Sosialisasi EPSBEDSemester 2008/11 April 2009

Perpanjangan IjinP.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K.P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan:Fotokopi S.K. terakhirProfil program studi yang dicetak dari tampilan di website http://evaluasi.or.id

Perpanjangan IjinMulai tahun 2009, proses perpanjangan ijin PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasionalEvaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234)Syarat utama Laporan Epsbed 100%

Perpanjangan IjinP.T. yang pernah mengajukan perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru di KopertisApabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED

Masa Berlaku IjinProgram Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN)15 Juli 200315 Juli 200715 Juli 2011Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku s.d. 15 Juli 2007P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru mendapat S.K. 20 Oktober 2008 yang berlaku s.d. 15 Juli 201115 Juli 2015P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 13 Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli 201520 Okt 200813 Maret 20114 tahun4 tahun4 tahunRe-StatusPerpanjangan UlangPerpanjangan Ulang

Masa Berlaku IjinProgram Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukanPerpanjangan setelah 3 (tiga) semester

Masa Berlaku IjinUntuk menghindari masa vakum, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhirMasa vakum dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan

Nomor Induk Dosen NasionalSetiap dosen, tetap maupun honorer, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional)Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIMKalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Permohonan NIDNDiajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) dengan melampirkan fotokopi dan scan file:KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas, kecuali memang ada dosen yang masih D-3S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan (hanya untuk dosen tetap)Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebutS.K. Jafa (jabatan fungsional akademik), kalau adaS.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus untuk PNS-DPK

Dosen Tetap ex PNS PTN/DPKDosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK bisa menjadi dosen tetap di PTN/PTS dengan syarat:Fotokopi S.K. PensiunS.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan (PTS) atau Rektor (PTN)Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebutAsumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena dosen PNS PTN/DPK yang pensiunBila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti permohonan NIDN baru

Dosen Tetap ex PNS Non-PTNPNS non-Depdiknas setelah pensiun akan menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya:Fotokopi S.K. PensiunS.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari YayasanSurat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebutBila belum punya NIDN, dilengkapi dengan dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru

Dosen pindah dari PT lainPersyaratannya:Surat Keluar dari P.T. asalS.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari YayasanSurat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebutDalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan melakukan klarifikasi

Staf Administrasi Sebagai DosenStaf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lainDia TIDAK BISA diakui/dianggap sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasiPermohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada

PNS Aktif dan Dosen TetapPNS non PTN/DPK tidak dapat menjadi dosen tetap di P.T.Hanya bisa sebagai dosen honorerMenjelang pensiun bisa alih status sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal LektorDalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen)

Dosen Tetap diakui P.T. LainBila ada dosen tetap P.T. yang diakui atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen:S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari YayasanSurat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut

Kelebihan dosen tetapP.T. yang mendapati ada dosen yang sebenarnya bukan dosen tetap P.T.-nya dapat mengajukan koreksi ke KopertisKoreksi dilakukan melalui fasilitas Koreksi NIDN yang telah disediakan di programUbah Ikatan Kerja dari (A) Dosen Tetap menjadi (D) Dosen Honorer

Homebase Dosen TetapHomebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen TetapP.T. sejogyanya menata homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi

Pindah Homebase Dosen TetapPerpindahan homebase antar program studi di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan:Ada pembukaan program studi baru atau jenjang program studi baru (S2/S3)Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T.Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234)Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/ Kopertis untuk monitoring pergerakan/ perpindahan dosen tetap dan motivasinya

Dosen Tidak Ada Scan IjazahPada laporan 2008/1, April 2009, semua dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1, Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK Dosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorerScan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll.

Update NIDN Yang hilangApabila anda mengalami NIDN hilang biasanya terjadi karena:NIDN dobel, satu dosen memiliki 2 buah NIDN;Salah tanggal lahir;Seharusnya dosen PNS tetapi NIDN dibuatkan untuk non-PNS, dllUntuk mengupdate NIDN yang hilang dapat dilakukan melalui fasilitas program yang telah disediakan, Update NIDN Dengan Yang Baru yang ada di bawah Inquiry Master Dosen

Update NIDN Dengan Yang Baru

Update NIDN Dengan Yang BaruPada proses ini, NIDN yang lama akan digantikan dengan NIDN baru pada seluruh file/tabel yang ada NIDN, seperti:MSPST, TRPIM, TRPUD, TBKMK, MSMHS, TRAKD, TRLSD, TRTESHarap data di c:\dikti tersimpan secara kumulatif sehingga perubahan akan dilakukan terhadap semua data sejak semester awal s.d. terakhir

P.T. Alih Kelola/Bentuk/MergerP.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih bentuk, merger, dan alih pembinaan (P.T. kesehatan dari Depkes ke Diknas) berlaku ketentuan sbb.Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan menjadi mahasiswa pindahan di P.T. BaruSemester awal program studi di P.T. Baru:P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K.Untuk P.S. baru di P.T. baru, berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya

Contoh di Univ Bale BandungUniv Bale Bandung mendapat S.K. merger tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T.STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studiSTKIP Bale Bandung, dengan 3 program studiMendapat tambahan 8 program studi baruSemester awal yang berlaku adalah:5 program studi lama: Semester Awal 2007/2, karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008)8 program studi baru: Semester Awal 2008/1

Contoh di Univ Bale BandungKetika melapor 5 program studi Lama di 2007/2:Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan:PT Asal dari STIPER/STKIPJenjang Asal dari STIPER/STKIPProdi Asal dari STIPER/STKIPNim Asal dari STIPER/STKIPSks diakui adalah sks yang telah diselesaikan dari STIPER/STKIP

TRAKM vs TRNLM vs TRAKDKHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan TRNLMJadwal kuliah digunakan untuk mengisi TRAKDKode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennyaUntuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

TRAKM vs TRNLM vs TRAKDSetiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLMMahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

TRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67TRNLMNIM M.K. SKS Nilai Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2TRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC REALD023 MK01 01 16 15 D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14IPS = 29/10 = 2,90KHSJadwalKuliah10

TRNLM vs TRKRSTRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2007/2)TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2008/1)Dalam keadaan normal jumlah record pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru

TRNLM vs TRKRSWalaupun pada 2007/2 ada mahasiswa yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulusPada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena :Mahasiswa baru < lulusAda praktek lapangan untuk satu angkatan yang hanya berupa satu matakuliah, misalnya Praktek Penangkapan Ikan di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautanDll.

TRNLM vs TRKRSDalam kondisi yang tidak normal laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnyaTidak ada mahasiswa baruMahasiswa baru < LulusanAda praktek lapangan, dll

TRNLM vs TRKRSUntuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A]Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang seharusnya ikut KRS dan berapa yang sudah ada di KRS

TRNLM vs TRKRSData TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan:Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM, karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusanPada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester

TRNLM vs TRKRSUntuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu:Jumlah recordJumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRSRata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRSMahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2007/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2008/1)

TRKRS vs TRNLMUntuk pelaporan 2007/2 ini pemeriksaan hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang adaPada laporan 2008/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMMulai laporan 2008/1, P.T. mengisi TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2008/2) seperti halnya dengan KRS 2008/2Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D sajaYang lulus di 2008/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2008/2, karena harus mengisi TRAKM2008/2 dan TRNLM2008/2

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMPada verifikasi ini akan terbaca:Jumlah mahasiswa di TRAKM2008/1 = TRNLM2008/1Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknyaSetiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnyaPada 2008/1 ada mahasiswa yang:Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM)Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM)C/N/K/D (ada di TRLSM)

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMSemua mahasiswa dari 2008/1, kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2008/2Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2008/2 )C/N/K/D (ada di TRLSM2008/2)Mahasiswa dari 2008/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2008/2 bisa :Kuliah/skripsiC/N/K/D

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMVerifikasinya dapat dihitung dari persamaan: TRAKM2007/2 + C/N2007/2 - Lulus2007/2 = TRKRS2008/1 - Baru2008/1 + C/N/K/D2008/1 TRAKM2008/1 + C/N2008/1 - Lulus2008/1 = TRKRS2008/2 - Pindahan2008/2 + C/N/K/D2008/2Bila data benar maka tanda ..?? jumlahnya NOL

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMTRAKMKuliahTRLSMCutiNon-aktifKeluarDrop-OutLulusTRKRSTRLSMKuliahCutiNon-aktifKeluarDrop-OutBaruPindahanXX2008/12008/2

Matriks Kemungkinan Mutasi

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?ketika P.T. melaporkan 2007/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2007/2Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2008, sudah 6 (enam) bulan yang laluLalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2008 ?

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat iniTanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulanOleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

Master Dosen (MSDOS)Data dosen termasuk homebase-nya saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOSMSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang diambil dari TBDOSUntuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN

Koreksi Dosen di TBDOSDosen meninggal Aktif Mengajar (A) diubah menjadi M (Almarhum)Status Dosen Tetap (A) diubah menjadi D (Dosen Honorer), untuk status :Dosen KeluarDosen PensiunBUKAN Dosen Tetap

Dosen Meninggal

Dosen PNS Pensiun

Dosen Tetap Keluar

Riwayat Pendidikan DosenData Riwayat Pendidikan Dosen saat ini telah terkumpul secara nasional sehingga tidak perlu didatakan lagiP.T. men-download MSPDS dari website seperti halnya download TBDOSApabila ada perubahan data dosen, seperti dosen selesai studi lanjut, P.T. mengirimkan fotokopi Ijazah ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN)Updating data akan dilakukan oleh Kopertis/ Dikti

Studi Lanjut Dosen TetapTRLSD sekarang hanya mencatat aktivitas dosen tetap yang sedang studi lanjutData studi lanjut ini diperlukan Dikti untuk membuat perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas dosenDosen yang keluar, pensiun, dan almarhum didatakan melalui Koreksi NIDN dan dicatat di TBDOS

Business ProcessData dari P.T.Diposting ke komputerKopertis/DiktiProses AnalisisDisampaikan ke P.T.Melalui media Websitehttp://evaluasi.or.id

Perbedaan Validasi (?)Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di KopertisProgram validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekaliBedanya pada pembacaan file TBDOS:Di Kopertis akan membaca TBDOS yang mutakhirDi P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir

Perbedaan Validasi (?)Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.:Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lainDitemui adanya data dobelDosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata MILIK P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. YayasanPerubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

Sebagian Masalah Sudah Teratasi Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan :Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentuPenyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalahKesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

Tips Untuk Menghindari MasalahData EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studiBila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasiLakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

Tips Untuk Menghindari MasalahJANGAN membuka file database dengan program Excel karena :Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya angka, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerikBila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

Tips Untuk Menghindari MasalahGunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://evaluasi.or.idProgram baru tidak akan merusak data yang sudah adaProgram baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error

Tips Untuk Menghindari MasalahLengkapi komputer PC dengan UPS (batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik matiPasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulanSetiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputerUpdate Anti Virus berarti menambah variasi amunisi untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)

Nomor Induk Mahasiswa Nasional (NIMAN)

Keterangan NotasiKode P.T., Jenjang, dan Kode Program StudiSemester Awal: semester awal mahasiswa masukJenis Mhs: R-reguler, N-Non regulerStatus masuk: B-baru, P-PindahanSKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang diakui 42 sksNomor urut: mulai dari 1 untuk setiap jenjang program studi per P.T. pada satu angkatan

ContohMahasiswa Tahun 2006, UGM (001-001), S-1 (C), Manajemen (20102), Reguler, Baru001001 C 20102 20061 R B 000 0001001001 C 20102 20061 R B 000 0002001001 C 20102 20061 R B 000 0003001001 C 20102 20061 R P 062 0004001001 C 20102 20061 R P 073 0005

Nomor Induk Lulusan Nasional (NILUN)

Transaksi NIMANMahasiswa yang keluar dilaporkan di TRLSM dan akan diberi flag keluar di NIMANMahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN lama diberi flag keluarMahasiswa yang aktif kembali pada suatu P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIM-nya ganti