CONTROLLINGPengendalian /

Pengawasan

Amalia Nur Oktaviyani

Haris Budiman

Detia Rosani Buldan

Pengertian Controlling Menurut Para Ahli

George R. Tery mengartikan controlling sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Dale mengatakan bahwa controlling tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

Robbin menyatakan controlling itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

Admosudirdjo mengatakan bahwa pokoknya controlling adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Siagian menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan controlling adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Controlling merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Kesimpulan Pengertian Controlling

Apa pentingnya controlling??

1. Perubahan Lingkungan Organisasi2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi3. Meminimalisasikan Tingginya Kesalahan-kesalahan4. Kebutuhan Manajer Untuk Mendelegasikan Wewenang5. Komunikasi6. Menilai Informasi dan Mengambil Tindakan KoreksiLangkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Proses atau Langkah-langkah Pengendalian (Pengawasan)

1. Tahap Penetapan StandarTujuannya adalah sebagai sasaran, kuota dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :a. Standar Phisik, misalnya kuantitas barang atau jasa serta kualitas produkb. Standar Moneter, ditujukan dalam rupiah mencakup biaya tenaga kerja, penjuaan, laba kotor dan laini-lainc. Standar Waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan KegiatanDigunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan KegiatanBeberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian dan sampel.

4.Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan AnalisaPenyimpangan.Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagi manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan KoreksiBila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman langkah-langkah proses pengawasan yaitu :1. Menetapkan StandarKarena Perencanaan merupakan tolak ukur merancang pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksus disini adalah menentukan standar.2. Mengukur KinerjaLangkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.3. Memperbaiki PenyimpanganProses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpanganpenyimpangan yang terjadi.

Langkah-langkah proses controlling / pengawasan menurut para ahli

Maman Ukas menyebutkan tiga unsur pokok yang selalu ada dalam proses pengawasan, yaitu :1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum tau khusus, tatapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.3. Kegiatan mengadakan koresi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Menurut G. R. Terry proses pengawasan atau pengendalian terbagi atas 4 tahapan, yaitu :1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan2. Mengukur pelaksanaan3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlahperbedaan jika ada4. Memperbaiki penyimpangan dengan tindakan yang tepat

Kesimpulan langkah-langkah proses controlling / pengawasan :

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu :1. Menetapkan standar pelaksanaan perencanaan), sehingga dalam melakukan pengawasan manajer empunyai standar yang jelas.2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan yaitu mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan prusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal3. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan4. Pengambilan tindakan koreksi yaitu melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

1. Pengawasan dari segi waktuPengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ini adalah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara refrensiff alat budget dan laporan2. Pengawasan dilihat dari segi obyektifPengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan dari segi obyek merupakan pengawasan secara administrative dan pengawasan operatif. Contoh pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.3. Pengawasan dari segi subyekPengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.Pengawasan Intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :a. Laporan Harian c. Laporan Bulananb. Laporan Mingguan d. Laporan Khusus4. Pengawasan Ekstern dilakukan oleh akuntan publik (certified public accountant). Publikasi laporan neraca dari laba rugi yang menyebabkan jalannya perusahaan wajib di periksa oleh akuntan publik.

Jenis-jenis Pengendalian atau Pengawasan

Metode-metode pengawasan atau pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu :

1. Pengawasan Non-KuantitatifPengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestatsi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah :a. Pengamatan (Pengendalian dengan Observasi)Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.b. Inspeksi Teratur dan LangsungInspeksi teratur dilakukan secara periodik dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.c. Laporan Lisan dan TertulisLaporan lisan dan tertulis dapat menyajikan inormasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relative lebih cepat.d. Evaluasi Pelaksanaane. Diskusi Antara Manajer dengan Bawahan tentang Pelaksanaan Suatu KegiatanCara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat di diagnosis dan dipecahkan bersama. f. Management by Exception (MBE)Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, semenetara manajer hana mengerjakan kegiatan tidak rutin.

2. Pengawasan KuantitatifPengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah :a. Anggaran : Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,

anggaran kas Anggaran khusus, seperti planning programming, budgeting system (PBS),

zero base budgeting (ZBB) dan human resource accounting (HRA)b. Audit : Internal AuditTujuan : Membantu seluruh anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka. Eksternal AuditTujuan : Menentukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilaksanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.

c. Analisis Break-Even Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa anggar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.

d. Analisis RasioMenyangkut dua jenis perbandingan, yaitu :o Membandingkan rasio saat ini dengan rasio dimasa laluo Membandingkan rasio suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

e. Bagian dari teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti : Bagan GantiBagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubungannya dengan waktu. Program Evaluation and Review Technique (PERT)Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek proyek yang bersifat kompoleks dan yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Syarat-syarat Pengendalian Efektif

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan atau pengendalian yang efektif dan baik yakni :1. Pengendalian harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.2. Pengendalian harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan

segera3. Pengendalian harus mempunyai pandangan kedepan4. Pengendalian harus obyektif, teliti, dan sesuai dengan standar yang

digunakan5. Pengendalian harus luwes atau fleksibel6. Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi7. Pengendalian harus ekonomis8. Pengendalian harus mudah dimengerti9. Pengendalian harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi

KesimpulanPengendalian atau pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.Syarat-syarat pengawasan atau pengendalian yaitu :1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke deapan4. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standar5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi7. Pengawasan harus ekonomis8. Pengawasan harus mudah dimengerti9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi

Tipe-tipe pengawasan yaitu :1. Pengawasan Pendahuluan (Preliminary Control)2. Pengawasan pada Saat Bekerja Langsung (Concurrent Control)3. Pengawasan Umpan Balik (Feed-Back Control)

Tahap proses pengawasan yaitu :1. Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan3. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar4. Penganalisa penyimpangan-penyimpangan5. Pengambilan koreksi.

Pengawasan atau pengendalian penting disebabkan karena perubahanlingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas organisasi, meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang, komunikasi dan menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.Perancangan proses pengawasan diantaranya yaitu :1. Merumuskan hasil yang diinginkan2. Menetapkan penunjuk hasil3. Menetapkan standar penunjuk hasil4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi