TUGAS ANALISIS SISTEM & PROSEDUR KERJA

“PENYEDERHANAAN KERJA’’

Semester 6 Tahun Akademik 2015/2016

Disusun oleh :

Dori Novita Listyaningrum

162012023

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2015

1

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL 1

DAFTAR ISI 2

BAB 1 – PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 3

1.2 Tujuan 3

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan 4

BAB 2 – ISI

2.1 Peta Konsep 5

2.2 Rumusan Masalah 6

2.3 Pembahasan 6

• Definisi Penyederhanaan Kerja 6

• Penyebab Pemborosan 7

• Tujuan Penyederhanaan Kerja 7

• Asas Penyederhanaan 7

• Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja 7

• Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor 8

• Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian 8

• Contoh Penyederhanaan Kerja 9

BAB 3 – PENUTUP

3.1 Simpulan 11

3.2 Saran 11

DAFTAR PUSTAKA 12

BAB 12

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sesuai dengan yang ditulis Drs. Malayu Hasibuan dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia” mengatakan: “Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik serta paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan”. Prinsip penyederhanaan ialah untuk membantu para karyawan, terutama para karyawan kantor untuk membantu melaksanakan tugasnya lebih baik dan menghilangkan/mengurangi pemborosan-pemborosan.

Penyederhanaan pekerjaan/kerja pengertian lain ialah penerapan yang terorganisasi daripada akal sehat untuk menemukan cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah untuk menjalankan sesuatu tugas/pekerjaan. Atau penerapan yang terorganisasi daripada akal sehat oleh setiap orang untuk menghilangkan pemborosan-pemborosan dalam bentuk waktu, tenaga, uang, kerja, material, alat dan sebagainya.

Menghilangkan pemborosan berarti mencapai sesuatu hasil yang maksimal dengan pengorbanan yang minimal. Oleh karena itu penyederhanaan pekerjaan ini harus dipahami oleh setiap pelaksana oleh karena hanya dengan jalan demikianlah pelaksanaan yang baiklah dapat tercapainya tujuan perusahaan/ organisasi maupun pribadi karyawan.

Penyederhanaan kerja ini terjadi jarena spesialisasi yang lebih terperinci/ detail diterapkan dalam perusahaan tersenut. Dengan demikian pekerjaan dapat disederhanakan. Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi menjadi dua.

1.2 Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.

2. Memperluas pengetahuan dan wawasan tentang Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.

3. Melatih kemampuan menulis ilmiah.

1.3 Ruang Lingkup Pembahasan

3

Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Definisi Penyederhanaan Kerja

2. Penyebab Pemborosan

3. Tujuan dari Penyederhanaan Kerja

4. Asas Penyederhanaan

5. Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja

6. Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor

7. Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian

8. Contoh Penyederhanaan Kerja

4

BAB 2

ISI

5

PENYEDERHANAAN

KERJA

?ASASASAS

CARA ATASI FLUKTUASI

CARA ATASI FLUKTUASI

DEFINISIDEFINISI

TUJUANTUJUAN

LANGKAHLANGKAH

PENGUKURAN & PENYEDERHANAAN

ARUS KERJA

PENGUKURAN & PENYEDERHANAAN

ARUS KERJA

CONTOHCONTOH

2.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan penyederhanaan kerja?

2. Apa sajakah yang menjadi penyebab pemborosan?

3. Apakah tujuan dari penyederhanaan kerja?

4. Mengapa ada asas penyederhanaan?

5. Bagaimana langkah-langkah penyederhanaan kerja?

6. Bagaimana mengukur dan menyederhanakan arus kerja di kantor?

7. Bagaimana cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian?

8. Bagaimana contoh penyederhanaan kerja?

2.3 Pembahasan

Definisi Penyederhanaan Kerja

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan. Model penyederhanaan kerja menggambarkan seperangkat pedoman umum untuk menganalisis sistem. Konsep penyederhanaan kerja adalah filosofi dasar bahwa semua operasi kerja dapat menjadi cara yang lebih baik untuk melakukan setiap tugas.

Dasar model penyederhanaan kerja dapat dinyatakan dalam bentuk pertanyaan dengan kata-kata kunci dikapitalisasi, Ketika program penyederhanaan kerja dimulai di kantor, urutan logis dari langkah ini diikuti dalam rangka untuk memfasilitasi analis mengumpulkan informasi tentang apa pekerjaan yang sedang dilakukan. satu set langkah-langkah berurutan berikut, selama waktu pertanyaan analis di mana dan kapan pekerjaan dilakukan, yang melakukan pekerjaan, dan bagaimana itu dilakukan. Setiap langkah dalam urutan adalah diikuti oleh permintaan untuk alasan eksplisit mengapa pekerjaan dilakukan dengan cara tertentu serta bagaimana hal itu harus dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan ini bermaksud untuk mengungkap fakta-fakta yang memiliki bantalan yang paling untuk studi sistem ke diidentifikasi, langkah-langkah teratur, yang membuat masalah pemecahan tugas-tugas lebih mudah untuk menyelesaikan.

Dengan waktu yang cukup, kesabaran, dan perhatian terhadap detail, analis dapat mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan dasar yang memerlukan jawaban jika sistem ini adalah untuk ditingkatkan. Seperti peningkatan hasil yang lebih baik, lebih cepat, lebih nyaman, lebih sederhana, dan metode yang kurang mahal dari melakukan pekerjaan.Sebuah diskusi tentang teknik yang digunakan dalam pekerjaan.

6

Penyebab Pemborosan

Pemborosan itu dapat disebabkan :

1. Prosedur yang terlalu berbelit-belit.

2. Sistem duplikasi yang kuran efisien.

3. Sistem kerja yang kurang rapi/mantap atau kabur.

4. Produktivitas yang tidak tepat dan rendah pada aspek-aspek tertentu daripada suatu system dan yang terakhir ialah kurang adanya hubungan kemanusiaan (human relation) yang baik dalam perusahaan tersebut.

Tujuan dari Penyederhanaan Kerja

Mencari cara kerja yang terbaik (lebih mudah, lebih cepat, efisien, efektif, dan menghindari pemborosan material, waktu, tenaga dll).

Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut :

a) Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termurah.

b) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.

c) Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan.

d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha. Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayani semua operatif,misalnya pekerjaan penyambungan telepon.

Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja

1. Memilih kegiatan kerja : yaitu kegiatan yang tdk efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya lambat dan ingin diperbaiki.

2. Pengumpulan dan pencatatan data / fakta Yang berkaitan dengan metode kerja yang selama ini dilaksanakan : informasi yang berkaitan dg urutan kegiatan, gerakan-gerakan kerja, layout dll.

7

3. Analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah2 yg tdk efisien dicari sebab-sebabnya.

4. Usulan altrnatif metode kerja yang lebih baik Diusulkan MK yg dianggap efisien dan efektif, sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu di uji coba.

5. Aplikasi dan evaluasi metode kerja baru. Mengaplikasikan alternatif MK yang lebih baik untuk menggantikan metode yang lama, evaluasi.

Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor

Sebagai salah satu teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi lebih cepat dan sederhana. Dalam menggunanakan catatan produksi pegawai dapat menentukan sejumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah pegawaian tertentu, jumlah halaman yang dikerjakan, jumlah baris dan lainnya. Prinsip pencatatan historis adalah menggunakan catatan yang ada pada masa sebelumnya untuk mengukur kinerja pegawai, baik menggunakan criteria waktu, jumlah halaman, baris ataupun jumlah orang yang telah dilayani untuk seorang resepsionis. Pada pengumpulan catatan produksi dari semua pegawai, suatu perhitungan dibuat dari total unit yang mereka hasilkan dan total jumlah waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu. Dengan pembagian total unit yang diproduksi oleh total waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu, suatu standard keluaran unit dapat ditentukan.

Contoh dalam pembagian kerja dalam suatu perusahaan. Missal dengan menggunakan flow chart atau menggambar diagram struktur organisasi dan pembagian serta jabatan yang akan dirotasi.

Yang paling banyak digunakan dalam perusahaan yaitu pola gabungan adalah membagi pegawaian pada sebagian lagi dengan pola parallel. Artinya sebagian orang tergantung pada hasil yang dikerjakan oleh orang lain, sedang sebagian lagi tidak tergantung oleh hasil kerja orang lain, sedang sebagian lagi tidak tergantung oleh hasil kerja orang lain.

Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian

a. Mobile Unit (unit-unit bergerak)

Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Contohnya, apabila bagian produksi membutuhkan tenaga kerja dan kebetulan pada bagian marketing para karyawan tidak memiliki kerja yang terlalu berat. Kemudian sebagian para karyawan marketing membentuk mobile unit untuk membantu bagian produksi sampai permasalahannya terselesaikan, dan kemudian mobile unit membubarkan diri dan kembali ke bagian marketing.

8

b. Sentralisasi kegiatan kantor

Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai berkerja. Contoh, bagian administrasi.

c. Cyling (penebaran menurut waktu)

Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.

d. Back Log

Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.

e. Lembur

Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal. Contohnya, karyawan pabrik.

f. Partime

Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran siap saji.

g. Scheduling

Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.

Contoh Penyederhanaan Kerja

Contoh dari kegiatan penyederhanaan kerja adalah sebagai berikut:

¶ Langkah 1 : Ambil Data

Surveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa,…Catatlah semua fakta yang ada.

¶ Langkah 2 : Analisa

Analisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.

¶ Langkah 3 : Tentuka Metode

9

Tentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.

¶ Langkah 4 : Implementasikan

Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak.

¶ Langkah 5 : Evaluasi

Secara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.

10

BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Penyederhanaan pekerjaan/kerja pengertian lain ialah penerapan yang terorganisasi daripada akal sehat untuk menemukan cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah untuk menjalankan sesuatu tugas/pekerjaan. Atau penerapan yang terorganisasi daripada akal sehat oleh setiap orang untuk menghilangkan pemborosan-pemborosan dalam bentuk waktu, tenaga, uang, kerja, material, alat dan sebagainya. Penyederhanaan kerja ini terjadi jarena spesialisasi yang lebih terperinci/ detail diterapkan dalam perusahaan tersenut. Dengan demikian pekerjaan dapat disederhanakan. Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi menjadi dua.

Tujuan dari penyederhanaan kerja adalah mencari cara kerja yang terbaik (lebih mudah, lebih cepat, efisien, efektif, dan menghindari pemborosan material, waktu, tenaga dll). Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan.

Langkah-langkah dalam penyederhanaan kerja yaitu memilih kegiatan kerja : yaitu kegiatan yang tdk efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya lambat dan ingin diperbaiki. Kemudian pengumpulan dan pencatatan data / fakta yang berkaitan dengan metode kerja yang selama ini dilaksanakan : informasi yang berkaitan dg urutan kegiatan, gerakan-gerakan kerja, layout dll. Selanjutnya, analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah2 yg tdk efisien dicari sebab-sebabnya. Usulan altrnatif metode kerja yang lebih baik Diusulkan MK yg dianggap efisien dan efektif, sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu di uji coba. Mengaplikasikan alternatif MK yang lebih baik untuk menggantikan metode yang lama, evaluasi.

3.2 Saran

Penyederhanaan kerja sangat penting bagi berlangsungnya kegiatan di sebuah kantor karena dengan adanya penyederhanaan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan. Dengan begitu maka penyelesaian pekerjaan pun menjadi lebih efektif dan efisien.

11

DAFTAR PUSTAKA

http://contohdanfungsi.blogspot.com/2013/02/penyederhanaan-kerja-kantor.html#

http://wel-firman.blogspot.com/2010/04/pengadaan-tenaga-kerja-karyawan-5.html

http://marlindaid.blogspot.com/2008/12/pengukuran-dan-penyederhanaan-arus.html

http://edohwulandari14.blogspot.com/2008/12/pengukuran-dan-penyederhanaan-arus.html

http://harisok.blogspot.com/2010/04/lima-langkah-penyederhanaan-kerja.html

12