Surat Massal (Mail Merge) Pada Word 2003Oleh: Anang Cahya Utama anang88cahya@gmail.com

Fasilitas ini tersedia di Micrososft Word, ialah fasilitas untuk membuat surat sebanyak daftar data yang kita punya didalam suatu database. Misalnya kita sebagai ketua OSIS diberi daftar nama dan alamat siswa se-SMU oleh pak Kepala Sekolah. Beliau menghendaki agar siswa yang ada didaftar mendapat surat undangan untuk diserahkan kepada wali murid masing-masing. Nah untuk menangani tugas tersebut dengan fasilitas ini lah kita akan membuatnya. Berikut ini langkah-langkahnya:

a. Membuat Daftar SiswaPertama yang kita buat adalah daftar siswa yang akan dikirimi undangan. Untuk kali ini kita gunakan Microsoft Excel 1. Buka program Microsoft Excel. Disini diasumsukan anda sudah dapat menggunakan Microsoft Excel 2. Buat daftar siswa menggunakan Micrososft Excel. (atau jika kita sedang beruntung pak Kepala Sekolah memberikan datanya sudah berupa file excel, tapi kalau tidak ya kita harus membuatnya menjadi Microsoft Excel). Misalnya daftarnya berikut ini: NIS 9900199002 99003 99004 99005 99006 99007 99008 99009

Nama Ahmad Sofyan Agus Wibowo Andi StyawanSri Fitrianingsih

AlamatJl. Raya Kaliurang No. 89 Jl. Selamet Riyadi No. 678 Jl. Urip Sumoharjo No. 98 Jl. Badak Raya No 98 Jl. Dewi Sartika No. 890 Jl. Kelud Raya No. 89 Jl. Ahmad Yani No. 90 Jl. Ir Sutomo No.87 Jl. Ahmad Yani No 78

Abdi cakra Rafa AgustiNunung Srimulat

Rara Rahmah Isabela Enggi

Kota Yogyakarta Solo Solo Semarang Semarang Semarang Semarang Semarang Semarang

Tabel 1.1 Tabel daftar siswa

www.matapelajaran.comSelanjutnya ditulis menggunakan Micrososft Excel. Menjadi seperti ilustrasi berikut ini.

Gambar 1.1Daftar Pada Microsoft Excel

3. Selanjutnya simpan dengan klik File > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini:

Gambar 1.2 Form save as daftar siswa smu

www.matapelajaran.com4. Pada isian File name isi dengan Daftar siswa smu kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document 5. Kemudian tutup aplikasi Microsoft Excel

b. Desain UndanganSelanjutnya kita desain undangannya. Untuk kali ini misalkan semua wali harus datang, karena akan dibicarakan sesuatu yang sangat penting dan ada hubungannya dengan laporan keuangan pembangunan sekolah. Kira-kira formatnya seperti ini: Sekolah Menengah Umum Negeri 2 Departemen pendidikan dan kebudayaan Propinsi Jawa Tengah Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari Ahmad Sofyan NIS 99001 DiJl. Raya Kaliurang No. 89

Yogyakarta Dengan Hormat, Dengan ini kami mengundang kehadiran bapak/ibu pada : Hari, Tanggal Jam Tempat Keperluan : : : : Senin, 12 Maret 2005 09.00 Wib s/d Selesai Gedung B Aula Utama SMU 2 Menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya yang diselenggarakan pada hari Kamis 8 Maret 2005

Karena pentingnya acara tersebut mohon untuk dapat hadir tepat waktu dan tidak diwakilkan. Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatianya kami ucapkan terimakasih.Semarang, 10 Maret 2005

Kepala Sekolah SMU Negeri 2 (Suharyanto, SH)NIP. 98987675

Gambar 1.3 Desain undangan

www.matapelajaran.comc. Membuat Format Undangan di Microsoft WordFormat Undangan yang akan dikirim ke masing-masing wali murid adalah seperti gambar 1.2 . Anda perhatikan pada penulisan alamat surat: Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari Ahmad Sofyan DiJl. Raya Kaliurang No. 89

Yogyakarta Surat tersebut ditujukan ke pada wali Ahmad Sofyan NIS 99001 dengan alamat Jl. Raya Kaliurang No. 89 kota Yogyakarta. Sesuai dengan daftar siswa. Demikian juga untuk siswa yang lain, mereka akan mendapat Undangan yang sama namun berbeda nama dan alamatnya. Selanjutnya kita akan menuliskannya di Microsoft Word. 1. Buka Microsoft Word lalu tulis desain undangan seperti gambar 1.2 ilustrasinya berikut ini:

Gambar 1.4 Documen master undangan

www.matapelajaran.com2. Perhatikan pada gambar 1.4, undangan selesai diketik namun pada alamat Undangan kita buat menjadi seperti gambar 1.4 diberi lingkaran, pada gambar hanya tampak berikut ini: Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari NIS Di Karena nantinya diantara kata dari dan NIS akan kita sisipkan nama siswa, lalu setelah kata NIS akan kita beri NIS dari masing-masing siswa. Kemudian dibawah kata Di kita tambahkan dengan alamat dan kota dari masing-masing siswa. 6. Kemudian simpan dengan file > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini:

Gambar 1.5 Form save as Undangan 7. Pada isian File name isi dengan Undangan kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document

www.matapelajaran.com

d. Menghubungkan file daftar siswa.xls dengan file Undangan.docSejauh ini ada dua file yang sudah kita ciptakan File yang pertama dibuat menggunakan Microsoft Excel yaitu sebuah daftar siswa se-SMU diberi nama daftar siswa smu. Kemudian file yang kedua kita buat menggunakan Microsoft Word. Ialah sebuah format undangan yang akan dikirimkan ke masing-masing siswa sesuai yang terdaftar. File ini kita beri nama Undangan. Selanjutnya kita akan menghubungkan kedua file tersebut Berikut ini langkahnya: 1. Buka file Undangan.doc atau jika masih terbuka, Pastikan toolbar mailmerge sudah terpasang di Microsoft Word anda. Seharusnya susunan toolbarnya seperti berikut ini:Icon Open Data Source

Gambar 1.6 Proses menghubungkan data

2. Tetapi jika belum seperti gambar 1.6 yang diberi lingkaran. Lakukan hal berikut ini klik View -> Toolbars-> beri tanda centang pada Mail Merge. 3. Jika masalah toolbar sudah beres, klik icon Open Data Source ( ) nomor dua dari ujung kiri toolbar Mail Merge. Akan muncul form Select Data Source berikut ini:

www.matapelajaran.com

Gambar 1.7Form pilih file sumber

4. Pilih file Daftar siswa smu.xls di folder My Document. Kemudian tekan Open form Select Table selanjutnya adalah:

Gambar 1.8 Form pilih tabel 5. Pada form Select Table pilih Sheet1$. Kemudian pastikan pada opsi First row of data contains column headers dicentang. (agar baris tabel yang paling atas dianggab judul tabel, bukan termasuk isi tabel). Kemudian tekan OK.

.matapelajaran.comPerhatikan pada toolbar Mail merge semula ada bebrapa icon yang disable namun setelah sampai Langkah ini beberapa icon menjadi aktif. Ilustrasinya berikut ini:

Gambar 1.9 Toolbar Mail Merge

e. Mengatur Variabel DataYang dimaksud variabel adalah Biar gampang dipahami saya lebih suka mengatakan sebagai, Kolom pada tabel Daftar siswa smu.xls. Dalam hal ini berarti kolom NIS, Nama, Alamat dan kota. Untuk selanjutnya keempat kolom tersebut kita sebut variabel. Setelah kita memahami variabel, tentunya kita akan mengetahui letak masing-masing variabel tersebut pada Undangan. Semua variabel akan kita letakkan di alamat surat Undangan berikut ini.Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari NIS Di

Diantara kata dari dan NIS akan kita sisipkan variabel Nama, lalu setelah kata NIS akan kita beri variabel NIS Kemudian dibawah kata Di kita tambahkan dengan variabel alamat dan variabel kota. Untuk lebih jelasnya berikut ini langkahnya: 1. Variabel nama a. Pada lembar kerja Undangan, Pertama-tama letakkan kursor mouse diantara kata dari dan NIS Ilustrasinya berikut ini 2.

Icon Insert Merge Field

Icon Merge to new Document

Kursor

www.matapelajaran.coma. Selanjutnya klik icon Insert Merge Field ( Merge Field berikut ini: ), akan muncul form Insert

Gambar 1.11 Form pilih variabel b. Pada daftar Fields pilih Nama, lalu klik Insert kemudian Close, Sekarang perhatikan alamat undangan akan menjadi berikut ini: Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari NIS Di c. Untuk variabel yang lain anda tinggal menyesuaikan hingga alamat undangan menjadi seperti berikut ini: Kepada Yth: Bapak/ibu Wali dari NIS Di

www.matapelajaran.comf. Menciptakan Undangan MassalPada langkah ini tiba saatnya surat undangan massal akan tercipta sesuai dengan jumlah data pada file sumber data. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pertama pilih apakah surat undangan massal tersebut akan langsung di print atau disimpan kedalam sebuah file baru. Sebaiknya pilih pilihan kedua. Jika pilihan anda sesuai yang direkomendasikan penulis, maka pada toolbar Mail Merge klik Icon Merge to new Document ( ) keterangan icon lihat gambar 1.10. selanjutnya akan muncul form berikut ini:

Gambar 1.12 Form query data 2. Klik Ok saja, lalu akan muncul Document Microsoft Word baru dengan nama file letters1. seperti ilustrasi berikut ini:

Gambar 1.13 Surat undangan massal

www.matapelajaran.com3. Dalam satu file letters1 terdapat 9(sembilan) halaman surat undangan yang masing-masing alamat suratnya menyesuaikan dengan data yang terdapat pada file daftar siswa smu.xls, pada gambar 1.13 diberi tanda lingkaran. 4. Kemudian simpan dengan File > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini:

Gambar 1.14 Form save as Undangan massal 5. Pada isian File name isi dengan Undangan Massal kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document

Untuk lebih mendalami materi cobalah bereksplorasi dan mengembangkan materi ini, semoga bermanfaat.

_Terima Kasih_

Anang cahya utama