PROSES MANAJEMEN DAN PERANAN MANAJER

(KULIAH 4)

BY: DELINA HASAN

FARMASI

FKIK UIN SYAHID

2015 1

2

Tugas manajemen adalah memanfaatkan sumber daya untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Manajer harus memanfaatkan sumber daya tersebut untuk mencapai tujuan dari organisasi dengan memperhatikan kesempatan-kesempatan yang ada dan pembatasan-pembatasan.

Manajer harus mampu mengubah sumber daya yang tidak terorganisasi dengan menggerakkan alat produksi, mengkoordinasikan kegiatan di dalam perusahaan dengan dunia luar serta memotivasi karyawan dan bekerja bersama-sama untuk mencapai sasaran.

Manajer harus mampu melaksanakan usaha pengembangan dan pembaharuan. Kesemuanya memerlukan manajemen dan merupakan proses yang berjalan terus menerus.

Manajer harus memperhatikan bahwa yang diatur adalah orang. Setiap orang mempunyai bermacam-macam motif yang berbeda, mempunyai sikap yang selalu berubah dan mau membentuk kelompok informal.

3

Perubahan nilai-nilai sosial dapat berpengaruh terhadap organisasi (Richard Bechard, 1969) mengemukakan bahwa manusia;

1. Otonominya harus lebih bebas

2. Mempunyai pilihan dalam pekerjaannya

3. Berjuang untuk mewujudkan potensinya

4. Dapat memilih untuk memenuhi kebutuhan dan situasi konflik dengan kebutuhan/organisasi

5. Tugas-tugas yang dilaksanakan lebih bermakna

6. Tidak dapat dimotivasi dengan paksaan kekuatan

4

Syarat Seorang Manajer

1. Berkeinginan tahu

- mengenal lingkungannya

- mengadakan perbandingan

- mengenal cara kerja orang lain

2. Mampu menganalisa

- bagaimana pelayanan terhadap pembeli?

- bagaimana tentang hargaya?

- bagaimana promosinya?

- bagaimana kualitas dan kuantitas produk?

3. Mampu berintegrasi

4. Terampil berkomunikasi dan mendidik

5

5. Bersikap rasional dan obyektif

6. Bersikap pragmatis

7. Mempunyai rasa- Prioritas- Urgensi- Dapat memilih waktu- Bersatu padu- Bersangkut paut

8. Bersifat Sederhana

9. Bersifat Berani

10. Bersifat tegas dalam tindakan

6

Selain syarat di atas, seorang manajer agar mampu menggerakkan orang lain secara efisien, juga harus memiliki kemampuan sebagai: a. Problem Solver

Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah secara tepat, mencari sebab terjadinya masalah, mengetahui akibat bila masalah tidak dipecahkan, melihat berbagai alternatif

pemecahan dan menetapkan cara pemecahan masalah yang paling sesuai.

b. Decision MakerKemampuan pengambilan keputusan secara tepat, cepat dan akurat serta memperhitungkan resiko yang mungkin

timbul dalam memecahkan masalah.

c. LeaderPemimpin yang mempunyai sifat-sifat kepemimpinan atau leadership yang sesuai dengan kondisi organisasi, sehingga mampu menggerakkan orang lain untuk bersama-sama

memecahkan masalah.

7

Ketiga hal inilah yang disebut “MANAGERIAL SKILL”

Kemampuan manajerial ini harus dilengkapi dengan;• Human Skill

Kemampuan memahami kepentingan orang lain dan kemampuan yang sifatnya diperlukan untuk berhubungan dengan orang lain untuk berbagai kepentingan.

• Technical Skill

Kemampuan yang sifatnya teknis, berkaitan dengan profesinya atau tugas-tugas yang sifatnya spesifik.

Kebutuhan kemampuan manajerial, kemampuan insani, kemampuan teknis ini akan berbeda kadarnya, sesuai tingkatan manajerialnya, apakah sebagai top manager, middle atau lower manager

8

PROPORSI KEBUTUHAN KEMAMPUAN MENURUT TINGKATAN MANAJERIAL

MS HS TS

TOP

MIDDLE

LOWER

WORKER

MS : Manager Skill

HS : Human Skill

TS : Technical Skill

Tkt Top Manager kemampuan manajerial lebih banyak digunakan dibanding kemampuan teknis, tapi bukan tidak memeiliki kemampuan teknis, demikian seterusnya sampai di tkt worker. Kebutuhan yang sama dan paling besar adalah Human Skill. Disinilah kunci keberhasilan manajemen.

9

PENGERTIAN FUNGSI DALAM MANAJEMEN

Fungsi adalah kegiatan atau sekelompok kegiatan sejenis yang dilakukan oleh manusia.

Misal Fungsi Perencanaan

• Menentukan tujuan

• Menentukan alokasi anggaran

• Menentukan waktu yang dibutuhkan

• Menentukan cara yang akan dipakai

10

Fungsi Pengorganisasian• Menentukan siapa melakukan apa dan bertanggungjawab kepada

siapa

• Menentukan apa, bagaimana hak dan kewenangan serta tugas dan kewajiban

Fungsi Penggerakan • Menentukan bagaimana memotivasi orang lain untuk bekerja

bersama • Menentukan mekanisme kerjasama

Fungsi Pengendalian • Menentukan bagaimana menjaga agar tujuan tercapai sesuai

dengan rencana dan peraturan yang berlaku

11

Untuk memahami pengertian manajemen obat, berarti harus dapat menjawab APA tujuan dan BAGAIMANA cara mencapai tujuan pengelolaan obat.

Secara sedehana maka jawabannya,

Tersedianya (ketersediaan) obat setiap saat dibutuhkan meliputi, jenis dan jumlahnya, spesifikasi/kualitas, dan waktu secara efisien

Pengertian efisiensi tentunya sudah mencakup pengertian efektif

Efektif orientasinya pada pencapaian tujuan, berarti “efektifitas” menunjukkan derajat tercapainya tujuan.Sedangkan efisiensi orientasinya pada penggunaan sumber daya (input/faktor) untuk mencapai tujuan tersebut.

12

Fungsi-fungsi manajemen obat sebenarnya sama dengan fungsi manajemen pada umumnya yaitu;

1. Perencanaan

2. Penganggaran

3. Pengadaan

4. Penerimaan + Penyimpanan

5. Penyaluran/pendistribusian

6. Penghapusan

7. Pengendalian

13

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DAN PROSES

PEMECAHAN MASALAH

Tugas manajer yang paling penting dan paling sukar adalah pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Bermacam-macam cara dilakukan untuk mengambil keputusan berdasarkan sejarah yaitu;

1. Menggunakan instuisi

2. Menggunakan akal sehat, keputusan didasarkan atas pengetahuannya, tidak banyak mendengar pendapat orang lain

3. Menggunakan logika murni, keputusan didasarkan akal sehat yang telah dikembangkan, biasanya diadakan pilihan dari

beberapa alternatif yang ada.

14

Proses Pemecahan Masalah

1. Dicari sumber-sumber dan data yang baru dan dapat dipercaya

2. Diolah secara sistematis

3. Materinya dipelajari dan dikuasai

4. Lakukan analisa dari beberapa alternatif yang mungkin ada dengan memperhitungkan untung rugi.

Dalam melakukan analisa alternatif selalu dipengaruhi oleh faktor lingkungan dan individu di dalam organisasi, karena itu diperhitungkan masalahmasalah yang ada al;

a. Siapa yang akan terlibat atau mempengaruhi?

b. Apa yang akan diperlukan dalam tindakan selanjutnya?

c. Reaksi apa yang akan terjadi yang dapat diduga?

d. Dimana dan oleh siapa sumber reaksi tersebut?

e. Aksi perlawanan apa yang akan timbul?

f. Interaksi apa yang diperlukan?

15

5. Untuk mencegah adanya pengaruh lingkungan yang mempunyai implikasi sosiologi, ekonomi, politik dan finansial perlu memperhatikan policy dan peraturan organisasi. Hendaklah segala tindakan didasarkan kepada sistem administrasi yang wajar dengan tekanan, “kepentingan perusahaan harus di atas kepentingan pribadi”.

6. Harus memperhitungkan tenaga yang tersedia serta kualifikasinya

7. Situasi dan kondisi lingkungan dalam dan luar diperhatikan yang mungkin dapat mempengaruhi jalannya roda administrasi dan manajemen.

8. Pilih alternatif yang menguntungkan bagi perusahaan dengan penuh tanggungjawab, biasanya yang harus dipertimbangkan adalah;

16

• Biaya• Modal• Kecakapan dan keterampilan karyawan• Pembagian tugas• Keadaan yang terputus• Penjadwalan• Integrasi• Kekuatan sendiri

Cara termudah menentukan pilihan berbagai alternatif adalah;

a. Mudah tercapainya tujuan

b. Memberi kepuasan paling besar