GAMBARAN PELAKSANAAN MANAJEMEN LOGISTIK ALAT KESEHATAN DI

PUSKESMAS MERDEKA PALEMBANG TAHUN 2012Oleh :

Dwi Akbarini, S.Ked

NIM : 70 2009 039

Pembimbing 1: dr. Asmarani Makmun, M.Kes

Penguji : dr. H. Hibsah Ridwan, M. Sc

TUGAS AKHIR IKM

BAB IPENDAHULUAN

Usaha Kesehatan

Sekolah (UKS) • Anak usia sekolah

merupakan sasaran strategis untuk pelaksanaan program kesehatan

• sasaran yang mudah dijangkau karena terorganisir dengan baik.

LATAR BELAKANG

Berdasarkan uraian di atas yang menjadi rumusan masalah pada penulisan ini adalah bagaimana pelaksanaan manajemen logistik alat kesehatan di Puskesmas Merdeka Palembang Tahun 2012.

RUMUSAN MASALAH

Tujuan UmumTujuan umum dari penulisan ini adalah untuk memperoleh informasi pelaksanaan manajemen logistik alat kesehatan Di Puskesmas Merdeka Palembang.Tujuan Khusus•Mengetahui gambaran masukan (input) manajemen logistik alat kesehatan di Puskesmas Merdeka Palembang yang meliputi aspek tenaga, dana, sarana dan prasarana, dan metode.• Mengetahui gambaran proses (process) manajemen logistik alat kesehatan di Puskesmas Merdeka Palembang yang meliputi aspek perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian, pencatatan, pemeliharaan, dan penghapusan.• Mengetahui gambaran keluaran (out put) penggunaan alat kesehatan yang efektif dan efisien dalam proses pelayanan. 

TUJUAN PENELITIAN

MANFAAT PENELITIAN

BAGI PUSKESMASSebagai bahan masukan bagi Puskesmas Merdeka dalam rangka upaya peningkatan pengelolaan manajemen logistik alat kesehatan.

BAGI MAHASISWA Menambah pengetahuan serta informasi mengenai manajemen

logistik alatkesehatan di puskesmas

BAGI INSTANSI PENDIDIKANDapat menambah wawasan dan meningkatkan kemampuan peneliti dalam mengimplementasikan ilmu dan pengetahuan, khususnya mata kuliah manajemen logistik yang diperoleh pada perkuliahan ke dalam suatu penelitian.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

LANDASAN TEORI

Logistik Alat Kesehatan Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang kurang baik, sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.

Unsur manajemen:

Man

Money

Material

Machine

Method

Fungsi manajemen:

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Fungsi logistik:

Fungsi Perencanaan

Fungsi Penganggaran

Fungsi Pengadaan

Fungsi Penyimpanan

Fungsi Penyaluran

Fungsi Penghapusan

Fungsi Pengendalian

MASALAH PERALATAN KESEHATAN

MANAJEMEN PERALATAN KESEHATAN

PERALATAN KESEHATAN

Masalah Manajemen Peralatan Kesehatan

Pengiriman barang langsung Petugas tdk tahu langkah penerimaan

barang Status kepemilikan barang tidak jelas Berita acara penerimaan barang tidak

lengkap Tidak ada penanggung gugat PKP

Masalah Manajemen Peralatan Kesehatan

Penanggung jawab PKP tidak jelas & memiliki jabatan rangkap

Kemampuan teknis petugas kurang Pencatatan & pelaporan tidak berjalan Biaya pendukung kurang Pembinaan & dukungan kurang Birokrasi penghapusan sulit

Masalah Peralatan Kesehatan

Alat kurang Alat Lebih Alat tidak

dipakai Alat dipakai

tidak benar Alat kurang

dipakai

Alat tidak disimpan dengan baik

Tidak ada batasan umur teknis alat

Alat rusak bertumpuk

Manual alat tidak tersedia

Penerimaan dan Pemeriksaan Staf penerimaan PKP Alat disimpan di ruang khusus sebelum diperiksa Mencocokan barang dengan dokumen pengiriman Pengelola memeriksa peralatan Pengelola melakukan uji fungsi Mengisi Berita Acara Penerimaan Barang Barang dicatat dalam buku inventaris Barang dibagikan ke unit pelayanan sesuai kebutuhan

dicatat dalam buku inventaris & buku Bantu (Keluar masuk barang)

Barang yang diterima dicatat dalam inventaris ruangan Mutasi barang harus dicatat dalam buku bantu

Tata Cara Pelaksanaan Penghapusan 1. Petugas Penanggung Jawab PKP mencatat

semua barang yg akan dihapuskan

2. Barang dikumpulkan dlm 1 tempat (utk memudahkan proses

3. Identifikasi status kepemilikan PKP (Pusat atau Pemda)

4. Kepala Puskesmas (Penanggung jawab umum) melaporkan pd Dinkes Kab/Kota dan mengusulkan untuk dihapus.

4. Barang yg akan dihapus : Dikirim & disimpan di Dinkes Disimpan di Puskesmas Data tentang baran g harus lengkap :

Identitas & ciri barang Lokasi/tempat barang berada Harga perolehan Sebab penghapusan Jumlah & status barang

5. Dinkes Kab/kota mengusulkan penghapusan pd Bupati/Walikota, (sebaiknya 1 tahun 1 kali)

6. Bupati membentuk “ Panitia Penghapusan Barang Milik/Kekayaan Negara” utk menindaklanjuti semua permohonan penghapusan barang dari semua instansi di daerahnya.

7. Panitia memeriksa barang yang akan dihapus & memberikan rekomendasi (setuju atau tidak setuju)

8. Bila disetujui, panitia mengusulkan pengesahan penghapusan pada DPRD Kab/Kota .

9. Setelah mendapat persetujuan DPRDmaka barang dapat dicoret dari catatan. Tindak lanjut (dilelang atau dimusnahkan)

InventirisasiInventarisasi adalah kegiatan

pencatatan, pendaftaran dan pembukuan, serta pelaporan barang. Inventarisasi bertujuan agar tercipta pengawasan yang baik dari pimpinan puskesmas terhadap staf pengelola barang inventaris akan tertibnya pengolaan barang.

Buku Inventaris Peralatan Puskesmas (A1) Laporan Ketersedianaan dan permintaan

Peralatan Puskesmas LT-3 (A2) Catatan Penunjang (Buku Bantu)

Kartu Inventaris Ruangan Kartu Stok Gudang Buku Bantu lain dll

BAB IIIKONDISI NYATA DI

PUSKESMAS MERDEKA

Gambaran Puskesmas Merdeka

Puskesmas Merdeka Palembang merupakan Puskesmas Kecamatan pada tahun 1955. Puskesmas Merdeka mempunyai 3 Puskesmas Pembantu dan 16 Posyandu. Wilayah kerja Puskesmas Merdeka meliputi 4 kelurahan, yaitu Kelurahan 19 Ilir, Kelurahan 22 Ilir, Kelurahan 26 Ilir, dan Kelurahan Talang Semut.

Transportasi

Puskesmas Merdeka terletak di tepi jalan untuk mencapai Puskesmas Merdeka relatif lebih mudah karena dilalui oleh kendaraan umum ( beca, opelet ), kendaraan pribadi dan juga dengan berjalan kaki, sehingga transportasi lancar karena letaknya sangat strategis di Pusat Kota.

Kondisi nyata puskesmas Merdeka

Sarana KomunikasiSejak di bangun oleh pemerintah kolonial Belanda sewaktu masih menjadi klinik Musi sudah menggunakan telepon sebagi sarana komunikasi. Seiring dengan waktu dan perubahan status Klinik Musi menjadi Puskesmas Merdeka dengan nomor telepon 0711-317303.

Staf Puskesmas MerdekaNo. JenisTenaga Jumlah (Orang)1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.1.2.

Puskesmas IndukDokter UmumDokter GigiDokterSpesialisKebidananDokterSpesialisPenyakitDalamDokterSpesialisAnakDokterSpesialisKulitdanKelaminBidanPerawatGiziSanitarianPerawat GigiAnalisisKesehatanSMA/LPCKSAASKMII. PuskesmasPembantuPerawatKesehatanBidan

311 11168112172321

JUMLAH 42

Puskesmas Merdeka melaksanakan fungsinya dengan menjalankan beberapa program yang dikelompokkanmenjadi 2, yaitu:

1. Program Kesehatan Dasar

PromosiKesehatan

Program Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular (P2P)

Pengobatan

Kesehatan Lingkungan

KIA-KB

Gizi

2. Program Pengembangan

-Program Kesehatan Dasar (Upaya Kesehatan Wajib)

-Kesehatan Reproduksi

Inventirisasi Puskesmas Merdeka Palembang

Tugas Pokok: Menyelenggarakan Tata Usaha Iventarisasi barang Puskesmas.Fungsi : Sebagai bendaharawan barang PuskesmasKegiatan Pokok : Menyiapkan dan dibukukan barang cetakan , kartu pasien dan

alat medik serta non medik yang perlu dipakai. Mengeluarkan barang dari gudang sesuai perintah atasan . Membuat invetarisasi peralatan medik dan peralatan rumah

tangga Puskesmas. Menyimpan arsip surat – surat kepemilikan gedung,

kendaraan bermotor, dan benda / barang lain Puskesmas  

3.7 Pelaksanaan Manajemen Logistik Alat Kesehatan di Puskesmas Merdeka

Perencanaan penyediaan logistik alat kesehatan Puskesmas Merdeka

Pengadaan logistik alat kesehatan Puskesmas Merdeka

Penyimpanan logistik alat kesehatan Puskesmas Merdeka Pemantauan dan pemeliharaan Penghancuran Form yang digunakan dalam proses perencanaan,

penyimpanan, dan pendistribusian alat kesehatan di Puskesmas Merdeka.

Permasalahan yang sering ditemukan dalam manajemen alat kesehatan pada aspek-aspek yang ada

Setelah dilakukan inventirisasi disetiap ruangan, setiap ruangan mengadakan permintaan barang pada petugas inventaris barang mengenai barang apa saja yang dibutuhkan melalui lokakarya mini.

Setelah itu melalui kebijakan pimpinan Puskesmas memutuskan apakah dana yang

dikeluarkan cukup melalui dana operasional sendiri atau diajukan ke Dinas Kesehatan Kota Palembang setiap enam bulan sekali atau satu tahun sekali yang diajukan sebelumnya permintaan tersebut dari setiap kepala ruangan melalui mini lokakarya.

Kepala Ruangan mengajukan permintaan alkes dalam mini lokakarya

Pimpinan Puskesmas

Dinas Kesehatan Kotamadya Palembang ( Dana APBN dan

APBD)

Bantuan Kemitraan

(Jamsostek, Jamkesmas, Askes)

Dana Operasional PuskesmasMengajukan permintaan

Tidak ada tim pengadaan khusus, inventirasasi dipegang satu orang yang juga merupakan staf BP Poli umum. Penunjukkan petugas inventaris langsung dari Dinas Kesehatan melalui SK NO. 792 tahun 2008 oleh kepala dinas kesehatan kota Palembang.

Namun menurut informasi dari petugas, tunjangan untuk petugas inventaris dirasakan masih kurang sesuai jika dibandingkan dengan beban tanggung jawab dari tugas tersebut, dan jumlah tunjangan inventaris tersebut lebih rendah jika dibanding dengan daerah lain.

Puskemas Merdeka memiliki dua buah gudang yang menyimpan alat kesehatan dan satunya lagi digunakan untuk penyimpanan alat non-kesehatan berupa alat-alat rumah tangga, seperti kursi dan meja yang sudah rusak.

Rak berupa rak kaca yang tertutup dan mudah dijangkau. Rak tersebut memiliki tiang penyangga yang terbuat dari besi dan beralaskan tripleks, sehingga tida kontak langsung dengan lantai. Untuk alat kesehatan (kapas, syringe, infus set, dsb) yang diletakkan di rak, penyimpanannya disusun berdasarkan berat ringannya alat.

Mekanisme pemeliharaan alat kesehatan dilakukan langsung oleh semua staf puskesmas.

Tidak terdapat tim khusus dalam upaya pemeliharaan atau perbaikan alat kesehatan. Pemeliharaan dilakukan setiap hari.

Setiap alat yang sudah digunakan dibersihkan dan dilakukan sterilisasi.

Barang yang sudah rusak atau tidak berfungsi lagi disimpan didalam gudang, yang kemudian setiap penghancuran harus di masukkan dalam berita acara penghancuran.

Sedangkan, di Puskesmas Merdeka gudang yang dimiliki sudah tidak cukup lagi menampung barang-barang yang sudah rusak. Untuk melakukan proses penghancuran barang-barang yang rusak diajukan ke Dinas Kesehatan untuk dilakukan proses permusnahan dan dimasukkan ke dalam berita acara.

Namun, hal ini memiliki waktu yang lama untuk direalisasikan karena mengikuti proses yang ada.

BAB IVANALISIS DAN

PENYELESAIAN MASALAH

Rumusan masalah

Rumusan masalah pertama pada makalah ini adalah apa saja kendala dalam pelaksanaan manajemen logistik alat kesehatan di puskesmas merdeka. Penyebab masalah bisa berasal dari man, money, material, methode. Berikut ini analisis dari tiap komponen tersebut dalam pelaksanaan manajemen logistik alat kesehatan di Puskemas Merdeka Palembang tahun 2012.

a. Man (Ketenagaan)b. Money (Pendanaan)c. Materiald. Metode

Selain itu untuk mencari akar penyebab masalah dapat menggunakan Fishbone diagram seperti tertera dalam gambar berikut:

Belum optimalnya manajemen logistik alat kesehatan Puskesmas Merdeka

Manusia Metode

Sarana Dana Lingkungan

Keterbatasan dana / anggaran

Gudang penyimpanan kurang

Pengadaan dari dinas kesehatan memerlukan waktu yang lama

Proses penghancuran ke dinkes memerlukan proses lama

Petugas Inventaris hanya 1 orang

Tunjangan untuk petugas inventaris kurang dibandingkan kabupaten lain

Penentuan Prioritas Penyebab Masalah di Puskesmas Merdeka

No Penyebab Masalah U S G UxSxG

1 Keterbatasan dana atau anggaran 5 5 5 125

2 Gudang penyimpanan kurang 5 3 3 45

3 Pengadaan dari dinas kesehatan memerlukan waktu yang lama

5 5 3 75

4 Proses penghancuran ke dinkes memerlukan proses lama

5 3 2 30

5 Petugas Inventaris hanya 1 orang 3 3 3 27

6 Tunjangan untuk petugas inventaris

kurang dibandingkan kabupaten lain

3 3 3 27

Penyelesaian Masalah

Prioritas Penyebab Masalah

Alternatif Penyelesaian

Masalah

Penyelesaian Masalah Terpilih

Keterbatasana dana/ anggaran

-Mendahulukan kebutuhan yang paling penting- Mengajukan Permintaan alat kesehatan melalui Dinas Kesehatan Palembang

-Mendahulukan kebutuhan yang paling penting

BAB IVKESMIPULAN DAN SARAN

-Input -Output

Kesimpulan

Saran Perlunya dilakukan proses pendidikan mengenai manajemen alkes

kepada seluruh staff puskesmas agar dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya penyalahgunaan alat kesehatan. Perlu adanya tim khusus yang menangani manajemen alat kesehatan sehingga tidak terjadi kerancuan dalam pembagian tanggung jawab.

Mempercepat proses pemusnahan barang, mengingat gudang penyimpanan sudah tidak mampu lagi menampung barang-barang yang rusak.

Memprioritaskan kebutuhan yang paling penting untuk dipenuhi. Meninjau kembali untuk tunjangan inventaris alat kesehatan

untuk diberikan selayaknya.

TERIMA KASIH