MODUL

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Program Keahlian Administrasi

Perkantoran

Untuk SMK/MAK Kelas X

Disusun oleh: RIA AGUSTRIA

MODUL

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Untuk SMK/MAK Kelas X

Penyusun

Ria Agustria 160412607008

Pembimbing

Drs. Mohammad Arief, M.Si

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI S-1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepata Tuhan Yang Maha

Esa atas tersususnya modul ini, sehingga kami dapat

menyelesaikannya tepat waktu. Modul ini menyajikan Standar

Kompetensi Pengantar Administrasi Perkantoran untuk bidang

keahlian Administrasi Perkantoran kelas X (Sepuluh) yang

berisi satu komoentensi dasar yaitu, Menjelaskan Administrasi

Perkantoran dalam Memecahkan Masalah Sehari-hari.

Modul “Pengantar Administrasi Perkantoran” disusun

berdasarkan kurikulum 2013 dan diselaraskan berdasarkan

pendekatan model pembelajaran yang sesuai dengan

kebutuhan belajar kurikulum abad 21, yaitu model

pembelajaran berbasis peningkatan keterampilan siswa dan

berpusat pada siswa (Student Center).

Dengan tersusunya modul ini harapan kami, Modul ini

dapat membantu anda dalam mengguasai mata pelajaran

Administrasi Perkanrtoran serta dapat mencapai tujuan

pembelajaran.

i

ii

PETA KONSEP

Administrasi Perkantoran

Pradigma dan Filosofi

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran untuk

Memecahkan Masalah Sehari-hari

ii

iii

Kata Pengantar ............................................................................................. i

Peta Konsep ................................................................................................... ii

Daftar Isi ........................................................................................................ iii

Petunjuk Belajar ........................................................................................... iv

KI/KD ............................................................................................................. v

Materi Pembelajran ...................................................................................... 1

a. Pengertian Administrasi Perkantoran ................................................... 1

b. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran ................................................ 3

c. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ........................................... 6

d. Tujuan Administrasi Perkantoran ......................................................... 9

e. Karakteristik Administrasi Perkantoran ............................................... 10

Rangkuman ..................................................................................................... 12

Uji Kompetensi.1 ............................................................................................ 14

Kunci Jawaban ............................................................................................... 18

Umpan Balik ................................................................................................... 21

Daftar Pustaka ............................................................................................... 23

iii

v

PETUNJUK BELAJAR

Sebelum memulai proses pemeblajran dengan modul ini, siswa diharapkan

mengikuti langkah-langkah penggunaan modul berikut ini.

a. Petunjuk Umum

1. Bacalah intruksi dan bahan ajar secara seksama.

2. Pahami tujuan pembelajaran, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

3. Kerjakanlah tugas dan latihan dengan jujur tanpa melihat kunci

jawaban.

4. Gunakanlah teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajaran.

5. Laporkan atau kumpulkan kemajuan hasil dari pembelajaran

kepada pendidik sebelum melanjutkan ke bahan ajaran

selanjutnya.

b. Siswa diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika itu perlu dan tidak

mengerti akan salah satu materi yang sedang dibahas.

c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar secara tepat waktu.

d. Jika ada bagian yang belum dipahami, Cobalah untuk mendiskusikan

terlebih dahulu sebelum bertanya kepada pendidik atau siswa dapat

mencari jawaban sendiri menggunakan sumber belajar yang lain.

iv

v

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif

dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas

berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan

lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3:Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,

konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab

fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah

pengawasan langsung.

KI dan KD

(Kompetensi Inti dan Kompetensi

Dasar)

v

vi

KOMPETENSI DASAR

KD.3.1 Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

KD.3.2 Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran

KD.4.1 Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk

memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari

KD.4.2 Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran

vi

iii

A. PENGERTIANADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari

Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat

bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan

instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris

“office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan

pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor

adalah balai (gedung,rumah, ruang) tempat

mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis

dan kantor dalam arti statis:

a. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan

penyampaian/pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor

dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan

administrasi dalam arti sempit

b. Sedangkan kantor dalam arti statisbisa berarti Ruang kerja, kamar kerja,

markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau

ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,

penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

MATERI PEMBELAJARAN

1

iii

Dapat disimpulkan bahwa Kantor adalah tempat untuk terlaksananya atau

berjalannya kegiatan-kegiatan tata usaha atau operasional yaitu, pengumpulan,

pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan penyampaian/pendistribusian informasi

secara sistematis.

2. Administrasi

Pengertian administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa

individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi

sedangkan dalam arti sempit pengertian administrasi adalah kegiatan

tatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan

untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi

kembali jika dibutuhkan .

3. Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan

yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang

mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan

pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga

membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Menurut Para Ahli:

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah

pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan,

dan penjualan.

2. George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk

mencapai tujuan.

2

vi

B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Organizing

Merupakan unsur yang pertama dalam administrasi yaitu tempat

dimana kegiatan administrasi di jalankan. Dengan adanya organisasi maka

orang-orang yang termasuk kedalam usaha kerja sama bisa dihimpun sebagai

kesatuan kerja guna mencapai tujuan bersama.

Organisasi pula yang mengatur orang-orang dalam kerja sama untuk

mecapai tujuan dengan efektif dan efisien dikarenakan terdapat pembagian

tugas dan tanggungjawab serta penetapan hubungan kerja diantara orang-

orang yang melakukan kerjasam tersebut. artinya, setiap orang dapat

mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenang sehingga bisa melakukan

MATERI PEMBELAJARAN

3

v

kerja dengan terarah dan mudah dalam mencapai apa yang menjadi tujuan

bersama.

2. Manajemen

Manajemen adalah inti daripada administrasi dikarenakan manajemen

yang adalah alat utama dari pelaksanaan utama pada administrasi. Di dalam

menajemen inilah terletak bagian kerja seperti pihak pengatur, penggerak atau

biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala dan tenaga operasional

atau pihak yang digerakkan.

Manajemen terdiri dari tiga tingkatan kelompok pemimpin diantaranya

adalah:

a. Top management atau administrative management.

b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).

c. Kelompok pimpinan tingkat bawah atau terdapat beberapa istilah lain

seperti “lower management”, “operasional management”, “mandur” dan

“Supervisory management”.

3. Komunikasi

Komunikasi merupakan “tata hubungan” yaitu proses penyampaian warta

dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama manusia.

Komunikasi adalah cara untuk mengetahui pikiran dan kehendak perasaan

masing-masing.

4. Kepegawaiyan

Kepegawaian disini adalah suatu proses yang berkaitan dengan masalah

penggunaan tenaga kerja dalam organisasi atau satuan usaha kerjasama.

Administrasi tidak bisa berjalan tanpa adanya tenaga kerja.

4

vi

Setidaknya terdapat 4 (empat) Proses yang berhubungan dengan tenaga

kerja tersebut atau fungsi dari kepegawaian, meliputi:

a. proses penerimaan,

b. penempatan,

c. pendayagunaannya,

d. pemecatan atau pemberhentian kerjasama.

Masalah pokok yang menjadi perhatian supaya usaha bisa berjalan dengan

lancar adalah bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan

pegawai, kepuasan, kegairahan dan menggantikan tenaga kerja tersebut.

5. Perbekalan

Perbekalan adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan peralatan

yang organisasi butuhkan diantarnya meliputi pengadaan barang,

penyimpaannya dan penyingkiran bagi barang yang tidak dipergunakan.

Fasilitas peralatan/barang-barang tentu akan menunjang kelancaran

pencapaian tujuan dan sebaliknya jika peralatan/perlengkapan tidak sesuai

dengan kebutuhan kerja akan menyebabkan macet atau menghambat proses

kerja. Demikian pula apabila peralatan tersedia dan cukup namun karena

kurang pemeliharaan akibatnya, perlatan akan mudah aus dan butuh perbaikan

sehingga menimbulkan biaya.

6. Ketatausahaan

Tata usaha adalah unsur administrasi yang berhubungan dengan pelayanan

atas penyelenggaraan usaha seperti kegiatan pencatatan, penyimpanan dan

pengiriman. Kegiatan tata usaha lazimnya dinamakan “office work” sebagai

dilaksanakan di dalam ruangan (kantor).

5

v

7. Hubungan Masyarakat

Istilah umumnya adalah “Public Relation“ yaitu usaha kerjasama dengan

cara menciptakan hubungan baik dengan masyarakat di sekitar guna

mendapatkan dukungan dengan sadar dan sukarela.

Kegiatan hubungan masyarakat bisa dikelompokkan menjadi 2 (dua)

golongan yaitu:

a. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal. Hubungan

masyarakat yang formal dijalankan oleh pimpinan organisasi atau

wakilnya.

b. Kegiatan-kegaitan public relation yang bersifat informal. Hal ini berkaitan

dengan sikap dan tingkah laku karyawan (anggota organisasi) di luar

lingkungan organisasi. Artinya setiap anggota harus menjunjung nama

baik organisasi.

C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANORAN

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan Antara satu

dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin

dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar

pulakegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan

pekerjaan kantor padaumumnya terdiri dari kegiatan-

kegiatan yang berhubungan dengan kegiatanperencanaan perkantoran

(office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing),

pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran

(office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya

simak uraian berikut ini:

6

vi

a. Perencanaan perkantoran atau office planning, diantaranya seperti

dibawah ini:

Perencanaan gedung

Tata ruang kantor

Pencahayaan atau penerangan

Perlengkapan kantor

Ventilasi udara atau jendela dari ruangan kantor

Standarisasi pekerjaan kantor

Anggaran perkantoran

Standar kualitas kerja

Sistem telekomunikasi dan informasi

b. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing, diantaranya

seperti dibawah ini:

Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau

bawahan.

Pembagian tugas dalam organisasi atau perusahaan agar

tugasnya lebih efisien.

Perlengkapan atau peralatan yang selalu tersedia sesuai dengan

kebutuhan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan

pekerjaannya.

c. Pengarahan perkantoran atau office actuating, diantaranya seperti

dibawah ini:

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

dan memberi motivasi terhadap bawahan.

7

v

Memberikan bantuan kepada pegawai ketika pengawai tersebut

mengalami kesulitan dalam pekerjaannya.

Menyatukan visi dan misis para pegawai dengan perusahaan atau

organisasi.

Perancangan cara berkomunikasi yang baik dan efektif dengan

seluruh pegawa, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan

dapat berjalan dengan baik atau lancar.

Menggunakan tolak ukur yang adil dalam hal pemberian upah

atau gaji pada pegawai.

d. Pengawasan perkantoran atau office controlling

Menggunakan peralatan dan perabotan kantor.

Standarisasi maupun metode-metode pekerjaan kantor.

Kualitas pekerjaan kantor.

Pelayanan kantor.

Budget perkantoran

Waktu.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi Kantor

faktor yang perlu diperhatikan untuk

menentukan lokasi kantor antara lain:

Keamanan

Lingkungan

Harga

b. Gedung

faktor dari gedung perkantoran yang

perlu diperhatikan antara lain:

8

vi

Dapat menjamin keamanan dan kesehatan seluruh pegawai.

Memiliki fasilitas yang sangat memadai.

Harga dari gedung yang kompetitif, artinya seimbang dengan

biaya dan keuntungan.

c. Peralatan,

diantaranya meliputi:

Perabotan kantor, contohnya: meja kerja, lemari dokumen, laci,

kursi, rak buku dan lain sebagainya.

Perbekalan kantor, contohnya: kertas, spidol, pena, pensil, tinta

printer dan lain sebagainya.

d. Interior

maksud dari interior disini adalah penataan dari perabotan dan

perangkat perkantoran yang bisa mendukung terlaksananya pekerjaan

dalam sebuah ruang kantor, contohnya seperti: penerangan, ventilasi,

hiasan ruang kantor, dan lain sebagainya.

e. Mesin-mesin perkantoran

yakni disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan

kebutuhan kantor lainnya.

D. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang

berjudul Office Management and Control, yaitu:

9

v

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja,

kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan

secara efisien.

2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-

rendahnya.

3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.

5. Membuat catatan dengan biaya minimal

E. Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha

perkantoran. Terdapat factor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup

unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya

berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang. Hal ini

bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan

dan support untuk kegiatan organisasi.

2. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak. Hal ini bermakna bahwa

pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan

dilaksankan disetiap organisasi.

3. Hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan

yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu.

Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di

kantor lain, pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan

karyawan organisasi dsb.

10

vi

4. Bersifat memudahkan.Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang

memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

5. Bersifat pengetikan dan penghitungan. Susunan perkerjaan kantor lebih

banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik.

6. Dilakukan oleh semua pihak. Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan

dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian

perusahaan.

11

v

RANGKUMAN

A. Kantor adalah tempat untuk terlaksananya atau berjalannya kegiatan-kegiatan

tata usaha atau operasional yaitu, pengumpulan, pencatatan, pengelolaan,

penyimpanan dan penyampaian/pendistribusian informasi secara sistematis.

B. Administrasi Perkantoran merupakan sebagai suatu kegiatan yang berkaitan

dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan

kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.

C. Unsur-unsuradministrasi

perkantoran:

Organisasi

Manajemen

Komunikasi

Informasi

Personalia

Keuangan

Perbekala

Humas

B. Ruang lingkup Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian perkantoran

atau office organizing

c. Pengarahan perkantoran atau

office actuating,

d. Pengawasan perkantoran atau

office controlling

2. Sarana dan Fasilitas Kerja

Perkantoran

a. Lokasi Kantor b. Gedung

c. Peralatan, d. Interior e. Mesin-mesin perkantoran

12

vi

D. Karakteristik administrasi Perkantoran

1. Bersifat Pelayanan

2. Bersifat Luas dan Terbuka

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

E. Tujuan administrasi perkantoraN

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Menggolah

4. Menggandakan

5. Mengirim

6. Menyimpan

RANGKUMAN

13

v

I. PILIHAN GANDA

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memberikan tanda (X)

1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan

dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah .....

a. Admnistrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk

mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-

fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran

menurut..............

a. William Spriegel

b. Ernest Davies

c. Dr. SP. Siagian

d. George R. Terry

e. Dra. Suparjati

3. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu

pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari ....

a. Kantor

UJI KOMPETENSI. 1

14

vi

b. Gedung

c. Rumah

d. Kelas

e. Ruang

4. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan

menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari ............

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

5. Perencanaan perkantoran meliputi ..... , kecuali.....

a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

b. Penerangan, tata ruang kantor

c. Anggaran, standar kualitas kerja

d. Anggaran, waktu

e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung

6. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan

dimana harus memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai

adalah...

a. Lokasi

b. Kantor

c. Ruang

d. Gedung

e. Bangunan

7. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan

sesuai dengan harapan atau target adalah .....

15

v

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pengamanan

d. Pengarahan

e. Pengawasan

8. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan.

Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....

a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak

b. Alat tulis, tinta, kertas

c. Komputer, mesin fotokopi, printer

d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta

e. Komputer, printer, meja, tinta

9. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-

faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari....

a. Perencanaan

b. Pengamanan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan

10. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan

merupakan bagian dari ....

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

16

vi

II. Essay

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan kantor dan

administrasi perkantoran ?

2. Apakah yang dimaksud dengan administrasi perkantoran ?

3. Sebutkan dan jelaskan apa saja unsur-unsur administrasi ! (min. 3)

4. Apa sajakah ruang lingkup dari administrasi perkantoran ?

5. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran ?

-Selamat Mengerjakan-

17

v

I. PILIHAN GANDA

1. C 6. E

2. E 7. E

3. A 8. D

4. A 9. A

5. C 10. C

II. Essay

1. Kantor adalah kantor adalah balai (gedung,rumah, ruang) tempat mengurus

suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Sedangkan administrasi

perkantoran menurut saya adalah kegiatan mencatat, menghimpun segala

kegiatan kerja atau taata usaha.

2. Administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis

ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting

dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan

keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran

perkembangan organisasi.

KUNCI JAWABAN

18

vi

3. Unsur-Unsur administrasi perkantoran yaitu:

a. Organizing

mengatur orang-orang dalam kerja sama untuk mecapai tujuan dengan

efektif dan efisien dikarenakan terdapat pembagian tugas dan

tanggungjawab serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang

melakukan kerjasam tersebut. artinya, setiap orang dapat mengetahui

tugas, tanggungjawab dan wewenang sehingga bisa melakukan kerja

dengan terarah dan mudah dalam mencapai apa yang menjadi tujuan

bersama.

b. Manajemen

Manajemen adalah inti daripada administrasi dikarenakan manajemen

yang adalah alat utama dari pelaksanaan utama pada administrasi. Di

dalam menajemen inilah terletak bagian kerja seperti pihak pengatur,

penggerak atau biasa disebut sebagai pemimpin, manajer atau kepala dan

tenaga operasional atau pihak yang digerakkan. Manajemen terdiri dari

tiga tingkatan kelompok pemimpin diantaranya adalah:

1. Top management atau administrative management.

2. Kelompok pimpinan menegah (middle management).

3. Kelompok pimpinan tingkat bawah atau terdapat beberapa istilah

lain seperti “lower management”, “operasional management”,

“mandur” dan “Supervisory management”.

c. Komunikasi

Komunikasi merupakan “tata hubungan” yaitu proses penyampaian warta

dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama manusia.

Komunikasi adalah cara untuk mengetahui pikiran dan kehendak perasaan

masing-masing.

19

v

4. Ruang lingkup administrasi perkantoran:

a. Kegiatan Kantor

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian perkantoran atau office organizing

3. Pengarahan perkantoran atau office actuating

4. Pengawasan perkantoran atau office controlling

b. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

1. Lokasi Kantor

2. Gedung

3. Peralataan

4. Interior

5. Mesin-mesin perkantoran

5. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:

a. Bersifat pelayanan

Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar

pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan

tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi

sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai

keuntungan terbaik.

b. Terbuka dan luas

Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi,

tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi

sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

20

vi

Setelah kalian melakukan kegiatan belajar, kalian dapat mengukur

penguasaan kompetensi pada tiap kegiatan belajar maupun penguasaan

kompetensi keseluruhan materi dengan cara melakukan langkah-langkah

berikut ini.

1. Mintalah kunci jawaban pada guru dan cocokkan jawaban kalian.

2. Berilah skor sesuai dengan pedoman penskoran yang tersedia pada

kunci jawaban untuk jawaban yang benar.

3. Skor 0 untuk jawaban salah

4. Gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan kalian

pada tiap kegiatan belajar

5. Soal Evaluasi

UMPAN BALIK

21

v

Soal Presentase Skor Soal Jumlah

PILIHAN GANDA

BENAR

SALAH

50%

5

0

10 50

ESSAY

Jika jawaban

benar dan

lengkap

Jika jawaban

benar dan

tidak lengkap

Jika jawaban

salah

Tidak dijawab

50%

10

7

4

0

5 50

JUMLAH 100

22

vi

DAFTAR PUSTAKA

Djihad Hisyam. 2009. Diktat Kuliah Dasar- Dasar Administrasi .Yogakarta: UNY

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi

Perkantoran. Jakarta: Erlangga

23