SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN INSTITUSI

Penyelenggaraan makanan sebagai suatu sub sistem terdiri dari 3 komponen yaitu input (masukan) proses (kegiatan) dan output (luaran).Inputdari kegiatan penyelenggaraan makanan adalah tenaga, dana, fasilitas bahan makanan, metode dan pasar /konsumen.Prosespenyelenggaraan makanan meliputi penyusunan standar gizi, penyusunan anggaran, perencanaan menu, penyusunan kebutuhan bahan makanan, pembelian, penerimaan dan penyimpanan bahan makanan, penditribusian bahan makanan, persiapan, pengolahan dan distribusi makanan, pengawasan penyelenggaraan makanan, pencatatan dan pelaporan serta evaluasi.

Sedangkanoutputpenyelenggaraan makanan meliputisyarat gizi, cita rasa dan selera, standar sanitasi dan aman dikonsumsi serat pelayanan yang layak, tepat dan cepat (Depkes 2003).

Kegiatan Proses Penyelenggaraan Makanan dibagi dalam beberapa kegiatan:1.Penetapan Peraturan Pemberian MakananAda beberapa hal yang perlu diperhatikan dan tak boleh dilupakan dalam penyelenggaraan makanan, diantaranya sebagai berikut:A.Macam konsumen yang dilayani: contohnya adalah pasien rumah sakit, orang biasa (dapat dipengaruhi daerah wilayah institusi makanan, berkaitan dengan ras dan budaya).B.Kandungan gizi: institusi berusaha membuat makanan sesuai dengan kandungan gizi konsumen (biasanya di RS atau catering yang benar-benar memperhatikan gizi, seperti catering khusus diabetes, dll).C.Frekuensi makan sehari (co: 3 kali sehari)D.Pola menu, siklus menu, dan jenis menu (berdasarkan diet khusus)E.AnggaranF.SDMMacam tenaga yang tersediaJumlah tenaga yang tersediaPengetahuan tentang kombinasi makanan, berdasarkan tekstur, warna, rasa, bentuk, konsistensi, dsbG.SaranaTata letak ruang pengolahanArea pelayananJarak antar persiapan & distribusi dapat menentukan Tipe/Jenis pelayanan

H.PrasaranaMacam peralatan yang tersediaJumlah peralatan yang tersedia

2.Perencanaan Anggaran Bahan Makanan1)Kumpulkan data macam dan jumlah konsumen.2)Survei pasar, tentukan harga rata-rata.3)Pedoman berat bersih BAHAN MAKANAN yg digunakan dan dikonversikan ke dalam berat kotor.4)Hitung harga makanan per orang per hari dengan mengalikan berat kotor BAHAN MAKANAN dengan harga satuan sesuai konsumen.5)Hitung anggaran BAHAN MAKANAN setahun (jumlah konsumen yang dilayani dalam 1 tahun dikalikan indeks harga makanan.

(Jumlah Klien x Berat Kotor BAHAN MAKANAN x Banyak Pemakaian)

Contoh:Dalam 1 siklus menu penggunaan daging 3xdengan standar porsi rata-rata50 gr. Rata2 jumlah konsumen yang mendapat daging 70 org/hr.Kebutuhan untuk siklus menu 10 hari adalah : 3x50gr dagingx 70 0rg = 10.5 kgDalam 1 bulan ada 3x pengulangan siklus menu10.5 kg x 3 = 31.5 kgKebutuhan1 tahun (12 bl) = 31.5 kg x 12= 378 kgContohlain:Setengahporsi ayam 50 gr. Berat kotor ayam bdd 56% = 89 gr.Jumlah pasien 70 0rgKebutuhan ayam : 70 org x 89 gr = 62.30 kg

Secaralebih rincinya, penyusunan anggaran dapat diklasifikasikan berdasarkan produk, sifat kegunaan, dan volume produksi.A.Berhubungan dengan produka)Biaya langsung: Semua bahan yang bentuknya merupakan integral dari produk makanan dan dapat dihitung secara langsung seperti biaya makan (baik konsumen atau untuk pegawai) dan upah langsung.b)Biaya tidak langsug: Merupakan biaya yang tidak dapat dibebankan secara langsung pada suatu produk makanan seperti overhead, pemeliharaan dan penyusutan.

B.Berhubungan dengan sifat kegunaana)Biaya investasi: Biaya digunakan utuk periode kurun waktu tertentu seperti biaya gedung dankitchen equipment.b)Biaya pemeliharaan: Biaya yang dikeluarkan denga maksud memperpanjang kapasitas barang investasi. Contoh: seperti kebersihan gudang, perawatan barang elektronik (pendingin) untuk BAHAN MAKANAN segar, perbaikan ruang penyimpanan yang bocor/cacat.c)Biaya operasional: Biaya yang dipergunakan untuk mengoperasikan barang investasi. Contoh: butuh orang untuk mengoperasikan alat-alat. Jadi, biaya operasional dapat terdiri dari upah pengolah (koki) yang mengoperasikan peralatan masak untuk mengolah makanan.

C.Berhubungan dengan volume produksia)Biaya tetap (fixed cost): Biaya yang relatif tidak dipengaruhi oleh perubahan volume produksi sampai tingkat tertentu, biaya perunit turun searah dengan naiknya volume. Contoh; biaya gedung.b)Biaya tidak tetap (variabel cost): Biaya secara proposional dipengaruhi oleh perubahan volume, yaitu per unit relatif konstan. Contoh: bahan makanan.

3.Perencanaan MenuHidangan: Makanan & minuman yang terdiri dari: mak pokok, lauk, sayur, buah, kue, puding.Gampangnya, hidangan adalah makanan & minuman dalam bentuk jadi.Menu: Rangkaian hidangan yangdisusun berdasarkan pola makanuntuk jenis konsumen tertentu. Yang saya mengerti,Master Menuadalah kumpulan menu berdasarkan siklus yang sudah resmi ditetapkan, sudah di-fix-kan.Perencanaan menu: Serangkaiankegiatan untuk menyusunhidangan dalamvariasi dan kombinasiyang serasi. Juga untuk memenuhi kebutuhangizi.Standar Resepadalah resep yangtelah dievaluasi, diuji dan diatur untuk operasionalyang spesifik dari suatu penyelenggaraan makanan. Standar Resep berguna untuk:Mempermudah dalammenyusun menuMempermudah prosespengolahanmakananMendapatkankualitas makanan yang baikpada setiap produksi/pengolahan.Dapat mengetahui biaya (unit cost) untuk setiap porsi makanan.Dapat mengetahuikandungan gizi setiap porsimakanan.Tersedianya makanan yg memenuhi 5 T: Tepatmutu(nilai gizi & cita rasa), Tepatsanitasi, Tepatjumlah, Tepatharga, Tepatwaktu.Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan menu adalah sebagai berikut:Menetapkanmacam menu(menu standar, menu pilihan, kombinasi keduanya).Menetapkansiklus menu(siklus 5, 7, 10 hari, dll) dan kurun waktu penggunaan (untuk waktu 6 bulan atau 1 tahun). Siklus menu kayak cuma hitungannya aja buat berapa hari.Pola menu: menetapkanpola dan frekuensimacam hidangan yang direncanakan untuk setiap waktu makanselama satu siklusmenu. Dapat mengendalikan penggunaan Bahan Makanan yang mengacu pada gizi seimbang. Yang saya mengerti, pola menu adalahmenentukan urutan menu dalam satu siklus menu. Anggaplah menggunakan siklus menu 7 hari, berarti ada 7 menu (A,B,C,D,E,F,G). Nah pola menu adalah menentukan menu A harus ditaruh hari apa, menu B harus ditaruh hari apa, dan seterusnya.Menetapkan besarporsi (ini berkaitan dengan kandungan gizi yang telah disusun)Penilaian menu dan revisi menu: evaluasi berdasarkanfeedbackdari perwakilan divisi lain, tenaga kesehatan lain, ataupun pasien.Melakukantestawalmenu: dapat berupa pencicipan.

4.Pemesanan ATAU Penyusunan Kebutuhan Bahan MakananPada bagian ini, saya menyimpulkan bahwa yang dimaksudPenyusanan Kebutuhan Bahan Makanan adalah atau sama dengan Pemesanan,yaitu kegiatan untukmenetapkan jumlah, macam/jenis, spesifikasi dan kualitas/mutubahan makanan yang akan dijadikanpermintaan (order)untukkurun waktutertentu.Tujuannyaadalah untuk mendapat usulan anggaran kebutuhan bahan makanan dalam satu tahun anggaran dan tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai standar atau spesifikasi yang ditetapkan.Persyaratanadalah tersedianya:a.Mempertimbangkanharga dan kualitas/mutu.b.Siklusmenuc.Konsumen(Jumlah konsumen, Kelompok umur, Kebiasaan makan berdasarkan budaya, agama, suku bangsa (ras), Jumlah konsumen yang akan dilayani, Jenis kelamin). Untuk di rumah sakit, standar bahan makanan sehari adalah acuan/patokan macam dan jumlah bahan makanan (berdasarkan berat kotor bahan makanan) seorang sehari, disusun berdasarkan kecukupan gizi pasien dan disesuaikan dengan kebijakan rumah sakit.d.Pemesanan harussesuai dengan jumlah, macam, spesifikasibahan makanan yang tertera dalamSPJB(Surat Perjanjian Jual Beli).e.Pemesan bahan makanan denganfrekwensi yang ditetapkanf.Pesanan dalam jumlahberat/butir/buah.g.Mengetahui sumber, kondisi dansanitasibahan makanan.h.Pada akhir pesanan akan tercapai jumlahdanayang disepakati.i.Melakukanpencatatansecara rinci danMenelitiordersebelum dikirim

5.Pengadaan bahan makananKegiatan pengadaan bahan makanan adalah kegiatan yang menurut saya agak membingungkan secara teori. Ada yang mengatakan hanya dari spesifikasi sampai penerimaan, ada yang bilang dari perhitungan anggaran sampai penyimpanan, dan lain-lain. Namun, saya berusaha menyamakan persepsiberdasarkan pendapat pribadi dan kesimpulan dari saya pengadaan meliputipenetapan spesifikasibahan makanan danpembelianbahan makanan denganmelakukan survey pasar.A.Spesifikasi Bahan Makanan: standar bahan makanan yang ditetapkan dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan kualitas bahan makanan.Tipe Spesifikasi:1)Spesifikasi teknik: untuk bahan yang dapat diukur secara objektif dengan instrumen tertentu.2)Spesifikasi penampilan:Nama bahan makanan/nama produkUkuran/tipe unit/kontainer/kemasan (kemasan jangan ada yang penyok, menggembung, terbuka, rusak atau cacat)Tingkat kualitasUmur bahan makanan (kadaluarsa)Warna bahan makananIdentifikasi pabrikLabel panganSatuan bahan makananKeterangan khusus lain bila diperlukan3)Spesifikasi Pabrik: dilihat dari kualitas barang keluaran pabrik, biasanya makanan kaleng atau kemasan.

B.Pembelian bahan makananadalah serangkaian kegiatan penyediaanmacam,jumlah,spesifikasibahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Terkait denganproduk yang benar,jumlah yang tepat,waktu yang tepat, danharga yang benar. Bahan Makanan digolongkan Sbb:1)Gol lauk pauk hewani: daging, telur2)Sayuran3)Buah2an4)Kacang2an5)Hasil kacang2an: Tahu, tempe6)Gol ikan kering7)Bumbu8)Kalengan9)Makanan pokok10)Gula11)Minyak12)Gol minuman dan susuFaktor yg menjadi dasar pertimbangan dalam menentukan pembelian barang1)Besar institusi, lokasi dan fasilitas yg tersedia2)Policy institusi yang ditetapkan, luas ruang yang tersedia3)Macam dan jumlah kemampuan tenaga kerja4)Tersedianya menu yang terencana, yg memenuhi kebutuhan klien.Pengadaan dalam halPembelianBahan Makanan dapat dilakukan dengan cara:1)Rekanana.Pelelangan terbuka/umum (Open Formal Competitive)b.Pelelangan terbatas (Limited Formal Competitive)c.Penunjuk langsung (Pada bagian ini, pihak institusi sudah percaya pada beberapasupplier, sehingga tak perlu lagi diadakan lelang. Biasanya supplier yang dipilih adalah hasil pelelangan terdahulu tetapi tetap terus dipercaya oleh institusi.)d.Pengadaan langsung (Pembelian langsung ke pasar aliasOpen Market of Buying)2)Pembelian musyawarah (Negotiated of Buying)3)Pembelian yang akan datang (Future Contract)4)Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction)a.Firm At the Opening of Price: pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, harga disesuaikan pada saat transaksi berlangsung.b.Subject Approval of Price(SAOP): pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.

C.Survey PasarKegiatan untuk mencari informasi mengenai harga bahan makanan yang ada di pasaran, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan sebagai dasar perencenaan anggaran bahan makanan. Diperoleh harga terendah sampai tertinggi.

6.Penerimaan Bahan MakananKegiatan meliputimemeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkanttg macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan, serta waktu penerimaannya.Syarat:a.Tersedianya daftar pesanan bahan makanan berupa macam dan jumlah bahan makanan yang akan diterima pada waktu tertentu.b.Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.Langkah:a.Bahan makanan diperiksa, sesuai dengan pesanan dan ketentuan spesifikasi bahan makanan yang dipesan.b.Bahan makanan dikirim ke gudang penyimpanan sesuai dengan jenis barang atau dapat langsung ke tempat pengolahan makanan.

7.Penyimpanan bahan makananSuatu caramenata, menyimpan, memelihara jumlah, kualitas, dan keamananbahan makanan kering di gudang bahan makanan kering dan bahan makanan segar dalam keadaan dingin/beku.a.Adanya ruang penyimpanan bahan makanan kering dan segar.b.Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai aturan.c.Tersedianya kartu stok bahan makanan/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.Langkah penyimpanan:a.Setelah bahan makanan memenuhi syarat, segera dibawa ke ruang penyimpanan, gudang atau ruang pendingin.b.Jika bahan makanan akan digunakan, maka dibawa ke ruang pengolahan.

8.Penyaluran bahan makananAdalahtata cara mendistribusikan bahan makanan berdasarkan permintaan dari unit kerja pengolahan makanan.Syarat:1)Adanya bon permintaan bahan makanan2)Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.Langkah: a.Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan untuk esok hari dengan cara: standar porsi x jumlah pasienb. Hasil perhitungan diserahkan ke gudang logistikc.Bahan gudang menyiapkan bahan makanan sesuai dengan permintaand. Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang diorder

9.Persiapan bahan makananAdalah serangkaian kegiatan mempersiapkan bahan makanan agar siap diolah (mencuci, memotong, menyiangi, meracik, dan sebagainya) sesuai menu, standar resep, standar porsi, standar bumbu dan jumlah orang yang dilayani.

10.Pemasakan bahan makananSuatu kegiatan mengubah bahan makanan mentah menjadi makanan yangsiap dimakan, berkualitas, dan amandikonsumsi.Tujuan:b.Mengurangi risiko kehilangan zat-zat gizic.Meningkatkan nilai cernad.Meningkatkan dan mempertahankan warna, rasa, keempukan dan penampilan makanane.Bebas dari organisme dan zat yang berbahaya untuk tubuh.Prasyarat: tersedianya menu, pedoman menu, siklus menu, bahan makanan, peralatan, aturan dalam menilai hasil pemasakan, prosedur tetap pemasakan, BTP.

11.Distribusi MakananSerangkaian proses kegiatan penyampaian makanan sesuai dengan jenis makanan dan jumlah porsi konsumen.a.Distribusi SentralisasiMakanan dibagi dan disajikan dalam alat makan di ruang produksi makanan.b.Distribusi makanan desentralisasiAmbil contoh di Rumah Sakit. Makanan pasien dibawa ke ruang perawatan pasien dalam jumlah banyak, kemudian dipersiapkan ulang, dan disajikan dalam alat makan pasien sesuai dengan dietnya.c.Distribusi makanan kombinasiSebagian makanan ditempatkan langsung ke dalam alat makanan pasien sejak dari tempat produksi, sebagian lagi dimasukkan ke dalam wadah besar yang distribusinya dilaksanakan setelah sampai di ruang perawatan.

12. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan adalah :1)Pekerjaan sedapat mungkin dilakukan searah atau satu jurusan.2)Pekerjaan dapat lancar sehingga energi dan waktu dapat dihemat3)Bahan tidak dibiarkan lama sebelum diproses4)Jarak yang ditempuh pekerja sependek mungkin dan tidak bolak-balik5)Ruang dan alat dapat dipakai seefektif mungkin6) Biaya produksi dapat ditekan

REFERENSI:-Panduan PGRS (Pelayanan Gizi Rumah Sakit) dari Kementerian Kesehatan RI, 2013-Materi kuliah ibu Ida Ruslita Amir, SKM, MKES