Job Analis

UNIVERSITAS INDONESIA

JOB ANALYSIS

KLINIK DOKTER KELUARGA KIARA FKUI

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

DISUSUN OLEH:

AUSTIN ALDY

FIRMAN ADITYA BASKORO

M. IQBAL RASYIDI

PROGRAM EKSTENSI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

DEPOK

MEI 2014

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Statement of Authorship

Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas

terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang

lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk

makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas

bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.

Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak

dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Nama :

NPM :

Tandatangan :

Mata ajaran :

Judul makalah/tugas :

Tanggal :

Dosen :

Statement of Authorship

Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas

terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang

lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk

makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas

bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.

Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak

dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Nama :

NPM :

Tandatangan :

Mata ajaran :

Judul makalah/tugas :

Tanggal :

Dosen :

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah Swt. atas berkat dan karuniaNya, yang

telah memberi kami nikmat sehingga kami bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik.

Tidak lupa shalawat serta salam selalu tercurah kepada Nabi besar Muhammad s.a.w. beserta

keluarga, sahabat serta umatnya sampai yaumul akhir. Makalah ini dibuat dengan tujuan

mengembangkan pola pikir mahasiswa, khususnya dalam mata kuliah Manajemen Sumber

Daya Manusia.

Pada kesempatan ini, kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak

yang telah membantu kami dalam penyusunan makalah ini. Antara lain kami ingin berterima

kasih kepada:

Allah Swt

Dra. Siti Basrochah, selaku dosen pengajar Manajemen Sumber Daya Manusia

Teman teman yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini

Orang tua serta keluarga yang telah mendukung

Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan,

baik dari segi materi maupun penulisannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran agar ke depan penulis dapat lebih baik daripada sebelumnya. Kami berharap

semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi kami selaku penulis dan untuk

pembaca pada umumnya.

Depok, 21 Mei 2014

Penulis

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS i

KATA PENGANTAR iv

DAFTAR ISI .... v

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belak 1

B. 2

C. Metode Pengumpulan Data 3

D. 3

BAB II. KONSEP DAN TEORI

A. Pengertian 4

B. . 5

C. Proses Analisis Jabatan 7

D. Metode Analisis Jabatan 9

E. Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan 10

F. Analisis Beban Kerja 14

v

BAB III. TINJAUAN DI LAPANGAN

A. Profil KDK Kiara 15

B. Struktur Organisasi KDK Kiara 21

BAB IV. PENERAPAN

A. 22

B. 28

C. 34

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN

A. .. . 40

B. . . 40

DAFTAR PUSTAKA vii

vi

BAB I

PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan

kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan

seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer

sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa

saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang

bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu

menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan

pengalaman yang diperlukan.

Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat

untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri

yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan

bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan

keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan

tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi

pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebagai

berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the

human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis

jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi

tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya

dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan

(jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas,

kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan

yang dilakukan oleh seseorang.

1

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan

karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.

Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description)

da n spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan

tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja

dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan

pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan

persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan

kemampuan individu.

pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi,

ketidakpastian lingkungan strategi, dan karakteristik manajer tertentu. Atribut struktur

menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan

sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan

hubungannya dalam menjustifikasi minat. Oleh karena itu struktur organisasi sangat

penting bagi sebuah organisasi, di mana struktur tersebut menjelaskan setiap tugas atau

pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikordinasikan. Pada umumnya,

suatu organisasi atau perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan

organisasi atau perusahaan lainnya. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi

sangat bergantung pada strategi bisnis yang dipilih, selain itu ada juga beberapa faktor

penyebab perbedaan struktur organisasi, yang akan dijelaskan dalam makalah ini.

B. TUJUAN PENULISAN

Adapun tujuan penulisan makalah ini meliputi:

Agar dapat mengetahui pengertian serta manfaat analisis jabatan

Agar dapat mengetahui proses serta metode dalam analisis jabatan

Agar dapat mengetahui deskripsi dan spesifikasi jabatan

Agar dapat mengetahui analisis beban kerja

Agar dapat mengetahui penerapan analisis jabatan dalam kasus nyata

2

C. METODE PENGUMPULAN DATA

Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan makalah ini meliputi:

Data-data di ambil berdasarkan observasi langsung serta wawancara dengan petugas

terkait

Berdasarkan textbook/sumber bacaan

Berdasarkan data yang diambil dari internet

D. SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan yang digunakan dalam makalah ini sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang, tujuan pembuatan makalah, metode

pengumpulan data, serta sistematika penulisan.

BAB II KONSEP & TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dan teori yang dirangkum dari sumber

bacaan maupun penjelasan dalam perkuliahan mengenai job analysis.

BAB III TINJAUAN DI LAPANGAN

Bab ini menjelaskan tentang profil dari objek yang diamati (Klinik Dokter

Keluarga FKUI Kiara).

BAB IV PENERAPAN

Bab ini menjelaskan tentang penerapan dalam pembuatan job analysis dari

Klinik Dokter Keluarga FKUI Kiara).

BAB V PENUTUP

Bab penutup merupakan bagian terakhir yang berisi kesimpulan dan saran.

3

BAB II

KONSEP DAN TEORI A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas

berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta

kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan merupakan sekumpulan

pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain,

dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan

kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dengan demikian

analisis jabatan menurut Sastrohadiwiryo (2002) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas

untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup

suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut

jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi

menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu

mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan

mempelajarinya lebih mendalam.

Menurut Dessler (2006) analisis jabatan merupakan prosedur yang dilalui untuk

menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, dan karakteristik

orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan memberikan

informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan

tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan

tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya

manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,

(1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan

pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.

4

B. MANFAAT ANALISIS JABATAN Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat

bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu,

informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Untuk keperluan perekrutan dan seleksi.

Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah

mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan.

Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa

personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.

2. Untuk keperluan kompensasi.

Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka

lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan

pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding

dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.

3. Untuk keperluan penilaian kinerja.

Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk

mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding

antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.

4. Untuk keperluan pelatihan.

Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan

tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan

tambahan.

Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan

daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk

merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas

keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka

informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap

pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan

pekerjaannya.

4. Memperbaiki aliran kerja. 5

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap

melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.

Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah

organisasi :

1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya

dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru

muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan

organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka

penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja

yang akan dilakukannya

2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis

pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan

sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis

pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama

yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti.

Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis

pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk

menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya

seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam

bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik

terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan

oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan

dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana

pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses

pada pekerjaan yang lain.

6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-

batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis

pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang

diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan

menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

6

C. PROSES ANALISIS JABATAN Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan

yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam

gambar berikut

Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan

PLANNING THE JOB ANALYSIS

A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support

PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS

A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees

CONDUCTING THE JOB ANALYSIS

A. Gather job analysis data B. Review and compile data

DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

A. Draft job descriptions and specification B. Review draft with manager and employees C. Identify recommendations

MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs

7

1. Planning the Job Analysis

Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting

untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan

utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan

mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana

meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari

munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.

2. Preparing and Communication the Job Analysis

Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan

dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang

dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau

seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah

mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi

maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses

kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

3. Conducting the Job Analysis

Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan

dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang

menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket

analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah

melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk

mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.

4. Developing Job Descriptions and Job Specifications

Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft

uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,

selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer,

uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer,

supervisor, dsn pegawai.

5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification

Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang

oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk

menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan

ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan 8

spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum

kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

D. METODE ANALISIS JABATAN Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,

wawancara, dan angket.

1. Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi

dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk

menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat

tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan

metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana

pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya

analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2. Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka

atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis

wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu

wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler :

1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat

juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara

adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan

dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3. Metode Kuesioner

Dengan mengunakan kuesioner, yang bersangkutan diminta untuk memberikan

data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta

karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan

dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode

kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan

secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket

memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

9

E. DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi

jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi

jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan

pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu

dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga

menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan

sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku

jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab

serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara

jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan

tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian

rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan

yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka

penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar

yang harus dipenuhi.

Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi,

namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Identifikasi jabatan.

Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan,

kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

2. Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu

berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

3. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian

lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab

serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

10

4. Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk

wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

5. Standar kinerja.

Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh

karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

6. Kondisi kerja.

Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada

jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam

ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu

dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko: 1996). Di dalam spesifikasi

jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan

pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas

yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku

jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan,

status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.

Job description dapat didefinisikan sebagai sebuah kumpulan informasi jabatan dan

disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job Analysis, yang dapat

mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu. Job description

membuat status dari setiap jabatan menjadi jelas akan: Tujuan, tanggung jawab dan

wewenangnya.

Beberapa definisi lain Job Description adalah sbb :

1. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-

tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi.

Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti

kedudukannya di dalam organisasi

2. Broad, general, and written statement of a specific job, based on the findings of a

job analysus. It generally includes duties, purpose, responsibilities, scope, and

11

of the person to whom the employee reports. Job description usually forms the

basis of job specification. (http://www.businessdictionary.com/definition/job-

description.html)

Urgensi Penyusuan Job description

1. Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur

2. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung Adanya

Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang

benar The right man on the right place).

Hakekat Job Description

1. Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang

menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan

2.

bangunan organisasi

Kapan Job Decription Dibuat

Job decription sangat erat hubungannya dengan fungsi kerja. Begitu timbul fungsi kerja

dari suatu jabatan tertentu, maka perlu dibuatkan job description sebagai penjabaran dari

fungsi kerja tersebut.

Kapan Job Description Perlu Dirubah/Direvisi

1. Adanya perubahan struktur organisasi

2. Adanya perubahan fungsi kerja

3. Adanya penambahan fungsi kerja baru

Manfaat Job Description

1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan

Apa tujuan utamanya.

2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Recruitment,

Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

12

Elemen-Elemen Job Description

1. Nama jabatan

2. Identitas dokumen terkontrol, yang dinyatakan dalam bentuk penomoran dokumen

dan keterangan revisi.

3. Indentitas. Meliputi nama jabatan, level, fungsi, unit, departemen, divisi dan

tujuan.

4. Sistem kerja. Menjelaskan hubungan kerja yang meliputi hubungan vertikal dan

horizontal. Hubungan vertikal yaitu hubungan dengan atasan dan bawahan.

Hubungan horizontal yaitu hubungan dengan pihak internal perusahaan

(departemen/divisi) dan hubungan dengan pihak eksternal (diluar perusahaan).

5. Persyaratan jabatan. Meliputi syarat pendidikan, ketrampilan, pengetahuan dan

kompetensi.

6. Tanggung jawab.

7. Wewenang

8. Approvement

Proses Penulisan Job Description

1. Lakukan review terhadap poses kerja dan struktur organisasi.

2. Identifikasi tanggung jawab utama melalui interview dengan user/pemegang

jabatan.

3. Dokumentasikan pekerjaan berdasarkan format yang sudah ditentukan.

4. Review oleh manajer dan HRD untuk finalisasi.

Metodologi Penyusunan Job Description

1. Review struktur organisasi, bisnis proses, serta Rincian Tanggung jawab &

wewenang.

2. Wawancara sampling di beberapa Unit kerja.

3. Group Discussion.

13

F. ANALISIS BEBAN KERJA Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa

jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat untuk dilimpahkan kepada seorang

petugas.

Perhitungan beban kerja adalah untuk menetapkan waktu bagi seorang petugas utuk

menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.

Berdasarkan perhitungan beban kerja inilah dapat dihitung dna ditentukan jumlah beban

kerja yang seharusnya dan jumlah pegawai yang dibutuhkan di unit tersebut. Sehingga

organisasi dapat merencanakan kebutuhan pegawai baru dan menempatkan pegawai

sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja.

14

BAB III

TINJAUAN DI LAPANGAN

A. PROFIL KDK KIARA

Klinik dokter keluarga Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (KDK FKUI) adalah

klinik layanan primer yang berbasis pada keilmuan kedokteran keluarga. KDK FKUI ada

2 yaitu, Klinik Kiara berdiri th 1956 dan klinik Kayu Putih berdiri th 1969 , didirikan

untuk menjawab masalah kesehatan masyarakat pada saar itu. Kemudian sejalan dengan

perkembangan ilmu kedokteran keluarga dan pendidikan kedokteran keluarga, kedua

klinik menjadi KLINIK DOKTER KELUARGA sejak tahun 1987.

Pelayanan yang diberikan adalah pelayanan umum tingkat primer, mencakup pencegahan

penyakit, deteksi dini, dan penatalaksanaan sampai ke tingkat rujukan, dan juga

pelayanan rehabilitasi. Pembinaan keluarga merupakan salah satu pelayanan yang

diberikan sejalan dengan materi pendidikan kedokteran keluarga. Pembinaaan keluarga

dijalankan bersama-sama antara mahasiswa kedokteran dengan staf klinik (perawat)

sebagai case manager.

Indikasi pembinaan keluarga adalah pasien dengan masalah kesehatan yang kompleks

dimana fungsi keluarga terganggu oleh adanya anggotayang sakit, atau fungsi keluarga

memperberat penyakit anggota tersebut, sehingga dibutuhkan kerjasama/partisipasi

keluarga dalam penyelesaian masalah kesehatan annggota keluargateersebut. Hasil

pembinaan dinilai dari aspek individu maupun aspek keluarga. Coping score digunakan

untuk menilai kemampuan/disabilitas keluarga dalam menyelesaikan masalah kesehatan

yang dihadapi keluarga tersebut.

Sejarah: 1. Didirikan pada tahun 1956 dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan pelayanan

kesehatan masyarakat

2. Dikelola oleh Departemen Kedokteran Masyarakat Universitas Indonesia

3. Menjalani visi universitas (Tridharma Perguruan Tinggi)

15

Program kerja KDK Kiara (6 pelayanan dasar kesehatan): 1. Kesehatan ibu dan anak, keluarga berencana (kesehatan reproduksi)

2. Jasa pelayanan utama (keluarga dan masyarakat pendekatan, layanan gigi)

3. Lingkungan obat (studi kasus)

4. Promosi kesehatan

5. Penyakit mencatat dan melaporkan

6. Penyakit Menular dan pencegahan

Sejak tahun 1987 klinik keluarga kiara melakukan pendekatan keluarga dalam penerapan

pemakaian obat dan perawatan primer.

Metode Pendekatan: 1. Holistik

2. Komprehensif

3. Terpadu

4. Lanjutan

Daerah Kerja: 1. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat.

2. Demografis cakupan:

a. Pria: 37,442 orang

b. Wanita: 37,142 orang

3. Lebar Luas: 423,78 ha

4. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat :

a. 6 wilayah

b. 47 RW

c. 513 RT

Personalia sumber daya:

1. dokter sebagai kepala klinik (administrator)

2. dokter sebagai staf (pendidikan, serarvices dan penelitian)

3. dokter gigi

4. perawat 16

5. perawat dokter gigi

6. bidan

7. teknisi laboratorium

8. administrator staf

Pelatihan: Pasca sarjana pelatihan:

1. Residen Pulmonologi dan obat pernafasan

2. Resident obat kerja

Dalam pelatihan lulusan:

3. Program berbasis kompetensi mahasiswa kedokteran

Fasilitas: 1. poliklinik untuk layanan perawatan primer

2. 1 gigi klinik

3. 1 ibu dan anak klinik pematauan

4. 1 laboratorium

5. 2 ruang tunggu untuk pasien

6. 1 kamar diskusi

7. 1 ruang rekam medis

8. 1 farmasi

Jenis Pelayanan 1. In-house pelayanan kesehatan

2. Outdoor pelayanan kesehatan

Pelayanan kesehatan yang diberikan didalam ruangan: 1. Pelayanan perawatan primer dengan pendekatan kedokteran keluarga

2. Layanan medis darurat

3. Kesehatan ibu dan anak

4. Keluarga Berencana

5. Pemeriksaan Laboratorium

6. Farmasi

17

7. Medical check up

8. Mingguan kesehatan diskusi dengan pasien

9. Kesehatan Bulanan diskusi dengan perawatan kesehatan

Pelayanan Kesehatan yqng diberikan diluar ruangan: 1. Membantu anak ibu dan program kesehatan yang dikelola oleh masyarakat

(posyandu)

2. Dukungan program latihan fisik yang diselenggarakan oleh masyarakat

3. Kunjungan rumah

4. Keluarga intervensi

5. Pekerjaan pelayanan medis

Kegiatan Rutin harian 1. Pendaftaran

2. Triage

3. Umum klinik rawat jalan

4. Klinik Gigi

5. Ibu dan klinik anak

6. Laboratorium

7. Farmasi

8. kunjungan ke rumah-rumah

9. latihan pagi

Program khusus klinik: 1.pendidikan kesehatan kelompok

Untuk kader

Untuk Pasien

2. Pemeriksaan medis

3. Posyandu

18

Kegiatan akademis: 1. Lapor Pagi

2. Mini Cex-o

3. Studi kasus dan tindak lanjut

4. Diskusi

Program Khusus: 1. ketentuan keluarga

2. pemeriksaan klinis sederhana

Pengindikasian: 1. Pasien memerlukan perawatan medis khusus

2. Penyakit kronis

3. Lama pengobatan

4. Butuh partisipasi keluarga

5. Ada yang bertanya oleh pasien

6. Meminta persetujuan pasien

7. Dilakukan oleh mahasiswa kedokteran dan dokter klinik

Kasus paling populer yang membutuhkan peran serta keluarga: 1. Hipertensi

2. DM

3. TB

4. Gizi

5. Penyakit jantung

6. Dll

Kasus kurang populer yang memerlukan peran serta keluarga: 1. Cacat pasca stroke

2. Dll

19

Penyediaan fasilitas keluarga: 1. Keluarga folder

2. Lembar pasien

3. Rekam medis

4. Peta

5. Fasilitas lain: peralatan medis untuk pemeriksaan fisik, peralatan konseling,

6. dll.

Kunjungan rumah: Apa yang harus ditangani? Untuk apa hal itu? Apa yang harus dilakukan?

a) masalah yang rumit b) Pasien tanpa pengasuh

c) Immobile pasien

d) diperlukan penilaian holistic

e) konferensi kelurga diperlukan

f) Tindak lanjut

g) Perawatan tidak dapat diberikan dalam klinik untuk beberapa alasan.

20

B. S

TRU

KTU

R O

RG

AN

ISA

SI K

DK

KIA

RA

Gam

bar 1

.1

FAK

ULT

AS

KED

OK

TER

AN

U

NIV

ERSI

TAS

IND

ON

ESIA

Kep

ala

KD

K F

KU

I Kia

ra

Dep

arte

men

Ilm

u K

edok

tera

n K

omun

itas (

IKK

)

Adm

inist

ratif

-Ope

rasio

nal

Koo

rd: d

rg. A

gus S

ugih

arto

Sekr

etar

is :

Zr.E

vrya

nti

K

euan

gan

: Zr

. Evr

yant

i

Farm

asi

:

Wah

yu H

iday

at/ S

arbi

ngah

Rum

ah T

angg

a :

Suha

eni/

Sarb

inga

h

Pene

litia

n

Su

di K

asus

Har

ian

K

erja

sam

a

Pela

yana

n La

bora

tori

um

Su

wan

to

R

ekan

an:

Med

ilab

Pela

yana

n K

eseh

atan

R

epro

duks

i

B

d. A

tik A

.

R

awat

Jal

an

Um

um:

dr

. Dia

n K

. dr

. Apr

iani

O.

Zr. E

vrya

nti

Zr. A

lfian

ty

Pela

yana

n K

eseh

atan

R

awat

Jal

an

Raw

at J

alan

G

igi:

drg.

Agu

s S.

Zr. S

ri K

(Ade

)

dr. N

itra

N. R

ifki

dr. D

ian

K.

dr. A

pria

ni O

. Su

wan

to/ B

d. A

tik A

.

Pend

idik

an

Pend

idik

an K

edok

tera

n

Pend

idik

an P

asca

(P

ost G

radu

ate)

K

oord

: dr.

Aria

Kek

alih

M

TI.

21

BAB IV

PENERAPAN

A. PENGAMATAN 1

Nama Petugas : Zr. Alfianty

Identitas Jabatan

Nama Jabatan : Staff Loket Pendaftaran

Departemen : Pelayanan Kesehatan Rawat Jalan

Atasan langsung : Dr. Dian K

Bawahan langsung : -

Tujuan Jabatan

Mempermudah pendataan mengenai identitas lengkap pasien, Membantu pasien dalam

menghubungkan ke poli yang di tuju dan mempermudah pasien dalam mendapatkan

pelayanan selanjutnya.

Ikhtisar Jabatan

1. Memasukkan data pasien ke komputer berdasarkan status pasien ( pasien lama, pasien

lama tidak bawa kartu, pasien baru ).

2. Mengisi form pendaftaran pasien.

3. Mencari kertas rekam medis pasien (untuk pasien lama) dan

membuat kertas medis pasien (untuk pasien baru)

4. Transfer form pendaftaran dan kertas rekam medis pasien ke poli yang dituju pasien.

5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah pasien dan pemasukan klinik selama satu

bulan.

6. Merapikan file data pasien di rak file

22

Indikator

Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.

Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.

Dimensi

Non Keuangan :

1. Data pasien

2. Rekam medis pasien

Lingkungan kerja

Cukup kondusif, karena tempat yang tidak dekat dengan jalan raya jadi tidak berisik.

Alat dan instrument kerja

C o m p u t e r

S t e p l e r

L e m a r i F i l e

Hubungan Kerja

Atasan : memberikan laporan bulanan

Rekan : mengoper data form pasien dan rekam medis pasien

Bawahan : -

Pengawasan yang dilakukan

Melihat apa saja pekerjaan yang dilakukan petugas

Melihat bagaimana cara petugas merapihkan file rekam medis

Melihat bagaimana petugas membuat laporan

Melihat bagaimana petugas melakukan hubungan sosial antara rekanan

23

Wewenang dan tanggung jawab

Membuat laporan bulanan

Mengendalikan rekam medis

Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi Jabatan

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Usia : 17 50 tahun

Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus

Kepribadian : Jujur

Cekatan

Ramah

Teliti

Dapat dipercaya

Bertanggung jawab

Mampu bekerja dibawah tekanan

Latar belakang pendidikan

dan pengalaman

: 1. Minimum SMA

2. Pemahaman mengenai administrasi

3. Mampu berkomunikasi dengan baik

Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar

* Ramah dan murah senyum

Keahlian dan pengetahuan : 1. Administrasi Dasar

2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel

Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak

2. Integritas (dapat menjadi role model)

3. Analytical thinking

4. Kerjasama

5. Pemahaman Interpersonal

6. Pengembangan orang lain

24

Penilaian Beban Kerja

No Aktivitas Jam Waktu

(Durasi)

1 Mengawasi loket

pendaftaran

09.15-09.30 15

2 Main Handphone 09.30-09.35 5

3 Menangani pendaftaran

pasien

09.35-09.42 7

4 Mengecek status pasien 09.42-09.45 3

5 Mengisi form

pendaftaran

09.45-09.47 2

6

Mencari file rekam

medik pasien dan

menyerahkan ke dokter

09.47-09.52 5

7

Memasukkan data-data

pasien & mencocokkan

data tersebut dengan

yang ada

09.52-09.57 5

8 Merapikan file rekam

medik pasien

09.57-10.00 3

9 Melayani pendaftaran

pasien

10.00-10.05 5

10 Mengobrol 10.05-10.10 5

11 Mencari arsip CV dokter 10.10-10.15 5

12 Melayani pendaftaran 10.15-10.20 5

13

Mencari file rekam

medik pasien &

menyerahkan File RM

ke dokter

10.20-10.30 10

14 Mengobrol 10.30-10.35 5

15 Membahas keperluan 10.35-10.45 10

25

klinik Dokter Keluarga

16

Merapikan dan

menyiapkan ATK di

loket pendaftaran

10.45-10.50 3

17 Mengobrol & main

Handphone

10.50-10.55 5

18

Melayani pendaftaran

pasien & mengecek

status pasien (apakah

lama /baru)

10.55-11.00 5

19

Mencari File RM pasien

& mengisi data di form

pasien baru &

menyerahkan file RM ke

dokter

11.00-11.10 10

20 Memasukkan data - data

pasien

11.10-11.15 5

21 Mengobrol 11.15-11.21 6

22

Mengecek &

Memasukkan file file

RM ke lemari

11.21-11.26 5

23 Melayani pendaftaran &

mencari data pasien

11.26-11.30 4

24 Menyerahkan File RM

ke Dokter

11.35-11.40 5 I

25 ISHOMA 11.40-12.00 20 I

JUMLAH 18 1 7

Durasi Kegiatan Produktif 107 menit

Durasi Kegiatan Pribadi 20 menit

Durasi Kegiatan Non Produktif 31 menit

26

Kriteria Nilai

Durasi Kegiatan Produktif = 107 165 100% = 64,85%

Durasi Kegiatan Pribadi = 20 165 100% = 12,12%

Beban Kerja = 76,97%

Beban Kerja Staff Petugas Loket pendaftaran termasuk Sedang

Nilai Keterangan

> 80 Tinggi

70-80 Sedang

< 70 Rendah

27

B. PENGAMATAN 2

Nama Petugas : Wahyu Hidayat, Amd

Identitas Jabatan

Nama Jabatan : Koordinator kamar obat dan alkes

Departemen : Administratif-Operasional

Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara


Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan pengawasan terhadap keluar masuknya

obat, agar mendapatkan hasil kerja yang optimal.

Ikhtisar Jabatan

1. Melayani setiap resep yg diterima kamar obat

2. Membuat laporan harian dan bulanan keluar masuk obat (dapat dibantu oleh asissten)

3. Melakukan pengecekan terhadap ketersediaan dan kesiapan peralatan kamar obat

4. Melakukan pemesanan obat-obatan

5. Merencanakan program pemasarn klinik yg dapat diterapkan untuk meningkatkan

pelayanan.

Indikator



28

Lingkungan kerja

1. Ruang kerja tidak memiliki AC

2. Ruang kerja cukup nyaman

3. Kebanyakan pasien yang datang bersifat turun temurun , sehingga petugas sudah tidak

asing/canggung lagi.


Alat pembuat puyer

Pulpen

Gunting

kertas

Hubungan Kerja

Atasan : memberikan laporan bulanan

Rekan : memberikan instruksi terkait transaksi pasien

Bawahan : -



Mengendalikan keluar masuknya obat

29


Spesifikasi Jabatan

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

Usia : 19 50 tahun


Kepribadian : Jujur

Cekatan

Ramah

Teliti

Dapat dipercaya

Bertanggung jawab



dan pengalaman

: 1. Minimum SMA

2. Pemahaman mengenai farmasi




Keahlian dan pengetahuan : 1. Farmasi

2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel

Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak

2. Integritas (dapat menjadi role model)

3. Analytical thinking

4. Kerjasama

5. Pemahaman Interpersonal

6. Pengembangan orang lain

30

Penilaian Beban Kerja 97 menit

No Keterangan Jam Waktu

Prod

uktif

Prib

adi

Tida

k Pr

oduk

tif

1

Memberi susu kepada dokter Mengobrol dengan dokter dan teman kerja

09.45 - 09.53 8 1=8

2 Menerima pembayaran lab dari pasien

09.53 - 09.55 2 2=2

3 Mengobrol 09.55 - 10.06 11 3=11

4

Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

10.06 10.14 8 4=8

5 Mencuci tempat untuk meracik obat

10.14 10.16 2 5=2

6

Hilir mudik, mengobrol dengan teman masalah pekerjaaan

10.16 10.25 9 6=9

7 Menerima pembayaran tindakan medis dari pasien

10.25 10.26 1 7=1

8


10.26 10.34 8 8=8

9 Menerima pembayaran tindakan medis

10.34 10. 36

2 9=2

31

dari pasien Menerima pembayaran pengunjung yang membeli minum

10 Mengobrol 10.36 10.44 8 10=8

11 Mengobrol masalah pekerjaan

10.44 10.48 4 11=4

12 Mengobrol 10.48 10.51 3 12=3

13


10.51 11.00 9 13=9

14 Mengobrol 11.00 11.05 5 14=5

15 Diam, duduk, tidur

11.05 11.10 5 15=5

16 Mengobrol 11.10 11.12 2 16=2

17


11.12 11.15 3 17=3

18


11.15 11.18 3 18=3

19 Melayani pasien yang bertanya mengenai dokter gigi

11.18 11.21 3 19=3

20 Menerima pembayaran dokter

11.21 11.22 1 20=1

32

Kriteria Nilai

Produktif : 63 : 97 * 100% = 64.95 %

Pribadi = 0

Tidak Produktif : 34 : 97 * 100% = 35.05%

Beban Kerja = Produktif + Pribadi

64.95% + 0 = 64.95% (Rendah)

Nilai Keterangan

> 80 Tinggi

70-80 Sedang

< 70 Rendah

33

B. PENGAMATAN 3

Nama Petugas : Atik Anggraini, Amd. Keb

Identitas Jabatan

Nama Jabatan : Case manager kasus-kasus KIA

Departemen : Pelayanan Kesehatan Reproduksi

Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara


Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam melakukan tindakan yang berhubungan dengan

pemeriksaan ibu hamil, KB, imunisasi, penimbangan bayi dan balita.

Membuat data-data dan laporan kegiatan hasil kerja.

Mengusulkan atau merujuk pasien sesuia kebutuhan.

Ikhtisar Jabatan

1. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan

pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di

butuhkan pasien dan konseling kesehatan;

2. Merawat dan memelihara peralatan dan perlengkapan di pelayanan kesehatan

reproduksi. Peralatan dan perlengkapan harus di jaga kebersihannya dan juga

menyimpannya di tempat yang seharusnya agar peralatan dan perlengkapan tersebut

efisien dan efiktif daya gunanya;

3. Membuat laporan harian dan bulanan pelayanan kesehatan reproduksi. Selesai

memeriksa pasien, diharuskan untuk menulisnya di buku register dan menaruhnya

kembali di lemari. Laporan tersebut dapat dibuat harian dan juga di buat laporan bulanan

untuk tinjauan atau acuan bulan depannya dalam menentukan logistic dan rata-rata

kunjungan ;

34

4. Melakukan follow up pasien dengan telepon (call care) atau kunjungan rumah pada

kasus-kasus KIA, misalnya: malnutrisi pada baliti, kehamilan berisiko, dll (ditanyakan

kondisi, diingatkan minum obat, kontrol teratur ke klinik, dll) . Ini dapat dilakukan

bersama-sama dengan mahasiswa.

5. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan

pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di

butuhkan pasien dan konseling kesehatan;

Indikator



Lingkungan kerja

Luas ruangan tidak begitu besar (cukup), pencahayaannya cukup terdiri dari satu lampu neon,

ruangannya rapih dan bersih, udara kurang sejuk karena hanya pakai kipas angin yang kecil

dan tidak ada ventilasi udara. Terdapat dua bed pasien untuk pemeriksaan, satu lemari yang

berisi alat dan bahan pemeriksaan kandungan, dan satu set tempat kerja karyawan KIA-KB


Alat-alat medis pemeriksaan kandungan (tensimeter, stetoskop, meteran, dopler) dan

KB (suntik, pil, implant, IUD)

Jarum suntik

Kapas, Alkohol

Satu set pemasangan implant (klem, gunting, trokard)

Kalender taksiran ibu hamil

Tempat sampah (tempat sampah jarum suntik, tempat sampah medis dan tempat

sampah non medis)

Hubungan Kerja

Hubungan horizontal : Melakukan komunikasi, dan pertukaran informasi dengan dokter,

perawat dan karyawan lainnya.

35

Hubungan vertical : Bertanggung jawab kepada kepala klinik.

Hubungan keluar : Case Manager kasus-kasus KIA klinik melakukan pembinaan atau

bekerjasama dengan posyandu dan kader-kader posyandu.



Mengendalikan keluar masuknya obat


Spesifikasi Jabatan

Jenis Kelamin : Perempuan

Usia : 21 tahun


Kepribadian : Jujur

Cekatan

Ramah

Teliti

Dapat dipercaya

Bertanggung jawab



dan pengalaman

: 1. Min. D3 jurusan kebidanan

2. Tidak membutuhkan pengalaman




Keahlian dan pengetahuan : 1. Memiliki sertifikat untuk melakukan tindakan

2. Memiliki kemampuan dalam menggunakan peralatan

medis yang berhubungan dengan kebidanan

36

No.

K

egia

tan

Jam

W

aktu

Pr

oduk

tif

Prib

adi

Non

Pro

dukt

if 1

kirim

pes

an le

wat

hp

(sm

s)

08.3

8-08

.39

1

2 m

enem

ui d

okte

r yan

g be

rhub

unga

n de

ngan

pek

erja

an

08.3

9-08

.41

2

3 m

enca

ri bi

odat

a

08.4

1-08

.46

5

5

4

perg

i ke

toile

t 08

.46-

09.0

4

18

5 m

engg

unak

an h

p (m

emai

nkan

hp)

09

.04-

09.0

8

6

mem

pers

iapk

an d

iri

09.0

8-09

.17

9

7 m

erap

ihka

n al

at d

an m

eja

09

.17-

09.2

4

8

men

ggun

akan

hp

(mem

aink

an h

p)

09.2

4-09

.36

12

9

sara

pan,

mak

an c

emila

n 09

.36-

09.4

0

10

berja

lan

ke se

kelil

ing

klin

ik

09.4

0-09

.43

11

m

enca

ri bu

ku u

ntuk

kep

erlu

an p

eker

jaan

09

.43-

09.4

9

12

m

ener

ima

tele

pon

09

.49-

10.0

0

13

m

enca

ri da

ta

10.0

0-10

.04

14

men

elep

on

10.0

4-10

.13

15

men

yapa

beb

erap

a te

man

seja

wat

10

.13-

10.1

4

16

m

enca

ri bu

ku y

ang

mau

dip

inja

m

10.1

4-10

.16

17

ngob

rol d

an d

uduk

di b

agia

n fa

rmas

i 10

.16-

10.2

1

18

m

emba

ntu

tuga

s lok

et fa

rmas

i 10

.21-

10.2

6

19

dudu

k di

loke

t far

mas

i sam

bil m

engo

brol

den

gan

tem

an

seja

wat

10

.26-

10.4

3

20

m

ener

ima

tele

pon

di ru

ang

farm

asi

10.4

3-10

.50

21

berd

isku

si te

ntan

g ke

perlu

an k

erja

10

.50-

10.5

4

22

m

elan

jutk

an m

ener

ima

tele

pon

di ru

ang

farm

asi

10.5

4-11

.02

37

23

Mak

an d

an m

inum

11

.02-

11.1

0

24

M

ener

ima

tele

pon

11

.10-

11.1

6

25

m

ener

ima

tele

pon

dari

pasi

en

11.1

6-11

.23

26

men

elep

on

11.2

3-11

.34

27

Perg

i ke

toile

t 11

.34-

11.3

8

To

tal

Pe

rhitu

ngan

:

Wak

tu p

rodu

ktif

untu

k be

kerja

: 37

/180

x 1

00%

= 2

0,6

%

Wak

tu p

ribad

i

: 88/

180

x 10

0% =

48,

9 %

Wak

tu n

on P

rodu

ktif

: 55/

180

x 10

0% =

30,

5 %

38

Kriteria Nilai

Beban Kerja = Waktu Produktif + Waktu Pribadi

= 20,6 % + 48,9 %

= 69,5 %

Jadi beban kerja Atik Anggraini, Amd Keb sebagai Case manager kasus-kasus KIA Rendah, karena kurang dari 70 %.

Nilai Keterangan

> 80 Tinggi

70-80 Sedang

< 70 Rendah

39

BAB V

PENUTUP A. KESIMPULAN

Pentingnya mempelajari job analysis, dapat mengetahui beban kerja setiap karyawan dalam

sebuah perusahaan atau organisasi, baik dalam hal tanggung jawab, tugas karyawan yang

bersangkutan.

Pada Job analysis penanggung jawab kamar obat di Klinik Dokter Keluarga FKUI

Kiara, beban kerja yang dilaksanakan oleh karyawan bagian farmasi sudah sesuai dengan job

descriptionnya akan tetapi para karyawan di klinik ini masih mempunyai banyak waktu luang

yang dikarenakan kurangnya jumlah pasien yang datang ke klinik ini, sehinnga karyawan

terkesan banyak menganggur.

Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan dapat ditarik kesimpulan bahwa :

Narasumber 1 : 76,97% (termasuk tingkat produktif sedang)

Narasumber 2 : 64,95% (termasuk tingkat produktif rendah)

Narasumber 3 : 69,5 % (termasuk tingkat produktif rendah)

Nilai dari tingkat produktivitas karyawan ditentukan dari situasi dan kondisi lingkungan kerja

pada saat itu mengingat jenis usaha yang diamati berupa usaha berbentuk jasa. Pada saat

observasi dilakukan situasi yang terjadi tidak begitu ramai.

B. SARAN

Akan lebih baik jika KDK-Kiara mengembangkan usahanya menjadi klinik keluarga yang

lebih besar, pasiennya tidak hanya beorientasi pada keluarga yang sifatnya turun temurun,

selanjutnya ditingkatkan pemasarannya sehingga akan lebih banyak lagi pasien yang datang

dan tidak ada lagi karyawan yang mengganggur pada saat jam kerja karena kekurangan

pasien. Selain itu beban kerja yang rendah masih bisa ditingkatkan dengan mengurangi

kegiatan non produktif yang dilakukan di waktu kerja. Contonya makan saat jam kerja

berlangsung.

40

DAFTAR PUSTAKA

1. Gary Dessler (D). 2012. Human Resources Management, 13th ed, Prentice Hall.

2. Gary Dessler (D). 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, 7th ed, Prenhallindo :

Jakarta.

3. , Identifikasi dan Analisis Jabatan

Online (mages.kadoqu.multiply.multiplycontent.com)

4. . Pengertian Jabatan

Online (http://www.mitra-kerja.com)

5. . Writing Accurate Job Description.

Online (http://www.valueconsulttraining.com)

vii

Job Analis

Documents

Transcript of Job Analis