. Berkurangnya pelanggaran hukum di bidang keimigrasian dan

HKI;

e. Efektifitas peran central authority dalam mendukung

kerjasama hukum timbal balik;

f. Meningkatnya kualitas penyelenggaraan pelaksanaan sistem

pemasyarakatan;

g. Terwujudnya masyarakat yang sadar dan cerdas hukum dan

memperluas akses keadilan bagi masyarakat miskin;

h. Terimplementasikannya kebijakan, penghormatan,

perlindungan dan pemenuhan HAM sesuai rencana aksi

nasional hak asasi manusia (RAN HAM);

i. Manajemen Organisasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia yang transparan dan akuntabel berdasarkan semangat

reformasi birokrasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia;

j. Meningkatnya kualitas dan kuantitas sumber daya manusia

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.


20

C. Logo Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Gambar 2.1 Logo Kementerian Hukum dan HAM Sumut

Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumut (2017)

Sumber : Lampiran Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HM-

05.UM.01.01. Tahun 2013 Tentang Logo Kementerian Hukum dan HAM.

Sesuai dengan pasal 6 tentang Logo Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Nomor M.HM-05.UM.01.01 Tahun 2013 tentang logo kementerian

Hukum dan Hak Asasi Manusia diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:

1. Logo menggambarkan tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan Hak

Asasi Manusia yang membuat :

a) Tulisan “PENGAYOMAN”

b) Gambar:

1) Lima (5) garis busur

2) Dua (2) garis tegak lurus sejajar dan

3) Garis siku kanan dan garis siku kiri

c) Tata Warna

1) Warna biru tua tulisan sebagai dasar logo.

2) Warna emas pada garis logo dan tulisan PENGAYOMAN.


21

2. Makna tulisan PENGAYOMAN sebagaimana dimaksudkan, huruf A

berarti megayomi dan melindungi selurruh rakyat Indonesia di bidang

Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Makna gambar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf B sebagai

berikut:

a) Lima (5) garis busur melambangkan Pancasila yang merupakan

Falsafah Negara.

b) Dua (2) garis tegak lurus sejajar yang mempunyai makna

Demokrasi dan Keadilan untuk mewujudkan kesejahteraan bangsa

Indonesia.

c) Garis siku kanan bermakna hukum dan garis siku kiri bermakna

hak asasi manusia yang menjunjung tinggi agama dan moral.

3. Makna warna sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf C sebagai

berikut:

a) Warna biru tua sebagai warna dasar yang mempunyai makna

amanah, keamanan, keteraturan, kedalaman, makna jati diri

bangsa, percaya diri, ketertiban, dan inovasi teknologi.

b) Warna emas bermakna keagungan, keluhuran, dan kewibawaan.


22

D. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara

IDANG

SUB BIDANG PERLINDUNGAN

DAN PEMENUHAN HAM

SUB BIDANG PENGEMBANGAN

HUKUM

SUB BIDANG PELAYANAN HUKUM

UMUM

SUB BIDANG PENYULUHAN DAN BANTUAN HUKUM

SUB BIDANG JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUK

SUB BIDANG DISEMINASI HAM

KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM REPUBLIK

INDONESIA

DIVISI ADMINISTRASI

BAGIAN UMUM BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM DAN LAPORAN

SUB BAGIAN PENYULUHAN PROGRAM

SUB BAFIAN & TATA USAHA

SUB BAGIAN HUMAS DAN LAPORAN

SUB BAGIAN KEUANGAN DAN PERLENGKAPAN

DIVISI PELAYANAN HUKUM DAN HAM

BIDANG PELAYANAN HUKUM

BIDANG HUKUM BIDANG HAM

BALAI HARTA

PENINGGALAN

DIVISI IMIGRASI DIVISI PERMASYARAKATAN

BIDANG KEAMANAN DAN PEMBINAAN

BIDANG REGISTRASI PERAWATAN DAN BINA

KHUSUS NARKOTIKA

SUB BIDANG KEAMANAN DAN KETERTIBAN

SUB BIDANG BIMBINGAN KEMASYARAKATAN

LATIHAN KERJA

SUB BIDANG REGISTRASI DAN STATISTIK

SUB BIDANG PERAWATAN DAN BINA

KHUSUS NARKOTIKA

BIDANG LALULINTAS, IJIN TINGGAL DAN

STATUS KEIMIGRASIAN

BIDANG INTELIJEN, PENINDAKAN DAN SISTEM

KEIMIGRASIAN

SUB BIDANG LALULINTAS

KEIMIGRASIAN

SUB BIDANG IJIN

TINGGAL DAN STATUS

KEIMIGRASIAN

SUB BIDANG INFORMASI DAN SISTIM KEIMIGRASIAN

SUB BIDANG INTELIJEN DAN PENINDAKAN KEIMIGRASIAN

RUTAN LAPAS

TERBUKA

LAPAS

RUDBAIAN

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

RUDENIM

LAPAS

NARKOTIKA

KANIM

BAPAS

CAB. RUTAN

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumut



23

E. Susunan Organisasi Kantor Wilayah

Sesuai dengan peraturan Menteri Hukum dan Ham RI Nomor 28 Tahun

2014, tentang organisasi dan tata kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia, Kanwil Kementerian Hukum dan Ham Sumatera Utara

dilengkapi dengan 4 divisi dalam menopang kinerjanya, antara lain:

1. Divisi Administrasi;

2. Divisi Pemasyarakatan;

3. Divisi Keimigrasian;

4. Divisi Pelayanan Hukum dan Hak Asasi Manusia.

F. Tugas (Job Description) dan Fungsi Kantor Wilayah Kementerian

Hukum dan HAM Sumatera Utara

1. Divisi Administrasi

a. Tugas

Melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Jendral dan Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia

di Kantor Wilayah.

b. Fungsi

1) Pengoordinasian kegiatan di lingkungan Kantor Wilayah.

2) Pengoordinasian dan penyusunan rencana, program, kegiatan dan

anggaran, serta evaluasi dan laporan.

3) Pelaksanaan urusan kepegawaian, administrasi keuangan, dan

perlengkapan, serta tata usaha dan rumah tangga.

4) Pelaksanaan kehumasan dan pelayanan pengaduan serta

pengelolaan teknologi informasi.


24

Divisi Administrasi membawahi 2(dua) Kepala Bagian:

1) Kabag Umum, tugasnya yaitu:

Melaksanakaan pengelolaan urusan kepegawaian, administrasi

keuangan, perlengkapan dan tata usaha, serta rumah tangga, dan

melaksanakan koordinasi pengelolaan pengembangan kompetensi

sumber daya manusia di lingkungan Kantor Wilayah berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

2) Kabag Pogram dan Pelaporan, tugasnya yaitu:

Melaksanakan koordinasi penyusunan rencana, program, kegiatan

dan anggaran, pengelolaan dan penyajian data, pemberian

informasi dan komunikasi, dan hubungan antar lembaga serta

evaluasi daln laporan.

2. Divisi Pemasyarakatan

a. Tugas

Melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jendral Pemasyarakatan di

wilayah.

b. Fungsi

1) Pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di bidang

bimbingan pemasyarakatan, pengentasan anak, informasi dan

komunikasi, keamanan, kesehatan, dan perawatan

narapidana/tahanan, serta pengelolaan benda sitaan dan barang

rampasan negara.

2) Pelaksanaan kerjasama, pemantauan, evaluasi, dan penyusunan

laporan pelaksanaan tugas teknis dibidang lalu lintas keimigrasian,


25

izin tinggal, dan status keimigrasian, serta penindakan

keimigrasian dan rumah detensi imigrasi.

3) Penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran di

lingkungan Divisi Keimigrasian.

4) Pengoordinasian perencanaan dan pelaksanaan pengelolaan sumber

daya manusia, sarana dan prasarana, serta admistrasi keuangan di

lingkungan unit pelaksana teknis Imigrasi berkoordinasi dengan

Divisi Administrasi.

3. Divisi Imigrasi

a. Tugas

Melaksanakan sebagian tugad Direktorat Jenderal Imigrasi di wilayah.

b. Fungsi

1) Pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di biladang

lalu lintas keimigrasian , izin tinggal, dan status keimigrasian, serta

penindakan keimigrasian dan rumah detensi imigrasi.

2) Pelaksanaan kerjasama, pemantauan, evaluasi dan penyusunan

laporan pelaksanaan tugas teknis di bidang lalu lintas keimigrasian,

izin tinggal, dan status keimigrasian, serta penindakan

keimigrasian dan rumah detensi imigrasi


lingkungan Divisi Keimigrasian


daya manusia, sarana dan prasarana, serta administrasi keuangan di


26

lingkungan unit pelaksana teknis Imigrasi berkoordinasi dengan

Divisi Administrasi.

1) Divisi Pelayanan Hukum dan HAM

a. Tugas

Melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal atau Badan terkait di

wilayah.

b. Fungsi

1) Pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di bidang

pelayanan administrasi hukum umum dan hak kekayaan

intelektual, pelaksanaan pembinaan hukum, fasilitas pembentukan

produk hukum daerah.

2) Perancangan peraturan perundang-undangan dan penyuluhan

hukum serta pejabat fungsional tertentu lainnya, pengoordinasian

pemajuan hak asasi manusia, serta pemantauan pelaksanaan tugas

balai harta peninggalan.

3) Pelaksanaan kerjasama, pemantauan, evaluasi, dan penyusunan

laporan pelaksanaan tugas teknis di bidang pelayanan administrasi

hukum umum dan hak kekayaan intelektual, pelaksanaan

pembinaan hukum, fasilitasi pembentukan produk hukum daerah,

pengembangan perencangan peraturan perundang-undangan dan

penyuluh hukum serta pejabat fungsional tertentu lainnya,

pengoordinasian pemajuan hak asasi manusia, serta pemantauan

pelaksanaan tugas balai harta peninggalan.


27


lingkungan Divisi Pelayanan Hukum dan Hak Asasi Manusia.


daya manusia, sarana dan prasarana, serta administrasi keuangan di

lingkungan unit pelaksana teknis pelayanan hukum


28

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi

Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata “administratie”

(Bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan dimana catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis

ketatausahaan karena tata usaha bagian kecil dari kegiatan administrasi.

Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “administration” (Bahasa Inggris)

dimana bahwa Admnistrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat

pada semua kelompok Negara swasta, sipil atau militer, usaha besar maupun

usaha berskala kecil dan sebagainya.

Menurut Newman (2003:15) Administrasi didefenisikan sebagai

pedoman/petunjuk, kepemimpinan, dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok

individu-individu guna tercapainya tujuan bersama. Sedangkan menurut Dewi

(2011:3) Administrasi merupakan proses kerjasama beberapa individu dengan

cara efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya.

Adminitrasi dalam aplikasi akan tampak pada bentuk kerjasama manusia

disebut organisasi dan dalam hasil kerjanya akan tampak pada manajemen tata

kerjanya, sehingga sejauh mana tujuan organisasi dan manajemen tercapai

tergantung pada bekerjanya akal manusia dalam kerja sama sehingga melahirkan

pengetahuan yang membentuk pengalaman yang teratur dan terpadu dan dapat

diperlakukan secara umum.


29

Jadi, dapat kita simpulkan pengertian administrasi adalah segenap proses

penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam

usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. Dan proses

kegiatan pekerjaan yang dilakukan secara efisian dan efektif dalam pencapain

tujuan.

B. Pengertian Tentang Perkantoran

Perkantoran berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering

dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Dimana

pengertian kantor berarti ruang atau kamar kerja atau ruang tulis atau juga markas

dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas

pokoknya. Di Indonesia pengertian kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat

atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi.

Kantor juga merupakan tempat dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan

ketatausahaan atau pekerjaan tulis-menulis. Tata ruang kantor adalah penentuan

mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang terperinci dari ruang

untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari factor-faktor fisik yang

dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Tata ruang kantor yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan

kantor dapat diatur secara tertib dan lancer, komunikasi kerja pegawai juga akan

semakin lancar sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta

akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Berikut macam tata ruang kantor yang

sering ditemukan, yaitu sebagai berikut :


30

1. Tata ruang kantor terpisah atau berkamar (cubicle typee offices)

Menyatakan bahwa tata ruang kantor terpisah atau berkamar adalah

ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau terbagi dalam kamar-kamar

kerja.Keuntungan tata ruang kantor ini yaitu konsentrasi kerja lebih

terjamin, pekerjaan yang bersifat rahasia dapat lebih terjamin dan

terlindungi, menambah kewibawaan pimpinan. Sedangkan kerugian tata

ruang kantor ini yaitu komunikasi menjadi berkurang; biaya lebih besar

untuk memelihara ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan

lainnya; mempersulit pengawasan.

2. Tata ruang kantor yang terbuka (open place offices)

Menyatakan bahwa tata ruang kantor terbuka adalah ruangan untuk

bekerja yang bersatu secara berdekatan tanpa ada pembatas atau pemisah.

Keuntungan dimana pengawasan bisa dipantau dalam satu ruang

(pengawasan lebih efektif terhadap semua pegawai atau staf yang ada, lebih

memudahkan antarpegawai, penghematan dalam luas lantai, penempatan

dan penggunaan mesin-mesin perkantoran bisa lebih efisien karena dapat

dipergunakan bersama-sama, penghematan dalam penerangan karena lebih

mudah tersebarnya cahaya dan perubahan kantor. Sedangkan kerugian yang

ditimbulkan dalam tata ruang kantor ini dimana suasana yang gaduh dan

terkesan ramai sehingga mengganggu konsentrasi bekerja, pegawai sulit

melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi batas kedudukan antara

pimpinan dan bawahan tidak tampak jelas, pekerjaan yang bersifat rahasia

sulit dilakukan.


31

C. Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan

ataupun instansi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan.

Pengertian dari administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang

dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya, dilakukan secara terus-menerus

dengan menggunakan segala peralatan kantor untuk menunjang pelaksanaan

kegiatan pokok perusahaan ataupun instansi (Moenir, 2003).

Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan

mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan

lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan

perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan

penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap (Gie, 2007). Administrasi Perkantoran

adalah bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan

pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan

mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek

berdasarkan target dan rencana (Mills,2001).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi

dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi

perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.


32

D. Fungsi Administrasi Kantor

Sebelum peneliti menguraikan fungsi administrasi kantor maka peneliti

ingin menjelskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Istilah untuk

mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama,

perbedaannya dimana pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan

tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum serta mengadakan

pencatatan dan semua kegiatan manajemen sedangkan manajemen berfungsi

melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka

pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan. Fungsi-

fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, sedangkan

pada manajemen fungsinya ada empat (4) menurut Quible (2001) yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Pengarahan (Actuating)

4. Pengawasan (Controlling)

1. Perencanaan (Planning)

a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta

layanan kantor termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip dan

lainnya;

b. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan

melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan

layanan dan fungsi kantor yang efektif dan efisien;

c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan

secara total fungsi dan layanan kantor yang baru;


33

d. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran

perusahaan atau instansi;

e. Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor;

f. Menjelaskan kebutuhan akan personel dan ruang serta peralatan yang

diperlukan;

g. Mendesain system dan prosedur administrasi baru.

2. Pengorganisasian (Organizing)

a. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan dengan

pemanfaatan sumber daya perusahaan atau instansi guna mencapai tujuan

dan sasaran;

b. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan

tugasnya;

c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien;

d. Menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh

perusahaan atau instansi;

e. Mengembangkan metode dan teknik yang efektif dalam

mengimplementasikan perubahan;

f. Mengembangkan prosedur yang efektif dalam mengevaluasi peralatan yang

akan dibeli.

3. Pengarahan (Actuating)

a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai;

b. Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai;

c. Mendesain system komunikasi yang efektif antaruntit atau divisi;


34

d. Menjamin terpenuhinya pegawai dengan kebijakan dalam prosedur

organisasi;

e. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan;

f. Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan

pekerjaan yang dilakukan;

g. Menggunakan systemrewards yang fair dan objektif dalam menentukan

gaji pegawai.

4. Pengawasan (Controlling)

a. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan

kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai;

b. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja;

c. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan

yang tidak terselesaikan;

d. Mengelola unit anggaran;

e. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif

dan efisien;

f. Memotivasi pegaawai akan perlunya kesadaran akan biaya yang

ditimbulkan;

g. Mengembangkan penilaian kinerja yang efektif dan efisien dalam

menjelaskan hasil pekerjaan actual dengan harapan yang direncanakan;

h. Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan (kapan dan

dimana) tindakan koreksi diperlukan.


35

E. Tujuan Administrasi Kantor

Adapun tujuan administrasi kantor secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan

maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan

lingkungan masyarakat.

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi

untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,

melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi

tanggungjawabnya.

4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola

surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung

tugas pokok lembaga.

5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga

diperoleh manfaat masing-masing pihak.

6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi

keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan

dipertanggungjawabkan.

Agar suatu organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka

harus memenuhi (2) dua syarat yaitu:

1. Organisasi harus efisien

Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki sususunan yang logis

sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang


36

terbaik setara dengan hasil kerjanya, baik mengenai mutu maupun

banyaknya hasil kerjanya yang dilakukan didalam organisasi tersebut.

2. Organisasi harus sehat

Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana

masing-masing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya

merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi

dapat menjalankan tugas maupun peranannya dengan tanpa kesimpang

siuran.

Selain itu, tujuan administrasi kantor dapat juga merupakan tujuan jangka

pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dan jangka

menengah sering disebut dengan istilah “sasaran” atau “tujuan antara” karena

merupakan bagian dari tujuan jangka panjang. Perbedaan tujuan jangka panjang

dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing.

Menurut Siagian (1992) tujuan jangka panjang memiliki ciri-ciri antara lain :

a. Bersifat idealis

Berarti bawa dalam berorganisasi harus memiliki keyakinan dan

berpandangan lurus agar apa yang dilakukan harus sesuai dengan tujuan.

b. Bentuknya relative abstrak

Memiliki pikiran-pikiran kedalam bentuk ungkapan yang jelas dalam suatu

keinginan dalam bekerja.

c. Kualifikasinya ialah tidak terbatas

Keahlian yang diperlukan tidak terbatas dalam melakukan sesuatu dalam

menjalankan tugas sesuai target yang ditentukan.

Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai ciri-ciri:


37

a. Sifatnya praktikal

Pelaksanaan dalam mencapai tujuan administrasi lebih nyata dalam teori

maupun langsung pada praktik.

b. Jangkauan waktunya lebih pendek

Organisasi yang menerapkan sasaran ini memiliki jangkauan waktu lebih

singkat dibandingkan dengan menerapkan tujuan.

c. Bentuknya lebih konkrit

Tujuannya benar-benar ada, dapat dilihat dan berwujud sehingga

organisasi melakukan tugas sesuai keinginan.

d. Hasil pada umumnya dapat dikuantifikasikan

Organisasi itu melihat akhir tujuan kinerja berdasarkan perihal

penjumlahan dimana organisasi menghitung seberapa besar mereka

mampu melakukan tujuan yang diinginkan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan adminitrasi kantor adalah agar segala

kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan

dengan target yang diinginkan baik secara efisien maupun efektif.

F. Pelaksanaan Administrasi Kantor Pada Kementerian Hukum dan

HAM Sumut

Pelaksanaan administrasi kantor mempunyai peranan penting dalam

organisasi yaitu sebagai pusat kegiatan atau kinerja dalam melakukan kegiatan

perencanaan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, pengawasan,

pengarahan dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.Begitu juga

administrasi pada kantor wilayah Kementerian Hukum dan Ham sangat penting

sehingga bila administrasi tidak berjalan dengan baik maka kegiatan lainnya


38

dalam organisasi juga dapat terhambat juga berakhir pada tidak tercapainya tujuan

organisasi.

Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada kantor wilayah

Kementerian Hukum dan Ham memiliki peranan yang sangat penting untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta diperlukan oleh pimpinan untuk

menjalankan kantor dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan

untuk pelaksanaan tugas-tugas selanjutnya. Pelaksanaan pekerjaan pada Kantor

Wilayah Kemenkumham juga membantu kelancaran perkembangan kantor

sebagai suatu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk

mencapai tujuan kantor, memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap

kepada siapapun bilamana diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisien

terutama bagi pihak pimpinan Kanwil Kemenkumham.

Pelaksanaan administrasi kantor sangat berpengaruh terhadap tujuan kantor

Kemenkumham yaitu:

1. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh pihak

pimpinan, pengurus dalam proses pembuatan keputusan

2. Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau sasaran

organisasi

3. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu keputusan

Adapun prosedur kerja pada kanwil Kemenkumham dimana fungsi

administrasi turut memegang andil dalam suksesnya instansi. Oleh karena itu pada

kanwil Kemenkumham membimbing pegawainya dibagian administrasi bukan

hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun

juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Ia harus bisa merencanakan,


39

mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh

pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat.

Kanwil Kemenkumham selalu membimbing pegawainya untuk mengambil

keputusan dan perencanaan yang merupakan fungsi dari manajemen, maka begitu

pelaksanaan dalam pengambilan keputusan strategis dan perencanaan strategis

kepada manajemen strategis. Pertama, manajemen strategis bertugas membuat

keputusan strategis yang ketetapan tujuan sasaran. Kemudian manajemen strategis

pun menetapkan apa yang sebaiknya dilakukan untuk masa mendatang. Dalam

setiap kegiatan instansi sudah pasti terdapat proses administrasi. Kegiatan yang

dilakukan pada Kanwil Kemenkumham dalam suatu organisasi antara lain adalah

surat-menyurat dan pengarsipan.

Peneliti akan membahas tentang prosedur yang terdapat pada administrasi

kantor yang terdiri dari 2 (dua) golongan yaitu surat masuk dan surat keluar.

1. Surat Masuk

Surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu

badan usaha instansi lain atau perorangan. Setiap surat yang diterima oleh suatu

kantor atau organisasi mempunyai peran tersendiri misalnyan sebagai bahan

pembuktian nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang

menunjukkan adanya kegiatan yang hidup dalam kantor bersangkutan.

Begitu juga pada kanwil kemenkumham pengurusan surat masuk dapat

mempunyai pengaruh penting terhadap pekerjaan kantor. Tidak ada prosedur

standar untuk surat masuk yang dapat ditentukan, hal ini tergantung kepada besar

kecilnya surat yang diterima. Pada kanwil Kemenkumham, surat-surat masuk


40

biasanya lebih sering datang dari lapas, bapas, rutan dan lainnya serta berasal dari

instansi pemerintah maupun swasta, masyarakat mempunyai hubungan dengan

instansi. Surat-surat itu sebelum diproses lebih lanjut untuk pertama kali ditangan

oleh bagian umum dimana pegawai yang bertugas di bagian surat-menyurat.

Adapun prosedur proses pelaksanaan kerja surat masuk atau yang disebut

dengan kearsipan meliputi :

1. Penerimaan

Kegiatan penerimaan merupakan pelaksanaan kegiatan yang pertama

dilakukan pegawai yang bertugas di bagian surat adalah :

a. Menerima surat

b. Memeriksa jumlah dan alamat surat

c. Memberi paraf atau tanda terima serta nama terang pada buku

ekspedisi/lembar pengantar surat

d. Memeriksa tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat dari

perihal maupun tembusan surat.

2. Pencatatan

Setelah surat diterima dan dibaca, surat selanjutnya dicatat dalam

lembar disposisi apabila surat bersifat penting atau rahasia yang akan

ditujukan kepada kepala kantor wilayah dan dicatat ke ekspedisi apabila

surat langsung diantar ke bagian divisi lainnya dimana divisi lainnya akan

meneruskan surat kemana surat itu akan ditujukan atau disampaikan.

Surat yang ingin dicatat umumnya diberi kode sesuai dengan nomor

surat yang terdapat pada surat tersebut. Kemudian kode tersebut dicatat


41

dalam sebuah buku yang dipergunakan sebagai daftar indeks. Setelah surat

dicatat maka surat disimpan sesuai dengan jenisnya yang isinya antara lain:

a. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor yang terletak pada surat. Nomor ini

dikeluarkan dari agenda instansi. Misalnya No.W2.PL.05.01-1335 dari

contoh berikut dapat dijelaskan bahwa W2 merupakan Wilayah surat

dari Sumatera Utara, PL merupakan surat dibuat oleh bagian

perlengkapan, 05.01 merupakan nomor yang sudah ditentukan sendiri

dari Jakarta pada kantor tersebut dan 1335 merupakan nomor yang

sudah diambil dari buku agenda.

b. Tanggal Terima

Tanggal terima merupakan tanggal surat itu datang keperusahaan dari

instansi yang terkait. Misalnya 05 Mei 2017

c. Tanggal Surat

Tanggal surat adalah tanggal yang terletak pada buku instansi tersebut

d. Pengirim

Pengirim adalah nama sipengirim baik nama instansi maupun nama

orang yang bersangkutan yang mengirim surat yang bersangkutan

e. Isi ringkas

Isi ringkas merupakan penjelasan maksud dan tujuan yang biasanya

pada surat tertera yang namanya perihal

f. Disposisi pimpinan


42

Disposisi pimpinan adalah surat pertinggal yang akan ditujukan kepada

pimpinan yang akan ditanda tangani oleh pimpinan kemudian di arsip

ke bagian divisi lain.

3. Pengetikan

Surat yang akan diketik biasanya surat yang bersifat penting dan rahasia

yang sudah dicatat terlebih dahulu pada lembar disposisi yang tujuannya ke

kepala kantor wilayah. Apabila sipemberi surat menginginkan surat balasan

maka akan mudah menemukan surat yang diberi tujuan akhirnya ke bagian

divisi yang bertugas dalam mengetik surat balasan.

4. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh pegawai bagian penerimaan surat

atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu diketik pada agenda surat

pada computer dan dicatat dalam buku Ekspedisi

b. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi yang

bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah

diterima.

5. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip mempergunakan metoda kearsipan yang

berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih

ditangani (pegawai penanganan surat) artinya sewaktu-waktu masih

digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut :


43

a. Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-

tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file.

b. Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim,

perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

c. Menyortir

d. Menyimpan ke dalam folder tertentu

e. Menata arsip yang baik serta teratur.

Adapun prosedur proses pelaksanaan surat masuk pada Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara terlihat dari gambar 3.1

berikut ini :


44

Prosedur Surat Masuk

Pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM

Gambar 3.1 Prosedur Surat Masuk Pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan

HAM Sumatera Utara

Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM (2017)

Surat Masuk

Bagian Umum

Sekretaris

Divisi

Pemasyarakatan

Divisi

Administrasi

Divisi Pelayanan

Hukum

Pimpinan

Sekretaris

Proses

Surat Balasan

Divisi

Imigrasi

Arsip


45

Surat masuk pertama kali diberikan kepada bagian umum, dimana pegawai

yang bertugas bagian penerimaan surat meneima, mengumpulkan , meneliti dan

menggolongkan surat serta menandatangi bukti penerimaan sebagai tanda bahwa

surat telah diterima. Surat yang telah diterima kemudian dibuka untuk dilakukan

penyortiran berdasarkan penting atau biasa surat tersebut. Apabila surat

merupakan surat penting maka surat tersebut ditujukan kepada pimpinan (kepala

kantor wilayah). Dan apabila biasa maka surat tidak langsung kepada pimpinan,

melainkan langsung kepada divisi. Surat yang telah dibaca dilakukan pencatatan

dengan mendisposisikan surat, mengetik di agenda surat pada computer serta

mencatat pada buku ekspedisi sebagai bukti tanda terima yang akan diterima pada

divisi bagian.

Bagian umum memberikan surat yang telah didisposisikan kepada

sekretaris pimpinan yang berada pada ruangan pimpinan, dimana sekretaris

menerima surat dan menandatangani atau paraf pada buku ekspedisi yang tertera

tanggal terima dan nama si penerima. Sekretaris bertugas menggolongkan surat

berdasarkan perihal yang tertera dalam surat agar pimpinan dengan mudah

membaca dan menanggapi surat tersebut. Selanjutnya, pimpinan menyerahkan

kembali surat yang telah ditanggapi agar diserahkan dan diproses pada divisi yang

bersangkutan.

Surat yang ditanggapi oleh pimpinan lalu di serahkan pada divisi

pemasyarakatan, divisi pelayanan pelayanan hukum, divisi administrasi dan divisi

imigrasi menurut penggolongan surat yang sudah ditentukan. Ketika surat

disposisi yang sudah sampai pada divisi-divisi tersebut maka pegawai yang sudah

ditetapkan melakukan pengetikan surat balasan dan akan ditandatangani oleh


46

kepala divisi masing-masing. Surat balasan yang telah selesai dilakukan

penyimpanan arsip dengan metode arsip yang sudah ditentukan kantor tersebut.

2. Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor, baik

intern maupun ekstern. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaik-

baiknya dimana lebih diperhatikan baik isi maupun formatnya. Prosedur surat

keluar pada setiap perusahaan tidaklah selalu sama. Hal ini tergantung pada

besarnya kecil nya perusahaan bersangkutan.

Pada Kanwil Kemenkumham surat-surat yang akan dikirin keluar dikerjakan

oleh pegawai yang sudah ditentukan siapa yang akan mengetik surat dan

mempersiapkan, sebab di kantor tersebut pekerjaan ataupun tugas setiap seorang

pegawai sudah ditentukan oleh instansi tersebut. Dimana surat yang diketik

kemudian diparaf untuk disampaikan ke bagian kepala kepegawaian dan ditanda

tangani oleh pimpinan serta stempel instansi. Lalu di agendakan untuk mengambil

nomor surat pada agenda surat keluar. Kemudain setelah surat selesai maka

seluruh surat diberikan pada pegawai yang bertugas dibagian surat keluar dimana

pegawai tersebut akan mengirim melalui pos.

Adapun prosedur surat keluar di kantor wilayah Kementerian Hukum dan

HAM Sumatera Utara terlihat dari gambar 3.2 berikut ini :


47

Prosedur Surat Keluar

Pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara

Gambar 3.2 Prosedur Surat Keluar Pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan

HAM Sumatera Utara


Order Kebutuhan Dari Unsur

Pimpinan

Sekretaris

Pegawai yang Bertugas

Mengetik Surat

(Proses)

DIketahui Unsur Pimpinan

Pengiriman Via Pos


48

a. Konsep surat keluar dilakukan dari unsur pimpinan, dimana divisi-divisi

yang telah ditentukan melakukan pengetikan atas keputusan atau arahan

dari pimpinan divisi masing-masing

b. Setelah dikonsep, diketik lalu diberikan kepada sekretaris divisi agar

sekretaris melanjutkan untuk memberikan kepada pimpinan divisi apakah

surat sudah benar apabila benar maka ditandatangani oleh pimpinan divisi.

Selanjutnya memasukkan dalam amplop serta mencatat alamat tujuan surat

dan di cap (stempel) kantor.

c. Sekretaris memberikan surat pada bagian umum yang bertugas dalam

pengiriman surat keluar kemudian diproses dengan mencatat pada lembar

agenda surat keluar.

d. Setelah surat siap untuk dikirim, lembar agenda yang dicatat diketahui

oleh pimpinan divisi bagian umum untuk menandatangi sebagai tanda

bahwa diketahui oleh pimpinan selanjutnya diberikan kembali pada

pegawai tersebut.

e. Surat dikirim melalui pos karna kantor sudah melakukan kerjasama pada

pos pengiriman.


49

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan oleh peneliti, maka dapat

disimpulkan bahwa Pelaksanaan Administrasi Perkantoran pada

Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara sebagai berikut :

1. Pelaksanaan Administrasi Perkantoran pada Kementerian Hukum dan

HAM Sumatera Utara terdiri dari penerimaan surat masuk oleh bagian

umum, selanjutnya surat diteliti kebenarannya, kemudian dilakukan

penandatanganannya pada buku ekspedisi oleh penerima surat sebagai

bukti bahwa surat telah diterima. Surat yang diterima dicatat dilembar

disposisi apabila bersifat penting atau rahasia dan di buku ekspedisi

surat masuk kemudian diserahkan ke sekretaris kepala kantor apabila

surat didisposisi dan apabila surat ditulis ke ekspedisi maka surat

diserahkan ke bagian divisi dimana isi surat bersangkutan ke bagian

divisi yang sudah ditentukan.

2. Sistem Perkantoran cukup baik dimana sudah berjalan sesuai dengan

tujuan insatnsi sehingga administrasi kantor yang baik tentunya

memberikan informasi yang cepat, tepat dan lengkap karena

administrasi kantor merupakan proses kerjasama antara pegawai.

3. Pelaksanaan kantor memiliki peranan yang sangat penting untuk

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh instansi karena

administrasi kantor ini dapat membantu instansi untuk menyelesaikan

setiap pekerjaan kantor serta menunjang kelancaran aktivitas instansi.


50

50

4. Surat masuk pada kantor sudah memiliki prosedur yang baik sesuai

dengan metode kearsipan dan mampu ditangani dengan baik sehingga

tidak merugikan pihak lain. Sedangkan surat keluar pada kantor sudah

mampu diselesaikan atau ditangani dan proses pengiriman sudah

berlangsung dengan baik sehingga tidak merugikan pihak lain ataupun

organisasi lain.

B. Saran

Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pelaksanaan

Administrasi Perkantoran Pada Kementerian Hukum dan HAM Sumatera

Utara sebagai berikut :

1. Lebih memperhatikan perlengkapan seperti Mesin fotocopy umum,

agar pada saat mesin sedang mengalami kerusakan atau kehabisan tinta

dapat dilakukan perbaikan maupun pemeriksaan sehingga semua

pegawai dapat mempergunakan bersama-sama tanpa harus

menggunakan mesin fotocopy individu.

2. Pelaksanaan administrasi kantor harus lebih diperhatikan karena

apabila tidak diperhatikan akan mengakibatkan kerugian pada instansi.

Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian

informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi

kantor yang benar makan akan menguntungkan instansi.

3. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pegawai bagian administrasi

hendaknya tetap dipertahankan dan lebih ditingkatkan dengan

mengadakan program pelatihan pengembangan pegawai seperti

seminar maupun dinas luar.


51

51

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Faried. 2011. Teori Dan Konsep Administrasi. Jakarta: Erlangga

Haryadi, Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran Untuk Manajemen. Bandung:

Sinar Baru

Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.

Padang: Akademia

Maning, Marilyn. 2010. Profesionalisme Di Kantor. Jakarta: Indeks

Newman. 2003. Tindakan Administrasi. Jakarta : Erlangga

Priansa. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta

Simbolon, Drs.Maringan Masry. 2003. Dasar-Dasar Administrasi Dan

Manajemen. Bekasi: Ghalia Indonesia

Soetanto, Nieke P. 2008. Teori Dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

Surabaya: Kencana

Sukoco, Badri Murni. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga

Sutrisno. 2006. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Sukabumi: Yudhistira

Widjaja. 2000. Surat Masuk Dan Surat Keluar. Jakarta: Rajawali Pers


TUGAS AKHIR PELAKSANAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN …

Documents

Transcript of TUGAS AKHIR PELAKSANAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN …