Administrasi PerkantoranAdministrasi Perkantoran

Andi Heru Susanto. S.Sos.,M.Si

Materi Kerkuliahan

2010

Pengertian AdministrasiPengertian AdministrasiArti Sempit :“Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistimatis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lainnya.

Tata Usaha

Arti Luas :Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Memiliki unsur :Sekelompok orang, Kerjasama, Pembagian tugas secara tersetruktur, Kegiatan yang runtut dalam proses, Tujuan yang akan dicapai dan Pemanfaatan berbagai sumber.

Arti Sempit

Administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan

sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan

bersama.

Arti Luas

PBB. (1969)

Administrasi Administrasi

Ilmu Pemerintahan

Manajemen Manajemen

Perusahaan / Bisnis

Definisi Manajemen PerkantoranDefinisi Manajemen Perkantoran1. Fungsi yg menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap

operasi perusahaan mengenai pengelolaan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi. (WH Evans 1963)

2. Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi. (ArthurGrager 1959)

3. Cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien , kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan (Edwin Robinson 1950)

4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran ; serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (George Terry 1966)

Rangkaian aktivitas merencanakan, menggorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib

pekerjaan administrasi perkantoran yang menunjang pencapaian tujuan

organiasasi (Quible 2001)

Fungsi Pendukung Administrasi Fungsi Pendukung Administrasi dalam Perkantorandalam Perkantoran

Fungsi RutinFungsi Rutin

Fungsi TeknisFungsi Teknis

Fungsi AnalisisFungsi Analisis

Fungsi Interpersonal

Fungsi Interpersonal

Fungsi Manajerial

Fungsi Manajerial

Pemikiran, Kearsipan dan Penggadaan

Staff Administrasi

Pendapat, Keputusan dan Keterampilan Adm

Adm. dept. teknologi

Pemikiran kritis dan kreatif, kemampuan

mengambil keputusan

Manajer, yg men-support keputusan

atasan

Penilaian dan analisis sbg dasar pengambilan keputusan, mampu

bernegoisasi

Staff adm sbg jenjang karier sebelum naik

menjadi menajer

Perencanaan, Pengorganisasian,

Pengukuran dan motivasi

Staff setingkat manajer

0rganisasi Perkantoran0rganisasi Perkantoran

Pengertian Organisasi Perkantoran

Lima fakta dalam organisasi1.SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik struktur formal maupun informal2.Adanya interaksi dalam struktur yang menyebabkan perintah maupun laporan3.Memiliki hubungan timbal balik4.Setiap orang memiliki tujuan individu yang mengakibabkan tujuan organisasi tercapai5.Interaksi sosial yang terjadi juga dapat membantu tercapinya tujuan bersama

Pengertian OrganisasiPengertian Organisasi

1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang beriteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengola dan menyajikan informasi dan merawat aktiva

3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengelola data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva

Dalam bentuk komunikasi atau interaksi di dalam organisasi terdapat dua unsur umum yang terjadi yaitu :

Unsur Inti(Manusia)Unsur Inti(Manusia) Unsur KerjaUnsur Kerja

1. Sumber daya insani2. Sumber daya nirinsani3. Sumber daya

konseptual dr kelompok khusus

1 2

Prinsip Organisasi Perkantoran

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management

1. Prinsip tujuan2. Prinsip kesatuan fungsi3. Prinsip hubungan individual4. Prinsip kesederhanaan 5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal7. Prinsip kepngawasan dan kepemimpinan 8. Prinsip jangkauan pengawas

Struktur Organisasi

1. Gomesz-Mejia, dkk (2004), struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi.

2. Robbins (2004) menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.

3. Thompson dan Strickland (1993) berpendapat bahwa struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strategi bisnis yang dipilih.

1. Struktur Garis2. Struktur Garis dan Staff3. Struktur Fungsional4. Struktur Produk5. Struktur Komite6. Struktur Matriks

Merancang, Menganalisa, dan Mendeskripsikan Pekerjaan

3 hal penting

1. Alur kerja2. Strategi bisnis dan struktur yang

diambil3. Analisis pekerjaan

5 pendekatan

1. Penyederhanaan Pekerjaan2. Pemekaran Pekerjaan3. Perotasian Pekerjaan4. Pemerkaya Pekerjaan5. Desain Pekerjaan Berdasarkan Tim

ManusiaMesin

ProsedurDokumen

Konsep Dasar Sistem Perkantoran

Sistem Sistem

1. Harus memiliki elemen2. Lingkungan3. Interaksi antar elemen4. Interaksi elemen dengan lingkungan5. Memiliki tujuan yang akan dicapai

Persyaratan Umum

Elemen

Sistem Sistem Definisi Definisi

Gordon B. Davis

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian

yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran atau maksud

Gordon B. Davis

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian

yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk

mencapai beberapa sasaran atau maksud

Raymond Mcleod

Sistem adalah himpunan dari unsur-

unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu

kesatuan yang utuh dan terpadu

Raymond Mcleod

Sistem adalah himpunan dari unsur-

unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu

kesatuan yang utuh dan terpadu

Karakteristik Sistem Perkantoran Karakteristik Sistem Perkantoran

Komponen-Komponen

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar

Lingkungan luar sistem adalah segala yang berada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem

Penghubung, merupakan media perantara antar subsistem

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

Pengolah, suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.

Sasaran dan Tujuan

Konsep Dasar Informasi Konsep Dasar Informasi

InformasiInformasi

Perusahaan Perusahaan

Data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan pada saat ini atau pada masa yang akan datang

Raymond Mcleod

Kejadian

Sesuatu yang terjadi pada saat tertentu

Proses (Model)Proses

(Model)

Dasar DataDasar Data

Keputusan Tindakan

Keputusan Tindakan

PenerimaPenerima

Output (informasi)

Output (informasi)

Hasil Tindakan

Hasil Tindakan

Data(ditangkap)

Data(ditangkap)

Input(Data)Input(Data)

Siklus Informasi Siklus Informasi

Fungsi Informasi Fungsi Informasi

1. Meningkatkan pengetahuan si pemakai2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan

keputusan pemakai3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal

1. Akurat2. Tepat waktu3. Relevan

Konsep Dasar Sistim Informasi Konsep Dasar Sistim Informasi

Sistem informasi merupakan sistem yang memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi

Syarat UmumSyarat Umum

1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan atau pengambilan

keputusan.3. Harus memiliki nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan

diinformasikan kembali.4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Namun harus diingat, suatu

keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.5. Sistem informasi harus memiliki beberapa sifat berikut :

a. Pemerosesan informasi yang efektifb. Manajemen informasi yang efektifc. Keluwesand. Kepuasan pemakai

Komponen Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi

1. Komponen Masukan, yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi

2. Komponen Model, yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran.

3. Komponen Keluaran, merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem.

4. Komponen Teknologi, merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

5. Komponen Basis Data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Komponen Kendali, merupakan beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi

Pernc. Strategi

Pengawasan

Proses Transaksi

Manajemen Tingkat Tinggi

Manajemen Tingkat Menengah

Manajemen Pengawas

Level Kegiatan Manajemen

Level Kegiatan Operasi

Jenis-Jenis Sistem Informasi Jenis-Jenis Sistem Informasi

1. Transaction Processing System (TPS), adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

2. Office Automation System (OAS), mendukung pegawai data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis informasi untuk mentrasformasikan data.

3. Knowledge Work System (KWS), mendukung para pekerja propesional seperti dokter untuk menciptakan pengetahuan baru.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM), sistem yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer, SIM mendukung tugas-tugas organisasional yang lebih luas termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

5. Decision Support System (DSS), menekankan kepada fungsi pendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahap, walaupun keputusan aktual masih wewenang eklusif di pembuat keputusan.

6. Executive Support System (ESS), mengatur para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal. Caranya dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi ditempat-tempat yang biasa diakses, contohnya dikantor.

Konsep Sistem Konsep Sistem

Kegiatan Kegiatan

Data Data

Informasi Informasi

Kumpulan fakta yang mempresentasikan keadaan atau aktivitas pekerjaan sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat dipahami oleh orang lain

Merupakan data yang dirubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi.

Manfaat SistemManfaat Sistem

1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien2. Salah satu alat pengendalian biaya3. Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor4. Sebagai alat bantu pencapaian tujuan organisasi5. Sebagai alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Kerugian SistemKerugian Sistem

1. Pengoprasian yang kurang fleksibel menjalankan sistem tidak berfungsi optimal.

2. Tuntutan lingkungan yang mengubah suatu metode atau prosedur menyebabkan perubahan metode atau prosedur departemen yang terkait.

3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang akan diterapkan perusahaan.

Alat-Alat SistemAlat-Alat Sistem

1. Bagan beban pekerja2. Bagan aliran kerja3. Bagan layout kerja4. Bagan proses kerja5. Diagram balok elektronik data prosecing (EDP)

Manajemen Kearsipan Manajemen Kearsipan

Arsip Arsip Arsip Arsip

Archea Archea Archea Archea Arsip Arsip Arsip Arsip

Arche Arche Arche Arche

Yunani

•Permulaan•Jabatan•Fungsi

kekuasaan peradilan

Catatan mengenai

permasalahan

Indonesia

Tempat penyimpanan naskah atau

dokumen

Peraturan Presiden RI No. 19 Tahun 1961 pasal 1

1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat secara pisik atau yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Undang-Undang No. 7 tahun 1971

Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

Jenis – Jenis Arsip Jenis – Jenis Arsip

1. Arsip menurut subjek atau isinya : arsip keuangan, seperti bukti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar atau arsip kepegawaian

2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya : naskah perjanjian, akte pendirian perusahaan, notulen rapat.

3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya : arsip ini mempunyai nilai informasi seperti pengumuman, peberitahuan, undangan, juga kegunaan administratif seperti : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur kerja.

4. Arsip menurut sifat kepentingannya : atau non esensial seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang dll.

5. Arsip menurut fungsinya :a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung

untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan opresional perusahaan.b. Arsip statis , yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung

untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan oprasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.

6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, arsip nasional dan arsip nasional daerah.

7. Arsip menurut keasliannya, arsip asli dan arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan

Penyimpanan Arsip Penyimpanan Arsip

Tujuan Penyimpanan Arsip :1.Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.2.Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.3.Memberikan keterangan vital, susai dengan ketentuan perundang-undangan.

Tujuan Penyimpanan Arsip :1.Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.2.Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.3.Memberikan keterangan vital, susai dengan ketentuan perundang-undangan.

Langkah Penyimpanan Arsip Langkah Penyimpanan Arsip

1. Pemeriksaan dokumen2. Pemberian indeks dan pencatatan arsip3. Pembuatan cross reference

tujuannya agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang berbeda.

Manajemen Pengelolaan Surat Manajemen Pengelolaan Surat

Rangka SuratA. Kop Surat1. Nama badan.2. Alamat Lengkap3. Nomor telepon4. Alamat kawat5. Nama kantor cabang6. Jenis usaha7. Nama banker perusahaan8. Jenis aktivitas atau bidang usaha9. Lambang atau logo

B. Leher Surat1. Tanggal surat2. Nomor surat3. Lampiran4. Hal (prihal)5. Sifat6. Alamat yang dituju

C. Badan Surat1. Salam Pembuka2. Kalimat pembuka3. Isi surat4. Kalimat penutup

D. Kaki Surat1. Salam penutup2. Nama jabatan penanda tangan3. Tanda tangan4. Nama lengkap penanda tangan5. Tembusan6. Cap badan organisasi atau

perusahaan7. Inisial pembuat surat.

Bagian – bagian Surat

1. Kepala atau Kop Surat, fungsinya yaitu :a. Sebagai Indentitasb. Sebagai Pemberi Informasic. Sebagai Alat Promosi2. Tanggal Surat, fungsinya yaitu :a. Mempermudah waktu membalasnyab. Mempermudah pengingat kembali c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan3. Nomor Surat, fungsinya yaitu :a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipanb. Petunjuk unit atau departemen asal suratc. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentud. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali4. Perihal atau Hal5. Lampiran6. Alamat yang Dituju7. Kalimat Pembuka8. Isi Surat9. Kalimat Penutup10. Salam Penutup

Pengukuran Kerja Pengukuran Kerja

1. Meningkatkan produktivitas dengan membandingkan hasil kerja aktual yang diharapkan.

2. Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja.

Standar Kerja

Manajer administrasi dapat menentukan jumlah waktu rill yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan akan mempermudah tugas dalam menentukan kebutuhan pegawai untuk menyelesaikan tugas atau proyek dalam waktu yang telah ditentukan

Teknik Pengukuran Kerja Teknik Pengukuran Kerja

Stevenson (2005)

Laporan Produksi

teknik ini sederhana dan cepat dalam menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Work Sampling

digunakan untuk mengestimasikan proporsi waktu yang dibutuhkan oleh pegawai dalam meyelesaikan tugasnya.

Standar Waktu yang

Diperkirakan,

teknik ini merupakan satu-satunya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber luar.

Langkah Pengukuran Kerja Langkah Pengukuran Kerja

1. Membuat rencana awal yang menjelaskan mengenai segala tujuan program.

2. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar

3. Melatih supervisor dan manajer4. Menentukan orang atau pegawai yang bertanggung

jawab.5. Evaluasi kesuksesan program pengukuran kerja secara

periodik.

Standarisasi Kerja Standarisasi Kerja

Menurut Stevenson (2001), tujuan utama dari pengukuran kerja adalah mengumpulkan data yang akan digunaan untuk menetapkan standar

pekerjaan administrasi di kantor.

Keuntungan

1. Membantu meningkatkan efisien tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaanya

2. Menginformasikan pegawai tentang output yang diharapkan3. Membantu manajer dalam membuat keputusan4. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai

1. Membantu meningkatkan efisien tiap pegawai dalam menjalankan pekerjaanya

2. Menginformasikan pegawai tentang output yang diharapkan3. Membantu manajer dalam membuat keputusan4. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai

Teknik Peningkatan Kerja Teknik Peningkatan Kerja

Teknik Pembagian Kerja

Teknik yang membagi sebuah pekerjaan kepada dua orang pegawai

Teknik Rotasi Kerja

Teknik yang memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuaanya mengenai pekerjaan yg dilakukan

Teknik Komunikasi

Teknik ini dilakukan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan

KOMUNIKASI KOMUNIKASI PERKANTORANPERKANTORAN

komunikasi

StudiBukan Studi

1. Aktivitas anak menyalakan lampu.

2. Setangkai anggrek menghirup makanan lewat batangnya.

3. Dua ekor merpati hinggap di dahan pohon

4. Hubungan sel dengan sel yang lainnya sehingga manusia bisa bernafas.

Komunikasi Insani (human Comunication) atau komnunikasi antar manusia

Kajian Ilmu Komunikasi

KOMUNIKASI

Mahluk Sosial

Hidup, berkembang dan berperan sebagai manusia dengan bekerja sama.

Kelompok Sarjana Komunikasi “komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungan dengan (1) membangun hubungan antar sesama (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu”

Everett M Rogers Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

D. Lawrence Kincaid Komunikasi adalah proses dimana dua orang atau lebih membentuk stau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian mendalam.

Shannon dan Weaver Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja

PRINSIP KOMUNIKASI

AA BB

1. Komunikasi hanya bisa terjadi bila terdapat pertukaran pengalaman yang sama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi (sharing similar experiencea)

2. Jika daerah tumpah tindih menyebar menutupi lingkaran A dan B menuju terbentuknya lingkaran yang sama, makin besar kemungkinannya tercipta suatu proses komunikasi yang mengena.

3. Semakin kecil daerah tumpang tindih keduanya semakin kecil pula hubungan komunikasi diantara keduanya bisa kemungkinan gagal.

4. Daerah tumpang tindih tidak akan dapat saling menutupi 100% karena tidak mungkin manusia mempunyai sifat yang sama 100%, sekalipun kembar.

UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI

Aristoteles Siapa yg berbicara, Apa yg dibicarakan,

Siapa yg mendengarkan

Claude E. Shannon , Warren Weaver (1949)Pengirim, Transmitter,

Signal, Penerima, Tujuan

David K Berlo (1960)Pengirim, Pesan,

Saluran-Mdia, Penerima

Charles Ogood, Gerald Miller, Melvin

Efek dan Umpan balik

Joseph de Vito, K. Sereno dan Erika

Lingkungan

Sumber Media Pesan Penerima

Umpan balik

Efek

Lingkungan

Proses Komunikasi Proses Komunikasi

1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada orang lain.

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan.3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan

media yang akan digunakan4. Penerima mendapatkan pesan5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang

disampaikan.6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim

mengevaluasi efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah dilakukan.

1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada orang lain.

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan.3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan

media yang akan digunakan4. Penerima mendapatkan pesan5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang

disampaikan.6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim

mengevaluasi efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah dilakukan.

MACAM – MACAM KOMUNIKASI

1. Dari Segi Penyampainan Pesan

Komunikasi Elektronik

Komunikasi Tulisan

Kominikasi Lisan

Komunikasi VerbalKomunikasi Verbal

4. Dari Segi Pasangan Yang Terlibat Dalam Komunikasi

3. Dari Segi Keresmian Pelaku, Saluran Komunikasi Yang Digunakan dan Bentuk Kemasan Pesan

2. Dari Segi Bentuk Kemasan Pesan

Komunikasi Non VerbalKomunikasi Non Verbal

Komunikasi Formal

Komunikasi IN Formal

PERCAKAPAN ANTAR PERSONAL

Komunikasi Komunikasi

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi Kelompok Kecil /

Komunikasi Diri Sendiri

Komunikasi Organisasi

Komunikasi Massa Komunikasi Public

KOMUNIKASI VERBAL

KOMUNIKASI VERBAL

KOMUNIKASI YANG MENGGUNAKAN KATA-KATA BAIK LISAN MAUPUN TULISAN Melalui : kata, mengungkapkan perasaan emosi pemikiran gagasan atau maksud. Menyampaian fakta data dan informasi serta menjelaskannya. Saling bertukar perasaan dan pemikiran. Saling berdebat dan bertengkar.

MANUSIAMANUSIA

DI PERLUKAN

K O M U N I K A S I

B A H A S A

K A T A

Komunikasi Non Verbal

Komunikasi Non Verbal

Sulit dilakukanSulit dilakukan

KOMUNIKASI YANG PESANNYA DIKEMAS DALAM BENTUK NON VERBAL ATAU TANPA KATA-KATA .KOMUNIKASI YANG PESANNYA DIKEMAS DALAM BENTUK NON VERBAL ATAU TANPA KATA-KATA .

BENTUK

Bahasa Tubuh : berupa raut wajah, gerak kepala, gerak tangan, gerak-gerik tubuh mengungkapkan berbagai perasaan, isi hati, pikiran dan kehendak.

Tanda : misalnya bendera, rambu-rambu lalu lintas. Tindakkan / perbuatan : tindak khusus yang dimaksudkan menggati

kata-kata misalnya, menggebrak meja dalam pembicaraan. Objek : misalnya, pakaian, aksesoris dandan, dll.

Bahasa Tubuh : berupa raut wajah, gerak kepala, gerak tangan, gerak-gerik tubuh mengungkapkan berbagai perasaan, isi hati, pikiran dan kehendak.

Tanda : misalnya bendera, rambu-rambu lalu lintas. Tindakkan / perbuatan : tindak khusus yang dimaksudkan menggati

kata-kata misalnya, menggebrak meja dalam pembicaraan. Objek : misalnya, pakaian, aksesoris dandan, dll.

Fungsi Komunikasi Fungsi Komunikasi

• Fungsi kontrol• Fungsi motivasi• Fungsi emosi• Fungsi informasi

• Fungsi kontrol• Fungsi motivasi• Fungsi emosi• Fungsi informasi

Komunikasi Yang Efektif Komunikasi Yang Efektif

1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif4. Meningkatkan produktivitas5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat6. Meningkatkan citra profesional 7. Meningkatkan tanggapan stakeholders8. Menjadikan materi promosi menjadi lebih jelas

1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif4. Meningkatkan produktivitas5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat6. Meningkatkan citra profesional 7. Meningkatkan tanggapan stakeholders8. Menjadikan materi promosi menjadi lebih jelas

Manfaat

Pesan Yang Efektif Pesan Yang Efektif

• Menyediakan informasi yang praktis• Memberikan fakta dibandikan dengan kesan• Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dan menjelaskan apa yang

akan kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan

• Menyediakan informasi yang praktis• Memberikan fakta dibandikan dengan kesan• Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dan menjelaskan apa yang

akan kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan

KOMUNIKASI DALAM KOMUNIKASI DALAM KANTORKANTOR

Komunikasi Internal Komunikasi Ekternal

Bentuk pertukaran ide dan informasi di dalam organisasi

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi

masuk maupun keluar organisasi untuk mencapai

tujuan

Pegawai adalah contact point dalam jaringan komunikasi internal dan eksternal

Perbedaan Bahasa dan Persepsi

Gangguan Komunikasi

1. Gangguan Emosional2. Gangguan Fisik3. Overload Informasi4. Penyaringan

Informasi yang tidak tepat

Minimalisasi Dampak Dari Hambatan Tersebut :1.Melakukan pendekatan yg berpusat pada audien. Dan 2.Mengembangkan iklim komunikasi yg terbuka3.Komitmen untuk berkomunikasi secara etis4.Menggunakan pesan yang singkat efektip

HAMBATAN KOMUNIKASIHAMBATAN KOMUNIKASI

TEKNOLOGI KOMUNIKASI TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORANPERKANTORAN

Jaringan Komunikasi System Telepon

1. Berdasarkan Topologia. Konfigurasi bintangb. Topologi hierarkic. Topologi jalad. Topologi buse. Topologi hybridf. Topologi cincin2. Berdasarkan Kepemilikana. Jaringan Privateb. Jaringan publikc. Jaringan (VANS)3. Berdasarkan Geografi

1. Key System2. Private Branch Exchange

(PBX)3. Private Automatic Branch

Exchange (PABX)4. Central Exchange (Centrex)

TATA USAHA KEPEGAWAIANTATA USAHA KEPEGAWAIAN

Tata Usaha

1. Ditinjau dari asal kata : Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati, Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk mencapai tujuan. Jadi tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

2. Dalam kamus Bahasa Indoensia : Tata Usaha adalah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan lainnya) diperusahaan atau negara.

3. Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi modern : Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam tata usaha kerja

Pengaturan tulis menulis dan catat mencatat

Pengaturan tulis menulis dan catat mencatat

PENGADAAN PEGAWAIPENGADAAN PEGAWAI

Perencanaan dan Rekrutmen Seleksi, Orientasi, Pengangkatan

Proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan

datang.

Harus memperhatikan faktor intenal dan eksternal organisasi

sehingga dapat dilakukan pengrekrutan pengawai baru, promosi dan transfer secara

proaktif

Proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan

datang.

Harus memperhatikan faktor intenal dan eksternal organisasi

sehingga dapat dilakukan pengrekrutan pengawai baru, promosi dan transfer secara

proaktif

Seleksi proses pemilihan calon pegawai terhadap

organisasi yg akan dimasuki

Orientasi upaya sosialiasasi tentang nilai-nilai pekerjaan

Pengangkatan proses penentuan jawabatan seorang

pegawai

Seleksi proses pemilihan calon pegawai terhadap

organisasi yg akan dimasuki

Orientasi upaya sosialiasasi tentang nilai-nilai pekerjaan

Pengangkatan proses penentuan jawabatan seorang

pegawai

Dilakukan secara selektif dan profesional

PENGGOLONGAN PENGGOLONGAN PEGAWAIPEGAWAI

Suatu langkah menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu

penetapan tugas dan wewenang seseorang, pengdelegasian wewenang dalam rangka mencapai tujuan

Sturuktur Organisasi

Akan tampak proses berjalannya hubungan antara

satu unit dengan unit lain

PENGARAHAN PEGAWAIPENGARAHAN PEGAWAI

1. Jelaskan kepada pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai.

3. Jika mungkin, kembangkan jenis-jenis pengghargaan yang berbeda4. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja

dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.

5. Kembangkan subuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai dan bisa terus dikembangkan.

6. Perhitungkan semua fakto lingkungan dan sosial

PENGENDALIAN PEGAWAIPENGENDALIAN PEGAWAI

Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja

dalam memberikan kontribusi untuk pencapaian tujuan

Standar Kerja

Suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata

Pemimpin harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategi yang dapat dipantau berdasarkan jenis-jenis penyimpangan

SISTIM PENGGAJIANSISTIM PENGGAJIAN

Proses penentuan tingkat penggajian pegawai, memantau atau mengawasi, mengembangkan dan mengendalikan gaji

pegawai

Tanggung Jawab SDM

G A J IPemberian pemberian finansial yang diterima oleh pegawai

sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi

TRANSFER, MUTASI, DAN ROTASI TRANSFER, MUTASI, DAN ROTASI PEKEREJAAN PEKEREJAAN

Transfer Adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu orgnisasi yang memiliki level yang sama dari posisi pekerjaannya sebelum dipindahkan

Mutasi dan Rotasi KerjaDilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai terhadap rutinitas pekerjaan yang kadang-kadang membosankan

dapat dijadika sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan promosi

Bertujuan agar seorang pegawai dapat menguasai dan mendalami pekerjaan lain di bidang yang berbeda di suatu perusahaan

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK) (PHK)

Pemberhentian atau dikeluarkan seorang karyawan dari lingkungan organisasi, baik atas inisiatif pegawai sendiri maupun secara paksa atau

prakarsa perusahaan tempat bekerja

Atas inisiatif sendiri Secara paksa oleh organisiasi

Pengunduran diri atau pensiun

Pemecatan

LAPORAN MANAJERIALLAPORAN MANAJERIAL

Suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil pengolahan data, hasil suatu penelitian atau hasil riset suatu

masalah.

Bagi Pimpinan berfungsi sebagai

1.Perencanaan 2.Pengorganisasian3.Penggerakan4.Pengendalian5.Pengawasan6.Pengambilan keputusan

JENIS – JENIS LAPORANJENIS – JENIS LAPORAN

1. Laporan berdasarkan sarana pengungkapanLaporan lisan, laporan tertulis.2. Laporan berdasarkan pengertian

Laporan data, laporan analitik, laporan rekomendasi3. Laporan berdasarkan periode

Laporan berkala, laporan insidental, laporan statistik4. Laporan berdasarkan maksud

Laporan informatif, laporan eksaminasional, laporan analitis5. Laporan berdasarkan ruang lingkup

Laporan umum, laporan khusus.6. Laporan berdasarkan peristiwa

Laporan rutin, laporan aksidental7. Laporan berdasarkan keamanan isi

Laporan biasa, laporan rahasia, laporan sangat rahasia8. Laporan berdasarkan kesempurnaan isi

Laporan sementara, laporan akhir1. Laporan berdasarkan keresmiannya

Laporan formal. Laporan nonformal2. Laporan berdasarkan jumlah penerimaan.

Laporan terbatas, laporan tak terbatas3. Laporan berdasarkan bentuk

Laporan formulir lisan, memorandum, ilustrasi, artikel, surat, naskah, buku.

TATA RUANG KANTOR TATA RUANG KANTOR

Pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk

memberikan sarana bagi pegawai

1. Memanfaatkan seluruh ruangan yg ada untuk keuntungan ekonomis yang besar2. Memudahkan pengawasan menajer terhadap para staff yang sedang bekerja.3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.4. Lay out ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan

bekerja, sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon.6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, ganduh yang dapat

mengganggu pekerjaan.9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu

perusahaan.

Tujuan

BENTUK TATA RUANG KANTOR BENTUK TATA RUANG KANTOR

a. Sistim Pencahayaan1. Natural lighting2. Task lightng3. Ambient lighting4. Accent lighting.b. Sistim Penerangan1. Penerangan direct2. Penerangan semidirect3. Penerangan inderect4. Penerangan semiinderctc. Jenis Tata Ruang dan1. Ruang kantor terbuka2. Ruang kantor tertutupd. Lingkup Kantor1. Tata ruang pribadi2. Tata ruang antar bagian General office area Private office area Service office area Storage area

Asas-Asas Tata Ruang Kantor

1. Asas jarak terpendek2. Asas rangkaian kerja3. Asas mengenai penggunaan

seluruh bagian ruangan4. Asas mengenai perubahan

susunan tempat kerja5. Asas integrasi kegiatan6. Asas keamanan dan kepuasan

kerja bagi pegawai