1 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

PENDAHULUAN

Pesatnya perkembangan teknologi di bidang informatika / komputer, berarti menuntut kita agar dapat memanfaatkan perkembangan tersebut semaksimal mungkin. Yang dimaksud dengan

perkembangan tersebut adalah perkembangan pada hardware (perangkat keras / komputer) maupun softwarenya (perangkat lunak / program). Oleh karena itu kalau brainware (pemakai) tidak mengikuti perkembangan tersebut, maka mereka akan ketinggalan. Kita tahu bahwa komputer mempunyai kemampuan yang luar biasa (cepat, tepat dan akurat) dalam penanganan

data, kalau di jaman sekarang ini komputer hanya dimanfaatkan sebagai pengganti mesin ketik

saja berarti merupakan kerugian yang besar.

Pencatatan sistem informasi akademik menggunakan komputer dijaman sekarang ini sudah merupakan keharusan, karena dengan pesatnya persaingan didunia pendidikan, anda dituntut

agar bisa memberikan pelayanan maksimal kepada mahasiswa.

Manusia memiliki keterbatasan, diantaranya adalah cepat lelah, kurang teliti, daya ingat yang terbatas dan beberapa faktor lain. Komputer mampu menutupi keterbatasan-keterbatasan

tersebut dan sanggup mengerjakan jenis pekerjaan yang sama berulang-ulang tanpa memiliki rasa jenuh dengan ketelitiannya. Untuk itu tidak ada cara lain selain memanfaatkan komputer

sebagai alat bantu dalam mengolah data.

MENGAPA SmartCampus ?

SmartCampus merupakan program aplikasi terpadu dalam bidang pendidikan

SmartCampus akan benar-benar membantu para pemakainya, sebab program ini selalu

dikembangkan terus sejalan dengan kemajuan teknologi informatika oleh Bsoft sebagai salah

satu pengembang software pendidikan. SmartCampus mampu menangani masalah pengolahan database dosen, kurikulum,

jadwal, proses FRS, database nilai, absensi, keuangan dan yang lainya.

Mahasiswa dimungkinkan memperoleh data akademik secara real-time (saat itu juga) tanpa

harus mengeluhkan birokrasi berbelit-belit.

SmartCampus menggunakan program PHP dengan system MultiUser

SmartCampus dalam Pengoperasiannya sangat mudah karena tampilannya seperti

menggunakan microsoft word atau seperti penggunaan internet Penggunaan program dan data secara bersama-sama dengan menggunakan jaringan Local

Area Network (LAN) , internet dan internet, data dijamin aman karena setiap pemakai

mempunyai kode dan hak akses yang bisa ditentukan oleh orang yang bertanggung jawab atas jalannya komputerisasi.

Dan masih banyak fasilitas-fasilitas handal yang lainnya.

2 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

FUNGSI MENU SmartCampus

Menu utama yang ada di SmartCampus terdiri dari :

Menu utama di setiap login user akan sama, hanya saja sub menunya akan berbeda tergantung

login user yang dipakai, karena masing-masing login user mempunyai otorisasi / kewenangan masing-masing, berikut ini sub menu yang ada di masing-masing menu ;

MENU & SUBMENU USER FUNGSI

HOME Fungsinya untuk kembali ke Halaman Utama

PARAMETER

Lembaga Admin Opr Akd

Mengisi data kelembagaan Yayasan dan perguruan tinggi Melihat data kelembagaan dan bisa edit perguruan tinggi

Program Studi Admin Opr Akd

Mengisi / edit data program studi Mengisi / edit data program studi

Tahun Akademik Admin Mengisi data mengenai tahun akademik

Konsentrasi Opr Akd Mengisi data tentang konsentrasi jurusan

Tipe Mata Kuliah Opr Akd Mengisi kelompok mata kuliah

Kelompok Aset Keu Membuat dan Mengisi data kelompok aset

Jenis Aset Keu Membuat dan Mengisi Jenis-jenis aset

Jenis Pembayaran Keu Membuat dan mengisi jenis-jenis pembayaran

TRANSAKSI

Beckup/Restore Admin

Beckup Admin Membekup / menyimpan database SmartCampus

Restore Admin Mengembalikan database smart campus dari hasi beckup

User Admin Admin Untuk membuat / edit / hapus user Baru

Ruangan Keu Input data ruangan yang akan dipakai

Seting Tagihan Mhs Keu Input data tagihan mahasiswa persemester/ per tahun

Pembayaran Keu Iput data pembayaran

Pengadaan Keu Input daftar pengadaan barang

Penggunaan aset Keu Input daftar penggunaan aset per ruangan

Data calon mahasiswa Scenter Input database penerimaan mahasiswa baru

Data mahasiswa Opr Akd Scenter

Input, edit, hapus : data mahasiswa Melihat data mahasiswa

Data dosen Opr Akd Scenter

Input, edit, hapus : data Dosen dan pegawai Melihat data dosen dan pegawai

kurikulum Opr Akd Input, edit, hapus : data kurikulum program studi

Kelas Kuliah Opr Akd Input, edit, hapus : pemakaian kelas kuliah di semester aktif

Konversi Opr Akd Input, edit, hapus : data nilai mahasiswa pindahan

Jadwal Kuliah Opr Akd Input, edit, hapus : Jadwal kuliah semester aktif

Entry FRS Opr Akd Input, edit, hapus : Formulilir rencana studi mahasiswa

Entry Nilai Opr Akd Input, edit, hapus : Nilai Matakuliah mahasiswa

Entry PKL Opr Akd Input, edit, hapus : Data industri, nilai Mahasiswa yang PKL

Tugas Akhir Opr Akd Input, edit, hapus : Data tugas akhir Mahasiswa

Sidang Opr Akd Input, edit, hapus : proses pendataan mahasiswa yg akan sidang

Kelulusan/cuti/Do Opr Akd Input, edit, hapus : data kelulusan / cuti / Do/ tidak aktif

Alumni Opr Akd scenter

Input, edit, hapus : database alumni Melihat data alumni

Epsbed Sinkron Admin Mengsinkronkan / Menyamakan database antara smart campus dengan Epsbed

Import From Epsbed Admin Menstranfer database dari program Epsbed ke SmartCampus

Export to Epsbed Admin Menstransfer database dari program SmartCampus ke Epsbed

Validasi Opr Akd Berfungsi mengecek data nilai yang masih kosong

Entry Absensi absen Input, edit, hapus : Absensi perkuliahan

3 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

MENU & SUBMENU USER FUNGSI

REPORT

Lihat jadwal scenter Melihat daftar jadwal perkuliahan

Daftar Aset Keu Melihat Daftar Aset yang telah di datakan

Lap Pembayaran Keu Mencetak laporan Target penerimaan dan realisasi pembayaran mahasiswa

Lap Keuangan Keu Mencetak laporan keuangan per bulan

Gaji Dosen Keu Mencetak peggajian dosen per bulan

Gaji Karyawan Keu Mencetak Penggajian Manajemen dan Karyawan

Surat Ket Mahasiswa Opr Akd Scenter

Mencetak surat keterangan mahasiswa

Surat Peng Penelitian Opr Akd Scenter

Mencetak surat pengantar penelitian

Absensi Opr Akd Scenter

Mencetak form absensi kuliah, UTS & UAS

Kartu Ujian Opr Akd Scenter

Mencetak form kartu ujian UAS

Kartu Hasil Studi Opr Akd Scenter

Mencetak Nilai ujian mahasiswa persemester (KHS)

Daf Prestasi Mhs Opr Akd Scenter

Mencetak seluruh nilai mahasiswa / transkrip nilai

Rekap Nilai Opr Akd Scenter

Mencetak rekapitulasi seluruh nilai per angkatan

Rekap Absen Opr Akd Scenter

Mencetak rekap absensi persemester dan per kelas

USER MENU

Ganti Password Semua Untuk mengganti password masing-masing pengguna user

LOGOUT Semua Keluar dari sistem SmartCampus

LOGIN USER SmartCampus

SmartCampus memiliki login user atau pengguna sesuai dengan level otorisasi yang ditentukan diantaranya :

- User Admin - User Akademik, terdiri dari :

o User Operasional Akademik o User Absensi

o User Student Center

o User Laporan

- E-Commerce o Penerimaan Mahasiswa Baru

o E-Learning

o FRS Online

- HRD o Penempatan/pengangkatan

o Mutasi o Pemberhentian

4 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

- Keuangan o Honor Dosen

o Tagihan Mahasiswa o Gaji Karyawan

o Asset Management o Dll

1. USER ADMIN SmartCampus

User Admin berfungsi untuk mengatur parameter kelembagaan, program studi, mengatur

tahun akademik, Beckup / restore data, sinkronisasi Epsbed, pembuatan user pengguna sistem

SmartCampus.

a. Menjalankan SmartCampus | User Admin

SmartCampus dibuat dengan menggunakan program PHP, oleh karena itu dalam

menjalankan programnya harus menggunakan bantuan software internet, diantaranya bisa dijalankan dengan program Internet explorer / Mozila Firefox / Opera mini / google chrome

atau program internet yang lainnya, penggunaanya seperti menggunakan program internet yang lainnya, anda tinggal mengetik alamat program / addres-nya yang diberikan oleh

programmer, contoh seperti dibawah ini :

Maka akan muncul tampilan awal seperti dibawah ini ;

Input data nama user dan password nya, kemudian klik Login

Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

ketik

5 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Keterangan :

1. Login yang aktif 2. Tahun akademik yang aktif tertulis 20112, artinya tahun akademik yang aktif adalah tahun

2011/2012 semester 2

3. Menu Bar, menu bar bisa diartikan juga sebagai papan menu, menu bar itu fungsinya adalah untuk mempermudah kita mendapatkan informasi yang kita butuhkan

4. To Do list : berfungsi sebagai pengingat apa yang harus dilakukan pada saat kita membuka

sistem, to do list ini bisa juga sebagai media perintah untuk mengeluarkan surat peringatan

atau memo dan lainnya sesuai dengan yang diinginkan 5. Internal mesenger, adalah alat komunikasi internal antar user, kita bisa meninggalkan

pesan kepada user lain, ketika user yang kita kirim pesan membuka sistem maka akan muncul pesan tersebut

6. Keterangan jenis user / kelompok user yang aktif

7. Data statistik dosen, mahasiswa, alumni dll 8. Informasi data nilai

9. Informasi yang merayakan ulang tahun

b. Parameter User Admin

Tugas seorang Administrator adalah untuk men-setup / mengatur parameter sistem

SmartCampus, adapun parameter yang harus dilakukan antara lain mengisi data mengenai

kelembagaan, Program Studi dan menentukan perpindahan Tahun Akademi aktif.

1 2

4

3

5

6

7

8

9

6 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

1) Lembaga

Parameter kelembagaan berisi tentang informasi mengenai Badan Hukum Yayasan, Pimpinan Yayasan, identitas Perguruan Tinggi dan pimpinan perguruan tinggi, adapun cara mengisi

parameter lembaga sebagai berikut:

Klik Parameter

Klik Lembaga Maka akan muncul form

pengisian mengenai lembaga pendidikan seperti dibawah

ini

Pengisian lembaga hampir sama dengan pengisian Pendataan Badan Hukum dan Perguruan

Tinggi (MSYYS/MSPTI) di program EPSBED terdiri dari :

Pengisian Badan Hukum & Pimpinan Yayasan

7 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Isi Kode badan hukum, nama Yayasan, data pimpinan dan data lainnya sesuai dengan data EPSBED

Pengisian Tanggal bisa langsung diketik dengan format TGL-BLN-THN atau DD-MM-

YYYY atau bisa menggunakan fasilitas tanggal

Identitas Perguruan Tinggi & Pimpinan Perguruan Tinggi

Isi Kode Institusi berdasarkan kode yang ada di EPSBED

Isi data nama perguruan Tinggi, tanggal berdiri, pimpinan dan data yang lainnya

Setelah terisi semua Klik tombol Simpan

2) Program Studi Klik Parameter Klik Program Studi Maka akan muncul Form pengisian program studi seperti dibawah ini

8 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Isi data nama Program studi atau bisa disingkat nama prodinya Isi kode prodi sesuai dengan kode penomoran dari Dikti Isi Nama panjang prodi dalam bentuk bahasa Indonesia dan bahasa inggris Dan isi data yang lainnya

Setelah selesai Klik tombol Maka akan muncul list program studi seperti gambar diatas. Untuk mengedit data program studi, klik gambar Pensil di depan program studi

Klik Tombol Simpan untuk mengakhiri penyimpanan

3) Tahun Akademik Pengisian data atau transaksi akademik berdasarkan kepada tahun akademik yang ditentukan oleh admin, oleh karena itu setiap kali perubahan tahun akademik maka tugas seorang admin harus membuat dan mengganti tahun akademik sesuai dengan tahun akademik yang berlaku, cara pembuatannya sebagai berikut :

a) Membuat Tahun Akademik Klik Parameter Klik Tahun Akademik Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

9 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Ketik tahun akademik yang berlaku

Penulisannya : Tahun+Semester seperti di bawah ini

20121 artinya tahun pencatatan yang berlaku adalah tahun 2012 semester 1

2012-2013 adalah tahun akademik yang berlaku

Setelah selesai Klik Tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Batal

b). Mengganti tahun akademik

Admin bisa merubah atau mengganti tahun akademik sesuai dengan kebutuhan dalam proses data, caranya ;

Klik Parameter

Klik,Tahun Akademik

10 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

c. Transaksi User Admin Menu transaksi di User admin berfungsi untuk Mem-beckup / merestore data, membuat user, Sinkronisasi dengan program epsbed, import dan eksport data Epsbed. 1) Import Database

Import database ini berfungsi untuk menstrasfer atau mengambil yang sudah tersimpan hasil dari Beckup data, caranya sebagai berikut :

Klik Transaksi Klik Backup/Restore Klik Import Database

2) Export Database Export database berfungsi untuk membeckup data ke.. Caranya: Klik Transaksi Klik Backup/Restore Klik Export Database

Klik Radio Botton Tahun

Akademik Pilih Tahun Akademik yang

akan ditetapkan Klik Tombol Ganti Tahun

Akademik

11 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

3) User Admin

User Admin berfungsi untuk membuat Account User operator atau pemakai system berdasarkan pada otorisasi si pengguna, cara membuat user account sebagai berikut :

Klik Transaksi Kli User Admin

Untuk memulai membuat user baru anda klik tulisan User Baru Anda pilih kelompok user / otorisasi yang akan diberikan seperti gambar dibawah

ini

Isi Nama Login, Nama lengkap dan Passwordnya Klik tombol Simpan untuk mengakhiri pembuatan user baru Setelah disimpan maka akan muncul user baru pada daftar list user

Klik untuk memulai

12 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Edit User User yang telah dibuat bisa dirubah / di edit dengan cara :

Klik Transaksi Kli User Admin Pilih pada list user / login yang akan di rubah

Misalnya login mm Klik pada gambar pensil disamping tulisan mm

13 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

4) Import From EPSBED Pada sistem smartcampus ini disediakan media transfer data yang berasal dari database Epsbed, dengan catatan data Epsbed di transfer terlebih dahulu dari file dbf menjadi bentuk Ms Excel atau xls dengan nama file yang sama, setelah data ditransfer dalam bentuk xls anda bisa lakukan import data:

Klik Transaksi

Klik import from EPSBED

Maka akan muncul form seperi gambar dibawah ini

Pada gambar terebut ada beberapa pilihan file yang akan di transfer

Misalnya data yang akan dipilih adalah data mahasiswa atau nama filenya MSMHS

Klik tombol Browse pada pilihan file yang akan di import

Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

Pindahkan drive penyimpanan file

Pilih file file MSMHS yang akan kita transfer

Klik open

14 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini

Klik tombol import untuk proses pemindahan data

Apabila sudah selesai proses pemindahan data maka akan munjuk pada posisi sebelah kanan tertulis jumlah data yang sukses di import

Kalau ada 100 data mahasiswa maka jumlahnya harus data yang sukses diimport harus sama, apabila berbeda berarti ada data yang tidak terbawa dan harus dicek kembali

Setelah selesai klik tombol Sinkron EPSBED

5) Export to EPSBED Export to Epsbed adalah media transfer data dari program smartcampus ke program Epsbed.

15 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

2. USER OPERASIONAL AKADEMIK SmaratCampus

User Operasional Akademik ini merupakan user yang banyak berperan terhadap sistem SmartCampus, jalan tidaknya sistem ada pada user operasional akademik. Ruang lingkup user operasional akademik ini antara lain :

1. Setup Keterangan Konsentrasi program studi apabila program studi tersebut memiliki konsentrasi program studi

2. Setup kelompok matakuliah 3. Setup Data dosen 4. Setup matakuliah sesuai dengan kurikulum yang berlaku pada awal semester 5. Setup Kelas yang akan dipakai pada awal semester 6. Input jadwal yang berlaku pada semester aktif 7. Mengontrol Input KRS online (Kartu Rencana Studi) mahasiswa. KRS dibuat oleh bagian

user operasional akademik, apabila sudah sistem online maka FRS ini dilakukan oleh mahasiswa langsung melalui website, dan pembagian kelas, absensi oleh user student center, bagian user akademik mengontrol input data KRS.

Proses ini merupakan yang harus dilakukan oleh user operasional akademik setiap awal pergantian semester. Setelah melakukan setup tersebut anda sudah bisa menjalankan aktifitas akademik sehari-hari seperti mencetak absensi kuliah, input data absensi mahasiswa dan dosen, input nilai, pembuatan surat-surat dan kegiatan yang lainnya. Menjalankan user operasional akademik

Ketik nama user dan password login operasional akademik

Contoh : Nama login Sule

Pass : xxxxxxxx

Klik tombol Login

Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

Menu utama hampir sama dengan yang ada di login yang lain, hanya saja masing-masing login mempunyai perbedaan di sub menunya tergantung otorisasi yang diberikan.

Contoh Menu Parameter

16 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Contoh Menu Transaksi

Contoh Menu Report

17 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Contoh Menu User Menu

a. Parameter User Operasional Akademik

Memeriksa dan membuat parameter merupakan langkah awal dalam sistem SmartCampus, untuk selanjutnya selama tidak ada perubahan maka parameter itu akan tetap seperti itu, apabila

ada perubahan maka harus dilakukan penambahan atau edit data.

1) Lembaga

Submenu lembaga ini sifatnya keterangan kelembagaan saja, user operasional akademik tidak bisa merubah isi dari menu kelembagaan, yang bertugas merubah dan mengedit menu

lembaga ini adalah user Admin, sedangkan data identitas perguruan tinggi bisa di edit oleh user operasional akademik

18 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

2). Program Studi

Submenu program studi diisi oleh user Admin, tetapi apabila ada perubahan data, user operasional akademik bisa melakukan pengeditan, data program studi yang terbuka sesuai

dengan user operasional akademik program studi yang ditunjuk

3). Konsentrasi

Submenu konsentrasi ini digunakan apabila dalam program studi tersebut terdapat ada kekhususan atau konsentrasi ke ilmuan pada program studi tersebut, cara memasukan

datanya sebagai berikut : Klik Parameter

Klik Konsentrasi

19 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Ketik pada kotak kede program konsentrasi

Ketik Nama Konsenetrasi dalam bahasa Indonesia dan Inggris pada kotak yang

telah tersedia

Klik Simpan

Untuk mengedit data klik pada gambar Untuk menghapus data beri checklist pada kotak tersebut kemudian klik tombol

hapus

4. Tipe Mata kuliah

Submenu tipe matakuliah ini diisi dengan kode kelompok mata kuliah yang sesuai dengan

peraturan Mendiknas No 232/U/2000 terdiri dari kelompok MPK, MKK, MKB,MPB DAN MBB. Klik parameter

Klik Tipe Matakuliah

Ketik pada kotak kede mata kuliah

Ketik Nama kelompok matakuliah dalam bahasa Indonesiaa dan Inggris pada kotak yang telah tersedia

Klik Simpan

Untuk mengedit data klik pada gambar Untuk menghapus data beri checklist pada kotak tersebut kemudian klik tombol hapus

20 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

b. Transaksi Sesuai dengan namanya yaitu Menu Transaksi, menu ini berisikan kegiatan aktifitas pengolahan data seputar kegiatan akademik, keuangan dan lainnya. Submenu yang ada ditransaksi anatara lain :

1) Kurikulum Sub menu Kurikulum berisikan tentang data kurikulum yang ada di setiap program studi atau jurusan, pengisian kurikulum ini dilakukan setiap awal semester adapun caranya sebagai berikut :

Klik Transaksi

Klik Kurikulum

Untuk pertama kalinya anda klit tulisan Tambah Mata kuliah

Ketik Pada kotak kode mata kuliah

Pilih kode matakuliah tersebut masuk dalam kelompok matakuliah apa

Ketik nama matakuliah dalam kotak Nama Ind untuk matakuliah yang berbahasa Indonesia dan Name untuk matakuliah berbahasa Inggris

Beri tanda Apakah matakuliah tersebut tugas akhir atau bukan

Isi SKS, Semester dan status matakuliah tersebut

Klik Tombol Simpan

Setelah di simpan makan akan muncul di list nama mata kuliah

21 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Untuk mengedit data kurikulum klik gambar pada matakuliah yang akan diedit

Perbaiki data matakuliah tersebut, kemudian di simpan kembali

Menghapus data : beri tanda checklist kemudian pilih Hapus 2) Pegawai & Dosen

Submenu Pegawai dan Dosen berisikan data pribadi dosen, data kepegawaian, dan riwayat pendidikan, untuk mengisi data tersebut dengan cara:

Klik Transaksi

Klik Data Pegawai & Dosen

Klik pada tulisan Data Baru

Isi NIP, NIDN, Nama dan lainnya sesuai dengan data dosennya

22 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Untuk memilih foto dosen klik tombol Browse pada bagian kolom foto, cari drive penyimpanannya foto

Isi data kepegawaiannya

Klik Simpan untuk mengakhiri input data Edit Data Dosen

Klik pada kode NIP atau kode dosennya

Maka akan muncul datanya, perbaiki data tersebut, kemudian simpan kembali Input Data Riwayat Pendidikan

Datakan seluruh data pendidikannya dari D3 sd pendidikan terakhir

Klik Tulisan Riwayat Pendidikan

Klik pada kode Nip atau kode dosen

Pilih jenjang pendidikan dengan mengklik tombol panah kebawah

Ketik atau klik fasilitas tanggal untuk tanggal kelulusannya

Isikan data gelar, asal perguruan tinggi dan bisang ilmunya

Klik Tambah untuk mengakhiri input data

Apababila masih ada riwayat pendidikan maka bisa langsung diisi

Contoh hasil input riwayat pendidikan

3) Data Mahasiswa Data mahasiswa bisa diinput secara manual pada menu Transaksi | Data Mahasiswa, apabila sistem penerimaan sudah secara online maka input data mahasiswa dimulai pada saat mahasiswa mendaftar dan dilakukan input datanya oleh mahasiswa sendiri melalui website, setelah selesai proses ujian, registrasi dan mendafatkan Nomor induk Mahasiswa. Pemberian NIM akan dilakukan oleh User Student center kemudian data dari penerimaan mahasiswa akan secara otomatis masuk ke data master mahaswa setelah mendapat NIM. Input Data Mahasiswa secar manual oleh User operator akademik

Klik Transaksi

Klik Data Mahasiswa

23 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Klik Entry data Mahasiswa

Isi data mahasiswa sampai dengan data asal sekolah

Klik Simpan untuk mengakhirinya

4) Input data Mahasiswa secara online

Apabila sistem penerimaan mahasiswa baru sudah secara online, maka input data mahasiswa dilakukan melalui website pada saat melakukan pendaftaran online. Contoh Pendaftaran online

Mahasiswa mengakses website PPMB ONLINE

Contoh Websitnya :

24 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Klik SPMB Online

Untuk daftar, calon mahasiswa klik tulisan registrasi

Isi data mahasiswa, mahasiswa diwajibkan mempunyai email

Klik Simpan

Maka akan muncul pemberitahuan

Konfirmasi pendaftaran dikirim melalui email calon mahasiswa

25 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Klik Cetak bukti pendaftaran

Setelah mencetak bukti pendaftaran, mahasiswa melakukan pembayaran di Bank yang telah ditunjuk dengan memperhatikan form pendaftaran

Setelah melakukan pembayaran mahasiswa akan menunggu konfirmasi pembayaran, setelah statusnya konvirmasi maka akan diberi nomor ujian masuk

Dari sistem SmartCampus maka data calon mahasiswa tersebut akan muncul di data calon mahasiswa, untuk mengetahuinya klik Transaksi >> Data Calon mahasiswa

5) Jadwal Mengajar

Menu Jadwal harus selalu dibuat/ diinput datanya setiap awal semester, hal ini dikarenakan jadwal kuliah merupakan faktor utama dalam pengambilan KRS. Cara input Jadwal mengajar sebagai berikut :

Klik Transaksi

Klik Jadwal | Dosen/Mk

26 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Data kan seluruh matakuliah sesuai dengan jadwal pada semester berjalan

Untuk memulai input data jadwal klik Data Baru

Klik anak panah kebawah untuk memilih semester

Pilih Kelas, Mata kuliah, Dosen pengampu 1 & 2

Tulis jumlah rencana pertemuan mengajar

Pilih hari, Jam dan Ruangan yang dipakai

Pilih Peralatan yang dibutuhkan

Untuk input data matakuliah lain klik databaru

Yang harus diperhatikan adalah mengenai penempatan hari, jam dan ruangan tidak boleh ada yang sama, apabila ada yang sama maka akan diulang kembali, karena tidak akan mungkin menggunakan ruangan yang sama dengan hari dan jam yang sama.

Jadwal yang sudah disimpan maka akan terlihat pada list jadwal

27 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

6) Entry FRS (Formulir Rencana Studi) Mahasiswa dapat mengisi Formulir Rencana Studi secara online didalam website kampus. FRS Online ini dapat dilakukan apabila bagian Operasional Akademik sudah mengatur jadwal perkuliahan selama satu semester. Mahasiswa dapat mengakses FRS Online apabila mahasiswa sudah memiliki login dan password. Login mahasiswa menggunakan nomor pokok mahasiswa dan password diberikan saat registrasi. Pengisian FRS bisa dilakukan oleh staf dengan user operator akademik dengan cara:

Klik Transaksi

Klik FRS Permatakuliah

Pada Kotak Nim isikan NIM mahasiswa yang akan di input FRS nya

Klik Verifikasi

Maka akan muncul nama dan terdaftar di kelas

Pilih semester

Maka akan muncul mata kuliah pada semester yang dipilih

Pilih matakuliah yang akan dipilih

Maka akan muncul hasil matakuliah yang dipilih

28 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Untuk mengisi FRS yang lainnya dengan pengambilan mata kuliah yang sama bisa dilakukan dengan cara mengcopy FRS dari yang sudah ada

Ketik NIM yang akan di input FRS

Klik verifikasi

Ketik NPM yang sudah mengisi FRS pada kolom copy dari NPM

Klik Copy

Maka akan muncul matakuliah yang akan diambil

Kalau sudah yakin matakuliah yang akan diambil maka klik Paste

Untuk menghapus data FRS, checklist matakuliah yang akan dihapus, kemudian pilih menu hapus

Setelah pengisian FRS maka kegiatan pencatatan perkuliahan sudaha siap, anda bisa mencetak absensi kuliah, surat keterangan aktif kuliah, record / input data kehadiran mahasiswa dan lainnya.

Hasil pemilihan

mata kuliah

29 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

7) Entry Nilai Kuliah Model Entry nilai dilaksanakan dengan mencatat nilai keseluruhan (Harian, UTS dan UAS)

Klik Transaksi

Klik Entry Nilai Matakuliah

Pilih matakuliah yang akan diinput nilainya, prosesnya hampir sama seperti mengisi absensi

Datakan Nilai Harian, UTS dan UAS-nya, dengan cara klik anak panah kebawah pada masing-masing nilai, apabila Harian tidak ada maka tidak harus di input, pengolahan nilai akan dihitung oleh komputer lanagsung dengan cara Apabila ada harian maka (Harian+UTS+(UASx2))/4 Apabila tidak ada harian maka (UTS+(UASx2))/3

Input nilai ini secara otomatis akan menyimpan langsung 8) Tugas Akhir

Tugas akhir mahasiswa harus didatakan dalam sistem dengan cara

Klik Transaksi

Klik Tugas akhir

30 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Isi Nomor Induk Mahasiswa yang akan melaksanakan Tugas Akhir

Klik Tombol Verifikasi

Maka akan muncul keterangan mengenai nama, status terdaftar, data nilai

Isi daata Judul Tugas akhir dalam bahasa Indonesia bila diperlukan bisa menggunakan bahasa lain

Isikan data Tempat penelitian

Klik tombol simpan untuk menyimpan data

Apabila masih ada nilai kosong maka akan terlihat berapa nilai kosongnya

Klik Tombol Simpan

Isi Pembimbing Tugas Akhir

Maka akan muncul di list Tugas akhir seperti dibawah ini

Setelah pengisian Tugas akhir maka Surat pengantar ke tempat penelitian sudah

bisa dikeluarkan 9. Sidang

Setelah mahasiswa melakukan bimbingan dan akan melaksanakan sidang maka pencatatannya asebagai berikut :

Klik Transaksi

Klik Sidang

Maka akan muncul gambar seperti disamping ini

Pilih Jenis Sidang

Isi tanggal sidanag

Masukan Nim yang akan sidang

Maka akan muncul data mahasiswa dari data masuk, keuangan, nilai dan data judul dan pembimbing tugas akhir

Setelah datanya benar klik Tombol Simpan

Setelah disimpan Pilih Penguji sidang dengan cara klik tombol segitiga kebawah cari nama dosen pengujinya

Maka akan muncul list yang akan sidang seperti gambar di bawah ini

31 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Apabila sudah selesai input data yang akan sidnag maka anda bisa mencetak langsung lampiran tugas akhirnya terletak diatas tabel

Input Nilai Tugas akhir dengan cara klik anak panah kebawah, kemudian pilih nilai Tugas akhirnya.

Contoh Lampiran SK

10 . Pendataan Kelulusan / Cuti / DO

Setelah proses yudisium maka mahasiswa tersebut di datakan kelulusan dengan cara

Klik Transaksi

Klik Pendataan Kelulusan / Cuti / DO

Ketik Nim mahasiswa yang lulus

Klik verifikasi

Maka muncul data nama, terdaftar di kelas dan status keuangan

Data IPK dan SKS yang ditempuh akan muncul secara otomatis

Isi SK Kelulusan

Isi Nomor Ijazah

Status akademik rubah ke status Lulus

Apabila pendataan mahasiswa yang tidak aktif maka statusnya Cuti / Lulus / DO /Tidak aktif / Keluar

Setelah mengisi status akademik Klik tombol Update Kelulusan / Status akademik

Setelah di Klik maka akan muncul di List lulusan seperti dibawah ini

32 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

c. Menu Report

Menu Report ini merupakan menu keluaran atau output dari pengolahan sistem SmartCampus. Adapun output yang ada di SmartCampus antara lain :

1) Surat Keterangan Mahasiswa

Surat Keterangan Mahasiswa ini bisa dicetak apabila mahasiswa tersebut sudah registrasi dan mengisi Formulir Rencana Studi (FRS) pada semester aktif, cara mencetak Surat sebagai berikut :

Klik Report

Klik Surat Keterangan Mahasiswa

Ketik NPM yang akan dicetak

Klik tombol verifikasi

Maka akan muncul Keterangan nama, jurusan dan lainnya

Klik Tombol printer untuk mencetak

Klik Tombol batal untuk membatalkan proses pencetakan

33 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

S

Hasil cetakan dalam bentuk file pdf

File Pdf ini bisa langsung di save atau langsung dicetak dengan mengklik gambar Disket untuk save dan gambar printer untuk mencetak

2) Surat Pengantar Penelitian

Surat pengantar penelitian ini bisa dicetak apabila data mahasiswa sudah di input di menu Transaksi >> Tugas akhir, Cara mencetaknya :

Klik Report

Klik Surat Pengantar Penelitian

Isi Nomor induk mahasiswa

Klik verifikasi

Setelah datanya benar maka klik gambar printer untuk proses pencetakan ke monitor

34 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Apabila data sudah benar klik gambar printer untuk mencetak ke printer

3) Absensi a). Absensi Kuliah

Report absensi ini berisikan tentang Form Abssensi Kuliah, Form Ujian Tengah semester dan Ujian Akhir Semester.

Klik report

Klik Absensi

Klik tombol segitiga kebawah untuk memilih form absen yang akan dicetak, misalnya form absensi Kuliah

Pilih Kelas kuliah yang akan dicetak

Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

35 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Klik gambar printer pada nama mata kuliah yang akan dicetak

Maka akan muncul list mahasiswa yang ikut kelas dan matakuliah tersebut

Apabila jumlah mahasiswanya sudah benar

Klik gambar simbol pdf seperti yang ditunjuk pada gambar panah diatas

Untuk mencetak ke printer klik File, Print

Atau anda cek terlebih dahulu melalui >> File >> Print Preview

Pencetakan form ini hampir sama dengan proses yang ada windows

klik

36 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

b). Form UTS

Prosesnya hampir sama dengan mencetak absensi kuliah

Klik UTS dan pilih kelas

Klik gambar printer pada nama mata kuliah yang akan dicetak

Apabila jumlah mahasiswanya sudah benar

Klik gambar simbol pdf seperti yang ditunjuk pada gambar panah diatas

c). Mencetak Form UAS

Prosesnya hampir sama dengan mencetak absensi kuliah dan UTS

Pada form UAS akan muncul persentase kehadiran kuliah per matakuliah,

apabila mahasiswa persentase kehadiran permatakuliahnya kurang dari 75% maka secara otomaatis kolom tanda tangan akan blok atau diberi tanda ==xxxx==, data persentase ini diambil dari proses input data absensi, oleh karena itu proses input absensi harus dilakukan setiap hari sehingga bisa diambil kebijakan atau pemanggilan kepada mahasiswa

37 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

4). Kartu Ujian Untuk tertib administrasi keuangan dan disiplin mahasiswa maka pada saat ujian perlu adanya clereance card atau kartu ujian, untuk proses pencetakan dengan cara :

Klik Report

Kartu Ujian

Ketik Nomor induk mahasiswa yang akan dicetak kartu ujian

Klik Verifikasi

Pilih semester

Maka akan muncul nama matakuliah pada semester VI

Klik Gambar printer untuk mencetak ke monitor

Pada karatu ujian terdapat keterangan absensi dan persentase absensi

Kolom pengawas akan ke blok / diberi tanda ==xxxx== apabila kehadiran kurang dari 75% secara otomatis matakuliah yang di blok mahasiswa tersebut tidak diperbolehkan ikut ujian.

Sebelum ujian mahasiswa harus minta tanda tangan ke bagian keuangan dan kaprodinya untuk dilihat kedisiplinan dan penampilan

Setelah diselesai ditandatangani oleh bagian keuangaan dan prodi baru ditanda tangani oleh Ketua I atau PUDIR I bidang akademik

Pada saat ujian, pengawas wajib menandatangani kolom pengawas

Klik

Untu

k m

enceta

k

Klik Untuk mencetak

38 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

5). Kartu Hasil Studi (KHS)

Klik Report

Klik Kartu Hasil Studi

Isi Nomor induk mahasiswa

Klik verifikasi

Pilih semester yang akan dicetak

Maka akan muncul data nilai semester tersebut

Klik gambar printer untuk mencetak

Klik Untuk mencetak

39 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

6). Transkrip Nilai

Klik Report

Klik Daftar Prestasi Mahasiswa

Ketik nomor pokok mahasiswa

Klik Verifikasi

Maka akan muncul nama matakuliah dan nilai di sebelah kanan

Klik gambar printer untuk mencetak

Klik Untuk mencetak

40 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

7). Rekap Nilai Per Angkatan

Klik Report

Rekap Nilai

Ketik tahun akademik masuk misalnya 20111, artinya tahun masuk 2011 di semester 1

Klik tombol Lihat

41 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

8). Rekap Absensi

Klik report

Klik Rekap absensi

Pilih kelas yang akan dilihaat rekapitulasi nilainya

Rekapitulasi absensi perkelas terdiri dari Jumlah kehadiran keseluruhan, presentasi

kehadiran, saran sanksi dan sanksi yang diberikan

Jumlah Hadir, Sakit, Alpha dan ijin di dapat dari hasil input data absensi persemester

JML adalah jumlah H+S+A+I dalam satu semester

% persentasi didapata dari total Hadir dibagi total jumlah

Saran sanksi, saran sanksi akan muncul apabila ketidakhadiran tanpa alasan mencapai 10 untuk SP 1 (Surat peringatan 1), 20 untuk SP 2 dan 40 untuk SP 3, apabila tanpa tidak hadir tanpa alasan mencapai 60 maka saran sanksi nya adalah PP (Postponed) diberhentikan dan apabila total ketidakhaidran S+A+I mencapai 100 maka akan dikenakan PP (PostPoned)

Sanksi yang diberikan, apabila tulisan saran sanksi tersebut di klik maka aka terbuka

form Surat peringatan

42 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Setelah dicetak maka saran sanksi maka saran sanksi akan kosong dan sanksi yang diberikan akan terisi

Surat peringatan ini selain muncul di rekapitulasi absensi, akan muncul di To Do List. Pada saat kita baru membuka sistem maka kita akan diberi tahu harus mencetak surat peringatan terlebih dahulu

Klik Pada NPM mahasiswa tersebut

Maka akan muncul form surat peringatan seperti diatas tadi

43 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

d. Menu UserMenu

Menu Usermenu berfungsi untuk merubah nama lengkap dan Password user sendiri

Klik UserMenu

Klik Ganti Passaword

Ketik Password yang diinginkan

Klik tombol simpan untuk mengakhiri perubahan password

e. Menu Logout Menu Logout untuk keluar dari sistem SmartCampus

3. User Absensi SmartCampus

Dalam rangka pendisiplinan mahasiswa dan dosen maka input data absensi setiap hari harus dilakukan secara realtime, apabila pencatatannya terlambat maka akan berdampak terhadap surat tegurah kehadiran kepada mahasiswa, input absensi ini juga mempunyai pengaruh terhadap boleh atau tidaknya mengikuti UAS, apabila kehadiran kurang dari 75% maka absensi UAS dan Clereance card / kartu ujian permatakuliahnya secara otomatis akan di beri tanda -------XXXX ------- pada kolom tangan mahasiswa.

Login dengan user otorisasi absensi yang diberikan

Klik Transaksi

Klik Record Absensi

Pilih kelas

Pilih kelas yang akan di input absensinya

Setelah muncul nama matakuliahnya, pilih gambar matakuliah yang akan di input absensinya

Maka akan muncul daftar mahasiswa yang mengikuti matakuliah tersebut

44 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Paling atas terlihat realisasi pertemuan dengan mahasiswa Tanggal diisi berdasarkan tanggal perkuliahan Isi data absensi pada kolom H untuk hadir, S untuk sakit, Alpha untuk tidak

masuk tanpa keterangan, I untuk ijin, Klik Tombol Simpan Absensi di akhir input data Secara otomatis data absensi tersebut akan masuk ke kolom Rekap Absensi

permata kuliah dan rekap aabsensi persemester dan persentasi kehadiran persemester

Edit Absensi Pilih tulisan Edit Absensi pada Recor absen harian Pilih Kelas Pilih Matakuliah yang akan diedit absensinya Pilih tanggal yang akan di edit Maka akan muncul transaksi absensi pada tanggal tersebut Edit angka ata absensi yang salah Simpan kembali kalau sudah selesai

Sub Menu data mahasiswa, dosen, Report bisa di lihat pada pembahasan di user operasional akademik

4. User Student Center Sesuai dengan namanya Student Center, maka user ini bererfungsi sebagai pusat pelayanan keperluan mahasiswa dan dosen,di pusat pelayanan ini user atau staf bisa melayani mengenai :

Surat Keterangan Mahasiswa

Surat Pengantar Penelitian

Kartu Hasil Studi

Transkrip nilai

Melihat Report Absensi

Melihat rekap nilai

Melihat Jadwal

Melihat data dosen dan Mahasiswa, alumni

Menyediakan kebutuhan keperluan proses belajar mengajar

45 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Mengecek Penerimaan mahasiswa baru yang sudah melakukan pembayaran ujian masuk.

Cara menggunakannya sebagai berikut

Masukan user dan password yang diberikan oleh admin

Misalnya namanya login : scenter

Penamaan ini tergantung kepada adminnya bisa menggunakan nama staf yang melayani mahasiswa dan dosen atau menggunakan nama lain

Masukan passwordnya

Klik tombol login

Tampilannya sama dengan login user yang lainnya hanya saja pada menu parameter user ini tidak terbuka dan menu transaksinya juga hanya bersifat melihat saja sedangkan prosesnya dilakukan oleh user operasional akademik

Cara kerja menu Transaksi, Report, User menu bisa di lihat pada penjelasan user operasional, yang membedakan dengan user lain adalah pada To Do List, selain surat peringatan maka disitu muncul mengenai jadwal kegiatan perkuliahan dan disertai keperluan apa saja yang harus disiapkan setiap harinya.

5. User Keuangan User keuangan berisi tentang pencatatan keuangan, aset, dan administrasi, cara kerjanya hampir sama dengan user lain yang ada di program smartcampus.

Ketik nama user keuangan dan passwordnya

Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

46 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Tampilannya sama dengan user operasional akademik, hanya saja isi dari Menu Parameter dan transaksi yang berbeda. Pada menu parameter terdiri dari

Menu Transaksi

Menu Report harus dibuat terdiri dari report penerimaan mahasiswa, rekap honor dosen

User menu fungsinya sama yaitu untuk merubah password

1. Menu Parameter a. Kelompok Aset

Submenu ini mempunyai fungsi untuk menentukan parameter mengenai kelompok aset.

KLIK Parameter

Klik Kelompok aset

47 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Ketik Kode dan kelompok aset sesuai kotak yang disediakan

Klik Simpan untuk menyimpan data

Contoh kelompok aset bisa terlihat seperti gambar diatas

Pengkodean dan penamaan kelompok aset tergantung kepada masing-masing perguruan tinggi

b. Jenis Aset Datakan seluruh jenis aset yang ada dengan cara :

Klik Parameter

Klik Jenis aset

Datakan seluruh aset yang ada

Klik Kelompok aset, maka akan muncul nama kelompok aset yang anda input pada kelompok aset

Ketik nama Jenis Aset

Ketik Reorder Poin, (titik untuk memesan kembali)

Isi Kode jenis aset tersebut

Datakan sifat aset tersebut

c. Jenis Pembayaran Datakan seluruh jenis kegiatan pembayaran yang ada, dengan cara

Klik parameter

Klik Jenis Pembayaran

48 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Untuk mengisi data pembayaran, anda ketik dikolom keterangan pembayaran yang belum ada

Klik Simpan untuk proses penimpanan data

Penomoran akan secara otomatis dilakukan oleh komputer

Untuk keperluan keterkaitan dengan sistem maka nomor 1,2, dan 3 sudah disediakan dan tidak bisa dihapus

Untuk menghapus anda beri tanda checklist pada kotak nama jenis pembarayan

Klik Hapus untuk proses penghapusan

2. Menu Transaksi

a. Ruangan

Input data Pengaturan pemakaian ruangan setiap semesternya dilakukan oleh user keuangan, dengan cara

Klik Transaksi

Klik Ruangan

Datakan nama ruangan yang akan dipakai

Ketik pada kotak yang sudah disediakan

Klik Simpan untuk proses penyimpanan data

Untuk menghapus, beri tanda checklist pada kotak kemudian klik hapus

49 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

b. Seting Tagihan Mahasiswa Seting tagihan berfungsi untuk membandingkan atara kewajiban mahasiswa yang harus dibayar dengan realisasi pembayaran, sehingga akan terlihat posisi pembayaran mahasiswa tersebut. Cara membuat seting tagihan sebagai berikut :

Klik Transaksi

Seting Tagihan Mahasiswa

Tahun / angkatan tidak usah diisi, datanya akan secara otomatisi diisi

berdasarkan tahun akademik yang aktif, tahun yang aktif adalah 2011

Pilih Program studi dan jenis pembayaran

Pilih sifat pembayaran, apakah tetap atau bersifat variabel

Datakan jumlah pembayarannya.

Klik Simpan maka akan mucul datanya seperati dibawah ini

Pada contoh diatas maka bisa diartikan bahwa bahwa mahasiswa

Manajemen perhotelan angkatan tahun 2011 harus membayar uang kuliah sebesar 11.750.000 dibayar pada semester 1

Data pembayaran tersebut akan di cek dengan pembayaran mahasiswa pada tahun tersebut

c. Pembayaran Uang Kuliah Untuk mencatat pembayaran uang kuliah maka bagian pencatatan mencatat dengan cara :

Klik transaksi

Klik Pembayaran

50 User Manual

Sm

ar

tC

am

pu

s

Isi Nomor Pokok

Pilih semester yang akan dibayar

Pilih Jenis Pembayarannya

Ketika Jenis pembayaran muncul maka akan muncul jumlah nominal yang harus dibayar

Isikan jumlah bayar dan tanggal bayar

Klik Simpan untuk proses penimpanan

Tagihan yang belum dan jumlahnya akan muncul di kolom summary

Rincian pembayaran akan muncul di tabel pembayaran persemester

Setiap pembayran akan muncul di riwayat pembayran mahasiswa

REPORT

Daftar aset

Laporan pembayaran spp atau keuangan

Laporan pembayaran dosen per bulan

Perbandingan antara rencana pendapatan dan realisasi pembayran

Contoh Submenu untuk menu TRANSAKSI di opearasional akademik Data calon mahasiswa Data mahasiswa Data dosen kurikulum Kelas Kuliah ---------------------------- Nilai mhs pindahan --------------------------- Jadwal Kuliah Entry FRS Entry Absensi Entry Nilai Entry PKL ---------------------- Tugas Akhir Sidang Kelulusan/cuti/Do Alumni