D is u s u n O l e h Nama : Alwi NIM : 023.701.s.08004

Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Provinsi NTB

Rumah Sakit Umum Provinsi NTB adalah unsur penunjang Pemrintah Provinsi NTB yang beradadi bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dan secara teknis operasional bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi NTB. Rumah Sakit Umum Provinsi NTB dipimpin oleh seorang Direktur dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu

oleh tiga orang wakil dari Direktur yang berada dan bertangung jawab kepada Direktur.

Bangunan gedung yang digunakan sebagai Rumah Sakit Umum Provinsi Nusa Tenggara Barat yang di dirikan kurang lebih tahun 1915 berasal dari perubahan-perubahan gedung peninggalan pemerintah Kolonial Belanda, terletak di tengah-tengah kota Mataram diatas areal tanah seluas

1,25 hektar dan merupakan gedung Sekolah Dasar (HIS) pada jaman pemerintah kolonial Jepangbangunan tersebut dipergunakan (KYO In dan SI HANG GAKO). Setelah kemerdekaan republik Indonesia, gedung tersebut tidak lagi dipergunakan sebagai tempat pendidikan, melainkan dipergunakan sebagai tempat Palang Merah.

Beberapa waktu kemudian penggunannya berubah sebagai Rumah Sakit (Rumah Sakit Beattrix).Antara tahun 1947-1948 nama Rumah Sakit beeattrix diubah menjadi Rumah Sakit Umum Mataram dan merupakan bagian dari Dinas Kesehatan Rakyat Lombok, pada masa itu beberapa gedung dibangun untuk menambah atau melengkapi gedung yang telah ada sesuai kebutuhan.

Pada tahun 1959 Daerah Nusa Tenggara Barat dibagi menjadi 6 Kabupaten (Daerah Swastatnra Tingkat II) Lombok Barat, Lombok Tengah, Lombok Timur, Sumbawa, Dompu dan Bima. Berdasarkan surat keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Barat Nomor 448/pem.47/5/151 tanggal5 November 1969, status Rumah Sakit Umum Mataram yang pengelolaanya di bawah pemerintah Kabupaten Lombok Barat diubah menjadi milik dan

pengelolaanya di bawah pemerintah daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dan disebut RumahSakit Umum Provinsi Nusa Tenggara Barat. Hal ini berjalan sampai sekarang namun lebihdikenal dengan nama Rumah Sakit Umum Daerah Mataram..

Jenis pelayanan yang ada RSUP NTB1.

Pelayanan rawat jalan Pelayanan rawat jalan Poli Orthopedi Poli mata Poli Dalam II Poli bedah saraf Poli anak Poli saraf Poli Jantung Poli paru Poli Dalam I Poli Urulogi Poli khusus Poli kulit Poli THT Lab Gigi, poli bedah mulut Poli gigi, Poli bedah dan OK Miror Ok mirror Poli kandungan/KB Poli hamil Ruang bersalin Penyakit kulit dan kelamin Poli Klinik rehabilitasi medik Poli klinik gizi

2. Rawat sehari (One Day Care) 3. Pelayanan Rawat Inap VIP B HCU Kelas 1

Kelas II A Kelas II B Kelas III Poli Isolasi (Khusus) Jumlah

:6 :8 :5 : 10 : 12 : 18 : 40 : 99

4. Pelayanan rawat jalanPelayanan medis canggih yang ada di Rumah Sakit Umum Provinsi meliputi, pelayanan: CT Scan Mammografi Pyelografi Intravena Colon Inloop Uretro Cystrografi HSG Lambung UGI Cystrografi Renografi ECG/EKG EEG Endoscopy

Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Provinsi NTB1. Visi Menjadi Rumah Sakit Rujukan yang Unggul dalam pelayanan pendidikan dan penelitian di Indonesia Timur Tahun 20132. Misi Memberikan pelayanan kesehatan yang unggul dan berkualitas secara profesional, selaras dengan perkembangan ilmu dan teknologi kesehatan. Mengembangkan pelayanan kesehatan yang terintegrasi dalam program pembangunan kesehatan di Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Sistem Kesehatan Nasional. Menyiapkan sumberdaya yang unggul untuk menunjang pelaksanaan pendidikan pelatihan dan penelitian kesehatan. Mengembangkan sistem Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit untuk menunjang pelayanan..

Gambaran Umum tentang Urusan Rekam Medis RSU Provinsi NTB Rekam Medis adalah sebagai suatu keterangan tertulis

yang menyangkut identitas, anamnese, riwayat pasien masuk dan keluar, resume tentang pelayanan atau tindakan yang telah diberikan kepada penderita (pasien) baik pasien yang dirawat inap maupun pasien rawat jalan maupun rawat darurat. Rekam medis sangat penting dalam pembangunan mutu pelayanan yang diberikan kepada penderita oleh Rumah Sakit maupun staf medik lainnya. Rekam Medis harus berisi data yang cukup jelas dan akurat sehingga staf medik lainnya bisa memberikan perawatan, pengobatan, maupun pelayanan lanjut kepada pasien dengan benar.

Visi, Misi dan Tujuan Intalasi Rekam Medis RSUP NTB1. Visi Terselenggaranya pelayanan rekam medis yang cepat dan tempat demi terwujudnya rumah sakit rujukan yang unggul dalam pelayanan pendidikan dan penelitian.2. Misi Menyiapkan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas dan profesional. Memberikan pelayanan kepada pasien secara cepat dan tepat Memfasilitasi pelayanan berkas rekam medis dalam bidang pendidikan dan penelitian.

3. Tujuan Rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

Struktur Organisasi Rekam MedisDalam struktur organisasi di Rumah Sakit Umum Provinsi NTB instalasi rekam medis di bawah wadir pelayanan Kepala Instalasi Rekam Medis, mempunyai empat koordinator yang masing-masing memiliki fungsi. Adapun 4 koordinator adalah: koodinator pelayanan logistik kordinator pelayanan Rekam Medis IRD Koordinator Pelayanan rekording dan pelaporan Koordinator pelayanan loket rawat jalan dan rawat inap

Dan masing-masing tugasnya yaitu: Koordinator pelayanan administrasi dan logistik tugas pokoknya adalah mengkoordinator pelaksanaan kegiatan pelayanan adiministrasi, perencanaan, pengadaan dan distribusi logistik Rekam Medis. Koordinator pelayanan rekam medis IRD tugas pokoknya adalah mengkoordinasikan terselenggaranya pelayanan rekam medis pasien rawat darurat dalam upaya menunjang pelayanan instalasi rawat darurat. Koodinator pencaatan dan pelaporan, tugas pokoknya mengkoordinasi kegiatan pencatatan dan pelaporan kegiatan rumah di rumah sakit sebagai out put akhir pelayanan rekam medis untuk selanjutnya disampaikan kepada direktur melalui kepala bidang pelayanan. Koordinator pelayanan loket rawat jalan dan rawat inap tugas pokoknya adalah mengkoordinasikan terselenggaranya pelayanan rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang menunjang pemeriksaan, pengobatan, dan perawatan pasien.

Gambaran Umum Filling atau Tempat Penyimpanan di RSUP NTB Fasilitas fisik ruang penyimpanan rekam medis RSUP NTB dibutuhkan

ruangan yang cukup luas untuk menampung rak penyimpanan yang dilengkapi dengan penerangan yang cukup baik, pengaturan suhu ruangan dan perhatian terhadap keselamatan petugas agar merasa aman dan nyaman. Alat penyimpanan rekam medis yang digunakan adalah rak terbuka yang terdiri dari 4 rak untuk berkas rekam medis aktif dengan ukuran tinggi,2,5 m, lebar 60 cm dan jarak rak yang satu dengan yang lainnya 90 cm. Sistem penyimpanan yang digunakan berdasarkan penomoran yaitu menggunakan sisterm Terminal Digit Filling atau sistem angka akhir dan sistem penyimpanan berdasarkan lokasinya menggunakan sistem sentralisasi.

Hasil Penelitiana. Identifikasi Sistem Penyimpanan Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti lakukan di ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap Rumah Sakit Umum Provinsi NTB, yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis menurut nomor menggunakan sistem angka akhir dan sistem senstralisasi yaitu berkas rekam medis rawat jalan maupun rawat inap digabung menjadi satu di unit rekam medis.

b. Observasi/Mengamati Sistem PenyimpananDari hasil pengamatan di ruang filling Rumah Sakit Umum Provinsi NTB dapat dituangkan dalam bentuk tabel sebagai berikut:

Rumah Sakit Umum Provinsi NTB menggunakan rak

terbuka sebagai alat penyimpan berkas rekam medis dan masalah yang ditemukan di ruang filing yaitu:1. Nomor rak penyimpanan tidak berurutan 2. Tracer belum berjalan dengan baik, 3. Masih adanya berkas rekam medis tidak ditemukan, dan 4. Tempat penyimpanan berkas rekam medis sangat sempit.

PEMBAHASAN1. Keterbatasan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif. Hasil pendataan dilakukan dengan pengamatan langsung di ruang filling dan dengan teknik triangulasi sumber, dimana pendataan serta informasi diperoleh dari Penangung jawab rekam medis, petugas rekam medis dan penyimapan rekam medis.Pengambilan data dilakukan dengan observasi yang menggunakan wawancara. Berdasarkan sampel peneliti mewawancara beberapa staf yang ada dibagian filling

2. Mengobservasi atau Mengamati Sistem Penyimpanan Berdasarkan hasil pengamatan di ruang filing Rumah Sakit

Umum Provinsi NTB yaitu dalam penyusunan dan penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan ternyata sudah sesuai dengan SOP (Standar Oprasional Prosedur), penyimpanan berkas rekam medis. Namun dari hasil pengamatan di ruang

penyimpanan/filing yang didapat peneliti bahwa masih terdapat beberapa masalah yang ditemukan antara lain:

1. Satu pasien mempunyai lebih dari satu berkas rekam medis, ini disebabkan karena petugas tidak menemukan berkas rekam medis pasien setelah melakukan beberapa upaya untuk mencari berkas rekam medis tersebut tetapi tidak ditemukan juga sehingga alternatif yang terakhir yang dilakukan adalah membuatkan nomor berkas rekam medis yang baru. Menurut Depkes RI,(1997), pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periode/bertahap untuk menemukan salah simpan dan menemukan kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan. 2. Nomor rak penyimpanan di Rumah Sakit Provinsi NTB tidak berurutan menyebabkan petugas di bagian filing dalam melakukan penyimpanan berkas yang sudah disortir berdasarkan nomor urut Terminal Digit Filing tidak bisa langsung disimpan dalam rak yang berdekatan, tetapi harus disortir terlebih dahulu sesuai dengan nomor rak penyimpanan sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam melakukan tugasnya

3. Tempat penyimpanan di Rumah Sakit Umum Provinsi NTB sangat sempit sehingga petugas penyimpanan harus lebih berhati-hati dalam melakukan penyimpanan karena jarak rak yang satu dengan rak yang lainnya sangat berdekatan sehingga peluang untuk terjadinya kecelakaan sangat besar (berkas rekam medis jatuh dari rak penyimpanan). Dengan tempat penyimpanan yang tidak begitu luas dan menyebabkan jarak antara rak yang satu dengan yang lainnya berdekatan sehingga petugas agak kesulitan melakukan penyimpanan secara bersamaan di tempat yang sama (harus bergantian dalam melakukan penyimpanan dokumen rekam medis). Menurut Depkes RI, (2006), Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm yang terdiri dari 8 staf tinggi 2,5, m dan lebarnya adalah 60 cm.

KesimpulanDari hasil penelitian dan pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:1. Penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Umum Provinsi Nusa Tenggara Barat yaitu sistem angka akhir atau Terminal Digit Filing dan cara penyimpanan berkas rekam medisnya menggunakan sistem sentralisasi. Petugas dalam melakukan tugasnya sudah sesuai dengan SOP penyimpanan berkas rekam medis. 2. Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Provinsi NTB sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh Rumah Sakit Umum Provinsi NTB (sesuai dengan SOP) dan sudah sesuai juga dengan prosedur penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh dirjen pelayanan medik. 3. Nomor rak penyimpanan di Rumah Sakit Umum Provinsi NTB tidak berurutan menyebabkan petugas di bagian filling membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan tugasnya. 4. Tempat penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Provinsi NTB sangat sempit sehingga petugas penyimpanan harus lebih berhati-hati dalam melakukan penyimpanan.

SaranDari hasil penelitian ini ada beberapa saran yang peneliti ingin sampaikan kepada rumah sakit provinsi NTB agar permasalahan-permasalahan di ruang filing Rumah Sakit Umum Provinsi NTB dapat terpecahkan diantaranya adalah: 1. Untuk lebih memudahkan dalam melakukan penyimpanan sebaiknya rak penyimpanan berurutan, agar lebih menghemat waktu dalam melakukan penyimpanan. Rak penyimpanan sebaiknya diatur lagi supaya berurutan dan petugas tidak bingung dalam mencari nomor rak penyimpanan dengan kelompok angka akhir yang digunakan, sehingga petugas mudah dan cepat dalam mencarikan berkas rekam medis pasien dan pasien tidak lama menggu ketika berkas rekam medisnya dicarikan

2. Tempat penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya diperluas agar petugas tidak berdesak-desakan dan tidak bergantian dalam pengambilan maupun dalam penyimpanan berkas rekam medis dengan kelompok akhir yang sama.