Administrasi Perkantoran Maya siMAYA · Administrasi Perkantoran Maya siMAYA Dirgantara Manurung...
Transcript of Administrasi Perkantoran Maya siMAYA · Administrasi Perkantoran Maya siMAYA Dirgantara Manurung...
-
Administrasi Perkantoran Maya siMAYA
Dirgantara ManurungPranata KomputerDirektorat e-Government
-
Seputar siMAYA
• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik • Landasan Kebijakan • UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) • PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik) • Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas • SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah
-
Konvensional siMAYA
Bekerja harus dikantor Proses Disposisi lama Memakan banyak cost seperti
kertas, tinta dll Butuh Storage untuk
penyimpanan dokumen/arsip Arsip fisik dapat rusak Kebergantungan fasilitas
kantor
Efisisien, Efektif bekerja dimana saja
Disposisi bersifat real time Hemat pembiayaan atk Penyimpanan bersifat
elektronik Teknologi mobile aplikasi
Transisi Perubahan Budaya
-
VISI siMAYA
-
Grand Design siMAYA
BKN siMAYA
NPWP eKTP
Gov
t Ser
vice
Bus
- Verifikasi user - Biodata
- User account - Profile
Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas
Update data PNS
NIP
NIK NPWP
ArNas
Kode Surat
Existing/Online Direncanakan
Keterangan :
-
Statistik Pengguna siMAYA
0
20
40
60
80
100
120
Category 1
Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll
Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll
16 15 107 35 9 Total : 182 Instansi Pemerintah
-
Fitur siMAYA
Managemen Surat Masuk
Managemen Surat Keluar
Disposisi Surat
Kalender Kegiatan
Lini Masa
Penyimpanan Berkas
-
Klasifikasi Pengguna
4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di siMAYA : 1. Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja
2. Tata Usaha / Administrasi Surat
3. Pengguna Biasa
4. Admin / Lokal Admin
-
PIMPINAN Fungsi Pimpinan : ü Menerima Surat
Masuk
ü Men disposisi Surat
ü Tanda Tangan Surat
-
TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat
Masuk Fisik
ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk
ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar
-
PENGGUNA BIASA
Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima
Disposisi
ü Mengirim Disposisi
ü Membuat Konsep Surat
ü Memeriksa Konsep Surat
-
LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat
Struktur Organisasi
ü Membuat Nama Jabatan
ü Membuat Pengguna
ü Mengatur Pengguna
-
Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat Administrasi Surat
Disposisi Surat Approval Surat
Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Tata Usaha
Pimpinan
Pengguna Biasa
-
Administrasi Surat Masuk
-
SURAT MASUK
Surat Masuk terbagi menjadi:
1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang
dikonversikan menjadi elektronik
2. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA
-
Alur Surat Masuk
Tata Usaha
Pimpinan
Pejabat Pejabat
- Scan Surat - Administrasi Surat
- Disposisi Surat
-
Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik
Scan Surat (ext .pdf)
AdministrasiInput surat (.pdf) ke
siMAYA Surat Masuk
Pimpinan
Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk
-
Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA
Surat Masuk siMAYA
Penomoran
Agenda Surat
Surat Masuk Pimpinan
Disposisi
Surat
Disposisi Masuk ke Penerima
Alur Kerja Surat Masuk antar siMAYA
-
Administrasi Surat Keluar
-
SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual
2. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
aplikasi siMAYA
-
Alur Surat Keluar
Staff / Pejabat • Pembuat
Konsep
Pejabat • Pemeriksa
berjenjang
Pimpinan • Approval
Suratl
Tata Usaha
-
SURAT KELUAR siMAYA
GUBERNUR TATA USAHA GUBERNUR
TATA USAHA DINAS A
TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH
TATA USAHA DINAS B
TATA USAHA DINAS C
-
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan Konsep oleh
Pimpinan Administrasi
Surat
Cetak/Print Surat
Pengiriman secara Manual
ALUR SURAT KELUAR MANUAL
-
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Approval Konsep oleh
Pimpinan
Penomoran/Administrasi
Surat
Surat dikirim
ALUR SURAT KELUAR siMAYA
-
TERIMA KASIH
Mulai Menggunakan siMAYA
Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
Mari bergabung di FB siMAYA
Bantuan, kontak kami via:
¡ Email : [email protected] (08118899700)
[email protected] (081310072233)