BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar belakang masalah

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam

manajemen perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya

birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik

lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar

kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber

daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer,

manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan

sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah

mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian

Dalam Negeri untuk  kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun

jenisnya adalah IBM S360 (Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai

(sebelum menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan

Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak tahun 1957.

Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen

perkantoran terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya,

bahkan software Dbase-nya mampu membuat program clerical yang bermanfaat

dalam menyimpan database karyawan, penggajian dan sebagainya. Kini,

perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan

teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung

oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang

luar biasa pesat. Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah

mendekati H-Hour bukan lagi D-Day.

Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi

Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan

Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan

kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala

POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar

pemerintahan di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam

manajemen pemerintahan sehingga manajemen perkantoran ini dapat

dioptimalkan pelaksanaannya.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah

terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI

dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu)

Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak

lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih

belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam

manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.

Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya

manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk

meningkatkan produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai

ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka

dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat

dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai

ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan

baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses

oleh yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD

berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya

dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal

mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan

sebelumnya. Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan

produktivitas kerja pegawai karena adanya efisiensi waktu.

Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area

lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan

menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu

misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst.

Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi

dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu

menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.

Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal

dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih

banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang

rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat

membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul” Pengaruh Penerapan

Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap

Produktivitas Kerja Pegawai” sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.

 B.   Identifikasi Masalah

1. Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja

pegawai?

2. Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen

perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

3. Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi

dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja

pegawai?

4. Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja

pegawai di bidang manajemen perkantoran?

Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan

asumsi-asumsi berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam

Manajemen Perkantoran Modern sebagai berikut:

Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI

terdiri dari: Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat

dimainkan dengan baik dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat

dan mempermudah pekerjaan manajemen perkantoran dalam konteks manajemen

modern. Jadi, dengan mengaplikasikan teknologi informasi berikut

telekomunikasinya sehingga dapat mengakses internet maupun intranet maka

pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.  Dengan asumsi

tersebut maka penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan

dengan menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern.

Atau dengan kata lain, semakin tinggi penggunaan teknologi informasi dalam

manajemen perkantoran modern maka pegawai semakin tinggi produktivitasnya.

Penulis menetapkan hipotesis penelitian sebagai berikut: “terdapat pengaruh

signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern

terhadap produktivitas kerja pegawai”. Secara matematis dapat ditulis sebagai

berikut:

1. H0       : rxy     = 0; Tidak terdapat pengaruh signifikan penerapan

teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap

produktivitas kerja pegawai.

2. H1       : rxy     > 0; Terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi

informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas

kerja pegawai

BAB II

PEMBAHASAN

A. Peranan Komputer terhadap administrasi perkantoran

Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan

penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas

pencapaian tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi

membutuhkan teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan

kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa.

Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin

tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM)  serta ruang harddisk yang

semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan response

popups komputer.

Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:

Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line

telepon. Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ]

maka telepon tidak dapat digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya

internet dari provider. max Kecepatan 56kb.

Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan

kabel tv, dengan menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus

nonton tidak berpengaruh. Dan biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv

cable + biaya internet provider untuk 24 jam online [ no limit ]. kecepatan mulai

dari 64kb – 256kb.

ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line

telepon juga. Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat

online jalur telepon tidak terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya

cukup membayar provider internet dengan sistem perhitungan berdasarkan

besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam online. Kecepatan mencapai

512kb.

Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan

handphone. Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat

online jalur telepon juga tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM

maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat dengan teknologi 3G atau bahkan

teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA menggunakan teknologi

CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir sama semua

yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb –

2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan

teknologi tercanggih yaitu jaringan 4G.

Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk

mempersingkat jalur birokrasi. Di Kantor Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa

Tengah Teknologi Informasi digunakan sebagai media untuk mempercepat dan

mempermudah proses pembuatan KTP dan layanan perijinan lainnya. KPT

menggunakan sistem online yaitu dengan menerapkan sistem jaringan internet

Wide Local Area Network atau Wide Area Network. Dengan sistem ini KPT dapat

tersambung secara online dengan seluruh kecamatan. Jadi, warga yang akan

membuat KTP cukup datang ke kecamatan, mengisi formulir pembuatan KTP,

duduk untuk difoto, selesai dan tinggal bayar yang besarannya tidak lebih dari

5000 rupiah saja.

A.   Manajemen Perkantoran Modern

1. Manajemen Perkantoran

Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering

the communication and record service of an organization.” (Manajemen

perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan

pelayanan warkat dari suatu organisasi).

Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a

function, is the branch of the art and science of management which is concerned

with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work

is to be done.”

(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara

efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).

Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader

sense might embrance, not only the generallyaccepted service service functions,

but also the arise of functional control administratrive direction of most clerical

and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih

luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah

diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol

fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas

dan tulis).

Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction

and supervision of office work. ” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan

pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).

Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall

direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation,

manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah

pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan

dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan

penjualan).

Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning,

controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so

as to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business

information, and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.”

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,  pengendalian,

dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih

dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan

perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan

penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian

mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya:

“Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian

aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),

mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan

(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau

sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work

(pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen

perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:

tata penyelenggaraan;

pelaksanaan secara efisien;

pengendalian, pengawasan dan pengarahan;

perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan

penggerakan.

2. Manajemen Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan

“terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan

tuntutan jaman”.

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana

disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan

data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan

tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang

tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional

memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang

demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang

suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran

modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba

dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam

lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya

“Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan,

terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X.

Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar

instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan

dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di

satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah

sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer

(computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-

kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di

kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil.

B. Produktivitas Kerja Pegawai dengan adanya komputer

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari

input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai

perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat

disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.

Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barang-

barang) dan input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat

sesuatu untuk konsumsi (output). Metode penggabungan input produksi dalam

proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara

matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan antara input dan

output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika

membandingkan teknologi-teknologi.

Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan

ekonomi. Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu

bisnis atau bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai

persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output

perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai

kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan

kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.

Output terukur pada waktu 2 lebih besar dari output terukutn pada waktu 1 untuk

kedua komponen pertumbuhan: suatu kenaikan input dan kenaikan produktivitas.

Porsi pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam input sebagai ditunjukkan

garis 1 dan tidak mengubah hubungan antara input dan output. Porsi

pertumbuhan  disebabkan oleh kenaikan dalam produktivitas ditunjukkan di atas

garis 2 dengan kemiringan lebih curam. Jadi produktivitas yang meningkat

mewakili lebih besar output per satuan input.

Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi

produksi (pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap

hubungan input/oupput. Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai

berikut:

Produktivitas Total = Kuantitas Output  / Kuantitas Input

Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur

secara iklusif baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya,

perubahan kuantitatif dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas

relative dari input yang berbeda dab factor-faktor output berubah. Untuk

mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output, rumus

produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.

Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan

Kualitas Input

Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan

dalam perencanaan pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan

pengembangan ekonomi nasional pada umumnya. Pengertian produktivitas pada

umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pula

dikaitkan dengan pandangan sosiologi. Tidak dapat diingkari bahwa pada

akhirnya apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi dimaksudkan untuk

meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga kerja itu

sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa “ definisi

produktivitas secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan

dengan jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara

umum adalah bahwa produktivitas merupakan ratio antara kepuasan atas

kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. “Menurut Basu Swastha dan Ibnu

Sukotjo ( 1995: 281 ) produktivitas adalah sebuah konsep yang menggambarkan

hubungan antara hasil ( jumlah barang dan jasa ) dengan sumber ( jumlah tenaga

kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya ) yang dipakai untuk menghasilkan

hasil tersebut. Sedangkan George J. Washinis ( Rusli Syarif,1991: 1 ) memberi

pendapat bahwa “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan

hasil guna. Daya guna menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana,

dan alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil

guna menggambarkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan.”

Menurut profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991: 1) adalah “Rumusan

tradisional dari produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan

terhadap saluran apa yang digunakan untuk memperoleh hasil

tersebut. ” Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya

dinyatakan dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya

dengan jam kerja rata-rata dari yang diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan

konsep produktivitas menurut piagam OSLA tahun 1984 adalah ( J.

Ravianto,1986: 18 ) :

a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan

semakin banyak barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan

menggunakan sedikit sumber daya.

b.  Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplinyang secara efektif

merumuskan tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif

dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap

menjaga kualitas.

c.    Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi

manajemen, informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan

yang mantap bagi manusia melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.

d.  Produktivitas berbeda di masing-masing negara denga kondisi, potensi, dan

kekurangan serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam

jangka panjang dan pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan

dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.

e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan

tetapi juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat

untuk terus menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.

Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang

senantiasa mempunyai pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik

dari metode kerja kemarin dan hasil yang dapat diraih esok harus lebih banyak

atau lebih bermutu daripada hasil yang diraih hari ini (Komarudin, 1992:121).

Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk

menghasilkan sesuatu yang lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada

dalam usahanya. Pokoknya menambah kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa

yang telah dicapai (Woekirno Sumardi, 1979:3). Bambang Kusriyanto (1993) juga

memberikan pendapatnya bahwa produktivitas merupakan nisbah atau ratio antara

hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil

tersebut (input).

Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh

manfaat sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan

menghasilkan output yang optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P

Siagian, 1982:15).

Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara

konkrit konsep produktivitas kerja sebagai berikut:

a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh

dengan jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika

hasil ynag diperoleh lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan

dan sebaliknya.

b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal

sebagai tenaga kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan

metode atau cara kerja dan alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja

dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat

non material yang tidak dapat dinilai dengan uang, sehingga produktivitas hanya

digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.

Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas

mengandung pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis,

produktivitas berkenaan dengan usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan

barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan

masyarakat pada umumnya.

Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap

mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana

keadaan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok

harus lebih baik dari hari ini. Hal ini yang memberi dorongan untuk berusaha dan

mengembangkan diri.

Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian

suatu tujuan harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan

sebagai sistem.

Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai

pandangan bahwa kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara

kerja hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok

hari harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini. (Payman J. Simanjuntak, 1987:

34-35).

Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas

kerja memerlukan sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu

peningkatan produktivitas kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan

dalam melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang diperoleh. Sehingga dari

pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam produktivitas kerja terdapat

unsur pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga unsur tersebut

adalah unsur-unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.

Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam

melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya

kegairahan dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja

secara lebih baik dan lebih produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian

dapat dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil upaya untuk

meningkatkan produktivitas kerja akan dapat tercapai.

Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya

dalam melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh

Alfred R. Lateiner dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai

pengaruh terhadap semangat kerja yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap

pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983: 57).

Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara

atau metode kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat

melalui kesediaan para pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.

Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan

hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja

yang diperoleh oleh pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam

melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini dapat dilihat dari jumlah atau

frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan

tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa

produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari

pegawai dalam menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu

berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga

akan diperoleh hasil kerja yang memuaskan.

Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah

suatu kemampuan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk

atau hasil kerja sesuai dengan mutu yang ditetapkan dalam waktu yang lebih

singkat dari seorang tenaga kerja.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas

adalah sikap mental dari pekerja untuk senantiasa berkarya lebih dari apa yang

telah dan sedang diusahakan dalam rangka mempercepat pencapaian tujuan dari

suatu usaha.

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna

(1993:41), produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan

b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.

c. Lingkungan kerja yang baik.

d. Lingkungan masyarakat yang baik.

e. Upah kerja.

f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.

g. Disiplin kerja karyawan.

h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.

i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.

j. Kebudayaan suatu negara.

k. Pendidikan dan pengalaman kerja.

l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.

m. Fasilitas kerja.

n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.

2. Pengukuran produktivitas kerja

Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui

sejauhmana tingkat efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan

suatu hasil. Dalam usaha untuk dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan

dalam mencapai sesuatu hasil yang lebih baik dan ketentuan yang berlaku

(kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas

kerja karyawan yang dapat diukur adalah :

a. Penggunaan waktu

Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :

1) Kecepatan waktu kerja

2) Penghematan waktu kerja

3) Kedisiplinan waktu kerja

4) Tingkat absensi

b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang

diinginkan perusahaan.

Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan

mendorong dan efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target

dan kegunaan praktisnya sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan.

Tujuan pengukuran produktivitas adalah membandingkan hasil hal-hal berikut :

a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.

b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.

c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.

d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.

e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama

orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).

Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua

macam, yaitu :

a. Physical productivity

Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran

(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.

b. Value productivity

Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai

uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).

Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk

mengetahui produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam

penelitian ini yang menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan

waktu dan hasil kerja atau out put.

Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari

dua komponen yaitu:

a. Efisiensi kerja

Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu,

ketepatan masuk kerja.

b. Produksi

Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan

setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.

Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak

memainkan peranan teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih

dikenal dengan Manajemen Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini

berbeda dari generasi sebelumnya yang belum menerapkan teknologi informasi

dan komunikasi.

Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam

manajemen perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai

untuk lebih produktif. TIK lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet.

Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari manajemen, teknologi (komputer) dan

telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang menjembatani hubungan

komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat

telekomunikasi yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke

komputer lainnya.

Permasalahan tipikal di kantor adalah

(1) tidak adanya jaringan ethernet yang menghubungkan komputer satu ke

komputer lainnya dalam satu jaringan lokal (LAN),

(2) belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun

database dapat diakses dan digunakan secara baik,

(3) belum optimalnyanya penggunaan jaringan internet yang ada untuk

dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi dua arah melalui website kantor.

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas

kerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu

meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan

kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan

ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor

pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan

terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat

signifikan.

B. Saran

a. Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:

Hendaknya kantor-kantor di lingkungan pemerintah Kabupaten Muna

sudah menerapkan Local Area Network dan Jaringan Intranet agar

kemudahan akses pegawai dan masyarakat dapat terwujud.

b. Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksi ke seluruh sistem

SKPD secara terintegrasi. Dengan demikian harapan ke depan seluruh

layanan publik di Kabupaten Muna meningkat secara signifikan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition,

1998.

2. Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.

3. Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992

4. Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan rahmat dan karunia-NYA kepada kami sehingga kami berhasil

menyelesaikan Makalah ini yang tepat pada waktunya yang berjudul

“PERAN KOMPUTER TERHADAP ADMINISTRASI PERKANTORAN”.

Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua.

Untuk itu kami berharap agar pembaca dapat memakluminya tentang segala

kekurangan yang ada dalam Makalah ini. Dan kami tidak lupa mengucapkan

Atas segala kekurangan dalam penyusunan Makalah ini, kami sangat

mengharapkan kritikan, saran, dan pengarahan dari pembaca yang sifatnya

membangun demi perbaikan. Semoga bermanfaat.

Raha, 30 November 2013

Penulis

TUGAS KARYA ILMIAH

PERAN KOMPUTER TERHADAP ADMINISTRASI PERKANTORAN

DISUSUNOLEH:

KEVIN APRILIANO AL-HAMRA KELAS X TKJ-A

SMK NEGERI 1 RAHA

2013

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ i

DAFTAR ISI................................................ .......................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ................................................................................................... 1

B. Tujuan................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN

A. peranan koperasi dalam pembangunan sosial & ekonomi...................... 4

B. dampak koperasi terhadap proses pembangunan sosial ekonomi............ 8

C. sebab-sebab kegagalan organisasi koperasi........................................... 13

D. persyaratan persyaratan yang diperlukan bagi pertumbuhan koperasi.....14

E. koperasi koperasi kesejahteraan yang dapat menimbulkan masalah.......15

F. sarana dan cara menggunakan bantuan pemerintah secara efektif.........15

G. pemusatan perhatian pada perkembangan prakoperasi..........................17

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan........................................................................................................19

B. Saran.................................................................................................................19

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................20