Job Analis

of 48 /48
UNIVERSITAS INDONESIA JOB ANALYSIS KLINIK DOKTER KELUARGA KIARA FKUI DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DISUSUN OLEH: AUSTIN ALDY FIRMAN ADITYA BASKORO M. IQBAL RASYIDI PROGRAM EKSTENSI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DEPOK MEI 2014

Embed Size (px)

Transcript of Job Analis

  • UNIVERSITAS INDONESIA

    JOB ANALYSIS

    KLINIK DOKTER KELUARGA KIARA FKUI

    DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

    DISUSUN OLEH:

    AUSTIN ALDY

    FIRMAN ADITYA BASKORO

    M. IQBAL RASYIDI

    PROGRAM EKSTENSI MANAJEMEN

    FAKULTAS EKONOMI

    DEPOK

    MEI 2014

  • HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

    Statement of Authorship

    Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas

    terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang

    lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

    Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk

    makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas

    bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.

    Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak

    dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

    Nama :

    NPM :

    Tandatangan :

    Mata ajaran :

    Judul makalah/tugas :

    Tanggal :

    Dosen :

  • Statement of Authorship

    Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas

    terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang

    lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

    Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk

    makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas

    bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.

    Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak

    dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

    Nama :

    NPM :

    Tandatangan :

    Mata ajaran :

    Judul makalah/tugas :

    Tanggal :

    Dosen :

  • Statement of Authorship

    Saya/kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas

    terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang

    lain yang saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

    Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk

    makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas

    bahwa saya/kami menyatakan menggunakannya.

    Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak

    dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

    Nama :

    NPM :

    Tandatangan :

    Mata ajaran :

    Judul makalah/tugas :

    Tanggal :

    Dosen :

  • KATA PENGANTAR

    Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah Swt. atas berkat dan karuniaNya, yang

    telah memberi kami nikmat sehingga kami bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik.

    Tidak lupa shalawat serta salam selalu tercurah kepada Nabi besar Muhammad s.a.w. beserta

    keluarga, sahabat serta umatnya sampai yaumul akhir. Makalah ini dibuat dengan tujuan

    mengembangkan pola pikir mahasiswa, khususnya dalam mata kuliah Manajemen Sumber

    Daya Manusia.

    Pada kesempatan ini, kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak

    yang telah membantu kami dalam penyusunan makalah ini. Antara lain kami ingin berterima

    kasih kepada:

    Allah Swt

    Dra. Siti Basrochah, selaku dosen pengajar Manajemen Sumber Daya Manusia

    Teman teman yang telah membantu dalam penyelesaian makalah ini

    Orang tua serta keluarga yang telah mendukung

    Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan,

    baik dari segi materi maupun penulisannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan

    kritik dan saran agar ke depan penulis dapat lebih baik daripada sebelumnya. Kami berharap

    semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi kami selaku penulis dan untuk

    pembaca pada umumnya.

    Depok, 21 Mei 2014

    Penulis

    iv

  • DAFTAR ISI

    HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS i

    KATA PENGANTAR iv

    DAFTAR ISI .... v

    BAB I. PENDAHULUAN

    A. Latar Belak 1

    B. 2

    C. Metode Pengumpulan Data 3

    D. 3

    BAB II. KONSEP DAN TEORI

    A. Pengertian 4

    B. . 5

    C. Proses Analisis Jabatan 7

    D. Metode Analisis Jabatan 9

    E. Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan 10

    F. Analisis Beban Kerja 14

    v

  • BAB III. TINJAUAN DI LAPANGAN

    A. Profil KDK Kiara 15

    B. Struktur Organisasi KDK Kiara 21

    BAB IV. PENERAPAN

    A. 22

    B. 28

    C. 34

    BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN

    A. .. . 40

    B. . . 40

    DAFTAR PUSTAKA vii

    vi

  • BAB I

    PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

    Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan

    kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan

    seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer

    sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa

    saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang

    bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu

    menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan

    pengalaman yang diperlukan.

    Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat

    untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri

    yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan

    bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan

    keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan

    tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi

    pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

    Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebagai

    berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the

    human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis

    jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi

    tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya

    dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan

    (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas,

    kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan

    yang dilakukan oleh seseorang.

    1

  • Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan

    karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.

    Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description)

    da n spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan

    tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja

    dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan

    pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan

    persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan

    kemampuan individu.

    pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi,

    ketidakpastian lingkungan strategi, dan karakteristik manajer tertentu. Atribut struktur

    menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan

    sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan

    hubungannya dalam menjustifikasi minat. Oleh karena itu struktur organisasi sangat

    penting bagi sebuah organisasi, di mana struktur tersebut menjelaskan setiap tugas atau

    pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikordinasikan. Pada umumnya,

    suatu organisasi atau perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan

    organisasi atau perusahaan lainnya. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi

    sangat bergantung pada strategi bisnis yang dipilih, selain itu ada juga beberapa faktor

    penyebab perbedaan struktur organisasi, yang akan dijelaskan dalam makalah ini.

    B. TUJUAN PENULISAN

    Adapun tujuan penulisan makalah ini meliputi:

    Agar dapat mengetahui pengertian serta manfaat analisis jabatan

    Agar dapat mengetahui proses serta metode dalam analisis jabatan

    Agar dapat mengetahui deskripsi dan spesifikasi jabatan

    Agar dapat mengetahui analisis beban kerja

    Agar dapat mengetahui penerapan analisis jabatan dalam kasus nyata

    2

  • C. METODE PENGUMPULAN DATA

    Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan makalah ini meliputi:

    Data-data di ambil berdasarkan observasi langsung serta wawancara dengan petugas

    terkait

    Berdasarkan textbook/sumber bacaan

    Berdasarkan data yang diambil dari internet

    D. SISTEMATIKA PENULISAN

    Sistematika penulisan yang digunakan dalam makalah ini sebagai berikut:

    BAB I - PENDAHULUAN

    Pada bab ini berisi tentang latar belakang, tujuan pembuatan makalah, metode

    pengumpulan data, serta sistematika penulisan.

    BAB II KONSEP & TEORI

    Bab ini menjelaskan tentang konsep dan teori yang dirangkum dari sumber

    bacaan maupun penjelasan dalam perkuliahan mengenai job analysis.

    BAB III TINJAUAN DI LAPANGAN

    Bab ini menjelaskan tentang profil dari objek yang diamati (Klinik Dokter

    Keluarga FKUI Kiara).

    BAB IV PENERAPAN

    Bab ini menjelaskan tentang penerapan dalam pembuatan job analysis dari

    Klinik Dokter Keluarga FKUI Kiara).

    BAB V PENUTUP

    Bab penutup merupakan bagian terakhir yang berisi kesimpulan dan saran.

    3

  • BAB II

    KONSEP DAN TEORI A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN

    Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas

    berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta

    kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan merupakan sekumpulan

    pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain,

    dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan

    kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dengan demikian

    analisis jabatan menurut Sastrohadiwiryo (2002) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas

    untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup

    suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.

    Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut

    jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi

    menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu

    mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan

    mempelajarinya lebih mendalam.

    Menurut Dessler (2006) analisis jabatan merupakan prosedur yang dilalui untuk

    menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, dan karakteristik

    orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan memberikan

    informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan

    tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan

    tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya

    manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,

    (1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan

    pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.

    4

  • B. MANFAAT ANALISIS JABATAN Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat

    bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu,

    informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

    1. Untuk keperluan perekrutan dan seleksi.

    Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah

    mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan.

    Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa

    personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.

    2. Untuk keperluan kompensasi.

    Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka

    lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan

    pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding

    dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.

    3. Untuk keperluan penilaian kinerja.

    Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk

    mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding

    antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.

    4. Untuk keperluan pelatihan.

    Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan

    tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan

    tambahan.

    Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan

    daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

    1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk

    merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas

    keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

    2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka

    informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

    3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap

    pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan

    pekerjaannya.

    4. Memperbaiki aliran kerja. 5

  • Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap

    melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.

    Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah

    organisasi :

    1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya

    dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru

    muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan

    organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka

    penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja

    yang akan dilakukannya

    2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis

    pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan

    sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis

    pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

    3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama

    yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti.

    Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis

    pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk

    menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

    4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya

    seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam

    bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik

    terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan

    oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

    5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan

    dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana

    pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses

    pada pekerjaan yang lain.

    6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-

    batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis

    pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang

    diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan

    menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

    6

  • C. PROSES ANALISIS JABATAN Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan

    yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam

    gambar berikut

    Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan

    PLANNING THE JOB ANALYSIS

    A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support

    PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS

    A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees

    CONDUCTING THE JOB ANALYSIS

    A. Gather job analysis data B. Review and compile data

    DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

    A. Draft job descriptions and specification B. Review draft with manager and employees C. Identify recommendations

    MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

    A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs

    7

  • 1. Planning the Job Analysis

    Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting

    untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan

    utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan

    mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana

    meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari

    munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.

    2. Preparing and Communication the Job Analysis

    Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan

    dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang

    dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau

    seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah

    mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi

    maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses

    kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

    3. Conducting the Job Analysis

    Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan

    dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang

    menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket

    analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah

    melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk

    mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.

    4. Developing Job Descriptions and Job Specifications

    Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft

    uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,

    selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer,

    uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer,

    supervisor, dsn pegawai.

    5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification

    Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang

    oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk

    menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan

    ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

    dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan 8

  • spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum

    kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

    D. METODE ANALISIS JABATAN Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara.

    Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,

    wawancara, dan angket.

    1. Metode Observasi

    Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi

    dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk

    menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat

    tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan

    metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana

    pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya

    analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

    Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

    2. Metode Wawancara

    Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka

    atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis

    wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu

    wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler :

    1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat

    juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara

    adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan

    dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

    3. Metode Kuesioner

    Dengan mengunakan kuesioner, yang bersangkutan diminta untuk memberikan

    data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta

    karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan

    dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode

    kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan

    secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket

    memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

    9

  • E. DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi

    jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi

    jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan

    pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu

    dijalankan.

    Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga

    menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan

    sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku

    jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab

    serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara

    jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

    Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan

    tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian

    rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan

    yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka

    penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar

    yang harus dipenuhi.

    Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi,

    namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

    1. Identifikasi jabatan.

    Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan,

    kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

    2. Ringkasan jabatan.

    Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu

    berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

    3. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

    Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian

    lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab

    serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

    10

  • 4. Wewenang dari pemegang jabatan.

    Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk

    wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

    5. Standar kinerja.

    Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh

    karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

    6. Kondisi kerja.

    Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada

    jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam

    ruang pekerjaan.

    Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu

    dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko: 1996). Di dalam spesifikasi

    jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan

    pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas

    yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku

    jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan,

    status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.

    Job description dapat didefinisikan sebagai sebuah kumpulan informasi jabatan dan

    disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job Analysis, yang dapat

    mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu. Job description

    membuat status dari setiap jabatan menjadi jelas akan: Tujuan, tanggung jawab dan

    wewenangnya.

    Beberapa definisi lain Job Description adalah sbb :

    1. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-

    tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi.

    Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti

    kedudukannya di dalam organisasi

    2. Broad, general, and written statement of a specific job, based on the findings of a

    job analysus. It generally includes duties, purpose, responsibilities, scope, and

    11

  • of the person to whom the employee reports. Job description usually forms the

    basis of job specification. (http://www.businessdictionary.com/definition/job-

    description.html)

    Urgensi Penyusuan Job description

    1. Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur

    2. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung Adanya

    Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang

    benar The right man on the right place).

    Hakekat Job Description

    1. Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang

    menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan

    2.

    bangunan organisasi

    Kapan Job Decription Dibuat

    Job decription sangat erat hubungannya dengan fungsi kerja. Begitu timbul fungsi kerja

    dari suatu jabatan tertentu, maka perlu dibuatkan job description sebagai penjabaran dari

    fungsi kerja tersebut.

    Kapan Job Description Perlu Dirubah/Direvisi

    1. Adanya perubahan struktur organisasi

    2. Adanya perubahan fungsi kerja

    3. Adanya penambahan fungsi kerja baru

    Manfaat Job Description

    1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan

    Apa tujuan utamanya.

    2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Recruitment,

    Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

    12

  • Elemen-Elemen Job Description

    1. Nama jabatan

    2. Identitas dokumen terkontrol, yang dinyatakan dalam bentuk penomoran dokumen

    dan keterangan revisi.

    3. Indentitas. Meliputi nama jabatan, level, fungsi, unit, departemen, divisi dan

    tujuan.

    4. Sistem kerja. Menjelaskan hubungan kerja yang meliputi hubungan vertikal dan

    horizontal. Hubungan vertikal yaitu hubungan dengan atasan dan bawahan.

    Hubungan horizontal yaitu hubungan dengan pihak internal perusahaan

    (departemen/divisi) dan hubungan dengan pihak eksternal (diluar perusahaan).

    5. Persyaratan jabatan. Meliputi syarat pendidikan, ketrampilan, pengetahuan dan

    kompetensi.

    6. Tanggung jawab.

    7. Wewenang

    8. Approvement

    Proses Penulisan Job Description

    1. Lakukan review terhadap poses kerja dan struktur organisasi.

    2. Identifikasi tanggung jawab utama melalui interview dengan user/pemegang

    jabatan.

    3. Dokumentasikan pekerjaan berdasarkan format yang sudah ditentukan.

    4. Review oleh manajer dan HRD untuk finalisasi.

    Metodologi Penyusunan Job Description

    1. Review struktur organisasi, bisnis proses, serta Rincian Tanggung jawab &

    wewenang.

    2. Wawancara sampling di beberapa Unit kerja.

    3. Group Discussion.

    13

  • F. ANALISIS BEBAN KERJA Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa

    jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat untuk dilimpahkan kepada seorang

    petugas.

    Perhitungan beban kerja adalah untuk menetapkan waktu bagi seorang petugas utuk

    menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.

    Berdasarkan perhitungan beban kerja inilah dapat dihitung dna ditentukan jumlah beban

    kerja yang seharusnya dan jumlah pegawai yang dibutuhkan di unit tersebut. Sehingga

    organisasi dapat merencanakan kebutuhan pegawai baru dan menempatkan pegawai

    sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja.

    14

  • BAB III

    TINJAUAN DI LAPANGAN

    A. PROFIL KDK KIARA

    Klinik dokter keluarga Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (KDK FKUI) adalah

    klinik layanan primer yang berbasis pada keilmuan kedokteran keluarga. KDK FKUI ada

    2 yaitu, Klinik Kiara berdiri th 1956 dan klinik Kayu Putih berdiri th 1969 , didirikan

    untuk menjawab masalah kesehatan masyarakat pada saar itu. Kemudian sejalan dengan

    perkembangan ilmu kedokteran keluarga dan pendidikan kedokteran keluarga, kedua

    klinik menjadi KLINIK DOKTER KELUARGA sejak tahun 1987.

    Pelayanan yang diberikan adalah pelayanan umum tingkat primer, mencakup pencegahan

    penyakit, deteksi dini, dan penatalaksanaan sampai ke tingkat rujukan, dan juga

    pelayanan rehabilitasi. Pembinaan keluarga merupakan salah satu pelayanan yang

    diberikan sejalan dengan materi pendidikan kedokteran keluarga. Pembinaaan keluarga

    dijalankan bersama-sama antara mahasiswa kedokteran dengan staf klinik (perawat)

    sebagai case manager.

    Indikasi pembinaan keluarga adalah pasien dengan masalah kesehatan yang kompleks

    dimana fungsi keluarga terganggu oleh adanya anggotayang sakit, atau fungsi keluarga

    memperberat penyakit anggota tersebut, sehingga dibutuhkan kerjasama/partisipasi

    keluarga dalam penyelesaian masalah kesehatan annggota keluargateersebut. Hasil

    pembinaan dinilai dari aspek individu maupun aspek keluarga. Coping score digunakan

    untuk menilai kemampuan/disabilitas keluarga dalam menyelesaikan masalah kesehatan

    yang dihadapi keluarga tersebut.

    Sejarah: 1. Didirikan pada tahun 1956 dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan pelayanan

    kesehatan masyarakat

    2. Dikelola oleh Departemen Kedokteran Masyarakat Universitas Indonesia

    3. Menjalani visi universitas (Tridharma Perguruan Tinggi)

    15

  • Program kerja KDK Kiara (6 pelayanan dasar kesehatan): 1. Kesehatan ibu dan anak, keluarga berencana (kesehatan reproduksi)

    2. Jasa pelayanan utama (keluarga dan masyarakat pendekatan, layanan gigi)

    3. Lingkungan obat (studi kasus)

    4. Promosi kesehatan

    5. Penyakit mencatat dan melaporkan

    6. Penyakit Menular dan pencegahan

    Sejak tahun 1987 klinik keluarga kiara melakukan pendekatan keluarga dalam penerapan

    pemakaian obat dan perawatan primer.

    Metode Pendekatan: 1. Holistik

    2. Komprehensif

    3. Terpadu

    4. Lanjutan

    Daerah Kerja: 1. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat.

    2. Demografis cakupan:

    a. Pria: 37,442 orang

    b. Wanita: 37,142 orang

    3. Lebar Luas: 423,78 ha

    4. Kecamatan Senen, Jakarta Pusat :

    a. 6 wilayah

    b. 47 RW

    c. 513 RT

    Personalia sumber daya:

    1. dokter sebagai kepala klinik (administrator)

    2. dokter sebagai staf (pendidikan, serarvices dan penelitian)

    3. dokter gigi

    4. perawat 16

  • 5. perawat dokter gigi

    6. bidan

    7. teknisi laboratorium

    8. administrator staf

    Pelatihan: Pasca sarjana pelatihan:

    1. Residen Pulmonologi dan obat pernafasan

    2. Resident obat kerja

    Dalam pelatihan lulusan:

    3. Program berbasis kompetensi mahasiswa kedokteran

    Fasilitas: 1. poliklinik untuk layanan perawatan primer

    2. 1 gigi klinik

    3. 1 ibu dan anak klinik pematauan

    4. 1 laboratorium

    5. 2 ruang tunggu untuk pasien

    6. 1 kamar diskusi

    7. 1 ruang rekam medis

    8. 1 farmasi

    Jenis Pelayanan 1. In-house pelayanan kesehatan

    2. Outdoor pelayanan kesehatan

    Pelayanan kesehatan yang diberikan didalam ruangan: 1. Pelayanan perawatan primer dengan pendekatan kedokteran keluarga

    2. Layanan medis darurat

    3. Kesehatan ibu dan anak

    4. Keluarga Berencana

    5. Pemeriksaan Laboratorium

    6. Farmasi

    17

  • 7. Medical check up

    8. Mingguan kesehatan diskusi dengan pasien

    9. Kesehatan Bulanan diskusi dengan perawatan kesehatan

    Pelayanan Kesehatan yqng diberikan diluar ruangan: 1. Membantu anak ibu dan program kesehatan yang dikelola oleh masyarakat

    (posyandu)

    2. Dukungan program latihan fisik yang diselenggarakan oleh masyarakat

    3. Kunjungan rumah

    4. Keluarga intervensi

    5. Pekerjaan pelayanan medis

    Kegiatan Rutin harian 1. Pendaftaran

    2. Triage

    3. Umum klinik rawat jalan

    4. Klinik Gigi

    5. Ibu dan klinik anak

    6. Laboratorium

    7. Farmasi

    8. kunjungan ke rumah-rumah

    9. latihan pagi

    Program khusus klinik: 1.pendidikan kesehatan kelompok

    Untuk kader

    Untuk Pasien

    2. Pemeriksaan medis

    3. Posyandu

    18

  • Kegiatan akademis: 1. Lapor Pagi

    2. Mini Cex-o

    3. Studi kasus dan tindak lanjut

    4. Diskusi

    Program Khusus: 1. ketentuan keluarga

    2. pemeriksaan klinis sederhana

    Pengindikasian: 1. Pasien memerlukan perawatan medis khusus

    2. Penyakit kronis

    3. Lama pengobatan

    4. Butuh partisipasi keluarga

    5. Ada yang bertanya oleh pasien

    6. Meminta persetujuan pasien

    7. Dilakukan oleh mahasiswa kedokteran dan dokter klinik

    Kasus paling populer yang membutuhkan peran serta keluarga: 1. Hipertensi

    2. DM

    3. TB

    4. Gizi

    5. Penyakit jantung

    6. Dll

    Kasus kurang populer yang memerlukan peran serta keluarga: 1. Cacat pasca stroke

    2. Dll

    19

  • Penyediaan fasilitas keluarga: 1. Keluarga folder

    2. Lembar pasien

    3. Rekam medis

    4. Peta

    5. Fasilitas lain: peralatan medis untuk pemeriksaan fisik, peralatan konseling,

    6. dll.

    Kunjungan rumah: Apa yang harus ditangani? Untuk apa hal itu? Apa yang harus dilakukan?

    a) masalah yang rumit b) Pasien tanpa pengasuh

    c) Immobile pasien

    d) diperlukan penilaian holistic

    e) konferensi kelurga diperlukan

    f) Tindak lanjut

    g) Perawatan tidak dapat diberikan dalam klinik untuk beberapa alasan.

    20

  • B. S

    TRU

    KTU

    R O

    RG

    AN

    ISA

    SI K

    DK

    KIA

    RA

    Gam

    bar 1

    .1

    FAK

    ULT

    AS

    KED

    OK

    TER

    AN

    U

    NIV

    ERSI

    TAS

    IND

    ON

    ESIA

    Kep

    ala

    KD

    K F

    KU

    I Kia

    ra

    Dep

    arte

    men

    Ilm

    u K

    edok

    tera

    n K

    omun

    itas (

    IKK

    )

    Adm

    inist

    ratif

    -Ope

    rasio

    nal

    Koo

    rd: d

    rg. A

    gus S

    ugih

    arto

    Sekr

    etar

    is :

    Zr.E

    vrya

    nti

    K

    euan

    gan

    : Zr

    . Evr

    yant

    i

    Farm

    asi

    :

    Wah

    yu H

    iday

    at/ S

    arbi

    ngah

    Rum

    ah T

    angg

    a :

    Suha

    eni/

    Sarb

    inga

    h

    Pene

    litia

    n

    Su

    di K

    asus

    Har

    ian

    K

    erja

    sam

    a

    Pela

    yana

    n La

    bora

    tori

    um

    Su

    wan

    to

    R

    ekan

    an:

    Med

    ilab

    Pela

    yana

    n K

    eseh

    atan

    R

    epro

    duks

    i

    B

    d. A

    tik A

    .

    R

    awat

    Jal

    an

    Um

    um:

    dr

    . Dia

    n K

    . dr

    . Apr

    iani

    O.

    Zr. E

    vrya

    nti

    Zr. A

    lfian

    ty

    Pela

    yana

    n K

    eseh

    atan

    R

    awat

    Jal

    an

    Raw

    at J

    alan

    G

    igi:

    drg.

    Agu

    s S.

    Zr. S

    ri K

    (Ade

    )

    dr. N

    itra

    N. R

    ifki

    dr. D

    ian

    K.

    dr. A

    pria

    ni O

    . Su

    wan

    to/ B

    d. A

    tik A

    .

    Pend

    idik

    an

    Pend

    idik

    an K

    edok

    tera

    n

    Pend

    idik

    an P

    asca

    (P

    ost G

    radu

    ate)

    K

    oord

    : dr.

    Aria

    Kek

    alih

    M

    TI.

    21

  • BAB IV

    PENERAPAN

    A. PENGAMATAN 1

    Nama Petugas : Zr. Alfianty

    Identitas Jabatan

    Nama Jabatan : Staff Loket Pendaftaran

    Departemen : Pelayanan Kesehatan Rawat Jalan

    Atasan langsung : Dr. Dian K

    Bawahan langsung : -

    Tujuan Jabatan

    Mempermudah pendataan mengenai identitas lengkap pasien, Membantu pasien dalam

    menghubungkan ke poli yang di tuju dan mempermudah pasien dalam mendapatkan

    pelayanan selanjutnya.

    Ikhtisar Jabatan

    1. Memasukkan data pasien ke komputer berdasarkan status pasien ( pasien lama, pasien

    lama tidak bawa kartu, pasien baru ).

    2. Mengisi form pendaftaran pasien.

    3. Mencari kertas rekam medis pasien (untuk pasien lama) dan

    membuat kertas medis pasien (untuk pasien baru)

    4. Transfer form pendaftaran dan kertas rekam medis pasien ke poli yang dituju pasien.

    5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah pasien dan pemasukan klinik selama satu

    bulan.

    6. Merapikan file data pasien di rak file

    22

  • Indikator

    Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.

    Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.

    Dimensi

    Non Keuangan :

    1. Data pasien

    2. Rekam medis pasien

    Lingkungan kerja

    Cukup kondusif, karena tempat yang tidak dekat dengan jalan raya jadi tidak berisik.

    Alat dan instrument kerja

    C o m p u t e r

    S t e p l e r

    L e m a r i F i l e

    Hubungan Kerja

    Atasan : memberikan laporan bulanan

    Rekan : mengoper data form pasien dan rekam medis pasien

    Bawahan : -

    Pengawasan yang dilakukan

    Melihat apa saja pekerjaan yang dilakukan petugas

    Melihat bagaimana cara petugas merapihkan file rekam medis

    Melihat bagaimana petugas membuat laporan

    Melihat bagaimana petugas melakukan hubungan sosial antara rekanan

    23

  • Wewenang dan tanggung jawab

    Membuat laporan bulanan

    Mengendalikan rekam medis

    Spesifikasi Pekerjaan

    Spesifikasi Jabatan

    Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

    Usia : 17 50 tahun

    Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus

    Kepribadian : Jujur

    Cekatan

    Ramah

    Teliti

    Dapat dipercaya

    Bertanggung jawab

    Mampu bekerja dibawah tekanan

    Latar belakang pendidikan

    dan pengalaman

    : 1. Minimum SMA

    2. Pemahaman mengenai administrasi

    3. Mampu berkomunikasi dengan baik

    Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar

    * Ramah dan murah senyum

    Keahlian dan pengetahuan : 1. Administrasi Dasar

    2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel

    Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak

    2. Integritas (dapat menjadi role model)

    3. Analytical thinking

    4. Kerjasama

    5. Pemahaman Interpersonal

    6. Pengembangan orang lain

    24

  • Penilaian Beban Kerja

    No Aktivitas Jam Waktu

    (Durasi)

    1 Mengawasi loket

    pendaftaran

    09.15-09.30 15

    2 Main Handphone 09.30-09.35 5

    3 Menangani pendaftaran

    pasien

    09.35-09.42 7

    4 Mengecek status pasien 09.42-09.45 3

    5 Mengisi form

    pendaftaran

    09.45-09.47 2

    6

    Mencari file rekam

    medik pasien dan

    menyerahkan ke dokter

    09.47-09.52 5

    7

    Memasukkan data-data

    pasien & mencocokkan

    data tersebut dengan

    yang ada

    09.52-09.57 5

    8 Merapikan file rekam

    medik pasien

    09.57-10.00 3

    9 Melayani pendaftaran

    pasien

    10.00-10.05 5

    10 Mengobrol 10.05-10.10 5

    11 Mencari arsip CV dokter 10.10-10.15 5

    12 Melayani pendaftaran 10.15-10.20 5

    13

    Mencari file rekam

    medik pasien &

    menyerahkan File RM

    ke dokter

    10.20-10.30 10

    14 Mengobrol 10.30-10.35 5

    15 Membahas keperluan 10.35-10.45 10

    25

  • klinik Dokter Keluarga

    16

    Merapikan dan

    menyiapkan ATK di

    loket pendaftaran

    10.45-10.50 3

    17 Mengobrol & main

    Handphone

    10.50-10.55 5

    18

    Melayani pendaftaran

    pasien & mengecek

    status pasien (apakah

    lama /baru)

    10.55-11.00 5

    19

    Mencari File RM pasien

    & mengisi data di form

    pasien baru &

    menyerahkan file RM ke

    dokter

    11.00-11.10 10

    20 Memasukkan data - data

    pasien

    11.10-11.15 5

    21 Mengobrol 11.15-11.21 6

    22

    Mengecek &

    Memasukkan file file

    RM ke lemari

    11.21-11.26 5

    23 Melayani pendaftaran &

    mencari data pasien

    11.26-11.30 4

    24 Menyerahkan File RM

    ke Dokter

    11.35-11.40 5 I

    25 ISHOMA 11.40-12.00 20 I

    JUMLAH 18 1 7

    Durasi Kegiatan Produktif 107 menit

    Durasi Kegiatan Pribadi 20 menit

    Durasi Kegiatan Non Produktif 31 menit

    26

  • Kriteria Nilai

    Durasi Kegiatan Produktif = 107 165 100% = 64,85%

    Durasi Kegiatan Pribadi = 20 165 100% = 12,12%

    Beban Kerja = 76,97%

    Beban Kerja Staff Petugas Loket pendaftaran termasuk Sedang

    Nilai Keterangan

    > 80 Tinggi

    70-80 Sedang

    < 70 Rendah

    27

  • B. PENGAMATAN 2

    Nama Petugas : Wahyu Hidayat, Amd

    Identitas Jabatan

    Nama Jabatan : Koordinator kamar obat dan alkes

    Departemen : Administratif-Operasional

    Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara

    Bawahan langsung : -

    Tujuan Jabatan

    Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan pengawasan terhadap keluar masuknya

    obat, agar mendapatkan hasil kerja yang optimal.

    Ikhtisar Jabatan

    1. Melayani setiap resep yg diterima kamar obat

    2. Membuat laporan harian dan bulanan keluar masuk obat (dapat dibantu oleh asissten)

    3. Melakukan pengecekan terhadap ketersediaan dan kesiapan peralatan kamar obat

    4. Melakukan pemesanan obat-obatan

    5. Merencanakan program pemasarn klinik yg dapat diterapkan untuk meningkatkan

    pelayanan.

    Indikator

    Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.

    Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.

    28

  • Lingkungan kerja

    1. Ruang kerja tidak memiliki AC

    2. Ruang kerja cukup nyaman

    3. Kebanyakan pasien yang datang bersifat turun temurun , sehingga petugas sudah tidak

    asing/canggung lagi.

    Alat dan instrument kerja

    Alat pembuat puyer

    Pulpen

    Gunting

    kertas

    Hubungan Kerja

    Atasan : memberikan laporan bulanan

    Rekan : memberikan instruksi terkait transaksi pasien

    Bawahan : -

    Wewenang dan tanggung jawab

    Membuat laporan bulanan

    Mengendalikan keluar masuknya obat

    29

  • Spesifikasi Pekerjaan

    Spesifikasi Jabatan

    Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

    Usia : 19 50 tahun

    Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus

    Kepribadian : Jujur

    Cekatan

    Ramah

    Teliti

    Dapat dipercaya

    Bertanggung jawab

    Mampu bekerja dibawah tekanan

    Latar belakang pendidikan

    dan pengalaman

    : 1. Minimum SMA

    2. Pemahaman mengenai farmasi

    3. Mampu berkomunikasi dengan baik

    Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar

    * Ramah dan murah senyum

    Keahlian dan pengetahuan : 1. Farmasi

    2. Komputer Ms. Word dan Ms. Excel

    Pelatihan Yang Dibutuhkan : Tidak ada pelatihan khusus, dapat dilakukan secara otodidak

    2. Integritas (dapat menjadi role model)

    3. Analytical thinking

    4. Kerjasama

    5. Pemahaman Interpersonal

    6. Pengembangan orang lain

    30

  • Penilaian Beban Kerja 97 menit

    No Keterangan Jam Waktu

    Prod

    uktif

    Prib

    adi

    Tida

    k Pr

    oduk

    tif

    1

    Memberi susu kepada dokter Mengobrol dengan dokter dan teman kerja

    09.45 - 09.53 8 1=8

    2 Menerima pembayaran lab dari pasien

    09.53 - 09.55 2 2=2

    3 Mengobrol 09.55 - 10.06 11 3=11

    4

    Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

    10.06 10.14 8 4=8

    5 Mencuci tempat untuk meracik obat

    10.14 10.16 2 5=2

    6

    Hilir mudik, mengobrol dengan teman masalah pekerjaaan

    10.16 10.25 9 6=9

    7 Menerima pembayaran tindakan medis dari pasien

    10.25 10.26 1 7=1

    8

    Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

    10.26 10.34 8 8=8

    9 Menerima pembayaran tindakan medis

    10.34 10. 36

    2 9=2

    31

  • dari pasien Menerima pembayaran pengunjung yang membeli minum

    10 Mengobrol 10.36 10.44 8 10=8

    11 Mengobrol masalah pekerjaan

    10.44 10.48 4 11=4

    12 Mengobrol 10.48 10.51 3 12=3

    13

    Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

    10.51 11.00 9 13=9

    14 Mengobrol 11.00 11.05 5 14=5

    15 Diam, duduk, tidur

    11.05 11.10 5 15=5

    16 Mengobrol 11.10 11.12 2 16=2

    17

    Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

    11.12 11.15 3 17=3

    18

    Menerima resep; Meracik obat; Menghitung pembayaran obat kepada pasien Memberikan petunjuk penggunaan obat

    11.15 11.18 3 18=3

    19 Melayani pasien yang bertanya mengenai dokter gigi

    11.18 11.21 3 19=3

    20 Menerima pembayaran dokter

    11.21 11.22 1 20=1

    32

  • Kriteria Nilai

    Produktif : 63 : 97 * 100% = 64.95 %

    Pribadi = 0

    Tidak Produktif : 34 : 97 * 100% = 35.05%

    Beban Kerja = Produktif + Pribadi

    64.95% + 0 = 64.95% (Rendah)

    Nilai Keterangan

    > 80 Tinggi

    70-80 Sedang

    < 70 Rendah

    33

  • B. PENGAMATAN 3

    Nama Petugas : Atik Anggraini, Amd. Keb

    Identitas Jabatan

    Nama Jabatan : Case manager kasus-kasus KIA

    Departemen : Pelayanan Kesehatan Reproduksi

    Atasan langsung : Kepala KDK FKUI Kiara

    Bawahan langsung : -

    Tujuan Jabatan

    Bertanggung jawab dalam melakukan tindakan yang berhubungan dengan

    pemeriksaan ibu hamil, KB, imunisasi, penimbangan bayi dan balita.

    Membuat data-data dan laporan kegiatan hasil kerja.

    Mengusulkan atau merujuk pasien sesuia kebutuhan.

    Ikhtisar Jabatan

    1. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan

    pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di

    butuhkan pasien dan konseling kesehatan;

    2. Merawat dan memelihara peralatan dan perlengkapan di pelayanan kesehatan

    reproduksi. Peralatan dan perlengkapan harus di jaga kebersihannya dan juga

    menyimpannya di tempat yang seharusnya agar peralatan dan perlengkapan tersebut

    efisien dan efiktif daya gunanya;

    3. Membuat laporan harian dan bulanan pelayanan kesehatan reproduksi. Selesai

    memeriksa pasien, diharuskan untuk menulisnya di buku register dan menaruhnya

    kembali di lemari. Laporan tersebut dapat dibuat harian dan juga di buat laporan bulanan

    untuk tinjauan atau acuan bulan depannya dalam menentukan logistic dan rata-rata

    kunjungan ;

    34

  • 4. Melakukan follow up pasien dengan telepon (call care) atau kunjungan rumah pada

    kasus-kasus KIA, misalnya: malnutrisi pada baliti, kehamilan berisiko, dll (ditanyakan

    kondisi, diingatkan minum obat, kontrol teratur ke klinik, dll) . Ini dapat dilakukan

    bersama-sama dengan mahasiswa.

    5. Melakukan pelayanan kesehatan reproduksi (imunisasi, keluarga berencana, dan

    pemeriksaan ibu hamil). Melakukan pelayanan yang Sesuai dengan apa yang di

    butuhkan pasien dan konseling kesehatan;

    Indikator

    Bagaimana melayani pasien secara baik, ramah, dan sabar.

    Tidak adanya keluhan pasien terhadap pelanan yang diberikan.

    Lingkungan kerja

    Luas ruangan tidak begitu besar (cukup), pencahayaannya cukup terdiri dari satu lampu neon,

    ruangannya rapih dan bersih, udara kurang sejuk karena hanya pakai kipas angin yang kecil

    dan tidak ada ventilasi udara. Terdapat dua bed pasien untuk pemeriksaan, satu lemari yang

    berisi alat dan bahan pemeriksaan kandungan, dan satu set tempat kerja karyawan KIA-KB

    Alat dan instrument kerja

    Alat-alat medis pemeriksaan kandungan (tensimeter, stetoskop, meteran, dopler) dan

    KB (suntik, pil, implant, IUD)

    Jarum suntik

    Kapas, Alkohol

    Satu set pemasangan implant (klem, gunting, trokard)

    Kalender taksiran ibu hamil

    Tempat sampah (tempat sampah jarum suntik, tempat sampah medis dan tempat

    sampah non medis)

    Hubungan Kerja

    Hubungan horizontal : Melakukan komunikasi, dan pertukaran informasi dengan dokter,

    perawat dan karyawan lainnya.

    35

  • Hubungan vertical : Bertanggung jawab kepada kepala klinik.

    Hubungan keluar : Case Manager kasus-kasus KIA klinik melakukan pembinaan atau

    bekerjasama dengan posyandu dan kader-kader posyandu.

    Wewenang dan tanggung jawab

    Membuat laporan bulanan

    Mengendalikan keluar masuknya obat

    Spesifikasi Pekerjaan

    Spesifikasi Jabatan

    Jenis Kelamin : Perempuan

    Usia : 21 tahun

    Syarat Fisik : Tidak ada syarat fisik khusus

    Kepribadian : Jujur

    Cekatan

    Ramah

    Teliti

    Dapat dipercaya

    Bertanggung jawab

    Mampu bekerja dibawah tekanan

    Latar belakang pendidikan

    dan pengalaman

    : 1. Min. D3 jurusan kebidanan

    2. Tidak membutuhkan pengalaman

    3. Mampu berkomunikasi dengan baik

    Sifat yang Dibutuhkan : * Sabar

    * Ramah dan murah senyum

    Keahlian dan pengetahuan : 1. Memiliki sertifikat untuk melakukan tindakan

    2. Memiliki kemampuan dalam menggunakan peralatan

    medis yang berhubungan dengan kebidanan

    36

  • No.

    K

    egia

    tan

    Jam

    W

    aktu

    Pr

    oduk

    tif

    Prib

    adi

    Non

    Pro

    dukt

    if 1

    kirim

    pes

    an le

    wat

    hp

    (sm

    s)

    08.3

    8-08

    .39

    1

    2 m

    enem

    ui d

    okte

    r yan

    g be

    rhub

    unga

    n de

    ngan

    pek

    erja

    an

    08.3

    9-08

    .41

    2

    3 m

    enca

    ri bi

    odat

    a

    08.4

    1-08

    .46

    5

    5

    4

    perg

    i ke

    toile

    t 08

    .46-

    09.0

    4

    18

    5 m

    engg

    unak

    an h

    p (m

    emai

    nkan

    hp)

    09

    .04-

    09.0

    8

    6

    mem

    pers

    iapk

    an d

    iri

    09.0

    8-09

    .17

    9

    7 m

    erap

    ihka

    n al

    at d

    an m

    eja

    09

    .17-

    09.2

    4

    8

    men

    ggun

    akan

    hp

    (mem

    aink

    an h

    p)

    09.2

    4-09

    .36

    12

    9

    sara

    pan,

    mak

    an c

    emila

    n 09

    .36-

    09.4

    0

    10

    berja

    lan

    ke se

    kelil

    ing

    klin

    ik

    09.4

    0-09

    .43

    11

    m

    enca

    ri bu

    ku u

    ntuk

    kep

    erlu

    an p

    eker

    jaan

    09

    .43-

    09.4

    9

    12

    m

    ener

    ima

    tele

    pon

    09

    .49-

    10.0

    0

    13

    m

    enca

    ri da

    ta

    10.0

    0-10

    .04

    14

    men

    elep

    on

    10.0

    4-10

    .13

    15

    men

    yapa

    beb

    erap

    a te

    man

    seja

    wat

    10

    .13-

    10.1

    4

    16

    m

    enca

    ri bu

    ku y

    ang

    mau

    dip

    inja

    m

    10.1

    4-10

    .16

    17

    ngob

    rol d

    an d

    uduk

    di b

    agia

    n fa

    rmas

    i 10

    .16-

    10.2

    1

    18

    m

    emba

    ntu

    tuga

    s lok

    et fa

    rmas

    i 10

    .21-

    10.2

    6

    19

    dudu

    k di

    loke

    t far

    mas

    i sam

    bil m

    engo

    brol

    den

    gan

    tem

    an

    seja

    wat

    10

    .26-

    10.4

    3

    20

    m

    ener

    ima

    tele

    pon

    di ru

    ang

    farm

    asi

    10.4

    3-10

    .50

    21

    berd

    isku

    si te

    ntan

    g ke

    perlu

    an k

    erja

    10

    .50-

    10.5

    4

    22

    m

    elan

    jutk

    an m

    ener

    ima

    tele

    pon

    di ru

    ang

    farm

    asi

    10.5

    4-11

    .02

    37

  • 23

    Mak

    an d

    an m

    inum

    11

    .02-

    11.1

    0

    24

    M

    ener

    ima

    tele

    pon

    11

    .10-

    11.1

    6

    25

    m

    ener

    ima

    tele

    pon

    dari

    pasi

    en

    11.1

    6-11

    .23

    26

    men

    elep

    on

    11.2

    3-11

    .34

    27

    Perg

    i ke

    toile

    t 11

    .34-

    11.3

    8

    To

    tal

    Pe

    rhitu

    ngan

    :

    Wak

    tu p

    rodu

    ktif

    untu

    k be

    kerja

    : 37

    /180

    x 1

    00%

    = 2

    0,6

    %

    Wak

    tu p

    ribad

    i

    : 88/

    180

    x 10

    0% =

    48,

    9 %

    Wak

    tu n

    on P

    rodu

    ktif

    : 55/

    180

    x 10

    0% =

    30,

    5 %

    38

  • Kriteria Nilai

    Beban Kerja = Waktu Produktif + Waktu Pribadi

    = 20,6 % + 48,9 %

    = 69,5 %

    Jadi beban kerja Atik Anggraini, Amd Keb sebagai Case manager kasus-kasus KIA Rendah, karena kurang dari 70 %.

    Nilai Keterangan

    > 80 Tinggi

    70-80 Sedang

    < 70 Rendah

    39

  • BAB V

    PENUTUP A. KESIMPULAN

    Pentingnya mempelajari job analysis, dapat mengetahui beban kerja setiap karyawan dalam

    sebuah perusahaan atau organisasi, baik dalam hal tanggung jawab, tugas karyawan yang

    bersangkutan.

    Pada Job analysis penanggung jawab kamar obat di Klinik Dokter Keluarga FKUI

    Kiara, beban kerja yang dilaksanakan oleh karyawan bagian farmasi sudah sesuai dengan job

    descriptionnya akan tetapi para karyawan di klinik ini masih mempunyai banyak waktu luang

    yang dikarenakan kurangnya jumlah pasien yang datang ke klinik ini, sehinnga karyawan

    terkesan banyak menganggur.

    Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan dapat ditarik kesimpulan bahwa :

    Narasumber 1 : 76,97% (termasuk tingkat produktif sedang)

    Narasumber 2 : 64,95% (termasuk tingkat produktif rendah)

    Narasumber 3 : 69,5 % (termasuk tingkat produktif rendah)

    Nilai dari tingkat produktivitas karyawan ditentukan dari situasi dan kondisi lingkungan kerja

    pada saat itu mengingat jenis usaha yang diamati berupa usaha berbentuk jasa. Pada saat

    observasi dilakukan situasi yang terjadi tidak begitu ramai.

    B. SARAN

    Akan lebih baik jika KDK-Kiara mengembangkan usahanya menjadi klinik keluarga yang

    lebih besar, pasiennya tidak hanya beorientasi pada keluarga yang sifatnya turun temurun,

    selanjutnya ditingkatkan pemasarannya sehingga akan lebih banyak lagi pasien yang datang

    dan tidak ada lagi karyawan yang mengganggur pada saat jam kerja karena kekurangan

    pasien. Selain itu beban kerja yang rendah masih bisa ditingkatkan dengan mengurangi

    kegiatan non produktif yang dilakukan di waktu kerja. Contonya makan saat jam kerja

    berlangsung.

    40

  • DAFTAR PUSTAKA

    1. Gary Dessler (D). 2012. Human Resources Management, 13th ed, Prentice Hall.

    2. Gary Dessler (D). 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, 7th ed, Prenhallindo :

    Jakarta.

    3. , Identifikasi dan Analisis Jabatan

    Online (mages.kadoqu.multiply.multiplycontent.com)

    4. . Pengertian Jabatan

    Online (http://www.mitra-kerja.com)

    5. . Writing Accurate Job Description.

    Online (http://www.valueconsulttraining.com)

    vii