Sosialisasi EPSBED 2008-2

Sosialisasi EPSBEDSemester 2008/2

1 September 2009

2

Perpanjangan Ijin

P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K.

P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: Fotokopi S.K. terakhir Profil program studi yang dicetak dari

tampilan di website http://evaluasi.or.id

3

Perpanjangan Ijin Mulai tahun 2009, proses perpanjangan ijin

PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasional

Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234) Syarat utama Laporan Epsbed 100%

4

Perpanjangan Ijin P.T. yang pernah mengajukan

perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru di Kopertis

Apabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)

Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED

5

Masa Berlaku Ijin

Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN)

15 Juli 2003 15 Juli 2007 15 Juli 2011

Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku s.d. 15 Juli 2007

P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru mendapat S.K. 20 Oktober 2008 yang berlaku s.d. 15 Juli 2011

15 Juli 2015

P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 13 Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli 2015

20 Okt 200813 Maret 2011

4 tahun4 tahun4 tahun

Re-Status Perpanjangan Ulang Perpanjangan Ulang

6

Masa Berlaku Ijin

Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukanPerpanjangan setelah 3 (tiga) semester

10 Maret 2005 5 Mei 2007 5 Mei 2011

Awal semester 2005/1, perpanjangan diajukan setelah melaporkan EPSBED 2006/1 (3 Sem).Ijin terbit 5 Mei 2007 berlaku s.d. 5 Mei 2011

5 Mei 2015

P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 28 Desember 2010 yang berlaku s.d. 5 Mei 2015

28 Desember 2010

4 tahun4 tahun

Baru, Sk-108 Perpanjangan Perpanjangan Ulang

7

Masa Berlaku Ijin

Untuk menghindari masa “vakum”, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhir

Masa “vakum” dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan

8

Nomor Induk Dosen Nasional Setiap dosen, TETAP maupun HONORER,

harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)

Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM

Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku

9

Permohonan NIDN Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)

dengan melampirkan hardcopy dan scan file: Fotokopi KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas,

kecuali memang ada dosen yang masih D-3 Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap

dari Yayasan (hanya untuk dosen tetap) Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari

dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Fotokopi S.K. Jafa (jabatan fungsional akademik),

kalau ada Fotokopi S.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus

untuk PNS-DPK

10

Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK

bisa menjadi dosen tetap di PTN/PTS dengan syarat: Fotokopi S.K. Pensiun Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap

dari Yayasan (PTS) atau Rektor (PTN) Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari

dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena

dosen PNS PTN/DPK yang pensiun Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti

permohonan NIDN baru

11

Dosen Tetap ex PNS Non-PTN PNS non-Depdiknas setelah pensiun akan

menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya: Fotokopi S.K. Pensiun Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap

dari Yayasan Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari

dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan

dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru

12

Dosen pindah dari PT lain Persyaratannya:

Fotokopi Surat Keluar dari P.T. asal Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap

dari Yayasan Surat pernyataan (asli), di atas meterai, dari

dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar

dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan melakukan klarifikasi

13

Staf Administrasi Sebagai Dosen

Staf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lain

Dia TIDAK BISA “diakui/dianggap” sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasi

Permohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada

14

PNS Aktif dan Dosen Tetap PNS non PTN/DPK tidak dapat

menjadi dosen tetap di P.T. Hanya bisa sebagai dosen honorer Menjelang pensiun bisa alih status

sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor

Dalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen)

15

Dosen Tetap “diakui” P.T. Lain Bila ada dosen tetap P.T. yang

“diakui” atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen: Fotokopi S.K. pengangkatan sebagai

dosen tetap dari Yayasan Surat pernyataan (asli), di atas meterai,

dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut

16

“Kelebihan” dosen tetap P.T. yang mendapati ada dosen yang

sebenarnya bukan dosen tetap P.T.-nya dapat mengajukan koreksi ke Kopertis

Koreksi dilakukan melalui fasilitas Koreksi NIDN yang telah disediakan di program

Ubah Ikatan Kerja dari (A) Dosen Tetap menjadi (D) Dosen Honorer

17

Homebase Dosen Tetap

Homebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen Tetap

P.T. sejogyanya “menata” homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi

18

Pindah Homebase Dosen Tetap Perpindahan homebase antar program studi

di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan: Ada pembukaan program studi baru atau jenjang

program studi baru (S2/S3) Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T. Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan

tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234) Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/

Kopertis untuk monitoring “pergerakan/ perpindahan” dosen tetap dan motivasinya

19

Dosen Tidak Ada Scan Ijazah Pada laporan 2008/1, April 2009, semua

dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1,

Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK Dosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorer

Scan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.

20

Tidak ada Riwayat Pendidikan

21

Fotokopi dan Scan Ijazah Fotokopi Ijazah boleh berupa:

Fotokopi dari Ijazah Asli (tidak ada legalisir), atau

Fotokopi dari Ijazah yang sudah dilegalisir

Scan file Ijazah yang dikirimkan oleh P.T. boleh berupa: Scan dari Ijazah Asli (tidak ada legalisir),

atau Scan dari Ijazah yang sudah dilegalisir

22

Surat Pernyataan Dosen Surat Pernyataan Dosen (Tetap) yang

diserahkan ke Kopertis HARUS yang ASLI Harus asli karena:

Surat pernyataan ini dibuat untuk kepentingan khusus yang menyatakan homebase dosen ybs

Dengan adanya dokumen asli akan memudahkan pemeriksaan apabila suatu ketika timbul dispute tentang status dosen tetap tersebut

Melalui dokumen asli memudahkan untuk memeriksa tanda tangan dari dosen ybs

23

Kehilangan NIDN NIDN “hilang” biasanya terjadi karena:

NIDN dobel, satu dosen memiliki 2 buah NIDN; Salah tanggal lahir; Seharusnya dosen PNS tetapi NIDN dibuatkan untuk

non-PNS, dll Untuk memperbaiki NIDN “lama” menjadi “baru”

HARUS dilakukan melalui fasilitas program yang telah tersedia, karena: Program akan mengubah NIDN “lama” pada SEMUA

tabel dan SEMUA semester sehingga kita tidak perlu mengubah satu-per-satu

Namun syaratnya: data HARUS kumulatif semua prodi dan semua semester pada satu folder (c:\dikti)

24

[1] C. Update NIDN dengan Yang Baru

25

Update NIDN Lama Baru

26

Update NIDN Dengan Yang Baru

Pada proses ini, NIDN yang lama akan digantikan dengan NIDN baru pada seluruh file/tabel yang ada NIDN, seperti: MSPST, TRPIM, TRPUD, TBKMK, MSMHS,

TRAKD, TRLSD, TRTES Harap data di c:\dikti tersimpan

secara kumulatif sehingga perubahan akan dilakukan terhadap semua data sejak semester awal s.d. terakhir

27

Cetak Daftar NIDN “Hilang” dari Sinkronisasi & Cetak NIDN

28

F10 untuk Mencetak

29

Pilih 4-NIDN Ganti Baru

30

Hasil Cetak ke Screen

31

Bisa Cetak ke File

32

P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih

bentuk, merger, dan alih pembinaan (P.T. kesehatan dari Depkes ke Diknas) berlaku ketentuan sbb. Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan

menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru Semester awal program studi di P.T. Baru:

P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K.

Untuk P.S. baru di P.T. baru, berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya

33

Contoh di Univ Bale Bandung Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger

tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T. STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi Mendapat tambahan 8 program studi baru

Semester awal yang berlaku adalah: 5 program studi lama: Semester Awal 2007/2,

karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008)

8 program studi baru: Semester Awal 2008/1

34

Contoh di Univ Bale Bandung Ketika melapor 5 program studi Lama di

2007/2: Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi

mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan: PT Asal dari STIPER/STKIP Jenjang Asal dari STIPER/STKIP Prodi Asal dari STIPER/STKIP Nim Asal dari STIPER/STKIP Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan

dari STIPER/STKIP

35

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan

TRNLM Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi

TRAKD Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada

di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya

Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

36

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM

Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

37

TRAKMTRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67

TRNLMTRNLMNIM M.K. SKS Nilai

Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2

TRAKDTRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC

REALD023 MK01 01 16 15

D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14

IPS = 29/10 = 2,90

KHS

JadwalKuliah

10

38

TRNLM vs TRKRS TRNLM berisi nilai pada semester

pelaporan (mis. 2007/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada

semester pelaporan + 1 (mis 2008/1) Dalam keadaan normal jumlah record

pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru

39

TRNLM vs TRKRS Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa

yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus

Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena : Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang

hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan

Dll.

40

TRNLM vs TRKRS

Dalam kondisi yang tidak “normal” laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya Tidak ada mahasiswa baru Mahasiswa baru < Lulusan Ada praktek lapangan, dll

41

TRNLM vs TRKRS Untuk melihat lebih detil data TRNLM

dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A]

Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10

Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang “seharusnya” ikut KRS dan berapa yang “sudah ada” di KRS

42

TRNLM vs TRKRS

Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan: Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,

karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan

Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester

43

TRNLM vs TRKRS Untuk memeriksa data KRS sudah

didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu: Jumlah record Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan

TRKRS Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan

(mis. 2007/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2008/1)

44

TRKRS vs TRNLM Untuk pelaporan 2007/2 ini pemeriksaan

hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada

Pada laporan 2008/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya

Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel

45

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Mulai laporan 2008/1, P.T. mengisi

TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2008/2) seperti halnya dengan KRS 2008/2

Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D saja

Yang lulus di 2008/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2008/2, karena harus mengisi TRAKM2008/2 dan TRNLM2008/2

46

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Pada verifikasi ini akan terbaca:

Jumlah mahasiswa di TRAKM2008/1 = TRNLM2008/1

Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya

Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnya

Pada 2008/1 ada mahasiswa yang: Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM) Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM) C/N/K/D (ada di TRLSM)

47

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Semua mahasiswa dari 2008/1,

kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2008/2 Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2008/2 ) C/N/K/D (ada di TRLSM2008/2)

Mahasiswa dari 2008/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2008/2 bisa : Kuliah/skripsi C/N/K/D

48

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Verifikasinya dapat dihitung dari persamaan:

TRAKMTRAKM2007/22007/2 ++ C/NC/N2007/22007/2 - - LulusLulus2007/22007/2 = =

TRKRSTRKRS2008/12008/1 - - BaruBaru2008/12008/1 ++ C/N/K/DC/N/K/D2008/12008/1

TRAKMTRAKM2008/12008/1 ++ C/NC/N2008/12008/1 - - LulusLulus2008/12008/1 = =

TRKRSTRKRS2008/22008/2 - - PindahanPindahan2008/22008/2 ++ C/N/K/DC/N/K/D2008/22008/2

Bila data benar maka tanda “..??” jumlahnya NOL

49

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

TRAKMTRAKM

KuliahKuliah

TRLSMTRLSM

CutiCutiNon-aktifNon-aktif

KeluarKeluarDrop-OutDrop-Out

LulusLulus

TRKRSTRKRSTRLSMTRLSM

KuliahKuliah

CutiCutiNon-aktifNon-aktif

KeluarKeluarDrop-OutDrop-Out

BaruBaruPindahanPindahan

XX

XX

2008/12008/1 2008/22008/2

50

Matriks Kemungkinan Mutasi

Dari2008/1

Status pada 2008/2

Kuliah Lulus Cuti Non-aktif Keluar D.O.

Kuliah BelumBelum

Lulus XX XX XX XX XX XX

Cuti XX

Non-aktif XX

Keluar XX XX XX XX XX XX

D.O. XX XX XX XX XX XXBaru/

Pindahan XX XX XX XX XX

51

Mengapa Kita Perlu Data KRS ? ketika P.T. melaporkan 2007/2 pada

15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2007/2

Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2008, sudah 6 (enam) bulan yang lalu

Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2008 ?

52

Mengapa Kita Perlu Data KRS ? Data dari TRKRS-lah yang dapat

memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini

Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan

Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

53

Master Dosen (MSDOS) Data dosen termasuk homebase-nya

saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS

MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang “diambil” dari TBDOS

Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN

54

Verifikasi 2008/1 Yang BENAR

Nama Sem.AwalAKM

20081NLM

20081KRS

20082Status

Ali 2004/1 4,00 4,00 0,00 L-20081

Budi 2005/1 6,00 6,00 0,00 N-082

Chicha 2005/1 0,00 0,00 4,00 N-20081

Didu 2006/1 0,00 0,00 18,00 C-20081

Ali Kuliah di 2008/1 dan Lulus di 2008/1 Budi Kuliah di 2008/1 dan Non-aktif di 2008/2 Chicha Non-aktif di 2008/1 dan KRS di 2008/2 Didu Cuti di 2008/1 dan KRS di 2008/2

55

Verifikasi 2008/1 Yang BENAR

Nama Sem.AwalAKM

20081NLM

20081KRS

20082Status

Endang 2004/1 14,00 14,00 16,00

Fina 2005/1 0,00 0,00 0,00 C-081/C-082

Gugun 2005/1 0,00 0,00 0,00 C-081/K-082

Hendra 2006/1 0,00 0,00 0,00 K-20081

Endang Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2 Fina Cuti di 2008/1 dan Cuti di 2008/2 Gugun Cuti di 2008/1 dan Keluar di 2008/2 Hendra Keluar di 2008/1

56

Verifikasi 2008/1 Yang SALAH

Nama Sem.AwalAKM

20081NLM

20081KRS

20082Status

Indah 2004/1 14,00 14,00 6,00 L-20081 ..??

Joy 2005/1 16,00 21,00 6,00 ..??

Keny 2005/1 0,00 0,00 6,00 K-081 ..??

Lina 2006/1 12,00 12,00 0,00 C-081 ..??

Indah Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2, Lulus 20081 Joy Kuliah di 2008/1 dan KRS di 2008/2, AKM # NLM Keny Keluar di 2008/1 dan KRS di 2008/2, K-081 ..?? Lina Kuliah di 2008/1 dan Cuti di 2008/1, C-081 ..??

57

Koreksi Dosen di TBDOS Dosen meninggal Aktif Mengajar

(A) diubah menjadi M (Almarhum) Status Dosen Tetap (A) diubah

menjadi D (Dosen Honorer), untuk status : Dosen Keluar Dosen Pensiun BUKAN Dosen Tetap

58

Dosen Meninggal

59

Dosen PNS Pensiun

60

Dosen Tetap Keluar

61

Riwayat Pendidikan Dosen Data Riwayat Pendidikan Dosen saat ini

telah terkumpul secara nasional sehingga tidak perlu didatakan lagi

P.T. men-download MSPDS dari website seperti halnya download TBDOS

Apabila ada perubahan data dosen, seperti dosen selesai studi lanjut, P.T. mengirimkan fotokopi Ijazah ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)

Updating data akan dilakukan oleh Kopertis/ Dikti

62

Studi Lanjut Dosen Tetap TRLSD sekarang hanya mencatat

aktivitas dosen tetap yang sedang studi lanjut

Data studi lanjut ini diperlukan Dikti untuk membuat perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas dosen

Dosen yang keluar, pensiun, dan almarhum didatakan melalui Koreksi NIDN dan dicatat di TBDOS

63

Datakan Studi Lanjut Dosen

Datakan semua dosen yang saat ini SEDANGSEDANG studi lanjut dan BELUM BELUM SELESAISELESAI Dia mulai studi pada semester pelaporan

atau pun sejak semester-2 yang lalu dan hingga kini masih belum selesai

Pendataan CUKUP satu kali saja untuk setiap jenjang studi dosen

64

Mahasiswa Pindahan Yang dimaksud mahasiswa pindahan

adalah: Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada

program studi yang sama, atau Mahasiswa yang pindah dari satu program studi

ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri atau ke P.T. lain, atau

Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke program akademik (dalam hal ini sering digunakan istilah “mahasiswa alih jenjang”)

65

Nilai Pindahan

Nilai pindahan didatakan pada fasilitas yang telah disediakan

Yang didatakan adalah matakuliah yang diakui di program studi penerima

Sks dan nilai mengikuti ketentuan yang ada di program studi penerima

66

Business Process

Data dari P.T.Data dari P.T. Diposting ke komputerDiposting ke komputer

Kopertis/DiktiKopertis/Dikti

Proses AnalisisProses Analisis

Hasil EvaluasiHasil Evaluasi

Disampaikan ke P.T.Disampaikan ke P.T.Melalui media Website

http://evaluasi.or.id

67

Validasi dan Verifikasi

68

Validasi dan Verifikasi Jalankan “[4] A. Cetak Validasi Data”

Program ini harus dijalankan terlebih dahulu karena akan mengupdate data di TRAKM

Bila ada data yang tidak valid anda bisa melakukan pemeriksaan satu per satu melalui “[4] A. Validasi per Tabel”

Selesaikan masalahnya secara bertahap, per Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih mudah dan praktis

69

Validasi dan Verifikasi

Setelah itu barulah menjalankan program: [4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM [4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi

Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi masih ada yang belum valid anda bisa: Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi Mencetak Validasi per Tabel

70

Inquiry Rekap Validasi

71

Inquiry Rekapitulasi Validasi

Inquiry ini dimaksudkan sebagai tampilan dari Rekapitulasi Validasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus

seimbang, perbedaannya tidak mencolok (sekitar 2 ~ 3 sks)

Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor dan Sem.Lapor+1 HARUS SAMA

72

Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

73


74

Lulus 175, tinggal 8Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

75


76

Perbedaan Validasi (?) Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di

P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis

Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali

Bedanya pada pembacaan file TBDOS: Di Kopertis akan membaca TBDOS yang

mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak

mutakhir

77

Perbedaan Validasi (?) Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.

yang berubah karena, a.l.: Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata

“MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan

Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

78

Sebagian Masalah Sudah Teratasi

Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS

sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu

Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah

Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

79

Tips Untuk Menghindari Masalah

Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi

Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi

Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

80


JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : Sering terjadi Excel merubah field tanggal

menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik

Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

81


Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://evaluasi.or.id

Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada

Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error

82

Tips Untuk Menghindari Masalah Lengkapi komputer PC dengan UPS

(batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati

Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan

Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer

Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)

83


Hal-hal yang harus disampaikan ke Kopertis/Dikti: Perubahan NIM atau kode MK karena

keduanya merupakan key yang unique; bila tidak, maka datanya akan menjadi dobel

Perubahan alamat dan telepon P.T. atau Yayasan karena data tersebut dikelola secara khusus dan digunakan untuk berbagai keperluan

84

Contoh Penulisan Gelar

A.Md Drs. S.Pt S.Sn M.T. M.Ag Dr.

Ir. Dra. S.P. S.Sos M.M. M.A. DR(HC)

S.E. S.Kep S.Pi M.Si M.Pd Ph.D.

S.H. S.Ked S.Hut M.Kom M.A. Prof.

dr. S.K.G. S.T. M.Kes M.Eng

drg. S.I.P. S.Pd M.P. M.Sc

drh. S.Kom S.Ag M.Hum M.Sos

S.Si S.S.T. S.S. M.B.A. M.Sn

85

Nama Dosen Jangan Disingkat Nama dosen jangan disingkat, kecuali

jumlah huruf melebihi 30 Bila lebih dari 30 karakter maka

penyingkatan diusahakan jangan pada nama depan dan/atau belakang

Contoh: Ahmad Mudakir Subagyo Brotosiswoyo

Ahmad Mudakir S Brotosiswoyo Ahmad M Subagyo Brotosiswoyo

86

FAQ – download dari website

Baca FAQ untuk mendapat penjelasan tentang, antara lain : Semester pendek/padat Menghitung IPS dan IPK Perubahan kurikulum Menentukan batas studi mhs pindahan Menghitung lama studi, dan lain-lain

87

Nomor Induk Mahasiswa Nasional (NIMAN)

999999 9 99999 99999 x x 999 9999

NomorUrut

SKSDiakui

BaruPindahan

JenisMhs

ProdiJenjang

Kode PT

SemesAwal

88

Keterangan Notasi Kode P.T., Jenjang, dan Kode Program Studi Semester Awal: semester awal mahasiswa

masuk Jenis Mhs: R-reguler, N-Non reguler Status masuk: B-baru, P-Pindahan SKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang

diakui 42 sks Nomor urut: mulai dari 1 untuk setiap

jenjang program studi per P.T. pada satu angkatan

89

Contoh

Mahasiswa Tahun 2006, UGM (001-001), S-1 (C), Manajemen (20102), Reguler, Baru 001001 C 20102 20061 R B 000 0001 001001 C 20102 20061 R B 000 0002 001001 C 20102 20061 R B 000 0003 001001 C 20102 20061 R P 062 0004 001001 C 20102 20061 R P 073 0005

90

Nomor Induk Lulusan Nasional (NILUN)

999999 9 99999 99999 9999

NomorUrut

ProdiJenjang

Kode PT

SemesLulus

91

Transaksi NIMAN Mahasiswa yang keluar dilaporkan di

TRLSM dan akan diberi flag “keluar” di NIMAN

Mahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN lama diberi flag “keluar”

Mahasiswa yang aktif kembali pada suatu P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIM-nya ganti

Sosialisasi EPSBED 2008-2

Documents

Transcript of Sosialisasi EPSBED 2008-2