PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT

BERBASIS WEB DI UPTD DIKPORA KECAMATAN

BANGILAN

Skirpsi

untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Sarjana S-1 Program Studi

Teknik Informatika

Jati Adi Saksono

2113T0732

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERHIMSYA

SEMARANG2015

HALAMAN PERSETUJUAN

Skripsi dengan judul :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB DI UPTD DIKPORA KECAMATAN BANGILAN

Telah dilakukan pembimbingan skripsi dan dinyatakan layak untuk mengikuti ujian skripsi pada Program Studi Teknik Informatika STMIK HIMSYA.

Semarang, Februari 2015

Menyetujui,

Nama Pembimbing I Nama Pembimbing II

Eko Riyanto Sutejo

NIPy. : NIPy. :

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini

adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan

sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat

hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat

komputer.

Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah , dapat

dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi.

Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah

pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan

kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima,

mengolah dan menyimpan berbagai surat,

Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelolah

arsip untuk dapat mengelolah arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan

menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat

kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui

penggunaan media elektronik maka proses pencarian,penemuan, pendistribusian dan

pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan

penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian

dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik

bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan

arsip.Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi

yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang

sederhana sampai yang canggih.Pada UPTD Dikpora Kec. Bangilan mengalami

kesulitan dalam pengelolaan menerima dan menyimpan berbagai surat adalah salah

satu Bagian bagian dari UPTD Dikpora Kec. Bangilan Unit kerja ini mengelolah arsip-

arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan administrasi. Salah satu jenis arsip yang dikelola

adalah berkas-berkas surat masuk dan surat keluar. Berkas ini belum dilakukan secara

elektronik, Oleh sebab itu penulis melakukan pembuatan “Perancangan Sistem

Informasi Arsip SuratBerbasis Web Di Uptd Dikpora Kecamatan Bangilan.”

1.2. Tujuan

Adapun tujuan dari merancang dan membuat aplikasi surat masuk dan surat

keluar ini adalah :

1. Bertujuan untuk menata, menyimpan data, melihat bentuk arsip dan sebagai

sarana temu balik apabila dibutuhkan dikemudian hari.

2. Bisa melihat arsip surat yang terdahulu, berupa file surat yang sudah tersimpan

melalui proses scan file.

3. Merubah sistem lama yang manual menjadi sistem yang baru dimana sistem baru

ini menggunakan komputerisasi untuk memudahkan dalam pengerjaanya dan

mengefisiensi pekerjaan.

1.3. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari merancang dan membuat aplikasi surat masuk dan surat keluar

ini adalah :

1. Memudahkan petugas Uptd Dikpora Kecamatan Bangilan dalam menata arsip

surat menyurat.

2. Memudahkan petugas Uptd Dikpora Kecamatan Bangilan dalam memberikan

penomoran di buku agenda.

3. Mempermudah pekerjaan petugas Uptd Dikpora Kecamatan Bangilan sehingga

dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan.

2. Tinjauan Pustaka

a. Sedarmayanti (1997:26) surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan

informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain. Adapun definisi lain

yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada

pihak lain untuk menyampaikan warta.Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang

lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi. Akan tetapi

dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini

dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih

panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat

praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan

yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan

pengirimannya murah.Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan

bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun

bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan

memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.

b. Menurut Y.S Marjo (2005:15) ada beberapa fungsi surat dalam kehidupan masyarakat

sehari-hari yaitu :

1. Sebagai wakil atau duta dari si penulis atau si pengirim surat

Disini surat berperan sebagai pembawa misi atau pesan penulis. Oleh karena itu,

surat harus ditulis seteliti mungkin, obyektif, sistematis dan jelas. Untuk itu penulis

surat harus memahami pengetahuan bahasa dan pengetahuan tentang korespondensi

( surat menyurat).

2. Surat sebagai bahan bukti hitam diatas putih karena surat merupakan alat

komunikasi yang mempunyai kekuatan hukum misalnya kuitansi, bukti tanda

terima, faktur, surat perjanjian, dan lain-lain yang dapat dijadikan bahan bukti

sebagaimana yang dilakukan dalam dunia bisnis (perniagaan).

3. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas

Surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam

perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktivitas. Sebuah organisasi atau badan

usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat-

menyurat dan kearsipan serta data- data.

4. Alat pengingat

Sesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masa lalu dapat dilihat dan ditinjau

kembali.

5. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu

Sesuatu atau tempat yang harus dikunjungi bila tidak begitu penting dapat

dihubungkan saja dengan memakai surat.

6. Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha

7. Jaminan keamanan, misalnya surat jalan

8. Sebagai alat promosi pihak pengirim (berkaitan dalam surat bisnis)

Biasanya promosi ini dilakukan dengan logo/kop surat yang tertera disampul luar

ataupun lembaran isi pada surat yang dikirimkan.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat memiliki berbagai fungsi

yang sangat bermanfaat bagi kehidupan sehari-hari baik dalam organisasi maupun

kehidupan bermasyarakat pada umumnya.

c. Surat masuk, adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak

yang bersangkutan. Pengertian tersebut juga didukung oleh Wursanto (1991:108) yang

menyatakan bahwa surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang diterima

dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan , surat masuk adalah semua jenis

surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui

pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.

Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan

menurut penggolongan jenis surat yaitu :

1. Surat penting

Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang

memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya

pencapaian tujuan organisasi.

2. Surat rutin atau biasa

Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di

tindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

3. Surat rahasia

Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang

bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut

tidak boleh dibuka oleh penerima surat.

4. Surat pribadi

Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,

walaupun disertai jabatan formalnya.

d. Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau

perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah,

pemberitahuan maupun informasi lainnya.Hal tersebut didukung oleh

Wursanto( 1991:144) bahwa surat keluar adalah surat yang sudah lengkap

( bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatanganioleh pejabat yang

berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain)

e. (Sasongko & Diartono, 2009).Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa

pernah dilakukan sebelumnya, yaitu penelitian yang berjudul “Rancang Bangun

SistemInformasi Manajemen Surat” (Sasongko & Diartono, 2009). Sistem yang dibuat

dalam  penelitian ini mempunyai fasilitas surat masuk, suratkeluar dan disposisi.

Meski dalam sistem inimemiliki fasilitaspembuatan surat akan tetapi,penomoran surat

masih dilakukan secara manual. Penelitian lain yangberhubungan dengan

sisteminformasi surat yaitu  penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi

Arsip SuratMenyurat di UniversitasU'BudiyahIndonesia MenggunakanPHP dan

MySQL” (Junidar, 2012). Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini untuk

memudahkan dosen ataupun karyawan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar.

Fasilitas yang ada dalam sistem ini hanya sebatas arsip surat.Ada dua jenis akses level

dalam sistem ini yaitu, user biasa(dosen atau karyawan) dan admin. Dalam sistem ini

dosen dan karyawan hanya dapat melihat surat masuk dansurat keluar. Sedangkan

admin memiliki fasilitas input data user dan input data tempat penyimpanansurat.

f. (Triyono, Samopa, &Burhan, 2013).Penelitian lain adalah penelitian dengan judul

“Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi

Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu” Pada penelitian ini

bertujuan untuk mengembangkan sistem yang dapat membantu kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negara Bengkulu dalam penatausahaan surat dan pendokumentasian

file surat dengan menyimpan file digital pada sistem. Daribeberapa hasil penelitian di

atas yang telah dilakukanoleh beberapa orang dengan menggunakan metode

yangberbeda-beda, maka disini penulis ingin membuat sebuah penelitian yang

berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menggunakan PendekatanAgile

Process dengan Model Extreme  Programming ”. Perbedaan penelitian ini dengan

penelitian sebelumnya adalah sistem yang dikembangkan dalam penelitian inimemiliki

fitur penomoran otomatis. Selain itu, perbedaanyang lain terletak pada metode

pengembangansistemnya, yaitu menggunakan pendekatan Agile Process dengan

Model Extreme  Programming 

3. Metode Penelitian

3.1. Bahan dan Alat Penelitian

3.1.1. Hardware

Hardware adalah komponen fisik yang digunanakan untuk aktivitas input, proses, output

dan penyimpanan pada suatu system computer. Spesifikasi komponen hardware yang

dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi web ini di Personal Komputer user adalah sebagai

berikut :

a. Personal computer dengan prosessor minimum Intel Pentium 4 1800 MHz (1,8

GHz)

b. Memory RAM 512 MB atau lebih

c. Monitor super VGA

d. Hardisk minimal 20GB

e. Microsoft windows 7

3.1.2. Software

Software adalah sebuah program computer yang berisi sekumpulan instruksi yang

dibuat dengan mengguanakan bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk

melakukan berbagai pemrosesan terhadap data yang terdapat dalam program tersebut atau

data yang dimasukan oleh pengguna komputer. Hardware tidak akan dapat memecahkan

suatu masalah tanpa adanya komponen software. Software dapat dianalogikan sebagai jiwa

sedangkan hardware berfungsi sebagai tubuh dalam sebuah komputer. Adapun software yang

digunakan dalam pembuatan website ini adalah :

a. System Operasi Ms. Windows 7

b. Google Crome dan Mozilla Firefox sebagai browser

c. Apache 1.7.1 merupakan web server yang digunakan untuk mensimulasikan

website pada komputer local sebelum melakukan hosting, untuk mengupload

website ke internet.

d. PHP 5.2.5 merupakan skrip yang akan mengolah dan memproses data secara

interaktif dan dinamis agar menghasilkan website yang dinamis. Skrip ini akan

berjalan disisi server untuk melakukan pemrosesan data.

e. MySQL 5.0.51 merupakan database server yang digunakan untuk menyimpan

data.

f. Macromedia Dreamweaver 8, software yang digunakan untuk mengatur tata letak

dan design halaman web.

g. PHP Designer 7 adalah software yang digunakan untuk mengatur tata letak dan

design halaman web.

3.2. Prosedur Penelitian

Prosedur penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk

memecahkan suatu masalah yang logis, dimana memerlukan data-data untuk

mendukung terlaksananya suatu penelitian seperti berikut :

a) Pengumpulan Data

1. Studi Literatur

Pengamatan langsung ditempat penelitian terhadap objek yang akan

dijadikan sumber data penelitian yang digunakan penulis dengan

mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan penulisan laporan

skripsi.

2. Survery Data

Mencari dan mengumpulkan data arsip surat masuk surat keluar di Uptd

Dikpora Kec. Bangilan.

3. Perancangan Sistem

Melakukan analisa system aplikasi, yaitu dengan menganalisa aplikasi dan

juga situs yang telah dikembangkan saat ini dan mencari kelemahan

kelemahan yang ada.

4. Pembuatan Sistem

Pembuatan sistem digunakan untuk melakukan desain, pemrograman dan

pemberian query serta memberikan fungsi-fungsi sesuai yang diharapkan.

5. Pengujian dan Evaluasi

Tujuan dari pengujian dan evaluasi adalah untuk mengerti sejauh mana

sistem yang dibuat pada skripsi ini dapat berfungsi sesuai dengan proses

sistem yang diharapkan.

6. Pembuatan Laporan

Dijabarkan dengan pembuatan dokumentasi dari semua tahapan proses

diatas berupa laporan yang berisi tentang dasar teori dan hasil dari skripsi

ini.

b) Metode Pengembangan Sistem

1. Pada tahap pengembangan sistem digunakan model proses Spiral

Merupakan model proses perangkat lunak yang memadukan wujud

perulangan dari model prototyping dengan aspek pengendalian dan

sistematika dari waterfall model, dengan penambahan elemen baru yaitu

analisis resiko. Memerlukan tenaga ahli untuk memperkirakan resiko, dan

harus mengandalkannya supaya sukses.Pada model spiral, resiko sangat

dipertimbangkan.Resiko adalah sesuatu yang mungkin mengakibatkan

kesalahan.

Gambar 1.1 Model Spiral

4. Jadwal Penelitian

No kegiatanTahun 2015 Bulan Ke -

1 2 3 4 5

1 Studi Literatur dan Pengumpulan Data

2 Analisis Permasalahan dan Desain Sistem

3 Pembuatan Program

4 Pengujian dan Analisis Hasil

5 Penyusunan Dokumentasi dan Buku Manual

Daftar Pustaka

Slamet dan Sutono Syahban. 1996. Surat-menyurat. Surakarta : CV Setiaji.

Sulihanto, Budi. 2008. Pedoman Pendayagunaan dan Pemanfaatan Teknologi

Informasi dan Komunikasi. Sragen : Bagian Litbang dan Data Elektronik

Wagimin dan Endang Martini. 2006. Buku Petunjuk Praktek Manajemen Operasi

Perkantoran. Surakarta :

Westra, Pariata. 1973. Penyusunan Surat Dinas yang Efisien. Yogyakarta : Balai

Pembinaan Administrasi UGM.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.

Jakarta : Pradnya Paramitha