SISTEM MANAJEMEN MUTU

dwicipto@unpad.ac.id

Bahan Kuliah Ke-12 UU dan Kebijakan Pembangunan Peternakan

Bandung 26 Juli 2011

Untuk Lingkungan Sendiri

DEFINISI

SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi.

MUTU: Tingkat karakteristik yang melekat pada suatu produk yang memenuhi preferensi konsumen

PENGENDALIAN MUTU Usaha untuk menjaga dan mempertahankan kualitas produk agar sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan berdasarkan kebijakan puncak manajemen

MANAJEMEN MUTU: Filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi

Quality as excellence. Mutu sbg keunggulan baik komparatif maupun kualitatif

Quality as fitness of & for purpose. Mutu sebagai upaya untuk

pencapaian tujuan/maksud dan pewujudan maksud, konsep proses, pencapaian tujuan & perbaikan mutu

Quality as a threshold. Mutu Sebagai ambang minimal yang harus dicapai

Quality as added value. Mutu sebagai penambahan nilai Quality as value for money. Mutu sebagai nilai nilai uang Satisfaction of the client. Mutu sebagai kepuasan pelanggan

KONSEP MUTU

PENDAHULUAN

Kita ingin menjadi seperti apa? Apakah pengembangan SMM sudah menjadi kebijakan mutu dan sasaran mutu?

Apa yang sudah dan akan kita lakukan untuk mengembangkan SMM? Melalui apakah SMM dikembangkan? Sudah menjadi budayakah SMM di lingkungan kita? Sudahkah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi? Bagaimana pengendalian dokumen, pengendalian ketidaksesuaian dan

lain-lain? Bagaimana “mereka” mencapai kinerja yang baik? Bagaimana kita bisa menunjukkan bahwa kita bisa lebih baik dari

mereka? Pentingkah Sistem Manajemen Mutu (SMM) dibangun dan

dikembangkan? Bagaimana mengintegrasikan SMM dalam sistem produksi?

Pentingnya Benchmarking

5

The Evolution of Management Theory

Management Approaches and the Environment

GENERAL ENVIRONMENT

OPERATING ENVIRONMENT

INTERNAL ENVIRONMENT

SOCIAL ECONOMIC

POLITICAL

LEGAL

TECHNOLOGY

NEW ENTRANTS SUPPLIER

SUBSTITUTES

CUSTOMER

COMPETITION

PRODUCTION TECHNOLOGY STRUCTURE INPUTS

Evolusi

STANDARDISASI

• Meliputi kegiatan perumusan/membuat standar, menerbitkan standar, penerapan, pengujian, inspeksi, audit dan sertifikasi.

• Tingkatan standar :

1. Internasional : ISO, HACCP, Six Sigma, ........

2. Regional : Peraturan di Uni Eropa, Asia

3. Nasional : SNI, SMK3, JIS, BS, DIN

4. Perusahaan : Konsultan PT. Dwi Indah Lestari

akreditasi dan sertifikasi

badan akreditasi

lembaga penilaian kesesuaian

Produk (termasuk jasa)

Pemasok

menilai kompetensi

menilai kesesuaian

Sertifikasi: 1) pengakuan oleh pihak ketiga yang berkaitan dengan produk, proses, sistem atau orang. 2) Pengesahan tertulis dalam bentuk sertifikat yang diterbitkan lembaga sertifikasi kepada suatu organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat sistem manajemen ISO 9001:2008, 14001:2004 atau OHSAS 18001:2007. catatan 1 : sertifikasi sistem manajemen seringkali disebut dengan registrasi catatan 2 : sertifikasi dapat diterapkan untuk semua obyek penilaian kesesuaian kecuali untuk lembaga penilaian kesesuaian itu sendiri dimana yang dapat diterapkan adalah akreditasi Akreditasi: pengakuan formal oleh pihak ketiga (lembaga akreditasi) yang terkait dengan lembaga penilaian keseseuaian yang memberikan pernyataan formal kompetensinya untuk melakukan kegiatan penilaian kesesuaian tertentu

(ISO/IEC 17000)

akreditasi

sertifikasi/ registrasi

KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU

pengendalian mutu bagian manajemen mutu

dengan fokus pada pemenuhan persyaratan

mutu

jaminan mutu bagian manajemen mutu

untuk memberikan keyakinan bahwa

persyaratan mutu akan dipenuhi

peningkatan mutu bagian manajemen mutu

untuk meningkatkan kemampuan memenuhi

persyaratan mutu

manajemen puncak orang atau sekelompok orang yg mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkatan tertinggi

kebijakan mutu keseluruhan maksud dan arah organisasi

terkait mutu yang dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak

sasaran mutu sesuatu untuk dicapai, atau dituju terkait

dengan mutu

peningkatan berkelanjutan aktivitas berulang untuk

meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan

efisiensi hubungan antara hasil yang

dicapai dan sumber daya yang digunakan

efektivitas sejauh mana kegiatan yang

direncanakan dapat direalisasikan dan hasil

yang direncanakan dapat dicapai

sistem serangkaian elemen yang saling

berkaitan

manajemen aktivitas terkoordinasi untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi

sistem manajemen sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai

sasaran tersebut

sistem manajemen mutu sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu

manajemen mutu aktivitas terkoordinasi untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu

perencanaan mutu bagian manajemen mutu untuk menetapkan sasaran mutu dan menentukan proses operasional yang diperlukan serta sumber daya untuk memenuhi sasaran

mutu

SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001) SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999). SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000). SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003).

A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization.

DEFINISI SOP

Prosedur tertulis yang digunakan sebagai acuan, dan spesifikasi yang disepakati oleh unit/organisasi agar tujuan yang diinginkan suatu unit/organisasi bisa terwujud

Sebagai kerangka operasional kebijakan organisasi

Merupakan dokumentasi praktek terbaik

Memberikan pedoman tentang apa, bagaimana, kapan, mengapa, dan siapa

Pemikiran untuk SOP

Deskripsi rinci prosedur - berdasarkan praktik terbaik / standar

Pemantauan tindakan

Akuntabilitas

Tindakan korektif

Tanggal tinjauan terakhir atau revisi tanggal

Tujuan :

Unsur-unsur SOP:

Agar setiap individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staff atau operator dalam organisasi atau unit Melindungi organisasi dan staf dari malapraktek atau kesalahan administrasi lainnya. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari staff atau operator terkait.

TUJUAN

HIRARKI DOKUMEN

MANUAL

MUTU

CATATAN MUTU

INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS,

STANDAR, DLL.

PROSEDUR

MUTU

Merupakan bukti dari

penerapan sistem

Menyatakan filosofi /kebijakaan

organisasi terhadap mutu

Menyatakan bagaimana

menerapakan kebijakan sistem

manajemen mutu

Menyatakan langkah-

langkah/instruksi untuk

produk,mesin atau pekerjaan

tertentu

PIRAMIDA DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU 6

Manual Mutu Terpadu

Prosedur

Instruksi kerja

Formulir/

standard/Speck

Kebijakan, Tujuan dan Komitmen

Pelaksanaan rangkaian

kegiatan operasional

Pelaksanaan

kegiatan rinci dan

spesifik

Untuk merekam

kegiatan

1

2

3

4

PROSES DOKUMENTASI SMM

Dokumentasi yang sudah

ada

Tuntutan/ kebutuhan eksternal

Kebutuhan Internal

Persyaratan ISO 9001:2008

17025:2008

Menunjuk Koordinator & Tim Pembuatan Dokumentasi

Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan

Prosedur & Instruksi Kerja

Pembuatan draf dokumen

Sirkulasi draf dokumen untuk mendapatkan umpan balik

Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan

Menilai/membandingkan Dokumen yang sudah ada dengan kebutuhan

standar & pelaksanaan internal

Analisa Proses dan keterkaitan

Penerapan dan pengendalian

Form&Rekaman Manual Mutu

ISO 9001:2008

Akreditasi: Layanan Laboratorium

Model Manajemen Integrasi Sistem Pendidikan dan Pembelajaran

SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PPBS

Sertifikasi: Layanan Akademik

Referensi Silang ISO 9001:2008 ISO/IEC 17025:2008

SASARAN MUTU/

IKK

Manual Mutu Prosedur Mutu IK Form

Kebijakan Mutu

Lab. Pendidikan dan Pengujian

Hubungan Tindakan Perbaikan & Pencegahan 4

Pekerjaan yang

tidak sesuai

Tindakan

Perbaikan

Remedial

Analisa

Akar masalah

Penyebab

potensial ?

Tindakan

Pencegahan

Asesment resiko

Usulan Improvement

Kaji Ulang Manajemen MR

Analisis Data Analisis Data

No Yes

Start

No

yes Efektif ?

Usulan Improvement

CI: continuous improvement; AI: audit internal; MR: management review

Kinerja

P1 D1

C1 A1

P2 D2

C2 A2

1 tahun

Audit Internal

Management Review

Continuous Improvement

S1

S2 P = Plan

D = Do

C = Check

A = Act

S1 = tingkatan kinerja sekarang

S2 = tingkatan kinerja akan datang

Waktu

TQM

Hubungan Audit Internal - Continuous Improvement – Management Review

Deming’s wheel

(P.D.C.A.)

4

Proses Produksi

Program

Ruang

lingkup

Kerja

Pegawai Ling-

kungan

aman

Sasaran

dan Tujuan

Karyawan yg fit

dan sehat

Lingkungan kerja

yang aman

Mahasiswa: Bebas dari luka dan sakit

benefit

Limbah yg

aman

Kesehatan

pekerja

Bahan2

yang aman

Sistem

Kontrak

Keamanan

Peralatan

Seleksi

&

pelatihan

Pemerintah Customer Manajemen

Lingkungan

Su

mb

erday

a

Penanganan

Kesehatan

Peraturan

perundang2an

Pengawasan

& support

Manajemen SMK3

Bantuan awal

dan Perlakuan

Kesehatan

Sistem Kerja yang Menjunjung Nilai Keselamatan dan Kesehatan

HACCP CONTOH

Susu segar

produk lokal

Whole milk Powder

(impor)

Skim milk Powder

(impor)

Pakan hijauan konsentrat

Industri pengolahan makanan/minuman

Keju SKM/Formula Susu tepung Susu UHT Mentega

IPS

Konsumen

Alat/mesin Ternak bibit Obat/IB

Susu Pasteurisasi Koperas

i Primer

Home

Industri

On farm

Yoghurt

Pohon Industri Sapi Perah

Koperasi

sekunder

Industri

pengolahan

susu

Koperasi

primer Koperasi

primer

Koperasi

primer

Penetapan wilayah-wilayah

pengembangan sapi perah

Pengembangan Kemitraan

Sistem Penyediaan hijauan

Program identifikasi dan

sertifikasi bibit sapi perah

Standarisasi/SOP Pengelolaan

usaha & handling susu

Peningkatan kompetensi

peternak dan koperasi.

Peningkatan

Populasi Ternak

Sapi Perah

Pencapaian Target

Produksi Susu

Target pencapaian

25% dari konsumsi

susu dalam negeri

Pengembangan skala usaha

peternak (spesialisasi usaha)

Pengembangan produk susu

koperasi (diversifikasi usaha)

Pengembangan kawasan

terpadu berbasis sapi perah

Penguatan posisi tawar

petanak sapi perah

Pengembangan

Kelembagaan

Teknologi dan

Pengembangan

Wilayah Sapi

Perah

Pengembangan

Model Industri

Sapi Perah

Manajmen Jaminan

Mutu

Manajemen Komunikasi

Manajemen Resiko

Pengendalian Mutu

Peternak

Kelompok

Susu Ditampung di Dum Tank

TPK dan Sub TPK

Cooling Unit Trukt pengangkut MT/ IPS

Kuantitas Efisiensi Kualitas

Analisa Resiko

Profit

Manajemen Resiko dan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen resiko dan Sistem Keamanan Pangan. Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan: (a) keadaan dan kondisi yang mungkin dapat menimbulkan

kerugian, (b) keadaan atau kondisi yang memperbesar kemungkinan

terjadinya kerugian, (c) keadaan dan kondisi yang tidak dapat dihindarkan untuk

bisa diatasi atau dihilangkan.

Tujuan dan Nilai Tambah

Mengurangi penalty dan hilangnya raw material [kerusakan produk akhir]

Memperbaiki efisiensi produksi Memperbaiki kesehatan kelompok Mengurangi dampak kerusakan lingkungan

Standarisasi proses dan produk Konsistensi kualitas bagi produsen, industri prosesing dan konsumen Meningkatkan kepercayaan (peternak dan koperasi) Meningkatkan insentif dan kompetitif

mencegah suatu masalah jauh lebih murah dibandingkan pemecahan masalah

PENGERTIAN Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)

Suatu system yang mengidentifikasi BAHAYA SPESIFIK yang mungkin timbul dan cara pencegahannya untuk mengendalikan bahaya tersebut.

Kegunaan HACCP

•Mencegah penarikan makanan

•Meningkatkan jaminan Food Safety

•Pembenahan & “pembersihan” unit pengolahan (produksi)

•Mencegah kehilangan konsumen / menurunnya pasien

•Meningkatkan kepercayaan konsumen / pasien

•Mencegah pemborosan beaya

Pemahaman Dasar 7 Prinsip HACCP

1. Lakukan Identifikasi bahaya untuk produk tsb 2. Tetapkan CCP untuk produk tersebut (bahan, proses, atau

formulasi) 3. Tetapkan batas / limit kritis untuk CCP yang telah

diidentifikasi 4. Tetapkan langkah pemantauan CCP sesuai batas limit yang

telah ditentukan 5. Tetapkan tindakan koreksi jika ditemukan CCP yang melebihi

batas kritis dari hasil pemantauan 6. Tetapkan langkah-langkah verifikasi dari hasil tindakan

koreksi CCP 7. Jelaskan kegiatan dokumentasi yang diperlukan untuk

penerapan HACCP

JENIS BAHAYA

BIOLOGIS (MIKROBIOLOGIS) KIMIA FISIK

PRINSIP – 1 IDENTIFIKASI BAHAYA

SUMBER BAKTERI SUSU DI TINGKAT PETERNAK Media penularan: udara, air, manusia, serangga,

PROSES PRODUKSI DARI TERNAK HINGGA PRODUK SUSU KEMASAN

MENJAGA KESEHATAN TERNAK DAN KANDANG

FORMULIR 1. IDENTIFIKASI BAHAYA DAN CARA PENCEGAHANNYA

NAMA BAHAN:

Ket. B (M) = Biologis (Mikrob) ; K = Kimia ; F = Fisik

NO. BAHAN MENTAH / INGRIDIEN /

BAHAN TAMBAHAN

BAHAYA

B (M)/K/F

JENIS BAHAYA

CARA PENCEGAHAN

Cemaran utama

Kimia (obat hewan, residu pestisida, residu untuk

sanitasi, kontaminasi bahan pakan dan kimia pada air)

Biologi (bakteri, parasit, dan mikroorganisme lainnya)

Fisik (sedimen, debu, rambut, lalat dan lain-lainnya)

FORMULIR 2. ANALISA RESIKO BAHAYA NAMA MASAKAN : …

NO BAHAN / INGRIDIEN

KEL. BAHAYA(“v”) KATEGORI RESIKO A B C D E F

1.

2.

3.

Prinsip – 2 PENETAPAN CRITICAL CONTROL POINT

(CCP)

CCP titik, prosedur atau tahap operasional yang dapat dikendalikan untuk menghilangkan atau mengurangi kemungkinan terjadinya bahaya.

Pengelompokan & Cara penetapan CCP - - CCP1 menghilangkan atau mencegah bahaya - CCP2 mengurangi bahaya (tdk dpt menghilangkan)

“CCP Dessission Tree”

Prasarana

• Truk Tangki

• Sanitasi

• Sopir

• Jalur dan Waktu Tempuh

• Kondisi Jalan

Titik Kritis Utama

Tingkat Peternak • Sanitasi lingkungan dan peralatan • Sarana dan prasarana dalam penanganan susu • Kualitas air • Kesehatan ternak (mastitis dan lain-lain) • administrasi pengobatan [penggunaan obat-

obatan dan bahan kimia] • Input lain [kualitas pakan, keterampilan peternak] • Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

Titik Kritis Utama

MT

• Pengambilan Sampel

• Sarana dan prasarana dalam penerimaan susu

• Prosesing di Balance Tank

• Pengambilan Susu oleh Tangki ke IPS

• Proses di Dumtank

• Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik

Titik Kritis Utama

• SOP berorientasi pada:

– siapa yang melakukan

– apa aturan dan kebijakan

– kapan [BMP, GMP] harus dilaksanakan

– Mengapa BMP dan HACCP itu perlu

– dimana CCP itu berada

Manajemen Operasional

Prinsip – 3 PENETAPAN BATAS / LIMIT KRITIS Suatu nilai yang merupakan batas antara keadaan dapat diterima dan tidak dapat diterima, ditetapkan pada setiap CCP yang ditentukan --> like a sample KRITERIA BATAS / LIMIT KRITIS

1. Suhu

2. Waktu

3. Kelembaban (RH)

4. Nilai Aw

5. Nilai pH

6. Kuali & Kuant mikrob

7. Konsent. Pengawet

8. Konsent. Garam

9. Klorin bebas

10. Viskositas

11. Nilai kimia

12. Cemaran (jenis & jml)

13. Kondisi fisik terdeteksi (warna,

bau, tekstur)

Prinsip – 4 PEMANTAUAN BATAS KRITIS

Kondisi/konsekuensi Contoh Terjadi bahaya bagi kesehatan Ditemukannya pecahan kaca atau tulang

pd makanan & Ditemukan mikroba

patogen pada makanan

Kemungkinan bahaya dapat meningkat /

berkembang

•Pemanasan yang kurang

•Suhu pendinginan yang kurang

•Sarana penyajian-Disrtb-Konsm <<<

Produk diolah pada kondisi yang tidak

menjamin kesehatan

•Pencatat suhu rusak

•Pencatat waktu rusak

•H-S alat, ruang, tenaga <<<

Mutu bahan mentah tidak memenuhi

syarat

Residu pestisida pada sayuran/

buah, Logam berat pada ikan, Formalin

ayam/mie basah/tahu basah, Boraks

bakso / mie, angka kuman, Adanya

mikroba patogen, Angka asam pd minyak

& produknya, Gas NH3 & H2S pada hewani,

Mikotoksin (a.l. bm kering) & racun alami

Prinsip – 5 TINDAKAN KOREKSI

Tingkat resiko Tindakan koreksi / perbaikan

Prinsip – 6 VERIFIKASI

1. Penetapan jadwal verifikasi 2. Pemeriksaan kembali rencana

HACCP 3. Pemeriksaan catatan HACCP 4. Pemeriksaan penyimpangan CCP &

prosedur perbaikannya 5. Pengamatan visual selama produksi

mengendalikan CCP 6. Pengambilan contoh / sampel dan

analisa secara acak 7. Membuat kesesuaian rencana

HACCP

Prinsip – 7 DOKUMENTASI HACCP

1. Judul dan tanggal pencatatan 2. Keterangan makanan (keterangan khusus) 3. Bahan dan peralatan yang digunakan 4. Proses pengolahan yang dilakukan 5. CCP yang ditemukan 6. Batas kritis yang ditetapkan 7. Penyimpangan dari batas kritis yang terjadi 8. Tindakan koreksi / perbaikan 9. Identifikasi tenaga operator peralatan khusus