Administrasi Perkantoran, 1

21

description

adper

Transcript of Administrasi Perkantoran, 1

Page 1: Administrasi  Perkantoran, 1
Page 2: Administrasi  Perkantoran, 1

KERANGKA BERPIKIR

BIROKRASI DEWASA

INI

Permasalahandan tantangannasional, regionaldan global

PeranPemerintah

Berubah

A PD EM RI KN AI NS T T OR RA AS NI

MO-DERN

BIROKRASI YG

DIHARAPKAN

• Inefisien• Tdk produktif• Lambat• Tdk profesional• Korup•Tdk tanggap•Tdk peduli•Tdk transparan•Tdk terbuka•Melayani diri sendiri•Seperti raja

Perubahan LS• Politik• Pemerintahan• Ekonomi• Paradigma Adm Publik• Blok Ekonomi• Globaslisasi

Penyele KePem Yg Baik (CGG)• Tranparasnsi• Akuntabilitas• Supremasi hk• Terbuka• Pelayanan• Reformasi

Orientasi pada pelayanan danKesejaht masy• Disiplin• Cepat• Akurat• Tepat• Transparan• Terbuka• Konsisten• Dll

Page 3: Administrasi  Perkantoran, 1

PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGISPERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS

Reformasi Penyelenggaraan NegaraReformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi Perkembangan Teknologi Informasi

dan Komunikasidan Komunikasi Perkembangan Ilmu Pengetahuan Perkembangan Ilmu Pengetahuan

(Kearsipan)(Kearsipan) GlobalisasiGlobalisasi Perkembangan Kebutuhanan Perkembangan Kebutuhanan

MasyarakatMasyarakat

Reformasi Penyelenggaraan NegaraReformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi Perkembangan Teknologi Informasi

dan Komunikasidan Komunikasi Perkembangan Ilmu Pengetahuan Perkembangan Ilmu Pengetahuan

(Kearsipan)(Kearsipan) GlobalisasiGlobalisasi Perkembangan Kebutuhanan Perkembangan Kebutuhanan

MasyarakatMasyarakat

Page 4: Administrasi  Perkantoran, 1

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASIDAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI

Perubahan cara bekerjaPerubahan cara bekerja Perubahan pola pelayananPerubahan pola pelayanan Perubahan metode transfer pengetahuanPerubahan metode transfer pengetahuan Perubahan cara berkomunikasi/akses informasiPerubahan cara berkomunikasi/akses informasi Perubahan proses pengelolaan informasi/arsipPerubahan proses pengelolaan informasi/arsip Perubahan status arsiparis dalam mengelola Perubahan status arsiparis dalam mengelola

arsiparsip

Perubahan cara bekerjaPerubahan cara bekerja Perubahan pola pelayananPerubahan pola pelayanan Perubahan metode transfer pengetahuanPerubahan metode transfer pengetahuan Perubahan cara berkomunikasi/akses informasiPerubahan cara berkomunikasi/akses informasi Perubahan proses pengelolaan informasi/arsipPerubahan proses pengelolaan informasi/arsip Perubahan status arsiparis dalam mengelola Perubahan status arsiparis dalam mengelola

arsiparsip

Page 5: Administrasi  Perkantoran, 1

A. Pengertian KantorA. Pengertian Kantor

Bahasa Belanda “Kantoor”, berartiBahasa Belanda “Kantoor”, berarti

1. 1. ruang atau kamar kerja, atau ruang tulisruang atau kamar kerja, atau ruang tulis

2. 2. markas, atau ruang dimana seorang markas, atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya mennjalankan pengusaha dan stafnya mennjalankan kegiatannyakegiatannya

3.3. biro atau tempat kedudukan pimpinan biro atau tempat kedudukan pimpinan dari dari suatu administrasi suatu administrasi

4.4. instansi, badan, jawatan, perusahaaninstansi, badan, jawatan, perusahaan

Page 6: Administrasi  Perkantoran, 1

Perkembangan…Perkembangan…

Indonesia: Kantor, artinya, tempat Indonesia: Kantor, artinya, tempat atau ruangan dan proses kegiatan atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data / informasipenanganan data / informasi

Penanganan: pengumpulan, Penanganan: pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendistribusian, dan penyimpanan, pendistribusian, dan penyajian data / informasipenyajian data / informasi

Page 7: Administrasi  Perkantoran, 1

Perkembangan…Perkembangan…

KANTOR adalah:KANTOR adalah:

1.1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pengolahan, penyimpanan, pendistribusian, dan penyajian data / pendistribusian, dan penyajian data / informasiinformasi

2.2. Proses penyelenggaraan kegiatan Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendistribusian, dan penyimpanan, pendistribusian, dan penyajian data / informasipenyajian data / informasi

Page 8: Administrasi  Perkantoran, 1

KESIMPULAN…KESIMPULAN…

Dalam arti statis, kantor adl tempatDalam arti statis, kantor adl tempat Dalam arti dinamis, kantor adl prosesDalam arti dinamis, kantor adl proses Dalam arti fungsional, kantor adl saranaDalam arti fungsional, kantor adl sarana Artinya bahwa kegiatan utama sebuah Artinya bahwa kegiatan utama sebuah

kantor adl penanganan data dan kantor adl penanganan data dan informasi. Utk itu diperlukan bangunan, informasi. Utk itu diperlukan bangunan, ruangan, alat dan perlengkapan, ruangan, alat dan perlengkapan, pegawai, biaya, dan tatalaksana kerjapegawai, biaya, dan tatalaksana kerja

Page 9: Administrasi  Perkantoran, 1

B. Administrasi PerkantoranB. Administrasi Perkantoran

Belanda: Administratie, clerical works, tulis menulis, tata usaha, paper work

Selanjutnya, administrasi diartikan sbg keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yg dilakukan oleh dua orang atau lebih utk mencapai tujuan yg telah ditentukan

Page 10: Administrasi  Perkantoran, 1

B. B. Administrasi Administrasi PerkantoranPerkantoran

Pengertian luas: dua aspek di dalamnya adalah Pengertian luas: dua aspek di dalamnya adalah organisasi dan manajemenorganisasi dan manajemen

Eksistensi manajemen adl di dalam organisasi, Eksistensi manajemen adl di dalam organisasi, yakni tentang tata cara pencapaian tujuan melalui yakni tentang tata cara pencapaian tujuan melalui orang lain, sedangkan organisasi merupakan alat, orang lain, sedangkan organisasi merupakan alat, wadah bagi manajemen utk memperoleh hasil dlm wadah bagi manajemen utk memperoleh hasil dlm rangka pencapaian tujuan administrasi rangka pencapaian tujuan administrasi

Page 11: Administrasi  Perkantoran, 1

ADMINISTRASI PERKANTORAN?ADMINISTRASI PERKANTORAN?

Keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yg dilakukan oleh dua orang atau lebih utk mencapai tujuan yg telah ditentukan dalam bidang perkantoran

Dua aspek administrasi adalah organisasi dan manajemen

Administrasi perkantoran juga berarti membahas ttg organisasi perkantoran dan manajemen perkantoran

Page 12: Administrasi  Perkantoran, 1

A.A. Pengertian KantorPengertian Kantor

– Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasiTempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi– Proses menangani informasi mulai dari menerima, Proses menangani informasi mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menggunakan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menggunakan sampai menyalurkansampai menyalurkan

B.B. Kegiatan KantorKegiatan Kantor

1.1. Penanganan Surat dan Surat MenyuratPenanganan Surat dan Surat Menyurat2.2. Penyimpanan Surat (Arsip)Penyimpanan Surat (Arsip)3.3. Penerimaan TamuPenerimaan Tamu4.4. Pelayanan TeleponPelayanan Telepon5.5. Pembuatan LaporanPembuatan Laporan6.6. Hubungan staf dan pimpinanHubungan staf dan pimpinan

Page 13: Administrasi  Perkantoran, 1

1.1. Penanganan Surat dan Surat MenyuratPenanganan Surat dan Surat Menyurat

Surat :Surat :Pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang Pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk digunakan sebagai sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi kedinasan kepada menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain pihak lain sesuai ketentuan yang berlakusesuai ketentuan yang berlaku..

Pengurusan Surat (mail handling)Pengurusan Surat (mail handling)

Kegiatan menerima/menggunakan informasi tertulis dari satu tempat Kegiatan menerima/menggunakan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain.ke tempat lain.

– Menerima surat masukMenerima surat masuk– Menyortir surat masukMenyortir surat masuk– Menetapkan dan menentukan arah suratMenetapkan dan menentukan arah surat– Menggolongkan surat dan sifatnyaMenggolongkan surat dan sifatnya– Mencatat surat untuk pengendalian informasiMencatat surat untuk pengendalian informasi– Mendistribusikan surat ke unit kerjaMendistribusikan surat ke unit kerja– Mencatat surat keluarMencatat surat keluar– Memberikan nomor surat keluarMemberikan nomor surat keluar– Mengirim surat keluarMengirim surat keluar– Tata persuratanTata persuratan

Page 14: Administrasi  Perkantoran, 1

2.2. Penyimpanan Surat (Arsip)Penyimpanan Surat (Arsip)

– Arsip :Arsip : Naskah-naskah yang dibuat dan Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga diterima oleh lembaga-lembaga

Negara Negara dan Badan-badan Pemerintah dan Badan-badan Pemerintah dalam dalam bentuk corak apapun baik bentuk corak apapun baik dalam dalam keadaan tunggal maupun keadaan tunggal maupun kelompok, kelompok, dalam rangka pelaksanaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kegiatan pemerintah.pemerintah.

– Penyimpanan arsip : proses pengaturan & Penyimpanan arsip : proses pengaturan & penyimpanan arsip secara sistematis sehingga penyimpanan arsip secara sistematis sehingga mudah ditemukan kembali pada waktu diperlukanmudah ditemukan kembali pada waktu diperlukan

– Jenis penyimpanan arsipJenis penyimpanan arsip AlpabetisAlpabetis NumerikNumerik GeografikGeografik AlpanumerikAlpanumerik KronologisKronologis

Page 15: Administrasi  Perkantoran, 1

3.3. Penerimaan TamuPenerimaan Tamu– Ruang penerimaan tamuRuang penerimaan tamu

(bersih, tak banyak lalu lalang pegawai, nyaman)(bersih, tak banyak lalu lalang pegawai, nyaman)– Cara penerimaan tamuCara penerimaan tamu

(sopan, ramah, hormat)(sopan, ramah, hormat)– Tamu yang tak ada perjanjian sebelumnyaTamu yang tak ada perjanjian sebelumnya

(minta keterangan nama, jabatan, tujuan, siapa yang dikunjungi)(minta keterangan nama, jabatan, tujuan, siapa yang dikunjungi)– Tamu yang menungguTamu yang menunggu

(ditemani seperlunya, sebaiknya bersifat menunggu, percakapan (ditemani seperlunya, sebaiknya bersifat menunggu, percakapan yang dimulai oleh tamu)yang dimulai oleh tamu)

– Catatan tamuCatatan tamu

(jabatan, instansi, tujuan kedatangan, sudah janji/belum)(jabatan, instansi, tujuan kedatangan, sudah janji/belum)– Merencanakan perjanjianMerencanakan perjanjian

(harus sepengetahuan pimpinan / sekretarisnya)(harus sepengetahuan pimpinan / sekretarisnya)– Persyaratan seorang penerima tamuPersyaratan seorang penerima tamu

(pendidikan cukup, penampilan menarik, faham susunan dan (pendidikan cukup, penampilan menarik, faham susunan dan fungsi organisasi, serta pejabat yang duduk di setiap unit)fungsi organisasi, serta pejabat yang duduk di setiap unit)

Page 16: Administrasi  Perkantoran, 1

4.4. Pelayanan TeleponPelayanan Telepona.a. Telepon dari luarTelepon dari luar

Cara menerima telepon harus sopan dengan menyebutkan unit kerja & Cara menerima telepon harus sopan dengan menyebutkan unit kerja & namanya dan menanyakan yang menelponnamanya dan menanyakan yang menelpon

Telepon yang tidak dapat diterima oleh pimpinan, penerima telepon harus Telepon yang tidak dapat diterima oleh pimpinan, penerima telepon harus dapat menjelaskan alasannya.dapat menjelaskan alasannya.

Cara mudah memperoleh keterangan dalam berteleponCara mudah memperoleh keterangan dalam bertelepon

Cara mengakhiri telepon adalah sebaik-baiknya dengan cara menunggu Cara mengakhiri telepon adalah sebaik-baiknya dengan cara menunggu sampai penelpon berkata terima kasihsampai penelpon berkata terima kasih

Untuk ………………………………………………………………………Dari …………………………………………………………………………Kantor …………………….... Jabatan : ……………………………….Telepon No. ……………………………………………………………….

Minta waktu Ingin bertemu

Akan datang

Akan menelepon kembali

Mohon ditelepon kembali .

Menjawab telepon

Ingin datang

Diterima oleh : Tanggal : Jam :

Page 17: Administrasi  Perkantoran, 1

bb. Telepon Keluar. Telepon Keluar

– Meneliti nomor telepon yang akan ditelepon jangan sampai salahMeneliti nomor telepon yang akan ditelepon jangan sampai salah

– Cara menelepon keluar harus sopan dan mempersiapkan pokok-pokok Cara menelepon keluar harus sopan dan mempersiapkan pokok-pokok

yang akan dibicarakanyang akan dibicarakan

– Sikap pada waktu menelepon harus sopan dan memberikan perhatian Sikap pada waktu menelepon harus sopan dan memberikan perhatian

sepenuhnya kepada yang diteleponsepenuhnya kepada yang ditelepon

– Cara mengakhiri telepon dengan memberikan salam dan mengucapkan Cara mengakhiri telepon dengan memberikan salam dan mengucapkan

terima kasih baru meletakkan gagang telepon. terima kasih baru meletakkan gagang telepon.

Page 18: Administrasi  Perkantoran, 1

5.5. Tata Cara Pembuatan LaporanTata Cara Pembuatan Laporan– Laporan harus benar dan obyektifLaporan harus benar dan obyektif– Laporan harus jelas dan cermatLaporan harus jelas dan cermat– Laporan harus langsung mengenai sasaranLaporan harus langsung mengenai sasaran– Laporan Harus LengkapLaporan Harus Lengkap– Laporan Harus Tegas dan Konsisten Laporan Harus Tegas dan Konsisten – Laporan Harus Tepat pada waktunyaLaporan Harus Tepat pada waktunya– Laporan Harus Tepat penerimaannyaLaporan Harus Tepat penerimaannya

6.6. Hubungan staf & pimpinanHubungan staf & pimpinan– KomunikasiKomunikasi

Perintah tertulis & lisanPerintah tertulis & lisan LaporanLaporan Nota, memo, teleponNota, memo, telepon Rapat/ konferensiRapat/ konferensi Memberi bimbingan & nasehatMemberi bimbingan & nasehat

– Hubungan antara atasan dan bawahan harus ada birokrasinyaHubungan antara atasan dan bawahan harus ada birokrasinya– DP3DP3– Kwalifikasi stafKwalifikasi staf

Memahami tupoksi organisasiMemahami tupoksi organisasi Memahami sistem pembagian tugas / job deskriptionMemahami sistem pembagian tugas / job deskription Menyadari keterbatasan peranan sebagai stafMenyadari keterbatasan peranan sebagai staf Membantu pimpinan untuk kemajuan organisasi / unit kerjaMembantu pimpinan untuk kemajuan organisasi / unit kerja Menyadari bahwa staf sebagai bagian itegral proses managementMenyadari bahwa staf sebagai bagian itegral proses management

Page 19: Administrasi  Perkantoran, 1

C.C. Pengorganisasian Pekerjaan KantorPengorganisasian Pekerjaan Kantor

1.1. SentralisasiSentralisasi

Semua kegiatan / pekerjaan kantor (arsip/surat) dikerjakan oleh satu Semua kegiatan / pekerjaan kantor (arsip/surat) dikerjakan oleh satu satuan organisasi (unit) tersendiri, terpusat.satuan organisasi (unit) tersendiri, terpusat.

Kelebihan :Kelebihan :– Mudah menyeragamkan cara kerjaMudah menyeragamkan cara kerja

– Mudah melakukan pengawasanMudah melakukan pengawasan

– Penghematan peralatan kantor Penghematan peralatan kantor

– Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantorMudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

– Penggunaan SDM lebih fleksibelPenggunaan SDM lebih fleksibel

KelemahanKelemahan– Dengan dipusatkan, tidak mungkin untuk menampung semuanya pada Dengan dipusatkan, tidak mungkin untuk menampung semuanya pada

waktu yang cepatwaktu yang cepat

– Kebutuhan khas masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh Kebutuhan khas masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat (sentral)pusat (sentral)

Page 20: Administrasi  Perkantoran, 1

2.2. DesentralisasiDesentralisasi

Setiap unit mengurus masing pekerjaan kantor yang diperlukan Setiap unit mengurus masing pekerjaan kantor yang diperlukan dilingkungannyadilingkungannya

KelebihanKelebihan– Bila unit tersebar di beberapa gedung, maka pekerjaan kantor lebih lancarBila unit tersebar di beberapa gedung, maka pekerjaan kantor lebih lancar

– Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus di berlakukan Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus di berlakukan masing-masing unit didesentralisasikanmasing-masing unit didesentralisasikan

Kelemahan Kelemahan – Boros peralatan dan saranaBoros peralatan dan sarana

– Boros tenaga kerjaBoros tenaga kerja

– Sedikit pengawasan Sedikit pengawasan

3.3. Gabungan Sentralisasi dan DesentralisasiGabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Page 21: Administrasi  Perkantoran, 1