Administrasi Perkantoran Maya siMAYA

Dirgantara ManurungPranata KomputerDirektorat e-Government

Seputar siMAYA

•  Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja

•  Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik •  Landasan Kebijakan •  UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) •  PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi

Elektronik) •  Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata

Naskah Dinas •  SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem

Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah

Konvensional siMAYA

�  Bekerja harus dikantor �  Proses Disposisi lama �  Memakan banyak cost seperti

kertas, tinta dll �  Butuh Storage untuk

penyimpanan dokumen/arsip �  Arsip fisik dapat rusak �  Kebergantungan fasilitas

kantor

�  Efisisien, Efektif bekerja dimana saja

�  Disposisi bersifat real time �  Hemat pembiayaan atk �  Penyimpanan bersifat

elektronik �  Teknologi mobile aplikasi

Transisi Perubahan Budaya

VISI siMAYA

Grand Design siMAYA

BKN siMAYA

NPWP eKTP

Gov

t Ser

vice

Bus

- Verifikasi user -  Biodata

-  User account -  Profile

Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas

Update data PNS

NIP

NIK NPWP

ArNas

Kode Surat

Existing/Online Direncanakan

Keterangan :

Statistik Pengguna siMAYA

0

20

40

60

80

100

120

Category 1

Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll

Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll

16 15 107 35 9 Total : 182 Instansi Pemerintah

Fitur siMAYA

�  Managemen Surat Masuk

�  Managemen Surat Keluar

�  Disposisi Surat

�  Kalender Kegiatan

�  Lini Masa

�  Penyimpanan Berkas

Klasifikasi Pengguna

� 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di siMAYA : 1.  Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja

2.  Tata Usaha / Administrasi Surat

3.  Pengguna Biasa

4.  Admin / Lokal Admin

PIMPINAN Fungsi Pimpinan : ü Menerima Surat

Masuk

ü Men disposisi Surat

ü Tanda Tangan Surat

TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat

Masuk Fisik

ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk

ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar

PENGGUNA BIASA

Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima

Disposisi

ü Mengirim Disposisi

ü Membuat Konsep Surat

ü Memeriksa Konsep Surat

LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat

Struktur Organisasi

ü Membuat Nama Jabatan

ü Membuat Pengguna

ü Mengatur Pengguna

Korelasi Antar Pengguna

Scan Surat Administrasi Surat

Disposisi Surat Approval Surat

Penerima Disposisi

Konseptor Surat

Tata Usaha

Pimpinan

Pengguna Biasa

Administrasi Surat Masuk

SURAT MASUK

� Surat Masuk terbagi menjadi:

1.  Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang

dikonversikan menjadi elektronik

2.  Surat Masuk siMAYA adalah surat yang

diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA

Alur Surat Masuk

Tata Usaha

Pimpinan

Pejabat Pejabat

-  Scan Surat -  Administrasi Surat

-  Disposisi Surat

Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik Scan Surat

(ext .pdf)

AdministrasiInput surat (.pdf) ke

siMAYA Surat Masuk

Pimpinan

Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk

Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA

Surat Masuk siMAYA

Penomoran

Agenda Surat

Surat Masuk Pimpinan

Disposisi

Surat

Disposisi Masuk ke Penerima

Alur Kerja Surat Masuk antar siMAYA

Administrasi Surat Keluar

SURAT KELUAR

Surat Keluar terbagi menjadi :

1.  Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi dan dikirim secara manual

2.  Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna

aplikasi siMAYA

Alur Surat Keluar

Staff / Pejabat •  Pembuat

Konsep

Pejabat •  Pemeriksa

berjenjang

Pimpinan •  Approval

Suratl

Tata Usaha

SURAT KELUAR siMAYA

GUBERNUR TATA USAHA GUBERNUR

TATA USAHA DINAS A

TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH

TATA USAHA DINAS B

TATA USAHA DINAS C

Pembuatan Konsep Surat

Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan Konsep oleh

Pimpinan Administrasi

Surat

Cetak/Print Surat

Pengiriman secara Manual

ALUR SURAT KELUAR MANUAL

Pembuatan Konsep Surat

Pemeriksaan Konsep

Approval Konsep oleh

Pimpinan

Penomoran/Administrasi

Surat

Surat dikirim

ALUR SURAT KELUAR siMAYA

TERIMA KASIH

�  Mulai Menggunakan siMAYA

�  Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi

�  Mari bergabung di FB siMAYA

�  Bantuan, kontak kami via:

¡  Email : monika.suharko@kominfo.go.id (08118899700)

dirgantara.manurung@kominfo.go.id (081310072233)