ANALISIS PROSES BISNIS

Perencanaan BenchmarkingPERTEMUAN 71Perencanaan BenchmarkingMenentukan apa yang akan dibenchmark

Tujuannya menentukan ruang lingkup aktivitas benchmarking

Penentuan ini tentunya berdasarkan keputusan manajemen yang merupakan hasil diskusi dan juga mempertimbangkan resources yang ada

Dalam penentuan ini juga harus mempertimbangkan needs dari customer serta arah perusahaan ke depan ( vision ).2Beberapa area benchmarking ProdukProsesFungsi pendukungPerformansi organisasiStrategi3Menentukan jenis benchmarkingTujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan dilakukan.

Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan benchmarking tersebut.

4Jenis benchmarking (1) Internal benchmarkingMembandingkan aktivitas di perusahaan kita dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi, lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group. Keuntungan dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal. Kekurangan dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama sehingga tidak mampu mencapai world class university.

5Jenis benchmarking (2) Competitive benchmarkingMelakukan perbandingan terhadap kompetitor langsung. Keuntungan dari proses ini adalah kemudahan untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar perusahaan.

6Jenis benchmarking (3) Functional / Generic BenchmarkingMelakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang diakui memiliki keunggulan performansi baik proses, produk maupun jasa. Keuntungannya adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise, yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita. 7Pembentukan team benchmarkingTujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.

8Team benchmarkingBenchmarking Project ManagerBertanggung jawab dalam merencanakan, mengatur, mengarahkan serta mengendalikan project benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dengan organisasi lain yang terkait.Data Collector AnalysisBertanggung jawab dalam mengembangkan dan menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data.Benchmarking Project SupportMemberikan support kepada benchmarking team jika diperlukan.

9Pengumpulan data eksternalDesk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report, database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb. Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.

10Mempelajari organisasi sendiri (1)Data-data yang diperoleh harus mencakup :Ukuran performansi atau metrics ( berapa nilai yang dicapai )Cara untuk mencapai performansi ( bagaimana dan mengapa dapat mencapai nilai performansi tersebut )

Tujuan yang ingin dicapai :Adalah untuk mengidentifikasi Critical Success Factors dari perusahaan dan melakukan pemotretan kondisi perusahaan saat ini untuk mengetahui ukuran performansi dari faktor-faktor tersebut.

11Mempelajari organisasi sendiri (2)Langkah-langkah yang dilakukan :Menentukan Critical Success FactorDalam proses menentukan definisi CSF dan alat ukurnya haruslah serinci mungkin. Hal tersebut dikarenakan :Menentukan kedetilan informasi yang akan diperoleh dari hasil benchmarkingMembantu proses perencanaan benchmarking khususnya dalam hal alokasi resources yang ada ( time consumed, people dan effortnya )Membantu benchmarking partners mengerti data yang kita butuhkan dan menyediakan informasi sesuai keinginan kita.

12Mempelajari organisasi sendiri (3)Kerincian CSF dapat dibagi menjadi 3 level, Tingkat 1Mendefinisikan secara luas area subjek benchmarking, misalnya melibatkan organisasional, departemental atau fungsi. Pengukuran dalam tingkat ini masih secara luas.Tingkat 2Mendefinisikan subjek menjadi lebih spesifik dibandingkan tingkat 1. Pada tingkat 2 ini pengukuran subjek menjadi lebih mudah dan dibuat kedalam pengukuran agregat.

13Mempelajari organisasi sendiri (4)Tingkat 3Tingkat 3 ini sangat spesifik mendefinisikan subjek, khususnya dalam jenis pengukuran atau deskripsi proses yang memungkinkan benchmark partner untuk menyediakan informasi yang dapat dibandingkan dengan perusahaan kita.

14Hal-hal penting menentukan CSFHarus merepresentasikan suatu angka yang menjadi indicator utamaHarus jelas dan mudah untuk dimengerti sebagai focus utama yang terukur untuk suatu improvementHarus customer focusedHarus sesuai dengan mission statement dan visi perusahaan15Pengukuran performansi (1)Untuk melihat performansi perusahaan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya, factor-faktor dalam CSF tersebut perlu dijabarkan ke dalam target-target perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Target-target inilah yang menjadi dasar acuan aktivitas dan improvement yang ada di perusahaan.

16Pengukuran performansi (2)Untuk itu CSF terlebih dahulu perlu diterjemahkan ke dalam business process perusahaan dan diuraikan menjadi proses-proses yang lebih detil. Hal ini untuk mempermudah analisa dan pengukuran performansinya karena proses-proses tersebut secara langsung berpengaruh pada pencapaian target di perusahaan. Setiap proses memiliki indicator performansinya masing-masing (KPI).

17Efektifitas ProsesKetepatan waktu (akurasi)Reliability (kehandalan)BiayaKualitasFleksibilitas

18Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (1)Langkah berikutnya adalah melakukan investigasi atau meneliti organisasi / perusahaan yang akan menjadi target benchmarking, tujuannya adalah :Mengidentifikasi dan memilih organisasi / perusahaan mana yang akan menjadi target proses benchmarkingMencari informasi yang lebih detil dan mendalam mengenai target benchmark.Melakukan kontak dengan target benchmark.

19Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (2)Aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari organisasi target adalah :Mengidentifikasi dan memilih target benchmark

Target benchmark dapat diklasifikasikan sebagai berikut :Best in Class / World ClassBest PractiseImprovement over current practiceParity or Below Current Practice

20sumber informasi untuk mengidentifikasi perusahaan targetSpecial awards Media AttentionProfessional AssociationIndependent ReportsWord Of MouthConsultants

21Contoh BenchmarkingArea yang akan dibenchmarkPerusahaan Tempat BenchmarkManufacturing OperationsMotor Manufacturing Manufacturing SafetyDuPont Factory Floor LayoutPT. Gaya MotorProduct RnDOrang Tua GroupDistributionAstra International GroupBilling n CollectionBank MandiriQuality ManagementEpson 22