Manajemen KontrakTogap Siagian MBA

Manajemen Kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berhubungan dengan kesepakatan yang dibuat antara para pihak.

Tujuan Manajemen Kontrak● Memastikan penyelesaian pekerjaan secara efisien

● Memastikan pengertian yang sama atas kesepakatan

● Memastikan kepatuhan para pihak● Menghindari dan menyelesaikan perselisihan● Penilaian kinerja yang adil dan transparan● Mengantisipasi risiko risiko pada para pihak

Komponen Kontrak

Tahapan Manajemen Kontrak

Identifikasi kebutuhan, pembuatan lingkup kerja (scope of work), evaluasi risiko, pembuatan rencana pengelolaan kontrak, pemilihan dan penunjukan kontraktor

Pengelolaan dokumen, eksekusi pengadaan jasa/barang, penanganan perselisihan, monitoring kinerja, audit hasil kontrak, dan penyelesaian kontrak

Pembuatan Kontrak Pelaksanaan Kontrak

Jangka Waktu Kontrak● Spot● Jangka pendek (< 1 tahun)● Jangka menengah (1 – 3 tahun)● Jangka panjang (> 3 tahun)● Tanpa jangka waktu

Model Kontrak Berdasarkan RateFixed Rate● Fixed Total Cost

(Lump Sum)● Fixed Unit Price● Fixed Price with

Incentive● Fixed Price with

Adjustment

Cost ReimbursableCR with Fixed FeeCR with Percentage

FeeCR with Incentive FeeCR with Award FeeTime & Materials

Perbandingan Kontrak Fixed RateTipe Kejelasan

Lingkup Kerja

Sharing Risiko

Kepastian Anggaran

Insentif Pemenuhan Milestone

Fixed Total Cost (Lump Sum)

Sangat Tinggi

Semuanya di Kontraktor

Sangat Tinggi

Tinggi

Fixed Unit Price Tinggi Kontraktor Tinggi Medium

Fixed Price with Incentive Fee

Tinggi Kontraktor & Pemberi Kerja

Medium Tinggi

Fixed Price with Price Adjustment

Tinggi Kontraktor & Pemberi Kerja

Medium Medium

Perbandingan Kontrak Cost ReimbursableTipe Kejelasan

Lingkup Kerja

Sharing Risiko

Kepastian Anggaran

Insentif Pemenuhan Milestone

CR with Fixed Fee

Medium Pemberi Kerja

Rendah Medium

CR with Percentage Fee

Medium Pemberi Kerja

Rendah Medium

CR with Incentive Fee

Medium Pemberi Kerja

Rendah – Medium

Medium – Tinggi

CR with Award Fee

Medium Pemberi Kerja

Rendah – Medium

Medium – Tinggi

Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Model Kontrak● Detail dan akurasi dari lingkup kerja● Jangka waktu dari kebutuhan

barang/jasa● Ada tidaknya risiko kenaikan harga yang

tidak diperkirakan● Pentingnya memenuhi target milestone● Kepastian jumlah anggaran

Poin Poin Penting dalam Kontrak● Para pihak● Jangka waktu● Lingkup kerja, a.l. tujuan, peralatan, lokasi,

penanggung jawab kontrak, kriteria pencapaian kinerja, proses monitoring pelaksanaan

● Tata cara pembayaran● Proses penyelesaian perselisihan● Proses perubahan kontrak● Proses penghentian kontrak● Kondisi darurat

Manajemen Risiko

To be prepared is half the victory!(Miguel de Cervantes Saavedra)

Tahapan Manajemen Risiko

Identifikasi

Pelaksanaan Kontrak

Analisis Mitigasi

Identifikasi Jenis Risiko● Risiko atas Produk/Jasa● Risiko atas Proses● Risiko Keuangan● Risiko atas Jadwal● Risiko atas Keselamatan, Kesehatan dan

Lingkungan● Risiko Sosial

Analisis Risiko

Probabilitas vs

Dampak

Boston Matrix untuk Analisis Risiko

Mitigasi RisikoTahap Persiapan Kontrak

•Prekualifikasi: kompetensi teknis, kemampuan keuangan, site visit, referensi (contoh D&B, experience)•Pembuatan draft kontrak: kejelasan spesifikasi, pengukuran, monitoring•Indemnification & hold harmless•Contract Management Plan•Jaminan: asuransi, warranty, bank guarantee, parent company guarantee

Mitigasi RisikoTahap Pelaksanaan Kontrak

•Serah terima kontrak pada project manager / pemilik kontrak•Monitor pelaksanaan pekerjaan•Monitor KPI secara rutin•Pencairan jaminan pelaksanaan•Proses pembayaran•Arbitrase•Terminasi kontrak

Take Aways● Pembuatan kontrak perlu direncanakan

dengan baik● Melibatkan semua pihak yang akan

dipengaruhi oleh kontrak tersebut● Proses monitoring dan pengukuran kinerja

sangat penting● Risiko risiko kontrak dapat dikelola dan

dibatasi

Togap Siagian MBA

Current: Senior Manager of Strategic Procurement, PT Vale IndonesiaPrevious: ConocoPhillips Indonesia, Inc., PT Freeport Indonesia, PT Omron Manufacturing of

IndonesiaEducation: MBA Rochester Institute of Technology, Industrial Engineering Institut Teknologi

BandungInterests: Supply Chain Management, Procurement, Contract Management, Strategic Sourcing,

Procurement Cost Saving, Negotiation, Materials Management, Warehousing, Inventory Management