Program Hibah Kompetisi Universitas...

Program Hibah Kompetisi

Universitas Brawijaya


Malang

2014

Panduan Penyusunan Proposal

Tema A : Program Peningkatan Mutu, Relevansi

dan Efisiensi Program Studi

Tema B : Pengembangan Program Unggulan

Program Studi

Program Hibah Kompetisi 2013

2

KATA PENGANTAR

Dalam usaha untuk memperbaiki kualitas pendidikan guna meningkatkan daya saing bangsa, Universitas Brawijaya telah membuat dan mengimplementasikan berbagai macam program, baik melalui dana PNBP maupun APBN. Untuk tujuan yang sama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan juga meluncurkan program hibah yang dikompetisikan (PHK) sejak tahun 1997. Universitas Brawijaya telah mengikutkan program studi-program studi di lingkungannya untuk mendapatkan dana hibah kompetisi tersebut sejak awal dan mulai memenangkannya sejak tahun 1999 untuk skema DUE-like oleh Jurusan Teknik Pengairan, Budidaya Pertanian, dan THP. Sejak saat itu UB banyak memenangkan PHK dengan yang terakhir adalah I-MHERE dan PHK-I.

Melihat dampak positif yang ditimbulkan oleh PHK terhadap peningkatan kualitas pendidikan UB dan juga sebagai komitmen Pimpinan UB untuk menjaga keberlanjutan program hibah kompetisi Dikti, sejak tahun 2013 UB telah melaksanakan program hibah kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB). Pada tahun 2014 akan dilanjutkan untuk tahun ke 2.

Dalam kaitan ini Universitas Brawijaya meluncurkan 3 skema pendanaan hibah yang meliputi: (1) Peningkatan Mutu, Relevansi dan Efisiensi Internal bagi Program Studi, (2) Pengembangan Program Unggulan Program Studi, atau Penguatan dan Pengembangan Program Studi yang terakreditasi Internasional, dan (3) Peningkatan Mutu dan Penguatan Kelompok Penelitian.

Buku Panduan Penyusunan Proposal PHK Universitas Brawijaya ini disusun dan disebarluaskan untuk dijadikan acuan utama dalam penulisan proposal oleh setiap unit pengusul di lingkungan Universitas Brawijaya yang akan dikompetisikan untuk memperoleh pendanaan pada tahun anggaran 2014.

Jumlah maksimal proposal yang bisa diajukan oleh sebuah unit pengusul untuk masing-masing jenis PHK adalah 1 (satu) proposal. Kebijakan ini diambil untuk memberi kewenangan kepada pimpinan Fakultas untuk menetapkan sendiri Bagian/Program Studi yang diprioritaskan untuk dikembangkan. Diharapkan kebijakan ini akan mendorong berkembangnya sistem seleksi internal yang sehat di Universitas Brawijaya.

Pihak Fakultas / Jurusan / Program diminta untuk membentuk tim penyusun dan koordinasi proposal dan pelaksanaan Program Hibah Kompetisi, termasuk memfungsikan Tim Monitoring dan Evaluasi Internal di tingkat Fakultas. Diharapkan hal ini akan mendorong terbangunnya sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) penyelenggaraan pendidikan yang lebih luas.

Undangan pembuatan proposal dan pengajuan proposal untuk tahun anggaran 2014 dilakukan lebih awal yaitu akhir tahun 2013 untuk memberi waktu yang cukup bagi Fakultas / Jurusan / program dalam menyusun proposal dan melaksanakan proses seleksi internal. Dengan demikian diharapkan mutu proposal yang diajukan akan memadai. Di samping itu, jadwal ini juga disesuaikan dengan siklus anggaran tahunan nasional sehingga proses administrasinya dapat dilaksanakan lebih efisien dan efektif.

Adanya Program Hibah Kompetisi ini diharapkan akan mendorong setiap civitas academica untuk terbiasa dengan budaya meritokrasi yang menjadi ciri perguruan tinggi. Budaya ini diharapkan akan mendorong setiap Bagian/Program Studi untuk


3

merencanakan pengembangan dirinya sesuai dengan karakteristik dan mandat yang dipunyai. Dengan demikian, cita-cita menjadikan Bagian/Program Studi sebagai ujung tombak kemajuan perguruan tinggi yang mampu mengangkat daya saing bangsa dapat menjadi kenyataan.

Saya sangat mengharapkan partisipasi aktif dari setiap Bagian/Program Studi untuk mengikuti Program Hibah Kompetisi ini. Atas perhatian dan kerjasama yang baik saya ucapkan terima kasih.

Malang, September 2014

Rektor Universitas Brawijaya,

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito

NIP. 19510122 197903 1 002


4

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar i

Daftar Isi iii

Bagian 1. Panduan Umum 1

A. Latar Belakang 3

B. Tujuan 4

C. Karakteristik PHK 4

D. Persyaratan Umum Bagi Pengusul 5

E. Pengajuan Usulan 6

F. Proses Seleksi 7

G. Administrasi Hibah 9

Bagian 2. Program Peningkatan Efisiensi Internal 11

A. Pendahuluan 13

B. Kelayakan Pengusul 13

C. Kriteria Seleksi 13

D. Kaidah Penulisan Proposal 15

E. Komponen Biaya yang Boleh Diusulkan 22

F. Administrasi Hibah 26

Bagian 3. Panduan Penyusunan Usulan Kegiatan & Anggaran 31

A Penyusunan Kegiatan 33

B Penyusunan Anggaran 40


5



2014


Malang

2014

BAGIAN 1:

Panduan Umum


6

A. LATAR BELAKANG

Terkait dengan kebijakan Senat dan Pimpinan Universitas Brawijaya (UB) yang telah mencanangkan visi UB untuk menjadi World Class Entrepreneurial University, maka program-program untuk mendorong terwujudnya UB yang berkualitas dan dikelola secara otonom dalam lingkungan organisasi yang sehat, kredibel dan akuntabel, sangat diperlukan agar mampu menghasilkan lulusan yang bermutu dan berdaya saing tinggi di tingkat nasional maupun internasional. Sejalan dengan itu Pimpinan UB menetapkan strategi pendanaan program pencapaian visi UB tersebut di tingkat program studi dan research group (RG) secara sistematis, bertahap, dan kontinu dalam bentuk hibah yang dikompetisikan.

Program-program hibah sejenis yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti), Kemendikbud sejak tahun 1995 dan telah banyak dimenangi oleh beberapa Program Studi (PS) dan Satuan Kerja Pendukung Institusi (UPT) terbukti telah banyak membawa kemajuan dan perbaikan di lingkungan pelaksananya. Sehingga model hibah kompetisi tersebut ingin diadopsi oleh Universitas Brawijaya sekaligus sebagai upaya dan komitmen UB untuk menjaga keberlanjutan (sustainability) program-program hibah kompetisi Dikti yang telah dilaksanakan dengan nama Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB).

Atas dasar pemikiran di atas, PHK-UB telah dilaksanakan mulai tahun 2013 dan pada tahun 2014 akan dilaksanakan untuk tahun ke 2 dengan target unit terkecil di program studi yang menyelenggarakan program studi untuk bidang pendidikan dan research group untuk bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pilihan ini dimaksudkan agar perbaikan mutu dapat lebih mudah untuk dievaluasi dan diukur. Adapun besarnya pendanaan tergantung kepada jenis program yang diusulkan dan kelayakan proposal dan pelaksanaannya.

Saat ini UB mengelola 153 Program Studi di semua strata pendidikan, termasuk Program Vokasi, Sarjana, Spesialis dan Program Pasca Sarjana dengan dukungan 1852 tenaga pendidik (dosen). Mereka inilah yang akan menjadi sasaran dari program hibah ini. Dan menyadari akan keragaman tingkat kematangan PS dan RG yang ada, maka kompetisi akan dirancang secara berlapis (tiered-system).

B. TUJUAN

Secara umum Program Hibah Kompetisi UB ini ditujukan untuk peningkatan mutu dan relevansi program studi menuju program studi yang sehat, otonom, akuntabel, dan berkontribusi pada daya saing bangsa.

Secara khusus Program Hibah Kompetisi UB ini ditujukan untuk:

Tema A

Membangun dan meningkatkan kapasitas institusional di PS (Vokasi, S1, S2, Spesialis/Profesi dan S3) sehingga dapat mengelola dan menyelenggarakan program akademik bermutu dan memiliki efisiensi internal untuk memenuhi standar nasional pendidikan tinggi.

Tema B


7

1. Mengakselerasi PS (S1, S2, Spesialis/Profesi dan S3) untuk meningkatkan mutu, relevansi dan efisiensi eksternal program studi.

2. Mengembangkan program unggulan yang dipunyai oleh program studi untuk berkontribusi kepada daya saing bangsa dan mencapai akreditasi/sertifikasi internasional.

3. Memelihara akreditasi/sertifikasi internasional yang telah diperoleh program studi.

C. KARAKTERISTIK PHK

Mengingat kompleksitas permasalahan yang ada di lingkungan UB, maka hibah ini diarahkan pada Fakultas/Program/Jurusan selaku unit pengelola/ penyelenggara Program Studi. Dalam hal tidak terdapat Jurusan/Program Studi, maka sasaran di atas ditujukan pada Fakultas/Program yang secara langsung mengelola Program Studi. Untuk selanjutnya Unit Pengusul tema A dan B adalah

Jurusan/Fakultas/Program yang hanya mengusulkan satu sub tema hibah pada tahun 2014. Unit pengelola PS yang sedang menjalankan PHK Dikti atau PHK UB tidak diperkenankan mengikuti kompetisi hibah ini.

Dalam hal ini, UB menawarkan program pendanaan sebagai berikut:

A. Peningkatan Mutu, Relevansi dan Efisiensi Program Studi

Tema ini memfasilitasi dan mendorong program studi untuk meningkatkan mutu, relevansi dan efisiensi program studi yang diselenggarakannya secara sistematis dan terprogram. Peningkatan mutu dimaksud mencakup peningkatan mutu input, proses dan output program akademik program studi. Relevansi yang dimaksud adalah adanya kesesuaian antara program yang diselenggarakan dengan kebutuhan nasional maupun global. Sedangkan efisiensi adalah pemanfaatan sumberdaya secara hemat dan bertanggung jawab untuk menghasilkan output yang bermutu tinggi. Dengan perkataan lain, cakupan dari tema ini meliputi peningkatan efisiensi internal sehingga memenuhi standar nasional pendidikan tinggi dan meningkatkan akreditasi PS. Tema A ditujukan untuk program studi vokasi, sarjana, dan pasca sarjana (termasuk program profesi dan spesialis). Sesuai dengan hasil evaluasi diri, unit pengusul dapat memilih salah satu sub tema dari 2 (dua) sub tema yang tersedia, yaitu:

A1. Program Studi baru yang telah menjalankan program pendidikan maksimal 4 (empat) tahun, belum terakreditasi atau terakreditasi maksimal C.

A2. Program Studi yang telah menjalankan pendidikan lebih dari 4 (empat) tahun, terkreditasi maksimal B dan unit pengelola PS belum pernah memperoleh PHK Dikti.

Untuk unit pengusul yang pernah mendapatkan PHK Dikti tidak diperbolehkan mengikuti hibah sub tema A1 dan A2.

B. Pengembangan Program Unggulan Program Studi


8

Beberapa Fakultas/Program/Jurusan/PS dipandang sudah memiliki reputasi akademik dan daya saing di tingkat nasional, yang ditandai dengan adanya rekam jejak (track record) yang meyakinkan pada bidang atau disiplin keilmuan tertentu dan telah terakreditasi A atau PS yang pernah mendapatkan PHK Dikti. Untuk itu, perlu ada program ini untuk membantu Fakultas/Jurusan/PS dalam mengembangkan kapasitas/potensi institusionalnya sehingga bisa meningkatkan pencitraan, pendidikan, akreditasi atau sertifikasi internasional. Program unggulan UB ini tidak selalu harus terkait dengan pengembangan Program Studi S1, namun bisa PS S2, dan atau S3 yang merupakan program Fakultas/Jurusan/PS untuk resource sharing guna meningkatkan kualitas PBM yang secara langsung memiliki dampak pada akreditasi/sertifikasi internasional atau peningkatan daya saing bangsa di tingkat internasional. Selain itu, program unggulan yang diusulkan juga dapat merupakan (1) pengembangan institusi untuk meningkatkan kesiapan institusi mengembangkan pendidikan yang menghasilkan lulusan berdaya saing internasional (relevance), atau (2) pengembangan potensi institusi untuk meningkatkan kesiapan mengikuti akreditasi atau sertifikasi internasional (quality), dan (3) mempertahankan akreditasi atau sertifikasi internasional yang telah diperoleh. Adanya keterlibatan dan kontribusi pihak eksternal, baik dalam skala nasional maupun internasional merupakan nilai tambah dan karakteristik program unggulan ini.

Untuk program studi yang demikian, dapat mengajukan proposal untuk Tema B dengan sub tema:

B1. Program Studi yang telah terakreditasi A dan unit pengelola PS belum pernah memenangkan hibah PHK dari Dikti. Untuk sub tema ini unit pengelola PS boleh mengajukan proposal untuk satu PS yang berdasarkan evaluasi diri mempunyai permasalahan yang sama dalam usaha untuk menuju reputasi internasional.

B2. Sub tema ini diperuntukkan bagi unit pengusul yang pernah memenangkan PHK Dikti dengan akreditasi minimal B. Untuk sub tema ini PS boleh mengajukan proposal dalam usaha untuk menuju reputasi internasional.

B3. Sub tema ini diperuntukkan bagi PS yang telah mendapat akreditasi/sertifikasi internasional, sehingga agar PS mampu mempertahankan atau memperluas akreditasi/sertifikasi internasional yang diperoleh pada saat international assessment perlu diberikan dukungan dana.

D. PERSYARATAN UMUM BAGI PENGUSUL

Menindaklanjuti kebijakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, PHK UB ditawarkan melalui pendanaan DIPA BLU UB. PHK ini dapat diikuti oleh semua unit pelaksana akademik yang telah menunjukkan komitmen dan kepeduliannya pada pengembangan pendidikan di UB. Komitmen dan kepedulian ini antara lain ditandai dengan kepatuhan Unit Pengusul tersebut dalam mengikuti dan menjalankan peraturan yang telah ditetapkan oleh UB dan Dikti.

Secara khsusus, Unit Pengusul harus memenuhi ketentuan umum sebagai berikut:

1. Unit Pengusul harus memiliki organisasi sesuai dengan OTK yang ada di UB. Eksistensi unit tersebut dikuatkan dengan melampirkan SK Pendirian dan Surat


9

Ijin Operasional yang masih berlaku yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, membuat laporan EPSBED secara rutin dan SK akreditasi BAN PT terakhir kecuali sub tema A1.

2. UB sewaktu-waktu dapat menghentikan atau mencabut hibah yang diterima oleh Unit Pengusul apabila ditemukan penyimpangan, baik penyimpangan yang dilakukan pada saat pengajuan proposal maupun pada saat implementasi.

Informasi lebih lanjut dan rinci mengenai persyaratan dan kriteria seleksi akan dijelaskan pada ketentuan masing-masing program hibah.

E. PENGAJUAN USULAN

Secara umum prosedur pengajuan usulan sebagai berikut:

1. Unit Pengusul (Fakultas/Program/Jurusan) pertama-tama harus terlebih dahulu memahami tujuan dan sasaran masing-masing program, kemudian menentukan dan menetapkan salah satu sub tema PHK UB yang akan diikuti dan Program Studi (sebagai unit pelaksana) yang memenuhi persyaratan, sesuai kapasitas, kemampuan dan kompetensi Unit Pelaksana.

2. Program Studi yang dimaksud harus memiliki status akreditasi yang sesuai ketentuan sub tema.

3. Setiap Unit Pengusul hanya dapat mengajukan 1 (satu) usulan.

4. Unit pengusul membuat proposal sesuai dengan format masing-masing sub tema (terlampir).

F. PROSES SELEKSI

Usulan PHK-UB batch 1 akan diimplementasikan tahun anggaran 2013 - 2015. Usulan akan direview oleh 1 (satu) orang reviewer Dewan Pendidikan Tinggi (DPT) Dikti dan 1 (satu) orang reviewer internal UB melaui 2 tahap proses seleksi yaitu desk evaluation dan presentasi bagi yang lolos desk evaluation. Keberlanjutan program seterusnya akan ditentukan berdasarkan evaluasi tahunan dan kebijakan Pimpinan UB.

Jadwal pelaksanaan program hibah kompetisi UB dilaksanakan dengan jadwal sebagai berikut:

Tanggal Kegiatan

26 September 2013 Sosialisasi Program di Hadapan Dekan, Ketua Program Studi di Lingkungan UB

11-12 Oktober 2013 Pelatihan penyusunan proposal

11 Nopember 2013 Batas akhir pemasukan proposal

12 – 25 Nopember 2013 Seleksi proposal (desk evaluation)

12 Desember 2013 Pengumuman hasil desk evaluation

19 Desember 2013 Presentasi dan visitasi di PS pemenang desk


10

evaluation

23 Desember 2013 Penetapan pemenang hibah tahun 2014

7 Januari 2014 Negosiasi pembiayaan (costing negotiation)

15 Januari 2014 Penanda tangan kontrak hibah

Maret –

Desember 2014

Pelaksanaan hibah

Agustus 2014 Monev tengah tahun

Nopember 2014 Monev akhir tahun

G. ADMINISTRASI HIBAH

Proposal yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan Unit Pengusul (Fakultas/Program/Jurusan) harus diserahkan sesuai dengan jadwal di atas. Ketentuan format cover, warna cover dan jumlah copy proposal diatur dalam masing-masing panduan program hibah. Proposal (rangkap 3) beserta file elektronik format pdf dalam Compact Disk (CD) yang bebas virus komputer disampaikan ke:

Tim Koordinasi Program Hibah Kompetisi UB

Gedung Rektorat Lt. 3 koridor

Jl. Veteran Malang, Telp./Fax 0341-575801,

e-mail: [email protected] dan [email protected]

Proposal harus sudah diterima oleh TKPHK pada tanggal yang telah ditetapkan dalam Tabel di atas paling lambat pukul 16.00 WIB. Proposal yang disampaikan di luar batas waktu yang telah ditetapkan, tidak akan diproses lebih lanjut.

Bagi pemenang hibah, disamping organisasi pelaksana di tingkat Unit Pengusul, pada tingkat Universitas telah dibentuk unit koordinasi pelaksanaan hibah. Unit koordinasi ini dibentuk oleh pimpinan institusi dan khususnya bertugas (1) memfasilitasi pelaksanaan hibah agar terjadi saling kerjasama dan saling belajar antar unit penerima hibah pada institusi tersebut, serta (2) melaksanakan monitoring dan evaluasi internal pada aspek akademik. Untuk selanjutnya Unit Koordinasi ini disebut Unit TKPHK.

Informasi lebih lanjut dapat diperoleh secara on-line melalui http://pjm.ub.ac.id./tkphk

mailto:[email protected]


11



2014

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2014

BAGIAN 2: Komponen Penilaian, Indikator Capaian

dan Komponen Biaya


12

A. KRITERIA SELEKSI

Setiap proposal yang masuk akan dilakukan oleh 2 orang reviewer, yang terdiri dari 1 orang reviewer eksternal dari Dewan Pendidikan Tinggi (DPT) Dikti dan 1 orang reviewer internal UB, melalui 2 tahap proses seleksi yaitu desk evaluation dan presentasi bagi yang lolos desk evaluation di hadapan Panel Reviewer DPT (Dewan Pendidikan Tinggi), berdasarkan kriteria penilaian dan pembobotan sebagai berikut:

1. Kepemimpinan dan komitmen Pimpinan [15%]

Kualitas kepemimpinan unit pengusul dinilai antara lain dari kualitas

proposal secara keseluruhan dan kemampuan unit pengusul untuk

merencanakan dan menjalankan program peningkatan mutu dan layanan

pendidikan tinggi (misalnya dalam menetapkan tema program, fokus

pengembangan dan menentukan unit internal yang akan dilibatkan dalam

implementasi program pengembangan yang akan diajukan), kejelasan arah

pengembangan PS yang dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi PS yang

relevan dengan unit pengelola PS, serta program pengembangan yang

tercantum dalam renstra unit pengusul.

Bagi unit pengusul yang pernah memenangkan hibah, kinerja PS dalam

mengimplementasikan program hibah yang telah dimenangkan sebelumnya,

akan menjadi salah satu aspek yang dinilai pada komponen ini.

Komitmen unit pengusul dalam mendukung program peningkatan mutu khususnya yang terkait dengan proposal yang diajukan akan dilihat, antara lain,

dari: komitmen unit pengusul dalam mengembangkan dan memelihara good

practices yang telah dan akan dikembangkan melalui program hibah,

pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal (monevin), penerapan model kompetisi secara internal, dll.

Komitmen unit pengusul dalam mendukung tercapainya tiga program

pokok Ditjen Dikti yaitu Perluasan Akses, Peningkatan Mutu dan Relevansi, dan

Peningkatan Good University Governance (GUG), akan dijadikan sebagai aspek yang dipertimbangkan dalam penilaian kriteria ini.

2. Kualitas Laporan Evaluasi Diri [25%]

Evaluasi diri unit pengusul yang dimaksud di sini adalah evaluasi diri unit pengusul secara keseluruhan dan PS yang dilibatkan. Laporan evaluasi

diri dinilai dari 3 aspek yaitu cakupan aspek yang dievaluasi, ketajaman

analisis yang didukung oleh data/informasi yang andal dan memadai, serta

ketepatan kesimpulan hasil evaluasi diri sesuai dengan tema program

pengembangan yang diajukan.

3. Mutu dan Relevansi Program yang Diusulkan [40%]

Aspek ini dinilai dari kemampuan unit pengusul dalam menyusun aktivitas

sesuai tema yang akan diajukan. Aktivitas dijelaskan secara sistematis dan terprogram menuju ketercapaian sasaran keberhasilan peningkatan mutu dan

unggulan PS. Aktivitas disusun sebagai bagian dari kebutuhan dan strategi

pengembangan unit pengusul secara keseluruhan (sebagai hasil evaluasi diri)

sesuai dengan mandat yang diemban.


13

4. Kelayakan Implementasi dan Keberlanjutan Program yang diusulkan [20%]

Penilaian kriteria ini adalah meliputi kejelasan mekanisme internal pelaksanaan program pengembangan, kelayakan anggaran/program investasi (RAB), mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumber daya untuk mendukung pelaksanaan program. Termasuk dalam kriteria ini adalaha kelayakan jumlah mahasiswa yang akan menerima manfaat dari hibah. Kejelasan organisasi pelaksana program yang terintegrasi dengan struktur yang ada merupakan salah satu aspek yang akan dinilai.

Proposal yang sebagian atau seluruh isinya terindikasi plagiarism akan didiskualifikasi dari

kompetisi.

B. KOMPONEN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN

Besarnya pagu dana maksimal yang dapat diusulkan untuk masing-masing tema dapat diberikan pada tabel di bawah untuk periode maksimal 3 (tiga) tahun.

No. Tier Jumlah PS Besaran Hibah Max.

Rp./PS/thn Total (Rp.) Keterangan

1 A1 3 500,000,000 1,500,000,000 3 paket hibah

2 A2 3 750,000,000 2,250,000,000 3 paket hibah

3 B1 mandiri 3 750,000,000 2,250,000,000 3 paket hibah

4 B2 mandiri 3 750,000,000 2,250,000,000 3 paket hibah

5 B3 ( Akreditasi Intl) 3 500,000,000 1,500,000,000 3 paket hibah

Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Komponen biaya yang diajukan harus dapat dilihat kaitannya dengan program pengembangan yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat (termasuk adanya informasi pendukung seperti leaflet, penawaran harga, dsb.) tentang pemanfaatan dana yang diusulkan. Komponen biaya yang boleh diusulkan adalah sebagai berikut (Usulan kegiatan harus dilengkapi dengan TOR yang lengkap dan rinci):

1. Pengembangan Staf.

Pengembangan staf dapat berupa program pendidikan non gelar dalam negeri, yang terkait dengan arah dan program pengembangan sumber daya manusia di unit pengusul. Program dapat berupa pelatihan singkat atau magang yang dilaksanakan pada institusi lain yang berkualitas yang diakui secara nasional.

Pengembangan staf terdiri dari sertifikasi dosen (bukan mahasiswa), teknisi, dan staf administrasi, serta magang di industri, asosiasi profesi dan/atau institusi penyelenggara training (training provider) di luar UB. Pengembangan staf untuk kelompok vokasi diprioritaskan bagi penyiapan Unit Pelakasana dalam melaksanakan program sertifikasi keahlian/profesi sesuai dengan standar industri.


14

Biaya maksimal untuk pendidikan tidak bergelar/magang adalah Rp. 7.500.000,00 (tujuh juta rupiah) per orang per bulan, untuk jangka waktu minimal 1 (satu) bulan dan maksimal 3 (tiga) bulan. Biaya pelatihan sertifikasi untuk kelompok vokasi yang dilaksanakan di training provider, sesuai dengan biaya yang ditetapkan oleh training provider, maksimal untuk jumlah peserta 4 (empat) orang per tahun. Biaya untuk ujian sertifikasi ditetapkan sesuai dengan biaya yang ditetapkan oleh penyelenggara.

Untuk komponen pembiayaan ini dapat diusulkan kegiatan presentasi oral di kancah pertemuan ilmiah internasional bagi dosen. Jumlah paket kegiatan yang boleh diusulkan maksimal 3 paket dengan anggaran maksimal Rp. 30.000.000,00 yang meliputi semua keperluan.

2. Tenaga Ahli

Komponen ini dapat digunakan untuk mendatangkan tenaga ahli domestik yang secara khusus ditugaskan untuk memberikan bimbingan dalam suatu bidang kegiatan tertentu, antara lain: pengembangan kurikulum mengikuti KKNI, metodologi pembelajaran, sistem manajemen internal, pengelolaan perpustakaan, pengelolaan laboratorium, dan kegiatan lainnya yang secara langsung menunjang program pendidikan di Unit Pengusul. Tenaga ahli yang didatangkan diberikan imbalan maksimal Rp. 3.000.000,00 (tiga juta rupiah) per minggu untuk waktu tinggal minimal satu minggu dan maksimal satu bulan (di luar akomodasi, konsumsi, dan transportasi). Tenaga ahli yang dimaksud adalah tenaga ahli di luar UB. Pengusul dapat mengajukan maksimal dua tenaga ahli dalam satu tahun, dengan menyertakan TOR (terms of reference) yang rinci dan spesifik serta dilengkapi dengan curriculum vitae calon tenaga ahli. Biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi tenaga ahli didanai dari dana PHK.

Khusus untuk Kelompok Vokasi: tenaga ahli domestik diprioritaskan dari asosiasi profesi/keahlian, industri dan/atau penyelenggara training (training provider) dengan tujuan untuk memperbaiki manajemen Unit Pengusul sehingga mampu menyiapkan/memberikan lulusan untuk memperoleh sertifikasi profesi/keahlian melalui pendirian Tempat Uji Kompetensi (TUK) dan atau Authorized Training Centre Provider Nasional/Internasional.

3. Pengembangan program.

Penguatan kapasitas menajemen Unit Pengusul dan pengembangan program-program yang diprioritaskan untuk meningkatkan mutu dan efisiensi internal dapat dilakukan melalui lokakarya, inhouse training dan pelatihan manajemen eksekutif. Aktivitas yang dapat dilakukan untuk pengembangan program prioritas di Unit Pengusul dapat berupa pengembangan/perbaikan/perubahan kurikulum, dan kegiatan lain dalam rangka meningkatkan akreditasi BAN-PT atau akreditasi/sertifikasi internasional sesuai dengan Tema yang dipilih dari Unit pengusul. Semuanya harus berhubungan dengan aktivitas-aktivitas yang sudah dirancang untuk meningkatkan kapasitas manajemen dan kualitas lulusan. Dana maksimal adalah Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) tiap lokakarya/seminar/pelatihan. Peserta pelatihan atau lokakarya tidak diperbolehkan mendapatkan honorarium. Kegiatan yang dilakukan dapat berupa kombinasi antara lokakarya (maksimal 2 per tahun), seminar, dan perbaikan kurikulum, atau lainnya, selama total kegiatan jenis ini tidak melebihi 3 (tiga) kegiatan per tahun.

Khusus untuk Kelompok Vokasi dapat dilakukan juga untuk menciptakan hubungan (linkage) saling menguntungkan dengan industri, Kamar Dagang


15

Industri (Kadin) dan Departemen Tenaga Kerja setempat, pengembangan Jurusan dalam rangka mendapatkan: Akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), Akreditasi Tempat Uji Kompetensi (TUK), atau Lisensi/Authorized Training Provider, Sertifikat ISO9001:2008

4. Hibah Pengajaran Dosen.

Hibah pengajaran diarahkan untuk memotivasi dosen yang ingin meningkatkan kualitas proses pembelajaran. Besarnya dana maksimal adalah Rp. 20.000.000,00 (dua puluh juta rupiah) per hibah untuk jangka waktu satu tahun. Dalam kurun waktu tersebut hasil hibah harus sudah diterapkan selama satu

semester dan sudah dievaluasi tingkat keberhasilannya. Jumlah hibah yang dapat diusulkan disesuaikan dengan kapasitas dosen PS/bagian dengan memperhatikan tingkat kompetisi 1:3 (dari minimal 3 proposal akan diseleksi 1 proposal, berlaku kelipatannya). Reviewer Hibah pengajaran diharuskan melibatkan LP3 UB

5. Hibah Penelitian Mahasiswa

Hibah penelitian mahasiswa diarahkan untuk mempercepat penyelesaian tugas akhir mahasiswa. Output dari kegiatan ini adalah publikasi di jurnal dan penguatan roadmap penelitian yang ada di PS atau Bagian masing-masing. Hibah penelitian mahasiswa diperuntukkan untuk tugas akhir mahasiswa secara individu, bisa diprogramkan di semua tema dengan besar dana maksimal per hibah penelitian disesuaikan dengan jenjang pendidikan, yaitu Rp. 3.000.000,00 untuk vokasi, Rp. 5.000.000,00 untuk S-1. Jumlah hibah yang dapat diusulkan adalah sesuai dengan kebutuhan akan tetapi tetap melalui kompetisi internal dengan tingkat kompetisi 1:3.

6. Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi ilmiah mahasiswa

Hibah ini ditujukan untuk meningkatkan pembinaan penalaran dan kreativitas mahasiswa oleh unit pengusul, sehingga mahasiswa dapat meraih prestasi pada kompetisi tingkat nasional untuk Tema A dan tingkat Internasional untuk Tema B. Aktivitas yang bisa diusulkan setiap tahun maksimal 2 kegiatan dengan dana per kegiatan maksimal sebesar Rp. 30.000.000,00. Output kegiatan ini adalah peningkatan pengalaman mahasiswa dan prestasi (daya saing) mahasiswa dalam kompetisi. Hibah mendanai honorarium pembina, bahan habis pakai, transportasi, akomodasi, dan registration fee.

7. Pengadaan Peralatan dan Koleksi Perpustakaan

Komponen ini dapat digunakan untuk peningkatan peralatan (upgrade), pengadaan komponen untuk memperbaiki peralatan yang rusak, atau membeli peralatan baru dan software yang terkait dengan proses pembelajaran untuk peningkatan efisiensi eksternal. serta dapat digunakan untuk meningkatkan mutu koleksi perpustakaan (text book dan e- book) untuk mendukung peningkatan kemampuan bahasa Inggris mahasiswa. Peralatan yang diajukan disertai spesifikasi teknis, harga, jumlah dan data dukung (leaflet/brosur/katalog). Anggaran pengadaaan (peralatan dan bahan pustaka) ini tidak boleh melebihi


16

30% dari total anggaran program yang diusulkan. Komponen pengadaan Peralatan dan Koleksi Perpustakaan tentatif tergantung sumber dana

8. Komponen khusus untuk Tema B:

a. Hibah student and staff exchange

Komponen ini ditujukan untuk peningkatan kesiapan PS untuk memenuhi standar sertifikasi/akreditasi internasional dan meningkatkan international recognition dengan memfasilitasi hibah pertukaran bagi dosen dan mahasiswa ke luar negeri (outbond) atau mengundang pakar luar negeri (inbond). Besarnya hibah untuk outbond dan inbond bagi dosen maksimal Rp. 75.000.000,00 dan bagi mahasiswa (outbond) sebesar Rp. 40.000.000,00. Lama pelaksanaan kegiatan outbond adalah 1 (satu) bulan dan untuk pakar luar negeri adalah selama 1 (satu) minggu. Outbond bagi dosen tidak diperuntukkan bagi kegiatan benchmarking.

b. Hibah publikasi jurnal internasional

Komponen ini ditujukan untuk meningkatkan jumlah publikasi dan sitasi internasional, berupa publication fee dengan dana maksimal Rp. 5.000.000,00 (at cost). Naskah yang diajukan dengan skema ini harus yang belum pernah diajukan untuk skema yang sama, baik melalui UB maupun Dikti.

c. Biaya untuk melakukan MoU, sertifikasi dan akreditasi internasional bagi PS yang akan mengajukan akreditasi/sertifikasi internasional. Besarnya dana sesuai dengan kebutuhan (at cost).

9. Manajemen program

Komponen ini ditujukan untuk mendukung pelaksanaan dan administrasi program, termasuk di antaranya adalah honorarium untuk pelaksana program, bahan habis pakai, komunikasi, dan perjalanan yang terkait dengan pelaksanaan program. Honor proses review hibah pengajaran dan penelitian mahasiswa dapat dianggarkan pada komponen ini. Besarnya dana manajemen program maksimal 10% dari total dana PHK yang diajukan.

C. INDIKATOR

Indikator utama yang digunakan untuk mengukur keberhasilan program ini sangat ditentukan oleh tema yang diajukan. Tema A1

a. Memiliki organisasi dan tata kelola sesuai tupoksi; b. Mengembangkan sistem penjaminan mutu internal mengacu pada SPMI UB; c. Mengembangkan ISO 9001:2014 dan menerapkan pelayanan prima; d. Kepuasan mahasiswa dalam PBM terpantau secara rutin; e. Peningkatan kegiatan penelitian, pengabdian dan publikasi ilmiah; dan f. Akreditasi BAN-PT minimal B.

Tema A2

a. Peningkatan IPK dan masa studi; b. Waktu penyelesaian tugas akhir; c. Waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan perkerjaan pertama; d. Rata-rata nilai TOIEC/TOEFL lulusan; e. Proporsi lulusan yang bekerja pada bidang yang relevan; f. Jumlah kerjasama dengan institusi lain (dalam dan luar negeri); dan


17

g. Peningkatan kegiatan penelitian, pengabdian dan publikasi ilmiah. Tema B1

a. Perbaikan IPK dan masa studi lulusan; b. Waktu penyelesaian tugas akhir; c. Waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan perkerjaan pertama; d. Rata-rata nilai TOIEC/TOEFL lulusan; e. Proporsi lulusan yang bekerja pada bidang yang relevan; f. Peningkatan jumlah publikasi staf dalam jurnal nasional terakreditasi; g. Peningkatan sitasi karya ilmiah staf; dan h. Peningkatan kerjasama Tridharma PT dengan institusi lain (dalam dan luar

negeri) dan perolehan hibah pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dari sumber pendanaan nasional dan atau internasional.

Tema B2

a. Peningkatan jumlah publikasi staf dalam jurnal internasional; b. Peningkatan sitasi karya ilmiah staf; c. Peningkatan jumlah pertukaran dosen dengan PT Luar Negeri; d. Peningkatan jumlah pertukaran mahasiswa dengan PT Luar Negeri; e. Peningkatan kerjasama Tri Dharma PT dan perolehan hibah pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dari sumber pendanaan internasional; dan

f. Perolehan status akreditasi atau sertifikasi oleh badan akreditasi internasional terkemuka.

Tema B3

a. Akreditasi atau sertifikasi Internasional; b. Peningkatan jumlah publikasi staf dalam jurnal internasional; c. Peningkatan sitasi karya ilmiah staf; d. Peningkatan jumlah pertukaran dosen dengan PT Luar Negeri; e. Peningkatan jumlah pertukaran mahasiswa dengan PT Luar Negeri; f. Peningkatan kerjasama Tri Dharma PT dan perolehan hibah pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dari sumber pendanaan internasional.

g. Perolehan status akreditasi atau sertifikasi oleh badan akreditasi internasional terkemuka.

D. ADMINISTRASI PROPOSAL DAN HIBAH

Dokumen yang diajukan dicetak dalam kertas ukuran A4, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Dokumen dibuat rangkap 4 (empat), dijilid dengan warna sampul sesuai dengan masing-masing Tema PHK UB (Tema A1 warna putih, Tema A2 warna hijau, Tema B1 warna biru muda, Tema B2 warna kuning, dan Tema B3 warna abu-abu); dilengkapi dengan berkas (file) elektronik format PDF dalam CD. Dokumen dilengkapi dengan halaman pengesahan, dengan contoh seperti pada Lampiran 2, dengan jumlah halaman TIDAK melebihi ketentuan (75 halaman termasuk evaluasi diri dan lampiran, tidak termasuk daftar isi, dan lembar pengesahan).

Batas waktu pengajuan dokumen diterima paling lambat tanggal 11 Nopember

2013 pukul 16.00 WIB. Dokumen yang diterima melebihi batas waktu yang telah ditetapkan tidak akan dilakukan penilaian. Proposal disampaikan ke:


18

Tim Koordinasi Program Hibah Kompetisi UB

Gedung Rektorat Lt. 3 koridor

Jl. Veteran Malang, Telp./Fax 0341-575817 ,

e-mail: [email protected]

Informasi lebih lanjut dapat diperoleh secara on-line melalui http://tkphk.ub.ac.id.


19



2014

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2014

BAGIAN 3: Format Proposal


20

FORMAT PROPOSAL

Proposal disusun untuk masing-masing sub-tema yang diajukan. Proposal utamanya memuat deskripsi rinci program pengembangan yang akan dilakukan, penetapan sasaran indikator untuk mengukur keberhasilan program, investasi yang diperlukan, mekanisme pengelolaan dan koordinasi, serta rencana monitoring dan evaluasi internal. Proposal mengikuti struktur dan format berikut: 1. Halaman judul/sampul

Memuat informasi tentang nama institusi, tema yang dipilih seperti contoh pada Lampiran 1.

2. Halaman identifikasi

Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap unit pengusul, serta nama ketua pelaksana program di tingkat unit pengusul, tema yang dipilih, seperti contoh pada Lampiran 2.

3. Daftar isi 4. Ringkasan eksekutif (maksimal 1 halaman)

Bagian ini berisi informasi singkat tentang hasil evaluasi diri unit, permasalahan dan potensi utama yang ada, dan tujuan program pengembangan yang diusulkan dalam proposal. Ringkasan juga berisi aktivitas-aktivitas utama yang akan dilakukan, serta output dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan.

5. Bab 1: Rasional dan konteks (maksimal 4 halaman) Memuat ringkasan rencana pengembangan yang diusulkan dilihat dalam perspektif rencana pengembangan unit pengusul secara keseluruhan (renstra), berikut output, outcome dan dampak yang diharapkan dari program yang diusulkan.

6. Bab 2: Indikator kinerja (maksimal 3 halaman)

Bagian ini berisi usulan indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan yang mengukur keberhasilan program secara menyeluruh sesuai dengan tema yang dipilih dan fokus program yang diajukan. Untuk masing-masing aspek indikator kinerja utama sebagaimana tertera pada Bagian II dokumen ini, juga dibutuhkan indikator kinerja spesifik yang dapat lebih rinci mencerminkan tingkat kemajuan dalam upaya mencapai sasaran indikator kinerja utama. Nilai baseline ditetapkan pada tahun 2012/2013 (atas dasar kinerja tahun-tahun sebelumnya), selanjutnya target untuk masing-masing indikator kinerja ditetapkan setiap tahun. Indikator kinerja dimaksud diukur pada tingkat unit pengusul. Metoda pengukuran indikator kinerja secara ringkas disampaikan pada Bab ini.

7. Bab 3: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Unit Pengusul (maksimal 5

halaman). Bagian ini berisi penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan di tingkat unit pengusul yang dilibatkan, mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan, serta sistem pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan


21

pelaksanaan program harus terintegrasi dengan sistem yang diterapkan di UB. 8. Bab 4: Ringkasan Laporan hasil Evaluasi Diri (ED) (maksimal 15 halaman).

Untuk proposal Tema A dan B, bab ini berisi Ringkasan Laporan Evaluasi Diri yang relevan dengan tema dan program yang diajukan. Laporan ED dapat menggambarkan rekam jejak tri dharma yang relevan dengan tema dan program yang diajukan. Bab ini mencakup kesimpulan hasil evaluasi diri tingkat unit pengusul dan P S l a i n yang terlibat sesuai dengan tema yang diusulkan. Tidak ada format khusus untuk laporan evaluasi diri lengkap, namun sebagai acuan dapat digunakan kerangka pikir berikut: Bagian ini berisi evaluasi diri di tingkat institusi yang merupakan landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa aspek yang perlu disajikan antara lain: a. Profil lingkungan eksternal.

Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal institusi yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi institusi, khususnya terkait dengan program yang diajukan.

b. Evaluasi Rencana Strategis Institusi Bagian ini memuat kajian atas Renstra institusi yang saat ini dijalankan, arah pengembangan institusi dan posisi usulan dalam kerangka Renstra tersebut.

c. Evaluasi kinerja dan manajemen program akademik Bagian ini memuat evaluasi penyelenggaraan program akademik oleh institusi yang mencakup kegiatan pendidikan (seluruh jenjang pendidikan), penelitian, dan layanan pada masyarakat. Dalam hal kinerja akademik, aspek-aspek yang dievaluasi diharapkan meliputi aspek input, proses, dan output. Untuk aspek pendidikan misalnya meliputi: sistem penerimaan mahasiswa baru dan mutu masukan, sistem pembelajaran dan mutu PBM yang dinyatakan dalam angka efisiensi edukasi, akreditasi program studi, mutu dan relevansi lulusan, dll. Untuk bidang penelitian dan layanan, evaluasi misalnya menyangkut intensitas kegiatan, proyek penelitian atau layanan yang telah dilakukan, hasil-hasil kegiatan seperti publikasi ilmiah, paten/HaKI, dana kerjasama, dll. Dalam aspek manajemen program akademik, diharapkan mencakup siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan dan evaluasi, dan pengembangan. Profil akademik ini harus dapat melandasi kesimpulan tentang kinerja program akademik yang diselenggarakan, khususnya dalam hal efisiensi internal, mutu dan relevansi serta daya saing PT.

d. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk mendukung program PT dan sistem manajemen sumberdaya yang diterapkan di PT. Sumberdaya dimaksud meliputi sumberdaya manusia (staf akademik dan non-akademik), keuangan, informasi, sarana dan prasarana. Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki institusi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik. Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses manajemen yang meliputi perencanaan, penyelanggaraan, pemantauan


22

dan evaluasi, dan pengembangan. e. Evaluasi sistem penjaminan mutu di tingkat institusi

Bagian ini memuat evaluasi atas penerapan sistem penjaminan mutu di tingkat institusi, yang meliputi evaluasi sistem manajemen mutu, kelembagaan, dan sumberdaya pelaksana Quality Assurance. Apabila institusi belum mempunyai unit penjaminan mutu, jelaskan bagaimana kegiatan penjaminan mutu tersebut dilaksanakan serta rencana pengembangan ke depan. Dalam bab ini dijelaskan juga distribusi akreditasi untuk semua program studi yang dikelola PT disertai evaluasi tentang upaya yang dilakukan PT dalam rangka meningkatkan level akreditasi tersebut.

f. Ringkasan evaluasi diri Bagian ini memuat ringkasan evaluasi diri yang dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi yang ada di institusi dan peluang serta tantangan yang dihadapi institusi. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif institusi serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi yang diajukan.

9. Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimal 20 halaman)

Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi, sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri. Program yang diusulkan merupakan program unit pengusul, bukan kompilasi dari aktivitas yang diusulkan oleh masing-masing unit internal terkait. Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Contoh format untuk deskripsi masing-masing aktivitas dapat dilihat pada lampiran (Lampiran 3).

10. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran

Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total institusi yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan oleh semua unit. Rekapitulasi anggaran disarankan dibuat dalam format RKAKL seperti pada Lampiran 4, 5, 6, 7, dan 8.

11. Lampiran

Bagian ini memuat antara lain: rincian usulan anggaran untuk masing- masing komponen pembiayaan, tanggapan atas komentar reviewer, TOR, dll.


23

Lampiran 1: Contoh Format Sampul

Sub Tema: A1/A2/B1/B2/B3

PROPOSAL



2014

Program A-1/A-2/B1/B2/B3

(Judul Program)

(Nama Fakultas/Program/Jurusan)


2014


24

Lampiran 2: Contoh Lembar Pengesahan

1. Nama Unit Pengusul : <Nama Fakultas/Program/Jurusan>

2. Program Studi yang ditingkatkan : 1. <Nama Program Studi>

Status Akreditasi BAN:

2. <Nama Program Studi>

Status Akreditasi BAN:

3. Judul Usulan Program :

4. Penanggung Jawab

N a m a :

Jabatan : Dekan/Ketua Program/Ketua Jurusan

Alamat :

Telepon :

Fax :

e-mail :

5. Ketua Pelaksana

N a m a :

Alamat :

Telepon/mobile :

Fax :

e-mail :

< Tempat, tanggal…………..>

Disampaikan oleh,

< PimpinanFakultas/Program/Jurusan >

(………………………………………)


25



2014

Universitas Brawijyaya

2014

BAGIAN 4:

Panduan Penyusunan

USULAN AKTIVITAS dan ANGGARAN


26

A. PENYUSUNAN AKTIVITAS

Berdasarkan kesimpulan evaluasi diri, maka setiap aktivitas harus dijabarkan sebagai berikut:

1. Judul Aktivitas

Setiap aktivitas harus mempunyai judul. Judul harus dibuat dengan kalimat yang singkat dan sedapat mungkin judul tersebut dapat memberikan gambaran besar/global mengenai aktivitas tersebut.

2. Latar Belakang

Setiap aktivitas harus mempunyai alasan mengapa aktivitas tersebut harus dilaksanakan. Umumnya yang diuraikan disini adalah masalah-masalah yang dihadapi oleh unit pengusul dan akan diselesaikan dengan melaksanakan aktivitas. Masalah-masalah yang tercantum di sini harus relevan dengan Laporan Hasil Evaluasi Diri. Oleh sebab itu, pada penjelasan Latar Belakang, sebaiknya disampaikan tentang masalah yang ingin diselesaikan serta nomor halaman dalam Laporan Evaluasi Diri yang menunjukkan adanya masalah tersebut.

3. Rasional

Pada umumnya, masalah-masalah yang dicantumkan dalam latar belakang, dapat diselesaikan melalui beberapa alternatif aktivitas. Oleh karena itu, perlu alasan/rasional yang menjelaskan tentang pemilihan aktivitas tersebut, apakah karena aktivitas tersebut adalah aktivitas yang paling mungkin dilaksanakan, atau karena aktivitas tersebut paling sedikit membutuhkan sumberdaya, atau karena ada alasan lainnya.

4. Tujuan

Pada dasarnya setiap aktivitas mempunyai tujuan yang jelas dan dapat diukur tingkat keberhasilannya. Pada bagian ini diuraikan secara jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Keberhasilan pencapaian tujuan direpresentasikan dengan tercapainya indikator-indikator yang dicantumkan pada bagian Indikator utama/Indikator Kinerja.

5. Mekanisme dan Rancangan

Bagian ini berisi uraian ringkas mengenai rincian mekanisme dan rancangan aktivitas. Uraian tersebut harus dapat menjelaskan tentang cara pencapaian tujuan dan sasaran kinerja yang telah ditetapkan/diharapkan. Dalam mekanisme dan rancangan ini, diuraikan mengenai tahap-tahap aktivitas secara lebih rinci. Dimungkinkan suatu aktivitas mempunyai satu atau lebih sub aktivitas dan masing-masing sub aktivitas mempunyai sub sub aktivitas yang lebih rinci lagi. Investasi atau pengadaan sumberdaya, tidak boleh dicantumkan sebagai bagian dari aktivitas.

6. Sumberadaya yang dibutuhkan

Bagian ini berisi uraian ringkas mengenai sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas, dan menjelaskan asal sumberdaya tersebut. Sumberdaya tidak hanya dapat diperoleh melalui PHK, namun juga bisa didapatkan dari sumber lain, termasuk sumber dana non-pemerintah. Pada bagian ini harus disebutkan secara ringkas, tentang jenis sumberdaya yang diperlukan (contoh: komputer, alat laboratorium, studi pelacakan, lokakarya, pelatihan staf, dsb), jumlah dana yang


27

dibutuhkan untuk mengadakan sumberdaya tersebut, asal sumberdana yang akan digunakan, sesuai dengan Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost Component) pada PHK UB. Sebagai contoh: pengiriman staf untuk pelatihan dapat menggunakan komponen pembiayaan Pengembangan Staf Tidak Bergelar, pengadaan komputer dapat menggunakan komponen Peralatan, dsb.

7. Jadwal Pelaksanaaan

Bagian ini berisi uraian ringkas tentang jadwal pelaksanaan aktivitas, dalam bentuk tabel (bar diagram). Sub aktivitas atau tahapan aktivitas yang dicantumkan pada bagian ini, harus sama dengan sub aktivitas atau tahapan aktivitas yang diuraikan pada bagian Mekanisme dan Rancangan.

8. Indikator Kinerja Tambahan

Pada bagian ini diuraikan usulan indikator kinerja tambahan untuk mengukur tingkat keberhasilan/ketercapaian tujuan suatu aktivitas. Indikator tersebut harus dapat mengukur dampak pelaksanaan aktivitas (outcome) dan apabila sulit, paling tidak harus dapat mengukur keluaran aktivitas (output). Indikator keberhasilan yang dicantumkan harus mengacu dan sesuai dengan tujuan aktivitas yang telah ditetapkan di bagian Tujuan. Metoda yang digunakan untuk mengukur indicator kinerja, perlu dijelaskan secara rinci.

Contoh: keberhasilan aktivitas pelatihan dosen tidak diukur dari jumlah dosen yang mengikuti pelatihan, namun harus diukur dari peningkatan yang terjadi setelah dosen tersebut mengikuti pelatihan misalnya peningkatan prestasi mahasiswa, perbaikan cara dosen mengajar, dsb.

9. Keberlangsungan Aktivitas

Unit pengusul perlu menjelaskan tentang mekanisme yang diadopsi untuk menjaga keberlangsungan aktivitas, baik dari segi kebijakan (policy), pendanaan maupun pemeliharaan sumberdaya hasil investasi.

10. Penanggungjawab Aktivitas

Setiap aktivitas harus mempunyai seorang penanggungjawab, yang akan bertanggungjawab atas terlaksananya aktivitas tersebut. Penanggungjawab aktivitas, sebaiknya bukan pejabat tertinggi pada unit pengusul.

IV. Format Penjabaran Aktivitas

<Judul Aktivitas>

Latar Belakang

Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil di identifikasi pada hasil evaluasi diri, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan aktivitas ini. Jelaskan masalah tersebut sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yg berpengaruh pada permsalahan tersebut). Dalam penjelasan ini harus disebutkan nomor halaman di mana masalah tersebut dibahas.

Rasional


28

Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut diatas.

Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut.

Tujuan

Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh aktivitas ini.

Jelaskan dampak (outcomes) yang dikehendaki.

Penjelasan tersebut harus dapat dijabarkan menjadi Indikator Kinerja yg terukur

Mekanisme dan Rancangan

Jelaskan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan. Pada setiap langkah (sub-aktivitas) harus dijelaskan, maksud dan tujuannya secara ringkas dan jelas.

<sub-aktivitas a>.

<sub-aktivitas b>.

<sub-aktivitas c>.

Sumberdaya yang dibutuhkan

Jelaskan tentang sumberdaya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas/sub-aktivitas.

Sub-aktivitas Jenis Sumber-daya

dibutuhkan

Estimasi biaya &

sumber pendanaan

(ribuan rupiah) Komponen

Pembiayaan*)

PHK Lainnya

<sub-aktivitas a> <jenis sumberdaya>

<jenis sumberdaya>

<sub-aktivitas b> <jenis sumberdaya>

<jenis sumberdaya>

<sub-aktivitas c> <jenis sumberdaya>

*) diisi dengan salah satu komponen pembiayaan seperti: Pengembangan staf, Peralatan, Tenaga ahli, dsb

[Lihat komponen pembiayaan yang diperbolehkan untuk masing-masing hibah A-1, A-2, A-3 dan B]

Jadwal Pelaksanaan

Jadwal ini merupakan tahapan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan.

Tentukan rincian jadwal yang realistik untuk pelaksanaan tiap aktivitas

Rencana Aktivitas

3 tahun

Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

1-2 3-4 5-6 7-8 9-10

11-12

1-2 3-4 5-6 7-8 9-10

11-12

1-2 3-4 5-6 7-8 9-10

11-12

<sub-aktivitas a>


29

<sub-aktivitas b>

<sub-aktivitas c>

Indikator Keberhasilan

Indikator kinerja (outcome) dimaksudkan sebagai alat ukur pencapaian tujuan.

Sebutkan target langsung pada awal, pertengahan dan akhir program.

Sajikan, baik indikator utama PHK dan indikator tambahan yang spesifik untuk aktivitas ini.

Indikator Kinerja Awal Tengah Akhir

<indikator 1>

<indikator 2>

<indikator 3>

Keberlanjutan

Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai.

Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu dibahas pada bagian ini.

Penanggungjawab Aktivitas

<nama penanggungjawab aktivitas>

IV. Kriteria Aktivitas yang dinilai baik

Suatu aktivitas dinyatakan baik apabila memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut:

a. Aktivitas tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya.

b. Aktivitas tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik.

c. Aktivitas tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya. Untuk itu perlu ditetapkan indikator keberhasilan pelaksanaan aktivitas yang dapat diukur. Indikator keberhasilan aktivitas, umumnya berupa indikator keluaran (output), namun dimungkinkan untuk mencantumkan indikator keberhasilan dampak (impact/outcomes).

d. Cakupan aktivitas tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit, karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja seorang penanggung jawab. Cakupan aktivitas yang terlalu luas akan meningkatkan beban kerja penanggungjawab.

e. Keluaran (output) maupun dampak (impact/outcomes) aktivitas mempunyai kontribusi yang cukup bermakna (significant) terhadap program pengembangan secara keseluruhan.

f. Keterkaitan antar bagian aktivitas terlihat dengan jelas.

g. Keberlangsung aktivitas tergambarkan dengan jelas.


30

B. PENYUSUNAN ANGGARAN

I. Pendahuluan

Usulan Anggaran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu proposal dan merupakan salah satu komponen penilaian kelayakan dari program yang diusulkan. Anggaran program yang diusulkan sangat bergantung pada Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost Component) dan pagu anggaran (ceiling) yang tercantum pada halaman 22. Usulan anggaran yang baik adalah usulan anggaran yang dapat menjelaskan kaitan antara kebutuhan sumberdaya dengan aktivitas-aktivitas yang telah ditetapkan.

Penyusunan anggaran program, dilakukan setelah aktivitas program kerja selesai disusun dan kebutuhan akan sumberdaya untuk melaksanakan aktivitas tersebut telah diidentifikasi. Mengingat adanya keterkaitan yang erat antara aktivitas dengan usulan anggaran, maka proses penyusunan anggaran dan penjabaran aktivitas harus sejalan. Sebelum memulai penyusunan anggaran, maka para penyusun proposal (proponent) harus memahami terlebih dahulu Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost Component), anggaran maksimal, daftar serta prioritas sumberdaya yang dibutuhkan dan informasi ketersediaannya, seperti katalog, brosur atau website, dsb.

II. Tahapan Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran sebaiknya dilakukan mengikuti tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi sumberdaya yang dibutuhkan.

Identifikasi seluruh sumberdaya yang dibutuhkan oleh masing-masing aktivitas agar aktivitas tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, sehingga tujuan aktivitas dapat tercapai. Setelah semua sumberdaya yang dibutuhkan teridentifikasi, tentukan prioritasnya.

Hasil dari tahapan ini adalah daftar dari seluruh sumberdaya yang dibutuhkan termasuk prioritasnya per aktivitas.

2. Identifikasi sumberdana untuk penyediaan sumberdaya.

Sumberdana yang dapat digunakan untuk implementasi program hibah, minimal ada 2 (dua), yaitu: (1) Dana dari Program Hibah Kompetisi dan (2) Dana yang disediakan oleh Perguruan Tinggi (dana pendamping yang wajib disediakan dan dana tambahan yang dibutuhkan untuk implementasi PHK). Masing-masing hibah mempunyai ketentuan minimal dana pendamping yang harus disediakan.

Tentukan sumberdana dari masing-masing sumberdaya yang dibutuhkan, dengan memperhatikan rincian dan uraian mengenai Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost Component) untuk Program Hibah Kompetisi yang diikuti. Hasil dari tahapan ini adalah aktivitas dengan kebutuhan sumberdaya dan sumberdananya.

3. Kumpulkan informasi mengenai sumberdaya yang dibutuhkan.


31

Informasi mengenai sumberdaya yang dibutuhkan dapat diperoleh dari katalog (misalnya untuk peralatan), brosur, penawaran dari penyedia sumberdaya, homepage, dsb.

Sumberdaya yang berupa peralatan (equipment), perlu ditentukan spesifikasi teknisnya. Penetapan harga peralatan, harus sudah termasuk pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Pembuatan Tabel Usulan Anggaran.

Tabel usulan anggaran yang dibuat, umumnya mengikuti urutan sebagai berikut Pertama kali adalah Tabel 2, kemudian Tabel 3.x dan 4.x, yang terakhir adalah Tabel 1.


32

Lampiran Panduan Penyusunan Usulan Anggaran

Tabel 1.

USULAN ANGGARAN

(dalam ribuan rupiah)

KOMPONEN PEMBIAYAAN

TAHUN ANGGARAN

2014 2015 2016 TOTAL USUSLAN ANGGARAN

PHK % PHK % PHK % PHK Total %

Pengembangan Staf

Pendidikan bersertifikat

Pendidikan Tidak

bersertifikat

Tenaga Ahli

Pengembangan Program

Hibah Pengajaran

Hibah Penelitian Mahasiswa

Hibah pembinaan kegiatan

penalaran dan kompetisi

ilmiah mahasiswa

Peralatan dan Koleksi

Perpustakaan

Komponen Khusus

Manajemen Program

TOTAL 100.00 100.00 100.00 100.00


33

Tabel 2.

USULAN ANGGARAN 3 TAHUN


AKTIVITAS

KOMPONEN PEMBIAYAAM

Pengembangan

staf Tenaga

Ahli

Pengem-

bangan

Program

Hibah

Penga-

jaran

Hibah

Penelitian

Mahasiswa

Hibah

pembinaan

kegiatan

penalaran dan

kompetisi ilmiah

mahasiswa

Peralatan dan

Koleksi

Perpustakaan Kompo-

nen

Khusus

Mana-

jemen

Program Berser-

tifikat

Tdk

Berser-

tifikat

Pera-

latan Pustaka

TOTAL

USULAN

ANGGARAN


34

Tabel 3.1.

Rician Usulan Anggaran untuk Pengembangan Staf (dalam ribuan rupiah)

Aktivitas

Pendidikan Bersertifikat Pendidikan Tidak Bersertifikat

Jumlah6

Total Biaya Jumlah

Total Biaya

PHK PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL

6 Semua kolom jumlah diisi dengan jumlah dan satuannya (orang-bulan, orang tahun, paket, buah, dsb)


35

Tabel 3.2.

Rincian Usulan Anggaran untuk Tenaga Ahli


Aktivitas Jumlah Total Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL


36

Tabel 3.3.

Rincian Usulan Anggaran untuk Pengembangan Program


Aktivitas Nama Pengembangan

Program Tujuan

Biaya

Satuan

Total Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL


37

Tabel 3.4.

Rincian Usulan Anggaran untuk Hibah Pengajaran


Aktivitas Jenis Hibah7 Jumlah Hibah

Jumlah

Mahasiswa

yang terlibat

Total

Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL

7 diisi dengan Hibah Pengajaran atau Hibah Penelitian


38

Tabel 3.5.

Rincian Usulan Anggaran untuk Hibah Penelitian Mahasiswa


Aktivitas Jenis Hibah8 Jumlah Hibah

Jumlah

Mahasiswa

yang terlibat

Total

Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL

8 diisi dengan Hibah Penelitian Dosen / Mahasiswa


39

Tabel 3.6.

Rincian Usulan Anggaran Untuk Hibah Pembinaan Kegiatan Penalaran Dan Kompetisi Ilmiah Mahasiswa


Aktivitas Nama Kegiatan Tujuan Biaya

Satuan

Jumlah

Mahasiswa

Terlibat

Total Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL


40

Tabel 3.7.1

Rincian Usulan Anggaran untuk Peralatan (dalam ribuan rupiah)

Aktivitas Nama Peralatan Kategori9 Jumlah

Biaya

per Unit

Total Biaya Keterangan

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL

9 diisi dengan LP = Laboratorium untuk program pendidikan S1, AP = Alat bantu proses belajar mengajar, FP = fasilitas pendukung (seperti

pompa air, stabiliser listrik, dsb), KO = alat komunikasi (telepon, jaringan, dsb), LL = lain-lain


41

Tabel 3.7.2

Rincian Usulan Anggaran untuk Koleksi Perpustakaan


Aktivitas Jenis Bahan Pustaka10 Total Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL

10 diisi dengan Buku = buku teks yang akan dibeli atau e-book = buku teks dalam format elektronik yang akan dibeli


42

Tabel 3.8.

Rincian Usulan Anggaran Untuk Komponen Khusus


Aktivitas Jenis Komponen Khusus Tujuan/Sasaran Biaya

Satuan

Jumlah

Civitas

Akademik

Terlibat

Total Biaya

PHK

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL


43

Tabel 3.9.

Rincian Usulan Anggaran untuk Manajemen Program


Jenis Pengeluaran Jumlah Biaya per

Unit Total Biaya

TAHUN 2014

Total Tahun 2014

TAHUN 2015

Total Tahun 2015

TAHUN 2016

Total Tahun 2016

TOTAL


44

Tabel 4.1.1

Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Tahun 2014

Pendidikan Bersertifikat

Aktivitas Nama Staf Bidang Studi

Perguruan

Tinggi yang

dituju

Perkiraan

waktu

(bulan)

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL

Tabel 4.1.2.

Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Tahun 2014

Pendidikan Tidak Bersertifikat

Aktivitas Nama Calon Bidang Studi

Perguruan

Tinggi/Instansi yang

dituju

Perkiraan

Wakltu (bulan)

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL


45

Tabel 4.2.

Spesifikasi Rinci untuk Tenaga Ahli Tahun 2014

Nama Calon

Asal

Perguruan Tinggi/Institusi

Tugas Utama yang diberikan pada Tenaga

Ahli

Perkiraan lama waktu

(bln/mg)

Perkiraan Biaya (ribuan

rupiah)

Bidang Keahlian Utama

TOTAL

Tabel 4.3.

Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Program Tahun 2014

Contoh untuk lokakarya adalah seperti Tabel di bawah. Untuk aktivitas lainnya diharap membuat tabel yang sesuai.

Judul Kegiatan Jumlah

Pembicara

Jumlah

Peserta

Perkiraan lama

Kegiatan (hari)

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL


46

Tabel 4.4.

Spesifikasi Rinci untuk Hibah Pengajaran Tahun 2014


Topik Hibah Pengajaran Jumlah Penerima Hibah Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL

Tabel 4.5.

Spesifikasi Rinci untuk Hibah Penelitian Mahasiswa Tahun 2014


Topik Hibah Pengajaran Jumlah Penerima Hibah Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL


47

Tabel 4.6.

Spesifikasi Rinci untuk Hibah Pembinaan Kegiatan Penalaran Dan Kompetisi Ilmiah Mahasiswa Tahun 2014

Jenis Kegiatan Tujuan Jumlah

Peserta

Perkiraan lama

Kegiatan (hari)

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL


48

Tabel 4.7.1

Spesifikasi Rinci untuk Peralatan Tahun 2014

Nama Peralatan Spesifikasi Teknis Jumlah Fasilitas

Pendukung11

Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

Keterangan

TOTAL

Tabel 4.7.2

Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Pustaka Tahun 2014

Judul Buku Pengarang Penerbit ISBN Jumlah

Perkiraan

Biaya per

Unit

Perkiraan Total

Biaya (ribuan

rupiah)

TOTAL

11 diisi fasilitas pendukung yang dibutuhkan untuk operasional peralatan tersebut (kalau ada)


49

Tabel 4.8.

Spesifikasi Rinci untuk Komponen Khusus Tahun 2014

Jenis Komponen Khusus Jumlah Tujuan/Sasaran Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL

Tabel 4.9.

Spesifikasi Rinci untuk Manajemen Program Tahun 2014

Jenis Pengeluaran Jumlah Biaya per Unit Perkiraan Biaya

(ribuan rupiah)

TOTAL

Program Hibah Kompetisi Universitas...

Documents

Transcript of Program Hibah Kompetisi Universitas...