iii

ABSTRAK

PENGEMBANGAN MODEL KOORDINASI HUB-DAN-SPOKE

LOGISTIK PERDAGANGAN EKSPOR BERBASIS MULTI-AGEN

Oleh

SITA ANIISAH SHOLIHAH

NIM : 33411005

(Program Studi Doktor Teknik dan Manajemen Industri)

Pada logistik perdagangan ekspor terdapat 2 (dua) aktivitas utama, yaitu pada sisi

pelabuhan (sea-side) dan sisi hinterland-nya (land-side). Aktivitas hinterland ini

dimulai dari kontrak ekspor antara pengirim barang (shipper/eksportir) dan pembeli

barang di luar negeri (consignee), hingga kontainer tersebut tiba di lapangan

penumpukan kontainer pelabuhan laut pada due-date yang sudah ditentukan.

Namun demikian, eksportir mengalami kesulitan dalam pemenuhan kontrak ekspor

dan due-date closing time dikarenakan kemacetan pada aliran fisik barang dan

prosedur pengurusan dokumen ekspor pada aliran informasi mengiringi aliran fisik.

Pada aliran fisik barang, kemacetan (kongesti) terjadi baik di dalam dan luar

pelabuhan, di mana terdapat dominasi pemakaian moda transportasi jalan (truk).

Dalam upaya menyokong pergerakan barang dari dan ke pelabuhan hub

internasional dari sisi hinterland ini maka dibutuhkan adanya spoke yang berfungsi

sebagai “perpanjangan gerbang” pelabuhan utama (hub). Spoke juga merupakan

tempat konsolidasi dan distribusi barang serta merupakan sambungan intermodal

dari pelabuhan hub dan terintegrasi langsung dengan pelabuhan hub. Dengan

demikian, pengiriman barang ekspor datang dari beberapa titik asal

gudang/pabrikan dan dikonsolidasikan di spoke yang kemudian dialirkan ke hub

(konsep hub-dan-spoke).

Pada aliran informasi/dokumen, terjadi pertukaran dokumen/informasi yang

melibatkan beberapa entitas bisnis dan agen pemerintah di mana terdapat

interdependensi aktivitas antar satu sama lain. Jika koordinasi antar-aktor tidak

berjalan dengan baik, maka hal ini dapat mempengaruhi kelancaran ekspor barang.

Berdasarkan survey perdagangan lintas negara yang dilakukan oleh World Bank

(2013), rata-rata waktu ekspor di Indonesia adalah 17 hari, di mana waktu proses

penyiapan dokumen ekspor sebesar 64,7% dari total waktu ekspor. Banyaknya

waktu idle kontainer untuk diproses lebih lanjut menunjukkan koordinasi yang

rendah di antara aktor yang terlibat dalam perencanaan dan penjadwalan operasi,

mulai dari operasi drayage hingga lintasan-panjang. Hal ini mengindikasikan

adanya permasalahan koordinasi pada ekspor barang.

Permasalahan koordinasi pada logistik perdagangan ekspor antara lain:

ketidaksesuaian jadwal antara kesiapan fisik barang dan kesiapan dokumen

ekspornya, lamanya pembuatan dokumen ekspor (PEB, SKA, Sertifikat

iv

Phytosanitary/Veterinary, dan lainnya), kurangnya kesesuaian jadwal kedatangan

kontainer kosong dan siapnya barang di pabrikan untuk diangkut, dan kurangnya

kesesuaian jadwal kedatangan kontainer di Inland Container Terminal (ICT) dan

keberangkatan kereta api menuju pelabuhan-laut. Kelemahan pola koordinasi

eksisting pada koordinasi kesesuaian jadwal yaitu: aliran barang

informasi/dokumen masih bersifat parsial atau jenis interdependensi yang

terbangun bersifat kendala prasyarat dan searah, pengambilan keputusan bersifat

manual, mediator hanya berfungsi sebagai penerus informasi jadwal, dan pada

kelemahan pola koordinasi pembuatan dokumen ekspor yaitu forwarder sebagai

koordinator tidak memiliki kewenangan penuh untuk melakukan pengaturan.

Penelitian terkait koordinasi pada rantai hinterland hub-dan-spoke sudah banyak

dilakukan, di mana penelitian-penelitian ini mengasumsikan bahwa dokumen

barang sudah lengkap. Kenyataannya, kongesti terjadi pada penyiapan dokumen

ekspor. Dalam hal koordinasi, kebanyakan masih bersifat masih sekuensial dan

parsial, hanya mempertimbangkan aliran fisik barang saja (belum mencakup aliran

informasi), serta belum mempertimbangkan sharing informasi dan interaksi antar-

aktor yang terlibat. Dengan demikian, untuk menurunkan waktu ekspor barang,

pertanyaan penelitian ini adalah “bagaimana koordinasi antar aktor dalam

penanganan aliran fisik barang dan aliran informasi (dokumen) untuk mengatur

aliran ekspor barang sehingga dapat memenuhi tenggat waktu yang ditentukan”.

Pendekatan model koordinasi yang bersifat holistik dikembangkan dengan tahapan

sebagai berikut: Model-1, yaitu model konseptual koordinasi antar-aktor pada

jaringan hub-dan-spoke, yang menghasilkan 4 (empat) alternatif model konseptual

koordinasi. Keluaran Model-1 ini kemudian dievaluasi pada Model-2 oleh ahli

kepelabuhanan dengan mempertimbangkan dimensi keluaran (outcome), dampak

(impact) dan implementasi. Hasil dari Model-2 berupa model konseptual yang

cocok diterapkan di Indonesia. Model-3 mengembangkan model simulasi terhadap

model terpilih untuk dilakukan validasi terhadap model usulan terpilih, dengan

simulasi berbasis agen dan pendekatan kejadian-diskrit. Kontribusi teoritis model

usulan pada penelitian ini yaitu berupa model koordinasi inter-organizational

system (IOS) dengan penggabungan antara interdependensi terpusat dan sekuensial

pada tipologi hub-dan-spoke yang mempertimbangkan aliran fisik barang dan aliran

informasi/dokumen yang melibatkan agen pemerintahan dan agen bisnis pada

proses ekspor barang. Hasil validasi model koordinasi ekspor barang melalui hub-

dan-spoke ini yaitu performansi waktu ekspor 4,8 hari dengan standar deviasi 0,5

hari (tingkat kepercayaan 95%), di mana terjadi penurunan waktu ekspor sebesar

24,6% dari model eksisting. Sementara itu, jumlah keterlambatan sebanyak 0,08%

dengan rata-rata waktu keterlambatan 4 jam.

Kelemahan dari penelitian ini yaitu belum mempertimbangkan perilaku tiap aktor

jika terjadi integrasi vertikal dan belum mempertimbangkan resolusi konflik,

penjadwalan yang bersifat resiprokal dan analisis risiko. Kelemahan pada penelitian

ini dapat dikembangkan pada penelitian selanjutnya.

Kata Kunci: koordinasi, hub-dan-spoke, sistem inter-organisasional, rantai

hinterland, logistik maritim

v

ABSTRACT

MODEL DEVELOPMENT OF COORDINATION IN HUB-AND-SPOKE OF

EXPORT TRADE LOGISTICS BASED-ON MULTI-AGENT

By

SITA ANIISAH SHOLIHAH

NIM : 33411005

(Doctoral Study Program in Industrial Engineering and Management)

In export trade logistics, there are two main activities: seaport activites on sea-side

and hinterland activites on land-side. Hinterland activities start from contract

between exporter/shipper and consignee abroad, until its container arrive in

container yard of seaport on a specified due date. However, exporters have

difficulties in fulfilling contract exports and due date of closing time in seaport, due

to congestion on physical flow of goods and documents processing on flow of

information accompanying the physical flow.

In physical flow of goods, congestion occurs both inside and outside seaport, in

which there are dominance of the use of road transport modes (truck). To support

flow of goods from and to seaport, it needs a spoke as an extended gate of seapot

(hub). A spoke is also a place for consolidation and distribution of goods as well as

an intermodal connection from seaport and directly integrated with seaport as a

hub. Thus the delivery of exported goods come from several point of origins

(warehouse/manufacture) and consolidated in a spoke which are then flown to the

hub (concept of hub-and-spoke).

In flow of information/documents, the exchange of information/documents involve

several actors from business entities and government agencies, in which there are

interdependence activities between actors. If coordination among actors does not

work well then it will affect the smoothness of export. Based on survey trade across

nation conducted by World Bank (2013), the average export time in Indonesia is 17

days, in which document preparations process is 64,7% of export time. The amount

of idle time of container for further processing shows the low coordination among

involved actors in planning and scheduling among operations, ranging from

drayage to line-haul operations. Thus, it indicated that there is a problem of

coordination in export trade.

Coordination problems in export trade logistics are: discrepancy of schedule

between readiness of goods and its documents, duration of issuing export

documents (ie export declaration, COO, etc), lack of conformity in arrival of empty

container and the completion of goods in warehouse/factory, lack of conformity of

the container’s arrival schedule in spoke and the departure to hub. The weaknesses

of existing coordination are: the flow of information/documents still partial or the

interdependence is prerequisite and unidirectional, manual decision making, the

vi

mediator only forwarding the schedule information, and in processing document,

forwarder as a coordinator does not have authority to make arrangements.

Many studies have been conducted on coordination in hub-and-spoke hinterland

chain. However, previous studies have assumed that documents of good has been

completed. In reality, the congestion occurs in the preparation of export documents.

In terms of coordination, most are still sequential, one-direction of coordination

and paid a little attention in information sharing and interaction among actors.

Thus, in order to decrease time of exporting goods, the research question is “how

the coordination among involved actors in handling physical flow of goods and

flow of information (documents) in arranging exporting goods to meet the due-date

(closing time)”.

The holistic approach of coordination model was conducted in three stages. The

first stage is development of conceptual model of coordination among-actors in

hub-and-spoke network, by streamlining of existing model. The basis of conceptual

model development are existing model, benchmark coordination in selected

countries and literature of coordination in interorganizational-system (IOS). The

output of first stage are four alternative conceptual models. The second stage is

evaluation of alternative models based on assessment of influencing factors in

selection of the best conceptual model of coordination that suits the real system

(especially in Indonesia). The last stage is simulation model to validate export

performance of proposed model. Research novelty is an inter-organizational system

model with hub-and-spoke typology which considering flow of goods and flow of

information/documents and involving actors from business and government

agencies in exporting goods. Result of the proposed model shows that export time

is 4.8 days with standard deviation 0.5 days (confidence level 95%), in which this

model decreases export time by 24.6% of the existing model. Performance of each

process: document preparations, inspection and customs clearance and inland

transportation and handling respectively 4.8 days, 0.1 day and 1.8 days.

Meanwhile, the number of retardation is 0.08% with an average delay time is 4

hours.

The research is subjected to some limitations. This research has not considered

behavior of each actor and its conflict resolution, reciprocal scheduling, and risk

analysis. These limitation can be further developed in future research.

Keywords: coordination, hub-and-spoke, inter-organizational system, hinterland

chain, maritime logistics