SIKLUS PENGGAJIAN

 

Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang

efektif atas tenaga kerja.3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian

adalah:1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan2. Menjaga aset organisasi3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Aktivitas Siklus Penggajian :1. Perbarui File Induk Penggajian2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran4. Mempersiapkan Penggajian5. Membayar Gaji6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar

Perusahaan7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-

LainFungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1. Petugas Absensi2. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)3. Karyawan4. Pemerintah5. Asuransi6. Bank7. Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1. Daftar absensi&lembur karyawan2. Daftar gaji&lembur karyawan3. Daftar Pajak Penghasilan Terutang4. Daftar Asuransi dibayar dimuka5. Slip Penggajian

6. Slip Pajak Penghasilan7. Slip Asuransi8. Laoran Penggajian

Job Description Siklus Penggajian :1. 。1. Petugas Absensi

Menjaga bagian check lock / finger print Mengecek absensi karyawan Membuat daftar absensi karyawan Membuat daftar lembur karyawan

2. 22. Manajemen Sumber Daya Manusia Membuat daftar gaji karyawan Membuat daftar upah lembur karyawan Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan Menghitung Biaya Asuransi Karyawan Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas Menyetor uang ke bank Membuat laporan penggajian

3. 33. Karyawan Menerima slip penggajian Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan Mengecek dan mengambil uang di bank

4. 44. Pemerintah Menerima slip pajak penghasilan

Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan Mengecek dan mengambil uang di bank

5. 55. Asuransi Menerima slip biaya asuransi Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan Mengecek dan mengambil uang di bank

6. 66. Bank Menerima daftar gaji&lembur karyawan Menerima daftar pajak penghasilan karyawan Menerima daftar biaya asuransi karyawan Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan Membuat slip gaji&lembur karyawan Membuat slip pajak penghasilan karyawan Membuat slip biaya asuransi karyawan Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)

7. 77. Pimpinan Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia Mengecek laporan penggajian Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

Identitas JabatanNama Jabatan : Payroll & Tax StaffDepartemen : FinanceAtasan langsung : Finance SupervisorBawahan langsung : -

Tujuan JabatanMemproses/membuat laporan pajak, Daftar Pembayaran Gaji karyawan, slip gaji serta mentrasfer ke rekening masing-masing karyawan, agar hak karyawan dipenuhi sesuai dengan yang ditetapkan dan pada waktunya.

Tanggung Jawab Utama

No Uraian Skala Waktu H/M/B/T

1 Menerima daftar rekapitulasi absensi karyawan, berikut potongan-potongan gaji dari Human Resources Department, untuk memastikan perhitungan gaji bulanan dilakukan secara benar dan akurat.

B

2 Membuat daftar gaji, slip gaji, laporan transfer dan mentransfer ke rekening masing-masing karyawan, agar pemenuhan hak karyawan dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan tepat waktu.

B

3 Menyiapkan surat perintah transfer ke Bank-Bank Rekening karyawan, Jamsostek dan Pajak, agar transfer dapat dilakukan dengan tepat.

B

4 Membuat buku /Ledger masing – masing karyawan atas pinjaman/panjar yang diambil para karyawan, untuk perhitungan gaji yang akurat.

B/M

5 Membuat daftar piutang karyawan, untuk tersedianya informasi yang terkait dengan pembayaran gaji karyawan.

B/M

6 Membuat SSP dan ukti potong pajak, Laporan Pajak ( PPN ,PPH ) dan melaporkan ke Kantor Pajak, agar kewajiban pajak perusahaan dapat

dipenuhi dengan baik sesuai aturan yang berlaku.

T/B7 Melakukan pembayaran pajak ke Bank/Kantor Pos, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban

perusahaan dalam hal pajak dipenuhi dengan baik.T/B

8 Membuat laporan Jamsostek, dan melakukan pembayarannya, agar hak karyawan dipenuhi dengan baik.

T/B

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator1. Akurasi data2. Ketepatan waktu pembayaran gaji3. Ketepatan waktu pembuatan laporan

DimensiKeuangan : 1. Biaya Gaji

2. Biaya Pajak3. Biaya jamsostek

Non Keuangan : 1. Total karyawan

Spesifikasi JabatanLatar belakang pendidikan dan pengalaman : 1. Min D3 Perpajakan/ Akuntansi + 3 thn pengalaman pada bidang yang sama.

Keahlian dan pengetahuan : 1. Perpajakan (Income Tax).2. Computer.3. Peraturan Jamsostek4. Peraturan Ketenagakerjaan5. Bahasa Inggris

“SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN”

Dalam  perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjodi dua golongan: gaji dan upah. Gaji umumnua merupakan pembayaraan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunuyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilaitukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dihitung bardasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

A.    DESKPIPSI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Departemen personalia dan umum pertanggung jawab dalam pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian Keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Bagian Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan

perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1.      Prosedur pencatatan waktu hadiri2.      Prosedur pembuaton daftar gaji.3.      Prosedur pembayaran gaji.4.      Prosedur distribusi gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;1.      Prosedur pencatatan waktu hadir.2.      Prosedur pencatatan waktu kerja.3.      Prosedur pembuatan daftar upah.4.      Prosedur pembayaran upah.5.      Prosedur distribusi upah.

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh Bagian Pencatat Waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kontor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) Yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.

Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misaanya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan upah karyawan . Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kosa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kosa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Kosa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.

Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikon kepada departemen-departemen yanbg menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

B.     ELEMEN SISTEM PENGAWASAN AKUNTANSIElemen sistem pengawasan akuntansi dalam sistem

penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:1.      Organisasia.       Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari

fungsi pembayaran gaji dan upahb.      Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi

operasi.2.      Sistem otorisasi dan prosedur pencatatana.       Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh bagian pencatat

waktu.b.      Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen

karyawan yang bersangkutan.c.       Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala

departemen personalia dan umum.d.      Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus

diotorisasi oleh kepala departemen akuntansi.e.       Cek untuk gaji dan upah harus ditandetangani oleh kepala

departemen keuangan.3.      Praktek yang sehata.       Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja

sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung,

b.      Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh bagian Pencatat waktu

C.    UNIT ORGANISASI YANG TERKAITUnit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan

pengupahan adalah sebagai berikut:1.      Bagian Kepegawaian.2.      Bagian Pencatat Waktu.3.      Bagian Saji dan Upah.4.      Bagian Utang.5.      Bagian Kaso.6.      Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.7.      Bagian Jurnal, Suku Besar, Loporan.

Bagian Kepagawaian. Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

Bagian Pencatat Waktu. Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan-waktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh karyawan yang bertanggungjawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah.

Bagian Gaji dan Upah. Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

Bagian Utang. Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

Bagian Kasa. Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan. Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

D.    DOKUMENDokumen yang digunakan dalam sistem pengajian

dan pengupahan adalah:1.      Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.2.      Kartu jam hadir3.      Kartu jam kerja4.      Daftar gaji dan daftar upah.5.      Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.6.      Surat pernyataan gaji dan upah.7.      Amplop gaji dan upah.8.      Bukti kas keluar.

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. Lihat contoh daftar hadir karyawan dalam gambar 10.1 dan kartu jam hadir dalam gambar 10.2.

Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Seperti  telah saya sebutkan di atas, catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.

Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran. untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya

Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.

Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

E.     CATATAN AKUNTANSICatatan akuntansi yang digunakon dalam pencatatan gaji dan upah adalah:

1.      Jurnal umum.2.      Kortu harga pokok.3.      Kartu biaya.4.      Kartu penghasilan

Jurnal umum. Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.

Kartu harga pokok. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk. mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

Kartu penghasilan karyawan. Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain.

F.     LAPOPANLoporan yang dihasilkan dari sistem penggajian dan

pengupahan ini adalah :1.      Loporon biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdepartemen.G.    SISTEM PENGGAJIAN

Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatangan karyawan atas kartu penghasilan karyawan. sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi, yang bersifat rahasia bagi karyawan.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian1.      Bagian Pencatat Waktua.       Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam  kartu jam hadir.b.      Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.c.       Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir

ke Bagian Gaji dan Upah.

2.      Bagian Buji dan Upah

a. Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.

b. Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan

yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan kini.

c. Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.

d.      Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.

e.       Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.

f. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kaso.

g. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal.

h. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

i.

3.      Bagian Utanga.       Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2

lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

b.      Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gajic.       Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar contoh adalah sebagai berikut :

Gaji dan Upah                                      Rp. xxUtang Gaji dan Upah                                     Rp. xx

1.      Mendistribusikan bukti kas keluar, dan dokumen pendukungnya sebagai berikut:

Lembor 1 don 3:      diserahkan ke Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembor 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

           diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, don Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

2.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap “lunas” oleh Bagian Kaso setelah pembayaran selesai dilakukan.

3.      Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.

4.      Mengerahkan bukti kas keluar lembar 1 ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporon, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar

4.      Bagian Kasaa.       Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian

Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

b.      Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).

c.       Menguangkan cek ke bank.

d.      Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.

e.       Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang berhak.

f.       Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan,

g.      Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.

h.      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:Lembar l:     diserahkan ke Bagian Utang,  dilampiri dengan daftar gaji

lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2Lembor 3:     diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar

gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.

5.      Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporana.       Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang,

dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.b.      Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum,

Jurnal Yang dibuat adalah:Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya              Rp. xxBiaya Administrasi dan Umum                          Rp. xxBiaya Pemasaran                                                Rp. xx     Gaji dan Upah                                                           Rp. xx

c.       Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

d.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.

e.       Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:Utang Gaji dan Upah                          Rp. xx        Kas                                                                      Rp. xx

f.       Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

6.      Bagian Kartu Persediiaan dan Kartu Biaya

a. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.

b. Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya

c. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti has keluar.

H.    SISTEM PENGUPAHANSistem pengupahon, yang merupakan sistem

pembayaran atas Jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di Parik ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang  dihasilkan, maka dalam sistem pengupahan ini diperlikan pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenago kerja langsung kepada produk.

Uraian Kegiatan Sisten Pengupahan

1.      Bagian Pencatat Waktu

a. Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam, kartu jam hadir.

b. Membuat daftar, hadir karljawan atas dasar, kartu jam hadir.

c.       Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke Bagian Gaji dan Upah.

2.      Bagian Produksi

a. Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja

b. Membuat daftar jam kerja karyawan atas dasar kartu jam kerja.

c. Menyerahkan daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah.

3.      Bagian gaji dan Upah

a. Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.

b. Menerima daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja dari bagian produksi.

c. Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja langsung.

d. Membuat daftar upah (2 lembar) atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu serta berbagai potongan atas upah.

e. Membuat rekapitulasi upah tiap departemen dan tiap produk (2 lembar) serta membuat surat pemberitahuan upah untuk tiap kargawan.

f. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar upah.

g. Mengirimkan daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat Pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang

h. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar upah lembar 2 yang telah dicap lunas dan      kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa.

i. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar upah menurut tanggal.

j. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

4.      Bagian Utanga.       Menerima daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2

lembar), surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

b. Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas daftar daftar upah.

c.       Mencatat bukti kas reluar dalam register bukti ras keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar adalah sebagai berikut:Gaji don upah                                                Rp. xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar                 Rp. xxutang pph.                                                         Rp. xx

d.      Mandistribusikan bukti kas keluar dan dokumen pandukungnya sebagai berikut:

Lember I dan 3:   diserahkan ke bagian Koso, dilampiri dengan daftar upah lembar I dan 2, rekap daftar upah lembar 2, surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan.

   diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar upah lembar ke 1.

e.       Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kasa, dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap 'lunas' oleh bagian kara setelah pembayaran upah selesai dilakukan.

f.       Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.

g.      Menyerahkan bukti kas keluar lembar i ke bagian jurnal, buku besar, dan laparan, dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2.

5.      Bagian Kasa.       Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari bagian utang,

dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan 2, rekap daftar upah lembar 2, surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan.

b.      Mengisi cek sejumlah uang wang tercantum dalam daftar upah, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari direktur keuangan).

c.       Menguangkan cek ke bank.d.      Memasukkan uang upah dan surat pemberitahuan upah ke

dalam  amplap upah tiap-tiap karyawan.e.       Membagikan amplop upah (yang didalamnya terdapat uang-

upah dan surat pemberitahuan upah) kepada karyawan yang berhak.

f.       Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan upah dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan.

g.      Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar upah lembar, 1 dan 2, rekap daftar upah lembar 2.

h.      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:aLembar l:       diserahkan ke Bagian Utang, dilampiri dengan daftar upah

lembar I dan rekap daftar upah lembar 2Lembar 3:      diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan daftar

upah lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.6.      Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan

a. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang, dilampiri dengan drop daftar upah lembar 1.

b. Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat adalah:

Barang dalam proses-biaya tng. Kerja langsung Rp. xxBiaya overhead pabrik sesungguhnya                  Rp. xxBiaya administrasi dan umum                              Rp. xxBiaya pemasaran                                                   Rp. xx

Gaji dan Upah                                                          Rp. xxc.       Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar-

upah  lembar 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.d.      Menerima bukti kas keluar lembar i dari bagian utang

dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2.

e.       Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:

        Bukti kas keluar yang akan dibayar              Rp. xx  Kas                                                                 Rp xxf.       Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dilampiri dengan

daftar upah lembar1 dan rekap daftar upah lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar,

7.      Bagian Kartu Persediaun dan Kartu Biaya

a. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari jurnal, suku besar, dan laporan, dilampiri dengan rekap daftar upah lembar 1.

b. Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.

c. Mencatat rekap daftar upah ke dalam kartu harga pokok produk.

d. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar upah lembar 1 menurut namar urut bukti kas keluar.

SISTEM PENGAJIAN DAN PENGUPAHAN  DALAM  LINGKUNGAN

PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIKSistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan

yang menggunakan komputer sebagai alat pengolah datanya Unit organisainya di Bagian Pengolahan Data Elektronik yang menangani pengolohan data penggajian dan pengupahan adalah Grup Pengawas, Konversi Data, dgn Operator Komputer. Semua dokumen yang masuk ke dan yang keluar dari Bagian Pengolahan data Elektronik harus melalui Grup pengawas untuk diverifikasi.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian dan Pengupahan dalam Lingkungan Pengolahon Data Elektronik

1.        Bagian Kapegawaiana.        Membuat surat keputusan yang bersangkutan dengan

perubahan data karyawan, seperti perubahan tarif upah, penambahan nama karyawan baru, penghentian karyawan, pemindahan karyawa, kenaikan golongan pangkat karyawan.

b.        Menyerahkan surat keputusan yang telah diatorisasi oleh yang berwenang he Bagian Grup Pengawas, untuk memberikan otorisasi perubahan arsip data karyawan di komputer.

2.        Bagian Pencatat Waktu

a. Mencatat waktu hadiri  tiap karyawan dalam kartu jam hadir.

b. Menyerahkan kartu jam hadir kargawan ke bagian gaji dan upah.

3.        Bagian Produksi

a. Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja.

b. Mengerahkan kartu jam kerja ke bagian gaji dan upah.

4.        Bagian Gaji dan Upah

a. Menerima kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.

b. Menerima kartu jam kerja dari bagian produksi.

a.       Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja langsung.

b.      Membuat batch transfer form.c.       Mengirimkan batch transfer form dilampiri dengan kartu jam

hadir dan kartu jam kerja.d.      Menerima daftar gaji dan upah lembur yang telah dicap lunar

Bagian Kaso,e.        Mengarsipkan daftar gaji upah menurut tunggal.

5.        Grup Pengawasa.       Menerima surat keputusan perubahan data karyawan dari

bagian kepegawaian.b.      Menyerahkan surat keputusan perubahan data karyawan

kepada konversi data.c.       Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam

hadir dan kartu jam kerja dari bagian gaji dan upah.d.      Melakukan verifikesi dan log batch totals.e.       Menyimpan log dan control totals untuk nantinya akan

dibondingkan dengan control totals yang dihasilkan dari proses komputer.

f.       Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat pemberitahuan gaji dan upah, register bukti kas keluar, register cek, dan control totals.

g.      Membandingkon control totals yang diterima dari operator komputer dengan log dan control totals yang dibuat oleh grup pengawas.

h.      Mendistribusikan keluaran komputer yang diterima dari operator komputer tersebut sebagai berikut:Cek, dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dikirim ke bagian koso.Register bukti kas keluar dikirim ke bagian utang.

6.        Konversi Dataa.       Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam

hadir dan kartu jam kerja dari Grup Pengawas.b.      Memasukkan (entry) data salam kartu jam kerja dan kartu

jam hadir. Kegiatan ini menghaslikan arsip transaksi gaji dan upah karyawan.

c.       Mengirimkan arsip transaksi gaji dan upah karyawan ke operator komputer.

d.      Menyerahkan batch tranfer form dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah via Grup Pengawas,

e.       Menerima Surat keputusan perubahan data karyawan.f.       Memasukkan perubahan data karyawan ke dalam komputer.

Kegiatan ini menghasilkan arsip perubahan data karyawan.g.      Menyerahkan arsip perubahan data karyawan ke Operator

Komputer untuk mengupdate arsip induk data karyawan.

7.        Operator KomputerKegiatan operator komputer dalam memproses

pembayaran gaji dan upah terdiri dari 4 kali run program berikut ini :

1.      Run 1(1)   Sart dan edit orsip perubahan data karyawan untuk

mengupdate arsip induk data karyawan.a.       Sart dan edit arsip transaksi gaji dan upah untuk

menghasilkan Arsip transaksi gaji dan upah yang valid.2.      Run 2(1)   Dengan menggunakan arsip transaksi gaji dan upah yang valid

dan Arsip induk data karyawan mengupdate berbagai arsip berikut ini:Arsip induk penghasilan karyawanArsip induk biayaArsip induk utangArsip induk harga pokok produk

(2)   Mencetak daftar gaji, surat pemberitahuan gaji dan upah, register bukti kas keluar, dan penyimpangan dan control totals.

4. Mengirimkan daftar gaji dan upah, Surat pemberitahuan gaji dan upah, register kas keluar, dan penyimpangan dan control totals ke Grup Pengawas.5. Run 2

(1)   Membaca dan mensortosi arsip induk utang untuk menghasilkan arsip bukti kas keluar yang Akan dibayar.6. Pun 4

(1)      Mencetak cek dan register cek dari arsip bukti kas keluar yang Akan dibayar.

(2)      Mengupdate arsip induk utang.7.      Mengirimkan cek, register cek, dan control totals ke Grup

Pengawas.8.      Bagian Kasaa.       Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat

pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dari Grup Pengawas,

b.      Memintakan otorisasi atas cekc.       Menguangkon cek ke bank.d.      Memasukkan uang gaji dan upah dan surat pemberitahuan

gaji dan upah ke dalam amplop gaji dan upah tiap-tiap karyawan.

e.       Membagikan amplop gaji dan upah (yang didalamnya terdapat uang gaji dan upah serta surat pemberitahuan gaji dan upah) kepada karyawan yang berhak.

f.       Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dan upah dari karyawan pada daftar gaji dan upah.

g.      Membubuhkan cap lunas pada daftar upah.h.      Mengirimkan daftar upah yang telah dicap lunas ke Bagian

Gaji dan Upahi.        Mengarsipkan register cek menurut tunggal.

A.    DISTRIBUSI  GAJI DAN UPAH

Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnyo (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan depertemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi

Distribusi gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini:

1.      Metode rekening berkolom.2.      Metode summary strip: tiket tunggal.3.      Metode distribusi dengan komputer.

Metode rekening berkolom.  Jika misalnya  manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdeportemen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan manyediakan rekening biaya berkolam untuk tiap departemen dalam buku pembantu biaya:

Metode summary strip: tiket tunggal. Distribusi upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk tiap order produksi. Kartu jam kerja kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip

Sementora menurut order produksi. Lihat contoh kartu jam kerja dalam gombar, 10.3. Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya di isi dengan tarif upohnya kemudian disortasi menurut klosifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departemen. Jumiah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laparan biaga tenaga kerja. Prosedur distribusi gaji dan upah dengan metode summary strip: tiket tunggal dapat dilihat dalam gambaor 10.13Metode Distribusi dengan Komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klosifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dangan benar, proses sortasi akan dilakukan olah komputer melalui program.

Setiap kartu jam kerja akan diberi kode debit menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya upah tenaga kerja langsung (jenis biaya tenga kerja ke 01) dibebankan pada Bagian Persiapan (dengan kode organisasi 1212), yang dikeluarkan untuk produk A (misalnya produk nomor 21), maka kartu jam kerja tersebut akan diberi kode debit 01 121221 dan dicatat dengan computer  dengan menggunakan kode itu.

Dengan kerangka pemberian kode ini, semua transaksi penggajian dan pengupahan akan diberi kode dengan kerangka tersebut, sehinggo orsip

Transaksi gaji dan upah (payroll transaction file) yang berupa pita magnetic (lihat gambar 10.12) hasil run 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnya dengan run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja yang berupa.

a.       Laporan biaya tenga kerja menurut jenisnya. Dihasilkan dengan memerintahkan computer melakukan soratasi 2 angka pertama kode rekening biaya.

b.      Laporan biaya tenaga kerja menurut pusat pertanggungjawaban. Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi ke dua kode rekening pertama.

c.       Laporan biaya tenaga kerja menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.