FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM ...repository.unjaya.ac.id/2474/2/NASKAH...

i

FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS

REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RS Tk. II. dr. SOEDJONO

MAGELANG

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Ahli Madya Kesehatan

Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Fakultas Kesehatan

Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

YULIANA LIESKYANTIKA

1315085

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2018

iii

FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS

REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RS Tk. II. dr. SOEDJONO

MAGELANG

Yuliana Lieskyantika1, Endang Purwanti

2

INTISARI

Latar Belakang:Pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RS Tk. II. dr.

Soedjono Magelang memiliki Standar Prosedur Operasional yaitu 2x24 jam

setelah pasien pulang dari perawatan yang mengacu pada Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit. Permasalahan yang dihadapi RS Tk. II.dr. Soedjono

Magelang adalah keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

Tujuan Penelitian: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dan prosentase

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

Metode Penelitian: penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif sederhana

untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis rawat inap dengan rancangan penelitian retrospektif. Subyek penelitian ini

adalah satu petugas assembling, 2 perawat ruang rawat inap dan kepala unit rekam

medis sebagai triangulasi. Obyek penelitian ini adalah berkas rekam medis rawat

inap dan buku ekspedisi pengembalian berkas rekam medis rawat inap selama

periode bulan April 2018

Hasil: Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

rawat inap yaitu kurangnya ketelitian dan kepatuhan tenaga kesehatan dalam

pengisian kelengkapan berkas rekam medis, belum terdapat petugas khusus untuk

memantau dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Upaya sosialisasi

belum dilakukan secara maksimal oleh perawat bangsal. Dalam penelitian

menunjukkan bahwa waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu

sebanyak 36,96%berkas rekam medis rawat inap yang kembali tepat waktu

sedangkan waktu pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat waktu

sebanyak 58 berkas atau 63,04% tidak tepat waktu dari 10 bangsal.

Kesimpulan: Dari 92 berkas rekam medis rawat inap yang tidak tepat sebanyak

63,04% berkas rekam medis rawat inap dan sebanyak 36,96% berkas rekam medis

rawat inap merupakan berkas rekam medis yang kembali tepat waktu. Faktor

penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu,

karena kurangnya ketelitian dan kepatuhan tenaga medis dalam pengisian

kelengkapan berkas rekam medis rawat inap dan belum adanya.

Kata Kunci: Faktor Penyebab Keterlambatan, Pengembalian Berkas

1Mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan

Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2Dosen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

iv

FACTOR CAUSING DELAY IN RETURNING INPATIENT MEDICAL

RECORD FILE AT LEVEL II. dr. SOEDJONO HOSPITAL MAGELANG

Yuliana Lieskyantika1, Endang Purwanti

2

ABSTRACT

Background: The return of inpatient medical record files in RS Tk. II. dr.

Soedjono Magelang has standard operating prodecures that are 2x24 hours after

the patient returns home treatment which refers to the hospital minimum service

standards. The problem faced in RS Tk. II. dr. Soedjono Magelang is the delay in

returning inpatient medical record files

Objective:This research to determine the factors causing the delay in returning

inpatient medical record files and the percentagr of delay in returning inpatient

medical record files.

Method:Desciptive research with a simple qualitative approach to determine the

factors causing the delay in returning inpatient medical record files with a

retrospektif study desain. This subject of this study was one assembling officer, 2

nurses inpatient rooms, and the head of the medical record unit as triangulation.

The object of this study was an medicl record files and expedition book returning

inpatient medical record files during the period of April 2018.

Result:Factors that cause delay in returning inpatient medical record files are

lack of accuracy and compliance of health workers in completing medical record

files. Socialization efforts have not been carried out maximally by the nurse. In

this research shows that the return time of inpatient medical reord files is as many

as 36,96% files for hospitalization that return on time while the payback time is

not the same as 58 medical record or 63,04% not on time from 10 wards.

Conclusion: From 92 inpatient medical record files that are inappropriate as

many as 63,04% inpatient medical record files and as many as 36,96% inpatient

medical record files are medical record files that return on time. Factors causing

delays in returning inpatient medical record files are due to lack of accuracy and

compliance of medical personnel in completing inpatient medical record files.

Keywords: factors causing delays, file return, medical record inpatient

1 Student Of Study Program Medical Record and Health Information Faculty of

Health University Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2Lecture Of Study Program Medical Record and Health Information Faculty of

Health University Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

1

PENDAHULUAN

Rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara

paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan,

dan rawat darurat .1

Rumah sakit mempunyai

fungsi dan tujuan sarana pelayanan

rawat jalan, pelayanan rawat inap,

pelayanan rawat darurat, pelayanan

rujukan yang mencakup pelayanan,

pendidikan, pelatihan bagi tenaga

kesehatan.

Rumah sakit mempunyai

beberapa tugas selain memberikan

pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna, yaitu melakukan

pencatatan dan pelaporan tentang

semua kegiatan penyelenggaraan

rumah sakit dalam bentuk sistem

informasi manajemen rumah sakit

dengan cara menyelenggarakan

rekam medis.

Rekam medis adalah berkas

berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada

pasien.2

Pengembalian berkas rekam

medis sangat penting dalam

menunjang pelayanan berkas rekam

medis khususnya pengolahan data

rekam medis, apabila terjadi

keterlambatan pengembalian berkas

rekam medis, maka pengolahan data

pasien akan terlambat sehingga

kegiatan pelaporan juga akan

terlambat. Dengan pengembalian

berkas rekam medis tidak tepat

waktu akan menambah beban kerja

petugas dalam pengolahan data di

dalam berkas rekam medis.

Dampak pengembalian berkas

rekam medis yang terlambat

pengembaliannya akan

mempengaruhi dan mengakibatkan

keterlambatan pada pengolahan data

rekam medis, karena rekam medis

pasien rawat inap yang telah

dikembalikan akan diolah kemudian

akan menghasilkan sebuah informasi

yang tepat waktu dan tepat guna bagi

peningkatan mutu pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Selain itu,

dampaknya terhadap pelayanan yang

akan diberikan kepada pasien yang

menjadi lebih lama karena harus

mencari berkas rekam medis yang

belum kembali ke unit rekam medis.

2

Sedangkan pasien sangat

membutuhkan pelayanan untuk

segera ditangani, hal ini akan

berpengaruh pada keselamatan

pasien.

Keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis akan

mempengaruhi lama waktu pasien

mendapat pelayanan yang akan

diberikan oleh fasilitas pelayanan

kesehatan, dan untuk pengolahan

data rekam medis menjadi terhambat.

Syarat rekam medis yang bermutu

adalah terkait kelengkapan isian

rekam medis, keakuratan, ketepatan

catatan rekam medis, ketepatan

waktu, dan pemenuhan persyaratan

aspek hukum. Jika terjadi

ketidaktepatan pengembalian berkas

rekam medis disebabkan oleh

beberapa faktor, sehingga

mengakibatkan pelayanan terganggu

atau terhambat.

Jika mengacu pada pedoman

SPM rumah sakit, terdapat empat

indikator sasaran mutu yang salah

satunya ketepatan waktu penyediaan

dokumen rekam medis. Dari keempat

indikator mutu tersebut

pengembalian berkas rekam medis

rawat inap yaitu 1x24 jam setelah

pasien pulang.3

Berdasarkan hasil studi

pendahuluan di RS Tk. II. dr.

Soedjono Magelang pada tanggal 14

Mei 2018 dengan sampel 30 berkas

rekam medis, terdapat berkas rekam

medis yang terlambat

pengembaliannya sebesar 60% dan

berkas rekam medis yang kembali

tepat waktu sebesar 40%. Terjadinya


rekam medis akan mempengaruhi

pada pelayanan kesehatan yang akan

diberikan kepada pasien karena

dokter akan menunggu sampai

berkas rekam medis tersebut sampai

di ruang pemeriksaan. Hal ini

menyebabkan masih terdapat berkas

rekam medis yang terlambat dalam

pengembalian dari bangsal rawat

inap ke unit rekam medis.

Permasalahan ini mendorong peneliti

tertarik untuk meneliti terkait

“Faktor Penyebab Keterlambatan

Pengembalian Berkas Rekam

Medis Rawat Inap di RS Tk. II.

dr. Soedjono Magelang”.

Tujuan penelitian ini adalah

untuk mengetahui faktor penyebab


3

rekam medis rawat inap di RS Tk. II.

dr. Soedjono Magelang dan untuk

mengetahui prosentase keterlambatan


rawat inap di RS Tk. II. dr. Soedjono

Magelang.

BAHAN DAN CARA PENELITIAN

Penelitian ini merupakan

penelitian deskriptif.4

Metode

penelitian yang digunakan adalah

kualitatif dengan rancangan

penelitian retrospektif.5 Lokasi

penelitian berada di Unit Rekam

Medis RS Tk. II. dr. Soedjono

Magelang. Pengambilan data

dilakukan pada tanggal 19 s.d 20

Agustus 2018 dengan teknik

sampling dengan menggunakan

rumus solvin sebanyak 92 berkas

rekam medis rawat inap.6 Subjek

dalam penelitian 1 petugas

assembling, 2 perawat bangsal dan

Kepala Unit Rekam Medis. Objek

adalah sasaran yang dari penelitian

atau obyek yang ingin diteliti,

penelitian ini menggunakan objek

yaitu berupa buku ekspedisi


rawat inap.7 Teknik pengumpulan

data dengan menggunakan cara

wawancara, observasi, dan studi

dokumentasi.8 Instrumen yang

digunakan berupa pedoman

wawancara, pedoman observasi,

buku catatan atau alat tulis, dan tabel

checklist. Teknik pengambilan data

collecting, editing dan tabulasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses pengembalian berkas

rekam medis rawat inap sesuai SPO

terkait pengembalian berkas rekam

medis yaitu 2x24 jam setelah pasien

pulang dari perawatan. Serah terima

berkas rekam medis rawat inap

menggunakan buku ekspedisi

ruangan yang berada di bagian

assembling unit rekam medis, berkas

rekam medis akan dikembalikan oleh

perawat admisi ruang rawat inap

yang akan diterima oleh petugas

assembling dengan menuliskan nama,

menandatangani dan memberi

tanggal di buku ekspedisi

pengembalian berkas rawat inap.

Pada pengembalian berkas rekam

medis harus kembali dengan lengkap

dalam pengisiannya. Jika terdapat

berkas rekam medis yang tidak

lengkap dalam pengisiannya, berkas

tersebut akan disortir dan akan diberi

4

tanda kemudian di letakkan di rak

KLPCM untuk dilengkapi kembali

oleh perawat bangsal atau dokter

dengan menelpon ruang bangsal

untuk melengkapi berkas rekam

medis di unit rekam medis. Berkas

rekam medis yang kembali dalam

keadaan lengkap akan dicatat dalam

buku ekspedisi pengembalian berkas

rekam medis di unit rekam medis

kemudian akan di entry ke komputer.

Kemudian berkas rekam medis di

assembling setelah itu akan di coding

dan dimasukkan ke bagian filing

untuk disimpan kembali ke dalam

rak penyimpanan.

Tabel 1 Pengembalian Berkas

Rekam Medis Rawat Inap RS Tk.

II. dr. Soedjono Magelang Bulan

April 2018

No Bangsal Jml

BRM

Ketepatan

Waktu

Tepat Tidak

Tepat

1 Cempaka 16 11 5

2 Bougenville 6 1 5

3 Edelweis 8 3 5

4 Flamboyan 11 1 10

5 Anggrek 5 0 5

6 Dahlia 13 3 10

7 Nusa Indah 9 3 6

8 Melati 15 6 9

9 Seruni 5 2 3

10 ICU 4 0 4

Tabel 2 Prosentase Pengembalian

Pengembalian Berkas Rekam

Medis Rawat Inap di RS Tk. II. dr.

Soedjono Magelang Bulan April

2018

No Bangsal Jml

BRM

Ketepatan Waktu

Tepat Tidak

Tepat

1 Cempaka 16 68,75% 31.25%

2 Bougenville 6 16,67% 83,33%

3 Edelweis 8 37,5% 62,5%

4 Flamboyan 11 9,09% 90,90%

5 Anggrek 5 0% 100%

6 Dahlia 13 23,07% 76,93%

7 Nusa Indah 9 33,33% 66,67%

8 Melati 15 40% 60%

9 Seruni 5 40% 60%

10 ICU 4 0% 100%

Dari tabel 4.2 memberikan hasil

prosentase keterlambatan


rawat inap bulan April 2018. Total

keseluruhan prosentase


rekam medis rawat inap 63,04%.

5

Prosentase tertinggi terdapat di

bangsal Anggrek dan ICU 100% dan

terendah Cempaka 31,25%.


medis rawat inap ke rekam medis

bulan April 2018 tertinggi dari

bangsal Anggrek dan ICU. Data

tentang pengembalian berkas rekam

medis rawat inap dapat dilihat pada

lampiran. Total prosentase waktu


sebagai berikut

= x 100%

= x 100%

= 63,04%

hasil prosentase keterlambatan


rawat inap bulan April 2018. Total

keseluruhan prosentase


rekam medis rawat inap 63,04%.

Prosentase tertinggi terdapat di

bangsal Anggrek dan ICU 100% dan

terendah Cempaka 31,25%.

Selain itu, observasi

dilakukan dengan mengamati

fenomena yang ada dilapangan untuk

kemudian dilakukan cross check

dengan pedoman observasi yang

telah disiapkan. Jika pengamatan

sesuai dengan kriteria yang ada di

pedoman observasi, maka akan

diberi tanda (√) pada kolom ya.

Sebaliknya jika pengamatan tidak

ada di pedoman observasi, maka

akan diberi tanda (√) pada kolom

tidak. Observasi tidak hanya

dilakukan terhadap aktivitas

penyelenggaraan pengembalian

berkas rekam medis rawat inap,

tetapi juga upaya dan dokumen

terkait aktivitas penyelenggaraan


rawat inap. Hasil observasi akan

membantu juga dalam menentukan

faktor-faktor penyebab


rekam medis rawat inap. Dari hasil

observasi yang dilakukan, diperoleh

data sebagai berikut :

6

Keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis tidak beserta

kelengkapan pengisian berkas rekam

medis rawat inap. Hasil checklist

observasi pengembalian berkas

rekam medis rawat inap

menunjukkan bahwa keterlambatan



Magelang sebanyak 58 berkas rekam

medis rawat inap dari jumlah sampel

yang digunakan yaitu 92 berkas

rekam medis rawat inap. Angka

keterlambatan pengembalian paling

tinggi yaitu bangsal Flamboyan dan

ICU dengan prosentase 100% dan

bangsal dengan prosentase terendah

yaitu bangsal Cempaka dengan

prosentase 31,25%.


medis rawat inap di RS Tk. II. dr.

Soedjono Magelang beberapa

bangsal masih terjadi keterlambatan

dalam pengembalian berkas rekam

medis rawat inap ke unit rekam

medis ada yang lebih dari 2x24 jam.

Sedangkan menurut Standar

Pelayanan Minimal pengembalian

berkas rekam medis rawat inap yaitu

1x24 jam setelah pasien pulang dan

kembali ke unit rekam medis sudah

lengkap dalam pengisian berkas

rekam medis. Tetapi pada saat


rawat inap masih ada yang terlambat

karena pengisian kelengkapan belum

sepenuhnya terisi dan terkadang

harus menunggu tenaga medis yang

bersangkutan dalam pengisian

kelengkapan. Hal tersebut membuat

terhambat pengembalian berkas

rekam medis rawat inap.

Untuk menguraikan faktor penyebab


rekam medis rawat inap

menggunakan analisis fishbone untuk

mengkategorikan berbagai sebab

potensial suatu masalah atau pokok

persoalan dengan cara yang mudah

dimengerti. Alat ini juga dapat

membantu dalam menganalisis apa

yang sesungguhnya terjadi dalam

7

proses. Yaitu dengan cara memecah

proses menjadi sejumlah kategori

yang berkaitan dengan proses,

mencakup manusia, material, mesin,

prosedur, kebijakan dan sebagainya.9

Berdasarkan SDM dapat

dilihat dari perawat bangsal, dokter,

petugas assembling dan tenaga medis

lain bersangkutan dalam



Magelang, disetiap bangsal sudah

terdapat admin bangsal yang

melakukan pengembalian berkas

rekam medis. SDM dari unit rekam

medis belum ada petugas khusus

untuk memantau pengembalian

berkas rekam medis setiap hari. Hal

tersebut terdapat di keterangan

triangulasi pada saat wawancara

dengan triangulasi bahwa tanggung

jawab pengembalian berkas rekam

medis merupakan tanggung jawab

unit rekam medis.

Faktor SDM selain itu

dikarenakan kurangnya ketelitian

pengisian kelengkapan dan

kepatuhan yang berpengaruh dalam


rawat inap. Dalam prakteknya masih

ada berkas rekam medis rawat inap

yang belum lengkap pengisiannya

dan hal ini menyebabkan berkas

rekam medis tidak tepat waktu pada

saat pengembaliannya. Pengembalian

berkas rekam medis rawat inap yang

sering tidak tepat waktu akan

mengganggu kinerja petugas

assembling dan pelayanan kepada

pasien.

Di RST. Tk. II. dr. Soedjono

Magelang masalah yang terkait

methode yaitu sudah terdapat dalam

SPO No. Dokumen

1088/SPO/MKI/III/2015 tentang

Pengembalian Rekam Medis Rawat

Inap. Di RS Tk. II. dr. Soedjono

Magelang meskipun sudah ada SPO

tentang pengembalian berkas rekam

medis rawat inap, masih saja terjadi


rekam medis dari bangsal ke unit

rekam medis. Hal ini disebabkan

karena SPO yang sudah ditetapkan

tidak dilaksanakan dengan baik. SPO

8

yang sudah ditetapkan sebaikanya

dilaksanakan oleh semua tenaga

medis yang bersangkutan dengan

proses pengembalian berkas rekam

medis. Pengembalian berkas rekam

medis mengacu pada SPM bahwa

1x24 jam harus kembali dan lengkap

setelah pasien pulang rawat inap.

Masih terdapat pengembalian berkas

rekam medis rawat inap lebih dari

2x24 jam sehingga tidak sesuai

dengan SPO yang telah ditetapkan.

Tenaga medis yang

bersangkutan dalam pengembalian

berkas rekam medis ketelitian

pengisian setiap berkas rekam medis

pasien sangat berpengaruh karena hal

tersebut berhubungan dengan

kelengkapan berkas rekam medis.

Jika berkas rekam medis tidak

lengkap dalam pengembaliannya hal

tersebut tidak akan sesuai dengan

SPO pengembalian berkas rekam

medis rawat inap di RS Tk. II. dr.

Soedjono. Berkas rekam medis rawat

inap harus dikembalikan 2x24 jam

dalam keadaan lengkap.

Di RST. Tk. II. dr. Soedjono

Magelang masalah terkait reward

atau punishment menjawab bahwa

tidak adanya reward atau punishment

yang diberikan kepada bangsal yang

tepat waktu dan yang tidak tepat

waktu dalam pengembalian berkas

rekam medis. Namun hasil

wawancara dengan triangulasi

mengatakan bahwa untuk secara fisik

tidak ada reward atau punishment

yang diberikan, namun dari

triangulasi mengatakan bahwa

membuat review atau catatan bangsal

mana yang aktif dan tidak aktif dan

hasil tersebut akan di share.

KESIMPULAN

Total pengembalian berkas

rekam medis rawat inap pada bulan

April 1117 berkas pasien rawat inap

dengan mengambil sampel 92 berkas

rekam medis rawat inap. Berkas

rekam medis tidak tepat waktu 58

berkas rekam medis dan berkas yang

tepat waktu 34 berkas rekam medis

yang kembali ke assembling.

Prosentase hasil 63,04%. Prosentase


rekam medis rawat inap tertinggi

pada bangsal Anggrek dan ICU dan

terendah terdapat di bangsal

Cempaka 31,25%.

Dokter, perawat dan tenaga

medis lainnya yang bersangkutan

9

dalam pengisian berkas rekam medis

ada yang kurang teliti sehingga


rawat inap menjadi terhambat karena

harus menunggu untuk dilengkapi

terlebih dahulu.

Kurangnya kesadaran akan

kepatuhan untuk mengembalikan

berkas rekam medis rawat inap

secara tepat waktu. Masih terdapat


rawat inap yang melebihi 2x24 jam

sehingga tidak sesuai dengan SPO.

Upaya sosialisasi yang

dilakukan belum dilaksanakan

dengan maksimal oleh perawat

bangsal.

KEPUSTAKAAN

1. Departemen Kesehatan Republik

Indonesia. Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 44

Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit. Jakarta : Menteri

Kesehatan Republik Indonesia :

2009.

2. Menteri Kesehatan Republik

Indonesia. Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 269/Menkes/Per/III/2008

Tentang Rekam Medis. Jakarta :

Departemen Kesehatan Republik

Indonesia : 2008.

3. Keputusan Menteri Kesehatan.

Standar Pelayanan Minimal

Rumah Sakit. Jakarta :

Kementrian Kesehatan : 2008.

4. Azwar S. Metode Penelitian.

Yogyakarta: Pustaka Pelajar :

2013.

5. Sugiyono. Metode Penelitian

Kuantitatif Kualitatif dan R&D.

Bandung : Alfabeta. 2015

6. Siregar S. Statistik Parametrik

Untuk Kuantitatif. Jakarta :

Bumi Aksara : 2014.

7. Burhan B. Analisis Penelitian

Data Kualitatif. Jakarta : Raja

Grafindo : 2009.

8. Notoadmojo S. Metodelogi

Penelitian Kesehatan. Jakarta :

Rineka Cipta : 2012

9. Imamoto T, et al. Perivesical

abscess caused by migration of a

fish bone from the intestinal

tract International Journal of

Urologogy, Vol 9, (405-409)

FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM ...repository.unjaya.ac.id/2474/2/NASKAH...

Documents

Transcript of FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM ...repository.unjaya.ac.id/2474/2/NASKAH...