HOW TO WIN NEGOTIATION ON PROCUREMENT AND STRATEGIES CONTRACT DRAFTING

Background Kekalahan dalam melakukan negosiasi dengan vendor (seller) pada saat melakukan pembelian barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan organisasi (perusahaan), terjadi manakala pembeli (pelanggan) tidak memiliki kesempatan untuk melakukan evaluasi atas kemampuan vendor (seller) berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang diajukan, termasuk kemampuan dalam melakukan negosiasi berdasarkan SLA dimaksud. Akibat dari kekalahan yang dialami oleh perusahaan (organisasi), maka perusahaan menjadi tidak kompetitive sehingga sulit untuk dapat bersaing di era globalisasi, dan tujuan strategis dari perusahaan (organisasi) untuk mendapatkan pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan tidak dapat tercapai. Overview Program “How to Win Negotiation on Procurement and Strategy Contract Drafting” merupakan program transformasi pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman dalam merencanakan keberhasilan dalam melakukan negosiasi pada pembelian barang/jasa, sehingga win-win solution dicapai berdasarkan kesepakatan antara penjual barang/jasa (vendor) dan pembeli (pelanggan), kemudian menuangkan syarat dan ketentuan yang disetujui di dalam suatu perjanjian. Peserta akan mendapatkan ketrampilan dalam melakukan evaluasi SLA yang diajukan oleh penjual (vendor) dan menyelaraskan standard kinerja yang ditentukan oleh perusahaan, sehingga kondisi win-win solution dapat tercapai serta disetujui di dalam kontrak yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Understanding Program “How to Win Negotiation on Procurement and Strategy Contract Drafting” adalah program untuk meningkatkan kemampuan dalam melakukan negosiasi terhadap SLA yang diajukan oleh vendor dan mensinergikan dengan standard kebijakan perusahaan serta menuliskan ketentuan di dalam kontrak yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. Di dalam program, peserta akan mendapatkan transformasi strategy mengevaluasi keuntungan dan keburukan yang terdapat di dalam SLA, menghilangkan kelemahan atas kebijakan perusahaan, dan menuliskan terms and conditions di dalam kontrak yang akan ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Objective 1. Menguasai teknik melakukan negosiasi dan mengetahui kelemahan SLA 2. Menuliskan terms and conditions di dalam kontrak yang akan ditanda tangani oleh kedua belah pihak 3. Melakukan evaluasi kinerja vendor (vendor assessment) dan mengetahui tata niaga yang dilakukan oleh

vendor 4. Menguasai teknik analisa resiko berdasarkan ketentuan ISO 31000 : 2009 – Risk Management

5. Menguasai strategy implementasi pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan (ISO 41000 : 2015 – Facility Management) atas kontrak procurement yang telah ditanda tangani

6. Menentukan jenis hukum yang akan diberlakukan di dalam kontrak dan metode penyelesaian perselisihan yang akan dipergunakan.

Content 1. Pengertian negosiasi atas procurement contract 2. Service Level Agreement (SLA) dan kebijakan perusahaan 3. Vendor assessment untuk keberhasilan procurement contract 4. Hubungan ISO 41000 : 2015 dan ISO 31000 : 2009 dengan procurement contract 5. Pricing strategy untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan 6. Strategy mendefinisikan SLA dan membuat contract summary 7. Strategy untuk menentukan hukum yang akan diberlakukan pada procurement contract 8. Eksklusifitas pada seller dalam menjual produk barang/jasa 9. “Bond” untuk jaminan terselenggaranya layanan vendor kepada pembeli 10. Stock planning untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan perusahaan 11. Product discontinue sebagai alasan untuk menekan pembeli (pelanggan) 12. Membangun hubungan yang harmonis dengan vendor Method 1. Tutor 2. Diskusi 3. Umpan balik 4. Studi kasus 5. Simulasi Run Down Program ini diselenggarakan selama 2 (dua) hari @ 6 (enam) jam efektif, dengan run down sebagai berikut: 1. Pengenalan topic bahasan, selama 0.5 jam 2. Pendalaman topic bahasan, selama 1.5 jam 3. Pengenalan strategy pada topic bahasan, selama 1.5 jam 4. Studi kasus sebagai transformasi pengalaman, selama 1.0 jam 5. Simulasi untuk membangun strategy, selama 1.0 jam 6. Evaluasi dan measurement, selama 0.5 jam Who Should Attending 1. Leaders/Supervisors/Managers/Director 2. Finance, Legal, Procurement, Q/A Division 3. Setiap orang yang ingin mengetahui strategy memenangkan negosiasi dan membuat draft kontrak

Consultant Profile Setiono Winardi, SH.,MBA http://pt.linkedin.com/in/setionow dan http://uid.academia.edu/SetionoWinardi Reference 1. Trevisani, Daniele (2007). Regie di Cambiamento (Translated Title: The Directions of Change),

Franco Angeli Publisher, Milan, ISBN 9788846483775 2. Bent Flyvbjerg and Alexander Budzier, 2011, "Why Your IT Project May Be Riskier Than You

Think", Harvard Business Review, vol. 89, no. 9, pp. 601-603 3. "Committee Draft of ISO 31000 Risk management". International Organization for Standardization.

2007-06-15. 4. CMU/SEI-93-TR-6 Taxonomy-based risk identification in software industry. Sei.cmu.edu. Retrieved

on 2012-04-17. 5. Common Vulnerability and Exposures list. Cve.mitre.org. Retrieved on 2012-04-17. 6. Crockford, Neil (1986). An Introduction to Risk Management (2 ed.). Cambridge, UK: Woodhead-

Faulkner. p. 18. ISBN 0-85941-332-2. 7. Dorfman, Mark S. (2007). Introduction to Risk Management and Insurance (9 ed.). Englewood

Cliffs, N.J: Prentice Hall. ISBN 0-13-224227-3. 8. Mudrak, T., Wagenberg, A.V. and Wubben, E. (2004), “Assessing the innovative ability of FM teams:

a review”, Facilities, Vol. 22 Nos 11/12, pp. 290–5. 9. David Cotts; Kathy Roper; Richard Payant (2010). The Facility Management Handbook - Organizing

the Department. New York: AMACOM. p. Chapter 2. 10. Brian Atkins; Adrian Brooks (2009). Total Facilities Management (3rd ed.). Chichester UK: Wiley

Blackwell. p. 119 to 130. 11. Technical Committee ISO/TC 154, Processes, data elements and documents in commerce, industry

and administration. (2004-12-01). "ISO 8601:2004(E)". ISO. Retrieved 2006-11-15. "Annex A … Identification of a particular date by means of ordinal dates (ISO 2711) and by means of the week numbering system (ISO 2015) were alternative methods that the basic concept of this International Standard could also encompass; thus, ISO 2015 and ISO 2711 have now been superseded."

12. ISO 8601:2004 (E), ISO, 2004-12-01, "Annex A ... From that concept representations of all other date and time values were logically derived; thus, ISO 2014, ISO 3307 and ISO 4031 have been superseded.... Identification of a particular date by means of ordinal dates (ISO 2711) and by means of the week numbering system (ISO 2015) were alternative methods that the basic concept of this International Standard could also encompass; thus, ISO 2015 and ISO 2711 have now been superseded."

13. TC 154 Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration, Technical committees – ISO

14. Doggett, L. E. (1992). "Calendars". In P. K. Seidelmann. Explanatory Supplement to the Astronomical Almanac. Sausalito, California: University Science Books. p. 580. ISBN 0-935702-68-7. "The Gregorian calendar today serves as an international standard for civil use."

15. Camp, Jim. (2007). No, The Only Negotiating System You Need For Work Or Home. Crown Business. New York, NY.

16. Movius, H. and Susskind, L.E. (2009) Built to Win: Creating a World Class Negotiating Organization. Cambridge, MA: Harvard Business Press.

17. Roger Dawson, "Secrets of Power Negotiating - Inside Secrets from a Master Negotiator" Career Press, 1999.

18. Davérède, Alberto L. Negotiations, Secret, Max Planck Encyclopedia of Public International Law 19. Ronald M. Shapiro and Mark A. Jankowski, The Power of Nice: How to Negotiate So Everyone

Wins - Especially You!, John Wiley & Sons, Inc., 1998, ISBN 0-471-08072-1 20. David Lax and James Sebenius, 3D Negotiation, Harvard Business School Press, 2006. 21. Roger Fisher and Daniel Shapiro, Beyond Reason: Using Emotions as You Negotiate,

Viking/Penguin, 2005. 22. Douglas Stone, Bruce Patton, and Sheila Heen, foreword by Roger Fisher, Difficult Conversations:

How to Discuss What Matters Most, Penguin, 1999, ISBN 0-14-028852-X 23. Catherine Morris, ed. Negotiation in Conflict Transformation and Peacebuilding: A Selected

Bibliography. Victoria, Canada: Peacemakers Trust. 24. Howard Raiffa, The Art and Science of Negotiation, Belknap Press 1982, ISBN 0-674-04812-1 25. Weele, Arjan J. van (2010). Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning

and Practice (5th ed.). Andover: Cengage Learning. ISBN 978-1-4080-1896-5. 26. Lewis, M.A. and Roehrich, J.K. (2009). Contracts, relationships and integration: Towards a model of

the procurement of complex performance. International Journal of Procurement Management, 2(2):125-142.

27. Caldwell, N.D. Roehrich, J.K. and Davies, A.C. (2009). Procuring complex performance in construction: London Heathrow Terminal 5 and a private finance initiative Hospital. Journal of Purchasing and Supply Management15(3):178-186.