Sosialisasi EPSBEDKopertis Wilayah IV

Bandung, 26 Februari 2009

2

Perpanjangan Ijin

P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K.

P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: Fotokopi S.K. terakhir Profil program studi yang dicetak dari

tampilan di website http://evaluasi.or.id

3

Perpanjangan Ijin Mulai tahun 2009, proses

perpanjangan ijin PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasional

Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234)

4

Perpanjangan Ijin P.T. yang pernah mengajukan

perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru

Apabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis atau Dikti (PTN)

Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED

5

Masa Berlaku Ijin

Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN)

15 Juli 2003 15 Juli 2007

Re-Status

15 Juli 2011

Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku s.d. 15 Juli 2007

Perpanjangan Ulang Perpanjangan Ulang

P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru mendapat S.K. 20 Oktober 2008 yang berlaku s.d. 15 Juli 2011

15 Juli 2015

P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 13 Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli 2015

20 Okt 2008

13 Maret 2011

6

Masa Berlaku Ijin

Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukanPerpanjangan setelah 3 (tiga) semester

10 Maret 2005 5 Mei 2007

Baru, Sk-108

5 Mei 2011

Awal semester 2005/1, perpanjangan diajukan setelah melaporkan EPSBED 2006/1.Ijin terbit 5 Mei 2007 berlaku s.d. 5 Mei 2011

Perpanjangan Perpanjangan Ulang

5 Mei 2015

P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 28 Desember 2010 yang berlaku s.d. 5 Mei 2015

28 Desember 2010

7

Masa Berlaku Ijin

Untuk menghindari masa “vakum”, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhir

Masa “vakum” dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan

8

Nomor Induk Dosen Nasional

Setiap dosen, tetap maupun honorer, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)

Pimpinan P.T. juga harus memiliki NIDN, walaupun tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM

9

Permohonan NIDN Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)

dengan melampirkan fotokopi dan scan file: KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas, kecuali

memang ada dosen yang masih D-3 S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari

Yayasan (hanya untuk dosen tetap) Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen

ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut S.K. Jafa (jabatan fungsional akademik), kalau

ada S.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus untuk

PNS-DPK

10

Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK bisa

menjadi dosen tetap di PTS dengan syarat: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari

Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen

ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena

dosen PNS PTN Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti

permohonan NIDN baru

11

Dosen Tetap ex PNS Non-PTN PNS non-Depdiknas setelah pensiun akan

menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari

Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen

ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan

dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru

12

Dosen pindah dari PT lain Persyaratannya:

Surat Keluar dari P.T. asal S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari

Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen

ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar

dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan melakukan klarifikasi

13

Staf Administrasi Sebagai Dosen

Staf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lain

Dia TIDAK BISA “diakui/dianggap” sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasi

Permohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada

14

PNS Aktif dan Dosen Tetap PNS non PTN/DPK tidak dapat

menjadi dosen tetap di P.T. Hanya bisa sebagai dosen honorer Menjelang pensiun bisa alih status

sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor

Dalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen)

15

Dosen Tetap “diakui” P.T. Lain Bila ada dosen tetap P.T. yang

“diakui” atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen: S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap

dari Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari

dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut

16

Homebase Dosen Tetap

Homebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen Tetap

P.T. sejogyanya “menata” homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi

17

Pindah Homebase Dosen Tetap Perpindahan homebase antar program studi

di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan: Ada pembukaan program studi baru atau jenjang

program studi baru (S2/S3) Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T. Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan

tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234) Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/

Kopertis untuk monitoring “pergerakan/ perpindahan” dosen tetap dan motivasinya

18

Dosen Tidak Ada Scan Ijazah Pada laporan 2008/1, April 2009, semua

dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1,

Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK Dosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorer

Scan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.

19

Koreksi Dosen di TBDOS Dosen meninggal Aktif Mengajar

(A) diubah menjadi M (Almarhum) Status Dosen Tetap (A) diubah

menjadi D (Dosen Honorer), untuk status : Dosen Keluar Dosen Pensiun BUKAN Dosen Tetap

20

Dosen Meninggal

21

Dosen PNS Pensiun

22

Dosen Tetap Keluar

23

P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih

bentuk, atau merger berlaku ketentuan sbb. Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan

menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru Semester awal program studi di P.T. Baru:

P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K.

Untuk P.S. baru di P.T. baru berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya

24

Contoh di Univ Bale Bandung Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger

tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T. STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi Mendapat tambahan 8 program studi baru

Semester awal yang berlaku adalah: 5 program studi lama: Semester Awal 2007/2,

karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008)

8 program studi baru: Semester Awal 2008/1

25

Contoh di Univ Bale Bandung Ketika melapor 5 program studi Lama di

2007/2: Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi

mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan: PT Asal dari STIPER/STKIP Jenjang Asal dari STIPER/STKIP Prodi Asal dari STIPER/STKIP Nim Asal dari STIPER/STKIP Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan

dari STIPER/STKIP

26

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan

TRNLM Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi

TRAKD Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada

di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya

Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

27

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM

Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

28

TRAKMTRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67

TRNLMTRNLMNIM M.K. SKS Nilai

Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2

TRAKDTRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC

REALD023 MK01 01 16 15

D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14

IPS = 29/10 = 2,90

KHS

JadwalKuliah

10

29

TRNLM vs TRKRS TRNLM berisi nilai pada semester

pelaporan (mis. 2007/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada

semester pelaporan + 1 (mis 2008/1) Dalam keadaan normal jumlah record

pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru

30

TRNLM vs TRKRS Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa

yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus

Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, a.l.: Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang

hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan

Dll.

31

TRNLM vs TRKRS Data TRNLM dan TRKRS tergantung

pada kondisi semester pelaporan: Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM,

karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan

Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang umumnya penerimaan mahasiswa baru setiap semester

32

Business Process

Data dari P.T.Data dari P.T. Diposting ke komputerDiposting ke komputer

Kopertis/DiktiKopertis/Dikti

Proses AnalisisProses Analisis

Hasil EvaluasiHasil Evaluasi

Disampaikan ke P.T.Disampaikan ke P.T.Melalui media Website

http://evaluasi.or.id

33

Perbedaan Validasi (?) Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di

P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis

Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali

Bedanya pada pembacaan file TBDOS: Di Kopertis akan membaca TBDOS yang

mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak

mutakhir

34

Perbedaan Validasi (?) Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T.

yang berubah karena, a.l.: Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata

“MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan

Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

35

Sebagian Masalah Sudah Teratasi

Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS

sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu

Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah

Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

36

Tips Untuk Menghindari Masalah

Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://evaluasi.or.id

Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada

Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error

37

Tips Untuk Menghindari Masalah

JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : Sering terjadi Excel merubah field tanggal

menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik

Bila anda sekedar ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

38

Tips Untuk Menghindari Masalah Lengkapi komputer PC dengan UPS

(batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati

Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan

Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer

Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)

39

Tips Untuk Menghindari Masalah

Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi

Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isi database, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi

Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

40

Nomor Induk Mahasiswa Nasional (NIMAN)

999999 9 99999 99999 x x 999 9999

NomorUrut

SKSDiakui

BaruPindahan

JenisMhs

ProdiJenjang

Kode PT

SemesAwal

41

Keterangan Notasi Kode P.T., Jenjang, dan Kode Program Studi Semester Awal: semester awal mahasiswa

masuk Jenis Mhs: R-reguler, N-Non reguler Status masuk: B-baru, P-Pindahan SKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang

diakui 42 sks Nomor urut: mulai dari 1 untuk setiap

jenjang program studi per P.T. pada satu angkatan

42

Contoh

Mahasiswa Tahun 2006, UGM (001-001), S-1 (C), Manajemen (20102), Reguler, Baru 001001 C 20102 20061 R B 000 0001 001001 C 20102 20061 R B 000 0002 001001 C 20102 20061 R B 000 0003 001001 C 20102 20061 R P 062 0004 001001 C 20102 20061 R P 073 0005

43

Nomor Induk Lulusan Nasional (NILUN)

999999 9 99999 99999 9999

NomorUrut

ProdiJenjang

Kode PT

SemesLulus

44

Transaksi NIMAN Mahasiswa yang keluar dilaporkan di

TRLSM dan akan diberi flag “keluar” di NIMAN

Mahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN lama diberi flag “keluar”

Mahasiswa yang aktif kembali pada suatu P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIM-nya ganti