Sosialisasi EPSBEDSemester 2012/2

30 November 2013

2

Nomor Induk Dosen Nasional Setiap dosen, TETAP maupun HONORER,

harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)

Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM

Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan

TRNLM Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi

TRAKD Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada

di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya

Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

4

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM

Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

5

TRAKMTRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67

TRNLMTRNLMNIM M.K. SKS Nilai

Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2

TRAKDTRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC

REALD023 MK01 01 16 15

D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14

IPS = 29/10 = 2,90

KHS

JadwalKuliah

10

6

TRNLM vs TRKRS TRNLM berisi nilai pada semester

pelaporan (mis. 2011/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada

semester pelaporan + 1 (mis 2012/1) Dalam keadaan normal jumlah record

pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2012/1 ada tambahan mahasiswa baru

7

TRNLM vs TRKRS Walaupun pada 2011/2 ada mahasiswa

yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus

Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena : Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang

hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan

Dll.

8

TRNLM vs TRKRS

Dalam kondisi yang tidak “normal” laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya Tidak ada mahasiswa baru Mahasiswa baru < Lulusan Ada praktek lapangan, dll

9

TRNLM vs TRKRS Untuk melihat lebih detil data TRNLM

dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A]

Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10

Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang “seharusnya” ikut KRS dan berapa yang “sudah ada” di KRS

10

TRNLM vs TRKRS

Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan: Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,

karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan

Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester

11

TRNLM vs TRKRS Untuk memeriksa data KRS sudah

didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu: Jumlah record Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan

TRKRS Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan

(mis. 2011/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2012/1)

12

TRKRS vs TRNLM Untuk pelaporan 2011/2 ini pemeriksaan

hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada

Pada laporan 2012/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya

Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel

13

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Mulai laporan 2012/1, P.T. mengisi

TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2012/2) seperti halnya dengan KRS 2012/2

Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D saja

Yang lulus di 2012/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2012/2, karena harus mengisi TRAKM2012/2 dan TRNLM2012/2

14

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Pada verifikasi ini akan terbaca:

Jumlah mahasiswa di TRAKM2012/1 = TRNLM2012/1

Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya

Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnya

Pada 2012/1 ada mahasiswa yang: Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM) Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM) C/N/K/D (ada di TRLSM)

15

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Semua mahasiswa dari 2012/1,

kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2012/2 Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2012/2 ) C/N/K/D (ada di TRLSM2012/2)

Mahasiswa dari 2012/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2012/2 bisa : Kuliah/skripsi C/N/K/D

16

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

Verifikasinya dapat dihitung dari persamaan:

TRAKMTRAKM2011/22011/2 ++ C/NC/N2011/22011/2 - - LulusLulus2011/22011/2 = =

TRKRSTRKRS2012/12012/1 - - BaruBaru2012/12012/1 ++ C/N/K/DC/N/K/D2012/12012/1

TRAKMTRAKM2012/12012/1 ++ C/NC/N2012/12012/1 - - LulusLulus2012/12012/1 = =

TRKRSTRKRS2012/22012/2 - - PindahanPindahan2012/22012/2 ++ C/N/K/DC/N/K/D2012/22012/2

Bila data benar maka tanda “..??” jumlahnya NOL

17

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

TRAKMTRAKM

KuliahKuliah

TRLSMTRLSM

CutiCutiNon-aktifNon-aktif

KeluarKeluarDrop-OutDrop-Out

LulusLulus

TRKRSTRKRSTRLSMTRLSM

KuliahKuliah

CutiCutiNon-aktifNon-aktif

KeluarKeluarDrop-OutDrop-Out

BaruBaruPindahanPindahan

XX

XX

2012/12012/1 2012/22012/2

18

Matriks Kemungkinan Mutasi

Dari2012/1

Status pada 2012/2

Kuliah Lulus Cuti Non-aktif Keluar D.O.

Kuliah BelumBelum

Lulus XX XX XX XX XX XX

Cuti XX

Non-aktif XX

Keluar XX XX XX XX XX XX

D.O. XX XX XX XX XX XXBaru/

Pindahan XX XX XX XX XX

19

Mengapa Kita Perlu Data KRS ? ketika P.T. melaporkan 2011/2 pada

15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2011/2

Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2012, sudah 6 (enam) bulan yang lalu

Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2012 ?

20

Mengapa Kita Perlu Data KRS ? Data dari TRKRS-lah yang dapat

memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini

Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan

Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

21

Master Dosen (MSDOS) Data dosen termasuk homebase-nya

saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS

MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang “diambil” dari TBDOS

Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN

22

Verifikasi 2012/1 Yang BENAR

Nama Sem.AwalAKM

20121NLM

20121KRS

20122Status

Ali 2004/1 4,00 4,00 0,00 L-20121

Budi 2005/1 6,00 6,00 0,00 N-20122

Chicha 2005/1 0,00 0,00 4,00 N-20121

Didu 2006/1 0,00 0,00 18,00 C-20121

Ali Kuliah di 2012/1 dan Lulus di 2012/1 Budi Kuliah di 2012/1 dan Non-aktif di 2012/2 Chicha Non-aktif di 2012/1 dan KRS di 2012/2 Didu Cuti di 2012/1 dan KRS di 2012/2

23

Verifikasi 2012/1 Yang BENAR

Nama Sem.AwalAKM

20121NLM

20121KRS

20122Status

Endang 2004/1 14,00 14,00 16,00

Fina 2005/1 0,00 0,00 0,00 C-121/C-122

Gugun 2005/1 0,00 0,00 0,00 C-121/K-122

Hendra 2006/1 0,00 0,00 0,00 K-20121

Endang Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2 Fina Cuti di 2012/1 dan Cuti di 2012/2 Gugun Cuti di 2012/1 dan Keluar di 2012/2 Hendra Keluar di 2012/1

24

Verifikasi 2012/1 Yang SALAH

Nama Sem.AwalAKM

20121NLM

20121KRS

20122Status

Indah 2004/1 14,00 14,00 6,00 L-20121 ..??

Joy 2005/1 16,00 21,00 6,00 ..??

Keny 2005/1 0,00 0,00 6,00 K-121 ..??

Lina 2006/1 12,00 12,00 0,00 C-121 ..??

Indah Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, Lulus 20121 Joy Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, AKM # NLM Keny Keluar di 2012/1 dan KRS di 2012/2, K-121 ..?? Lina Kuliah di 2012/1 dan Cuti di 2012/1, C-121 ..??

25

Mahasiswa Pindahan Yang dimaksud mahasiswa pindahan

adalah: Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada

program studi yang sama, atau Mahasiswa yang pindah dari satu program studi

ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri atau ke P.T. lain, atau

Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke program akademik (dalam hal ini sering digunakan istilah “mahasiswa alih jenjang”)

26

Nilai Pindahan

Nilai pindahan didatakan pada fasilitas yang telah disediakan

Yang didatakan adalah matakuliah yang diakui di program studi penerima

Sks dan nilai mengikuti ketentuan yang ada di program studi penerima

27

Business Process

Data dari P.T.Data dari P.T. Diposting ke komputerDiposting ke komputer

Kopertis/DiktiKopertis/Dikti

Proses AnalisisProses Analisis

Hasil EvaluasiHasil Evaluasi

Disampaikan ke P.T.Disampaikan ke P.T.Melalui media Websitehttp://forlap.dikti.go.id

28

Validasi dan Verifikasi

29

Validasi dan Verifikasi Jalankan “[4] A. Cetak Validasi Data”

Program ini harus dijalankan terlebih dahulu karena akan mengupdate data di TRAKM

Bila ada data yang tidak valid anda bisa melakukan pemeriksaan satu per satu melalui “[4] A. Validasi per Tabel”

Selesaikan masalahnya secara bertahap, per Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih mudah dan praktis

30

Validasi dan Verifikasi

Setelah itu barulah menjalankan program: [4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM [4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi

Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi masih ada yang belum valid anda bisa: Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi Mencetak Validasi per Tabel

31

Inquiry Rekap Validasi

32

Inquiry Rekapitulasi Validasi

Inquiry ini dimaksudkan sebagai tampilan dari Rekapitulasi Validasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus

seimbang, perbedaannya tidak mencolok (sekitar 2 ~ 3 sks)

Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor dan Sem.Lapor+1 HARUS SAMA

33

Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

34

Rata-2 sks bedanya 10,3 sks

35

Lulus 175, tinggal 8Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

36

Rata-2 sks bedanya 14,8 sks

37

Perbedaan Validasi (?) Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di

P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis

Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali

Bedanya pada pembacaan file TBDOS: Di Kopertis akan membaca TBDOS yang

mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak

mutakhir

38

Perbedaan Validasi (?) Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.

yang berubah karena, a.l.: Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata

“MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan

Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

39

Sebagian Masalah Sudah Teratasi

Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS

sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu

Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah

Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

40

Tips Untuk Menghindari Masalah

Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi

Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi

Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

41

Tips Untuk Menghindari Masalah

JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : Sering terjadi Excel merubah field tanggal

menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik

Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

42

Tips Untuk Menghindari Masalah

Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://kopertis4.or.id

Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada

Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error

43

Tips Untuk Menghindari Masalah Lengkapi komputer PC dengan UPS

(batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati

Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan

Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer

Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)

44

Tips Untuk Menghindari Masalah

Hal-hal yang harus disampaikan ke Kopertis/Dikti: Perubahan NIM atau kode MK karena

keduanya merupakan key yang unique; bila tidak, maka datanya akan menjadi dobel

Perubahan alamat dan telepon P.T. atau Yayasan karena data tersebut dikelola secara khusus dan digunakan untuk berbagai keperluan

45

Contoh Penulisan Gelar

A.Md Drs. S.Pt S.Sn M.T. M.Ag Dr.

Ir. Dra. S.P. S.Sos M.M. M.A. DR(HC)

S.E. S.Kep S.Pi M.Si M.Pd Ph.D.

S.H. S.Ked S.Hut M.Kom M.A. Prof.

dr. S.K.G. S.T. M.Kes M.Eng

drg. S.I.P. S.Pd M.P. M.Sc

drh. S.Kom S.Ag M.Hum M.Sos

S.Si S.S.T. S.S. M.B.A. M.Sn