PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE · f.!Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi!.....!25!...

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 25/10/17

Halaman 2 dari 66

DAFTAR ISI

A. Kontak ................................................................................................................................................... 6 B. Human Resource Information System .................................................................................. 6

1. Melakukan registrasi ................................................................................................................. 6 2. Dashboard ...................................................................................................................................... 7 3. Menu Master Employee .......................................................................................................... 9

a. Insert data karyawan melalui formulir ......................................................................... 9 b. Upload data karyawan ..................................................................................................... 12 c. Melihat Data Karyawan .................................................................................................... 14 d. Deaktivasi Karyawan ......................................................................................................... 17 e. Menghapus Data Karyawan .......................................................................................... 18

4. Menggunakan Mesin Pencarian ....................................................................................... 18 4. Master Division ......................................................................................................................... 20

a. Membuat Master Division .............................................................................................. 20 b. Mengedit Master Division .............................................................................................. 20 c. Menghapus Division .......................................................................................................... 20

5. Master Department ................................................................................................................ 21 a. Membuat master department ...................................................................................... 21 b. Mengedit Master Department ..................................................................................... 21 c. Menghapus Master Department ................................................................................. 21

6. Master Job Title ........................................................................................................................ 22 a. Membuat Master Job Title ............................................................................................ 22 b. Mengedit Master Job Title ............................................................................................ 22 c. Menghapus Job Title ........................................................................................................ 23 d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur .... 23 e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ....................... 24 f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi .................................................. 25 g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ............................................ 26 h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi .................................... 26

7. Master Position ......................................................................................................................... 27 8. Master Team Group ............................................................................................................... 27

a. Membuat Master Team Group .................................................................................... 27 a. Mengedit Master Team Group .................................................................................... 28

b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ............................................. 28

Halaman 3 dari 66

c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group .................................................. 29 d. Menghapus Master Team Group ............................................................................... 31

9. Master Grade ............................................................................................................................. 31 a. Membuat Master Grade .................................................................................................. 31 b. Mengedit Master Grade ................................................................................................. 31 c. Menghapus Master Grade ............................................................................................. 32

10. Master Allowance ................................................................................................................. 32 a. Membuat Master Allowance ......................................................................................... 32 b. Mengedit Master Allowance ........................................................................................ 33 c. Menghapus Master Allowance ..................................................................................... 34 d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan .................................................... 34

11. Master Shift .............................................................................................................................. 35 a. Membuat Master Shift ...................................................................................................... 35 b. Mengedit Master Shift ..................................................................................................... 36 c. Menghapus Master Shift ................................................................................................. 36 d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ................................................... 36 e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift ............................................................ 37

12. Master Event & Holiday ..................................................................................................... 38 a. Membuat Master Event dan Holiday ........................................................................ 38 b. Mengedit Master Event dan holiday ........................................................................ 38 c. Menghapus Master Event dan Holiday ................................................................... 39

13. Master Contract ..................................................................................................................... 39 a. Membuat Master Contract ............................................................................................. 39 b. Mengedit Master Contract ............................................................................................ 40 c. Menghapus Master Contract ........................................................................................ 40 d. Memperbaharui kontrak ................................................................................................. 41

14. Master Letter ........................................................................................................................... 41 a. Membuat Master Letter ................................................................................................... 41 b. Mengedit Master Letter .................................................................................................. 42 c. Menghapus Master Letter .............................................................................................. 42 d. Melakukan pengiriman Letter ...................................................................................... 42

15. Master Leave ........................................................................................................................... 43 a. Membuat Master Leave ................................................................................................... 43 b. Mengedit Master Leave .................................................................................................. 44 c. Menghapus master Leave .............................................................................................. 44 d. Mengatur jatah cuti reguler .......................................................................................... 44 e. Melakukan pengajuan cuti ............................................................................................. 45 f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) ............................ 45 g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR) ................... 47

Halaman 4 dari 66

16. Melakukan Demo Permission ......................................................................................... 47 a. Membuat Master Permission ........................................................................................ 48 b. Mengedit Master Permission ....................................................................................... 48 c. Menghapus Master Permission .................................................................................... 49 d. Melakukan Pengajuan Izin ............................................................................................. 49 e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ............................ 50 f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ..................... 51 g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone ................................................. 51 h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone (oleh atasan) ................................................................................................................................................ 51

17. Replacement ............................................................................................................................ 51 a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) ................................................................................................................................................ 51 b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) ....................................................................................................................................... 52

18. Overtime .................................................................................................................................... 52 a. Membuat Master Overtime ........................................................................................... 53 b. Mengedit Master Overtime .......................................................................................... 54 c. Menghapus Master Overtime ....................................................................................... 54 d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime ........................................ 54 e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ................................................. 55 f. Mengajukan Lembur .......................................................................................................... 55 g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) ............ 56 h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR) ..... 57

19. Assessment ............................................................................................................................... 58 a. Membuat Master Assessment ...................................................................................... 58 b. Mengedit Master Assessment ..................................................................................... 59 c. Menghapus Master Assessment ................................................................................. 59 d. Memberikan assessment kepada karyawan ......................................................... 59

20. Help Desk .................................................................................................................................. 59 21. Data Kehadiran ...................................................................................................................... 60

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ................................................................... 60 b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel ..................................... 61

22. Memasukkan data kehadiran melalui excel ............................................................ 62 23. Melakukan Validasi Data Kehadiran ............................................................................ 62

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ............................................................... 63 b. Melakukan Validasi Data Absensi .............................................................................. 63

24. Report ......................................................................................................................................... 65 25. Setting ......................................................................................................................................... 65

Halaman 5 dari 66

26. Log ................................................................................................................................................ 66

Halaman 6 dari 66

A. Kontak

Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:

Protus Tanuhandaru [email protected]

B. Human Resource Information System

1. Melakukan registrasi

• Klik create account melalui link

• Pada halaman registrasi, isi nama perusahaan

• Masukan alamat perusahaan

• Masukan industri perusahaan

• Masukan jumlah karyawan

• Masukan nama kota

• Masukan Negara

• Masukan Zip Code

• Masukan nomor telpon

• Klik Continue untuk melanjutkan ke bagian Account & Billing Info

• Masukan alamat email

• Masukan password. Minimal 6 digit

• Konfirmasikan password Anda

• Masukan nama depan

• Masukan nama belakang

• Jika Anda ingin menggunakan informasi perusahaan untuk penagihan, centang

disini

• Sebaliknya, Anda bisa mengisi alamat, kota, Negara, zip dan nomor telpon yang

bisa dihubungi

• Jika semua sudah ok, klik Submit untuk melanjutkan

Halaman 7 dari 66

• Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang meminta Anda untuk

mengkonfirmasikan alamat email Anda

• Anda akan secara otomatis dialihkan ke halaman utama KaryaOne

• Check inbox email Anda yang Anda gunakan untuk registrasi guna melakukan

konfirmasi email

• Klik disini untuk melakukan konfirmasi

2. Dashboard

Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat tindak

lanjut

Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk

menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne

Employee

Number

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem

(termasuk karyawan yang telah di-deaktivasikan)

Leave

Approval

Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti

Overtime

Approval

Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti

Replacement

Approval

Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti

Permission

Approval

Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti

Sanction

Approval

Jumlah karyawan yang terkena sanksi

Halaman 8 dari 66

Employee

Rate Late

Chart

Tingkat total keterlambatan dalam satuan menit

Employee

Late Rate

Table

Total keterlambatan dalam satuan menit untuk setiap karyawan.

Jumlah keterlambatan

Absent Rate

Month on

Month

Jumlah mangkir bulanan

Attendance

Status

Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak

berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir

Attendance

Indifference

Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out

Employee

birthday This

Month

Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

Contract End

Soon

Kontrak karyawan yang akan habis

Employee on

Sanction

Karyawan yang terkena sanksi

Pending

Permission

Request From

Superordinate

• Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui

• Diagram Pie untuk status izin

• Tabel izin yang harus ditindaklanjuti

Pending

Leave

Request From

Superordinate

• Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui

• Diagram Pie untuk status Cuti

• Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti

Halaman 9 dari 66

3. Menu Master Employee

a. Insert data karyawan melalui formulir

1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya

satu data master division, satu data master department, satu data master

grade dan satu data master job title

2. Pada sidebar menu, klik Master Data

3. Klik Master Employee

4. Klik Insert

5. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai

dari Personal Info sampai employee info

6. Isi field first name

7. Isi field last name

8. Pilih gender

9. Masukkan nomor NPWP

10. Pilih status pernikahan

11. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)

12. Pilih agama

13. Masukkan tempat lahir

14. Masukkan tanggal lahir

15. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan

16. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info

17. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas

18. Masukkan alamat sekarang

19. Masukkan nomor kontak 1

20. Masukkan nomor kontak 2

21. Masukkan email pribadi karyawan

22. Masukan nomor kontak darurat 1

23. Masukkan nomor kontrak darurat 2

24. Masukan alamat kontak darurat


26. Sekarang anda akan memasukkan data family info

Halaman 10 dari 66

27. Masukan Nama Ayah

28. Masukan Nama Ibu

29. Masukan status pernikahan karyawan

30. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan

muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field

tambahan untuk mengisi nama anak


32. Sekarang anda akan memasukkan data education info

33. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi

untuk Education background 1

34. Pilih level pendidikan

35. Masukan nama lembaga pendidikan

36. Masukkan major atau jurusan

37. Masukkan tahun dimulainya pendidikan

38. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

39. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi

penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu


41. Sekarang anda akan memasukkan data experience info

42. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan

informasi untuk pengalaman kerja terkini

43. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja

44. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut

45. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

46. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

47. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan

tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan

tersebut

48. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan

megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya

jika perlu

Halaman 11 dari 66


50. Sekarang anda akan memasukkan data employee info

51. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang

tersedia di samping kanan

52. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk

mengakses dashboard karyawan

53. Pilih grade

54. Pilih Division

55. Pilih Department

56. Pilih Job Title

57. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title

58. Masukkan Join Date

59. Pilih status karyawan

60. Masukan tanggal dimulainya kontrak

61. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak

62. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut

digunakan untuk penggajian

63. Masukkan nomor rekening karyawan

64. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya.

Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama

orang yang berbeda

65. Masukkan nomor BPJS Kesehatan

66. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan

67. Masukkan nomor asuransi

68. Tentukan jatah kuota cuti

69. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

70. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.

71. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master

employee

Halaman 12 dari 66

72. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak

pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda

akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

b. Upload data karyawan

Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang

efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar.

KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template

spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.



3. Klik download template

4. Buka file yang baru saja diunduh

5. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang

Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi

yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya

diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling

6. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa

mengisi data

7. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing

kolom dengan referensi sebagai berikut:

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

Dropdown refer to

cheat sheet

Abaikan

String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat

Number number Angka bulat

Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

String dd-mmm- Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

Halaman 13 dari 66

yyyy

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

String yyyy Tahun dengan format yyyy

Date dd-mmm-

yyyy

Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

8. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau

optional (tidak wajib untuk diisi)

9. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan

sebagai contoh

10. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari

First name sampai kolom terakhir

11. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa

data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling.

12. Klik Tab Help

13. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload

14. Copy password tersebut

15. Klik Tab Upload

16. Hover mouse Anda pada tab upload

17. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu

18. Pilih Unprotect Sheet

19. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan

password

20. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan

paste

21. Klik OK untuk melanjutkan

22. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa

melakukan perubahan pada Tab Upload

23. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris

tersebut

24. Klik baris dibawahnya

Halaman 14 dari 66

25. Lakukan paste untuk menduplikasi formula

26. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan

27. Jika semua sudah ok, simpan file template

28. Pada aplikasi karyawan, klik upload

29. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan

30. Klik upload

31. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan

dalam pengisian data

32. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana

yang perlu diperbaiki

33. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut

34. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah

berhasil dimasukkan

35. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master

employee

36. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak

pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda

akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

c. Melihat Data Karyawan



3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan

4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:

Nama

Division

Department

Job Title

Join Date

Masa bakti

Umur

Grade

Status karyawan

Shift karyawan

Team group

Pendidikan terakhir

Halaman 15 dari 66

Assessment

Status sanksi

Jatah cuti regular

Unpaid leave

Jumlah mangkir

Jumlah izin yang telah

digunakan untuk tahun

berjalan

Pada tab basic info

First Name

Last Name

Gender

Religion

Place of Birth

Date of Birth

Nomor Identitas Staf

Nomor BPJS Kesehatan

Grade

Nomor BPJS

Ketenagakerjaan

Nomor identitas

Nomor NPWP

Nomor asuransi

Status Pajak

Contact 1

Contact 2

Emergency Contact 1

Emergency Contact 2

Emergency Contact

name

Emergency Contact

Relation

Email pribadi

Email kantor

Alamat sekarang

Origin address

Emergency Address

Informasi nama bank

Rekening bank

Nama pemilik rekening

Pada tab Education Background

Nama lembaga pendidikan

Level pendidikan

Jurusan

Tahun dimulainya pendidikan

Tahun berakhirnya pendidikan

Pada Tab Word Experience

Halaman 16 dari 66

Nama perusahaan

Jabatan

Deskripsi pekerjaan

Tahun dimulainya pekerjaan

Tahun berakhirnya pekerjaan

Pada Tab Job

Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title

dan dimulainya pekerjaan

Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak,

tanggal berakhirnya kontrak, dan periode

Pada Tab Family Info

Marital Status

Spouse Name

Nama Anak 1

Nama Anak 2

Nama Anak 3

Nama Ayah

Nama Ibu

Pada Tab Assessment

Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal

terakhir diperbaharuinya data assessment

Pada Tab Activity log

Informasi ketepatan waktu hadir (ontime)

Informasi keterlambatan (late check in)

Informasi pulang lebih awal (early check out)

Informasi mangkir (absent)

Informasi hari libur (day off)

Halaman 17 dari 66

Pada Tab History

Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start

Work, End Work dan Period

Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period

Informasi history grade seperti grade, start, end dan period

Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test

date

Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period

Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan

tersebut

d. Deaktivasi Karyawan

Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau

meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi.

Ikuti langkah berikut:



3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan

dideaktivasikan

4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus

data karyawan secara permanen

5. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED)

6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah

di-deaktivasikan

Halaman 18 dari 66

8. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data

master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak

berwarna merah.

9. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam

kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda

masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah

deaktivasikan.

e. Menghapus Data Karyawan

Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan

pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal.

Ikuti langkah berikut:



3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dihapus

4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus

data karyawan secara permanen

5. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)”

6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan


dihapus

4. Menggunakan Mesin Pencarian

Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan,

Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan

informasi sebagai berikut:

a. Umur

b. Grade

c. Shift

d. Division

e. Department

f. Job Title

Halaman 19 dari 66

g. Position

h. Team

i. Contract

j. Leave

k. Absent

l. Permission

Untuk menggunakan, ikuti langkah panduan berikut:

1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan

atas

2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter

pencarian atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus

3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris

yang memiliki tanda plus

4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)

5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk

mengerucutkan hasil pencarian

6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon

tiga baris

7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between,

at most dan / atau at least dengan deskripsi sebagai berikut:

Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi

Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan

kondisi

Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi

At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah

kondisi

At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah

kondisi

In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari

In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu

In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan

In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun

Halaman 20 dari 66

4. Master Division

a. Membuat Master Division


2. Klik Master Division

3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT

4. Masukkan nama Division

5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa

Master Division baru telah berhasil dibuat

7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload

template untuk membuat data Master Division

b. Mengedit Master Division



3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris

Master Division yang ingin dirubah

4. Lakukan perubahan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan


perubahan telah berhasil dilakukan

c. Menghapus Division



3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris

nama division yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang

ingin menghapus division tersebut

5. Klik Delete untuk menghapus

Halaman 21 dari 66

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil

dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila

division tersebut tidak digunakan

5. Master Department

a. Membuat master department


2. Klik Master Department

3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pada dropdown menu division, pilih division

5. Masukkan nama department


7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master

department baru telah berhasil dibuat


template untuk membuat data master department

b. Mengedit Master Department



3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris

master department yang ingin dirubah





c. Menghapus Master Department


Halaman 22 dari 66


3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris

nama department yang ingin dihapus


ingin menghapus department tersebut



dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila

department tersebut tidak digunakan

6. Master Job Title

a. Membuat Master Job Title


2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pilih department

5. Pilih Position

6. Masukkan nama Job Title


8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job

title baru telah berhasil dibuat


template untuk membuat data master job title

b. Mengedit Master Job Title



3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris

master job title yang ingin dirubah

Halaman 23 dari 66





c. Menghapus Job Title



3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris

nama job title yang ingin dihapus


ingin menghapus job title tersebut



dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job

title tersebut tidak digunakan

d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur



3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur

organisasi

4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya

6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada

sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan

sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah

Halaman 24 dari 66

8. Lepaskan tombol mouse Anda


ingin melakukan perubahan


11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan

12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka

persetujuan atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang

berada di atas Job Title yang kosong tersebut

13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga

memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan

replacement yang masih dalam proses

14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job

title tersebut tidak digunakan

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi




organisasi

4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih

6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,

memilih Position, dan mengisi nama Job Title

7. Pilih Department

8. Pilih Position

9. Masukkan nama Job Title


11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title

yang baru saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas

Halaman 25 dari 66

12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna

menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan

menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau

ijin.

13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada

sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut

14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan

sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah

15. Lepaskan tombol mouse Anda




18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi

dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi




organisasi

4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department,

memilih Position, dan mengisi nama Job Title

6. Lakukan perubahan yang diperlukan

7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan



9. Klik Ok untuk melanjutkan

Halaman 26 dari 66

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi




organisasi

4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus


ingin menghapus data tersebut


7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title

tersebut memang tidak digunakan

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi




organisasi

4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan

dari bagan organisasi


ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi


7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan

bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan

replacement untuk job title itu sendiri

8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai

bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan

kotak job title yang dilepaskan tersebut

9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job

title tersebut memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung

Halaman 27 dari 66

jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

masing-masing.

7. Master Position

Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah

nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di

perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan cuti, izin

dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan

pengajuan


2. Klik Master Position

3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama master position yang Anda ingin rubah


5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

8. Master Team Group

Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa

mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses

aplikasi

a. Membuat Master Team Group


2. Klik Master Team Group

3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert

4. Masukkan nama team group

5. Masukkan deskripsi

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

Halaman 28 dari 66

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru

berhasil ditambahkan

a. Mengedit Master Team Group



b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group

Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan

nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang

lain



3. Klik icon gambar orang

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa

karakter yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah

berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola


10. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader

11. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa



Halaman 29 dari 66

13. Klik tombol Set as Leaders


berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola

15. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang

pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain

16. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group

17. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group

untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola

18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah


c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group



3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert

4. Masukkan nama team group



7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru


8. Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan

nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh

orang lain


10. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

Halaman 30 dari 66

11. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa



13. Klik tombol Set as Supervisor

14. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah

berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola


16. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader

17. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa



19. Klik tombol Set as Leaders


berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola

21. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang

pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain

22. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group

23. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group

untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola



25. Untuk menghapus nama karyawan dari group, klik baris nama karyawan

26. Klik tombol Delete Selected

27. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama karyawan tersebut telah

berhasil dikeluarkan dari group

Halaman 31 dari 66

d. Menghapus Master Team Group



3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris

nama Team Group yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin

menghapus nama team group tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila

Team Group tersebut tidak digunakan

9. Master Grade

Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan

Benefit yang Anda berikan kepada karyawan.

a. Membuat Master Grade

1. Pada sidebar menu, klik master data

2. Klik Master Grade

3. Klik Insert

4. Masukkan nama grade



7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah

berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Grade



3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin rubah

Halaman 32 dari 66


5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil

dilakukan

c. Menghapus Master Grade



3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus


menghapus grade tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade

tersebut tidak digunakan

10. Master Allowance

a. Membuat Master Allowance


2. Klik Master Allowance

3. Klik Insert

4. Masukkan nama allowance

5. Klik Add untuk menyimpan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance

baru tersebut telah berhasil ditambahkan

7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama

allowance yang Anda ingin rubah


9. Klik Change untuk menyimpan perubahan

Halaman 33 dari 66

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil

dirubah

11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance

yang Anda ingin hapus

12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang

ingin menghapus allowance tersebut


14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah

berhasil dihapus

b. Mengedit Master Allowance



3. Klik Insert










dirubah







berhasil dihapus

Halaman 34 dari 66

c. Menghapus Master Allowance



3. Klik Insert










dirubah







berhasil dihapus

d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan



3. Klik icon panah dengan arah yang berlawanan pada baris nama karyawan

yang Anda ingin atur tunjangannya

4. Klik tombol Add Shift Allowance untuk menambah allowance

5. Pilih jenis shift

6. Masukkan nilai tunjangan

7. Klik icon disket untuk menyimpan

Halaman 35 dari 66

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil

ditambahkan

9. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya

10. Untuk merubah informasi sebuah shift, klik field dimana Anda ingin

membuat perubahan


12. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan

11. Master Shift

• Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.

• Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll

a. Membuat Master Shift


2. Klik Master Shift

3. Klik Shift

4. Untuk membuat shift baru, klik Insert

5. Tentukan waktu disini untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari

6. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat

7. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan

8. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit

9. Tentukan waktu dimulainya istirahat

10. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit

11. Masukkan nama shift

12. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan shift

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat

Halaman 36 dari 66

b. Mengedit Master Shift



3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah



7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat

c. Menghapus Master Shift



3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus


menghapus Shift tersebut

6. Klik DELETE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil

dilakukan

8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa

dihapus

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift



3. Klik shift

Halaman 37 dari 66

4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin

memasukkan karyawan

5. Klik tombol Add Employee

6. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris

nama karyawan tersebut

7. Klik tombol Add to Shift

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil

dimasukkan ke dalam shift tersebut

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift



3. Klik shift

4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin

mengeluarkan karyawan dari shift tersebut

5. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama

karyawan tersebut

6. Klik tombol DELETE SELECTED


mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut


9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil

dimasukkan ke dalam shift tersebut

Halaman 38 dari 66

12. Master Event & Holiday

• Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah

karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur

• Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne

• Cuti bersama mengurangi jatah cuti

a. Membuat Master Event dan Holiday


2. Klik Master Event and Holiday

3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert

4. Masukkan nama Event atau Holiday

5. Pilih jenis hari libur

6. Pilih tanggal

7. Masukkan deskripsi jika perlu


9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah


b. Mengedit Master Event dan holiday



3. Klik event atau holiday yang ingin dirubah



Halaman 39 dari 66


dilakukan

c. Menghapus Master Event dan Holiday



3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus

4. Klik tombol icon Delete


menghapus event atau holiday tersebut

6. Klik Delete untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah

berhasil dihapus

13. Master Contract

• Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk

memperbaharui kontrak karyawan yang kadaluarsa dengan

menggunakan kontrak siap saji yang disimpan di aplikasi

• Template kontrak bisa di-copy paste ke Microsoft Word

a. Membuat Master Contract


2. Klik Master Contract

3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert

Halaman 40 dari 66

4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status

5. Masukan angka period

6. Pilih period type

7. Masukkan nama kontrak

8. Masukkan konten kontrak

9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil

dibuat

b. Mengedit Master Contract



3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin

rubah




dilakukan

c. Menghapus Master Contract



3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus


menghapus Contract tersebut


Halaman 41 dari 66

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil

dilakukan

d. Memperbaharui kontrak



3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert

4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status

5. Masukan angka period

6. Untuk mengedit sebuah template kontrak, klik tombol icon pensil pada baris

nama template kontrak yang Anda ingin rubah

7. Untuk menghapus sebuah template kontrak, klik tombol icon silang pada baris

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template telah berhasil dihapus

14. Master Letter

a. Membuat Master Letter


2. Klik Master Letter

3. Untuk membuat Letter baru, klik Insert

4. Masukkan nama Letter

5. Masukkan Template Subject

6. Masukkan konten

7. Pilih type


Halaman 42 dari 66

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan letter baru telah

berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Letter



3. Klik tombol icon pensil pada baris letter yang Anda ingin rubah




dilakukan

c. Menghapus Master Letter



3. Klik tombol icon Delete pada letter yang Anda ingin hapus


menghapus letter tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter telah berhasil dihapus

d. Melakukan pengiriman Letter

1. Pada sidebar menu, klik Letter

2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter

3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose

Recipient Type

Halaman 43 dari 66

4. Pilih penerima

5. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan

surat yang Anda pilih

6. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah

berhasil dikirimkan kepada penerima surat tersebut

15. Master Leave

• Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis

• Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll

• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori

yang ada

• Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone

a. Membuat Master Leave


2. Klik Master Leave

3. Klik Insert

4. Masukkan nama leave

5. Masukkan regulation

6. Pilih type

7. Masukkan jumlah quota

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file


Halaman 44 dari 66

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah

berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Leave



3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah




dilakukan

c. Menghapus master Leave



3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus


menghapus leave tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus

d. Mengatur jatah cuti reguler



3. Untuk merubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada

barus cuti regular

Halaman 45 dari 66

4. Anda bisa merubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah

karyawan


6. Jika semua sudah ok, klik tombol icon bergambar disket pada baris nama

tersebut

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan

telah berhasil dilakukan

8. Jika Anda melakukan perubahan untuk beberapa karyawan sekaligus, Anda bisa

menggunakan tombol Save All.

e. Melakukan pengajuan cuti

1. Pada sidebar menu, klik Attendance

2. Klik Leave

3. Klik Leave application

4. Pilih jenis leave

5. Pilih duration

6. Pilih tanggal cuti

7. Masukkan deskripsi alasan cuti

8. Klik Submit untuk menyimpan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil

dilakukan

f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan)

1. Pada sidebar menu, klik attendance

2. Klik Leave

3. Klik Leave Approval

Halaman 46 dari 66

4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik

icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut

6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris

pengajuan cuti yang Anda ingin setujui


menyetujui pengajuan cuti tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada

admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut

11. Berikan catatan jika perlu

12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti


disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti

yang Anda ingin tolak


menolak pengajuan cuti tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut


admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut


19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut

Halaman 47 dari 66

g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR)


2. Klik Leave

3. Klik Leave Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama

karyawan yang mengajukan cuti

5. Klik Close

6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama

karyawan yang mengajukan cuti

7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu

8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti


ditolak

10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris

nama karyawan yang mengajukan cuti

11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu

12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti


disetujui

16. Melakukan Demo Permission

• Notifikasi email dan dashboard

• Jatah izin 3 kali dalam sebulan

• Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll

Halaman 48 dari 66

• Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori

yang ada


a. Membuat Master Permission


2. Klik Master Permission

3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert

4. Masukkan nama Permission

5. Tentukan regulation

6. Centang durasi

7. Masukan kuota jumlah hari

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission


10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru


b. Mengedit Master Permission



3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin rubah




dilakukan

Halaman 49 dari 66

c. Menghapus Master Permission



3. Klik tombol icon Delete pada permission yang Anda ingin hapus


menghapus permission tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil

dihapus

d. Melakukan Pengajuan Izin


2. Klik Permission

3. Klik Permission Application

4. Pilih jenis permission

5. Pilih duration

6. Pilih tanggal untuk ijin

7. Informasi regulation, period dan recommended Days per year akan terisi

secara otomatis berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin

departemen SDM

8. Masukkan alasan pengajuan ijin

9. Klik Submit untuk melanjutkan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil

diajukan

Halaman 50 dari 66

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan)


2. Klik Permission

3. Klik Permission Approval

4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan

mengklik icon pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut

6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris

pengajuan ijin yang Anda ingin setujui


menyetujui pengajuan ijin tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin


admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut


12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil

disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan

ijin yang Anda ingin tolak


menolak pengajuan ijin tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut


admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut

Halaman 51 dari 66


19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR)

g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone

h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone

(oleh atasan)

17. Replacement

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh

atasan)


2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada

baris nama yang mengajukan replacement

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris

nama yang mengajukan replacement


menyetujui pengajuan replacement tersebut

8. Klik Approve untuk menyetujui

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah

berhasil disetujui

10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama

yang mengajukan replacement

Halaman 52 dari 66


menolak pengajuan replacement tersebut

12. Klik Reject untuk menolak


berhasil ditolak

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh

Admin HR)


2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approved

4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama

yang mengajukan replacement

5. Klik Close

6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol

panah melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah

disetujui


membatalkan replacement tersebut

8. Klik Proceed untuk membatalkan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah

berhasil dibatalkan

18. Overtime

• Perhitungan overtime bisa menggunakan rasio atau fixed

Halaman 53 dari 66

• Hanya karyawan dalam master overtime tertentu bisa mengajukan

overtime tersebut


a. Membuat Master Overtime


2. Klik Master Overtime Scheme

3. Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert

4. Masukkan nama skema

5. Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar

6. Pilih tipe pembayaran lemburan

7. Pilih cara pembulatan waktu

8. Pilih waktu pembulatan

9. Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan

10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays

11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali

untuk jam pertama dan seterusnya

12. Masukkan angka jam pada field hour

13. Masukkan angka pengali pada field Ratio

14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama

dan seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.

15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru


Halaman 54 dari 66

b. Mengedit Master Overtime



3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin dirubah


5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE


dilakukan

c. Menghapus Master Overtime



3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus


menghapus Overtime tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda

memang ingin menghapus Overtime tersebut



penghapusan telah berhasil dilakukan

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime

Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan

mana yang akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia



Halaman 55 dari 66

3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam

master overtime scheme

4. Klik Add employee

5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur

6. Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme


berhasil ditambahkan ke skema lembur

8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur

yang Anda sedang buka, klik Close

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime



3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari

master overtime scheme

4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur

5. Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih


mengeluarkan karyawan tersebut


8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan

telah berhasil dikeluarkan dari Overtime

f. Mengajukan Lembur


Halaman 56 dari 66

2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Application

4. Pilih waktu dimulainya overtime

5. Pilih waktu berakhirnya overtime

6. Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan)

1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance

2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris

nama yang mengajukan overtime

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama

yang mengajukan overtime


menyetujui pengajuan overtime tersebut

8. Klik Approve untuk melanjutkan

9. Masukan jam dimulainya lembur

10. Masukan jam berakhirnya lembur

11. Pada dropdown menu Break, pilih YES jika istirahat tetap dibayar atau NO

jika istirahat tidak dibayar

12. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu

13. Masukkan referensi jika perlu

14. Masukkan lampiran

15. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan

Halaman 57 dari 66


berhasil disetujui

17. Perlu Anda ketahui bahwa persetujuan hanya bisa diberikan apabila

karyawan tersebut memang hadir pada hari lembur tersebut

18. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama



menolak pengajuan overtime tersebut



berhasil ditolak

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR)

1. Pada sidebar menu halaman atasan, klik Attendance

2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan overtime, klik tombol pensil pada baris

nama yang mengajukan overtime

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan overtime, klik tombol centang pada baris nama



menyetujui pengajuan overtime tersebut

8. Klik Approve untuk melanjutkan

9. Masukkan catatan dalam kotak teks deskripsi jika perlu

10. Jika semua sudah ok, klik APPROVE untuk melanjutkan

Halaman 58 dari 66


berhasil disetujui

12. Untuk menolak pengajuan overtime, klik tombol silang pada baris nama



menolak pengajuan overtime tersebut



berhasil ditolak

19. Assessment

Assessment merupakan pelabelan dan pencatatan prestasi

a. Membuat Master Assessment


2. Klik Master Assessment

3. Untuk menambah assessment baru, klik Tombol Insert

4. Masukkan nama

5. Masukkan score



8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru


Halaman 59 dari 66

b. Mengedit Master Assessment



3. Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah


5. Jika semua sudak ok, klik Change untuk menyimpan perubahan


dilakukan

c. Menghapus Master Assessment



3. Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus


menghapus assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment

untuk semua karyawan dalam assessment tersebut akan hilang.


6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil

dihapus

d. Memberikan assessment kepada karyawan

20. Help Desk

Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan

KaryaOne terkait pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi,

penambahan fitur dan seterusnya. Pengguna bisa memberikan masukan atau

Halaman 60 dari 66

menyampaikan keluhan. KaryaOne berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau

masukan dari pengguna.

1. Pada sidebar menu, klik Help Desk

2. Klik Add New Ticket

3. Masukan subject

4. Isi konten pesan

5. Klik send untuk mengirim

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah

berhasil dikirim

7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne

8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda bisa membalas pesan tersebut

9. Klik icon bergambar amplop

10. Klik here dalam kotak biru

11. Isi konten pesan

12. Klik Send

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah

berhasil dikirim

21. Data Kehadiran

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya


2. Klik Attendance

3. Disini Anda melihat beberapa kolom dalam tabel

4. Kolom informasi shift

Halaman 61 dari 66

5. Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen

masuk

6. Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan

absen pulang

7. Kolom OT In (overtime in) yang menunjukkan waktu ketika karyawan

melakukan absen memulai overtime

8. Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen

mengakhiri overtime

9. Kolom status yang menunjukkan karyawan hadir (ATTEND) atau (ABSENT )

10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan cuti (LEAVE), izin

(PERMISSION), ganti hari (REPLACEMENT ), dan lembur (OVERTIME)

11. Kolom regulation yang menunjukkan PAID atau UNPAID

12. Kolom late yang menunjukkan apakah karyawan datang terlambat

(LATE_CHECK_IN), pulang lebih awal (EARLY_CHECK_OUT ) atau

keduanya

13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang

tanpa absen pulang (IN_WITHOUT_OUT ), absen pulang tanpa absen

datang (OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya

14. Kolom Action dimana Anda bisa melakukan download data absensi karyawan

15. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu

yang terletak disebelah kata Date

16. Pilih sebuah tanggal

17. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut

b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel


Halaman 62 dari 66

2. Klik Attendance

3. Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda

ingin unduh data absensinya

4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih THIS MONTH,

LAST MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT

DATE

5. Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan

berjalan

6. Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan

sebelumnya

7. Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3

bulan terakhir

8. Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan

dan tahun tertentu

9. Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari

tanggal tertentu sampai tanggal tertentu

10. Setelah Anda menentukan pilihan Anda, klik DOWNLOAD

22. Memasukkan data kehadiran melalui excel

Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan

kartu ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi

1. Menjelaskan fitur upload excel

2. Melakukan import data kehadiran dalam bentuk Excel

23. Melakukan Validasi Data Kehadiran

Halaman 63 dari 66

• Absensi bisa dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print

Scanner

• KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,

diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation

• Absensi bisa dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi

absensi yang ditentukan oleh Admin HR

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone

1. Pada halaman HOME aplikasi Android, klik Angka Jam

2. Klik tombol panah melingkar untuk me-refresh peta

3. Klik tombol water drop untuk mereposisikan posisi Anda sekarang

4. Klik tombol Shift untuk memunculkan menu dropdown In atau Out

5. Klik tombol ikon bergambar telapak tangan untuk melakukan absensi

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa absensi telah berhasil

dilakukan

b. Melakukan Validasi Data Absensi


2. Klik Validate

3. Klik field tanggal berwarna kuning

4. Anda akan melihat kalender dimana Anda bisa memilih tanggal absensi

yang Anda ingin validasi

5. Pilih tanggal

6. Klik tanda panah pada baris nama seorang karyawan

7. Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada

kolom yang tepat

Halaman 64 dari 66

8. Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada

kolom yang tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun

9. Lanjutkan ke baris nama berikutnya

10. Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang

harus ditempatkan pada kolom yang tepat

11. Sebelum Anda bisa melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas

sampai warna tombol tersebut berubah menjadi merah

12. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan

13. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada

kolom yang tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift

karyawan tersebut

14. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa

validasi telah berhasil dilakukan

15. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan

16. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan,

tempatkan kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in,

sistem akan melihat angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada

kolom Check out sistem akan mengambil angka jam pulang yang lebih lama.

17. Pastikan Anda melakukan validasi untuk data absensi

18. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi

19. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan

20. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance

21. Klik attendance

22. Klik field tanggal berwarna kuning

23. Pilih tanggal

24. Anda bisa melihat data absensi yang baru saja divalidasikan

Halaman 65 dari 66

24. Report

1. Mengunduh laporan

2. Menjelaskan informasi yang tersedia dalam laporan

• Laporan ini meliputi informasi ringkasan kehadiran karyawan, detil

kehadiran karyawan, detil cuti, detil replacement, detil overtime dan

detil permission

• Laporan ini diserahkan oleh Admin HR kepada Admin Finance melalui

sistem untuk proses penggajian

25. Setting

1. Pada sidebar menu, klik Settings

2. Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda

melakukan perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran

gaji

3. Masukkan jumlah hari untuk memfinalisasikan kehadiran

4. Tentukan apakah Advanced Leave diberlakukan

5. Tentukan kapan jatah cuti mulai diberikan

6. Tentukan apakah supervisor bisa mengajukan cuti, lembur, ijin dan penggantian

hari untuk anggotanya

7. Tentukan apakah karyawan bisa mengajukan lembur, cuti, izin dan penggantian

hari

8. Tentukan apakah status mangkir memotong gaji

Halaman 66 dari 66

9. Tentukan apakah status kehadiran yang tidak lengkap memotong gaji

10. Masukkan logo perusahaan dengan mengklik Choose File

11. Cari dokumen gambar untuk logo

12. Klik Ok atau Open untuk menyimpan

13. Jika semua sudah ok, klik Update untuk menyimpan

26. Log

Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu

perubahan dan siapa yang melakukan perubahan

1. Pada sidebar menu, klik log

2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan

oleh username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user

untuk melakukan perubahan, dan waktu perubahan

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE · f.!Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi!.....!25!...

Documents

Transcript of PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE · f.!Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi!.....!25!...