SISTEM INFORMASISUMBER DAYA MANUSIA

Human Resources Information System (HRIS)

I WAYAN SANTIKA

Email: agus_santika@yahoo.comWebsite: www.thebalisanti.com

SISTEM INFORMASI SDM (HRIS)

Suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai

Sistem konseptual untuk mengelola personel

HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain

FUNGSI SDM

Kegiatan Utama SDM: Perekrutan dan Penerimaan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Data Pegawai Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Bagaimana HRIS mendukung kegiatan SDM?

EVOLUSI HRIS

Pemerintah mengharuskan penyediaan statistik praktik ketenagakerjaan perusahaan sesuai dengan undang-undang.

Persyaratan pelaporan tersebut memerlukan bantuan sistem berbasis komputer

Diawali dengan komputer mikro yang stand alone dalam area, kemudian terkoneksi ke LAN, beberapa terkoneksi dengan fasilitas komputer sentral perusahaan, bahkan memasang komputer mini dan mainframe sendiri

MODEL SISTEM INFORMASI SDM

Menggunakan format umum yang sama dengan fungsional lain yaitu subsistem input, database, dan subsistem output.

Yang membedakannya adalah beragamnya aplikasi yang tercermin dalam enam subsistem output

MODEL SISTEM INFORMASI SDM

DatabaseHRIS

SubsistemPerencanaan

Angkatan Kerja

SubsistemPerekrutan

SubsistemPelaporan

Lingkungan

SubsistemManajemen

Angkatan Kerja

SubsistemKompensasi

SubsistemTunjangan

SistemInformasiAkuntansi

SubsistemIntelijen

SDM

SubsistemPenelitian

SDM

Pemakai

Subsistem OutputSubsistem Input

Data

Informasi

SumberInternal

SumberLingkungan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap tentang sumber daya manusia baik menyangkut keuangan maupun nonkeuangan

Elemen data personel yaitu bersifat nonkeuangan dan cenderung tetap (permanen), misalnya nama, jenis kelamin, tanggungan dll

Elemen data akuntansi yaitu bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis, misalnya upah per jam, gaji bulanan dll

SUBSISTEM PENELITIAN SDM

Merupakan subsistem input dalam HRIS yang mengumpulkan data baru melalui proyek penelitian khusus:- Penelitian suksesi (succession studies)- Analisis dan evaluasi jabatan (job

analysis and evaluation)- Penelitian keluhan (grievance studies)

SUBSISTEM INTELIJEN SDM

Merupakan subsistem input dalam HRIS yang mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan perusahaan.

Elemen lingkungan penyedia data meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing

SUBSISTEM INTELIJEN SDM

Intelijen Pemerintah Intelijen Pemasok Intelijen Serikat Pekerja Intelijen Masyarakat Global Intelijen Masyarakat Keuangan Intelijen Pesaing

DATABASE HRIS

Kompleksitas masalah SDM memerlukan database SDM berbasis komputer untuk penyimpanan data.- Isi Database Data pegawai dan nonpegawai- Lokasi Database Komputer sentral perusahaan dan SDM- Manajemen dan entry data Data dimasukkan ke database oleh beberapa sumber, yaitu nonmanajer SDM, nonmanajer di luar SDM, manajer SDM, dan manajer di luar SDM

OUTPUT HRIS

Output HRIS biasanya dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries

Perangkat lunak subsistem output lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh SDM dan jasa informasi sendiri

Model HRIS meliputi enam subsistem output yang masing-masing berisi sejumlah aplikasi

SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang

Aplikasi perencanaan angkatan kerja:- Pembuatan bagan organisasi- Peramalan gaji- Evaluasi jabatan- Perencanaan angkatan kerja- Pemodelan angkatan kerja

SUBSISTEM PEREKRUTAN

Subsistem ini membawa pegawai baru ke dalam organisasi

Merupakan subsistem output terkecil

Dua aplikasi dalam subsistem perekrutan:- Penelusuran pelamar- Pencarian internal

SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA

Merupakan subsistem output terbesar dengan tujuh aplikasi

Aplikasi yang mendapat dukungan kuat adalah:- Penilaian kinerja- Pelatihan

Aplikasi lain yang cukup mendapat pengembangan adalah:- Pengendalian posisi- Keahlian/kompetensi- Suksesi

SUBSISTEM KOMPENSASI Merupakan area HRIS yang paling berhasil,

beragam aplikasi, dan persentase penggunaan yang tinggi

Popularitas aplikasi yang tinggi karena mudah diterapkan

Aplikasi kompensasi:- Peningkatan penghargaan- Gaji- Kompensasi eksekutif- Insentif bonus- Kehadiran

Aplikasi kehadiran menjadi area yang paling besar usaha pengembangannya

SUBSISTEM TUNJANGAN

Juga merupakan area HRIS dengan tingkat penggunaan tinggi dan telah diterapkan dalam skala besar.

Aplikasi Tunjangan:- Kontribusi tetap- Tunjangan tetap- Laporan tunjangan- Tunjangan luwes- Pembelian saham- Pemrosesan klaim

SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN

Pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah

Aplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak di luar perusahaan, bukan kepada manajemen

STATUS HRIS MASA KINI

HRIS berpotensi menjadi area fungsional yang menerapkan komputer untuk pemecahan masalah, meskipun relatif terlambat bergabung dalam komputer.

HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf, dan pengarahan yang menurut Fayol, selama ini diabaikan oleh SI lain.

Status HRIS akan meningkat jika manajemen puncak melihat hal tersebut.

HRIS dalam Perusahaan

Perusahaan apa yang menganggap HRIS-nya sebagai aplikasi komputer terpenting?

Jasa Penempatan Tenaga Kerja

Tugas Kelas

1. Apa empat kegiatan pokok yang dilakukan oleh SDM?

2. Jelaskan model sistem informasi SDM (HRIS)!3. Gunakan teori manajemen untuk menjelaskan

mengapa HRIS (sistem informasi sumber daya manusia) memiliki begitu banyak potensi?

4. Bentuk output mana yang paling populer bagi pemakai HRIS? Mana yang paling tidak populer?

5. Kemana manajemen mencari pengganti ketika mereka melakukan penelitian suksesi?

6. Perusahaan apa yang menganggap HRIS-nya sebagai aplikasi komputer terpenting?