Manajemen- Hildawati, M.Si

Manajemen- Hildawati, M.Si

BAB I

PENGERTIAN MANAJEMEN

A. Pengertian dan Pentingnya Manajemen

1. Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari kata to manage : mengatur. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diingini.

· Apa yang diatur?

Semua unsur-unsur manajemen yang terdiri dari ( 6M : money, methods, materials, mechies, men, and market)

· Kenapa harus di atur?

Agar 6M tersebut lebih berdaya guna, terintegrasi, dan terkoordinasi dalam mencapai tujuan yang optimal.

· Siapa yang mengatur?

Adalah pemimpin dengan wewenang kepemimpinannya melalui instruktur, sehingga 6M dan semua proses manajemen tertuju dan terarah kepada tujuan yang diinginkan.

· Bagaimana mengaturnya?

Melaui proses dari urutan fungsi-fungsi manajemen. (Planning, organizing, directing, and controlling).

· Dimana harus diatur?

Peraturannya dapat dilakukan di dalam suatu organisasi, sebab dalam organisasi inilah tempat kerja sama, proses manajemen, pembagian kerja, koordinasi, integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan tercapai.

Menurut beberapa pakar defini manajemen:

· Drs. Malayu S.P Hasibuan

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia (SDM) dan sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

· Andrew F. Sikula

Manajemen adalah Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahan sehingga akan dihasilkan suatu produk / jasa secara efisien.

· G.R Terry

Manajemen adalah Suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan SDM dan sumber-sumber lainnya.

· Harold Koontz and Cyril O’Donnel

Manajemen adalah Usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (Manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian).

2. Pentingnya Manajemen

Pada dasarnya manajemen itu penting sebab:

· Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri. Sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab dalam menyelesaikannya.

· Perusahan akan dapat berhasil, jika manajemennya yang diterapkan dengan baik.

· Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

· Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.

· Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan memanfaatkan 6M dalam proses manajemen tersebut.

· Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.

· Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.

· Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran atau tindakan.

· Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang.

B. Filsafat dan Azas-azas Manajemen

Filsafat manajemen adalah kerja sama saling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang baik untuk mencapai hasil yang optimal. Menurut F.W Taylor “Kumpulan pengetahuan dan kepercayan yang memberikan dasar atau basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masalah manajer”.

Para perintis ilmu manajemen:

1. Frederick Winslow Taylor (1856-1915)

Seorang sarjana teknik yang berasal dari AS dan pemimpin perusaan Bethlehem Steel Company. Ia dikenal sebagai bapak manajemen berdasarkan ilmu ( Scientific Management). Penelitian ini memusatkan pada efisiensi kerja manusia dan mesin dengan jalan meneliti gerakan-gerakan dan waktu yang diperlukan untuk memproduksi barang-barang. Pada tahun 1911 F.W Taylor menerbitkan bukunya yang pertama: The Principle of Scientific Managemen. Dalam penelitian itu dimulai dari buruh, hingga tingkat manajer ( shop level).

2. Henry Fayol (1841-1925)

Berasal dari Prancis dan bekerja pada Commantry Chambault Company (Perusahaan Tambang Batu Bara). Henry berhasil mengembangkan beberapa azas yang praktis dan sederhana yang dapat digunakan dalam pekerjan manajer (POC3: planning, organizing, coordinating, commanding, dan controlling).

Azas-azas manajemen

Azas (prinsip) adalah suatu pernyataan fundamental atau kebenaran yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan. Azas-azas umum manajemen menurut:

1. Henry Fayol

· Division of work (azas pembagian kerja)

Adanya keterbatasan-keterbatasan manusia dalam mengerjakan semua pekerjan yaitu: keterbatasan waktu, keterbatasan dalam pengetahuan, kemampuan, dan keterbatasan perhatian.

· Authority and Responsibility (azas wewenang dan tanggung jawab)

Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang, wewenang menimbulkan hak dan tanggung jawab menimbulkan kewajiban. Hak dan kewajiban menyebabkan interaksi / komunikasi antara atasan dan bawahan.

· Discipline (azas disiplin)

Adanya perjanjian, peraturan yang telah ditetapkan.

· Unity of Command (azas kesatuan pemerintah)

Setiap bawahan hanya menerima perintah dari atasan dan bertanggung jawab hanya kepada seorang atasan pula.

· Unity of Direction (azas kesatuan jurusan / arah)

· Subordination of individual interest into general interest (azas kepentingan umum di atas kepentingan pribadi)

· Renumeration of Personnel (azas pembagian gaji yang wajar)

· Centralization (azas pemusatan wewenang)

· Scalar of Chain(azas hierarki atau azas rantai berkala)

· Order (azas keteraturan)

· Equity (azas keadilan)

· Iniatif (azas inisiatif)

· Esprit de Corps (azas kesatuan)

· Stability of Turn-over personnel (azas kestabilan masa jabatan)

2. F.W Taylor

· Pengembangan metode-metode kerja yang terbaik.

· Pemilihan serta pengembangan para pekerja.

· Usaha untuk menghubungkan dan mempersatukan metode kerja yang terbaik dengan para pekerja yang terpilih dan terlatih.

· Kerja sama yang harmonis antara manajer dan non manajer.

3. Harrington Emerson

· Memberikan batasan tujuan dengan tegas.

· Pikiran yang sehat.

· Nasihat (konsultasi) yang konsekuen.

· Tata tertib.

· Penjelasan yang jujur.

· Laporan yang dapat dipercaya, segera dan memadai.

· Pengiriman (Penyaluran).

· Standarisasi dan penjadwalan.

· Keadaan yang distandarkan.

· Standar operasi.

· Pengubahan instruksi praktis yang standar.

· Penghargaan keefektifan.

C. Manajemen dan Manajer

1. Tingkatan manajemen

· Manajemen puncak ; Klasifikasi paling tinggi, (Ex: Presiden direktur, Wakil direktur, Sekretaris perusahaan, Kepala perwakilan).

· Manajer menengah ; Klasifikasi menengah, (Ex: Kepala departemen, Manajer cabang, Kepala pengawasan).

· Manajer lini pertama ; Klasifikasi atau tingkatan paling rendah, First line / first level (Ex: Mandor, Penyelia teknik, Kepala seksi).

· Non Manajerial ; Merupakan karyawan operasional, (Ex: Tenaga penjualan, Pembukuan, Karyawan).

2. Manajer-manajer fungsional dan umum

Gambar 1.1 Manajer-manajer fungsional dan umum

3. Fungsi-fungsi manajemen

Gambar 1.2 Fungsi-fungsi manajemen

4. Kegiatan-kegiatan manajer

Gambar 1.3 Kegiatan-kegiatan manajer

BAB II

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

A. Sejarah Perkembangan Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen terjadi sangat pesat, oleh karena itu perlu diketahui proses perkembangan teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen. Ada tiga aliran pemikiran manajemen yang ada yaitu: 1) Aliran klasik, 2) Aliran hubungan manusiawi, dan 3) Aliran manajemen modern.

1. Aliran klasik

a. Teori manajemen klasik

Disebut zaman manajemen ilmiah (evolusi pada abad 19) yang menyebabkan meningkatnya kebutuhan akan sesuatu pendekatan manajemen yang sistematik.

· Robert owen (1771-1858), Ia seorang manajer beberapa pabrik pemerintah kapas di New Lanark Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi.

· Charles babbge (1792-1871), Ia seorang profesor matematika di Inggris, yang mana menganjurkan pertama kali prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi dan juga menciptakan alat perhitungan (calkulator) mekanisme pertama, serta mengembangkan program-program pertama bagi komputer.

b. Manajemen ilmiah (1870-1930)

Aliran ini ditandai kontribusi –kontribusi dari:

· Frederick W. Taylor (1856-1915), Ia telah memberikan prinsip-prinsip dasar (filsafat) penerapan pendekatan ilmiah pada manajemen, dan mengembangkan sejumlah teknik-tekniknya untuk mencapai efisiensi. 4 prinsip dasar tersebut adalah:

1. Pengembangan metoda-metoda ilmiah dalam manajemen

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah karyawan

4. Kerja sama yang baik antara manajemen dengan karyawan

· Frank dan Lilian Gilberth (1861-1919), seorang pelopor pengembangan studi gerak dan waktu, menciptakan berbagai teknik manajemen yang diilhami Taylor.

· Henry L. Gantt, konstribusinya adalah penggunaan metoda grafik (bagan Gantt) untuk perencanan, koordinasi, dan pengawasan produksi. Teknik scheduling modern dikembangkan atas dasar scheduling produksi dari Gantt.

· Harrington Emerson (1853-1931), konstribusinya adalah masalah pemborosan dan ketidak efisienan. Emerson mengemukakan 12 prinsip efisien:

1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas

2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal

3. Adanya staf yang cakap

4. Disiplin

5. Balas jasa yang adil

6. Laporan-laporan yang terpercaya, segera, akurat, dan SI, serta akuntansi

7. Pemberian perintah perencanan

8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul metoda waktu setiap kegiatan

9. Kondisi yang distandarkan

10. Operasi yang distandarkan

11. Instruksi-instruksi praktis tertulis yang standar

12. Balas jasa efisien

Teori organisasi, aliran ini ditandai kontribusi –kontribusi dari:

· Henri Fayol (1841-1925), Ia seorang industriallis Prancis, mengemukakan teori dan teknik-teknik admnistrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasi-organisasi yang kompleks. Dalam teori administrasinya Fayol merinci 5 unsur:

1) Perencanaan,

2) Pengorganisasian,

3) Pemberian perintah,

4) Pengkoordinasian, dan

5) Pengawasan.

· James D. Mooney, Ia seorang eksekutif general motor yang mana mendefinisikan organisasi sebagai kelompok dua atau lebih yang bergabung untuk tujuan tertentu. Menureut Mooney ada 4 kaidah dasar dalam merancang organisasi yaitu :

1) Koordinasi ; wewenang, saling melayani, dokrin/perumusan tujuan, dan disiplin

2) Prinsip skalar ; mempunyai prinsip, prospek

3) Prinsip fungsional ; macam-macam tugas

4) Prinsip staf ; kejelasan perbedaan antara staf dan lini.

· Mary Parker Follett (1868-1933), pemikiran berdasarkan kerangka klasik, tetapi memperkenalkan beberapa unsur-unsur baru tentang aspek-aspek hubungan manusiawi. Follett adalah orang yang pertama kali menerapkan psikologi pada perusahaan, industri, dan pemerintah.

· Chaster I.Barnard (1886-1961), seorang presiden Bell Telephone di New Jersey, Ia memandang organisasi sebagai sistem kegiatan yang diarahkan pada tujuan.

2. Aliran Hubungan Manusiawi (Perilaku manusia atau Neoklasik)

Aliran ini ditandai kontribusi–kontribusi dari:

· Hugo Munsterberg (1863-1916), sebagai pencetus psikologi industri / bapak spikologi industri. Ia mengemukakan 3 cara mencapai tingkat produktifitas :

1) penemuan best pssible person

2) penciptaan best pssible person

3) Penemuan best pssible person untuk memotivasi karyawan.

· Elton Mayo (1880-1949), Percobaan-percobaan Hawthorne “Hubungan manusiawi” yang mana menggambarkan cara dimana manajer berintegrasi dengan bawahannya.

· Elton Mayo dan asisten risetnya Fritz J. Roethlisberge serta William J. Dickson (1927-1932) yang mana mengadakan studi tentang perilaku manusia dalam bermacam situasi kerja : produktivitas, upah dinaikkan.

3. Aliran Manajemen Modern

Aliran ini berkembang melalui 2 jalur yaitu :

a. Perilaku organisasi (aliran hubungan manusiawi)

Prisip-prinsip dasar perilaku organisasi:

1) Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip)

2) Manajemen harus sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati

3) Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajemen individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi

4) Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan

b. Aliran Kuantitatif (atas dasar manajemen ilmiah)

Langkah-langkah pendekatan aliran kuantitatif (management science) yaitu:

1) Perumusan masalah

2) Penyusunan suatu model matematis

3) Mendapatkan penyelesaian dari model

4) Pengujian model dan hasil model yang didapatkan

5) Penetapan pengawasan atas hasil-hasil

6) Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi

B. Pendekatan Sistem Dan Pendekatan Kontingensi

1. Pendekatan Sistem

Pendekatan ini bermaksud untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang mana terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Sebagai suatu pendekatan manajemen, “sistem” mencangkup baik sistem-sistem umum / khusus dan analisis tertutup maupun terbuka.

Gambar 2.1 Pendekatan sistem

2. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi dikembangkan oleh para manajer, konsultan, dan peneliti yang mencoba untuk menerapkan konsep-konsep dari berbagai aliran manajemen dalam situasi kehidupan nyata.

C. Perkembangan teori manajemen dimasa mendatang

Ada 5 kemungkinan arah perkembangan teori manajemen selanjutnya dimasa mendatang, yaitu:

1. Dominan, salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna.

2. Divergence, setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri.

3. Convergence, aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan di antara mereka cenderung kabur.

4. sintesa, masing-masing aliran berintegrasi.

5. Proliferation

BAB I11

MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI

Manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi saja, tetapi juga menyadari pentignya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang dikelolanya. Dimana lingkungan eksternal pada saat ini sangat bergejolak. Perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya sangat dinamis, dan kadang-kadang pengaruhnya pada manajemen tidak dapat diperkirakan terlebih dahulu.

A. Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan (bahan baku, dana tenaga kerja, energi) dari lingkungan eksternal, kemudian mentranformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal.

Lingkungan eksternal mempunyai unsur-unsur :

1. Yang berpengaruh langsung (lingkungan ekstern mikro) : para pesaing, penyedia, langganan, lembaga-lembaga keuangan, pasar tenaga kerja, dan perwakilan-perwakilan pemerintah.

2. Yang berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern makro) : teknologi, ekonomi, politik, dan sosial.

Lingkungan eksternal adalah semua elemen diluar suatu organisasi yang relevan untuk operasinya (elemen tidak langsung dan elemen langsung).

Elemen tidak langsung / direct-action element adalah elemen dari lingkungan yang secara langsung mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi.

Elemen langsung/ indirect-action element adalah elemen lingkungan eksternal yang mempengaruhi iklim tempat aktivitas organisasi berlangsung, tetapi tidak langsung mempengaruhi organisasi.

Dimensi internasional

Dimensi internasional

Gambar 3.1 Lingkungan eksternal organisasi

B. Organisasi dan Lingkungan

Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer-manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan organisasi. Hal ini berbeda di antara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasi dan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki di dalam organisasi.

Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan ekstern melalui:

1. Usaha mempengaruhi lingkungan ekstern mikro Manajer harus memusatkan usaha-usahanya pada aspek-aspek kunci lingkungan yang kritik bagi tujuan tertentu organisasi. Manajer dapat mempengaruhi langganan dengan periklanan. Manajer membuat hubungan kerja sama dan perundingan dengan para penyedia untuk menjamin pengadaan bahan baku yang dibutuhkan pada harga yang dapat diterima.

2. Peramalan (forecasting) dan lingkungan ekstern makro

Kelangsungan operasi perusahaan sangat tergantung pada antisipasi dan adaptasinya terhadap perkembangan lingkungan ekstern makro. Penelitian dapat dilakukan untuk memperjelas perkembangan yang dapat diperkirakan, setelah melakukan identifikasi dan seleksi sumber-sumber informasi yang relevan, perusahaan dapat melakukan peramalan situasi dan kondisi perekonomian, kemajuan teknologi, perubahan sosial, perkembangan penduduk kecenderungan iklim politik dengan sejumlah pendekatan dan teknik peramalan yang tersedia.

3. Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan

Cara paling penting bagi manajer untuk menyesuaikan dengan lingkungan eksternal adalah melalui pengembangan dan impletasi rencana-rencana bagi organisasi.

C. Tanggungjawab Sosial Manajer

Ini berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Manajer dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha, terutama dalam hubungannya dengan langganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga-lembaga pendidikan, perusahaan-perusahaan lain, para penyedia, kreditur, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat pada umumnya.

Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika yaitu sebagai berikut:

1. Hukum

2. Peraturan-peraturan pemerintah

3. Kode etik industri dan perusahaan

4. Tekanan-tekanan sosial

5. Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi

BAB IV

PERENCANAAN DAN MANAJEMEN STRATEGI

A. Perencanaan ; Sebuah Tinjauan

Perencanaan (Planning) adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara memutuskannya.

Beberapa definisi perancanaan menurut pakar sebagai berikut:

· Harold Koontz and Cyril O’donnel

Perancanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dari alternatif-alternatif yang ada.

· G.R Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang di inginkan.

· Louis A. Alien

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

· Billy E. Goetz

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.

· The New Webster Dictionary

Perencanaan adalah pernyataan dari segala sesuatu yang dikehendaki yang digambarkan dalam suatu pola atau peta-peta, gambar atau pernyataan dari bagian-bagiannya sesuai dengan pola tertentu.

· Drs. Malayu S.P Hasibuan

Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu.

Asas-Asas perencanaan (Principle of Planning):

1. Principle of contribution to abjective

2. Principle of efficiency of planning

3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)

5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)

7. Principle of timming (asas waktu)

8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)

9. Principle of alternative (asas alternatif)

10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

11. The commitment principle (asas keterikatan)

12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas)

13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah)

14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis)

Empat tahap dasar perencanaan:

Gambar 4.1 Empat tahap dasar perencanaan

B. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Gambar 4.2 Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya

C. Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana

Gambar 4.3 Kriteria penilaian efektifitas rencana

D. Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentuan strategic, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Gambar 4.4 Proses perencanaan strategik

E. Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan.

Ada 5 dasar pengklasifikasian rencana-rencana yaitu:

1. Bidang fungsional ; mencangkup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.

2. Tingkatan organisasional ; mencangkup keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

3. Karakteristik karakteristik (sifat) rencana ; mencangkup faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.

4. Waktu ; mencangkup rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

5. Unsur-unsur rencana ; dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan.

Ada 2 tipe utama rencana yaitu :

1. Rencana-rencana strategik

yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

2. Rencana-rencana operasional

penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan tercapai. Dapat kita lihat ada 2 rencana-rencana operasional yaitu sebagai berikut :

· rencana sekali pakai ; dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.

· rencana tetap ; merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.

BAB V

PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI DALAM PEMBUATAN

SUATU KEPUTUSAN

A. Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menetapkan tujuan-tujuan, terlebih dahulu harus menetapkan tujuan-tujuan, terlebih dulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Tujuan Organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang, dimana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

Berbagai fungsi tujuan organisasi menurut waktu dan keadaan:

1. pedoman bagi kegiatan

2. sumber legitimasi

3. standar pelaksanaan

4. sumber motivasi

5. dasar rasional pengorganisasian

Tipe-tipe tujuan yaitu:

1. tujuan kemasyarakatan

2. tujuan keluaran

3. tujuan sistem

4. tujuan produk

5. tujuan turunan

B. Proses Penetapan Tujuan

Proses penetapan tujuan merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi.

Bidang – bidang yang membutuhkan tujuan

Gambar 5.1 Bidang – bidang yang membutuhkan tujuan

Kebutuhan penyeimbangan tujuan

Lingkungan

Gambar 5.2 Kebutuhan penyeimbangan tujuan

Proses perumusan tujuan

Gambar 5.3 Proses perumusan tujuan

C. MBO

Management by objectives (MBO) Pertama kali diperkenal oleh Peter drucker dalam bukunya The Practice of Management (1954). TUGAS : Pengertian MBO, Sistem MBO Formal, Kekuatan dan kelemahan MBO, membuat MBO efektif.

D. Sifat Pembuatan Keputusan Manajerial atau Tipe-Tipe Keputusan

Masalah yang berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yang berbeda pula. Sifat pembuatan keputusan manajerial atau tipe-tipe keputusan terbagi atas 3 yaitu:

1) Keputusan terprogram ; (dibuat dalam kaitan dengan kebijakan, prosedur, peraturan) atau penyelesaian masalah rutin yang ditetapkan dengan peraturan, prosedur, atau kebiasaan.

2) Keputusan tidak terprogram ; Penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah non rutin.

3) Keputusan dengan kepastian, risiko, dan ketidakpastian.

Kepastian (kondisi pengambilan keputusan saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur, dan dapat diandalkan tentang hasil dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan).

Risiko (kondisi pembuatan keputusan yang didalamnya manajer mengetahui probabilitas sutau alternatif tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yang diinginkan). Probabilitas : pengukuran statistik tentang peluang suatu peristiwa atau suatu hasil akan keluar.

Ketidakpastian (kondisi pembuatan keputusan ketika manajer menghadapi kondisi eksternal yang tidak dapat diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas beberapa peristiwa tertentu.

E. Proses Pembuatan Keputusan

Gambar 5.4 Proses pembuatan keputusan

F. Model Rasional Dalam Perspektif

Model rasional membangkitkan citra pembuat keputusan sebagai mesin hitung super. Ada 3 buah konsep yang muncul untuk membantu manajer menempatkan keputusan dalam perspektif yaitu:

1. Rasionalitas terbatas dan memadai

Teori ini menekankan bahwa pembuat keputusan harus menghadapi kenyataan tidak memadainya informasi mengenai sifat masalah dan penyelesaian yang mungkin, kekurangan waktu dan uang untuk mengumpulkan informasi yang lebih lengkap, ketidakmampuan untuk mengingat sejumlah informasi, dan batas-batas kecerdasan mereka sendiri. Bukannya mencari keputusan yang sempurna/ideal, tetapi manajer sering kali puas dengan yang akan memenuhi tujuan mereka/konsumen secara memadai.

2. Heuristics

Suatu metode pembuatan keputusan yang dilakukan sesuai dengan lini empiris, dengan pedoman umum, untuk mencari penyelesaian masalah atau jawabannya.

3. Memutuskan siapa yang membuat keputusan

Secara tradisional, tanggung jawab akhir untuk membuat keputusan terletak di tangan manajer. Tetapi pendekatan tidak memadai, dimana terkadang keputusan ini bisa gagal bila manajer tidak bisa mampu menyakinkan orang lain untuk melaksanakannya secara sukarela. Kadang-kadang orang lain mempunyai alasan yang tepat untuk menolak kepusan tadi; mungkin mereka menyadari bahwa ada alternatif atau faktor relevan yang belum dipertimbangkan dalam analisis semula. Jadi, cukup penting karyawan dilibatkan dalam proses pembuatan keputusan.

BAB VI

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

A. Definisi Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian (organizing = pembagian kerja), jadi pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengertian pengorganisasian menurut beberapa pakar sebagai berikut:

1. Drs. Malayu S.P Hasibuan “Pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang dipelukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut”.

2. George R.Terry “Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh keputusan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.

3. Drs. Malayu S.P Hasibuan “ Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu”.

4. James D. Mooney “Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama”.

5. Chester I. Barnard “Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih”.

6. Koonzt & O’Donnel “Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang sruktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal di antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan”.

B. Azas-Azas Organisasi

Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada asas-asas (prinsip-prinsip) organisasi yaitu :

1. Principle of organizational objectives (asas tujuan organisasi)

2. Principle of unity of objective (asas kesatuan tujuan)

3. Principle of unity of command (asas kesatuan perintah)

4. Principle of the span of management (asas rentang kendali)

5. Principle of delegation of authority (asas pendelegasian wewenang)

6. Principle of parity of authority and responsibility (asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab)

7. Principle of principle of responsibility (asas tanggung jawab)

8. Principle of departementation (principle of division of work: asas pembagian kerja)

9. Principle of principle of personel placement (asas penempatan personalia)

10. Principle of scalar chain (asas jenjang berangkai)

11. Principle of efficiency (asas efisiensi)

12. Principle of continuity (asas keseimbangan)

13. Principle of coordination (asas koordinasi)

C. Struktur Organisasi

Definisi struktur organisasi menurut beberapa pakar :

1. The liang gie “struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama”.

2. Drs. Malayu S.P hasibuan “struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan type organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi”.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi sbb:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Dimana struktur mengikuti strategi, strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan.

2. Teknologi yang digunakan. Dimana perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4. Ukuran organisasi. Dimana besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

D. Rentang Kendali

Kenapa rentang kendali perlu dalam suatu organisasi? Rentang kendali perlu dalam suatu organisasi, karena adanya “limits factor : keterbatasan” manusia, yaitu: keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

Rentang kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Faktor-faktor yang membatasi besar-kecilnya rentang kendali yaitu:

1. sifat dan terincinya rencana

2. latihan-latihan dalam perusahaan

3. posisi pemimpin dalam struktur organisasi

4. dinamis atau statisnya organisasi

5. kemampuan dan kecanggihan komunikasi

6. tipe pekerjaan yang dilakukan

7. kecakapan dan pengalaman manajer

8. tingkat kewibawaan dan energi manajer

9. dedikasi dan partisipasi bawahan

E. Dasar-dasar Pendepartemen

Apa asas pendepartemenan itu? Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat ke dalam suatu unit kerja (bagian). Dasar-dasar pendepartemenan yaitu:

1. Enterprise function (fungsi-fungsi perusahaan)

2. Management function (fungsi-fungsi manajemen)

3. Process product (proses produksi)

4. Product (dasar produk/ hasil)

5. Customer (dasar pasar/ langganan)

6. Territory (dasar wilayah/ tempat)

7. Time (dasar waktu/shift)

8. Simple number (dasar jumlah)

9. combination

10. matriks

F. Macam-macam Organisasi

Macam-macam oranisasi yaitu:

1. berdasarkan proses pembentukannya (Terbagi atas dua yaitu: (1) Organisasi formal (2) Organisasi informal).

2. berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah (Terbagi atas dua yaitu: (1) Organisasi resmi, (2) Organisasi tidak resmi).

3. berdasarkan skala (ukuran) besar kecilnya (Terbagi atas tiga yaitu: (1) Organisasi besar, (2) Organisasi sedang, (3) Organisasi kecil).

4. berdasarkan tujuannya(Terbagi atas dua yaitu: (1) Organisasi social, (2) Organisasi perusahaan).

5. berdasarkan organization chart/bagan organisasinya (Terbagi atas empat yaitu: (1) berbentuk segitiga vertikal, (2) berbentuk segitiga horizontal, (3) berbentuk lingkaran dan setengah lingkaran, (4) berbentuk bulat oval).

6. berdasarkan tipe-tipe / bentuknya (Terbagi atas lima yaitu: (1) Organisasi lini, (2) Organisasi lini dan staf, (3) Organisasi fungsional, (4) Organisasi lini, staf, dan fungsional, (5) Organisasi komite).

G. Teori Organisasi

Untuk mempelajari perkembangan organisasi dilakukan melalui pendekatan-pendekatan organisasi sbb:

1. Pendekatan klasik

Pendekatan klasik (tradisional) ini didasarkan pada “teori mesin”. Pendekatan ini memperhatikan pembagian kerja, spesialisasi dan standar dalam mendesain organisasi, sehingga organisasi yang dibentuk dapat efektif dan efisien (efisien dan efektif artinya agar unsur manajemen (6M) berdaya guna dan berhasil guna) untuk mencapai tujuan.

2. Pendekatan tingkah laku

Pendekatan tingkah laku ini menekankan pentingnya memperhitungkan aspek manusia secara utuh dalam mendesain suatu struktur organisasi. Yang menjadi bahan penelitian utama adalah “tingkah laku manusia” dalam organisasi ; penelitinya adalah para ahli psikologi, sosiologi, dan antropologi yang ingin mengetahui faktor-faktor apa yang membentuk kerja sama manusia dalam mencapai tujuan organisasi.

3. Pendekatan struktur

Peter E. Drucker (1946) seorang ahli hukum dan wartawan di Jerman dan Austria, yang mana dalam teori organisasinya mencoba menjawab pertanyaan “struktur apakah yang dibutuhkan dan bagaimanakah seharusnya struktur itu dibangun?”. Mengemukakan 3 cara untuk menemukan struktur yang membantu pencapaian tujuan yaitu:

a. analisis kegiatan

b. analisis keputusan

c. analisis hubungan

Mengemukakan tiga rancangan pembangunan struktur :

a. struktur itu diorganisasi demi prestasi perusahaan.

b. struktur itu seharusnya terdiri dari tingkatan-tingkatan manajemen yang jumlahnya sesedikit mungkin.

c. harus ada peluang untuk pendidikan, pelatihan, dan pengujian manajer puncak masa depan yaitu dengan memberikan tanggung jawab kepada manajer yang masih muda untuk menjabat suatu kedudukan yang bila terjadi kegagalan tidak membahayakan perusahaan.

4. Pendekatan sistem

Menekankan bahwa organisasi bukanlah suatu “sistem tertutup”, tetapi suatu “sistem terbuka” yang harus berinteraksi dengan lingkungan. Dalam sistem terbuka terdapat dua interaksi yaitu interaksi internal dan interaksi eksternal.

H. Reogranisasi dan Restrukturisasi Organisasi

Reorganisasi adalah penyusunan kembali suatu organisasi, baik anggaran dasar, anggaran rumah tangganya maupun strukturnya, supaya organisasi itu lebih efektif dalam mencapai tujuan. Reorganisasi dilakukan karena tuntutan internal dan eksternal. Internal yaitu tuntutan dari dalam organisasi karena semakin maju atau mundur. Eksternal yaitu tuntutan dan dorongan dari luar organisasi.

Restrukturisasi adalah perubahan struktur suatu organisasi baik secara vertikal maupun horizontal, agar lebih efektif membantu tercapainya tujuan. Restrukturisasi ini dilakukan karena struktur organisasi tidak efektif lagi, akibat adanya kemajuan atau kemunduran perusahaan.

BAB VII

WEWENANG, TANGGUNG JAWAB, DELEGASI SERTA SENTRALISASI

DAN DESENTRALISASI

A. Wewenang

1. Arti Wewenang (Authority)

Beberapa definisi wewenang menurut beberapa pakar yaitu:

a. Drs. Malayu S.P Hasibuan “wewenang adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu”.

b. Louis A. Allen “wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan”.

c. G.R Terry “wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu”.

d. R.C Davis “wewenang adalah hak yang cukup yang memungkinkan seseorang dapat menyelesaikan suatu tugas kewajiban tertentu”.

e. Henry Fayol “wewenang adalah hak untuk memerintah (dalam organisasi formal) dan kekuatan (power) membuat manajer dipatuhi dan ditaati”.

Jenis-jenis wewenang (Authority) yaitu:

1. Line authority (wewenang garis) adalah kekuasaan, hak dan tanggung jawab langsung berada pada seseorang atas tercapainya tujuan. Dalam struktur organisasi disimbolkan dengan garis ( ).

2. Staff authority (wewenang staf) adalah kekuasaan dan hak “hanya” untuk memberikan data, informasi dan saran-saran saja untuk membantu lini supaya bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Dalam struktur organisasi disimbolkan dengan garis putus-putus ( ).

3. Functional authority (wewenang fungsional) adalah kekuasaan seorang manajer adalah karena proses-proses, praktek-praktek, kebijakan-kebijakan tertentu atau soal-soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan oleh pegawai-pegawai lain dalam bagian-bagian lain pula. Dalam struktur organisasi disimbolkan dengan garis terputus-putus dan titik-titik ( ).

4. Personality authority (wewenang wibawa) adalah kewibawaan seseorang adalah karena kecakapan, perilaku, ketangkasan dan kemampuan, sehingga disegani oleh kawan atau lawan.

2. Sumber-Sumber Wewenang (Authority)

a. formal authority theory (Teori wewenang formal) ; wewenang yang dimiliki seseorang bersumber dari barang-barang yang dimilikinya, sebagaimana yang diatur oleh undang-undang, hukum, dan hukum adat dari lembaga tersebut.

b. Acceptance authority theory (Teori penerimaan wewenang) ; wewenang seseorang dari penerimaan, kepatuhan dan pengakuan para bawahan terhadap perintah dan kebijakan-kebijakan atas kuasa yang dipegangnya.

c. Authority of the situation (wewenang diperoleh seseorang karena situasi) ; wewenang seseorang bersumber dari situasi, dimana keadaan darurat atau kejadian-kejadian luar biasa yang mana seseorang mengambil alih kekuasaan untuk menghadapi situasi-situasi tersebut.

d. Position authority (wewenang karena posisi / jabatan dalam organisasi) ; wewenang yang diperoleh seesorang bersumber dari posisi/kedudukan superior yang dijabatnya di dalam organisasi yang bersangkutan.

e. Technical authority (wewenang teknis) ; wewenang seseorang/operator bersumber dari komputer yang dipakai untuk memproses data.

f. Yuridis authority (wewenang hukum) ; wewenang itu diperoleh seseorang karena undang-undang / hukum.

B. Tanggung jawab

Tanggung jawab (responsibility) adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya. Tanggung jawab timbul karena adanya hubungan antara atasan (delegator) dan bawahan (deleget), dimana atasan memberi sebagian wewenang / pekerjaannya kepada bawahannya untuk dikerjakan. Perusahaan selalu terkait dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang berada dalam lingkungan sistem sosial, maka top manajer / manajer puncak suatu perusahaan khususnya harus bertanggung jawab kepada:

1. pemilik perusahaan

2. karyawan perusahaan

3. pemerintah dan konsumen

C. Delegasi Wewenang

Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Mengapa manajer gagal mendelegasikan? Delegasi adalah faktor kritis bagi manajemen yang efektif, tetapi manejer banyak gagal dalam delegasi, alasan-alasan tersebut antara lain:

1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

2. Manajer tidak bersedia menghadapi-menghadapi risiko bahwa bawahannya akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.

3. Manajer kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.

4. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam

Mengapa bawahan tidak menerima delegasi?

1. Delegasi berarti bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.

2. Selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.

3. Banyak bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

D. Sentralisasi Versus Desentralisasi

Desentralisasi adalah konsep dasar yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi, cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya. Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi:

1. Filsafat manajemen ; banyak manajer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat.

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi ; organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja.

3. Strategi dan lingkungan organisasi ; strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya.

4. Penyebaran geografis organisasi ; semakin menyebar satuan-satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif

6. Kualitas manajer ; desentralisasi membutuhkan manajer yang berkualitas, karena mereka harus membuat keputusan sendiri.

7. Keanekaragaman produk dan jasa ; semakin beranekaragam produk/jasa yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi.

8. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya ; biaya dan risiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah.

BAB VIII

KOORDINASI MANAJEMEN

A. Arti dan Pentingnya Koordinasi Manajemen

Beberapa definisi koordinasi menurut beberapa pakar sebagai berikut:

1. Koordinasi secara umum adalah suatu kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen (6M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.

2. E.F.L Brech “ mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri”.

3. G.R Terry “suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan”.

Kenapa koordinasi sangat penting?

1. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekosongan pekerjaan.

2. Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan.

3. Supaya semua tugas/kegiatan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

B. Syarat-syarat Koordinasi

1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai tujuan.

3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus harga menghargai.

4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

C. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar

1. Hirarki manajerial ; Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2. Aturan dan prosedur ; Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan ; Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

D. Meningkatkan Koordinasi Potensial

1. Sistem informasi vertikal ; yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.

2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal) ; ada beberapa hubungan lateral yang dapat dirinci, sbb:

· Kontak langsung, antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

· Peranan perhubungan, yang menangani komunikasi antara departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

· Panitia dan satuan tugas, panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.

· Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh manajer produk/proyek, perlu diciptakan bila suatu produk/jasa khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

· Peranan perhubungan manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.

· Organisasi matriks

E. Pengurangan Kebutuhan Akan Koordinasi

1. Penciptaan sumber daya – sumber daya tambahan ; dimana memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri ; dimana teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.

F. Penentuan Mekanisme Koordinasi Yang Tepat

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. Dapat dilihat dari berapa banyak informasi yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakan operasi-operasinya ? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi?.

BAB IX PERSONALIA, MOTIVASI, DAN KOMUNIKASI

A. Penyusunan Personalia Organisasi

Sumber daya yang terpenting suatu organisasi adalah SDM / orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas, dan usaha mereka kepada organisasi. Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

Ada tiga perencanaan personalia :

1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.

2. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada.

3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Proses penyusunan personalia

Gambar 9.1 Proses penyusunan personalia

B. Motivasi

Motivasi berasal dari kata latin “Mavere : Dorongan / daya penggerak”. Beberapa defnisi motivasi menurut para pakar:

1. Drs. Malayu S.P Hasibuan “Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang, agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan”.

2. Harold Koontz “ Motivasi merupakan pemacu pada dorongan dan usaha untuk memuaskan kebutuhan atau suatu tujuan”.

3. Wayne F. Cascio “ Motivasi adalah suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan kebutuhannya”.

Teori-teori motivasi:

1. Teori-teori petunjuk (prescriptive theories), dimana mengemukakan bagaimana memotivasi karyawan. Teori-teori ini berdasarkan pengalaman coba-coba.

2. Teori-teori isi (content theories) atau disebut juga dengan teori kepuasan / teori kebutuhan (need theories), dimana berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku. Teori-teori yang termasuk kategori teori-teori ini yaitu: 1) hirarki kebutuhan dfari psikologi, 2) Frederick herzberg dengan teori motivasi – pemeliharaan atau motivasi higienis, 3) teori prestasi dari penulis dan peneliti david Mc.Mlelland.

3. Teori-teori proses (process theories), dimana berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan dari motivasi. Teori-teori yang termasuk kategori teori-teori ini yaitu: 1) Teori pengharapan, 2) Pembentukan perilaku, 3) Teori porter-lawler, 4) Teori keadilan.

C. Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.

1. Proses komunikasi

Gambar 9.2 Proses Komunikasi

2. Saluran komunikasi dalam organisasi

Gambar 9.3 Saluran komunikasi dalam organisasi

3. Peningkatan efektifitas komunikasi

Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif. Ada beberapa cara yang mana manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi yaitu:

· Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana dengan cara ini manajer dapat mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Pentingnya komunikasi menyebabkan banyaknya perusahaan menggunakan para “ahli komunikasi”, dimana para spesialis komunikasi ini membantu penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

· Penggunaan umpan-balik

Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Ex: setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “apakah saudara mengerti?, atau Apakah saudara punya pertanyaan?”.

· Menjadi komunikator yang lebih efektif

Teknik-teknik komunikasi yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya diluar pekerjaan. Oleh karena diperlukan latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat.

BAB X

KEPEMIMPINAN

A. Pengertian dan Tugas pemimpin

Kepemimpinan adalah kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran.

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan kepemimpinan adalah suatu seni seorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahan, agar mau bekerja sama dan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi.

Harold koontz & cyrill O’donnel kepemimpinan adalah suatu seni membujuk bawahannya untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dengan semangat keyakinan.

Siapa yang disebut pemimpin? “Manajer/kepala/ketua/direktur/presiden dsb”. Beberapa definisi pemimpin :

1. Drs. Malayu S.P Hasibuan “Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan”

2. Davis and Filley “Pemimpin adalah seseorang yang menduduki suatu posisi manajemen atau seseorang yang melakukan suatu pekerjaan memimpin”

3. Robert Tanembaum “Pemimpin adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk menggorganisasi, mengarahkan dan mengontrol para bawahan yang bertanggung jawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi demi mencapai tujuan organisasi”

Manajer merupakan sumber aktivitas dan mereka harus merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan semua kegiatan, agar tujuan tercapai. Manajer harus memberikan arah kepada perusahaan yang dipimpinnya. Manajer harus memikirkan secara tuntas misi perusahaan itu, menetapkan sasaran-sasaran, strategi dan menggorganisir sumber-sumber daya untuk tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

B. Teori-teori Kepemimpinan

Ada dua teori kepemimpinan yaitu:

1. Teori sifat (The traitist theory of leadership)

Teori ini mengemukakan bahwa untuk menentukan sifat-sifat kepemimpinan yang baik, perlu diteliti secara induktif, mengamati mereka yang diakui sebagai pemimpin yang berhasil dan menyebutkan sifat-sifat yang dimilikinya masing-masing.

Para ahli manajemen yang menganut teori sifat ini antara lain :

a. E.E Ghizeli: 1) kecerdasan, 2) kemampuan mengendalikan, 3) inisiatif, 4) ketenangan diri, 5) Kepribadian.

b. Thomas W. Harrell : 1) kemauan keras, 2) tingkah laku yang ditentukan sifat lahiriah, 3) keinginan kekuasaan, 4) keinginan prestasi.

c. Keith Davis : 1) kecakapan, 2) kematangan dan luwes pergaulan, 3) motivasi dan rangsangan prestasi, 4) sikap hubungan manusiawi

2. Teori kepemimpinan situasional

Teori ini kepemimpinan dipengaruhi oleh keadaan pemimpinan, pengikut, organisasi dan lingkungan sosial (ekonomi, kebudayaan, agama, moral, dan politik). Keberhasilan seorang pemimpin juga dipengaruhi oleh situasi artinya adalah seorang pemimpin yang berhasil baik dalam keadaan normal, tetapi pemimpin lainnya hanya akan berhasil dalam keadaan kritis.

C. Pendekatan Tentang Manajer

1. Pendekatan tingkatan dan tugas-tugas manajer

Tingkatan-tingkatan manajer dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian yaitu; Top manager, Middle manger, Lower manager.

Tugas-tugas manajer meliputi:

1) Managerial cycle / pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, penelitian, dan pelaporan.

2) Memotivasi

3) Manajer harus berusaha memenuhi kebutuhan-kebutuhan para bawahannya, supaya loyalitas dan partisipasinya meningkat.

4) Manajer harus membenahi fungsi-fungsi fundamental manajemen secara baik.

2. Pendekatan luas pekerjaan manajer

Luas pekerjaan manajer meliputi masalah internal dan eksternal. Masalah internal perusahaan harus dibenahi dengan baik, supaya semua potensi perusahaan lebih berdaya guna dan berhasil dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Masalah eksternal perusahaan harus diamati dan diimplementasikan mengenai kondisi-kondisi yang mendukung dan menghambat tercapainya tujuan perusahaan, seperti tingkat pesaing, peraturan pemerintah, situasi perekonomian nasional dan internasional.

3. Pendekatan sifat kerja manajer

Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan pikiran yang dilakukan seseorang dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Sifat kerja manajer dibedakan atas “kerja fisik dan kerja pikir”.

P

O

A

C

B

TM : Top Manager

M

S

T

S

MM : Middle Manager

LM : Lower Manager

A

Keterangan:

P : Planning / perencanaan

O : Organizing / pengorganisasian

A : Actuating / pengarahan

C : Controlling / pengendalian

MS : Managerial skill / kemampuan memimpin, konseptual

TS : Techncial skill / kemampuan mengerjakan dan mengajarkannya

AB : Garis pemisah antar MS dan TS

Hasil :

1) TM luas tugasnya PO > AC, sifat kerjanya dimana kerja pikir lebih besar dari kerja fisik ( MS > TS).

2) MM luas tugasnya PO = AC, sifat kerja-kerja fisik = kerja pikir (MS = TS).

3) LM luas tugasnya AC > PO, sifatnya kerja fisik lebih banyak dari pada kerja pikir (TS > MS).

4. Pendekatan sifat-sifat seseorang manajer

Sifat-sifat manajer yang akan berhasil dalam tugasnya yaitu:

a. Cara deduktif

Menurut cara ini, sifat-sifat dan ciri-ciri manajer ditentukan berdasarkan hasil analisis jabatan, karena dengan analisis jabatan akan diketahui tugas-tugas dan tanggung jawab serta kualifikasi-kualifikasi dari manajer yang akan menjabat jabatan tersebut.

b. Cara induktif

Menurut cara ini, sifat-sifat dan ciri-ciri manajer ditentukan berdasarkan dengan mencari sifat dan ciri-ciri khusus sejumlah manajer yang sukses. Sifat dan ciri-ciri khusus sejumlah manajer yang sukses inilah yang kemudian dijadikan sifat dan ciri-ciri bagi seorang manajer.

Cara atau gaya-gaya keemimpinan yang dilakukan seorang pemimpin dalam mempengaruhi para bawahannya tidak sama. Hal ini disebabkan latar belakang dari pemimpin, organisasi, pengikut, dan lingkungan.

Gaya-gaya kepemimpinan menurut Drs. S.P Hasibuan adalah:

1. Kepemimpinan otoriter yaitu jika seorang pemimpin menganggap dirinya yang paling berkuasa, paling pintar dan mampu. Pengarahan bawahan dilakukan dengan cara instruksi / perintah.

2. Kepemimpinan partisipatif yaitu pemimpin menciptakan kerja sama yang serasi, menumbuhkan loyalitas dan partisipasi bawahannya.

3. Kepemimpinan delegatif yaitu pemimpin mendelegasikan wewenang kepada bawahannya dengan agak lengkap, sehingga bawahan itu dapat mengambil keputusan dan kebijakan-kebijakan dengan agak bebas atau leluasa dalam melaksanakan tugas.

BAB XI

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

A. Kekuatan-kekuatan penyebab perubahan

Banyak faktor yang mempengaruhi organisasi, baik internal maupun dari eksternal.

Kekuatan-kekuatan perubahan eksternal Kekuatan-kekuatan perubahan internal

Kebudayaan Pendidikan Sosial

Kegiatan-kegiatan

karyawan

Organisasi Tujuan Organisasi Strategi

Kebijaksanaan

Teknologi

Politik Teknologi Ekonomi

Gambar 11.1 Kekuatan-kekuatan penyebab perubahan

B. Proses Pengelolaan Perubahan

Proses pengelolaan perubahan harus mencangkup dua gagasan dasar bila perubahan mengarah pada efektifitas organisasi :

1) Tekanan dan desakan : proses ini mulai ketika manajer puncak merasakan adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Ini biasanya disebabkan oleh berbagai masalah seperti penurunan penjualan, penurunan produktifitas, tingginya perputaran tenaga kerja.

2) Intervensi dan reorientansi : konsultan / pengantar perubahan dari luar sering digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi untuk memusatkan perhatiaanya pada masalah tersebut.

3) Diagnosa dan pengenalan masalah : Informasi dikumpulkan dan dianalisa oleh pengantar perubahan dan manajemen.

4) Penemuan dan komitmen pada penyelesaian : Pengantar perubahan hendaknya merangsang pemikiran dan mencoba untuk menghindari penggunaan “metoda-metoda lama yang sama”.

5) Percobaan dan pencarian hasil-hasil : Penyelesaian-penyelesaian biasanya diuji dalam program-program percobaan berskala kecil dan hasil-hasilnya dianalisa.

6) Penguatan dan penerimaan : Bila serangkaian kegiatan telah teruji dan sesuai dengan keinganan, harus diterima secara sukarela.

C. Pendekatan Perubahan Organisasi

Bila manajemen merencanakan suatu perubahan, maka harus memutuskan unsur-unsur apa dalam organisasi yang akan diubah.

Menurut Harold J.Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui :

1) Pengubahan struktur : menyangkut modifikasi dan pengaturan kembali berbagai sistem internal seperti hubungan-hubungan tanggung jawab wewenang, sistem komunikasi, aliran kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja.

2) Teknologi : pengubahan atau modifikasi faktor-faktor seperti peralatan, proses teknik. Teknik-teknik riset, sistem produksi yang menyangkut layout, metoda-metoda dan prosedur.

3) Orang-orangnya : mengcangkup perubahan a) kebijaksanaan dan prosedur penarikan dan seleksi, b) kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan, c) sistem balas jasa, d) ketrampilan-ketrampilan kepemimpinan dan komunikasi manajerial, e) sikap kepercayaan, peranan atau karakteristik-karakteristik karyawan.

D. Konsep Pengembangan Organisasi

Dilain pihak pengembangan organisasi tidak dirancang untuk memecahkan masalah-masalah terpisah dan sementara. Pendekatan ini berjangka waktu lebih panjang dan lebih mencangkup pendekatan perubahan untuk menggerakkan keseluruhan organisasi ke tingkat perbaikan prestasi dan kepuasan para anggota organisasi dengan lebih tinggi. Pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif, dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal dengan bantuan pengantar perubahan, penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.

BAB XII

MANAJEMEN KONFLIK

A. Definisi Konflik

Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Konflik organisasi adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota / kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya - sumber daya yang terbatas atau kagiatan-kegiatan kerja atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi.

B. Jenis-jenis Konflik

1. Konflik dalam diri individu, yang terjadi bila seorang individu menghadapi ketidakpastian tentang pekerjaan yang dia harapkan untuk melaksanakannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan, atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya.

2. Konflik antar individu, hal ini sering diakibatkan oleh perbedaan-perbedaan kepribadian.

3. Konflik antara individu dan kelompok, yang berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka.

4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, karena terjadi pertentangan kepentingan antar kelompok.

5. Konflik antar organisasi, yang timbul sebagai akibat bentuk persaingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara.

C. Metoda-metoda Pengelolaan Konflik

1. Metoda stimulasi konflik, meliputi ; a) pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok, b) penyusunan kembali organisasi, c) penawaran bonus / pembayaran insentif dan penghargaan untuk mendorong persaingan, d) pemilihan manajer-manajer yang tepat, f) perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.

2. Metoda pengurangan konflik, metoda ini mengelola tingkat konflik melalui “pendinginan suasana”, tetapi menangani masalah-masalah yang semula menimbulkan konflik. Meliputi : a) mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kelompok, b) mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan untuk menghadapi “ancaman/musuh” yang sama.

3. Metoda Penyelesaian konflik, penyelesaian dimana mencangkup perubahan dalam struktur organisasi, dan mekanisme koordinasi. Ada tiga metoda penyelesaian konflik yang sering digunakan yaitu : a) dominasi atau penekanan, b) kompromi, dan c) pemecahan masalah integrasi.

D. Konflik Struktural

Dalam organisasi klasik ada empat daerah struktural dimana konflik sering timbul:

1. Konflik hirarki, yaitu konflik antara berbagai tingkatan organisasi (ex: Manajemen puncak konflik dengan dewan direktur).

2. Konflik fungsional, yaitu antara berbagai departemen fungsional organisasi (ex: konflik antara departemen produksi dengan departemen pemasaran).

3. Konflik lini-staf, yaitu konflik antara staf (ex: adanya perbedaan-perbedaan yang melekat pada personalia lini dan staf).

4. Konflik formal-informal, yaitu konflik antara organisasi formal dan informal.

BAB XIII

PENGAWASAN

A. Dasar-dasar Proses Pengawasan

Pengawasan adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

Tipe-tipe pengawasan

Feedforward control Concurrent control Feedback control

Proses pengawasan

B. Teknik dan Metoda Pengawasan

Tugas Kelompok: 1) Perbedaan tipe metoda pengawasan, 2) Penggunaan anggaran dalam pengawasan, 3) Metoda-metoda pengawasan anggaran khusus, 4) Penggunaan pemeriksaan akuntan (Auditing) untuk pengawasan, 5) Analisa Break – Event, 6) Analisa rasio keuangan, 7) Penggunaan bagan Gantt, Pert dan CPM

BAB XIV

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Definisi SIM

Sistem: sistem dapat abstrak dan fisis, sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan / konsepsi-konsepsi yang salingn bergantungan. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Informasi: data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Manajemen: ilmu atau seni mengatur proses pemamfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan yang piawai yang memudahkan proses manajerial kepada pejabat pimpinan.

B. SIM, Komputer, dan Manajemen

Seperti yang telah diketahui bahwa informasi adalah data yang telah diolah, artinya untuk mengambil keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan-tindakan yang harus dilakukan yaitu:

1) Teknik mengumpulkan data, melalui 4 metode:

a. melalui pengamatan sendiri secara langsung

b. melalui wawancara

c. melalui perkiraan koresponden/pembawa berita

d. melalui daftar pertanyaan

2) Operasi dan pengolahan data

Pada dasarnya data adalah bahan mentah yang harus ditangani dan ditempatkan dalam hubungannya yang berarti sebelum data tersebut menjadi bagi penerima. Untuk menyusun data dan mendatangkan hasil yang berarti, beberapa kombinasi operasi data dasar harus dilaksanakan.

Ada sepuluh operasi dasar yang menghasilkan keluaran penting dapat dilihat dalam setiap sistem informasi:

a. capturing/pencatatan data

b. pemeriksaan/verifying

c. penggolongan/classifying

d. penyusunan/penyortiran

e. peringkasan/summarizing

f. penghitungan/calculating

g. penyimpanan/storing

h. pengambilan kembali/retrieving

i. reproduksi

j. penyebaran pengkomunikasian

C. Manajemen dan SIM

Manajemen dipandang sebagai suatu kegiatan yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan. Dalam hubungannya antara manajemen dan SIM adalah untuk mengambil keputusan, dimana suatu kegiatan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dibutuhkan untuk memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas tertentu.

Manajer Divisi

Manajer Pemasaran

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Penelitian & Pengembangan

Manajer Keuangan

Manajemen UMUM yang mengelola beberapa bidang Fungsional

Manajemen fungsional mengelola hanya satu fungsi

1. Perencanan :

Pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, dan penyusunan strategi, kebijaksanan, program,dll.

2. Pengorganisasian : Penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang, dan tanggung jawab serta koordinasi

3. Peny.Personalia :

Seleksi, latihan, pengembangan, penempatan, dan orientasi karyawan

5. Pengawasan:

Penetapan standar, pengukuran pelaksanan, dan pengambilan tindakan korektif.

4. Pengarahan :

Motivasi, komunikasi kepemimpinan untuk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang di tugaskan kepadanya.

Kegiatan Interaksional

Peranan antar pribadi

Peranan informasional

Peranan Pembuatan keputusan

Kegiatan Administratratif:

Pemrosesan kertas kerja

Penyiapan dan administrasi anggaran

Monitoring kebijaksanan dan prosedur

Pemiliharan stabilitas operasi

Kegiatan teknis:

Pekerjan dengan peralatan-peralatan

Pemecahan masalah teknis

Pelaksanan fungsi-fungsi teknis

Kegiatan pribadi:

Pengaturan waktu

Pengembangan karier pribadi

Keterlibatan dengan kehidupannya sendiri

Lingkungan eksternal

Batas Sistem Internal

Masukan (Sumber daya & informasi)

Proses transformasi

Keluaran (Barang & jasa)

Kembalinya Keluaran

Penggunaan keluaran

Organisasi dan manajer

Lemb. Keungan

Perwakilan pemerintah

Para pesaing

Penyedia

Pasar tenaga kerja

Langganan

teknologi

Politik

Ekonomi

Sosial

Lingkungan Makro

Lingkungan Makro

Lingkungan Mikro

Lingkungan Mikro

Tahap 1

Menetapkan tujuan

Tahap 2

Merumuskan keadaan sekarang

Tahap 3

Mengidentifikasikan kemudahan

dan hambatan

Tahap 4

Mengembangkan serangkaian kegiatan

T

U

J

U

A

N

Pengawasan

Perencanaan

Pengorganisasian

Penyusunanan personalia

Pengarahan

Efektivitas perencanaan

Ketetapan waktu

Efektivitas biaya

Kegunaan

Akuntabilitas

Ketetapan dan objectivitas

Ruang lingkup

Nilai-nilai manajeme

Tanggung jawab social perusahaan

1. Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum

2. Profil perusahaan, indentifikasi tujuan dan strategi sekarang

3. Analisa lingkungan eksternal (mikro dan makro)

4. Analisa internal perusahaan : kekuatan dan kelemahan organisasi

5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis

6. Pembuatan keputusan strategik :

Mengembangkan alternative-alternatif

Mengevaluasi alternative-alternatif

Memilih alternatif

7. Tujuan-tujuan jangka panjang

Tujuan atau sasaran tahunan

UMPAN BALIK

Strategi umum

Strategi operasional

8. Implementasi Strategi

9. Peninjauan kembali dan evaluasi

UMPAN BALIK

Tanggung jawab social dan publik

Posisi pasar

Produktivitas

Sumber daya phisik dan keuangan

Profitabilitas

Prestasi dan sikap karyawan

Prestasi dan pengembangan manajer

Inovasi

TUJUAN

Langganan / konsumen

Penyedia / supplies

Pemegang saham

Organisasi

Atasan

Manajer

Bawahan

Masyarakat

Spesialisasi

Rekan sejawat

Serikat kerja

Pemerintah

Kelompok-kelompok lain

Asosiasi profesional

Koalisi eksternal

Pemegang saham / pemilik modal

Penyedia / supplier

Langganan / konsumen

Masyarakat

Koalisi internal

Manajemen

Manajer

Karyawan

Tujuan individu vs organisasi

Manajer pelaksanaan / eskekutip

Sistem nilai

TUJUAN

Identifikasi & diagonal masalah

Pengumpulan & analisa data

Pengembangan

Evaluasi alternatif alternatif

Pemilihan alternatif alternatif

terbaik

Implementasi keputus

an

Evaluasi hasil-hasil

Umpan balik

Perencanaan sumber daya manusia

Penarikan personalia yang dibutuhkan

Seleksi

Pengenalan dan orientasi

Pemeliharaan kesehatan dan keamanan

Latihan dan pengembangan karyawan

Penilaian pelaksanaan kerja

Pemberian balas jasa dan penghargaan

Perencanaan dan pengembangan karier

1. Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan

2. Diterjemah atau disandikan ke dalam kata-kata dan simbol-simbol

3. Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima

4. Penerima menangkap simbol-simbol

5. Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan, dan

6. Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim

Presiden

Direktur

Komunikasi kebawah (Komulikasi vertikal): Prosedur, pengarahan, intruksi, penugasan, saran, kebijaksanaan, dan tujuan

Manajer pemasaran

Manajer produksi

Manajer keuangan

Manajer personalia

Komunikasi keatas (Komunikasi vertical): Laporan, masalah, gagasan, sikap, klasifikasi, penyelesaaian

Komunikasi lateral: Usaha-usaha koordinasi, pemecahan masalah,

Komunikasi diagonal: Saran staf, masalah-masalah lini

Kegiatan belum dilaksanakan

Kegiatan sedang dilaksanakan

Kegiatan telah dilaksanakan

Penetapan standar pelaksanaan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiataan

Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Perbandingan dengan standar evaluasi

Pengambilan tindakan koreksi

PAGE