Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran

2

Deskripsi Umum

Prasyarat

Petunjuk Penggunaan Modul

Dalam kompetensi “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja” peserta didik akan mempelajari tentang prosedur administrasi perkantoran di tempat kerja, seperti tata persuratan/kearsipan, administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan administrasi sarana dan prasarana.

Kompetensi ini sangat perlu untuk dipelajari oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran, bahkan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam kegiatan administrasi kantor. Alasannya adalah karena tanpa adanya kegiatan administrasi perkantoran di tempat kerja, maka suatu kantor akan lumpuh.

Setelah mempelajari kompetensi “Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja” diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja dan mampu menerapkannya atau mempraktikannya dengan baik pula dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya.

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah menguasai kompetensi “Melakukan Prosedur Administrasi”, karena jika belum menguasai modul/buku sebelunya, peserta didik akan kesulitan mempelajari administrasi perkantoran di tempat kerja.

1. Peserta didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda cermati

untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang rujukan belajar dan

kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan

pada guru/instruktur sampai paham.

A

B

C

3

c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan

dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan

teliti serta bertanggungjawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila

belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,

maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. Guru/instruktur

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pemelajaran,

cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c. Monitor dan catatat kemajuan peserta didik dan berikan feed back atas

pencapaian belajar peserta.

d. Selama KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

3. Perlengkapan yang harus disediakan

Alat:

a. Kompuer

b. Internet

c. Printer

d. Kertas dan amplop

e. Stempel

Bahan:

a. Buku-buku yang berkaitan dengan administrasi perkantoran di tempat kerja

b. Buku-buku kearsipan

c. Buku-buku tentang keungan

4

Tujuan Akhir Pembelajaran

Kompetensi dasar 1: melaksanakan tata persuratan dan kearsipan

1. Dapat menangani surat masuk dan surat keluar dengan benar.

2. Dapat memahami kearsipan.

Kompetensi dasar 2: melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan

1. Dapat menyebutkan pengertian pegawai.

2. Dapat menjelaskan macam-macam pegawai.

3. Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawab pegawai.

4. Dapat menjelaskan tahapan-tahapan pengadaan pegawai.

5. Dapat mnyebutkan syarat-syarat personil kantor.

6. Dapat menjelaskan mutasi, promosi, demosi, dan pemberhentian personil kantor.

Kompetensi dasar 3: melaksanakan administrasi keuangan

1. Dapat melakukan administrasi keuangan di tempat kerja

Kompetensi dasar 4: melaksanakan administrasi sarana dan prasarana

1. Dapat mengidentifikasi jenis-jenis sarana dan prasarana admoinistrasi

perkantoran.

2. Dapat menjelaskan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran.

3. Mempraktikan bagaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran dengan

baik dan benar.

D

6

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Pola Kegiatan Administrasi

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima

oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari

seseorang atau dari suatu organisasi.

Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang

dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk

dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan

maupun kelompok.

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:

1. Pola Sentralisasi

Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu

ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani

administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat

masuk dan surat keluar.

2. Pola Disentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit

yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang

sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unit masing-masing.

KEGIATAN

BELAJAR

1

MELAKSANAKAN TATA

PERSURATAN DAN KEARSIPAN

A

B

7

Perlengkapan dalam Penanganan Surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, yaitu:

1. Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat

berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat

keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja

sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.

2. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem

buku agenda. Buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau

keluar.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu

kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun

keluar.

4. Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok

berkas yang ditangani.

5. Alat tulis

Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler,

dan penjepit kertas.

C

8

6. Kertas dan amplop

Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagai ukuran.

7. Alat pembuka surat

Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan

mesin pembuka surat.

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi

digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar disposisi

Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses

tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada

pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.

9

Sistem Pengurusan Surat

Pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan dua cara,

yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

A. Pengurusan Surat Masuk

1. Sistem Buku Agenda (sistem tradisional)

Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1) Penerimaan surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di

bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis

(receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai menyimpan arsip.

Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka

apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas maupun

seorang kurir, merekalah yang seringkali menerima surat. Tugas penerima

surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan

alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.

2) Penyortiran surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan

menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada

alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena

menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus

diproses lebih lanjut.

3) Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat

membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut

merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,

petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh

pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui

volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan

dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah

D

10

dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda

bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut

kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat

instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari

surat tersebut.

4) Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan

memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat

dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab

terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya

pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat

tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari

pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari

pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat

yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan

tersebut.

5) Penyampaian surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi, maka

surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang

ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang

yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak

sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang

menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :

• Buku ekspedisi intern

Buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam

lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

11

. Buku ekspedisi ekstern

Buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar

organisasi/perusahaan.

6) Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan

kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem

penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah,

sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Sistem kartu kendali

Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan

penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan

mudah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:

• Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.

• Sebagai alat pelacak surat.

• Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.

• Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.

Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut:

• Lebih efisien

• Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) karena lembarannya

berbeda.

• Menghilangkan pencatatan yang berulang.

• Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.

• Memudahkan penyusunan arsip.

• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

12

Kategori sifat-sifat surat adalah sebagai berikut:

1. Kategori surat penting

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan

bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat

tembusannya atau surat lainnya.

• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus

dilaksanakan.

• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam

surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau

unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

2. Kategori surat biasa

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan

kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.

• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam

surat lain.

3. Kategori surat rahasia

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.

• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Pengurusan Surat Masuk

I. Prosedur pengurusan surat masuk penting

1. Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa

semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu pintu

kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan

pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan

kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan

penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat

13

dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan,

sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat adalah sebagai berikut:

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat

pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada

sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah

alamat, dan surat rahasia.

• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos

atau kurir.

2. Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori,

yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran

yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan

harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali

rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat

biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas

pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat.

Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode,

sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk

mengisi kolom surat tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan

volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat

dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut:

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan

lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar

pengantar surat rahasia.

14

• Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan

meneruskan ke pengarah surat.

3. Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan

(misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai

berikut:

• Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.

• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

• Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali

yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun

dijilid.

• Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut

1) Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut:

a. Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai

bukti bahwa surat sudah diterima.

b. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk

diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap

melekat surat.

c. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut

lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit

pengolah.

d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2

yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

e. Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan

lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di

disposisi.

15

f. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika

surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan

beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-

aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata

arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat

disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2) Pimpinan unit pengolah


a. Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari

tata usaha unit pengolah.

b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1

dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.

3) Pelaksana


a. Menerima surat berikut lembar disposisi satu pimpinan dari tata

usaha unit pengolah.

b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit

pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut:

a. Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah

dan disimpan di kotak kartu sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di

unit pengolah.

b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan

menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

I. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

16

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam

kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya

juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa

tidak perlu cepat sampai ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari

sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus

untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika

menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu

kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu unit

kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup

disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip.

Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut:

1. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru

dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut di tersebut disampaikan ke unit

pengolah bersama lembar pengantarnya.

3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya

lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

II. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan

yang boleh membaca surat, kalaupun ada yang boleh mengetahui itu pun

hanya ada pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh

pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau

masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut:

1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada

pencatat surat.

2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar

pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah

surat.

17

3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan

kepada pimpinan unit pengolah.

4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5. Pimpinan unit pengolah penyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar

pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan

kepada penata arsip.

B. Pengurusan Surat Keluar

1. Sistem Buku Agenda

a. Pembuatan konsep

Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum

menggunakan komputer, untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya

secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal

ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik

sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh

komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah

mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer.

Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama

dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan

menggunakan komputer.

b. Persetujan konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep

tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah

memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki

atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,

maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

c. Pencatatan surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,

selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau

didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris

sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

18

d. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan

mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk

diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang

akan digunakan.

e. Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint

atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun,

walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka,

harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor

harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai

dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil

pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f. Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang

berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan

membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

g. Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya

diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap

dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas

dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari

tanda tangan tersebut.

h. Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi

menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar

Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam

map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan

dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat

surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

i. Menyampul surat

19

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul

yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap

dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.

4. Perangko secukupnya.

j. Pengiriman surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan

dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh

karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatkan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1. jenis surat;

2. informasi yang tercantum dalam surat;

3. tujuan/alamat surat;

4. volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar

langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat

kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si

penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku

Ekspedisi Ekstern.

2. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke

petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk

meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos.

3. Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan

sebagainya).

4. Melalui internet.

20

k. Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan

tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan

dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem

subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat

yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.

2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran,

maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani

kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin

fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat

yang dituju.

2. Sistem Kartu Kendali

a. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana pencatatan

dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat

keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya

tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaitu unit kersipan.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang

berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali

dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah,

asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan,

sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit

pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu

21

surat asli beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke

unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan

yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit

pengolah.

2. Pencatatan surat

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.

a. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari

unit pengolah.

b. Memberikan stempel pada surat.

c. Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan

berfungsi sebagai kartu kontrol.

d. Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan

kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.

e. Memberikan surat kepada tugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada

alamat instansi.

3. Pengarahan surat

Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah

menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke

dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat

yang dikirimkan.

4. Penataan arsip

Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2

dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai

pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit

pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan

kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.

5. Pengiriman surat

Umumnya mengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir.

Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan

mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di

suatu kantor.

22

b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa

Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat

masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar srat biasa.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar

pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1

dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.

Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap

stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat biasa

(lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat

sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

2. Pencatatan surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat

biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada

tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar

2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima

dan dikirimkan. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui

ekspeditor.

c. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat

keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai berikut.

1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang

yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini

dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan

disimpan.

23

Pengertian Arsip

2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2)

diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada

ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada

penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

Secara etomologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari:

1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,

2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang,

3. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya

catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat,

4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat,

5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

Dari pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan

(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau

gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang

terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut

suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar,

grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.

Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai

berikut.

1. Mempunyai arti.

2. Mempunyai kegunaan.

3. Disimpan dengan teratur

E

24

Jenis-jenis Arsip

1. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dan foto.

b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro film, dan

rekaman pada pita kaset.

2. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai

masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.

b. Invevtori record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang

inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan masalah kepegawaian.

Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat

keputusan.

d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah

produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang

digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Lembaga pemerintahan

1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)

2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)

b. Instansi pemerintahan/swasta

F

25

1) Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,

sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon

kopi.

2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada

pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah

arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

4. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.

Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi

pada saat arsip yang diinformasikan itu berlaku. Contoh: surat lamaran kerja

dan surat tagihan.

c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa

yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh:

surat perjanjian dan surat kontrak.

d. Arsip penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan pengingat selama-

lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat

keputusan hasil penelitian ilmiah.

e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang

tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan

stategi pemasaran.

5. Jenis-jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut.

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.

1) Arsip aktif, arsip yang diperguakan secara terus menerus dalam kegiatan

kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

26

2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun,

tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.

3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip

inaktif hanya digunakan sebagai refrensi atau pemberi keterangan semata.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun

untuk penyelenggaraan administrasi negara.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga

saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut.

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan

tepat.

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang

dibutuhkan.

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6. Untuk menjaga kelestarian arsip.

7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan

kemasyarakatan.

Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan

bukti pertanggungajawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-

arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang

memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan

tersebut membutuhkan penyelenggaraan dan peralatan yang cukup dari segi jumlah

dengan kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindung dari

bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir,

kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

27

Perlengkapan Arsip

Di setiap kantor tertentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan

bermacam-macam semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak

dan beragam pula peralatan yang dipergunakan.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik, perlu didukung adanya perlengkapan yang

lengkap dan tepat. Secara gars besar perlengkapan kearsipan ada tiga macam, yaitu:

1. Map

Tergolong dalam jenis map yang diperlukan dalam kearsipan adalah:

a. Stofmap, terbuat dari kertas tebal berukuran folio, digunakan untuk menyimpan

warkat hanya untuk sementara waktu saja.

b. Snelhechter, map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menempatkan

warkat yang masih sedang diproses.

c. Brieforner, terbuat dari karton tebal dan diberi jepitan kawat besar. Biasanya

digunakan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang cukup banyak, yang

disusun per masalah. Ditaruh di rak, berdiri dan berjajar.

d. Folder, seperti stopmap tetapi tidak memakai penutup. Dibuat dari kertas tebal

(sejenis kertas manila), berukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm. Pada sisi atas

terdapat bagian yang menonjol berukuran 8-9 cm lebar 2 cm, yang disebut ‘tab’

berguna untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Folder untuk

menempatkan warkat yang telah diklarifikasikan hingga bagian yang terkecil

dalam klasifikasi warkat.

e. Guide (petunjuk), terbuat dari kertas karton tebal, berukuran panjang 33-35 cm,

lebar/tinggi 23-24 cm. Bagian sisi diberi ‘tab’ berukuran sama dengan folder

(8-9 x 2 cm), berguna untuk menempatkan titel/kode klasifikasi permasalan.

Guide merupakan petunjuk dari fungsi sebagai pemisah sebagai pemisah antara

folder-folder tempat penyimpanan warkat.

G

28

2. Lembaran kertas/kartu, yang digunakan dalam kearsipan antara lain:

a. Kartu kendali, terdapat kolom-kolom yang menunjukkan: index/subyek, kode

klasifikasi, tanggal terima, nomor surat, kolom M/K, hal, isi ringkas, lampiran,

dari, kepada, tanggal, nomor surat, nama pengolah, paraf, dan catatan.

b. Lembar pengantar surat rahasia dan rutin, yaitu untuk mengantarkan surat-surat

rahasia dan biasa yang prosesnya tidak memakai kartu kendali.

c. Lembar disposisi, berguna untuk mencatat pendapat singkat, yang merupakan

petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yang sedang diproses.

d. Kartu pinjam arsip; sebagai bukti pinjam arsip.

e. Kartu tunjuk silang; berguna untuk mencatatn warkat yang ada kaitannya dengan

warkat yang disimpan pada tempat lain, atau warkat yang isinya lebih dari satu

masalah.

f. Daftar index; daftar yang berisi klasifikasi masalah/subyek, sub masalah/sub

subyek, dan perincian yang lebih kecil lagi.

3. Tempat penyimpanan, yang biasa digunakan dalam kearsipan antara lain:

a. Tickler-file (berkas pengingat); terbuat dalam kotak, dipergunakan untuk

menyimpan kartu kendali dan pinjam arsip.

b. Filing cabinet (lemari arsip); dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah

berisi warkat sesuai dengan klasifikasinya, bersama guide. Folder digunakan

pada gawang yang ada di sebelah kiri dan kanan laci filing cabinet.

c. Rotary (alat penyimpanan berputar); adalah semacam filing cabinet tetapi

penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara

berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak

memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau basi.

Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

d. Rak arsip; digunakan untuk menempatkan folder secara lateral (menyamping),

atau untuk menempatkan kotak-kotak karton yang berisi folder.

e. Box (kotak); dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip in aktif.

29

Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metoda, atau cara yang

dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan dari sistem kearsipan

adalah ‘efisiensi’. Berarti pengelolaan warkat dengan menggunakan metoda yang tepat

sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga; selanjutnya bisa

menentukan kembali warkat yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan yaitu:

1. Fleksibel/luas, sistem filing yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit

organisasi, dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

2. Mudah, sistem filing yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai

sehingga mudah diterapkan di setiap unit organisasi.

3. Murah, untuk menyimpan dan menentukan kembali suatu warkat, memerlukan

biaya yang serendah-rendahnya.

4. Tepat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan.

5. Cepat, dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengembilnya

kembali, karena prosedur yang tidak berbelit-belit.

Ada berbagai macam sistem kearsipan, namun yang sering dipakai lima macam

sistem yaitu:

1. Sistem abjad (alphabetic filing system)

2. Sistem subyek/pokok soal/perihal (subyek filing system)

3. Sistem nomor (numeric filing system)

4. Sistem ilmu bumi/wilayah (goegraphic filing system)

5. Sistem kronologis/tanggal (chronological filing system)

H

30

TES FORMATIF

a. PILIHAN GANDA

1. Berikut ini yang merupakan arsip adalah . . . .

a. artifak

b. kayu

c. flash disk

d. fosil

e. lemari besi

2. Arsip yang digunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor dan masih sering

dikeluarkan untuk keperluan tertentu disebut . . . .

a. arsip aktif

b. arsip pasif

c. arsip inaktif

d. arsip vital e. arsip primer

3. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah . . . .

a. agar tenteram

b. agar arsip terus bertambah

c. untuk menjaga kelestarian kantor

d. agar mudah mendapat kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

e. untuk menjaga kerahasiaan Negara

4. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tengah

disebut . . . .

a. hanging folder

b. ordner

c. stopmap

d. folder

e. snelhecte

5. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Ini

merupakan satu kriteria dari ….

a. surat penting

b. surat biasa

c. surat rahasia

d. surat resmi

e. surat sangat rahasia

31

6. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK

rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada ….

a. pengarah surat

b. penata arsip

c. pengolah surat

d. sekretaris

e. pimpinan

7. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK

rangkap tiga, Surat dan KK diserahkan kepada ….

a. pengarah surat

b. penata arsip

c. pengolah surat

d. sekretaris

e. pimpinan

8. Prosedur pengurusan surat masuk dalam system buku agenda adalah ….

a. Penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan-penyampaian

b. Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan

c. Penerimaan-pencatatan-penyortiran- pengarahan-penyampaian-penyimpanan

d. Penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-penyimpanan

e. Penerimaan- penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-penyimpanan

9. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar

….

a. agenda

b. ekspedisi

c. kartu kendali

d. disposisi

e. instruksi

10. Lembaran untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar

….

a. agenda

b. ekspedisi

c. kartu kendali

d. disposisi

e. instruksi

32

b. ISIAN

1. Untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan, adalah tujuan dari

....................

2. Bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode yang terdapat di guide

disebut ..................

3. Kotak arsip ditempatkan pada rak arsip, disimpan dengan cara ..................

4. Pencatatan surat rutin (biasa) menurut pola baru menggunakan ................

5. Tanda sahnya sebuah surat yang telah dibuat adalah adanya ................

b. ESAI

1. Sebutkan pengertian dari:

a. arsip

b. kearsipan

2. Sebut dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya!

3. Bagaimana prosedur pengursan surat masuk sistem buku agenda? Jelaskan

secara singkat dan tepat!

33

4. Sebutkan beberapa alasan pembuatan surat!

5. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar system buku agenda, dan jelaskan

dengan singkat dan tepat!

34

Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

Untuk mendapatkan karyawan atau

personil kantor yang handal, cakap, berdaya

guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa

proses dan tahapan-tahapan:

1. Analisis jabatan

Analisis adalah penyelidikan terhadap

suatu peristiwa untuk mengetahui keadaan

yang sebenarnya. Dengan demikian dapat

dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk

memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus

dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis

jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang

diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tertentu. Manfaat analisa jabatan adalah

untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian

pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi

pekerjaan (job evalution). Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk :

a. Perekrutan dan seleksi karyawan

b. Kompensasi gaji karyawan

c. Evaluasi jabatan

d. Penilaian prestasi kerja karyawan

e. Pelatihan (training)

f. Promosi dan pemindahan karyawan

g. Organisasi

h. Memperkaya pekerjaan

A

KEGIATAN

BELAJAR

2

MELAKSANAKAN administrasi

kepegawaian/ketenagaan

35

i. Penyederhanaan pekerjaan

j. Penempatan karyawan

2. Rekrutmen

Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga

kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan

atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah

ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan

dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan

untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya tingkat pendidikan, batas usia,

jenis kelamin, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.

b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

• Sumber Internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja

diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau

pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu

yang kososng atau untuk mengisi tugas baru.

Keunggulan sumber internal :

� Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat

peluang untuk promosi.

� Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.

� Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.

� Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

� Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di

luar perusahaan.

� Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

36

• Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja

yang diambil dari luar perusahaan, antara lain :

� Pelamar datang sendiri.

� Kantor Dinas Tenaga Kerja.

� Lembaga-lembaga pendidikan.

� Pemuatan iklan/advertising.

� Refrensi seseorang/rekanan karyawan.

� Mengambil dari perusahaan lain.

� Nepotisme.

Keunggulan sumber eksternal :

� Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik.

� Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.

Kelemahan sumber eksternal :

� Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.

� Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya

tahapan seleksi.

� Waktu perekrutan akan lama.

� Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

c. Metode-metode rekrutmen

• Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk

karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk

tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang

baik.

• Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di

media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran,

sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal

menjadi lebih besar.

37

d. Kendala-kendala rekrutmen

• Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya kompensasi

gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.

• Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi

pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan

sedikit, minat pelamar akan banyak.

• Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan

mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

• Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam

melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar kecilnya minat

pelamar.

• Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga

kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

• Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing

banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertumbuhan

ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

3. Seleksi

Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik yang tepat

pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus

dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang berkualitas, sehingga

pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. Dalam

melaksanakan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

• Seleksi harus efisien dan efektif.

• Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

• Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.

• Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan

diartikan secara dinamis.

a. Proses seleksi

• Penyaringan pelamar

• Tes

• Wawancara awal

• Evaluasi latar belakang dan referensi

38

• Wawancara mendalam

• Tes kesehatan/fisik

• Pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

• Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan.

Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar

riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat keterangan dari instansi

kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan lampiran-lampiran lainnya.

• Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai

dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa

tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga

kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh

tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan

cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.

• Klasifikasi jabatan

Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga

kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang

suatu jabatan tertentu.

• Tes dan wawancara

� Tes

Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan

tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes

adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian

pelamar/calon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa

macam, yaitu :

� Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara

perorangan.

� Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama.

� Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.

� Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.

39

� Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.

� Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.

� Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

� Wawancara

Tujuan wawancara pada umumnya antara lain :

� Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.

� Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir

lamaran.

� Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat

sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

� Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang

jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

� Ajang promosi bagi perusahaan

Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu :

� Wawancara subjektif

Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang

dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau

bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang

pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar,

sehingga wawancara tidak berjalan dengan objektif.

� Wawancara objektif.

Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus

memperhatikan hal-hal berikut :

1. Pewawancara bersikap netral.

2. Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai pengetahuan

luas tentang perusahaan.

3. Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban

pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.

4. Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara

singkat, jelas dan sistematis.

40

5. Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan

diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga

pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

• Penempatan personil kantor

Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan pelamar telah

diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian

ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi

karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksi

Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :

• Berkualitas dan profesional.

• Jujur dan disiplin.

• Inovatif dan bertanggung jawab.

• Cakap dengan penempatan yang tepat.

• Kreatif dan dinamis.

• Berdedikasi tinggi.

• Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.

• Dapat bekerja sama.

• Dapat bekerja mandiri.

• Mudah berkembang.

• Mempunyai budaya dan perilaku malu.

d. Cara-cara seleksi

Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu :

• Non ilmiah

Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan

kepada standar-standar criteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan

atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan

pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu

sebagai berikut :

� Surat lamaran bermaterai atau tidak.

� Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.

� Surat keterangan pengalaman pekerjaan.

41

� Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan

pertimbangan.

� Wawancara tatap muka.

� Penampilan fisik pelamar.

� Garis keturunan pelamar.

� Bentuk tulisan pelamar.

• Seleksi ilmiah

Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan

kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan

kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai

berikut :

� Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.

� Berorientasi kepada prestasi kerja.

� Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.

� Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.

� Berpedoman pada undang-undang perburuhan.

e. Kualifikasi seleksi

Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi :

1. Umur

Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan

kerja, dan tanggung jawab seseorang.

2. Keahlian

Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan

pekerjaan yang diberikan kepadanya.

3. Pendidikan

Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk

menyelesaikan pekerjaan.

4. Kesehatan fisik

Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.

5. Jenis kelamin

Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat

pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.

42

6. Bakat

Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.

7. Karakter

Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh

lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.

8. Pengalaman kerja

Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap

kerja.

9. Kejujuran

Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan

wewenang kepada seseorang.

10. Kerja sama

Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan

perusahaan dalam menjalankan usahanya.

11. Kedisiplinan

Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.

12. Inisiatif dan kreatif

Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan

percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.

4. Penentuan calon-calon utama

Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar calon-calon berdasarkan

ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai tes, dapat diketahui calon-

calon mana yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes.

5. Penentuan calon yang diterima

Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti mereka tidak

pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi berkewenangan untuk

menentukan mana yang dapat diterima.

6. Pengusulan

Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka

dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon utama, maka diadakan

pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang

untuk mengangkat.

43

7. Pengangkatan

Pengangkatan berupa penerbitan Surat Keputusan dari pejabat yang

berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat

dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok,

dan tanggal pengangkatan.

8. Orientasi

Orientasi menyangkut dua hal :

a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.

b. Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, hubungan

dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan fungsi kerjanya

dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan (job description) dan

daftar tugas (task list) bagi dirinya.

9. Disiplin pegawai

Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi,

dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya

disiplin pegawai adalah sebagai berikut :

a. Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.

b. Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.

c. Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan hati-hati.

d. Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan

dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.

e. Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.

Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya seorang

pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya seorang pegawai

akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra.

Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling tepat adalah dengan jalan

selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan pegawai, seperti :

a. Kepastian pekerjaan yang tetap.

b. Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya.

c. Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.

d. Pembayaran yang adil.

44

Mutasi Pegawai

e. Penghargaan.

f. Perlakuan yang baik.

g. Supervisi yang efektif.

Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang

karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi

dan demosi) dalam suatu organisasi.

a. Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain sebagai

berikut:

• Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan

pekerjaan karyawan tersebut.

• Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tersebut tidak akan

diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

• Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa

jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.

b. Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri antara lain :

• Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan

jabatannya.

• Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai dengan

keinginan dan kondisi fisiknya.

• Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerjasama lagi dengan

teman sekerjanya atau bahkan atasannya.

Cara mutasi ada dua, yaitu :

a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke

posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan

kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi antara lain :

B

45

• Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak

perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

• Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,

keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.

• Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan,

jabatan dan suasana tempat kerja.

• Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan

kemampuannya.

b. Vertikal (promosi dan demosi)

• Promosi

Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke

jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung

jawab yang lebih besar.

Manfaat promosi adalah sebagai berikut :

� Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan.

� Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam

melaksanakan tugas pekerjaan.

� Untuk membina jenjang karir karyawan.

� Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.

� Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan

sumberdaya manusia dari dalam/internal perusahaan.

� Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi

kesempatan untuk maju.

Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut :

� Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang

mengundurkan diri, pindah, pensiun atau meninggal dunia.

� Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah

ditetapkan dalam analisis jabatan.

� Karyawan tersebut telah lulus seleksi.

� Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi

posisi/jabatan tersebut.

46

� Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan sesuai

dengan kebijakan urusan kepegawaian.

� Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif.

� Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan

disampaikan kepada seluruh karyawan.

• Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan

lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang,

tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah. Hal ini

biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan

pekerjaannya.

Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain:

� Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga

perlu diberikan hukuman.

� Membangkang, contohnya : karyawan menolak jabatan baru, ingin

tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak

cocok (misal : secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu

besar, atau gaji tidak sesuai ).

� Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan

melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk

penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan yang rendah.

� Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran)

melebihi demand (permintaan).

� Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut :

a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan

• Mutasi antar urusan

• Mutasi antar seksi

• Mutasi antar bagian

• Mutasi antar biro

• Mutasi antar instansi

47

Pemberhentian Pegawai

b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

• Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena

produksi di tempat yang lama menurun.

• Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama

dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan

karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan.

• Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang

lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.

• Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A

(malam) pindah ke shift B (pagi).

• Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk

memupuk dan memperbaiki kerjasama antar karyawan.

c. Ditinjau dari masa kerja karyawan

• Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk

mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.

• Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara

karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban

antara kedua belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkan

kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas

karyawannya.

a. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu

karena hal berikut.

• Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang

bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya:

melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).

• Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan

perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami

kerugian secara terus-menerus.

C

48

• Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.

• Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.

• Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas

lagi.

• Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.

• Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin

karyawan.

• Pemberhentian karena meninggal dunia.

• Pemberhentian karena terkena wajib militer.

• Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.

Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan

tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan

berhenti. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada

organisasi melalui unit kepegawaian.

Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu

sebagai berikut :

• Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia

pensiun.

• Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan

kesalahan fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini disebut juga

pemecatan.

Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat

beban kewajiban pada perusahaan, karena perusahaan diwajibkan

memberikan pesangon sesuai peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan

hubungan tersebut terjadi karena karyawan dipecat secara tidak hormat ,

pihak perusahaan bisa saja tidak diwajibkan memberikan pesangon kepada

karyawan yang dipecat tersebut. Ini artinya tidak semua PHK memberikan

beban kewajiban kepada perusahaan.

b. Hak dan Kewajiban Pegawai yang Diberhentikan

Pemberhentian karyawan akan menimbulkan hak bagi karyawan dan

kewajiban, bagi perusahaan/ instansi. Hak dan kewajiban tersebut biasanya

berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta

49

dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian

yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut, misalnya karyawan yang

diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau

kesalahan fatal.

1. Uang pesangon

Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut :

• Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.

• Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2 bulan

upah bruto.


upah bruto.


upah bruto.

• Masa kerja 4 tahun atau lebih adalah 5 bulan upah bruto.

Untuk pensiun pegawai negeri, ditetapkan sebagai berikut :

• Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari

gaji pokok.

• Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebesar 40% x 75% dari gaji pokok.

• Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.

2. Uang jasa

Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut :


upah bruto.


upah bruto.


upah bruto.


upah bruto.

• Masa kerja 25 tahun lebih adalah 6 bulan upah bruto.

50

3. Uang ganti rugi

• Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahu 1969, ketentuan pemberian uang

ganti rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan

atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan

dan rehabilitasi”.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau

penyakit akibat pekerjaan, ahli warisnya berhak menerima ganti rugi dan

besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undand-undang.

• Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut :

� Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjungan besarnya sama

dengan upah tiap-tiap hari, terhitung mulai pada hari buruh tidak

menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling

lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari buruh itu belum mampu

bekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 50% dari upah sehari untuk

tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja.

� Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tujangan karena

itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari.

51

Tes formatif

A.PILIHAN GANDA

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan

rekrutmen sebagai berikut . . . .

a. membuka lamaran dan melakukan testing

b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi

c. testing, wawancara, dan tes kesehatan

d. iklan lowongan kerja, surat panggilan

e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan

2. Suatu proses mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk

lowongan yang ada dalam perusahaan, disebut . . . .

a. seleksi

b. rekrutmen

c. lowongan pekerjaan

d. bursa kerja

e. tenaga kerja

3. Secara umum persyaratan personil kantor adalah . . . .

a. mempunyai persyaratan keterampilan

b. mempunyai motivasi tinggi

c. berpartisipasi aktif

d. bersikap optimis

e. mempunyai semangat yang tinggi

4. Suatu kegiatan untuk memberikan analisis atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan

apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjan

tersebut harus dilaksanakan, disebut . . . .

a. analisis pekerjaan

b. analisis jabatan

c. analisis tugas

d. analisis karyawan

e. analisis pelatihan

5. Salah satu manfaat pelatihan personil kantor adalah . . . .

a. untuk promosi kenaikan pangkat

b. untuk meningakatkan gairah kerja

c. agar karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik

33

d. untuk memperoleh sertifikat

e. untuk menambah jumlah relasi kerja

6. Tujuan pelatihan dan pengembangan personil kantor adalah . . . .

a. untuk meningkatkan penghayatan ideologi karyawan

b. untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan

c. untuk meningkatkan sumber penghasilan karyawan

d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

e. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan

7. Manfaat mutasi karyawan adalah . . . .

a. untuk pengurangan karyawan

b. untuk efisiensi biaya kantor

c. untuk memenuhi keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, keahlian,

dan bidang tugas masing-masing

d. untuk memenuhi keinginan pimpinan perusahaan

e. untuk meningkatkan motivasi

8. Keunggulan perekrutan dari sumber eksternal adalah . . . .

a. waktu relatif singkat

b. biaya lebih murah

c. kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

d. kurang ada kesempatan untuk promosi

e. loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

9. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa

kebenaran informasi yang diberikan pelamar salah satunya, yaitu . . . .

a. pengetahuan

b. wawancara

c. fotocopi ijazah

d. umur dan foto

e. tes kesehatan

10. Salah satu manfaat promosi karyawan adalah . . . .

a. untuk memotivasi karyawan agar lebih maju dalam berkarir

b. untuk memenuhi kebutuhan karyawan di bagian yang memerlukan

karyawan

34

c. untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan

d. untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

e. untuk meningkatkan penghayatan ideologi

B. ISIAN

1. Orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus

dijalankan kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut ................

2. Seleksi karyawan baru yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar

kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya

didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja, merupakan

seleksi .................

3. Mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun,

disebut

4. Pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasitentang

pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya adalah ................

5. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih

tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar, disebut ….

C. ESAI

1. Jelaskan pengertian personil kantor beserta tugas dan tanggung jawabnya!

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen!

3. Jelaskan pengertian seleksi dan tujuan karyawan!

4. Sebut dan uraikan proses seleksi karyawan!

5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan apabila mengambil karyawan baru dari

dalam perusahaan!

55

Pengertian Transaksi

Alat Bukti Transaksi

Transaksi keuangan adalah segala kegiatan

yang dapat mempengaruhi posisi keuangan

perusahaan. Misalnya karena ada penjualan

tunai barang atau dagangan maka harta

perusahaan berupa barang dagangan

akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan

dari penjualan tersebut akan mempengaruhi jumlah modal. Semua kegiatan keuangan

(transaksi keuangan) tersebut harus mempunyai dokumen yang jelas

(terdokumenntasikan) berupa bukti transaksi. Bukti transaksi berguna sebagai bukti

tertulis atas transaksi yang dilakukan sehingga apabila terjadi persengketaan di masa

yang akan datang, bukti tertulis ini dapat dijadikan dasar hukum untuk menyelesaikan

persengketaan tersebut. Untuk itu, bukti transaksi yang kuat harus memuat tanda

tangan dan cap perusahaan kedua belah pihak yang bertransaksi.

Bukti transaksi keuangan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2, yaitu Bukti

Transaksi Intern dan Bukti Transaksi Ekstern

1. Bukti Transaksi Intern

Bukti trasaksi intern adalah bukti pencatatan perubahan posisi keuangan

yang terjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri, biasanya berupa

memo dari pinjaman atau orang yang ditunjuk. Misalnya, memo perubahan

harta kekayaan karena adanya penyusutan nilai aktiva tetap, bukti pemakaian

perlengkapan toko, dan sebagainya.

KEGIATAN

BELAJAR

3

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI

KEUANGAN

A

B

56

2. Bukti Transaksi Ekstern

Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi keuangan yang

terjadi dengan pihak luar perusahaan, seperti penjualan, pembelian,

pembayaran gaji pegawai, penerimaan invetasi dari pemilik perusahaan, dan

lain-lain. Bukti ekstern ini antara lain berupa faktur, kuitansi, nota kredit,

nota debet, cek, bilyet giro, rekening Koran, dan bukti setoran bank.

a. Faktur (Invoice)

Faktur adalah perhitngan penjualan barang dan bukti penyerahan

barang dagangan yang diperjualbelikan, dibuat oleh pihak penjualan

disampaikan kepada pihak pembeli bersamaan dengan barang yang

bibelinya. Faktur ini biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada

pembeli sebagai bukti perhitungan pembelian dan sebagai perhitungan

berapa jumlah yang harus di bayar, sedangkan tinndakannya (tembusan/

copy) dipegang oleh penjual sebagai bukti bahwa barang telah

diserahkan denan perhitungan berapa jumlah uang yang harus ditagihkan

kepada pembeli.

Informasi yang harus dimuat dalam faktur adalah sebagai berikut:

1) Nama dan alamat perusahaan penjualan berikut cap sebagai

tanda keabsahannya;

2) Kepada siapa dia menjual barang dagangannya, dan nama

pemerima barang yang dijualnya (berikut nama, cap, dan

tanda tangan penerima);

3) tanggal terjadinya transaksi;

4) nomor faktur;

5) banyaknya barang yang dijual;

6) nama barang yang dijual;

7) harga satuan;

8) jumlah harga;

9) syarat penjualan (jatuh tempo pembayaran).

57

b. Kuitansi (official receive)

Kuitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak

pemerimaan uang. Umumnya terdiri dari 2 (dua) bagian, bagian

pertama diberikan kepada pihak pembayaran sebagai bukti pencatatn

pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (Sus/Bonggol

Kuittansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan

uang. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, pada batas jumlah uang

tertentu, harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan dalam UU

Perpajakan tentang Bea Materai.

Informasi yang termuat dalam kuitansi adalah sebagai berikut:

1) Nama yang menyerahkan uang;

2) Jumlah uang yang dibayarkan;

3) Tanggal penyerahan uang;

4) Nama dan tanda tangan serta cap yang menerima uang;

5) Materai.

c. Nota kredit (Credit Memo)

Nota kredit adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim

oleh suatu perusahaan/badan usaha (penjualan) kepada langganannya

(pembeli) bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu akibat

penerimaan kembali barang yang terjual karena cacat atau tidak sesuai

dengan pesanan. Pelanggan yang menerima nota kredit ini akan tercatat

pada akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu di

sebelah debet.

Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai beikut:

1) Informasi bahwa rekening langganan telah dikredit;

2) Penjelasan penerimaan kembali barang karena sebab yang

menjadikan barang tersebut dapat dikembalikan sesuai

kesepakatan jual beli;

3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang

yang diterima kembali;

4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.

58

Mengenal dan Menghitung Uang Kertas

d. Nota Debet (Debit Memo)

Nota Debet adalah perhitungan dan pemberitahuan yang dikirim

oleh suatu perusahaaan (pembeli)/badan usaha kepada langganannya

(penjual), bahwa akunnya telah didebetkan dengan jumlah tertentu

karena barang yang dibelinya rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

Langganan (penjual) yang menerima nota debet ini akan mencatat pada

akun pihak pengiriman nota pada sisi yang berlawanan, yaitu sebelah

kredit.

Informasi yang termuat dalam Nota Kredit adalah sebagai berikut:

1) Informasi bahwa rekening penjual telah di debet;

2) Penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang

menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai

kesepakatan jual beli;

3) Nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang

dikembalikan;

4) Nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.

e. Cek (Check)

f. Bilyet Giro

g. Rekening Koran

h. Bukti Setoran Bank

1. Mengenal uang

Uang dikenal sebagai alat tukar yang berlaku di suatu Negara. Nilai uang

ditentukan oleh nilai nomonalnya. Seorang pemegang kas harus memperhatikan

uang yang ia terima atau pegang, jangan sampai uang yang ada pada dia

merupakan uang palsu yang dapat merugikan. Berikut ini cirri-ciri uang Rp

10.000,00 dan Rp 50.000,00.

C

59

• Uang nominal Rp 10.000,00 keluaran tahun 2005

Apabila kita menerima uang maka ingat 3D, dilihat, diraba, dan

ditrawang.

Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat. Tinta berubah warna

optical variable ink pada logo BI dalam bidang segi 8 yang akan berubah

warna dari hijau menjadi biru apabila dilihat dari sudut pandang berbeda.

Diraba; terasa angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan SEPULUH

RIBU RUPIAH ketika diraba, gambar utama dan gambar Burung Garuda

terasa kasar. Kode tertentu berbentuk lingkaran untuk mengenali jenis

pecahan bagi tunanetra.

Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional

Sultan Badarudin dan electrotype berupa logo BI dan ornammen daerah

Palembang. Terlihat tulisan BI yang akan terlihat BI10000 berulang-ulang

pada benang pengaman. Terlihat gambar saling isi rectoverso berupa logo BI

yang akan terlihat apabila diterawang ke arah cahaya.

• Uang nominal Rp 50.000,00 keluaran tahun 2005

Dilihat; gambar dan warna jelas dan tajam terlihat, benang pengaman

berbentuk anyaman tulisan BI50000 berulang-ulang serta akan berubah

warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat dari sudut pandang yang

berbeda. Tinta berubah warna optically variable ink pada logo BI pada segi

empat yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila dilihat

dari sudut pandang yang berbeda.

Diraba; angka nominal tulisan BANK INDONESIA dan LIMA

PULUH RIBU RUPIAH jelas terasa, gambar utama dan gambar Burung

Garuda terasa kasar. Terdapat kode tertentu berbentuk segitiga untuk

mengenali jenis pecahan bagi tunanetra.

60

Diterawang; terlihat tanda air, water mark gambar pahlawan nasional

I Gusti Ngurah Raid an electrotypeberlogo BI dan ornamen daerah Bali.

Terlihat tulisan BI yang akan terlihhat BI50000 berulang-ulang pada benang

pengaman yang akan berubah warna dari magenta menjadi hijau apabila

dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Terlihat gambar saling isi

rectovvrso berupa logo BI yang akan terlihat apabila diterawang ke arah

cahaya.

2. Teknik Menghitung Uang

Untuk menghindari kesalahan dalam menghintung uang maka perhitungan

uang dilakukan secara cermat, teliti, dan disiplin. Sebelum diadakan

perhitungan, uang dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu dikategorikan

nilai nominal uang. Dengan demikian, perhitungan uang dapat dilakukan secara

tepat. Adapun teknik perhitungan uang dapat secara manual atau elektrik. Secara

manual, seorang kasir menghitung uang dengan menggunakan jari tangan kiri

mengapit sejumlah uang kemudian tangan kanan menghitungnya satu-persatu

dengan cepat dan akurat. Secara elektrik, uang dihitung dengan menggunakan

alat (mesin) perhitungan uang, yaitu dengan cara memasukkan uang yang telah

diikat kedalam mesin, uang tersebut akan terhitung dengan sendirinya sesuai

dengan nilai sebenarnya. Perhitungan dengan mesin ini digunakan untuk

mengecek keakuratan perhitungan secara manual.

A. Mengoperasikan Alat Penyimpanan Uang/Berkas (Cast Box)

Alat penyimpanan uang yang biasa terdapat di perusahaan digunakan

untuk menyimpan uang sementara sebelum uang tersebut disetorkan ke bank

karena tempat paling aman tentu saja di bank, tanpa resiko kehilangan, baik

karena pencurian maupun kejadian-kejadian lain seperti bencana alam,

kebakaran, dan lain-lain.

61

Ada beberapa hal penting dalam mengoperasikan alat tersebut.

1. Keamanan dari gangguan baik intern maupun ekstern

Uang merupakan benda yang tidak ada tanda hak pemiliknya

sehingga uang mudah utuk digelapkan. Penggelapan uang bisa timbul

dari orang dalam perusahaan itu sendiri maupun dari luar perusahaan.

Sebagai contoh, kasir yang tidak hati-hati menyimpan uang dalam alat

penyimpanan uang yang ditentukan akan mengundang orang lain (baik

intern maupun ekstern) untuk menyalagunakan kesempatan yang ada

sehingga merugikan perusahaan.

2. Kunci

Gunakanlah alat penyimpanan yang menggunakan kunci yang

kokoh dan aman, baik kunci yang menggunakan kode ataupun kunci

biasa. Kotak penyimpan uang yang baik tak akan mudah dibobol oleh

orang jahat.

3. Akses yang terbatas

Batasi akses ke tempat penyimpanan uang sehingga orang-orang

tertentu saja (yang mempunyai kewenangan) yang mempunyai akses ke

tempat tersebut.

4. Rahasia

Jagalah rahasia kode atau password untuk membuka tempat

penyimpanan uang.

Sementara itu, alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat

menyimpan uang sementara antara lain adalah sebagai berikut.

1. Brankas (Cast Box)

Brankas biasa digunakan untuk menyimpan uang karena mempunyai

standar kekuatan dan pengaman yang bagus. Brankas selain mempunyai

kunci biasa juga mempunyai kode kunci yang dapat diatur berdasarkan

keinginan pemakai sehingga apabila brankas ini akan dibuka oleh

seseorang ia harus mempunyai kunci fisik dan mempunyai kode akses

untuk membukanya.

62

Selain mempunyai kunci yang sangat aman, brankas juga bisa

ditempatkan secara permanen dengan cara menyatukan brankas tersebut

dengan tembok (beton) sehingga akan sangat sulit untukk

mengembalikannya.

2. Cast Register

Selain berfungsi sebagai mesin pembayaran, cast register juga

berfungsi sebagai alat penyimpanan uang sementara. Keunggulan cash

register sebagai alat penyimpanan uang sementara adalah adanya tombol-

tombol kunci sebagai kode sehingga orang yang berwenang saja yang

dapat membukanya.

Kunci mesin ini terdiri dari beberapa dan mempunyai fungsi masing-

masing sebagai berikut.

- OP (Operator), hanya dappat membuka dari OFF sampai dengan X,

biasanya kunci ini dipegang oleh kasir untuk bekerja

(registration).

- SM (Semi Master), dapat dipakai dari PGM sampai dengan XI/ZI,

biasanya kunci ini dipegang oleh supervisor toko.

- MA (Master), dapat membuka dari PGM sampai dengan X2/Z2,

biasanya kunci ini dipegang oleh owner.

Arti posisi kunci dapat dijelaskan sebagai berikut.

- PGM (program) dipakai untuk membuat program.

- Off dipakai untuk mematikan mesin.

- X dipakai untuk mengetahui total sementara.

- XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).

- X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.

3. Lemari Besi

Lemari besi juga biasa dipakai untuk menyimpan uang sementara di

perusahaan. Namun, pemakaian lemari ini selain memakan tempat yang

lumayan besar juga biasanya belum mempunyai kunci kode sehingga

keamanan dari penggunaan alat ini belum maksimal.

63

TES FORMATIF

a. PILIHAN GANDA


1. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu ….

a. intern dan ekstern

b. palsu dan asli

c. baru dan lama

d. barang dan uang

e. uang dan jasa

2. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah

….

a. dilihat, diraba, dimakan

b. dilihat, diraba, disentuh

c. dilihat, diraba, diterawang

d. dilihat, disentuh, diterawang

e. diraba, dilihat, disentuh

3. Dibawah ini yang merupakan bukti transaksi adalah ….

a. uang

b. kuitansi

c. kertas

d. logam

e. hadiah

4. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu….

a. manual dan elektrik

b. tradisional dan modern

c. baru dan kuno

d. cepat dan lambat

e. susah dan mudah

5. Alat yang biasa digunakan untuk menyimpan uang dalam jumlah besar disebut

….

a. brankas

b. dompet

c. saku

d. lemari

e. buku

64

6. Arti posisi kunci adalah sebagai berikut, kecuali ….

a. PGM untuk membuat program

b. X dipakai untuk mengetahui total keseluruhan

c. XI/ZI dipakai untuk mengetahui total akhir per hari (tutup buku).

d. X2/Z2 dipakai untuk mengetahui total akhir per minggu/bulan.

e. Off dipakai untuk mematikan mesin

7. Hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan alat penyimpanan uang adalah

….

a. Kunci

b. Tempat

c. Barang

d. Letak

e. Posisi

8. Apakah ciri uang asli apabila diterawang?

a. terdapat tanda air

b. terdapat air

c. terdapat nominal uang

d. terdapat jumlah uang

e. terdapat warna merah

9. Informasi yang tidak termuat dalam nota kredit adalah ….

a. informasi bahwa rekening penjual telah di debet

b. penjelasan pengiriman kembali barang karena sebab yang

menjadikan barang tersebut dapat dikembalian sesuai kesepakatan

jual beli

c. nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang

yang dikembalikan

d. nama, tanda tangan, dan cap perusahaan.

e. tanggal pembelian

65

10. Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan

disebut ….

a. bukti transaksi intern

b. bukti transaksi ekstern

c. kuitansi

d. saldo

e. kas

b. ISIAN

1. Bukti transaksi intern adalah ….

2. Bukti pembayaran uang yang …

3. Teknik perhitungan uang dapat dilakukan dengan cara ….

4. Brankas sering digunakan menyimpan uang karena ….

5. Transaksi keuangan adalah ….

c. ESAI

1. Apakah keunggulan dari cast register ?

2. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam faktur !

3. Sebutkan informasi yang harus dimuat dalam kuitansi !

4. Jelaskan ciri-ciri uang Rp. 10.000,00 keluaran tahun 2005 bila diterawang !

66

5. Sebutkan dan jelaskan alat-alat yang biasa digunakan sebagai tempat

menyimpan uang sementara !

67

KEGIATAN

BELAJAR

4

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI

SARANA DAN PRASARANA

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia

sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai

sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.

Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu

yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses ( usaha,

pembangunan, proyek).

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat

dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk

mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan

akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang

berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan

prasarana kantor.

Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat

administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka

pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan,

yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan

prasarana.

1. Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk

menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi

berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama

antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan

sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-

hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana

kantor, antara lain :

68

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang

memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun

mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan

kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor

prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh

untuk mengusahakan standarisasi ialah :

• Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi

sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

• Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

• Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam

jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam

pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

• Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-

benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

• Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi

atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang

seksama diantara produsen dengan baik.

• Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan

pasar dan harga.

69

• Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas

barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara

pengepakan.

• Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut

sampai siap digunakan.

d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas

pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

2. Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas

gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik

berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

• Agar barang tidak cepat rusak.

• Agar tidak terjadi kehilangan barang.

• Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut

dicari.

• Memudahkan dalam analisis barang.

b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya

memperhatikan hal-hal berikut ini :

• Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

• Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

• Sifat barang yang disimpan.

• Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

• Prosedur dan tata kerja.

• Biaya yang disediakan.

• Tenaga yang diperlukan.

• Jangka waktu penyimpanan.

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

• Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan

barang).

• Barang disimpan dalam keadaan bersih.

70

• Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

• Barang disimpan di tempat yang memadai.

• Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah

dicari.

• Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman

air.

• Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

• Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan.

• Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan

lebih dalam.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar

barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

• Agar barang tidak mudah hilang.

• Agar barang tidak kadaluarsa.

• Agar barang tidak mudah susut.

• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,

antara lain:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

� Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya

dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan

bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang

kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang

tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan

menghindari kerusakan yang lebih besar.

� Pemeliharaan berkala

71

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya

seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali.

Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan

prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani

pemeliharaan barang.

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

� Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara

berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

� Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau

secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang

tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang

menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu

terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik

dan air dapat dilakukan secara berkala.

4. Inventaris

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi,

termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu

diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor

adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan

mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat

diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang

dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua

dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana

antara lain :

a. Agar peralatan tidak mudah hilang.

b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga

dapat dipertanggungjawabkan.

c. Memudahkan dalam pengecekan barang.

72

d. Memudahkan dalam pengawasan.

e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

73

TES FORMATIF

a. Pilihan Ganda

PILIHAN GANDA

1. Perlengkapan kantor yang bentuknya lembaran adalah . . . .

a. formulir

b. stapler

c. perforator

d. letter opener

e. hectmachine

2. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain . . . .

a. agar barang tidak mudah hilang

b. agar barang tersusun rapi

c. memudahkan dalam pengawasan

d. memudahkan dalam analisis barang

e. agar barang mudah dicari

3. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah . . . .

a. laptop

b. perforator

c. faksimile

d. ordner

e. filling cabinet

74

4. Yang termasuk contoh kegiatan pemeliharaan barang tidak bergerak adalah

. . . .

a. Pemeliharaan kendaraan bermotor

b. Pemeliharaan mesin kantor

c. Pemeliharaan komputer

d. Membersihkan debu-debu yang menempel pada alat

e. Pemeliharaan mesin fotokopi

5. Cara penyimpanan barang/bahan kantor adalah . . . .

a. Disimpan di ruangan tertutup

b. Disimpan di tempat yang memadai

c. menghemat penggunaan penerangan

d. mudah dalam pengawasan

e. mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

6. Penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di

langit-langit ruang kantor, disebut pencahayaan . . . .

a. ambient lighting

b. accent lighting

c. task lighting

d. natural lighting

e. direct lighting

7. Barang-barang kantor berdasarkan spesifikasinya dibagi menadi . . . .

a. barang habis pakai dan barang tak habis pakai

b. barang bagus dan barang jelek

c. barang mahal dan barang murah

d. barang baru dan barang lama

e. barang using dan barang baik

75

8. Berikut ini yang bukan termasuk tujuan inventaris adalah. . . .

a. Agar peralatan tidak mudah hilang

b. Memudahkan dalam pengecekan barang

c. Memudahkan dalam pengawasan

d. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi

e. Menghemat barang

9. Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang yang habis pakai adalah . . .

a. buku catatan barang noninventaris

b. buku golongan barang inventaris

c. buku induk

d. buku laporan sarana dan prasarana

e. buku inventaris

10. Benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana yang menyenangkan

sehingga memberi semangat dan kenyamana dalam menyelesaikan pekerajan,

disebut ….

a. Perabot kantor

b. Interior kantor

c. Pesawat kantor

d. Mesin kantor

e. Perlengkapan kantor

b. ISIAN

1. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah ….

2. Bukti atau catatan yang mendukung dalam menyampaikan laporan secara tertulis

kepada pimpinan adalah ….

3. Buku catatan barang inventaris adalah ….

4. Kegiatan yang perlu dilakukan dalam mengelola sarana prasarana adalah …

5. Inventaris adalah …..

76

c.ESAI

1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana kantor!

2. Sebutkan 5 tujuan adanya penyimpanan sarana dan prasarana kantor!

3. Sebutkan tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!

4. Sebutkan dan jelaskan macam-macam buku inventaris barang!

5. Sebutkan tujuan inventaris sarana dan prasarana kantor!

78

Uji Kompetensi Teori

a. PILIHAN GANDA


1. Untuk memperoleh karwayan yang cakap dan handal, diperlukan tahapan-tahapan

rekrutmen sebagai berikut . . . .

a. membuka lamaran dan melakukan testing

b. analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi

c. testing, wawancara, dan tes kesehatan

d. iklan lowongan kerja, surat panggilan

e. wawancara, tes tertulis, surat panggilan


a. uang

b. kuitansi

c. kertas

d. logam

e. lembaran

3. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel adalah …

a. mengganti oli

b. tune up

c. mencatat transaksi penjualan

d. pasang ban

e. cuci mobil

4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan administrasi kantor adalah ….

a. mendata sensus penduduk

b. pemasangan ban mobil

c. memeriksa pasien

menggunakan stetoskop

d. pencucian motor

e. mengganti oli

5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barang habis pakai

adalah ….

a. amplop

b. perforator

c. stapler

d. desk tray

e. rak buku

6. Penyimpanan barang dapat dilakukan dengan cara ….

a. barang disimpan sesuai klasifikasi

b. barang disimpan bersih

c. barang disimpan di ruangan yang terbuka

79

d. barang disimpan di ruangan yang sangat luas

e. barang disimpan di ruangan tanpa jendela

7. Orang yang memimpin pelaksana kerja, menggerakkan orang lain/para staf,

mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan, disebut ….

a. administrator

b. manajer

c. staf

d. pembantu ahli

e. worker

8. Berikut ini yang bertanggungjawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja

pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat-surat keluar

adalah ….

a. administrator

b. tata usaha

c. sekretaris

d. penerima tamu

e. bagian administrasi

9. Berikut ini yang bukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu kendali

adalah ….

a. lebih efisien

b. memudahkan dalam

penyusunan arsip

c. membuat pencatatan yang

berulang

d. mudah melacak lokasi surat

e. Mudah hilang

10. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah ….

a. sistem buku agenda

b. sistem kartu kendali

c. sistem buku ekspedisi

d. sistem lembar pengantar

e. sistem lembar disposisi

11. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah ….

a. stempel

b. amplop

c. alat pembuka surat

d. baki surat (tray)

e. secretaries desk file

12. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpangan surat sehingga bila

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah adalah ….

a. kartu kendali

b. agenda

c. lembar disposisi

d. buku ekspedisi

80

e. lembar pengantar

13. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya, dan membubuhi cap

tanggal pada sampul surat merupakan tugas dari ….

a. penerima surat

b. pengarah surat

c. kurir

d. satpam

e. pelaksana

14. Orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang

dituju adalah …

a. penerima surat

b. pengarah surat

c. kurir

d. satpam

e. pelaksana

15. Alat bukti transaksi dibedakan menjadi 2, yaitu ….

a. intern dan ekstern

b. palsu dan asli

c. baru dan lama

d. barang dan uang

e. uang dan jasa

16. Jika kita menerima uang yang harus dilakukan untuk melihat keasliannya adalah ….

a. dilihat, diraba, dimakan

b. dilihat, diraba, disentuh

c. dilihat, diraba, diterawang

d. dilihat, disentuh, diterawang

e. diraba, dilihat, disentuh


a. Uang

b. Kuitansi

c. Kertas

d. Logam

e. hadiah

18. Teknik penghitungan uang ada dua, yaitu….

a. manual dan elektrik

b. tradisional dan modern

c. baru dan kuno

d. cepat dan lambat

e. susah dan mudah

19. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas disebut

metode….

a. Terkendali

b. Positif

c. Terbuka

d. Netral

81

e. tertutup

20. Mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau

berhalangan, yaitu ….

a. permanent transfer

b. temporary transfer

c. versatility

d. shift transfer

e. remedial transfer.

d. ESAI

1. Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan !

2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya !

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen !

4. Jelaskan tentang demosi dan promosi !

5. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja !

82

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya: ERLANGGA

R, Sri Endang., Mulyani, Sri., Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran untuk SMK dan MAK. Jakarta:

ERLANGGA

S, Sapir. 2004. Pengantar Studi Manajemen Perkantoran.Malang: UM

R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar

(Mail Handing) untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA

R, Sri Endang., Mulyani, Sri, Suyetty. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem

Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta: ERLANGGA

Tim Administrasi Perkantoran. 2007. Modul Memproses Transaksi Keuangan dan Bisnis

Manajemen. Jakarta: YUDHISTIRA

Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran

Documents

Transcript of Modul Melaksanakan Administrasi Perkantoran